浅谈煤矿安全培训中的档案管理

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浅谈煤矿安全培训中的档案管理

作者：王素琴

来源：《职业·中旬》2011年第02期

搞好安全培训，是煤矿安全生产的重要保证。据调查，煤矿安全事故多的主要原因就是煤矿职工不经培训就下井工作，不懂煤矿安全生产技术知识。煤矿安全培训档案管理工作是煤矿安全技术培训的基础性工作，可以为煤矿企业提供具体、实用的培训信息，为煤矿安全技术培训统计和决策提供重要依据。如果发生安全事故，档案作为原始的资料以备查询，可以随时根据需要查看当时的培训情况，以便追究相关责任人的法律责任。同时档案也是培训的证据，是有没有搞好培训工作的直接依据。笔者根据多年的档案管理经验，在此简单谈一下煤矿安全培训中的档案管理。

一、档案的概念及其意义

档案的产生与文字有密切关系，它是人类社会发展到一定阶段的必然产物。关于档案的定义有很多种提法，比较权威的有两种：一是中华人民共和国行业标准《档案工作基本术语》对档案的表述，即国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的各种形式的有价值的历史记录；另一个是吴宝康在《档案学概论》中对档案的定义，他认为档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他形式的原始记录。档案是各种机关组织和个人在特定的社会活动中形成的，记录的内容是资料的产生和积累，是历史的原始记录。从档案的定义中不难看出，档案是信息的重要载体，是主要的信息源，从这个意义上讲，搞好安全培训档案管理工作就显得尤为重要。

二、安全培训档案的整理方法

1.档案的收集

开班前收集完善关于培训计划审批表、教学计划、课程表等内容；学员报到时收集培训登记表、健康检查表、身份证复印件、学历证明、违章记录等；培训过程中分别将学员得学籍表、点名册，班主任日志、小结表、考核申请表、考场记录、成绩单、考核统计表、教学质量调查表等收集齐全。

2.档案的装订

（1）文件排序。装订前应对需装订的文件材料进行排序，使之符合规定要求。归档文件应按件装订。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；

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（2）装订方式。传统以“卷”为单位组卷的案卷，一般采用“三孔一线”的装订方法；而以“件（份）”为单位组卷（现代方法）的案卷，则采用缝纫机装订。文件可采用左上角装订，也可采用左侧装订。采用左上角装订的文件应当左齐上齐，采用左边装订的文件应当左齐下齐。目前的装订方式除传统的线装之外，还包括粘接式，如用糨糊、热封胶等；穿孔式，如不锈钢钉书钉、铁夹背等。

3.排列

归档文件的排列是指在分类体系的最低一级类目内，按照一定的原则和方法排列归档文件的先后次序。

（1）排列原则：“事由原则”，即同一事由有密切联系的文件材料应当排列在一起。

（2）排列方法：同一事由内的归档文件按时间或重要程度排列；不同事由间的归档文件排列，按时间或重要程度，也可以采取时间和重要程度结合的方式进行排列。

4.编号

归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可以设置机构（问题）等选择项。

（1）件号的编制。件号即文件的排列顺序号，是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列顺序的重要标识。件号包括室编件号和馆编件号两部分，室编件号由立档单位填写，馆编件号由档案馆填写。室编件号即归档文件在分类方案的最低一级类目内排列顺序号。

（2）档号项目设置及填写要求。必备项：年度、期别、工种、人数；选择项：机构或问题，二者选择其一。

5.装盒

将归档文件按件号顺序装入档案盒，并填写盒内文件目录、盒内备考表、盒封面与盒脊项目等内容。

三、档案的销毁

超过保管期限的档案应进行鉴定，鉴定工作由主管培训的领导同志负责，并成立鉴定小组，由熟悉业务的档案管理人员实施该项工作。鉴定工作结束后，应提出鉴定报告，对于确定没有保存价值的档案，要编造销毁清册，上报核准后才能销毁。

［作者单位：河南省安阳鑫龙煤业（集团）技工学校］

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