省公司OA系统操作指南

概述

第一章 1.1 第二章

概述 ...........................................................................................................................2

简介 .................................................................................2

系统简介 ...................................................................................................................3

2.1 登录系统 ..........................................................................................................................3 2.2 页面特点 ....................................................................................... 错误！未定义书签。 2.2.1 标题栏..................................................................................... 错误！未定义书签。 2.2.2 导航栏..................................................................................... 错误！未定义书签。 2.2.3 信息桌面................................................................................. 错误！未定义书签。 2.2.4 信息栏..................................................................................... 错误！未定义书签。 2.3 修改密码 ..........................................................................................................................3 2.4 退出系统 ..........................................................................................................................7 第三章

公文管理 ...................................................................................................................8

3.1 公文拟稿 ..........................................................................................................................8 3.2 公文处理 ........................................................................................................................19 3.2.1 打开待办公文..........................................................................................................19 3.2.2 审核正文..................................................................................................................20 3.2.3 审核附件..................................................................................................................21 3.2.4 办理并发送公文......................................................................................................23 3.3 公文回收 ........................................................................................................................23

1

概述

第一章 概述

1.1

简介

京华网络有限公司成立于1993年，是国内最早从事计算机系统集成和软件开发的专业厂商之一。京华网络是国家火炬计划重点骨干企业，广东省重点支持的四家软件企业之一，广州市重点支持的十家软件企业之一。

京华网络总结多年办公自动化系统的实施经验，针对各级政府机关、企事业单位的办公自动化特点，新近推出集文字、数据、声音、图像等多种信息为一体、各业务系统为一体的

，作为公司的拳头产品，该产品获得了例如

“重点国家级火炬计划项目”、“2001年度国家重点新产品”、2001年度中国软件行业协会“中国优秀软件产品”以及1999-2001年连续三年中国软件行业协会“推荐软件产品”等等一系列的荣誉，为各级机关、企事业单位的办公自动化建设提供一整套完整、系统的解决方案。其目的是帮助各级机关、企事业单位提高全员办公效率和管理水平，更快、更好地实现办公手段自动化、资源处理信息化、信息传输网络化、智能化的办公自动化建设目标。

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系统简介

第二章 系统简介

2.1 登录系统

1. 在浏览器的地址栏里输入办公自动化服务器名称和

站点名称，

即：http:// 192.168.1.2/EXOA，然后回车，系统会弹出一个如下图所示的输入网络密码对话框：

图表 2.1-1 输入网络密码对话框

2. 用户在输入网络密码对话框输入系统管理员为自己分配的办公自动化用户代码

和密码。单击“确定”按钮后将自动登录进入如下图所示的系统主页面。

2.2 修改密码

用户可以直接在码。 1. 在

系统主页面上单击导航栏里的操作指南栏目，信息桌面进入

系统中修改自己登录

系统的密

如下图所示的操作指南页面：

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系统简介

图表 2.2-1操作指南页面

2. 若用户是第一次通过操作指南修改密码，则应单击安装证书链接，先安装相应

证书，步骤如下：

a. 单击了安装证书链接后，系统弹出如下图文件下载页面：

图表 2.2-2文件下载

4

系统简介

b. 选择在文件的当前位置打开后，单击“确定”按钮，系统打开如下图的证书页面：

图表 2.2-3证书页面

c. 在图2.3-3的证书页面中单击“安装证书”按钮，系统弹出证书的下载页

面，按照向导依次单击“下一步”按钮，直至导入成功对话框弹出后，证书安装完成。

3. 安装完证书后回到操作指南页面，单击修改办公自动化密码链接进行密码修改； 4. 如果是第一次修改密码，系统在弹出安全警告对话框后，会弹出如图2.3-4所

示的登录对话框，用户需要输入系统管理员为自己分配的办公自动化用户代码和旧密码；

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系统简介

图表 2.2-4 登录对话框

5. 在图2.3-4单击“确定”按钮后，系统弹出如图2.3-5的OA登录密码修改对

话框：

图表 2.2-5 OA登录密码修改

6. 在图2.3-5的OA登录密码修改页面中，在OA登录旧密码栏里输入旧密码，

然后分别在新密码、新密码确认栏里输入最终的密码，最后单击“确定”按钮，在系统弹出如图2.3-6的密码成功修改提示框后，单击“关闭”按钮即可完成密码的修改工作。

6

系统简介

图表 2.2-6密码成功修改提示框

注：

为了保证用户在

系统上的权限安全，系统不允许对空密码进行修

改，同时也不允许将密码修改为空密码。

2.3 退出系统

要退出

，单击系统主页面中左上角的退出系统图标，弹出的如图2.4-1提示对话框，单击“确定”按钮，即可退出系统并关闭浏览器。

图表 2.3-1关闭窗口询问对话框

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公文管理

第三章 公文管理

3.1 公文拟稿

在OA界面左边栏目中找到XX公司流程并点击该项目；在右面出现的表单流程中选择任意一个，点击进入下图界面：

公文拟稿即新建公文操作。如果用户拥有某公文模板的新建权限，则可在相应的公文列表页面上看到图标。下面将以发文呈批表这一公文模板为

例介绍新建一篇发文的具体操作。

1． 在发文呈批表列表页面中，单击图标，系统进入到如下图的发文拟稿页面：

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公文管理

图表 3.1-1公文拟稿页面——发文拟稿示例

2． 如上图的发文拟稿页面是系统默认打开的正文编辑页面。公文的默认打

开页面可由系统管理员根据本单位的操作习惯进行自定义，可定义为正文或表格。

3． 在如上图的公文拟稿示例图中，最上方为当前公文办理的功能按钮，即

下图：

图表 3.1-2公文办理按钮示例

? ? ?

正文：可打开当前公文的正文编辑页面。 附件：可打开当前公文的附件操作页面。

表格：可打开与纸质格式相同的公文处理表，公文的办理信息、批

示意见、领导签名等均可在此记录与显示。

? 监控：只有结构化公文监控人才显示此按钮，可打开当前结构化公

文办理过程的流程图，使用户能及时监控当前结构化公文的流转情况。

? 催办：只有公文监控人才显示此按钮，可对公文的催办期限进行设

置。

? 保存：可以将当前公文的所有内容保存下来。

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公文管理

? ?

打印：可打印当前公文处理表的内容。

词条：提供常用词语（如“同意”、“已阅”等）的选择。有公用词

条和私人词条两种：公用词条由系统管理员设置、供全体人员使用；私人词条则由当前用户自己设置、供自己使用。

? ?

全屏：以全屏样式显示当前公文的页面。

关闭：关闭当前公文。如果当前公文未经保存就关闭，则当前用户

对此公文所做的修改信息都会丢失。

? 发送：必须通过此按钮完成当前公文的办理，并将公文发送给下一

步骤办理人员。

3.1.1.1 正文

1. 单击按钮，切换到正文页面。正文有几种编辑方式：正文编辑框方

式、Word编辑方式、WPS编辑方式，以及其它编辑方式。采用何种正文编辑方式可由系统管理员根据实际需要进行设定； ? 若公文的正文编辑方式是Word编辑方式，则单击按钮后，正文编辑方式是采用Word内嵌方式，编辑框提供的工具条如同在本机上使用的Word。如下图所示：

图表 3.1-3 正文编辑方式是WORD编辑方式

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公文管理

2. 若公文的正文编辑方式为正文编辑框方式，则单击按钮后便可在正文编辑框内直接输入和编辑公文内容。在正文编辑框中，系统提供了常用的工具条，可对正文内容进行编辑和排版，如下图：图1为系统默认方式——“基本”方式；若在图1的工具条上单击鼠标右键并选择“扩展”方式，则在基本的工具条下面将增加一条扩展的工具条，如图2；若单击鼠标右键选择“完整”方式，则系统会将所有工具按钮都显示出来，即下图图3；

图表 3.1-4 正文框工具条——图1 基本

图表 3.1-5 正文框工具条——图2 扩展

图表 3.1-6 正文框工具条——图3 完整

3. 正文编辑框中工具条上的各工具按钮，其功能与操作和Microsoft

Word(以下简称Word)的有关按钮操作类似，用户可灵活利用这些工具按钮，完成正文内容的编辑、排版工作。

4. 与选用Word作为正文编辑方式相同，若采有WPS或其他

（Microsoft Excel、Project、Powerpoint，分别简称为Excel、Project、Powerpoint）方式编辑，则单击按钮后，正文编辑方式是采用上述软件的内嵌方式，编辑框提供的工具条如同在本机上使用上述软件。

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公文管理

3.1.1.2 附件

1. 单击按钮，可切换到附件页面编辑或插入附件内容，公文附件页面如下图所示：

图表 3.1-7公文附件页面

2. 在附件页面中不仅可以“新建”附件，而且可对已经建好的附件进行“删

除”、“编辑”、查看“属性”等操作；

3. 单击附件页面中的按钮，将弹出如下图新建附件对话框：

图表 3.1-8 新建附件对话框——由文件链接页面

(1) 附件是编辑好或扫描好的文件

在上图新建附件对话框的由文件链接页面中，可以根据附件来源的不同对已有电子文档的附件选择不同的链接类型： A. 附件的是本机上的文件

a. 在由公文链接页面中，选择按钮；

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链接类型，然后单击“阅览”

公文管理

b. 在如下图选取文件对话框中选择合适的公文并单击“打开”按钮完

成附件选取，返回由公文链接页面；

图表 3.1-9 选取文件对话框

c. 由于所选公文的名称会自动填入附件名称栏中，单击“确定”按钮即可完成新

建附件操作。

(2) 附件内容尚未编辑好 A. 附件内容需要扫描

若附件内容需要扫描，则在新建附件对话框的由文件链接页面中，单击“扫描文件”按钮，若当前客户端安装了扫描仪，则系统自动进行文件扫描，同时将扫描后的文件作为当前公文的附件。 B. 附件内容需要编辑

若附件内容需要打开编辑工具进行编辑，则在新建附件对话框中的新建页面中，可选择相应程序编辑附件内容。

a. 单击新建附件对话框中的新建标签，进入如下图的新建页面：

图表 3.1-10 新建附件对话框——新建页面

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公文管理

b. 在附件名称栏中填入附件名，在公文类型栏里选择要编辑的公文类型。

例如：选择了“Microsoft Word 文档（.doc）”，单击“确定”按钮后，系统将自动打开计算机中的Word程序，用户即可在Word环境下编辑附件内容。编辑完后直接保存编辑内容。 (3) 附件是扫描件中的的某几页 注：

以下是以Windows系统自带的Microsoft Image（映象）工具为例介绍扫描文件的操作。用于扫描的工具很多，如ACDSee，不同的工具会有不同的页面，具体的操作方法可参见相关的软件说明书。本手册主要介绍Microsoft Image（映象）的操作方法。

a. 若所需扫描件为

中某一公文的附件，则先打开该公文，

然后通过单击该公文附件页面上的“编辑”按钮利用映像工具打开所需的扫描件；

b. 将此扫描件另外保存一副本：在映像工具中，单击菜单栏里的公文，并

选择另存为（见下图）；

图表 3.1-11 映像扫描件页面——另存为示例

c. 在另存为对话框中，输入此扫描件文保存的名称和路径，单击“保存”

按钮保存扫描件副本；

d. 单击工具栏上的“缩略图查看”按钮（即“”按钮），进入如下图扫

描件缩略图页面：

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公文管理

图表 3.1-12 扫描件缩略图页面

e. 将鼠标移到无用的页面上，单击鼠标右键，在系统弹出菜单（见上图）

中选择删除页面，确定删除后即可将该页面删除，留下有用的页面； f. 修改完毕后单击按钮保存修改结果；

g. 按附件是编辑好或扫描好的公文的方式新建附件即可。

4.

新建附件完成后，在下图的附件页面中可以看到附件的条目信息：

图表 3.1-13 附件页面

5. 单击“编辑”按钮（或双击附件条目），便可打开附件查看或修改内容； 6. 单击“删除”按钮即可删除已选定的附件；

7.

单击“属性”按钮可修改附件的名称。

3.1.1.3 表格

编辑完公文的正文、附件的内容后，单击的表格即手工办文时的公文处理表，所不同的是：

按钮进入表格页面。此处

中的表格

具有严格的权限控制，严格遵守“所见即所得”的特点，当前用户只能填写在其步骤权限范围内的信息。如拟稿人员在拟稿步骤里可以填写公文标题、主题词等相关信息，但无法在“局长签发”栏里输入内容。

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公文管理

公文的办理通常是在表格中进行以下几种操作：

注：

公文的拟稿未必都会涉及以下这些操作，拟稿人员可根据当前公文的实际情况有选择的参考。

1. 填写或选择有关信息

在表格页面中，公文的拟稿常常需要填写公文标题、主题词等信息，用户只需在相应的栏目里填写或选择相关信息即可。

小技巧：

对于内容变化不大的项目，如密级、缓急，若系统管理员在设计公文时提供下拉列表的形式，用户便可通过选择下拉列表选项的形式填写内容。

2. 输入批示意见

在批示意见输入区中，系统会以“所见即所得”的方式提示当前用户输入批示意见。

a. 如下图所示的批示意见输入区可分为两大部分：

图表 3.1-14 批示意见输入区示例图

? 上半部分为当前用户的可编辑区，以形式显示。用户

可在其中输入批示意见、设置意见的字体格式等等；

? 下半部分为不可编辑区，显示了所有其他人员对该公文的批示意见。

每个批示意见都具体地显示了批示人姓名以及相应的批示内容。

b. 用户可对自己批示意见的格式进行编辑、设置。在可编辑区单击鼠标右

键，弹出批示工具条，如下图所示：

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公文管理

图表 3.1-15 批示工具条

c. 批示工具条上的按钮含义及操作方式与Microsoft Office中的工具栏上的按钮类似，

用户可通过单击相应的按钮来改变批示信息的字体、字体大小、颜色等各种格式属性，从而定制出具有个性化的批示信息。

3. 选取下一步骤公文办理人员

用户在发送公文时，系统会弹出如下图所示的选择步骤收件人对话框，此时可通过单击“收件人”按钮，在弹出的选取用户对话框中选择收件人（可以是用户，也可以是岗位）。

图表 3.1-16选取步骤收件人对话框

3.1.1.4 发送

当公文的正文、附件编辑完毕，并且表格内的信息输入无误后，必须单击页面右上角的“发送”按钮，在系统弹出的对话框中选择下一步骤及其办理人员，并将公文成功发送后方可完成公文的办理。当公文还处在拟稿状态时（即已保存尚未发送），公文的拟稿人可将这篇公文删除。

用户单击“发送”按钮后系统弹出的对话框有两种：选取步骤收件人对话框、选择批示意见对话框。其操作方法可分别表述如下：

若是非结构化公文，则单击“发送”按钮后，弹出的选择步骤收件人对话框如下图所示：

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公文管理

图表 3.1-17 选择步骤收件人对话框

a. 在上图对话框中，各图标的含义如下： ? 步骤名称前的各选取框含义分别为：

：表示必选步骤的未选中状态，通过单击使其为则表示选中该步骤。 ：表示必选步骤的选中状态，通过单击使其为则表示取消该步骤。 ：表示可选步骤的未选中状态，通过单击使其为则表示选中该步骤。 ：表示可选步骤的选中状态，通过单击使其为则表示取消该步骤。 或：表明相应的步骤无需当前用户选择。 ? 步骤名称下的各收件人图标含义分别为：

：表示步骤的办理人员必须通过单击选择步骤收件人对话框（见上图）中的“收件人”按钮，在系统弹出的地址簿中选取。

：表示步骤的办理人员为角色，角色人员必须通过表格中的地址簿按钮选取。具体操作请参见本手册之第3.2.1.3节里的“选取下一步骤公文办理人员”中的“在表格中选取”。

：表示步骤的办理人员为固定的收件人，该收件人由系统管理员在设计公文时已经指定，此处无需再增加或删除。

? 在选择步骤收件人对话框的右方还包含一些按钮，其含义分别为：

：展开收件人按钮，单击该按钮可展开各步骤所有的收件人。 ：收缩收件人按钮，单击该按钮可隐藏已展开的收件人。 ：标识已阅按钮，传阅人员对公文的处理可通过单击该按钮完成。

b. 用户发送公文时：单击选中公文的下一办理步骤 ? 单击“收件人”按

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公文管理

钮选取该步骤的收件人? 单击“发送”按钮发送公文 ? 待系统弹出发送到达提示信息后，单击“确定”完成公文的拟稿或办理。

3.2 公文处理

当前用户对于需要办理的公文，可通过单击公文管理栏里的待办公文子栏目，进入如下图3.3-1所示的待办公文信息页面。

在待办公文页面中，用户不仅可以办文，还可通过单击待办公文下拉列表查看到自己当前处于不同办理状态下的公文信息。待办公文下拉列表里共有四个选项，其含义分别为：

? 待办公文：存放当前用户需要处理、但尚未处理的公文。 ? 已办公文：存放当前用户办理过的所有公文。

? 催办公文：存放当前用户超过办理期限而未被办理的公文，需要尽快办理。

? 未发公文：存放当前用户已经保存过、但尚未发送的公文。

图表 3.2-1 待办公文页面

3.2.1 打开待办公文

a. 若有需要当前用户处理的文件，则当用户登录进入

系统

主页面后，便可在信息桌面上看到如下图所示的公文最新信息块，分类列出了当前催办公文、待办公文以及未发公文的数量；

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公文管理

图表 3.2-2 系统主页面上公文最新信息信息块

b. 直接单击主页面上的公文最新信息信息块上的待办/未发/催办公文的链接，便可进入待办/未发/催办公文列表页面，显示的都是当前处理人当前应处理的公文。单击要办理的公文标题可打开公文，进入到公文的办理页面（见下图3.3-3）；

c. 公文办理页面上各功能按钮的含义与功能请参阅本手册第3.2节“公文拟稿”中的详细说明。

图表 3.2-3 公文办理页面

3.2.2 审核正文

a. 单击按钮可打开正文页面，在此页面中可以查看正文内容并审核修

改。如上图公文办理页面中的正文编辑方式为正文框编辑方式；

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公文管理

b. 只要当前步骤拥有对正文版本控制的权限（权限由管理员事先设置），则

不论是正文框编辑方式还是Word、WPS及其他编辑方式，系统都会如实地记录下正文的修改痕迹。在如下图的正文修改痕迹页面中，不同颜色代表不同人员的修改意见，将光标移到修改意见上还可察看该修改意见的操作人、时间等修改信息；

图表 3.2-4 正文修改痕迹页面

3.2.3 审核附件

a. 在公文办理页面中，单击按钮进入如下图所示的附件页面：

图表 3.2-5 附件页面

b. 在如上图的附件页面中，附件以条目的形式显示，各条目在附件类型描述栏里的内

容标明了当前附件的类型。

中的附件通常有如下几种类型：

（1） 附件是扫描文件

a. 如附件页面中的附件类型描述是“普通tif”，表示附件是扫描公文。单击

“编辑”按钮或双击附件名称，可进入如下图的扫描件页面查看附件内容：

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公文管理

图表 3.2-6扫描件页面

b. 在扫描件页面上方的工具栏中，有一些帮助查看附件内容的按钮。下面

介绍工具栏上几个常用的按钮功能：

：“单页查看”按钮，可以将附件内容转为单页显示（即一个屏幕显示一页内容）；

：“页面和缩略图视图”按钮，可以将附件内容转为单页和缩略图一起显示，即页面不仅显示当前页内容，还显示所有页面的缩略图； ：“缩略图查看”按钮，可以将附件内容转为缩略图的形式显示（显示形式与Word中“打印预览”按钮相同）； 和：“左旋90度”和“右旋90度”按钮，可以对公文向顺时针

和逆时针方向旋转90度；

：“翻页”按钮，中间的数字表示当前的页码，左边的图标表示“上一页”，右边的图标表示“下一页”；

：“缩放”按钮，可以通过单击择查看公文大小的最佳比例。

：“打印”按钮，可打印当前的扫描件内容。

c. 看完附件内容后，单击页面右上方的（2）

按钮，即可关闭扫描件附件。

，在弹出的下拉菜单中选附件是其他Microsoft Office公文

Microsoft Office公文是指包括用Word、Excel 、PowerPoint，

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公文管理

以及金山股份有限公司的WPS Office(以下简称WPS)的金山文字处理模块等应用软件编辑的公文。查看此类附件要求本机上已装有Microsoft Office或WPS。如：查看用Excel编辑的附件：

a. 附件列表的附件类型描述是“普通xls”，说明该附件是Excel表格公文。

单击“编辑”按钮或双击附件名称，系统打开本机的Excel程序，在Excel 的编辑页面中查看附件内容；

b. 审核完附件，单击屏幕右上角的按钮，关闭Microsoft Office类型

的附件窗口。

3.2.4 办理并发送公文

a． 审核完正文和附件内容，单击按钮切换到表格页面，用户可在表格

中输入自己对该公文的办理意见；

b． 在表格中办理公文可以填写或选择有关信息、输入批示意见、签名、选

取下一步骤办理人员，具体操作请参阅本手册第3.2.1.3节“表格”中的相关内容；

c． 批示意见输入完成后，即可发送公文，具体操作步骤请参阅本手册第3.2.1.4节“发送”中的相关内容； d． 办理完成公文后回到待办公文页面，可在

选项下查看到这

份办理完成的公文信息，详细介绍请参阅本手册第3.3节“公文处理”中关于待办、已办、催办、未发的有关说明。

e． 如果当前公文处理人有批量处理权限，当前步骤又满足可批量处理的条

件，则可选中要批量处理的公文，单击“批量处理”图标，可一次处理并发送多篇公文。

3.3 公文回收

对于已经发送的公文，若用户意识到自己办文有误，例如：发送公文时选错了收件人、或选错了发送步骤、或批示意见需要修改等，都可以通过系统提供的回收功能将已经发送的公文回收。对于回收后的公文，用户可以更改自己权限范围内的表格、正文、附件中的相关内容，还可以重新选择公文的下一办理步骤和下一步骤的收件人。

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公文管理

a. 单击公文管理栏目下相应的公文类型，然后单击选择此类型里的公文模

板图标，进入到该公文模板的公文列表页面； b. 选中要回收的公文。单击公文前的c. 单击列表上方的，使其变成状态即可；

图标并“确定”回收操作，系统在完成回收操作后

会弹出提示信息对话框告知回收操作是否成功。如果回收成功，则用户可在公文处理页面中的“未发公文”选项下找到该公文，并可打开公文重新办理，此时公文的正文和附件保留到回收前用户办理的状态，表格则恢复到用户最初办理该公文之前的状态。

注：

使用公文回收功能的限制：

? 只有公文的最后处理人能够对公文进行回收。公文的最后处理人是指执行公

文回收之前，对该公文进行处理的最后一个处理人。

? 只有在下一步骤处理人对该公文进行处理之前，原公文处理人才能对公文进

行回收。

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