薛家屯村会计档案管理办法

一、会计档案的定义和类别 （一）定义

会计档案是各机关、团体、国营企业、建设单位和企业单位、事业单位（以下简称各单位）在经济活动中形成的，是记录和反映经济业务的重要史料和证据。

（二）类别

1、会计凭证：是记录经济业务、明确经济责任的书面证明，是登记帐簿的重要依据。一切企业、事业和机关单位办理任何一项经济业务都要办理凭证手续。

会计凭证分为原始凭证、记帐凭证。

记帐凭证是会计部门根据原始凭证编制的，是登记帐簿的依据。 记帐凭证分为预算内凭证、预算外凭证；又可分为收款凭证、付款凭证和转帐凭证。

2、会计帐簿：是以会计凭证为依据，全面、连续、科学地记录和反映各项经济业务的簿籍。

帐簿是保存记录的工具。有了帐簿，才能把机关内部的经济业务分类记录，编造报表。

帐簿设有总帐、日记帐和各种明细帐。

3、会计报表：是用统一的货币计量单位，总括地反映企业、事业、机关单位在一定时期内的经济活动的财务收支情况的报告文件。

会计报表是根据帐簿记录加以归类、整理和汇总而编制出来的一套完整的指标体系。它是会计工作的最后成果，表达了各种业务活动的实际情形。 会计报表的种类，按内容分为：资金平衡表、产品成本计算表、年终资金结余计算等；按编制的时期分为：月报、季报、年报；按编制单位分为：基层报表、汇总报表。

会计凭证、会计帐簿、会计报表三方面的有机结合，构成一套完整的会计档案，成为机关、企、事业单位内部经济活动的客观依据。

二、会计档案的管理原则

会计档案既是本单位档案的一部分，又是国家全部档案的重要组成部分，应由本单位的档案部门实行集中统一管理。

各单位形成的会计档案，由财务会计部门按照归档的要求整理立卷，档案部门负责监督指导。当年的会计档案，在会计年度终了后，可在本部门保管一年。期满之后，由会计部门编制案卷目录一式三份，本部门保存一份，其余两份随会计档案移交到本单位档案部门。移交时，财会部门要填制会计档案移交清册，一式两份，由财会部门移交人、档案部门接收人签字盖章，交接双方各存一份。

财会部门或经办人必须按期将应归档的会计档案全部移交给档案部门，确保会计档案的齐全完整。

三、会计档案的归档范围和保管期限

会计档案是指会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算专业材料。 各单位的预算、计划、制度及建行对建设单位决算的批复等文件，不属于会计档案范围，应视为文书档案。

年度决算一律存入会计档案。 (一) 归档范围

会计档案包括预算会计、建行会计、企业会计和建设单位会计所形成的会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算专业材料。

1、凭证类：原始凭证、记帐凭证、转帐凭证、现金凭证。

2、帐簿类：总帐、明细分类帐、日记帐、现金出纳帐、银行存款帐。 3、报表类：年报、季报、月报。

4、其它类：会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。 （二）保管期限

会计档案的保管期限分为永久、定期两种，定期又分为25年、15年、10年、5年、3年。

会计档案保管期限表的类型共3种，分别是：预算会计档案保管期限表、建设银行会计档案保管期限表、企业和建设单位会计档案保管期限表。

我们要讲的是预算会计中的单位预算会计档案的保管期限。 1、会计凭证：一般为15年。

2、会计帐簿：现金出纳帐、银行存款帐为25年；总帐、明细分类帐、日记帐为15年。

3、会计报表：年度会计报表为永久；月、季报表为5年。

有的单位没有年报，可将月、季报表累计起来作为年报，保管期限定为永久。

4、其它类：会计档案移交清册为15年，会计档案保管清册为永久，会计档案销毁清册为永久，银行余额调节表5年，银行对帐单5年。

四、会计档案的分类

会计档案的分类，要遵循会计档案的形成规律和本身固有的特点，从实际出发，可选择以下分类方法：

1、年度——形式分类法。即：把一个年度的会计档案分为凭证、帐簿、报表三大类，然后分别组成若干案卷。这种方法适合只有一套会计档案的较小单位。

2、年度——机构分类法。即年度——机构——形式分类法。就是把一个年度内形成的会计档案先按机构分开，然后在每个机构内再按凭证、帐簿、报表分别组成若干案卷。这种分类方法适合具有两套以上会计档案的单位，如各乡镇及区直较大系统。

五、会计档案的整理立卷

会计档案原则上应当保持原卷册的封装，如需要重新整理，档案部门应会同财务部门和经办人共同整理，以分清责任。

立卷方法：会计材料专业性强，应由会计部门立卷，然后向档案部门移交，把立卷归档作为会计人员的职责之一，档案部门负责监督指导，有效地保证全部会计档案能够系统完整地按时归档。

会计档案一般按会计凭证、会计帐簿、会计报表三大类别整理立卷。 1、凭证：凭证数量大，每个月的凭证，可根据数量多少，并视其厚度订一卷或数卷，厚度为1.5cm，小单位也可以几个月装订一本，但这几个月必须是连续月份。卷内材料按时间顺序排列。编页数要用碳素笔，一律为三位数。编页位臵在右上角，装订前要去掉金属物，装订方法为“三点一线”，装订线一律用纯棉蜡线。

2、帐簿：帐簿分活页帐和固定帐。活页帐整理时要去掉空白页，如厚度不够（厚度为1cm），保管期限相同的几本活页帐可适当合并，标题要填全。 3、报表：根据报表的数量立卷，小单位可订一本作为年报，大单位可分别订成月、季、年报。

凭证、报表、帐簿分别组成案卷后，应将封面和脊背上的项目逐一填写清楚，未填全的以及破损、缺页、装订不牢固的案卷，应由财务部门负责修补、装订，对于不符合要求的会计档案，档案部门应协同财会部门共同整理后接收。

会计凭证封面的填写：

①会计凭证封面的“立档单位”指构成全宗的会计单位名称； ②“凭证名称”指预算、建行、企业会计凭证的名称； ③“年度月份”指会计凭证形成的时间；

④“凭证汇总表张数”指原始会计凭证汇总表或记帐凭证汇总表的起止号和张数；

⑤“凭证张数”指会计凭证的起止号和总张数（即原始、记帐、汇总凭证及所有凭证附件的全部张数）；

⑥“案卷号”指该卷（册）会计凭证排列顺序的代号。 为使案卷规范、统一，应将凭证、帐簿、报表装盒存放。 六、会计档案的排列编号

1、选择年度——形式分类方法时，按着凭证、帐簿、报表三种形式分别依保管期限降级排列（如帐簿类25年、15年），保管期限相同则按形成的时间

顺序排列，保管期限相同的两种帐簿的排列方法要和前一年度保持一致，达到先后统一，案卷排列完毕，要分别编制案卷目录。

2、选择年度——机构分类方法时，在年度内，先把案卷按机构分开，然后再分别将凭证、帐簿、报表按保管期限降级排列。

3、案卷编号：可依据凭证、帐簿、报表三大类分别从一号逐年流水编号，即一类编一个流水号。

会计档案皮、盒的填写：

档号：全宗号——目录号——卷号——件号（页号） 位数： 4 3 4 2 3 会计凭证的样式：

凭证皮封面例： 记 帐 凭 证 档 案

机关名称 唐山市丰润区档案局 凭证名称 会计凭证 启用日期 2011年 02月 01日至2011年 02月28日 本月共 02 册本册是第 01 册 凭证张数： 自 001 页至 256 页 会计主管 张军 经办人 李强 目录号 001 案卷号 0025 保管期限 15年 凭证皮脊背例：

年 月 2011.03 科 目 会计凭证 凭 证 号 01-25 目 录 号 001 案卷号 0025 保 管 期 限 15年 凭证盒脊背例：

单位名称 启用日期 科 会 计 凭 证 目 总册数 目录号 09 001 丰润区档案局 2011.01.01 案卷号 保管期限 0001-0012 15年 备注 会计帐簿的样式： 帐簿皮封面例：

机关名称 年度 帐簿 帐簿编号 本帐页数 会计主管 记帐人 丰润区档案局 2011 银行存款日记帐 02 036 张三 李四 全宗号 0056 目录号002 案卷号 0005 保管期限25年

帐簿皮脊背例：

全宗号 0056 年度 2011 科目 帐簿 目录号 002 案卷号 0005 保管 期限 25年 帐簿盒脊背例：

年度 2011 类别 会计 帐簿 科目 现金帐 全宗号 0056 目录号 002 案卷号 0005 │ 0008 保管 期限 25 年 15 会计报表的样式： 报表皮封面例：

机关名称唐山市丰润区档案局

立卷部门 财务科 类别 年报

案 卷 题 名 丰润区档案局二〇一二年 会 计 报 表 起止 自2012年01月31日起至2012年12月31日止 时间 卷内 026 张数 保管 目录号 003 案卷号 0005 期限

会计报表卷内目录例：

本年共02册第01册 归档号 永久 顺 序 号 01 06 2011年1月份会计报表 编制 报表名称 单位 丰润区档案局 所在 备注 日期 张号 001 008-025 2011、01、31

报表皮脊背例：

全宗号 0056 年度 2011 科目 会计 报表 目录号 003 案卷号 0005 保管 期限 永久 报表盒脊背例：

年度 2011 类别 会计 报表 科目 年报 全宗号 0056 目录号 003 案卷号 0005 │ 0006 保管 期限 永久 4、案卷目录：包括封面、说明、目次、目录、封底五部分。 目录名称：丰润区XX局会计档案案卷目录。

说明的内容：此案卷目录自 年开始，至 年止，目录号： ，案卷自 卷至 卷止，案卷立卷方法是按年度——形式（或机构）分类和排列。

案卷目录的填写：

会计凭证案卷目录的样式：

原顺序号 案卷号 凭 案卷标题 证号 01 0001 记帐凭证 2011.01.01-2011.01.31 258 15年 起止年月日 张数 保管 存放 期限 位置 备注

会计帐簿案卷目录的样式：

原案卷号 凭证号 丰润区档案局2012年现金帐 顺序号 保案卷标题 起止年月日 张数 管期限 2012.01.01-2012.12.31 098 25年 存放位置 注 备01 0001

会计报表案卷目录的样式：

顺序案卷号 号 01 0001 原凭证号 案卷标题 起止年月日 张保管存放数 期限 位置 056 永久 备注 丰润区档案局2012年会计报表 2012.01.31-2012.12.31

七、鉴定销毁

会计档案的保管期限，分为永久、定期两种。原则上按会计档案保管期限表的规定执行，特殊情况可适当延长保管年限。

会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

1、会计档案保管期满需要销毁时，由本单位档案部门提出销毁意见，与财会部门共同鉴定，严格审查，编造销毁清册。机关、团体、事业单位报本单位领导批准后销毁；国营、集体企业经企业领导审查报上级主管部门批准后销毁。 2、在销毁会计档案时，对于其中未了结的债权债务原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权债务时为止；建设单位在建设期间的会计档案，不得销毁。

3、销毁会计档案时，应由档案部门和财会部门派人员监督销毁；各级主管部门销毁会计档案时，应有同级财政、审计部门派人监督；各级财政部门销毁时，由同级审计部门派人参加。

4、监销人员在销毁会计档案以前，应认真清点核对；销毁后，在销毁清册上签名盖章，注明“已销毁” 字样和销毁日期，以示负责。同时将监销情况写出书面报告一式两份，一份报本单位领导，一份归档保存，放入全宗卷内。

八、保管利用

1、各单位的会计档案必须管理科学、存放有序，并编制系统、完整的案卷目录和必要的检索工具，做到查找方便。

2、严格执行安全和保密制度，并定期检查，严防毁损、散失和泄密，发现问题及时上报主管领导。

3、积极提供服务，调阅档案应履行登记手续，一般在档案室查阅，原件不得借出。如特殊需要，须经上级主管部门批准，可在指定地点查阅，归还时要清点。查阅时，不许做任何记录、勾、划和涂改，更不能抽撤单据，违者要进行严肃处理。

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