档案人员基本业务知识讲座

档案人员基本业务知识

档案人员基本业务知识讲座

目录

1、档案与档案工作

2、文书材料归档与整理

3、科技文件材料归档与整理

4、会计核算材料归档与整理

5、声像文件材料的归档与整理

6、电子文件归档与整理

7、机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定

8、档案保管与保护

9、档案的利用

10、档案法制

11、档案安全保护法规知识

12、档案人员职业道德

档案与档案工作

主讲人：高冠钰

第一节 档 案

一、档案的概念

（一）档案的概念

《中华人民共和国档案法》在定义档案概念时指出：“本法所称档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”

（二）档案概念的基本含义

上述档案概念的基本含义，主要表现在以下三个方面：

1、档案是直接形成于社会实践活动的原始记录。其内涵有一点：揭示了档案的本质属性。原始性和记录性是档案的本质属性。档案与图书、资料的根本区别，在于档案是直接记录，是原始的第一手材料，是最真实、最可靠的原生信息，而不是事后追记、编写或任意收集来的间接资料。所以档案注重原本、原稿，往往只是孤本，这是档案更为宝贵的原因之一。

2、档案是由文件有条件地转化来的。其内涵有一点：明确了档案与文件材料的区别。文件材料是档案的前身，是形成档案的基础，档案是文件材料的归宿。文件材料与档案是同一事物在不同阶段发展演变而成的两种不同性质的事物。两者的区别就在于“有保存价值”的这部分文件材料是档案，也就是说“有保存价值” 是文件材料转化为档案的前提和界限。文件转化为档案的条件是:办理完毕的文件才能作为档案保存；对日后工作和研究活动有查考利用价值的文件才有必要作为档案保存；按照一定规律集中保存起来的文件才是现代意义上的档案。

3、档案来源广泛，内容丰富，形式多样。其内涵有两点：（1）明确了档案的产生领域。档案是各级国家机构、社会组织以及个人在广阔的社会领域中形成的，它来源于一定的形成

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单位和个人，它产生的领域又非常广泛，主要包括政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教活动等等。（2）明确了档案的形式是多种多样的。档案的形式主要指档案信息的载体形式、表现方式和记录方法。从档案信息的载体形式看，有甲骨、金石、竹木、缣帛等古老的档案，也有以纸张为主的书面文电等传统形式的档案，还有胶片、磁带、磁盘、光盘等现代形式的档案；从档案信息表现方式看，有文字的图表的和声音的等方式；从档案信息记录方法看，有手写、刀刻、印刷、摄影、录像、录音和数字化存贮等方式。

二、档案的种类

档案从总体上讲，是由多种成份构成的，它具有多方面的属性，因而可以进行多层次和多途径的分类。根据档案所固有主要属性，结合国家对档案管理的要求,通常按照档案历史时期、档案内容性质、档案形成者、档案载体形式的属性等各种特征，采取不同的标准进行分类。

（一）按档案的历史时期分

我国国家全部档案的基本构成，按历史时期可分为两部分：

1、中华人民共和国时期的档案。它包括建国以来党和国家的各级机关、部队、团体、企业和事业单位形成的档案，以及国家征集或个人捐赠的某些著名人物的档案。这部分档案，反映了我国新民主主义革命完成的历史，主要是社会主义革命和社会主义建设的历史，是国家全部档案中数量最多、内容最丰富、保存最完整的部分，而且还在不断地产生。

2、中华人民共和国建国以前时期的档案。这部分档案按其性质大致划分为革命历史档案和旧政权档案。革命历史档案是指1919年“五四”运动到1949年中华人民共和国成立前整个新民主主义革命时期内，中国共产党及领导的人民政权、军队、企事业单位、革命团体和革命活动家形成的档案。这部分档案，记录了我党领导中国人民进行艰苦革命斗争，缔造新中国的历史。旧政权档案是指中华人民共和国成立以前的历代王朝、中华民国、北洋军阀、日伪政权的机关、军队、企事业单位以及党、团、会道门的档案，以及一般社会组织、私营企业、私立学校，为国家所接收的外国在华侵略性机构的档案。这部分档案，记录了我国奴隶社会、封建社会、半封建半殖民地社会的历史。

（二）按档案的内容性质分

我国在多年的档案工作实践中，还有一种广为流行、被普遍接受的档案分类方法，即以内容性质为标准，将档案分成文书档案、科技档案和专门档案。

1、文书档案。文书档案是反映党务、行政管理等活动的档案。

2、科技档案。科技档案是反映科研、生产、基建等活动的档案。

3、专门档案。专门档案是反映专门领域活动的档案。如人事档案、会计档案、诉讼档案等。

（三）按档案的形成者分

根据国家档案行业标准，按档案的形成者可划分为公共档案和私人档案。

1、公共档案。公共档案是指国家机构或其他公共组织在公务活动中形成的为社会所有的档案。

2、私人档案。私人档案是指私人或私人组织在社会活动中形成的为私人所有的档案。

（四）按档案的载体形式分

按照档案的制成材料和档案信息的记录方式，可以把档案分为甲骨档案、金文档案、石刻档案、简牍档案、缣帛档案、纸质档案、音像档案、电子档案等。

三、档案的作用

（一）档案作用的表现

档案作为一种社会事物，之所以得到精心呵护，关键在于它的有用性。对于档案作用的表现，我们可以从五个方面去认识：

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1、机关工作查考的依据。档案是过去工作活动的过程和情况的记录,它可以有效地满足机关工作者起草文件、制定计划、熟悉情况、总结经验、进行决策、研究案例、处理问题等方面的信息需要。

2、生产建设的丰富资料。档案记载了各种生产建设活动的各种情况、成果、经验和教训。如新产品研制开发。

3、科学研究的基础和条件。档案所包含的信息知识，是科研工作的第一手材料，它可从两方面为科研提供丰富的历史资料：一方面，从记录的事实和经验中可为各项研究活动提供大量的实验、观察和理论概括的基础材料；另一方面，过去专门进行科学研究的原始记录，可供现实的研究工作直接借鉴。如马克思写《资本论》查阅资料和1910-1930年吉林省疫情报告。

4、政治斗争的必要手段。档案中记载了社会、阶级、政治、法律等各方面的状况，可以作为阶级统治和进行各种政治斗争的工具。如《毛泽东评点二十四史》被赠送给哈佛大学、《西藏历史档案荟萃》证明领土问题。

5、宣传教育的生动素材。档案以其历史性、直观性、原始性和内容丰富的优点，成为宣传教育的生动素材。如各种档案展览。

（二）档案作用的性质

档案作用可概括为两个基本方面：即凭证作用和参考作用。

1、档案是历史的真凭实证。档案是一切活动中直接形成的真实的历史记录。因此，档案具有澄清事实真相、判明是非曲直的证据作用，它是在一切领域中发生各种纠纷、争执时，依法判决或仲裁的客观凭证。例如，知识产权纠纷、土地使用权纠纷等，都可以档案为有力证据。

2、档案是第一手的参考材料。档案是人类文明进步的阶梯。因此，档案对于人们查考既往情况，掌握历史资料，研究有关事物的发展规律，批判地继承历史遗产等，都具有广泛的参考价值。例如，搞一项基本建设项目的设计，设计人员离不开借鉴前人的经验，这些历史记录都可以作为一切活动的参考材料。

第二节 档案工作

一、档案工作的概念及其构成

（一）档案工作的概念。《档案工作基本术语》对档案工作定义为：管理档案和档案事业的活动。

（二）管理档案活动的构成。管理档案的活动是指档案馆、室直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作。它包括档案的收集、整理、保管与保护、鉴定与销毁、统计、利用等活动。这六项业务工作定义如下：

1、档案收集。收集是档案馆、档案室接收及征集档案和其他有关文献的活动。

2、档案整理。整理是按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。

3、档案保管与保护。保管是维护档案完整与安全的活动。保护是防止档案受损，延缓档案退变和抢救、修复受损档案的活动。

4、档案鉴定与销毁。鉴定是判定档案真伪和价值的过程。销毁是经过鉴定对失去价值的档案作毁灭性处置的过程。

5、档案统计。统计是对反映和说明档案及档案工作现象的数量特征进行搜集、整理和分析的活动。

6、档案利用。利用是利用者以阅览、复制、摘录等方式使用档案的活动。

（三）管理档案事业活动的构成。管理档案事业的活动是指档案行政管理部门从宏观上对档案事业依法进行系统的管理。档案事业包括档案行政管理工作、档案室工作、档案馆工作、

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档案教育工作、档案科学研究工作、档案宣传工作和档案外事交往工作。

1、档案行政管理工作。它是整个档案事业的组织和指挥中心，是整个国家行政管理系统的重要组成部分。其基本任务是在统一领导、分级管理的原则下，档案行政管理部门对档案事业实行统筹规划，组织协调，统一制度，监督指导，为社会各方面服务。

2、档案室工作。它是整个档案事业组织系统的基层组织，是档案馆工作的基础。其基本任务：一是对所属单位的档案工作和本单位各业务部门归档工作进行监督、指导；二是统一管理本单位的档案，积极提供利用，为档案馆积累和输送档案。

3、档案馆工作。它是整个档案事业的主体。档案馆是集中管理特定范围档案的专门机构，是永久保管档案的基地，是科学研究和各方面工作利用档案的中心。其基本任务是收藏档案资料，对库藏档案进行整理、保管和保护，为社会提供服务。

4、档案教育工作。它是对预备从事和已经从事档案工作的人员实施培训的过程和活动。我国档案教育包括学校教育和在职教育两个方面。档案在职教育以实施岗前培训和继续教育为主。

5、档案科学研究工作。它是探求档案和档案工作的性质、规律的过程和活动。它包括档案科学的基础理论研究、应用理论研究、应用技术研究和档案科学研究管理工作。

6、档案宣传工作。它是向社会成员说明讲解档案和档案工作的重要意义，传播档案和档案法规的有关信息，鼓励和吸引人们积极参与档案的保护和利用工作的过程和活动。

7、档案外事交往工作。与国际档案界进行交往与合作，是国家档案事务中的重要部分，是发展我国档案事业的外部条件。

二、档案工作的领导

对档案工作的领导，已经从档案法律、国务院的档案行政法规加以明确。其内容可概括为以下两点：

1、各级人民政府对档案工作的领导。《中华人民共和国档案法》第四条规定：“各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划。” 《中华人民共和国档案法实施办法》第五条第一款规定：“县级以上各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业建设列入本级国民经济和社会发展计划，建立、健全档案机构，确定必要的人员编制，统筹安排发展档案事业所需经费。”

2、各单位对档案工作的领导。《中华人民共和国档案法实施办法》第五条第二款规定：“机关、团体、企业事业单位和其他组织应当加强对本单位档案工作的领导，保障档案工作依法开展。”

三、档案工作的性质

档案工作的性质,是指档案工作区别于社会其他工作的属性,它包括档案工作是一项管理性、服务性、政治性、科学性和文化性的工作。

（一）档案工作是一项管理性的工作

从档案工作的原则讲，“统一领导、分级管理”的原则就能说明它是一项管理性的工作；从某项具体管理工作讲，它又是其中必不可少的环节。如科技档案工作，就是生产管理、技术管理、设备管理、科研管理等的重要组成部分。

（二）档案工作是一项服务性的工作

档案工作的本质属性就是提供档案信息为各项社会实践服务的，是各项工作不可缺少的重要条件。服务性是档案工作赖以生存和发展的主要因素。

（三）档案工作是一项政治性的工作

政治性就是讲档案工作服务的方向和机要问题。

（四）档案工作是一项科学性的工作

科学性就是说档案工作是有规律可遵循的、有法可依的。档案工作的各个环节，都是以科

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学知识为指导，都有一套科学的工作原则和方法。

（五）档案工作是一项文化性的工作

档案馆（档案室）的档案都汇积国家珍贵的历史文化财富，是人类文明进步的阶梯。

四、档案工作的基本原则

（一）我国档案工作的基本原则

《中华人民共和国档案法》第五条从法律高度对我国档案工作的基本原则作了规定：“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。”

（二）档案工作基本原则的含义

档案工作的基本原则主要有以下三层含义：

1、档案工作实行统一领导、分级管理是我国档案工作的组织原则。这一组织原则的内容，可概括为三个方面：第一方面，国家全部档案由各级档案机构分别集中保存。第二方面，全国档案工作，由各级档案行政管理机关统一、分级、分专业负责监督和指导。第三方面，实行党、政档案和党、政档案工作的统一管理。

2、维护档案完整与安全，是档案管理的基本要求。这一基本要求，可概括为二个方面：第一方面，维护档案的完整，即从数量上要保证档案的齐全；从质量上要维护档案的有机联系。第二方面，维护档案的安全，即从物质上保证档案不遭受人为和自然的损坏，尽量延长档案寿命；从政治上保证档案不丢失、不被盗、不泄密。

3、便于社会各方面的利用，是档案工作的根本目的。便于社会各方面的利用，体现着档案工作的服务性质，档案工作必须不断提高服务效率和服务质量，才能为档案利用创造方便条件；便于社会各方面的利用，是档案工作系统的总目标，全部档案管理活动的最终目的，都表现在提供档案信息为各项社会实践服务这个集中点上；便于社会各方面的利用，是档案工作各个业务环节的出发点，支配着档案工作的全过程；便于社会各方面的利用，是检查档案工作效果的主要标准，档案工作做得是否有成效，最主要的是看它能否为国家和社会做出贡献，能否创造社会效益和经济效益。

五、档案工作的组织机构及其职责

（一）档案行政管理部门及其职责

1、国家档案局。《中华人民共和国档案法》第六条规定：“国家档案行政管理部门主管全国档案事业，对全国档案事业实行统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导。” 《中华人民共和国档案法实施办法》第七条规定：“国家档案局依照《中华人民共和国档案法》第六条第一款的规定，履行下列职责：根据有关法律、行政法规和国家有关方针政策，研究、制定档案工作规章制度和具体方针政策；组织协调全国档案事业的发展，制定发展档案事业的综合规划和专项计划，并组织实施；对有关法律、法规和国家有关方针政策的实施情况进行监督检查，依法查处档案违法行为；对中央和国家机关各部门、国务院直属企业事业单位以及依照国家有关规定不属于登记范围的全国性社会团体的档案工作，中央级国家档案馆的工作，以及省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门的工作，实施监督、指导；组织、指导档案理论与科学技术研究、档案宣传与档案教育、档案工作人员培训；组织、开展档案工作的国际交流活动。”

2、省、市、县档案局及其职责。《中华人民共和国档案法》第六条规定：“县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织档案工作实行监督和指导。” 《中华人民共和国档案法实施办法》第八条规定：“县级以上地方各级人民政府档案行政管理部门依照《档案法》第六条

第二款的规定，履行下列职责：贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策；制定本行政区域内的档案事业发展计划和档案工作规章制度，并组织实施；监督、指导本行政区域内的档案工作，依法查处档案违法行为；组织、指导本行政区域内档案理论与科学技术研究、档

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案宣传与档案教育、档案工作人员培训。”

（二）乡（镇）人民政府及其职责

《中华人民共和国档案法》第六条规定：“乡、民族乡、镇人民政府应当指定人员负责保管本机关的档案，并对所属单位的档案工作实行监督和指导。”

（三）机关、团体、企业事业单位和其他组织及其职责

《中华人民共和国档案法》第七条规定：“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员，负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导。” 《中华人民共和国档案法实施办法》第九条规定：“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构依照《档案法》第七条的规定，履行下列职责：贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策，建立、健全本单位的档案工作规章制度；指导本单位文件、资料的形成、积累和归档工作；统一管理本单位的档案，并按照规定向有关档案馆移交档案；监督、指导所属机构的档案工作。”

（四）中央和地方各级各类档案馆及其职责

《中华人民共和国档案法》第八条规定：“中央和县级以上地方各级各类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案。” 《中华人民共和国档案法实施办法》第十条规定：“中央和地方各级国家档案馆，是集中保存、管理档案的文化事业机构，依照《档案法》第八条的规定，承担下列工作任务：收集和接收本馆保管范围内对国家和社会有保存价值的档案；对所保存的档案严格按照规定整理和保管；采取各种形式开发档案资源，为社会利用档案资源提供服务。”

六、档案工作人员

（一）档案工作人员的基本素质

《中华人民共和国档案法》第九条规定：“档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。”这是用国家法律形式确定下来的我国档案工作人员的基本素质。

（二）档案工作人员应具备的知识结构

1、档案专业知识。档案工作人员应比较系统地掌握档案专业的基本知识，熟悉档案法规和标准，掌握档案工作的基本方法和技能。

2、现代科技知识。档案工作人员应掌握计算机知识与技能，应学习网络技术、信息开发技术等。

3、文史知识。档案工作人员应具有较好的语言文字水平，包括外语知识等。档案工作人员根据需要也应当学习与管理档案内容有关的历史知识。

4、本行业知识。档案工作人员在哪一行业、哪一部门，就应该熟悉和掌握那一行业、那一部门的专业知识。换句话说，就是档案工作人员要学习和掌握本单位的专业知识。

（三）档案工作人员应具备的基本能力

1、文字表达能力。文字表达能力是档案工作人员的基本功之一。其主要表现为字体的工整、美观和书写的速度。

2、信息意识能力。档案工作人员要有敏感的信息意识，广泛收集信息，精心加工、准确提供、快速传递，充分利用，以适应领导决策和社会发展的客观要求。

3、驾驭现代科技设备能力。档案工作人员要熟练使用电子计算机、打字机、传真机、复印机等设备。

4、沟通协调能力。档案工作人员要积极与领导汇报，争取他们支持，使领导对档案工作重视，并解决必要的人、财、物等实际问题；要协调好与本单位其他部门的联系，保证各部门文件材料的整理质量，并按时向档案部门归档移交。

（四）档案工作人员的奖励

《中华人民共和国档案法》第九条第二款规定：“在档案的收集、整理、保护和提供利用等

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方面成绩显著的单位或者个人，由各级人民政府给予奖励。” 《中华人民共和国档案法实施办法》第六条规定：“有下列事迹之一的，由人民政府、档案行政管理部门或者本单位给予奖励：对档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的；对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的；对档案学研究做出重要贡献的；将重要的或者珍贵的档案捐赠给国家的；同违反档案法律、法规的行为作斗争，表现突出的。”

（五）档案工作人员应具备的职业道德

档案工作人员的职业道德是指从事档案职业的人们在其档案工作中应自觉遵守的行为准则与规范。档案工作人员职业道德的具体内容，包括以下七个方面：

1、维护历史的真实面貌。第十三届国际档案大会通过的《档案工作者职业道德准则》中指出：“档案工作者的首要任务，就是维护他们所保存的档案资料的完整性，他们应该抵制来自任何方面的，为隐瞒和歪曲事实而要求窜改证据的压力”。因此，档案工作人员必须要尊重历史，尊重事实，坚持维护档案文献的完整与安全，维护档案内容的真实性和可靠性，维护历史的真实面貌。

2、忠于和热爱档案事业。只有热爱档案事业，才能忠实地履行自己的职责，认认真真、脚踏实地做好本职工作；只有热爱档案事业，才能提高对档案工作重要性、目的的认识，才能极大地激发起档案工作人员的工作热情及积极性、主动性、创造性，才能无怨无悔地付出、奉献自己的才智与心血。作为一名档案工作者，要想有地位，他必须有所作为，必须爱岗敬业。爱岗敬业是一种道德的情感，它会引起档案工作者思想深处的变化，达到以从事档案工作为荣，以做好本职工作为乐的思想道德境界。

3、具有全心全意为人民服务的精神。服务性是档案工作的基本性质，全心全意为人民服务是档案工作人员的基本行为准则。这就要求档案工作者要对每一位利用者提供积极主动、热情周到和公正的服务。

4、养成良好的保密习惯。档案工作人员应当自觉地养成良好的职业保密习惯，珍视单位给予的特殊信任，注意保护国家的安全、集体的利益及公民个人的隐私，要保证机密档案不失密不泄密。

5、树立高度的法制意识与观念。从职业道德讲，档案工作者必须自觉遵守党纪国法和档案工作各项规章制度，强化纪律观念，变约束为自觉行动。我们只有保护档案的义务，不允许有损毁、丢失国家所有档案的行为；不允许有擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有档案的行为；不允许有涂改、伪造档案的行为；不允许有擅自出卖或转让档案的行为；不允许有倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的行为；不允许有明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的行为等。

6、保持严谨细致的工作作风。档案工作是一项严谨、操作性很强的工作，这就要求我们在工作中具有高度负责的精神，要严谨细致，一丝不苟，来不得半点的马虎和粗心大意。我们在工作中出现的一些问题，究其原因，多是由于业务不熟或工作不细造成的。

7、发扬开拓进取的奋斗精神。每个档案工作人员都要进一步解放思想，树立勇于改革、大胆创新、积极进取、有所作为的新观念，在档案工作的实践中，注意适应新形势，探索新问题，研究新情况，总结新经验，才能使档案事业与国民经济和社会发展同步。

七、档案工作规章制度的编写

（一）档案工作规章制度编写的原则

档案工作规章制度编写的原则可概括为以下四个方面：

1、依据法规原则。一个单位档案工作规章制度编写，应当依据有关档案工作的法律、法规、规章、标准和国家有关方针政策，不得与法律、法规相抵触。

2、符合实际原则。一个单位档案工作规章制度编写，应当结合本单位实际情况，不得与其脱离。

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3、统一管理原则。一个单位档案工作规章制度编写，应当履行“统一管理本单位的档案”的职责，建立科学的、统一的档案工作规章制度，不宜分别按档案种类或部门编写档案工作规章制度。

4、纳入协调原则。一个单位档案工作规章制度编写，应当列入本单位规章制度或标准之中，成为其组成部分，应作为单位规章制度或标准发布，不得与单位其他规章制度或标准相互矛盾。同时，档案和档案工作方面的相关内容也应当列入单位其他相关规章制度或标准之中。

（二）档案工作规章制度编写的方法

档案工作规章制度编写的方法可概括为以下五个方面：

1、学习材料。档案工作人员要认真学习有关档案工作的法律、法规、规章、标准和国家有关方针政策，参考其他单位的档案工作规章制度。

2、调查研究。在学习有关材料的基础上，档案工作人员应进行深入细致的调查研究，了解本单位各部门工作和活动的主要内容及其形成的各种形式的历史记录。

3、草拟初稿。经过学习材料和调查研究之后，档案工作人员应进行档案工作规章制度的草拟初稿工作。

4、征求意见。档案工作规章制度的初稿拟出之后，应就其科学性和可行性广泛征求本单位各部门和有关人员的意见，经过深入的分析研究，采取正确的意见，对初稿进行修改，形成定稿。

5、审查批准。定稿后的档案工作规章制度，在本单位领导审查、履行了批准手续后，即可作为本单位的规章制度印发执行。

（三）档案工作规章制度的构成

一个单位档案工作规章制度的表现形式可以不同，可以是综合性的，也可以是单项配套的，但其构成的基本内容不应重复。档案工作规章制度的构成可概括为以下两个方面：

1、档案工作组织管理

这里所讲的档案工作组织管理，是就一个单位内部档案工作如何组织管理而言。具体包括档案工作的领导关系、档案机构及其职责和奖励与处罚等方面内容。

档案工作的领导关系。各单位在编写时，应当依法明确一位领导分工负责档案工作。 档案机构及其职责。各单位在编写时，应当依法设置统一管理本单位档案的专门机构和依法明确档案机构的职责。档案机构的职责，可以依法结合本单位实际情况确定。

奖励与处罚。各单位在编写时，应当依法和结合本单位实际情况，明确奖励与处罚的条款。

2、档案管理

这里所讲的档案管理，是指单位档案机构对档案实体和档案信息开发等项业务工作进行的管理。制度内容包括文件材料归档、档案鉴定与销毁、档案整理、档案保管与保护、档案利用、档案统计等方面内容。

文件材料归档。包括归档责任、归档范围、归档时间、归档份数、归档文件整理标准、归档手续等。

档案鉴定与销毁。包括档案鉴定的标准、组织和销毁等。

档案整理。包括档案系统分类、档案检索等。

档案保管与保护。包括档案的库房管理、安全检查、技术保护等。

档案利用。包括档案的利用范围、利用方式、利用要求、借阅手续、编写参考资料和保密要求等。

档案统计。包括档案统计的指标、时间、要求和档案工作原始记录的管理等。

复习思考题：

1、什么是档案？什么是文书档案？什么是科技档案？什么是专门档案？

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2、简述档案工作的基本原则。

3、简答档案工作规章制度的构成。

文书材料归档与整理

主讲人：张颂春

一、《归档文件整理规则》概述

1、实施的时间。《归档文件整理规则》属我国档案的行业标准（DA/T22—2000）。为适应档案管理现代化的需要，规范归档文件的整理方法，提高工作效率，该标准从改革我国传统的文书立卷方法出发，对归档文件整理的原则和具体方法做出了规定，为归档文件整理工作提供了技术依据。在“简化整理，深化检索”的客观需求下，国家档案局于2000年12月6日颁布了《规则》并于2001年1月1日实施。这是我国档案工作改革的重大举措。市档案局于01年在市直进行试点，02年在市直推开，县、区进行试点。03年起市直的所属单位和县、区直属单位全面实施。

2、适用的范围。各级机关、团体和其他社会组织（社会—以共同的物质生产活动为基础面相互联系的人们的总体。组织—按照一定的目的、任务和形式加以编制。如组织起来。也指所编制的集体，如工会组织）；仅限于文书档案的整理。

3、实施的意义。《规则》取消了组卷的环节，以“件”为单位进行整理和保管。的确很有实用意义。

一是缓解工作压力,提高工作效率.《规则》的实施，使归档工作可结合日常文书处理同步操作，即“随办随归”，简化手工劳动。克服检索途径可靠性差，在立卷上投入精力过多等弊端。使档案人员可以把时间和精力投入到完善利用服务功能上来，更好地满足档案的服务需要。

二是节省物力，减少财力投入。《规则》推行文件级管理，不再对档案原件实施形式上的加工。取消了卷皮，直接装盒，不仅节约购置卷皮资金， 同时也相应减少对档案装具的需求和库房资金的投入。缓解了档案工作在财力投入上的压力。

三是保证进馆档案质量，有利于档案的社会开放。传统的案卷内不同的文件在密级、价值等方面也不尽相同，利用者可能接触到不属于利用范围的内容,既不利于保密，也影响其他档案的使用寿命。《规则》推行文件级整理，很好地解决这些问题，为馆藏档案向社会开放铺平了道路。

四是提高档案的查全、查准率、方便鉴定销毁及应用计算机文档一体化管理等都奠定了良好的基础。有利于档案部门发挥“收全、管好、用活”的职能。因此说，《规则》是顺应社会发展需要的产物，是使档案更有效地服务于经济建设和各项事业的必然需求。

4、归档文件——是立档单位在其职能活动中形成的并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料．

5、归档文件整理——将归档文件以“件”为单位进行装订，分类，排列，编号，编目，装盒，使之有序化的工作过程．

6、整理原则——遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用（时间、内容、相互关系等）．

7、质量要求——归档文件应齐全完整。已破损的文件应修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。整理长期以上保管期限的归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

二、归档文件的整理方法

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工作程序：①件的确定；②归档章内容的填写；③装订（件内文件）；④分类（按年度和期限）；⑤排列（机构或问题—时间顺序—重要程度）；⑥编号（永、长、短三个顺序号）；⑦编目（编制目录）；⑧装盒。

（一）件的划分“件”是归档文件的整理单位，原则上单份文件为一件。具体情况可根据需要，按下述方法处理（区分5种情况）：

1、正本与定稿，为一件，正本与附件为一件，正本与文件处理单为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件。

2、来文与复文。同年度的（请示与批复、来函与复函）一件；跨年度的作为两件分别存放于形成年度，并在各自的“归档文件目录”备注栏中分别注明。

3、成册的材料,书刊、简报、图册、报表、名册、会议纪要、会议记录等成套性材料一册为一件；采用活页用纸的会议记录，一次会议的记录为一件。

4、不宜分开的材料，如：一个会议的文件、案件材料、行政审批材料等视其数量多少，可以分别作为一件或多件；

5、格式相同的单页表格，如登记表、审批表等，此类表格多份合并为一件的，要遵循方便利用的原则，可按一定的特征组合成一件，（像涉及人员的审批材料，可按区域、系统、部门、职务、职称等等）。

件的划分总体讲是灵活的，要根据各单位及文件材料的具体情况来确定。

(二)归档章的使用。归档文件按“件”确定之后，在归档文件首页的上端空白处加盖归档章。 对于珍贵文件，如领导、名人的题字、题词等，要编制文件说明，与文件同时存档，并在文件说明的上方空白处加盖归档章。下面介绍下归档章的内容和填写方法：（视图：长45mm,宽16mm）

全宗号：上栏左侧，填写档案馆给立档单位编制的全宗代号（全宗是一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。即一个单位全部档案的总和。全宗号，全宗的代号，由档案馆编制，一个单位全部档案的代号）。

年度：上栏中间，用四位阿拉伯数字标注文件的归档年度。

室编件号：（件号，即文件的排列顺序号）上栏右侧，填写立档单位当年同一保管期限文件的排列顺序号。

*机构或问题：下栏左侧，全宗内档案按机构或问题划分档案种类的，填写机构或问题的规范化简称。

保管期限：下栏中间，填写归档文件的保管期限。

（目前，仍然执行国家局1987年颁发的《关于机关档案保管期限的规定》，即永久、长期、短期三个期限。2000年11月国家档案局下发了《关于机关文件材料归档范围和档案保管期限的规定》征求意见稿（档办[2000]121号）期限分为永久和定期，定期内又分为50、30、15和5年四个期限；省档案局于2001年下发了《吉林省机关文书档案保管期限的规定》试行标准，期限分为永久和定期。我们有的单位八十年代中期实行了“三位一体”的两分法，这些单位实施《规则》时，取消“三位一体”立卷用纸。期限上仍然延续永久、定期两分法，待国家局的档案保管期限新规定实施后再行落实办法。）

*馆编件号：下栏右侧，进馆时按档案馆要求填写。

（三）装订方法——“件”内文件的装订。归档文件要按件装订。从整体上确定“件”的形态。用来固定文件的页数，便于保管和利用。装订时正本在前，定稿在后；复文在前，来文在后；正件在前，附件在后。长期以上的归档文件要用符合档案保护要求的材料装订。 一是粘贴，粘贴位置在文件左上角；二是线订，对文件份数较多的组合件，可附上文件封皮，用“三点一线”的方法在文件左侧装订。由印刷厂装订的文件、书刊等材料可不再重新装订。 多份文件组合成件的要加订文件封皮，这里介绍下文件封皮填写方法(A4纸型)，包括题名

档案人员基本业务知识

和归档章两个栏目。题名要填写完整的文件标题。没有标题或标题不规范及组合件都要重新拟制标题，拟制标题以能准确揭示文件主要内容为准，并加“[ ]”。会议材料要体现会议名称和文件的对应关系。

（四）分类，归档文件采用年度—保管期限进行分类，即先将归档文件按其形成年度分开，同一年度的按保管期限分开。

（五）排列，同一年度、同一保管期限的归档文件按机构（或问题）排列；同一机构（或问题）的按事由结合时间、重要程度等排列。

（六）编号，同一年度、同一保管期限的归档文件编制一个顺序号。即按现行保管期限的种类，每年要编制永久、长期、短期各自独立的流水号。提请各位注意，这是我们长春地区文书档案立卷改革变化较大的地方。

（七）编制目录 归档文件按照分类方法和室编件号顺序编制归档文件目录。同一年度同一期限的归档文件编制一本目录。如果同一年度内两种不同期限的两套目录合订为一本，不可省略单独成本装订时的用表。

一本归档文件目录由目录封面、目录和备考表组成。用纸幅面为A4型（长297mm,宽210mm）归档文件目录编制结束后，为避免损坏应使用文件夹夹起来。下面分别介绍三种用纸的填写内容及方法。

1、归档文件目录封面（视图），包括四个项目，全宗名称，填写立档单位规范化简称或全称；年度、保管期限、机构或问题填写内容和方法与“归档章”相同。

2、归档文件目录（视图），在“归档文件目录封面”之后，包括七个项目。

件号：填写方法同归档章的室编件号。

责任者：用全称或规范化简称填写制发文件的组织或个人作者。联合发文的以文号单位为准；组合件以排列的首份文件责任者为准。

文号：填写文件的发文字号。要照实抄录，代字、年度、顺序号均不得省略。

题名：填写内容与方法与“文件封皮”题名项的填写方法相同。

日期：用八位阿拉伯数字填写文件制成时间，文件没有月、日的用“0”顶位。填写空间不够，表示月、日的数字可以回行填写，即写两行。例如：成本会议记录为一件时，登记日期项标注记录的形成年度，月、日以“0”顶位；一年内相同内容形成多本记录的，在标题上标注起止月份。次年填报的报表，登记日期以报表填报时间为准。

组合件填写件内最后形成文件的时间。例如：两份以上文件组合成件的，以装订时排前的文件日期为准（即以复文、正本、正文的日期为准），复文在前来文在后，登记时间以复文日期为准。

页数：用阿拉伯数字填写该份文件的总页数（含发文用纸、文件处理单）。改革后的归档文件不用单独编写页号，但要累加页数，防止在管理和借阅中散失丢页。组合件的页数为每份文件页数的总和。计算页数时以文件中具有图文的页面为一页。

备注：填写该文件需要补充和说明的情况。包括密级、缺损、修改、补充、销毁情况等。

3、归档文件目录备考表（视图）位于“归档文件目录”后，有七个项目：

全宗号、年度的填写内容与方法同前。

目录页数：填写归档文件目录的总页数。

登记件数：填写归档文件目录中件号栏的尾数。

情况说明：填写文件目录在形成及管理中需要说明的情况。

编制人：归档文件目录形成的责任人签名。

编制时间：用八位阿拉伯数字填写文件目录编制的时间。

（八）装盒将归档文件按保管期限和室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊与备考表项目。不同保管期限的归档文件不允许装入同一档案盒。

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1、档案盒封面（视图，长310mm,宽220，高分20mm、30mm、40mm），全宗名称栏加盖立档单位全称或规范化简称条形印章。

2、档案盒脊背（视图），包括六个项目。填写方式采用档案部门规定的印章加盖。全宗号、年度、保管期限、机构或问题四项的填写内容同前。

起止件号：用阿拉伯数字印章在档案室栏中加盖盒内排列最前和最后文件的件号，并用破折号相连。

盒号：用阿拉伯数字印章依序加盖年度内同一期限档案盒排列序号。

3、盒内备考表（视图），包括四个项目：

情况说明：填写盒内归档文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

整理人：整理该盒归档文件的责任者签名。

检查人：本单位负责检查归档文件质量的责任者签名。

时间：用八位阿拉伯数字填写归档文件整理完毕的日期。

（九）归档文件封套使用 （选择使用）用于保护归档文件而设的盛装物。如果使用，封套内不可存放多件归档文件，封套面右上角的归档章项目不用填写，装入封套内的归档文件必须加盖归档章并填写相应内容。

（十）归档文件登记表的填写 用于对不经过收发文登记的文件材料归档登记使用。其目的主要是区分应该归档的文件是否交接归档的责任。它设有五个项目：

序号：填写材料归档的排列顺序号。

题名：填写归档文件的标题。

归档时间：填写文件材料归档的日期。

份数：填写同一文件归档的数量。

归档人：归档文件材料的移交人签名。

三、应用计算机管理档案

当今世界，科技的发展突飞猛进、日新月异。据美国媒体03年7月5日报道，一个由世界各地9名顶尖科学家组成的科研小组日前完成一项重大的生物工程学突破：他们为一位名叫卡雷尔的男子在后脑勺中植入“有机的USB接口”。该男子的大脑现可直接操纵一系列电脑外设，包括CD光驱、扫描仪、打印机等。据科研人员称，接受手术之后的卡雷尔智商高达265，成为“世上现存的最聪明的人”。

进入新世纪后，大家耳熟能详的新名词多的是：像计算机、网络、电子邮件、电子政务、电子商务等等。电子政务即在网上办公，电子商务即在网上进行买卖交易。家有计算机并上网的人，可以足不出户既可买卖自己需求和出让的物品。8月份中央电视台的“科技搏览”节目介绍，目前国内十多条航线已应用电子机票，到2030年，国内将有60%的航线实现网络购票。

随着科学技术的发展、社会信息化及电子政务的出现，档案管理必将由手工方式向现代化过渡，最终实现档案管理现代化。国务院办公厅02年发布了《电子公文传输管理暂行办法》、国家档案局和中央档案馆下发了《关于认真贯彻〈电子公文归档管理暂行办法〉的通知》（档发[2003]6号）。

电子文件——在计算机系统中生成的社会活动记录。即以数码形式记录在磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件，称为电子文件。 备份——将归档的电子文件拷贝到耐久性好的载体上，一式三套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。

（一）应用计算机及其网络技术的优势：（与传统的档案管理方法相比）

1、电子文件载体密度大，容量大，存储空间小。一张1.44MB软磁盘可容纳文体文件150万字节，相当于70万个汉字；一张650MB的CD光盘可存储400余张1.44m的软磁盘，相

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当于3亿个汉字；而一张DVD光盘一般在5~12G的容量,相当于10~20张CD光盘、30亿个汉字。

2、电子文件可共享性强，通过计算机网络系统能同时提供给众多用户利用；这在纸质文件的传阅上是无法办到的。

3、电子文件网上传输速度快，可利用其非实体归档的特性，应用网络技术，短时间内完成电子文件的收集、整理归档等任务。一封千字左右的电子邮件，经网络传输可在几分钟之内，传递到全球任何拥有计算机并联网的地方。

（二）计算机技术在档案部门的应用范围

1、档案目录信息计算机管理——档案目录信息管理是档案管理中最基础的一项任务。它对计算机软硬件要求不高，投资不大，在档案目录信息数据的准备和检索软件设计上尽可能提高检索速度和查准率、查全率。

2、文件、档案一体化管理——随着计算机进入办公室，文件处理和档案管理两个阶段工作联系更加紧密。文档一体化管理系统，几乎包括了文件处理和归档的全部业务工作，节省人力及时间，提高工作效率。

3、档案全文存储与检索——电子文件及电子档案的出现，档案全文储存及检索将会急骤增多。国家档案局在《全国档案信息化建设实施纲要》-2002，要求加快档案目录数据库和全文数据库建设，以满足社会利用档案快速检索的需要。

4、多媒体档案信息集中统一管理¬——计算机多媒体技术指对文字、图形、声音、静态图像、动态影像等信息进行集中统一处理的综合性技术。它以数字压缩技术为基础，一般采用大容量光盘为存储器。

5、档案业务计算机辅助管理——它是指档案管理的各个环节工作内容。应用计算机系统掌握档案业务工作的管理信息及动态变化情况，对提高档案管理工作效率和增强预测能力将会起到非常重要的作用。目前已有计算机“全国档案事业基本情况统计系统”、“档案借阅归还系统”等应用软件。我局与北京市博阳信息工程研究所开发的《GE2004档案管理》软件兼顾档案新老管理方法、电子目录和全文数据储存的计算机辅助管理软件。

6、档案编研计算机辅助管理——帮助编研人员选题、筛选和摘录档案内容、在网络上远程传递等等，可加快档案编研速度、提高编研质量、推动档案编研工作的开展与深化。

7、用于档案保护及库房管理——应用计算机实时控制技术，对库房的空调、去湿等设备控制，达到自动调节温湿度的目的；也可进行自动监控消防设备、实施火灾报警等等，为延长档案寿命做出重要贡献。

8、办公计算机化——档案行政和档案实体管理部门应用计算机技术可进行收发文、统计分析及预测、数据积累、财务、设备管理等一系列工作，提高档案行政管理效率和业务管理水平，促进档案事业的发展。

（三）《GE2004档案管理》软件。

《规则》的实施为档案管理现代化提供了基础保障，按《规则》要求，除必要的手工劳动外，归档文件整理的各环节均可由计算机自动或辅助完成。因此，在《规则》实施过程中，市局建议，凡是拥有计算机的单位均应力争使用计算机进行归档文件的整理，最大限度的利用现代化办公手段为档案管理服务，提高工作效率。

《GE2004档案管理》软件，兼顾《规则》实施前、后的文件处理、归档文件整理和档案案卷管理，包括文书、财会、科技等门类档案的管理，满足了文档一体化的管理要求。保持了文件整理归档的连续性和适应性。应用计算机档案管理软件是加速档案管理现代化进程的必然手段。

本软件运行系统要求：Windows2000以上的操作系统。

系统特点：

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1、将计算机技术与文书处理、档案管理业务紧密结合，以提高工作效率、和服务质量为目的， 尽可能提高档案管理的自动化水平，减轻文书和档案人员的工作负担。系统结构合理，针对性强,功能齐全，使用方便，易于掌握。

2、公文、档案检索方便。本系统在检索方面，即可明确检索，也可模糊检索，用户可多角度利用文件和档案信息，并可通过检索功能进行自动编目。

3、使用本系统管理文件和档案，用户可打印出标准的公文处理和档案整理所用表格， 将文书和档案人员从抄抄写写中解脱出来，而且打印出的目录、卷皮等表格整齐美观。

4、系统具有电子文件归档和电子档案管理的功能，不仅检索文件目录，也可查阅电子文件原文。

复习思考题：

1、什么是归档文件？

2、《归档文件整理规则》是什么时间实施的？它限于什么档案的整理？

3、简述全宗号、年度、室编件号、保管期限在归档章上的填写位置。

科技文件材料归档与整理

主讲人：冰寄川

一、科技文件材料归档责任

1、单位业务部门指定人员负责科技文件材料形成、积累、整理和归档工作。

2、单位档案部门或档案工作人员，负责对本单位业务部门的科技文件材料形成、积累、整理和归档工作进行监督、检查和指导。

二、科技文件材料归档范围

（一）产品文件材料归档范围

1、产品开发阶段：产品开发研制报告，产品可行性分析报告，产品开发规划、方案等材料。

2、产品设计阶段：产品计划任务书，全套产品图，产品工艺、工装图样、工艺规程等材料。

3、产品试制阶段：产品试验计划、报告、试制总结，产品原材料检验、鉴定材料，产品生产许可证等材料。

4、产品生产阶段：工艺、工装和产品图纸及技术文件更改材料等。

5、产品创优阶段：产品创优申请、评定等材料。

6、产品销售阶段：产品的说明书、合格证、各种明细表，产品销售调查报告、用户意见反馈单，产品商标、广告等材料。

（二）科研文件材料归档范围

国家档案局和国家科委发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》规定，科研文件材料的归档范围主要包括：

1、科研准备阶段：科研课题审批文件、任务书、委托书、开题报告、调研报告，方案论证和协议书、合同等材料。

2、研究实验阶段：各种载体的重要原始记录、实验报告，计算材料，专利申请的有关文件材料，设计文件、图纸，关键工艺文件，重要的来往技术文件等材料。

3、总结鉴定验收阶段：工作总结，科研报告，论文，专著，参加人员名单，技术鉴定材料，科研投资情况，决算材料等材料。

4、成果和奖励申报阶段：成果和奖励申报材料及审批材料，推广应用的经济效益和社会

档案人员基本业务知识

效益证明材料等材料。

5、推广应用阶段：推广应用方案、总结，扩大生产的设计文件、工艺文件，生产定型鉴定材料，转让合同，用户反馈意见等材料。

（三）基本建设项目文件材料归档范围

国家档案局和国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》规定，基本建设项目文件材料的归档范围主要包括：

1、工程前期准备阶段：项目建议书及批复，可行性研究报告，项目评估，设计任务书、计划任务书，工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告及环境气象材料，征用土地批准文件及红线图，拆迁、补偿协议书，承发包合同、协议书，招标、投标、租赁文件，施工执照，环保、消防、卫生等文件，水、暖、电、煤气供应协议书等材料。

2、工程设计阶段：工程设计方案及报批文件，工程技术设计图纸，设计计算书，工程概（预）算书，工程施工图、施工图设计计算书，设计评价、鉴定及审批工程管理文件等材料。

3、工程施工阶段：土建施工文件（主要有设计变更材料、基础工程施工图、隐蔽工程验收记录、竣工报告和竣工验收报告等材料），设备及管线安装施工文件（主要有设计变更材料、设备安装质量检查、管线标高位置材料、隐蔽工程验收记录、竣工报告和竣工验收报告等材料），电气仪表安装施工文件（主要有设计变更材料、调试安装鉴定记录、竣工报告和竣工验收报告等材料）。

4、工程竣工验收阶段：项目竣工验收报告，全部竣工图，项目质量评审材料，工程现场声像材料，竣工验收会议决议文件，工程决算等材料。

（四）设备仪器文件材料归档范围

长春市档案局和长春市经济委员会发布的《长春市工业交通企业设备档案管理工作规定》规定，设备仪器文件材料的归档范围主要包括：

1、购置引进自制阶段：国内购置设备文件（购置合同、设备开箱随机材料等），国外引进设备文件（项目建议书及批复，可行性研究报告，投标、谈判、出国考察、资金审批、开箱随机材料及其译文和译制图等），自制设备文件（设计任务书及审批材料、设计方案、设计计算书、设计说明书、全套设计图等）。

2、安装调试阶段：委托安装合同，安装基础图，动力配线及水、气等管网图，安装技术性和竣工验收等材料。

3、使用维护阶段：设备仪器使用维护中的各种记录，设备技术、安全操作规程等材料。

4、更新改造阶段：设备更新改造审批文件，设备报废、出租、转让审批文件，更新改造有关图纸等材料。

三、科技文件材料归档时间

确定科技文件材料归档时间的基本要求是：各单位应当按照既要确保应当归档科技文件材料的完整与安全，又要方便有关部门对现行科技文件材料使用的原则，结合本单位实际情况选择确定各类文件材料的归档时间。科技文件材料归档时间可选择确定有以下几种方法：

1、按项目结束时间归档。是指在一项基建工程竣工验收、一项科研课题或一个产品鉴定结束后归档。

2、按子项结束时间归档。是指在一个项目中按其子项结束后归档。

3、按工作阶段归档。是指周期性较长的项目可按其工作程序中的一个工作阶段完成后归档。

4、按年度归档。是指周期性较长的项目或科技管理性文件材料可在每年的上半年将上一年度形成的材料归档。

5、随时归档。是指随办随形成随时归档。

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四、科技文件材料归档的份数和手续

1、科技文件材料归档的份数。凡是需要归档保存的科技文件材料，一般归档一份。重要的和使用频繁的科技文件材料，应根据需要，制作一份或两份以上副本，随同正本一起归入档案室，专供日常借阅使用。

2、科技文件材料归档的手续。交接双方应依照归档目录，逐卷清点核对并由接收人检查案卷质量。在数量和质量无误的前提下，交接双方要分别在归档目录签字盖章。

五、科技文件材料归档的控制措施

1、实行“三纳入”。“三纳入”，是指各单位应当把科技文件材料的形成、积累、整理和归档纳入科技工作程序；纳入科研、生产、基建等计划；纳入有关部门和有关人员的职责范围。

2、实行“四同步”。“四同步”，是指各单位在开展各项工作时与建档工作同步。即：下达计划任务同时提出科技文件材料的归档要求；检查计划进度同时检查科技文件材料形成情况；评审鉴定成果同时验收鉴定档案材料的完整、准确、系统情况；上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提取考核，档案部门同时出具专题归档情况证明材料。

3、实行“五参加”。“五参加”，是指各单位档案部门应当参加本单位重要计划工作会议；参加工程竣工验收工作；参加设备开箱工作；参加科研课题成果鉴定会；参加产品鉴定会。

六、科技文件材料的立卷

科技文件材料的立卷，应依照国家档案局2000年颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》标准执行，结合本地区、本系统、本单位的实际进行组卷。

（一）组卷原则

科技文件材料组卷原则是：遵循科技文件材料的形成规律，保持案卷内科技文件材料的有机联系，便于档案的保管和利用。

（二）组卷要求

1、案卷内科技文件材料内容必须准确反映生产、科研、基建、设备及其管理活动的真实情况。

2、案卷内科技文件材料要齐全完整、准确。

3、案卷内科技文件材料的书写材料要符耐久性要求。

（三）组卷方法

1、直接针对具体项目的管理性科技文件材料放入所针对的项目里组卷。

2、产品、科研课题、基建项目、设备仪器科技文件材按其结构或阶段等分别组卷。

3、引进项目中的成套科技文件材料可不拆散组卷。

4、一个单位保存一套相关的通用图、标准图，并单独组卷。

5、底图以张为单位单独保存和管理。

6、产品更新换代或更换零部件时，保留新形成的科技文件材料并单独组卷排列在原产品案卷之后。

7、设备维修中形成科技文件材料单独组卷。外购设备中随机文件材料可以单独组卷。

（四）案卷内科技文件材料的排列

1、图样（纸）材料的排列

图样材料的排列有二种情况：一是对有图样目录的图纸排列，可以按图样目录的顺序进行排列；二是对于没有图样目录的图纸，可以按总体与局部的关系顺序进行排列。如机械产品图纸可以按总图—组件图—部件图—分部件图—零件图的顺序进行排列；基建工程图纸可以按总平面图—系统图—平面图——样图的顺序进行，也可以按建筑—结构—电气—水暖—通风—装饰的顺序进行排列；气象、水文图样也可以按图样的比例尺大小的顺序进行排列，也可以按其反映的地域顺序进行排列。

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2、文字材料的排列

（1）按工作程序或阶段排列。产品类案卷按产品开发设计、工艺、工装、加工制造、生产定型等工作程序，或按其产品系列、结构排列；科研类案卷按科研准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定验收阶段、成果和奖励申报阶段、推广应用阶段排列；基建类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计、工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列；设备类案卷按设备依据性材料、外购设备开箱验收、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维修等排列。

（2）按重要程度排列。既重要的文字材料在前，次要的文字材料在后。如科研课题材料，成果的在前，原始记录和中间性材料在后的顺序进行。

（3）按时间顺序进行排列。时间形成早的在前，晚的在后。

（4）按逻辑关系排列。如来文和复文、正文与原稿，其顺序是复文在前，来文在后；正文在前，原稿在后。

（5）对于有译文的外文科技文件材料，其排列顺序应是译文在前，原文在后。

3、图文混合材料的排列顺序

既一个保管单位内既有图样，又有文字材料，其排列顺序一般是文字材料在前，图样材料在后。

（五）案卷的编目

1、卷内科技文件材料页号的编写。卷内科技文件材料均以有书写内容的页面编写页号。 单面书写的科技文件在其右下角编写页号；双面书写的科技文件材料，正面在其右下角、背面在其左下角编写页号。

图纸页号编写在图纸标题栏外面。

成套图样或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录或代替卷内目录，不必重新编写页号；与其他科技文件组成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必对其重新编写页号，只在目录备考中注明总页数。

卷内目录、卷内备考表不用编写页号。页号编写采用铅笔书写。

2、案卷封面的编制。案卷封面，是以一定的格式概要介绍案卷内科技文件内容与特征的一种工具。它对案卷内科技文件起着保护作用。科技档案案卷封面分为两种形式，一种印制在卷盒的正表面，另一种印制在可与卷内文件材料装订在一起的内封面上。案卷封面的内容包括：案卷标题、立卷单位、起止日期、保管期限、密级、档号、档案馆号等七个项目。

（1）案卷题名：又称案卷标题，它是案卷内科技文件的综合名称。在拟写时要简明、准确、完整地揭示卷内科技文件的内容。一般由立卷人拟写。案卷题名主要包括项目名称（或代字代号）和项目的组件、部件或结构、阶段、专业名称（科技文件的内容特征）及科技文件的名称三部分组成。如：长春市档案馆电气竣工图

（2）立卷单位：应填写负责科技文件材料组卷的部门或项目的负责部门。

（3）起止日期：应填写案卷内科技文件形成的起止时间。

（4）保管期限：应依据有关规定填写组卷时划定保管的期限。（永久、长期或短期。）

（5）密级：依据保密规定填写划定的机密等级。即绝密、机密、秘密等。有就填写，没有可以不填写。

（6）档号：应填写全宗号、档案的分类号和案卷顺序号。如：50 S C620—1，其中50是某单位的全宗号，S C620是某单位设备档案的分类号，1是案卷顺序号。

（7）档案馆号：应填写国家档案行政管理部门赋予的档案馆代码。

3、案卷脊背的编制。案卷脊背项目有保管期限、档号、案卷题名等内容。填写方法及要求与案卷封面的编制相同。

4、卷内目录的编制。卷内目录位于卷内科技文件材料首页之前。其内容包括：序号、

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文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页号、备注等7项。

序号：指该件文件在案卷内的排列顺序号。用阿拉伯数字从“1”开始依次标注卷内科技文件材料件数的顺序。

文件编号：填写科技文件材料的文号或图样的图号、设备代号、项目代号等。

文件材料题名：填写每件科技文件材料标题的全称，一般应照实抄录。个别的不能反映科技文件材料内容的标题，要重新拟定一个，放在原标题之后并加上括号。

日期：填写科技文件材料的形成日期。如2003年7月28日则填写为20030728。

页号：填写每件科技文件材料首尾页上标注的页号。

备注：对有关科技文件材料的特殊情况或其他事项的说明。

5、卷内备考表的编制。卷内备考表是用来记载和说明归档前后案卷内科技文件材料基本情况和变化情况的表格。卷内备考表排列在卷内科技文件材料之后。其内容包括：互见号、说明、立卷人及日期、检查人及日期。

编制时，互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号，档号后应注明档案载体形式并用括号括起。说明包括案卷内科技文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题，如卷内文件的更改、补充、移出、缺损、销毁等问题。立卷人及日期应由立卷人签名并填写完成立卷的日期。检查人及日期应由案卷质量审核者签名并填写审核的日期。

6、案卷的装订。案卷可采用装订和不装订两种形式。凡采用内封面形式的案卷均应进行装订。不装订的案卷，应在卷内每件科技文件材料首页的右上角加盖档号章。

装订案卷时，案卷内不同幅面的科技文件材料要折叠为统一幅面，破损的要先修复。幅面一般采用国际标准A4型或B5型。图纸采用手风琴式折叠成A4幅面，图纸的标题栏外露在右下角。案卷内不允许有金属物。

七、科技档案的整理

科技档案整理工作的内容，主要包括科技档案的分类、案卷的排列和编制科技档案号。

（一）科技档案的分类

科技档案的分类一般分两步进行。第一步：对库藏的全部科技档案，按种类设置一级类目或大类。如将某单位全部科技档案划分为科研档案、产品档案、基建档案和设备档案四个一级类目或四大类。第二步：对每种科技档案进行分类。科技档案最基本的分类方法有六种：

1、工程项目分类法。工程项目分类法的特点是同一个工程项目的全部科技档案集中在一起，反映一个工程项目全貌，便于按照工程项目查找和利用科技档案。它适用于对基本建设档案的分类。工程项目分类法就是把本单位的全部基建档案，按工程项目为分类单元，划分科技档案类别的方法。

2、型号分类法。型号分类法，是指将一个单位的全部产品档案、设备仪器档案按产品或设备的不同种类、不同型号划分类别的方法。型号分类法特点是同一个型号的产品档案或设备仪器档案集中在一起，保持其完整成套，反映一个产品或一个设备的全貌及其各个部件的性能、结构，便于成套地利用产品档案和设备仪器档案。它适用于对产品档案或设备仪器档案的分类。

3、课题分类法。课题分类法的特点是同一个科研课题档案集中在一起，能够系统地反映出科研课题的全部工作活动和历史过程，便于按课题保存和查找利用档案。它适用于对科研课题档案的分类。课题分类法，是指将一个单位的全部科研档案按独立的课题划分类别的方法。

4、专业分类法。专业分类法，是指将一个单位的全部科技档案按其所反映的不同专业性质划分类别的方法。专业分类法的特点是同一专业性质的科技档案集中在一起，便于从专业角度查找和利用科技档案。它适用于对标准化、通用化的科技档案的分类。

档案人员基本业务知识

5、时间分类法。时间分类法，是指按科技档案形成时间或档案内容所反映的时间特征划分类别的方法。时间分类法的特点是把相同时间内形成的或反映相同时间的科技档案集中归类，便于按时间查找和利用科技档案。它适用于水文、气象、天文、地震等常规观测档案的分类。

6、地域分类法。地域分类法，是指按科技档案所反映的地域特征划分类别的方法。地域分类法的特点是同一地理区域的科技档案集中在一起，分类比较稳定，便于对该地区范围内有关的自然现象或问题进行研究分析，按地域查找和利用科技档案。它适用于气象、水文、地质、测绘、地震、城乡规划、城市建设档案及水利规划、水利工程档案等的分类。

（二）科技档案案卷的排列

科技档案案卷排列的方法较多，但归纳起来主要有两种基本方法，即分类排列法和流水排列法。

1、分类排列法。分类排列法是按照科技档案分类方案规定的类目体系进行的。

2、流水排列法。流水排列法具体分为两种：一种是大流水排列案卷，即在科技档案一级类目（大类）内不再分类，完全按照接收案卷的先后顺序依次排列案卷；另一种是分类流水排列案卷，即先对科技档案进行基本种类的划分，然后在类别之内进行流水排列案卷。

（三）科技档案档号的编制

科技档案的档号，是指科技档案案卷的编号。它是以字符形式反映科技档案分类和案卷排列顺序的一组代码。其基本模式是：

科技档案档号＝科技档案分类号＋案卷顺序号

科技档案分类号由各级类目的代字、代号组成。其中代字使用汉语拼音或英语字母，代号使用阿拉伯数字。案卷顺序号一般在同一项目中的最后一级类目的案卷编定一个案卷顺序号。科技档案的档号编制示意图，如3 2—1。其分类之间用实点隔开，分类号与案卷顺序号用“—”联接。

复习思考题：

1、简述科技文件材料归档责任。

2、简答科技文件材料归档时间。

3、试述科技文件材料归档的控制措施。

4、简答科技文件材料组卷要求。

5、科技档案案卷题名的构成。

6、科技档案档号的构成。

会计核算材料归档与整理

主讲人：张颂春

一、会计档案概述

会计档案在我国历史上源远流长。新中国成立后，党和政府非常重视会计档案工作，专门制发了一些办法和规定。1984年6月，财政部和国家档案局联合颁发了《会计档案管理办法》。1985年1月，《会计法》出台。为适应市场经济体制的发展，1998年10月财政部和国家档案局又重新修订了《会计档案管理办法》（财会字[1998]32号）。1999年10月，《会计法》又行修订。修订后的两个法规是我们依法管理会计档案的重要依据。

1、概念

①会计档案—是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。

档案人员基本业务知识

②会计核算材料是各单位财务管理部门在财经活动中，按照一定的规律和程序而直接形成的各种财经信息材料的总称。

2、归档范围 —归档是会计档案管理的前提和基础。归档时要遵循会计核算工作的规律，力求归档及时、完整和准确。

会计档案属于专门档案，只有会计凭证、会计帐簿和财务报告等核算专业材料（银行存款余额调节表、银行对帐单等），才属于会计档案的归档范围。它包括纸质材料和磁性、光盘等介质材料。而在财务管理活动中形成的其他文件材料，如政策法规、财务计划、工作总结、请示批复、制度办法等，均不属于会计档案归档范围，应按文书档案管理办法执行。 根据《会计档案管理办法》，会计核算材料的归档范围应包括：

①会计凭证。会计凭证是在会计核算活动中形成的，用来记录经济业务、明确经济责任、作为记帐依据的书面证明。 按填制的程序和用途可分为原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、其他会计凭证。

原始凭证——是经济活动发生的最初书面证明，如发货票、收货单、银行通知书等；它是经济活动的基本记录；是会计档案的原始材料和重要依据。原始凭证按其来源可分自制和外来两种。

记帐凭证——是会计部门为简化记帐手续，根据原始凭证编制的一种记帐凭证。这是分录经济业务，控制原始凭证和记录帐簿的直接依据。

②会计帐簿。会计帐簿是以会计凭证为依据，连续、系统、全面地记录经济业务的簿籍，是编制财务报告的重要依据。

会计帐簿分为：总帐（也称总分类帐）、明细帐（如现金日记帐、银行存款帐、经费支出明细帐等）、固定资产帐、辅助帐簿（也称备查帐簿）等。

（总帐：它是概括资金运用和资金来源增减变化的总括帐簿，反映资金全貌，考核资金平衡，控制所有帐簿。明细帐：是根据会计科目设置(分类记帐)，反映各种资金运用、资金来源、费用、成本和收入明细情况的帐簿。日记帐：又叫序时帐(时间顺序记帐)，包括库存现金和银行存款日记帐，也就是现金帐和银行存款帐。）

会计帐簿在外形上有三种：订本式、活页式、卡片式。

③财务报告。财务报告是根据日常会计核算材料定期编制的，综合地反映一定时期的资产、负债的所有者权益状况，以及某一特定时期的经营成果和现金流动情况的书面文件。

财务报告是非常重要的核算材料。它的种类很多，按报告的编制时间分为：月报、季报、年报。按编制单位可分为单位财务报告、财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告；在归档中需要注意的是，会计报表、附表及相关的编制说明，文字补充材料，都应该视为财务报告的组成部分，一并归档不要遗漏。

会计报表是反映单位和部门资金运用和财务情况的报告，也是对单位和部门经济活动的全面总结，为了便于单位领导和上级主管部门了解情况和提出改进意见，在报送会计报表时还要编写决算说明书。编写的要求是：对年度进行全面分析、对季度的说明要抓住重点问题进行扼要分析、对月份决算一般不编写说明书，但要有突出的问题，也应作简要文字说明。 ④其他核算材料。有《会计档案管理办法》中规定的银行存款余额调节表、银行对帐单和其他应保存的会计核算专业材料，如会计档案移交、保管、销毁清册（或叫三种目录）。

3、归档时间—是指会计机构将会计核算材料按照归档要求整理后向本单位档案机构移交的时间。各单位应当按照既要保证会计档案的完整与安全，又要方便财务部门查阅的原则来确定归档时间。《会计档案管理办法》规定：“当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。”一般情况下，当年形成的会计核算材料，在会计年度终了后，即应整理归档。 在执行归档时间时应注意两点：

档案人员基本业务知识

①每个单位应明确会计档案具体的归档时间。档案部门应与会计部门进行协商，从实际出发，确定会计核算材料在会计部门保存的时间，并列入会计档案管理制度，以便于实施。

②虽然会计核算材料的实体可暂由会计机构保管一段时间，但是每年年初，会计部门应把上一年的会计档案保管清册（案卷目录），先向档案部门移交一份。其目的是便于档案机构掌握会计档案的形成数量、内容和价值，以加强档案工作的综合管理。

4、归档要求

①真实、准确。相关手续（签字）完备。密封—会计凭证、会计帐簿、财务报告等的装订须做密封处理。签字—会计帐簿、财务报告按会计工作规定需有经手人员、主管会计或会计机构领导人的签字盖章，以示负责，保证材料的真实性和准确性。

②保持原封。会计档案属专门档案，涉及法律和经济责任，因此移交归档的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案部门应会同会计部门及经办人员共同拆封整理，以分清责任。

③数量齐全。归档移交会计核算材料时，会计机构和档案机构要逐卷认真清点，严格交接手续，双方签字。

④书写材料耐久。归档的会计核算材料，要用耐久的墨水、纸张书写，且要去掉易腐蚀纸张的金属物。

5、电算化材料归档

会计电算化是指由会计人员操作会计软件,使用电子计算机替代人工来完成会计工作

的活动。由于磁性载体的信息存储的高密度性、信息的非人工只读性以及对系统的依赖性等特点，决定了电算化核算材料在归档内容和要求上有别于传统的纸质会计核算材料。

（1）电算化会计核算材料的归档范围：

根据1996年财政部制定颁发的《会计电算化工作规范》和1998年的《会计档案管理办法》，电算化会计核算材料归档范围主要有三部分：

①存储在磁性介质或光盘上的会计核算数据。

②打印输出的纸质载体的会计核算材料。

③会计软件的全套文档资料以及会计软件程序。

要注意的是，电算化核算材料的归档要求是“双轨制”，即电子核算材料、打印输出的纸质核算材料一并归档。另外，会计软件的文档及软件程序，也应作为电算化核算材料的重要组成部分，不可缺少。（这是因为有应用软件，才能打开存储在媒介上的数据）

（2）电算化会计核算材料归档的特殊要求

①磁性介质或光盘等电子文件，应作防写处理。

②为了保证会计档案的完整性、安全性，归档的会计核算数据要进行双备份，即归入档案机构的磁盘或光盘应是两套。一套封存保管，另一套作为日常提供利用使用。

③打印输出的纸质载体的会计核算材料，必须有经手人员和会计主管人员的签字或盖章，以保证其真实性、准确性。

④打印输出的纸质载体的会计核算材料，须字迹清晰，方便查阅和利用。

二、会计档案的整理和编目

(一)整理原则：遵循会计核算材料的规律和特点，保持会计核算材料的有机联系，充分利用原有的整理基础，便于保管和利用。

会计档案的整理原则——首先，会计档案的整理要符合会计工作的专业要求，遵循其专业管理的规律。原则上要保持会计部门形成会计核算材料的基础，原卷册尽可能不要拆封，个别需要拆封的，要会同会计管理部门及经办人共同进行。其次，根据《会计法》的规定，会计档案的整理工作应由财务管理部门进行。档案人员（指档案部门）不能包办代替、独立地进行会计材料的整理、组卷工作。档案管理部门要积极配合，做好业务指导、监督和检查。

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