IC卡加油充值管理制度及系统操作培训

XXXXXXXXXX分公司加油充值卡系统管理办

法（试行版）

第一章总则

第一条为加强加油充值卡系统的营运管理、运维管理和财务管理，明确职责分工，规范日常业务操作，参照销售公司及XXXXXXXXXX 分公司加油卡系统的相关管理制度，并结合我公司实际，特制定本管理办法。

第二条各分公司经理是本单位加油充值卡系统管理的第一责任人。

第三条各单位应建立完善的管理体系，落实岗位责任制，确保加油充值卡进货、库存、出售过程中的数量准确、资金回笼及时，数据真实。

第四条本办法适用于XXXXXXXXXX分公司(以下简称XXXXX)及其下属各分公司、加油站及发卡充值网点。

第二章机构及职责

第五条加油充值卡系统参照加油IC卡系统现有管理模式，各单位和相关部门按照?谁主管，谁负责?的原则实行归口管理，分级负责。

第六条XXXXX信息处职责

信息处是加油充值卡系统的建设、运行维护主管部门。

1、负责加油充值卡系统的建设工作。组织开展系统软件的开发、省数据中心的搭建和各营业网点的软、硬件安装调试工作。

2、负责加油充值卡系统的日常运行维护工作，做好省数据中心的日常维护和各营业网点的故障接报及处理工作，确保系统正常、高效运行。

3、负责制定、修订《XXXXXXXXXX加油充值卡系统用户权限管理办法》《XXXXXXXXXX分公司加油充值卡系统操作手册》等管理制度。

4、负责加油充值卡系统的角色、权限和用户管理工作。根据各单位提报的相关单据，在系统中及时维护相应权限。

5、负责日常运营异常数据的监控和处理工作。针对相关部门提报的异常数据进行原因分析，并提出处理方案。

6、负责软件版本的升级管理工作。定期收集、汇总XXXXX相关部门、各分公司及网点对系统软、硬件的修改意见和建议，组织、协助和监督开发单位进行软件升级并做好软件版本的管理。

7、负责分公司层面讲师培训的组织和授课工作。

第七条XXXXX零售中心职责。

零售中心是加油充值卡系统营运、管理、营销主管部门。

1、全面负责加油充值卡系统营运管理工作。

2、负责制定、修订《加油充值卡系统业务管理办法》等管理制度。

3、负责加油充值卡卡片订货计划和订单的制定以及卡片收货、验收、领用等工作。

4、负责加油充值卡的保管工作。定期进行卡片盘点，确保帐实一致。

5、负责确定售卡、验证网点及卡片使用范围。

6、负责制定加油充值卡的营销方案并组织实施。

7、负责日常营运数据的监控及监督管理。

第八条XXXXX财务资产处职责。

财务资产处是加油充值卡系统财务核算和管理主管部门。

1、负责制定、修订《XXXXXXXXXX分公司加油充值卡系统财务管理和核算办法》等管理制度。

2、负责加油充值卡系统的资金的监控及监督，财务核算和管理工作。

第九条分公司信息人员职责

1、负责各分公司加油充值卡系统的建设与日常运行维护工作，确保各网点正常营运。

2、在各分公司各职能部门组织的培训中，担任讲师，并协助做好培训班的组织工作。

3、负责各分公司各类故障的受理及分析、处理工作。

第十条零售管理部职责

1、负责XXXXX相关管理办法在各分公司零售条线的贯彻落实。

2、全面负责加油充值卡系统在各分公司的日常营运管理工作。

3、负责分公司制卡计划的制定、卡片库存保管工作。

4、监督管理下属各营业网点卡片的进、销、存和验证工作。

5、定期组织卡片的实物盘点工作。

6、负责监控各营业网点的日结、数据情况。

7、负责组织ME及网点操作人员的集中或现场培训工作。

8、分公司信息专管人员与零售部门共同履行信息部门职责。

第十一条财务核算部职责

1、负责每日复核《加油充值卡业务日报表》《加油卡预收款日报表》与资金单据，并在SAP系统中做帐务处理。

2、负责对加油充值卡预收款客户资金解缴正确核算，并定期检查，保证其借贷方发生额与加油充值卡系统一致。

3、会同零售、信息部门不定期对各充值网点的充值卡情况进行检查。

4、在各分公司有关部门组织的培训中担任讲师。

第三章业务管理

第十二条岗位设立。为确保不相容岗位分离，卡片的制卡计划及密码文件的生成由零售中心指定专人负责；密码文件的读取密码由财务资产处指定专人负责。

第十三条XXXXX零售中心制定营业网点的设立原则。各分公司零售管理部在以上原则基础上，根据实际情况制定网点名单及上线计划,上报XXXXX批准。

第十四条XXXXX零售中心和各分公司零售管理部分别负责充值卡卡片的库存管理工作。对卡片的管理应参照有价票证的保管要求，仓库门窗应有防盗、防撬措施，卡片应存放于保险柜内，确保卡片存放的安全性。

第十五条XXXXX进行充值卡卡片验收入库后，应逐级领用到各营业网点。营业网点的负责人为所在网点充值卡卡片管理的第一责任人。

第十六条售卡网点按规定向零售管理部上报本网点所需充值卡数量，结合本网点的实际情况做好充值卡的领用、保管和对外销售工作。

第十七条对卡片领、销、存、验证、退库的台账要日清、月结、年转。日清、月结、年转时进行卡片实物库存的盘点，将实际卡片库存与系统和手工台账进行核对，如库存不符应及时查明原因。提出处理意见报上级零售管理部门。

第十八条系统运行应严格执行《XXXXXXXXXX加油充值卡系统用户权限管理办法》，系统操作应坚持实名制，账户持有人对本人账户的所有操作负完全责任。如因未严格执行实名制，且造成损失后无法认定责任人的，应由主管部门负责人承担相应责任。

第十九条网点销售充值卡时，应按照客户实际的付款方式在系统中进行选择。销售?提交?前，应打印?销售凭证?请客户核对并签字后方可?提交?。

第二十条充值卡验证环节严禁各种方式的套现行为。一经发

现，将对当事人处以警告直至解除劳动合同。

第二十一条每日营业终了，应在系统中进行?日结?操作，核对无误后，打印《加油充值卡业务日报表》，由制表人和复核人签字确认后，上报分公司财务部门。

第四章人员管理

第二十二条XXXXX及各分公司零售、财务、信息管理部门应指定加油充值卡系统管理人员并明确岗位职责。原则上可由现有加油IC卡相关工作人员兼职进行加油充值卡的相关管理工作。

第二十三条各营业网点参照现有加油IC卡营运模式，确定加油充值卡的网点负责人及操作人员。

第二十四条各级加油充值卡管理及操作人员应经过相关培训，考核合格，方可上岗操作。

第五章奖励与惩罚

第二十五条对严格执行相关管理制度，工作成绩突出并取得明显经济效益的单位和个人，应给予表彰和奖励。

第二十六条对违反相关制度，玩忽职守，伪造数据、损害企业利益的单位和个人，视情节轻重给予批评教育、经济处罚或行政处分，直至开除公职。情节严重，构成犯罪的，移交司法机关，追究刑事责任。

第六章附则

第二十七条本办法由XXXXX零售管理中心负责制定、修订及解释。

第二十八条本办法自二〇一〇年七月一日起施行。

XXXXXXXXXX分公司加油充值卡系统用户权限管理办法（试行）

第一章总则

第一条为了适应XXXXXXXXXX加油充值卡系统运行需要，加强加油充值卡系统运行管理，保证交易数据传递的及时、准确，确保系统安全、稳定、可靠运行，根据中国XXXXXXXXXX股份有限公司信息系统管理部、油品销售事业部及XXXXXXXXXX分公司的有关规定，结合我公司加油充值卡系统的实际，特制定本办法。

第二条本办法适用于加油充值卡系统操作使用及各级管理部门的日常管理。

第二章用户帐户

第三条XXXXXXXXXX分公司加油充值卡系统采用现有加油IC卡系统的管理模式和体制。为方便对用户的管理与维护，采取统一规则设臵登录ID：使用用户姓名拼音缩写。用户第一次登录系统前需下载客户端，用户只能在本发卡终端的PC机上登陆，登陆系统时需输入用户ID、正确的登陆口令以及选择登陆组织，充值卡系统网点编码与加油卡系统完全一致，即334开头编码。

第三章用户帐户管理

第四条用户帐户管理包括用户帐户的增加、用户帐户的终止（失效）、第三方用户的管理等，操作上完全按照加油卡系统用户账户管理流程进行，考虑到方便实际操作，采用与加油IC卡系统相同格式的?申请/审批表?，命名为《XXXXXXXXXX加油充值卡用户权限申请/审批表》（以下简称《申请/审批表》。原则上，由于IC卡系统与充值卡系统的业务连贯性，两套系统的用户实名与权限应保持一致，并同时进行新增、修改及禁用操作。

第五条用户帐户管理要求

1、系统内不得任意增加/终止用户帐户。用户帐户的增加、终止，须由申请人填写《申请/审批表》，经相关职能部门负责人审批后，由用户/运维管理员在系统中进行操作，并通知申请人后正式启用。

2、用户帐户的终止不能修改、删除，只能使帐户失效。

3、帐户持有人必须保证其用户帐户和用户密码的保密和安全，不得对外泄漏，防止非此用户帐户的所有者登录系统。否则，帐户持有者将承担一切责任。

4、用户帐户持有人要对其在系统内的行为负责，相关部门的领导要对本部门用户的行为负责。

5、用户/运维管理员须每季度对系统中用户帐户使用状态进行检查，并填制《XXXXXXXXXX加油充值卡系统用户帐户使用/密码修改审核表》，提交有关单位及相关部门审核确认。

6、安全管理员每季度根据用户/运维管理员所提交的《XXXXXXXXXX加油充值卡系统用户帐户使用/密码修改审核表》中的用户帐户使用情况进行核实并签字确认。

7、需做好用户帐户增加、终止、审核等相关文档的存档保管工作。

第六条用户帐户增加

1、充值卡系统用户帐户的增加应符合下列情况之一：

(1)工作需要新增用户帐户；

(2)临时用户；

(3)其他需增加的情况。

2、临时用户的申请必须明确用户的使用起止期限，如果需要提前终止或延期必须提前提出申请，如果临时用户提前终止而提出临时用户申请的部门未提前申请，造成的后果由该部门领导负责。

第七条用户帐户终止（失效）

1、用户帐户的失效（停用）应符合下列情况之一：

(1)用户帐户持有人工作调动；

(2)用户帐户持有人辞职；

(3)长期未使用的用户帐户；

(4)临时用户。

2、对由于辞职造成的用户帐户终止（失效），应该有一个移交期限，并提供明确的到期日。

3、停止（失效）用户帐户应先停止用户权限，以避免系统稳定

性遇到潜在威胁。

4、临时用户申请的所在部门在临时用户到期日而未提出延期申请，用户/运维管理员在截止日必须在系统中终止（失效）该临时用户，如果用户/运维管理员未停止（失效）该临时用户，所造成的后果则由用户/运维管理员负责。

第八条第三方帐户管理

1、第三方因工作需要进入充值卡系统的，须向相关职能部门正式提出书面申请。

2、第三方因工作需要增加、终止（失效）用户帐户，可由相关职能部门专人填写《申请/审批表》。

3、第三方用户帐户审批、操作手续按照本办法用户帐户增加、终止（失效）管理要求执行。

第四章用户权限管理

第九条充值卡系统用户权限的分配原则是以满足业务处理操作需求为前提，不能随意分配或超职责范围分配。

第十条对用户的权限分配，首先必须尽量在系统内现有的角色的基础上进行分配，若现有角色不能满足业务岗位需求，需要创建新的角色时，必须由相关职能部门提供具体角色内容和领导审批。

第十一条系统内不得任意创建角色和修改、删除系统内现有的角色及角色涉及到的相关参数。帐户角色和权限的增加、修改、终

止用户，须由申请人填写?申请/审批表?，经相关职能部门负责人审批后，由用户/运维管理员在系统中进行操作，并通知申请人后正式启用。

第十二条用户/运维管理员须每季度检查系统中相应分配的角色和权限，并填制《XXXXX加油充值卡系统用户帐户使用/密码修改审核表》，提交有关单位及相关部门审核确认。

第十三条安全管理员每季度根据用户/运维管理员所提交的《XXXXX加油充值卡系统用户帐户使用/密码修改审核表》中的用户权限分配情况进行核实并签字确认。

第十四条需做好用户帐户权限增加、修改、终止、审核等相关文档的存档保管工作。

第五章用户密码管理

第十五条密码设臵规则：

1、用户密码设臵至少应为8位以上，最多12位；

2、用户帐户密码应为数字＋字母。

3、用户密码不得采用简单组合，如12345678、abcdefgh等等。

第十六条用户/运维管理员进行用户密码重臵需符合下列情况之一：

1、用户帐户持有人忘记用户密码；

2、由于管理需要，用户/运维管理员需要强行修改用户密码。

第十七条用户帐户持有人忘记密码需要重臵，必须填写《申请/审批表》，经相关职能部门负责人审批通过后，用户/运维管理员才能进行密码初始化操作。

第十八条为确保用户帐户密码的安全性，用户帐户持有人每三个月需修改一次密码；已修改使用过的密码不应重复修改使用。

第十九条因特定工作需要而临时开放的一些用户，用户/运维管理员应在该项工作完成后即刻修改该临时用户的帐户密码，并对密码修改情况做好记录。

第二十条用户/运维管理员须每季度对用户帐户密码修改情况进行检查，并填制《XXXXX加油充值卡系统用户帐户使用/密码修改审核表》，提交相关职能部门审核。

第二十一条安全管理员每半年根据用户/运维管理员所提交的《XXXXX加油充值卡系统用户帐户使用/密码修改审核表》中的用户密码修改情况进行核实并签字确认。

第二十二条需做好用户密码重臵、修改、记录、审核等相关文档的存档保管工作。

第六章预臵帐户管理

第二十三条对充值卡系统操作系统预先设定的帐户在安装运行后需即刻进行密码修改，并对密码修改情况做好记录存档备查，要求操作系统管理员在实施运行后对服务器根账户密码进行修改；

第二十四条为确保用户预臵帐户密码的安全性，运维管理员必须每三个月对预臵帐户密码进行更换，并对密码更换情况做好记录，已更换使用过的密码不应重复修改使用。

第二十五条运维管理员须每三个月对预臵帐户密码修改情况进行检查，并填制《XXXXXXXXXX加油充值卡系统用户帐户使用/密码修改审核表》，提交相关职能部门审核。

第二十六条安全管理员每三个月根据运维管理员所提交的《XXXXXXXXXX加油充值卡系统用户帐户使用/密码修改审核表》中的预臵帐户密码修改情况进行核实并签字确认。

第二十七条需做好用户预臵帐户密码修改、记录、审核等相关文档的存档保管工作。

第七章紧急变更

第二十八条如遇紧急情况，即出现重大故障，需要立即处理时，系统管理员根据运行维护需求使用预臵帐户。

第二十九条若运行维护执行单位需立即对系统进行维护，而系统管理员无法及完成正常授权审批流程时，审批授权可通过以下方式进行：由系统管理员直接向主管领导汇报后，运行维护执行单位即可获得授权使用预臵帐户。

第八章附则

第三十条本办法由信息技术处负责制定、修订及解释。

第三十一条本办法从发布之日起执行。

附件：《XXXXXXXXXX加油充值卡系统用户权限申请/审批表》

XXXXXXXXXX分公司加油充值卡业务

财务管理与核算办法（试行）

第一条为规范加油充值卡业务运行，加强财务管理，保障资金安全，结合XXXXX公司加油充值卡业务实际情况，特制定本办法。

第二条本办法适用于XXXXXXXXXX分公司下属地市分公司和经营加油充值卡的联营企业。

第二章加油充值卡销售

第三条售卡网点人员必须实名登陆加油充值卡系统，实时在线操作。

第四条加油充值卡销售时，根据充值资金的方式不同，分别选择现金、支票、银行卡等方式，并与实际收到的资金单据一致。

第五条收取支票售卡时，先给客户开具支票收据，待支票确认到账后才能销售加油充值卡，售卡人员不得在收取支票时立即在系统里做?立即开通?操作。

第六条加油充值卡销售时可以开具普通发票，内容为?加油充值卡?，同时在系统中进行记录，不得对客户开具增值税专用发票。

第七条加油充值卡系统日结后，需打印加油充值卡系统的《充值卡销售日报表》，经网点负责人审核签字后，

上报片区财务代表。销售款可以与IC卡充值款汇总缴存，但《充值卡销售日报表》必须与《IC卡预收款日报表》一起上报。

第八条财务核算人员每日复核报表与资金单据，在SAP系统中账务处理如下：

借：银行存款

贷：预收账款—XXXXX**加油充值卡账户(**为地市公司简名，下同)

第三章加油充值卡充值

第九条网点操作人员对客户的加油充值卡在系统中验证后，按正常充值流程在加油卡系统中对加油充值卡金额单独一次性充值，充值方式选择?票证兑换—其他?。

第十条加油充值卡充值于加油IC卡内时，一律不得开具发票。

第十一条充值三联单上需注明?加油充值卡?字样，该充值三联单不得作为消费后换开增值税发票的依据。

第十二条充值后的卡片应及时进行剪角处理。

第十三条网点人员每日日结后，打印《充值卡消费日报表》，经充值网点负责人审核签字后，上报片区财务代表。充值额与《加油卡预收款日报表》中预收款中的?票证?方式金额一致。

第十四条财务人员在复核《充值卡消费日报表》和《加

油卡预收款日报表》后，对加油充值卡充值部分账务处理如下：

借：预收账款—XXXXX**加油充值卡账户

贷：预收账款-IC卡-- **分公司IC卡账户第十五条财务核算人员需对加油充值卡预收款客户正确核算，借方反映加油充值卡充值金额，贷方反映加油充值卡销售金额。不得互相抵消，并定期检查，保证其借贷方发生额与加油充值卡系统一致。

第四章加油充值卡卡片管理

第十六条售卡网点的加油充值卡应有专人管理，每日下班后应臵于保险箱内保存。

第十七条网点人员应在每日日结后，与系统核对加油充值卡片结存情况。每月末填制《加油充值卡进销存报表》上报零售和财务部门。

第十八条零售、信息和财务部门应不定期对各充值网点的加油充值卡情况进行检查。

第十九条加油充值卡制卡由XXXXX统一进行，制卡成本由XXXXX统一一次性计入其他业务成本。

第二十条本办法自发布之日起执行。

第二十一条本办法由XXXXX财务资产处负责解释。

XXXXXXXXXX分公司零售环节加油充值卡

应用管理办法（试行）

第一章总则

1．为规范加油充值业务操作，保障资金安全，根据XXXXXXXXXX公司零售工作实际，制定本应用管理办法。

2．本办法适用于XXXXXXXXXX公司下属所有开展加油充值卡销售和应用加油充值卡进行加油卡充值的网点。

第二章职责分工

1．XXXXX零售中心为全省加油充值卡卡片管理部门，负责向卡片供应商下达加油充值卡需求订单，接收、保管和向各分公司发放加油充值卡等管理工作。

2．各分公司零售管理部负责从XXXXX领用、保管和向各售卡网点分发卡片等管理工作。

3．各网点负责从分公司零售管理部领用、保管、销售加油充值卡、验证加油充值卡充值等工作。

第三章卡片制作

1．XXXXX零售中心根据全省各分公司加油充值卡库存和销售情况不定期确定卡片制作需求，向卡片供应商下达加油充值卡需求订单，并负责卡片的接收、点验、入库、保管。

2．卡注册

对制完的卡，进行卡注册（需填写卡类型、起始卡号和张数、保管人）点击‘充值卡发行管理’模块--‘卡注册’菜单：

2.1点击界面的‘增加’按钮，输入会员卡类型时选择01-条码卡，选择失效日期，填入发行面值，录入保管人，输入在预卡中制作时的卡面号，输入注册数量，在使用预制卡注册前选勾，点击按卡面号注册，确认后点击‘保存’按钮，然后点击记账按钮。完成此批卡的制作：

第四章卡片领用

1.各分公司零售管理部根据本各卡片库存、销售情况向XXXXX零售中心提出卡片领用申请，XXXXX零售中心卡片管理人员在系统中录入卡片领用信息，打印出二份《XXXXXXXXXX公司充值卡申领单》，由领卡人、发卡人签字确认后，一份交领卡人、一份由发卡人保管。卡片领用手续完成手，方可根据《XXXXXXXXXX公司充值卡申领单》信息予以发卡。

点击‘增加’按钮，录入发卡人，录入申领组织，申领部门，申领人，输入开始卡面号和结束卡面号，点击按卡号申领，查看生成的卡号没有问题时保存并记账：

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