公文写作规范格式与常用技巧1

几种常见公文的格式及写作技巧

公文是党政机关单位工作中常用文体，掌握常见公文的格式和写作技巧，是机关工作人员需要具备的一项基本能力。下面，我和大家共同来学习了解一下，如何才能写好调查报告、信息、消息、总结、报告、通知等常见公文，以便于更好地履行自己的工作职责。

一、调查报告的格式及写作技巧

调查报告是对某一事件、某一人物、某一问题，通过深入细致的调查研究之后，形成的反映真实情况的书面报告。调查报告结构上一般由标题、前言、正文、结语、落款五个部分组成。

（一）标题。有以下两种写法：文章式标题，如《日照大学科技园产学研合作情况》；公文式标题，如《关于日照大学科技园内产学研合作情况的调查报告》。

（二）前言。写在调查报告的开头，或交代调查目的，或简介基本情况，或点明基本观点，或概括主要内容，都是为了点明主题，为全篇定下基调。

（三）正文。有不同的结构框架：一是根据逻辑关系安排结构，有纵式结构、横式结构、纵横式结构。二是按照内容安排结构，有：反映基本情况的调查报告，采取“基本情况——成因——结论及对策”式结构；介绍经验的调查报告，采取“主要成绩、成果——经验、做法——启示”式结构；揭露问题的调查报告，采取“问题——原因及危害——措施、办法”式结构；介绍新生事物的调查报告，

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采取“背景——过程——意义——发展前景”式结构。

（四）结语。调查报告可以有结语，也可以不写结语。 （五）落款。要写明调查者——单位名称和个人姓名，以及完稿时间。如果标题下面已注明调查者，则落款时可省略。

二、信息的格式及写作技巧

一篇完整的信息包括标题、导语、正文、结尾等基本要素，尽管不是每篇信息都必须具备所有要素，但是标题和正文不可或缺。

（一）标题。是从信息的内容中概况出来的，即把信息的主要事实、基本内容浓缩成一句话，要求鲜明、准确、醒目、简练。

（二）导语。以简练的文字反映信息中最重要的内容和轮廓，使读者得到信息主体的总概念。

（三）正文。要做到四点：一是中心要凝练，反映的事情要集中，论述的观点要集中，语言材料要集中；二是立意要新颖，观点、内容和角度都要新；三是结构要严密，层次要清晰；四是格调要庄重，采用规范的书面语言，采取平铺直叙的写法，宁质勿华。

（四）结尾。信息结尾的特点和作用在于深化主体、照应全文，但不能流于形式，有时宁可不用，也不要拖泥带水、画蛇添足。

三、消息的格式及写作技巧

消息是新闻中最常用的体裁，狭义的“新闻”通常指消息。消息一般由标题、导语、主体、背景、结尾等几部分组成。

（一）标题。标题要求准确、鲜明、凝练、生动。一个完整的标题由主标题、眉题、副题三部分组成。如《合作共赢、共同发展，

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日照大学科技园产学研合作取得新成效——2011年度校地合作重点项目超过20项》。为了简便，我们平常一般只写主标题。

（二）导语。有人认为写好导语，新闻就成功了一半。通常情况下，导语是消息开头的第一段，不分段的短消息导语为开头第一句话。导语可以采取叙述、描写、议论、设问、引用等手法来写。

（三）正文。要注意三点：一是围绕主题，扣紧导语。有些素材很感人、也很动听，但如果与主题无关，也要隐痛割爱。二是段落分明，承启自然。写作时，材料那个在前，那个在后，先说什么，后说什么，都要泾渭分明、层次清晰。每段话最好只说一层意思，不要你中有我、我中有你，处于交合状态。三是手法灵活，叙述生动。这一点不同于信息，消息在写作上比信息活泼，倒叙、插叙、描写、议论等叙述手法和修辞手法都可以用。

（四）背景。即新闻背景，是指历史背景、周围环境及与其他方面的联系，旨在帮助读者深刻理解新闻的内容和价值，起到衬托深化主体的作用。

（五）结尾。新闻有启示式、号召式、分析式、展望式结尾，与一般记叙文的结尾的写作无大的不同。

四、工作总结的格式及写作技巧

总结，就是把某段时期已经做过的工作，进行一次全面系统的检查、评价、分析和研究，也就是看看取得了哪些成绩，存在哪些缺点和不足，有什么经验。

总结主要分四个部分，情况概述和叙述，成绩和缺点，经验和

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教训，今后的打算。我们单位平时写的工作总结，重点写工作情况和主要做法，以及今后打算，其余部分一般略写或不写。

写好工作总结需要注意四个问题：（一）总结前要充分占有材料。最好通过不同的形式，听取各方面的意见，了解有关情况。（二）一定要实事求是，成绩不夸大，缺点不缩小，更不能弄虚作假。（三）条理要清楚。总结是写给人看的，条理不清，人们看不出所以然，达不到总结的目的。（四）要剪裁得体，详略得当。材料有本质的，有现象的；有重要的，有次要的，写作时要去芜存精。总结中的问题要有主次、详略之分，该详的要详，该略的要略。

五、报告的格式及写作技巧

报告主要分为汇报性的报告、反映情况的报告、回复性的报告等3类。一篇完整的报告由标题、主送机关、正文、结尾、落款等部分组成。

（一）标题。机关名称+报告事宜+文种。如《日照大学科技园管委关于蓝色经济区建设任务落实情况的报告》。

（二）主送机关。顶格写。

（三）正文。1、汇报性的报告。开头——先简述基本情况，说明取得了一定的进展，然后写“现将有关情况汇报如下”。主体部分——先写工作成绩、工作体会，然后写存在的问题、今后的工作思路和安排。

2、反映性的报告。开头——简述基本情况，说明写作目的，然后写“具体情况如下”。主体部分——如果是发展变化快的，急于上

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报的，就以写情况为主。如果是恶性事件，要报告起因、经过、事态现状。如果是发展变化缓慢的，需要写情况、原因、意见或建议。

3、回复性的报告。开头——根据XX的指示或要求，我们是怎么处理的，结果如何，现将具体情况报告如下。主体部分——处理好的、效果让上级满意的，主要写处理经过。如果是没有处理好的，除了写处理情况外，还要写问题、问题分析和意见。

（四）结尾。一般用 “特此报告”等词语，有的干脆不用，报告事项完了，全文就结束。

（五）落款。写明调查者（单位名称、个人姓名）和完稿时间。 六、通知的格式及写作技巧

通知是使用频率最高的一种公文。通知的结构由标题、主送机关、正文、落款等部分构成。

（一）标题。主要有三种形式：（1）发文机关名称+事由+文种，如《日照大学科技园工委关于召开总结表彰大会的通知》。（2）事由+文种，如，《关于放暑假的通知》。（3）特殊情况下形成的通知，标题要注明性质，在文种前加上“紧急”、“补充”、“联合”、“转发”、“批转”、“印发”等字样。如《关于加强园区安全稳定工作的紧急通知》。

（二）主送机关。定格写。

（三）正文。由开头、主体和结尾三部分构成：开头，用一自然段简明交待通知形成的缘由和根据；主体，简要叙述通知的事项；结尾，另起段写明通知执行要求，常用“特此通知”、“以上通知，望认真执行”、“本通知自发布之日起实行”等习惯用语。

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（四）落款。写出发文机关和发文时间。如果标题中已注明发文机关，则只写发文时间即可。

由于准备的时间比较仓促，难免出现不足和纰漏，不当之处，请领导和同事们批评指正。

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