关于规范公司文件收发的通知

关于规范公司文件收发的

通知

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为规范和严肃公司文件收发工作，提高传阅效率，保证收发文质量，保证及时传递，现将公司文件收发要求及程序通知如下：

一、文件收发范围

日常经营管理工作中接收的内外部文件，即通知、通报、报告、请示、批复、意见函、简报、规定、会议纪要、协议、合同等。

二、收文要求

（一）、须统一使用公司印制的文件处理签。

（二）、须完整填写年度、密级、来文单位、文件标题、文件字号、抄送、紧急程度、文件日期、和页数等；附件则附文件后。

1、密级：根据文件内容填写绝密、机密、秘密及普通。 2、来文单位：即主要拟文单位，须具体详细填写。 3、文件标题：准确、简要地概括文件的主要内容。 4、文件字号：部门统一流水字号，不重复。

5、抄送：除主送单位外，还需具体抄送的其他部门。 6、紧急程度：特急、紧级、一般。

7、页数：即有文字文件总页数（含文件处理签及附件）。

（三）文件处理签须保持清洁完整，不可使用修正液或修正纸，严禁使用胶水粘贴页面。

（四）文件内容字号统一要求用小四号宋体号，注意词义完整，排列对称，间距恰当。

（五）呈送领导及单位须具体填写全称。 （六）打印、校对、审核须签字。

（七）涉及金额的相关文件请在文件处理签“文件标题”栏后注明具体大写金额。

三、文件上报

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文件上报由董事长办公室负责签收、登记、拟办、跟踪、督办、回复等，送董事长助理审核确认后呈送董事长批阅，收文登记应将文件字号、文件名称、来文单位、收文日期、递交日期、移交接收人等情况逐项填写清楚。

三、文件下发

董事长批阅文件由董事长办公室移交管理中心负责文件扫描下发，文件发送范围按董事长批复意见发送、抄送，并清楚填写发放时间、接收人等。

四、其他注意事项

1、各事业部、各职能部门因特殊情况，未按正常程序呈董事长批复的相关文件，须及时将董事长批复原件移交管理中心档案管理员处归档。

2、董监事会、股东会、合同等重要资料，由董事长办公室董事长助理负责保管。

附：收文负责人****联系方式：******* QQ：******

发文负责人****联系方式：******* QQ:********

特此通知

二○一四年十二月四日

主题词：规范 文件收发 通知 报：集团董事长

发：集团各事业部、各职能部门

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