人力资源系统需求规格说明书

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项目实施规范

编号：JV-STD-PROJ

版本：1.0

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状 新态创建PM

订修

修人日期改 007-427-0. 6

本版备

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1 概述

为了提高企业信息化水平，促进企业管理的规范化、制度化、流程化，XX单位决定实施人力资源管理系统。希望通过这个系统的实施规范人事档案的管理，规范薪酬体系和薪酬发放的管理，规范人事的调动管理、培训管理和激励管理。并对招聘工作的职位发布、简历、面试、招聘题库、招聘考试、录用等环节加以规范。系统还需提供人事档案的导出和报表功能。

1.1 目的

本文档是北京信息技术有限公司在XX单位的人力资源管理系统合同基础上编制的。本文档的编写为下阶段的设计、开发提供依据，为项目组成员对需求的详尽理解，以及在开发开发过程中的协同工作提供强有力的保证。同时本文档也作为项目评审验收的依据之一。

1.2 范围

本系统包括：系统管理、人力资源档案管理、薪酬管理、调动管理、培训管理、激励管理、招聘管理和标准化数据报表八个模块。系统功能为本说明书与附件Demo版界面描述中功能的并集。在上述文件未明确描述的情况下，应能满足合同和相关投标书所描述的功能。

1.3 读者对象

1.4 参考文档

无

1.5 术语定义

定义所使用的术语。对于易混淆的客户常用语要有明确规定定义。例如，“用户”是指客户的雇员而非软件的最终购买者等。

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2 系统说明

2.1 概述

在这一部分应对影响系统的主要因素进行描述。 对于系统的详细功能描述应在下一节进行。在此，应侧重需求的背景并使在下一节所做的叙述易于理解。可包括：现有系统描述、新系统解决方案描述、产品用途、产品功能、用户特点、局限性、前提和假设等。

2.2 产品介绍

2.3 产品中的用户与角色

2.4 产品范围

2.5 产品应当遵循的标准或规范

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3 功能性需求

在这一部分应对所有的软件需求进行足够详细的描述。详尽程度应以足够软件设计人员进行概要设计和系统测试人员进行系统测试计划和编写测试用例为准。

按系统功能的体系结构组织本章内容。

3.1 系统管理

3.1.1 人力资源档案管理设置

3.1.1.1 业务概述 3.1.1.2 使用者 3.1.1.3 输入要素

3.1.1.4 处理流程

3.1.1.5 输出要素

3.1.2 薪酬管理设置

3.1.2.1 业务概述

3.1.2.2 使用者

3.1.2.3 输入要素

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3.1.2.4 处理流程

3.1.2.5 输出要素

3.1.3 题库管理设置

3.1.3.1 业务概述

3.1.3.2 使用者

3.1.3.3 输入要素 3.1.3.4 处理流程 3.1.3.5 输出要素

3.1.4 其他设置

3.1.4.1 业务概述 3.1.4.2 使用者 3.1.4.3 输入要素 3.1.4.4 处理流程

3.1.4.5 输出要素

3.2 人力资源档案管理

人力资源档案管理是本系统的基础数据和核心内容。包含人力资源档案登记、人力资源档案登记复核、人力资源档案查询、人力资源档案变更和人力资源档案删除四个子模块。

出于人力资源档案管理的慎重原则，档案的登记和变更都需要人事经理审核，通过后方可生效。人资档案的删除也并非物理删除，而是设置其状态为“已删除”，已删除的人资档案还可以恢复。

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3.2.1 人力资源档案登记

3.2.1.1 业务概述

对新入职的员工，人资专员需要将其基本信息登记到人力资源管理系统中。

系统界面如下：

3.2.1.2 使用者

人事专员 3.2.1.3 输入要素

档案信息包括：

I级机构、II级机构、III级机构、职位分类、职位名称、职称；

姓名、性别、Email、电话、QQ、手机、住址、邮编、国籍、出生地、生日、民族、宗教信仰、政治面貌、身份证号码、社会保障号码、年龄、学历、教育年限、学历专业、薪酬标准、开户行、账号、登记人、登记时间、特长、爱好；

个人履历、家庭关系信息和备注。

在录入基本信息后，还将上传该员工的照片。

其中，性别、国籍、民族、宗教信仰、政治面貌、学历、教育年限、学历专业、特长、爱好为下拉选择框。登记人为当前系统登录用户，登记时间为当前系统时间。个人履历、家庭关系信息和备注为大段文本。部分下拉框数据来源于系统管理模块设置的相应数据。

薪酬标准将关系到薪酬发放。

登记成功后自动生成档案编号。档案编号在系统中唯一，不能重复。

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3.2.1.4 处理流程

人事专员录入档案信息确认无误后提交，该条档案状态为“待复核”。由人事经理复核后状态变为“正常”。 3.2.1.5 输出要素

待复核的人资档案。

3.2.2 人力资源档案登记复核

3.2.2.1 业务概述

首先列出待复核的所有人资档案。然后逐条进行复核。复核过程中，该员工所属机构和职位不

能修改，其他信息均可修改。复核通过后改员工档案生效。

3.2.2.2 使用者

人事经理 3.2.2.3 输入要素

所属机构和职位不能修改，其他信息均可修改。

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3.2.2.4 处理流程

首先列出所有待复核的人资档案。 逐条进行复核。

修改不切实的员工信息。 通过复核。

3.2.2.5 输出要素

复核通过后改员工档案生效。

3.2.3 人力资源档案查询

3.2.3.1 业务概述

查询人资档案，列出符合查询条件的记录，并察看其明细。 3.2.3.2 使用者

人事专员/人事经理 3.2.3.3 输入要素

查询条件包括：员工所在机构，职位和建档时间。

所在机构查询条件为三级联动，从下拉框或列表框中选择。职位分类和职位查询条件为两级联

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动，从下拉框或列表框中选择。建档时间查询条件包含起止日期，建档时间在起止日期之间的记录将被筛选出来。

查询条件之间是与的关系，即列出的记录需要满足所有查询条件。

某个查询条件没有输入该查询条件将对结果不起限定作用。

3.2.3.4 处理流程

填写查询条件。 列出查询结果列表。 察看人资档案明细。 3.2.3.5 输出要素

复核查询条件的人资档案列表和人资档案明细。

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3.2.4 人力资源档案变更

3.2.4.1 业务概述

对人资档案数据进行更新。包括薪酬标准的调整。 所属机构和职位不能修改，需要在调动管理模块中进行。 3.2.4.2 使用者

人事专员/人事经理 3.2.4.3 输入要素

可修改除档案编号、所属机构和职位外的员工信息。

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3.2.4.4 处理流程

输入查询条件。

查询得到符合查询条件的员工列表。选择一条档案进行变更。 修改员工档案数据（含重新上传员工照片）。 提交修改，等待复核。 3.2.4.5 输出要素

更新的数据待复核的员工档案。

3.2.5 人力资源档案删除管理

3.2.5.1 业务概述

出于人事档案管理的慎重原则，对人资档案不做直接删除处理。而是标记想要删除的记录状态为“已删除”。

角色为“系统管理员”的档案不能删除。 状态为“待复核”的员工档案不能删除。 状态为“已删除”的人资档案还可以恢复。

3.2.5.2 使用者

人事经理

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3.2.5.3 输入要素

3.2.5.4 处理流程

查询得到将删除（或恢复）的人资档案。

选择一条人资档案执行删除（或恢复）操作，系统给出提示，选择“确认”。 修改该人资档案状态为“已删除”（或“正常”）。 3.2.5.5 输出要素

状态为“已删除”（或“正常”）的人资档案。

3.3 薪酬管理

薪酬管理是系统中的一个重要部分，涉及模块比较多。 主要流程如下：

首先，在系统管理模块设置薪酬标准项目，例如：基本工资、岗位工资、交通补助、午餐补助等。

然后，登记薪酬标准，并由薪酬经理复核。

再然后，设置员工的薪酬标准，也需要经过复核环节生效。 最后，进行薪酬发放登记，需要经薪酬经理复核。

复核后的薪酬单状态为“执行”，付款状态为“等待”。具体的付款由财务系统完成，不在本系统功能设定内。通过薪酬发放查询可以查看付款单状态和明细。

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3.3.1 薪酬标准管理

3.3.1.1 业务概述

薪酬标准定义了一种工资总额及其构成。构成薪酬总额的薪酬项目在系统管理 模块中，薪酬项目设置功能点设置。

每个员工发放薪酬的时候按照指定的薪酬标准执行，并加上奖励金额，扣除应扣金额。 在人事资源档案登记时可以设定员工的薪酬标准，也可以在人力资源档案变更时进行变更，经审核后生效。 3.3.1.2 使用者

薪酬专员/薪酬经理 3.3.1.3 输入要素

一个薪酬标准需要以下属性：

薪酬标准编号、薪酬标准名称、制定人、登记人、登记时间，还有各薪酬项目对应的金额数。 其中，薪酬标准编号由系统自动生成，不可以修改；登记人默认为当前登录用户，可以修改；登记时间为当前系统时间，不能修改。

薪酬标准名称、制定人和登记人不能为空。

各薪酬项目对应的金额数为数字类型，保留两位小数。不输入即提交则默认为0.00

。

薪酬标准复核环节首先要列出待复核的薪酬标准。复核时可填写复核意见，为大段文本。

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薪酬标准查询环节，首先需要输入查询条件。包括：辛丑标准编号、关键字和登记时间。 薪酬标准编号和关键字支持模糊查询。关键字查询条件将在薪酬标准名称、制定人、变更人和复核人字段进行匹配。登记时间查询条件包括起止时间，将匹配登记时间大于开始时间小于截至的记录。

查询条件不输入时，该限定条件不起作用。

3.3.1.4 处理流程

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3.3.1.5 输出要素

经复核的薪酬标准。

3.3.2 薪酬发放管理

3.3.2.1 业务概述

薪酬发放分两个步骤，首先薪酬专员登记薪酬发放单，然后由薪酬经理进行复核。财务系统会监视经复核的薪酬发放单，进行薪酬支付。

薪酬发放登记需要两个前提：

1. 员工的薪酬标准已经设定，而且经过复核。

2. 薪酬发放方式设定。薪酬发放方式有两种：按I级机构发放和按II级机构发放。这决

定了薪酬发放单是按I级机构生成还是按II级机构生成。即，是同一个一级机构的所有员工的薪酬发放放到同一个薪酬发放单中，还是同一个二级机构的员工薪酬发放放在同一个薪酬发放单中。

3.3.2.2 使用者

薪酬专员/薪酬经理 3.3.2.3 输入要素

薪酬发放登记：

首先按I级机构或II级机构列出需要进行发放登记的薪酬发放单。包括薪酬单号、薪酬次数、

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总人数、基本薪酬总额和上次发薪时间。并以列表的形式列出待登记的薪酬发放记录。

登记具体的薪酬发放记录时，首先按照薪酬标准项目和员工的薪酬标准设定列出员工的工资构

成及金额，然后可填写奖励金额、销售绩效金额和应扣金额并提交。

复核时，首先列出待复核的薪酬单，进入到特定薪酬单时，按机构列出待复核的薪酬发放记录。复核薪酬发放记录时，可以对奖励金额、销售绩效金额和应扣金额进行修改。

薪酬发放查询：

首先输入查询条件：薪酬单号、关键字和发放时间。点击查询结果中的薪酬单号可以查看薪酬

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发放记录。还可以查看薪酬发放记录明细，即每个员工的工资构成及总额。 3.3.2.4 处理流程

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3.3.2.5 输出要素

经复核的薪酬单。

3.4 调动管理

3.4.1.1 业务概述

员工工作机构和职位发生变动的时候，需要执行登记员工调动档案，并登记其新的机构，职位和薪酬标准。 3.4.1.2 使用者

人事专员/人事经理 3.4.1.3 输入要素

调动登记：

首先需要查询系统中状态为“正常”的员工。查询条件包括：员工所在机构和建档时间。 登记员工调动档案时，包括档案编号、员工姓名、原机构、职位和薪酬标准。还将录入新的机构、职位、薪酬标准和调动原因。

调动审核：

调动审核只需录入审核人、审核意见。审核可以通过，或不通过。 审核未通过则调动不生效。

本文来源：https://www.bwwdw.com/article/imui.html