体系文件编写指南0715

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体系文件编写指南

文件编号：GDGS/ZY 52.02－01－2010页码：1/12

1 目的

为了规范质量、健康、安全与环境管理体系文件的编写，明确文件的编写内容、要求和格式，指导体系文件的编制，特制定本规定。 2 范围

本规定适用于公司质量、健康、安全与环境管理体系的体系文件的编制，包括管理手册、程序文件、作业文件。 3 术语 3.1 XXX

本程序所称XXX是指……。 4 职责

体系文件的编写、审核、批准的责任，见《体系文件管理程序》。 5 管理内容

5.1 文件编写的基本方法

5.1.1 采用RACI（Responsibility－责任，责任人；Accountable－问责，决策人；Check－校对，参与人；Inform－告知，知情人）方法，明确文件编写中各相关角色的关系。确定文件编写的责任人和相关人员组成编写组。体现共同参与并力求达到共识。

5.1.2 采用IDEAL（ I-是否识别了面临的风险和需解决的问题，D-是否对相关问题进行了定义，E-是否提出了相关的解决方案，A-方案是否可行，L-是否建立了评估机制）方法，形成相应的闭环。

5.1.3 采用5W1H（why-为什么做，what－做什么，who－谁去做，when－做的时间和频次，where－在什么地方做，how－如何做，方式/方法）

中国石油管道公司2010-08-02发布 2010-08-15实施

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的方法，达到清晰、明了、有可操作性的目的。

5.1.4 文件应对相关联的文件标注索引，要附本文件要求的记录格式，并有填写说明；宜对管理程序或步骤绘制相应的业务流程图，并标注主要风险控制点。 5.2 管理手册编写 5.2.1 编制原则

a) 要阐明公司的管理体系是建立在以过程为基础的模式上，以风险管理为核心的质量、健康、安全与环境综合的管理体系；

b) 要涵盖质量管理、职业健康与安全管理和环境管理的基本管理要素，并与公司的业务流程管理总架构协调一致；

c) 要体现全员参与的意识、顾客至上的意识、现代安全管理的意识和持续发展的意识；

d) 要证实公司在实现产品/服务过程中对质量、健康、安全与环境有充分的保证能力；

e) 要遵循“计划－实施－检查－改进”循环发展的管理模式。 5.2.2 编写内容

a) 质量、健康、安全与环境（QHSE）管理体系的策划、总体框架和覆盖范围；

b) QHSE管理体系的方针、目标和管理承诺； c) 公司机构与管理职能；

d) QHSE管理体系各管理要素及其要求和期望的描述；

e) 管理程序的描述或形成文件的程序和其它形式文件的索引，管理要素、子要素和程序文件清单；

f) 主要领导和职能部门在管理体系中对管理要素的责任等。

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g) 公司所属各单位编写QHSE管理分手册，内容包括分公司简介、职责和业务分工以及一些特例性管理工作的描述，作为分公司的管理指南。

5.2.3 编写要求

a) 简要介绍公司概况及其构成，形成总体概念；

b) 概括地阐述管理体系的策划、总体结构、管理要素设置，形成管理体系的一个基本认识；

c) 按管理体系标准的基本要求，结合公司业务管理系统/过程，逐个描述管理要素的具体要求和期望；

d) 对管理要素的支持性程序文件要起到一个承上启下的作用； e) 构架清晰，内容简洁，起到指导程序文件和作业文件编写的作用。 5.3 程序文件编写 5.3.1 程序文件设置

a) 根据QHSE管理体系标准要求形成的文件，包括文件控制、记录控制、法律法规管理、目标指标管理等管理要素编写相应的程序文件；

b) 根据业务管理过程，针对相对独立的活动确定相应的程序文件。 5.3.2 编写内容

a) 为什么编写：就目的/范围而言，应阐述编写此程序文件及实施的必要性和意义；

b) 做什么：说明要做的事和先后的次序； c) 什么时候或多长时间做：时间和频次； d) 谁去做：责任部门和相关部门的职责； e) 相互的接口和相关的文件记录或表格。 5.3.3 编写要求

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a) 分工要清晰，界面要明确，责任要分明；

b) 简明地描述该管理过程的程序和步骤，可以对各步骤的重点内容进行必要的交代。对于某些有必要描述具体的作业和要求的环节，可用作业文件来支持，并在程序文件相应处引出支持它的作业文件名称和编号。但对于不必要形成支持性作业文件的程序环节，有必要具体描述“如何做”：做的方法、步骤、要求等；

c) 文字要严谨，要采用规范的格式和标准的术语，避免采用一些不确定的词汇；

d) 管理过程的描述要与相应业务流程保持一致，并能反映相互的关系。

5.3.4 程序文件编号

编号为：GDGS/CX mn.＊＊－20XX。其中：

“GDGS”—管道公司代号； “CX”—程序文件代号；

“mn”—一级管理要素的代号（m—一级要素所在的管理系统，用5～9分别表示“领导和职能管理”、“资源和管理支持”、“产品实现”、“运营保障”和“监测、分析、改进与评审”五个系统；n—该管理系统中一级要素序号）；

“.＊＊”—该一级管理要素的程序文件序号01～99； “20XX”—该文件的发布年份。 5.3.5 程序文件编写格式

程序文件编写格式和排版要求见附录：QHSE体系文件格式模板。 5.4 管理类作业文件编写

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5.4.1 管理类作业文件设置

以程序文件为基础，识别并分析该程序文件所含的各项作业或活动；针对作业或活动设置作业文件，为作业提供具体的、可操作性的操作方法、步骤、要求和行为标准。 5.4.2 编写内容

a) 如何做：对某一项事或某个环节说明做的方式、方法、步骤、要求和行为标准；

b) 管理规定和制度；

c) 未提升为公司企业技术标准的操作规程或规定； d) 应急计划； e) 记录或表格。 5.4.3 编写要求

a) 以相对独立的作业过程为编写对象，应覆盖所支持的程序文件必要注释的步骤或环节；

b) 详细、具体、可操作性强；

c) 与程序文件或其它作业文件注明互相的接口，避免重复； d) 可以规划需要编制的作业文件清单，逐步进行完善。 5.4.4 管理类作业文件编号

编号为：GDGS/ZY mn.＊＊－＃＃－20XX。其中：

“ZY”—作业文件代号；

“＃＃”—支持该“mn. ＊＊”程序文件的作业文件序号01～99；其它与“5.3.4”款相同。 5.4.5 作业文件编写格式

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作业文件编写格式和排版要求见附录：QHSE体系文件格式。 5.5 HSE作业指导书、计划书编写

5.5.1 HSE作业指导书的编写内容、格式执行《作业指导书编制导则》。无巡回检查工作的操作岗位，编制HSE作业指导书时可删除第4部分“巡回检查及主要检查内容”。需要多工种配合完成的操作，在编制HSE作业指导书第4部分“岗位操作规程”时，要以工序为主线编制相应操作规程。

5.5.2 HSE作业计划书的编写内容、格式执行《HSE作业计划书编制导则》。 5.5.3 HSE作业指导书编号

编号为：GDGS/ZY ××.**－＃＃－20XX。其中：

“××”—所属各单位简称，如大庆输油分公司为DQ； “**”—基层站队简称，如林源输油站为LY； “＃＃”—岗位简称，如输油岗位为SY; 其它与“5.3.4、5.4.4”相同。 5.5.4HSE作业计划书编号

编号为：GDGS/JH ××.**－＃＃－20XX。其中：

“JH”—作业计划书代号

“××”—所属单位简称，如大庆输油分公司为DQ； “**”—基层站队简称，如林源输油站为LY； “＃＃”—所属各单位本年度所编写计划书的序号; 其它与“5.3.4”相同。 5.6 记录编号要求

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5.6.1 程序文件所附记录的编号

GDGS/CX mn.＊＊/JL-XX 其中：

“JL”—记录代号；

“XX ”—支持该程序文件的记录序号； 5.6.2 作业文件所附记录的编号

GDGS/ ZY mn.＊＊－＃＃/JL-XX 其中：

“JL”—记录代号；

“XX ”—支持该作业文件的记录序号；

5.6.3 公司业务流程已有编号的表单，仍使用原编号。 6 流程 7 相关文件

7.1 相关的公司体系文件

7.1.1 GDGS/CX 52.02－2010 《体系文件管理程序》 7.1.2 GDGS/ZY 52.02－02－2010 《作业指导书编制导则》 7.1.3 GDGS/ZY 52.02－03－2010 《HSE作业计划书编制导则》 7.2 相关的法律法规、标准、规范和依据性文件 8 记录

8.1 GDGS/ZY 52.02－01/JL-01 文件信息控制表附录

附录 A QHSE体系文件编写格式

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附录 A

QHSE体系文件编写格式

修改码/版本：X/E

体系文件名称（4号黑体，左对齐）

文件编号：GDGS/XX-XX-XX 页码：X/X

（横线用0.5磅边框直线）（小4号：汉字国标仿宋，数字罗马字体）

1 目的（4号黑体下同，，与后面的文字之间空一个汉字的位置）

（数字条款号顶格，4号罗马字体；a) 前面空两个字，其下级标题1) 前面空3个字。GDGS/CX XXX-XXXX 中，CX与X之间空1个半角字符。）

为了……（程序内容的概括性说明），制订本程序(文件)。（字体为仿宋_GB2312，下同） 2 范围

本程序适用于……（哪些部门或单位）。 3 术语 3.1 XXX

本程序所称XXX是指……。 4 职责

4.1 XXX（部门或单位）是……的归口管理部门，负责……

（如果涉及多条款，则做为下级标题，分条列出。）

5 管理内容

5.1 （与后面的文字之间空一个汉字的位置） 5.1.1 （与后面的文字之间空一个空格） 5.1.1.1 （与后面的文字之间空一个空格）

a) （与后面的文字之间空一个空格）

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1) （与后面的文字之间空一个空格） 2) b) 5.2

如文中需引用文件，用“具体执行，或执行文件编号+《文件名称》”的句式。 6 流程

6.1 流程编号流程名称（指与本文件配套的公司业务流程） 7 相关文件

7.1 相关的公司体系文件（指文件内容中需引用的） 7.1.1 文件编号文件名称

7.2 相关的法律法规、标准、规范和依据性文件

（所列出的规范性引用文件排列顺序为：先排法律法规，再排标准、规范，最后排上级文件。其中法律法规按国家法律法规、地方法律法规顺序排，标准按国标、行标、中石油企标分类排列。每一类内再按时间先后排，时间靠前先排，同一时间的按序号从小到大顺序排列。文件号排前，文件名排后。标准号、文件号前面空两格汉字的位置，后面与名称之间空1个汉字的位置。）

7.2.1 中油X〔20XX〕XXX号《中国石油天然气集团公司XX管理办法》 8 记录

8.1 ……（记录名不加书名号）

记录在管理内容中出现时，名称上加书名号。

附录 ( 此项为可选项,当本文不涉及附录时,此项不存在;存在多项附录是,附录名称分条列出；附

录分为规范性附录和资料性附录。规范性附录给出了制度正文的附加条款；资料性附录给出了对理解或使用制度起辅助作用的附加信息。)

附录 A 附录名称附录 B 附录名称

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(另起一页，描述附录正文；第八项记录中的表单，附在在附录之后)

（在文件结尾处，短线长4厘米，居中，紧贴内容下面）

文件最后要注明：编写部门：（4号楷体）编写人：（最多三人）审核人：（部门领导）

审批人：（公司分管领导，各单位分管领导）