OA项目需求分析说明书（精品）

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广州市建筑机械施工有限公司 OA项目需求分析说明书文档编号状态日期版本号 TEMCO-OA-GZJZ-006 正式 2003-9-27 2.0 广州市天工远科信息技术有限公司广州市天工远科信息技术有限责任公司

1引言 ..................................................................... 3 1.1编写目的 ............................................................... 3 1.2背景 ................................................................... 3 1.3定义 ................................................................... 3 1.4参考资料 ............................................................... 4 2任务概述 .................................................................. 5 2.1系统目标 ............................................................... 5 2.2用户的特点 ............................................................. 5 2.3应用范围 ............................................................... 5 2.4假定和约束 ............................................................. 5 2.5系统平台及应用软件开发总体需求 ......................................... 5 3需求规定 .................................................................. 6 3.1应用软件总体构成 ....................................................... 6 3.2对功能的规定 ........................................................... 8 3.2.1电子邮件 ........................................................... 8 3.2.2信息发布 ........................................................... 9 3.2.2.1电子公告 ....................................................... 9 3.2.2.2电子论坛 ....................................................... 9 3.2.2.3电子期刊 ...................................................... 10 3.2.3公文流程 .......................................................... 11 3.2.3.1收文管理 ...................................................... 11 3.2.3.2发文管理 ...................................................... 14 3.2.3.3呈批件管理 .................................................... 16 3.2.3.3呈批件管理 .................................................... 17 3.2.3.4函件管理 ...................................................... 20 3.2.3.5传真电报管理 .................................................. 23 3.2.4会议管理 .......................................................... 26 3.2.5业务办公 .......................................................... 27 3.2.5业务办公 .......................................................... 28 3.2.5.1车辆管理 ...................................................... 28 3.2.5.2报表传递 ...................................................... 31 3.2.5.3合同管理 ...................................................... 34 3.2.5.4会议室资源管理 ................................................ 36 3.2.5.5业务文件审批管理 .............................................. 38 3.2.6档案管理系统 ...................................................... 39 3.2.6档案管理系统 ...................................................... 40 3.2.6.1文书档案管理 .................................................. 40 3.2.6.2归档文件管理 .................................................. 40

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3.2.7待办事宜 .......................................................... 41 3.2.8个人办公服务 ...................................................... 42 3.2.8.1用户认证 ...................................................... 42 3.2.8.2密码修改 ...................................................... 42 3.2.8.3个性设置 ...................................................... 42 3.2.8.4外出设置 ...................................................... 42 3.2.8.5常用意见 ...................................................... 42 3.2.8.6日程安排 ...................................................... 42 3.2.8.7个人通讯录 .................................................... 42 3.2.8.8任务指派 ...................................................... 43 3.2.9系统界面 .......................................................... 44 3.2.9.1系统登录界面 .................................................. 44 3.2.9.2系统功能界面 .................................................. 44 3.2.9.3常用界面元素与图片 ............................................ 44 3.2.10系统维护 ......................................................... 45 3.2.10.1人员与组织 ................................................... 45 3.2.10.2工作岗位 ..................................................... 45 3.2.10.3组织机构 ..................................................... 45 3.2.10.4流程配置 ..................................................... 45 3.2.10.5检索配置 ..................................................... 45 3.2.10.6流程日志 ..................................................... 45 3.3对性能的规定 .......................................................... 46 3.4输人输出要求 .......................................................... 46 3.5数据管理能力要求 ...................................................... 46 4运行环境规定 ............................................................. 47 4.1设备 .................................................................. 47 4.2支持软件 .............................................................. 47

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1引言

1.1编写目的

本文档是对广州市建筑机械施工有限公司办公自动化系统推广的需求进行详尽地分析和说明，是系统详细设计的基础，是甲乙双方对开发任务的界定，以及签定合同的依据。

1.2背景

在计算机应用于管理领域的30多年里，发生了惊人的变化：信息系统开发与应用方面的进展相当神速，从单一文件处理到信息管理系统、办公自动化系统、企业资源计划系统的开发，乃至当今“信息高速公路”、“信息港”的建设，一浪高过一浪；信息系统建设的三大支柱（管理科学、信息技术、系统理论）的新成果不断涌现，尤其是信息技术（包括信息理论、计算机科学、网络通信技术）的发展更是日新月异。我们正处在从“工业社会”向“信息社会”过渡的伟大时代！

随着我国国民经济的飞速发展、信息技术的不断进步，信息资源的开发和利用已成为企业发展和参与激烈市场竞争的重要战略因素。

广州市建筑机械施工有限公司是位列全国“中国的脊梁”国有企业500强，广州地区企业（集团）综合实力120强第二名的广州市建筑集团有限公司的全资子公司。是广州市大型国有建筑机械施工企业，履行“优质、快速、履约、服务好”的经营宗旨，以优良的服务和优质的质量深受用户的信赖和赞誉,为广州城市建设作出了巨大贡献，获得多项荣誉称号。为强化企业内部管理，提高企业办公效率，公司领导高瞻远瞩，审时度势，在集团公司的统一协调下，决定在全公司推广办公自动化。

广州市建筑集团有限公司为了保证办公自动化系统的成功实施，派出了由主管OA的技术人员和广州市天工远科信息技术有限公司项目组成员组成的调研组赴广州市建筑机械施工有限公司进行OA系统需求调研，取得了许多宝贵资料，为办公自动化系统的实施奠定了基础。

1.3定义

为了便于阅读理解本文，在此解释一些在本文中用到的简写和专业术语：广州市建筑机械施工有限公司，以下简称机施公司或公司；广州市天工远科信息技术有限公司，以下简称天工公司；办公自动化系统，以下简称OA系统；现在正在集团公司使用的办公自动化系统，以下简称旧OA系统或旧系统。

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1.4参考资料

本文挡的编写所依据的参考资料如下：

(1) .集团本部旧系统；

(2) .旧系统详细设计说明书；

(3) .天工公司需求分析说明书编写规范；

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3.2.2.3电子期刊

为公司和部门提供需要对所有员工发布的规章制度、企业文化、技术资料等在OA网上发布的空间，方便员工及时学习和了解公司规章制度、企业文化、技术资料。系统管理员可以设定电子期刊管理员群组，只有电子期刊管理员群组中的成员才能编辑、修改期刊信息，一般员工只能查询相关信息。企业文化:

电子期刊管理员定期将公司企业文化建设方面的信息发布到企业文化专栏，方便员工及时了解公司的企业文化。领导讲话:

电子期刊管理员定期将公司领导在一些大型会议上的讲话发布到领导讲话专栏，让员工随时有机会领会公司会议精神。精彩回放:

电子期刊管理员定期将公司一些大型活动中记录的文字、图片、视频等资料在精彩回放专栏中发布，供员工浏览查询，以便提供公司集体荣誉感和员工凝聚力。

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3.2.3公文流程 3.2.3.1收文管理

对公司和部门收到上下级公司、或其它单位的来文后所进行的一系列处理过程进行计算机管理，收文管理分为公司收文和部门收文两种，公司收文基本处理环节包括登记、拟办、批示、分发、部门签收、部门批示、部门办理和传阅等处理环节，部门收文基本处理环节包括登记、部门批示、部门办理和传阅等处理环节。其设计要求如下：

1、收文管理为分公司收文和部门收文两种。收文环节和路径可由管理员自行设定，默认可

设为登记、拟办、批示、分发、部门签收、部门批示、部门办理、传阅、督办、归档等。其默认工作流程如图【公司收文业务流程图】和【部门收文业务流程图】所示； 2、收文原件支持多种形式的文档格式，对纸质文件可直接扫描引入；

3、可自动形成收文登记流水号，对文件分类、来文单位等有一定规律的栏目，应做到选择

和输入方式相结合；

4、对涉密文件，系统可以只填写收文登记表，而不引入原件；

5、可按收文处理状态、文件类型、文件字号、来文单位等进行查询，并提供全文检索； 6、文件在办理的过程中，要求承办者与协办者相互之间可动态查阅，办理完毕后督办人可

查看承办与协办意见和结果，并可视办理情况可打回承办者和协办者重新办理，或送交归档；

7、文件传阅者传阅完毕应可签传阅意见和签名，传阅文件的分发者应可感知文件传阅人的

传阅意见和签名；

8、文件在归档状态后应在设定的时间内保留，超过时间后系统自动清除；

9、当流程进行中遇到死结点时，收文系统管理员应可通过意外事件处理系统对死结点进行

疏通，以保证流程的通畅； 10、系统可进行监控督办文件的办理情况，对到期和逾期未办的文件，系统能自动催办。

广州市建筑机械施工有限公司（部门）收文处理单收文日期来文单位来文标题收文主题词文件类型性质拟办意见拟办意见批示意见办理情况

承办部门协办部门紧急程度密级份数收文流水号收文序号文件字号第11页

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【公司收文业务流程图】

函件数据收集库A 登记B 拟办C 批示D 分发E 承办拟办F 协办拟办J 传阅 L 承办G 协办K 督办H 归档I 第12页 A：从函件数据收集库中文件转入收文系统，如果是纸制文件，则扫描文件 B：办公室收发员将文件登记编号 C：办公室领导或秘书拟办来文，提出流转意见 D：公司领导对来文进行批示 E：办公室收发员将文件发放给相关部门，发放形式有三中：承办、协办、传阅，根据文件性质具体发放形式由领导和收发员决定 F：承办部门领导对文件提出处理意见，指定人员办理 G：承办人员办理具体事宜 H：办公室相关人员对文件进行督办 I：办公室相关人员将文件送入档案室 J：协办部门领导拟办文件 K：协办人员办理具体事宜 L：传阅部门和人员传阅文件

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【部门收文业务流程图】

函件数据收集库A 登记B 拟办C 分发D 承办G 协办H 传阅 E 督办F 归档I 第13页

A：从函件数据收集库中文件转入部门收文系统，如果是纸制文件，则扫描文件 B：部门收发员将文件进行登记 C：部门领导拟办来文，提出流转意见 D：部门收发员将文件发放给相关人员，发放形式有三中：承办、协办、传阅，根据文件性质具体发放形式由部门领导和收发员决定 E：传阅人员传阅文件 F：部门收发员对文件进行督办 G：承办人员办理具体事宜 H：协办人员办理具体事宜 I：部门收发员将文件送入档案广州市天工远科信息技术有限责任公司

3.2.3.2发文管理

对公司名义发出和部门名义发出的红头文件的处理过程进行计算机管理，发文管理分为公司发文和部门发文两种，公司发文基本处理环节包括拟稿、部门审核、会签、办公室核稿、签发、成文、发布、归档等处理环节，部门发文基本处理环节包括拟稿、办公室核稿、部门领导签发、成文、发布、归档等处理环节。其默认工作流向如图【公司发文业务流程图】和【部门发文业务流程图】所示。设计要求如下：

1、公司发文和部门发文流程环节和路径可自行设定，默认可设为拟稿、部门审核、会签、

办公室核稿、签发、成文、发布、归档等处理环节； 2、支持加盖与日期合成的电子公章；

3、在公文处理中，增加文件的密级程度和紧急程度，并分别标示；

4、发文文件字、文件号、部门应三者对应，在年末时还应考虑文件号的跨年度问题； 5、发文流水号可自动生成，也可指定流水号，如果指定的流水号比最大流水号值（系统维

护中的）小，则指定流水号不影响当前系统中的最大流水号值（系统维护中的），如果指定的流水号比最大流水号值（系统维护中的）大，则系统维护中的流水号为当前指定的最大流水号值；

6、发文会签有串行和并行二种供用户选择，二者都要求可进入流程配置，会签人可自己会

签、也可转交他人会签，会签人不修改正文，只填写会签意见和签名；

7、当流程进行中遇到死结点时，发文系统管理员应可通过意外事件处理系统对死结点进行

疏通，以保证流程的通畅；

8、文件头中的发文单位中的主送单位、抄送单位、抄报单位应与正文中的主送单位、抄送

单位、抄报单位一致，并始终用顿号分隔；

9、可按发文处理状态、红头标题、文件类型、文件字号、发文部门等进行查询，并提供全

文检索； 10、单位内发文所发到各部门的文件作为发文类型处理，如有部门漏发的情况则可再次

补发； 11、起草人对自己起草的未发送文件有删除权限； 12、发文正文修改痕迹和处理意见都可保留。

广州市建筑机械施工有限公司（部门）发文拟稿纸

集团内接受部门（单位）：分发：抄报：抄送：文件分隔线：是否需要文号：标题：发文单位：发文性质：使用特殊红头：特殊红头选择：是否联合发文：第14页

广州市天工远科信息技术有限责任公司

【公司发文业务流程图】

拟稿A A：起草人起草公司发文 B：部门领导审核起草人起草的文件，如果不符合要求，可以退回起草人重拟 C：办公室对通过审核的文件进行文字审核，如果不符合要求，可以退回起草人 D：公司领导对文件签发，领导也可以终止发文过程 E：办公室对领导签发通过的文件进行成文、编号、发放等一系列处理 F：办公室对发放过的文件送入档案室 G：如果文件需要会签，部门领导可以决定将文件送到相关部门领导征求意见审核B 会签G 核稿C 签发D 成文、分发E 归档F 第15页

广州市天工远科信息技术有限责任公司

【部门发文业务流程图】

拟稿A A：起草人起草部门发文核稿B 签发C 成文、分发D 归档E B：办公室文件进行文字审核，如果不符合要求，可以退回起草人 C：部门领导对文件签发，领导也可以终止发文过程 D：办公室对签发通过的文件进行成文、编号、发放等一系列处理 E：办公室对发放过的文件送入档案室第16页

广州市天工远科信息技术有限责任公司

3.2.3.3呈批件管理

对公司员工向公司领导或部门领导请示、汇报工作情况所进行的一系列处理过程进行计算机管理，呈批件分为公司请示、部门请示、公司报告、部门报告四种。公司请示和公司报告基本处理环节包括拟稿、部门审核、公司审核、返回申请部门、归档等处理环节；部门请示和部门报告基本处理环节包括拟稿、部门审核、返回申请人、归档等处理环节。其设计要求如下：

1、各级呈批件流程环节和路径可自行设定。其默认工作流向如图【公司呈批件业务流程图】

【部门呈批件业务流程图】所示；

2、呈批件流水号可自动生成，也可指定流水号，如果指定的流水号比最大流水号值（系统

维护中的）小，则指定流水号不影响当前系统中的最大流水号值（系统维护中的），如果指定的流水号比最大流水号值（系统维护中的）大，则系统维护中的流水号为当前指定的最大流水号值；

3、呈批件会签有串行和并行二种供用户选择，二者都要求可进入流程配置，会签人可自己

会签、也可转交他人会签，会签人不修改正文，只填写会签意见和签名；

4、当呈批件流程进行中遇到死结点时，呈批件系统管理员应可通过意外事件处理系统对死

结点进行疏通，以保证流程的畅通；

5、文件在办理的过程中，要求承办部门和承办者与协办部门和协办者相互之间可动态查

阅，办理完毕后督办人可查看承办与协办意见和结果，并可视呈批件办理情况打回承办者和协办者重新办理，或送交归档；

6、系统可进行监控督办文件的办理情况，对到期和逾期未办的文件，系统能自动催办； 7、可按呈批件处理状态、类型、部门等进行查询，并提供全文检索。

广州市建筑机械施工有限公司(部门)内部请示、报告处理单

自编文号：发文单位或发文人主送领导或部门抄送领导或部门发文日期领导或部门批复、指令事由第17页

广州市天工远科信息技术有限责任公司

【公司呈批件业务流程图】

拟稿A 审核B 财务部审核C 财务总监审核D 公司领导审核E 回复拟稿人F 归档G A：请示或报告人起草请示或报告的文件内容 B：部门领导审核请示或报告的文件内容，如果需要使用资金，则需进行财务审核，如果不使用资金，则直接送公司领导审核 C：财务部领导对请示或报告的文件进行审核 D：财务总监对请示或报告的文件进行审核 E：公司领导对请示或报告的文件进行审核，公司领导包括分管领导或总经理 F：将审核结果返回请示或报告人 K：将文件送档案作资料保存第18页

广州市天工远科信息技术有限责任公司

【部门呈批件业务流程图】

拟稿A 审核B 回复C 归档D A：请示或报告人起草请示或报告的文件内容 B：部门领导对请示或报告的文件内容进行审核 C：部门领导将审核结果回复起草人 D：将文件送入档案作资料保存第19页

广州市天工远科信息技术有限责任公司

3.2.3.4函件管理

对以公司名义或部门名义所发出的函件的形成过程进行计算机管理，函件管理分公司函件和部门函件两种类型，公司函件流程基本包括拟稿、部门审核、会签、综合部核稿、签发、成文、发布、归档等处理环节，部门函件基本流程包括拟稿、部门签发、成文、发布、归档等处理环节。其设计要求如下：

1、函件管理流程环节和路径可由系统管理员自行设定，各级便函流程节点名称可自行设

定，其默认工作流如图【公司函件业务流程图】【部门函件业务流程图】所示； 2、函件文件字、文件、部门应三者对应，在年末时还应考虑文件号的跨年度问题；

3、函件流水号可自动生成，也可指定流水号，如果指定的流水号比最大流水号值（系统维

4、函件会签有串行和并行二种供用户选择，二者都要求可进入流程配置，会签人可自己会

签、也可转交他人会签，会签人不修改正文，只填写会签意见和签名；

5、当流程进行中遇到死结点时，函件系统管理员应可通过意外事件处理系统对死结点进行

疏通，以保证流程的畅通；

6、以公司名义发到各部门的函件，在各部门内应作为部门的收文流程处理； 7、可按函件处理状态、类型、部门等进行查询，并提供全文检索； 8、抄送单位、部门或人员之间一律始终用顿号“、”分开。

广州市建筑机械施工有限公司（部门）函件拟稿纸

事由：正文：发文单位：拟稿人：分发：抄报：抄送：发出时间：

发文字号领导签发：总页数广州市建筑机械施工有限公司第20页

广州市天工远科信息技术有限责任公司

【公司函件业务流程图】

拟稿A A：起草人起草公司函 B：部门领导审核起草人起草的文件，如果不符合要求，可以退回起草人重拟 C：办公室对通过审核的文件进行文字审核，如果不符合要求，可以退回起草人 D：公司领导对文件签发，领导也可以终止发文过程 E：办公室对领导签发通过的文件进行成文、编号、发放等一系列处理 F：办公室对发放过的文件送入档案室 G：如果文件需要会签，部门领导可以决定将文件送到相关部门领导征求意见审核B 会签G 核稿C 签发D 成文、分发E 归档F 第21页

广州市天工远科信息技术有限责任公司

【部门函件业务流程图】

拟稿A A：起草人起草部门函核稿B 签发C 成文、分发D 归档E B：办公室文件进行文字审核，如果不符合要求，可以退回起草人 C：部门领导对文件签发，领导也可以终止发文过程 D：办公室对签发通过的文件进行成文、编号、发放等一系列处理 E：办公室对发放过的文件送入档案室第22页

广州市天工远科信息技术有限责任公司

3.2.3.5传真电报管理

对以公司名义或部门名义所发出的传真电报的形成过程进行计算机管理，传真电报管理分公司传真电报和部门传真电报两种类型，公司传真电报基本包括拟稿、部门审核、会签、综合办核稿、签发、成文、发布、归档等处理环节，部门传真电报基本包括拟稿、部门签发、成文、发布、归档等处理环节。其设计要求如下：

1、传真电报流程环节和路径可由管理员自行设定，其默认工作流向如图【公司传真电报业

务流程图】【部门传真电报业务流程图】所示；

2、传真电报文件字、文件号、部门应三者对应，在年末时还应考虑文件号的跨年度问题； 3、传真电报流水号可自动生成，也可指定流水号，如果指定的流水号比最大流水号值（系

统维护中的）小，则指定流水号不影响当前系统中的最大流水号值（系统维护中的），如果指定的流水号比最大流水号值（系统维护中的）大，则系统维护中的流水号为当前指定的最大流水号值；

4、传真电报会签有串行和并行二种供选择，二者都要求可进入流程配置，会签人可自己会

签、也可转交他人会签，会签人不修改正文，只填写会签意见和签名；

5、当流程进行中遇到死结点时，传真电报系统管理员应可通过意外事件处理系统对死结点

进行疏通，以保证流程的畅通；

6、以公司名义发到各部门的传真电报，在各部门内应作为部门的收文流程处理； 7、可按传真电报处理状态、类型、部门、文件字号等进行查询，并提供全文检索； 8、抄送单位、部门或人员之间一律始终用顿号“、”分开。

广州市建筑机械施工有限公司公司(部门)传真电报拟稿纸

事由：正文：发文单位：拟稿人：分发：抄报：抄送：发出时间：发文字号领导签发：总页数广州市建筑机械施工有限公司第23页

广州市天工远科信息技术有限责任公司

【公司传真电报业务流程图】

拟稿A A：起草人起草公司传真电报 B：部门领导审核起草人起草的文件，如果不符合要求，可以退回起草人重拟 C：办公室对通过审核的文件进行文字审核，如果不符合要求，可以退回起草人 D：公司领导对文件签发，领导也可以终止发文过程 E：办公室对领导签发通过的文件进行成文、编号、发放等一系列处理 F：办公室对发放过的文件送入档案室 G：如果文件需要会签，部门领导可以决定将文件送到相关部门领导征求意见审核B 会签G 核稿C 签发D 成文、分发E 归档F 第24页

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【部门传真电报业务流程图】

拟稿A A：起草人起草部门传真电报核稿B 签发C 成文、分发D 归档E B：办公室文件进行文字审核，如果不符合要求，可以退回起草人 C：部门领导对文件签发，领导也可以终止发文过程 D：办公室对签发通过的文件进行成文、编号、发放等一系列处理 E：办公室对发放过的文件送入档案室第25页

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3.2.4会议管理

对计划会议和日常的会议审批过程进行计算机管理，同时可以发会议通知，会议审批流程为起草、部门审核、办公室审核、领导审核、预定会议室、发会议通知、归档等处理环节，会议审批流程如【会议审批业务流程图】。其设计要求如下：

1、会议管理审批流程环节和路径可自行设定，默认可设为起草、部门审核、办公室审核、

领导审核、预定会议室、发会议通知、归档等处理环节；

2、能够以图形化的方式查看会议室的使用和预定情况，以便能够了解会议室的空闲便于预

定会议室；

3、可对会议的内容(会议名称、召开部门、日期、会期、地点、参加范围、费用预算等)进

行一系列审批；

4、可发邀请函到部门或个人参加会议，并可接收邀请回执；

5、会议管理会签有串行和并行二种供用户选择，二者都要求可进入流程配置，会签人可自

己会签、也可转交他人会签，会签人不修改正文，只填写会签意见和签名； 6、当流程进行中遇到死结点时，会议计划管理员应可通过意外事件处理系统对死结点进行疏通，以保证流程的通畅；

7、可按会议计划处理状态、类型、部门等进行查询，并提供全文检索；

8、可对会议的召开过程和决议进行记录（如基本情况、人员出席、议题讨论、会议发言），

并可整理形成会议纪要。

广州市建筑机械施工有限公司会议审批表单拟稿人员：会议时间：会议参与人数：召开会议主题：会议详细描述：拟稿部门：会议地点：会议紧急程度：第26页

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【会议审批业务流程图】

开始拟稿A 部门审核B 办公室审核C 领导审核D 预定会议室E 发会议通知F 归档处理G A会议申请人针对会议情况起草会议申请表，详细填写会议相关信息 B会议申请人的部门领导审核会议申请 C办公室负责领导审核会议申请 D公司领导审核会议申请 E 会议起草人为会议预定会议室并准备会议资料 F会议起草人对参加的部门和人员发放会议通知 G处理完毕的流程后台归档处理 H红线表示可以退回的环节第27页

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3.2.5业务办公 3.2.5.1车辆管理

主要对公司车辆使用申请、司机基本情况、及车辆使用情况进行计算机管理。车辆申请的基本处理环节包括：申请人填写申请单、部门领导审批、办公室派车、申请单反馈等。其设计要求如下：

1、车辆基本信息管理：内容包括详细记录车辆的型号、车号、驾驶员等信息，形成车辆台

帐；

2、车辆调度管理：管理各部门的用车调度情况，包括用车申请、审批及派车单样式记录，

派车单样式包括车辆、部门、用车人、目的地、里程情况、用油情况等记录并可根据部门、车辆等条件进行分类统计；

3、车辆管理模块需具备必要的统计功能，完成指定车辆在指定时间段中，用油，年检，行

驶里程，驾驶员综合评价分数，路桥费用等相关的统计报表；

4、在用户申请用车时，在用户指定时间段内，无法使用的车辆应该不在选择的范围内； 5、车辆申请人员在用车结束后应可以对用车情况，服务质量，司机态度等方面给予评价，

给定的相关评价将成为相关指标的依据；

6、车辆申请单在指定时应成为日后生成，统计，查询相关报表的数据来源；

7、系统应具备相关的提醒功能，例如车辆的年检日期前指定天数以邮件或短信息方式给车

辆管理员提示信息；

8、车辆使用完毕后，对应的车辆应该由系统设置为可用车辆； 9、领导使用的车辆应该不在一般用户用车申请的范围内； 10、对使用超时的车辆，应由管理员人为处理延时使用，或取消其出车安排； 11、所有的派车申请单需要良好的查询功能，以方便历史数据的查找。同时需要按用户

的需要以多种视图展示。

广州市建筑机械施工有限公司车辆登记单车辆牌照：车辆发动机号：车辆详细说明：

广州市建筑机械施工有限公司司机情况单

司机姓名：性别：驾驶证号：司机详细说明：

第28页

车辆型号：车辆归属：车辆上次年检日期：车辆下次年检日期：年龄：牌照类型：身份证号：归属单位：目前指定驾驶车辆：广州市天工远科信息技术有限责任公司

广州市建筑机械施工有限公司车辆管理申请派单

申请信息申请部门：随行人员数目：用车开始时间：预计里程：申请用途：派车信息车辆牌照：车辆驾驶人员：车辆实际里程：用户评价司机服务评分：评价备注：

车辆情况：车辆型号：本次实际油量：本次行驶里程：申请人名：抵达地点：用车结束时间：本次实际路桥费用：第29页

广州市天工远科信息技术有限责任公司

【车辆申请业务流程图】

开始派车申请A 部门领导审核B 派车C 申请反馈D 办结E A各部门具体经办人填写申请（姓名、陪同人员、前往地点（路经地点）、派车具体事由、出发具体时间、归回时间等）。 B所在部门主要业务负责人审批（单位意见）。 C车辆管理部门派车（车辆编号、驾驶员、约行驶路程、调度人、调度时间等）。 D申请反馈，将派车结果反馈给申请人。 E办结，做处理完毕标记，过期删除。第30页

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3.2.5.2报表传递

报表传递主要是对公司内部和上报集团公司需要填报的业务报表进行审批和上报的过程进行计算机管理，业务报表在报表传递模块中已附件的形式附加到审批文件中，对报表数据的统计和分析有操作员人工完成。其设计要求如下：

1、报表模板管理：由于用户的报表模板不是一成不变的，因此要求数据库需要在管理员的

干涉下完成报表模板的新增，修改，删除，并能实时的提供给用户填写和上报。模板提供给用户使用挑选时，应以管理员指定的分类形式呈现；

2、由于报表上报将跨服务器实现，因此整个上报过程将以函件数据库为中转，以接收和发

送的形式完成；

3、报表传递审批流程环节和路径可自行设定，默认可设为起草、部门审核、办公室审核、

领导审核、上报、归档等处理环节；

4、报表传递拟稿前，提供可供选择的报表模板让用户挑选，并将用户挑选的模板以附件的

形式在指定的分类表单中生成，生成的附件需要支持在线编辑功能，痕迹保留功能； 5、处理完成的报表可按指定的分类提供用户浏览查询，归档文件的处理需要提供查询和全

文检索功能；

6、函件收集数据库应以后台代理的方式处理相关报表的上传，代理执行的时间间隔以用户

规定的时间为准；

7、系统可进行监控报表的办理情况，对到期和逾期未办的报表，系统能自动催办；

8、报表传阅者传阅完毕应可签传阅意见和签名(含签名日期和时间)，传阅报表的分发者应

可感知报表传阅人的传阅意见和签名(含签名日期和时间) 9、报表起草人对自己起草的未发送报表有删除权限； 10、需要传递和审批的报表基本包括：《市基建施工公司机械设备大修报告表》、《机械

设备租赁信息表》、《设备（钢周转材料）租赁计划表》、《机械设备租赁报价表》、《主要施工机械完好、利用统计表》、《主要机械设备实用、完好、利用情况表》、《市建机械施工有限公司固定资产（低值机械）盘点表》、《固定资产盘点分类表》、《预拌混凝土供应计划》等。

第31页

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【报表传递上报审批流程】

开始拟稿A 部门审核B 办公室审核C 领导审核D 管理员处理E 上报集团公司F 归档处理G A◆报表传递拟稿人针对指定报表填写或者修改指定的附件信息和正文，若拟稿为部门主管，将直接送文档到办公室审核环节，若办公室主管拟稿将直接送领导审核环节，若办公室人员拟稿将跳过部门审核环节。 B◆报表传递拟稿人部门领导审核报表 C◆办公室负责领导审核报表 D◆公司领导审核报表 E◆报表传递管理员收到领导签发的报表后，对报表做适当的文书处理 F◆报表传递管理员将该报表分发到函件收集数据库，由函件收集库转到集团公司报表传递收文数据库，形成新的流程文档并在集团公司报表文档管理员的个人工作台形成待办文件 G◆处理完毕的流程后台归档处理 H◆红线表示可以退回的环节第32页

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【报表传递接收审批流程】

开始集团收文A 报表收集人审核B 部门审核C 是否需领导审核阅文D 领导阅文E 归档处理F A◆集团报表传递收文环节由指定的文档管理员将函件收集数据库发送的报表整理后送交报表收集部门指定人员处理。 B◆报表收集人员收集的报表经过必要的处理后提交部门领导审核。 C◆部门领导审核报表。 D◆由部门领导决定该报表是否需公司领导审批或者阅文。 E◆公司领导审核查阅报表 F◆报表收集工作完成后，文档将回到报表收集人员环节进行归档处理。第33页

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3.2.5.3合同管理

合同管理主要是对合同文本审批的处理过程进行计算机管理，其审批过程基本包括：合同起草、部门审核、财务审查、审计审查、法规审查、领导审核、法定代表审批、归档等环节。合同审批默认的流程如下【合同审批业务流程图】。其设计要求如下：

1、合同文本基本信息：内容包括详细记录合同审批申请文本正文，合同附件，合同要求签

署日期，合同信息目录，合同分类等；

2、合同审批的流程一定要经过财务审查，审计审查，法规审查环节。 3、生成的文档以用户指定的视图方式呈现；

4、合同审批申请文档的查询需具备良好的，可定义的查阅权限控制； 5、合同审批申请人员对自己起草的未发送文档有删除权限； 6、合同审批申请文档正文修改痕迹和处理意见都可保留；

7、系统可进行监控文档的办理情况，对到期和逾期未办的文档，系统能自动催办。

广州市建筑机械施工有限公司合同审批表经济合同名称主办单位主办单位意见计财部门意见审计部门意见法规部门意见主管领导意见法定代表人意见

经办人送批时间日期审查人日期审查人日期审查人日期签定时间签定时间第34页

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【合同审批业务流程图】

合同拟稿A 部门领导审核B 财务审查C 审计审查D 法规审查E 领导审核F 法定代表审批G 归档H A部门主管业务人员负责拟稿合同、协议（负责人可直接转送财务审查节点） B主管部门负责人负责核对、审批 C财务部门领导签署审查意见 D审计部门领导签署审查意见 E法规部门领导签署审查意见 F主管业务领导签署审核意见 G法定代表人签署审批意见 H档案室负责文件资料的归类、查询第35页

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3.2.5.4会议室资源管理

主要对公司会议室及其相关资源使用的申请过程，及会议室和相关资源使用情况进行计算机管理，会议室申请过程基本包括：申请起草、部门审核、办公室审核、会议室安排，会议室和相关资源使用情况必须能查询到会议室和资源的使用和空闲状态。其设计要求如下： 1、会议室基本信息管理：内容包括详细记录会议室的最大使用人数，会议室地点，适应范

围，是否有投影仪，是否有幻灯片，是否有麦克风等相关资源配置；

2、会议室调度管理：管理各部门的会议室使用情况，包括会议室申请、审批及会议室申请

样式记录。会议室使用人员部门需详细填写会议室资源要求，会议用途，会议参加人员，会议室使用时间，会议完成时间，会议主持人员，会议召集部门，是否有投影仪，是否有使用空调，是否有水果，花篮摆放，是否可以使用宣传条幅，是否使用专人服务，是否使用茶水等等相关信息；

3、会议室管理模块需具备必要的统计功能，完成指定会议室在指定时间段中使用次数，与

会人员数目，使用人员评价分数等；

4、在用户申请用会议室时，在用户指定时间段内，无法使用的会议室应该不在选择的范围

内；

5、会议室申请人员在会议室使用结束后应可以对会议室卫生情况，管理人员服务质量，态

度等方面给予评价，给定的相关评价将成为相关指标的依据；

6、会议室申请单在指定时应成为日后生成，统计，查询相关报表的数据来源；

7、系统应具备相关的提醒功能，在会议室使用前的某段时间以短信，邮件的方式提醒会议

室管理员做好接待准备；

8、会议室使用完毕后，对应的会议室应该由系统设置为可用会议室；

9、对使用超时的会议室，应由管理员人为处理延时使用，或取消其会议室安排； 10、所有的会议室申请单需要良好的归档查询功能，以方便历史数据的查找。同时需要

按用户的需要以多种视图展示。

广州市建筑机械施工有限公司会议室申请单

主办单位会议名称会议时间申请日期申请人分管领导签名其他

起始时间结束时间第36页

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【会议室审批业务流程图】

A会议室申请人员根据会议的需要，填写会议室申请单，若拟稿为部门主管，将直接送文档到办公室审核环节，若办公室主管拟稿将直接送会议室管理员处理环节，若办公室一般人员拟稿将跳过部门审核环节。 B会议室申请人员部门领导审核会会议室申请 C办公室领导审核会议室申请 D会议室管理员收到办公室主管领导签核的会议室申请的信息后，进行会议室申请的相关处理并且按要求将会议室安排完毕的通知给拟稿人员（待阅文件），同时按需要打印文件，归档。 E处理完毕的流程后台归档处理 F红线表示可以退回的环节开始申请起草A 部门审核B 办公室审核C 会议室管理员处理D 归档处理E 第37页

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3.2.5.5业务文件审批管理

主要是对各业务部门和科室需要处理的业务文件进行审批的过程进行计算机管理，业务文件审批的各类文件都以附件的方式附加到审批文件中，业务文件审批的基本环节包括：审批文件起草、部门领导审核、相关部门会签、公司领导审核、返回文件起草部门等环节。其设计要求如下：

1、业务文件审批流程的环节和路径可自行设定，默认可设为审批文件起草、部门领导审核、

相关部门会签、公司领导审核、返回文件起草部门等环节；

2、处理完成的业务文件可按指定的分类提供用户浏览查询，归档文件的处理需要提供查询

和全文检索功能；

3、系统可进行监控业务审批的办理情况，对到期和逾期未办的报表，系统能自动催办； 4、业务文件审批的各个审批环节都能签写审批意见； 5、业务文件起草人对自己起草的未发送报表有删除权限； 6、需要审批的业务文件基本包括：《新施工机械验收表》、《固定资产验收表》、《机械设备

（固定资产）调拨单》、《机械设备（固定资产）报废申请审批表》等。

第38页

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【业务审批流程图】

起草A A：业务部门起草需要审批的业务文件 B：部门领导对起草的业务文件进行审核，如果业务文件涉及多个部门，必须送相关部门会签，如果不涉及多个部门，则直接送公司领导审核 C：相关公司领导对业务文件进行审核 D：将审批通过的业务文件返回相关业务部门 E：业务部门将处理完的业务文件送档案备查 F：相关部门领导对业务文件进行会签部门审核B 相关部门会签F 公司领导审核C 回复起草部门D 归档E 第39页

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3.2.6档案管理系统 3.2.6.1文书档案管理

按照广东省档案局出台的最新档案管理规范，对公文流程管理系统中产生的文件进行登记、分类、归档管理。

(1) 文书档案管理主要是把公文流程管理中形成的文档最后进行归档管理，也就是

把收文、发文、呈批件、函件、传真五类文档进行归档处理；

(2) 由于档案库文档数在不断的增加，为防止因文档数过多，数据库过大而导致操

作速度慢，因此要求分收文、发文、呈批件、函件、传真、五种类型以及年度建立档案库；

(3) 要有手动登记的功能，内容可以同原来的，手动登记保存的文件也要进入上述

视图；

(4) 文件定了期限后自动生成件号；

(5) 已归档的档案文件中的期限、件号、专题、页数、类别号应可以由设定的人修

改；

(6) 所有的打印应可以选择范围和预览所选择的范围（含目录、文件）；

(7) 专题代码为顺序号、一个号代表一个专题、一份文件可以选择多个专题名称，

也可以不选专题；

(8) 视图界面部分的文件排列始终不改变，生成归档目录后也不改变；

(9) 档案借阅流程为：借阅申请、借阅审批、借阅，借阅时间到期后文件自动消失； (10) 文件归挡时，处理意见也要求归档，处理意见和正文还能够分别打印。

3.2.6.2归档文件管理

所有在OA系统中处理过的文件都能自动转到归档文件数据库中，在归档文件中查询文件的方式基本继承文件在处理过程中的查找方式，可以按不同分类进行文件查询，并提供全文检索和条件组合查询的功能。

第40页

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3.2.7待办事宜

待办事宜是员工在公文处理流程和业务处理流程的各环节需要办理的事宜，主要对发来的文档进行传阅、审核、会签、签发、批示、办理、督办等处理。

对待办事宜中的文档可根据处理的情况分为待办文件、待阅文件、已办(阅)文件，下表是对文档处理情况的说明；

待办文件在OA系统中别人提交给当前用户办理或审批的文件，待办文件中还从打开的文件一般用兰色来标示，已打开过但未办理完毕的文件一般用浅棕色标示在OA系统中别人提交给当前用户传阅的文件，待阅文件中从未打开的文件一般用兰色来标示，已打开过但未办理完毕的文件一般用浅棕色标示在OA系统中当前用户已经办理、审批或传阅完毕的文件待阅文件已办(阅)文件待办事宜设计要求：

1、待办事宜从大的方面分为：待办文件、待阅文件、已办文件三中类别； 2、在每个大的类别中文件能按日期、处理人、文件类型、处理类别等方式进行不同的排序； 3、待办事宜中的文件能进行组合条件查询；

4、已办文件只能保留一定的期限，系统能自动删除过期的已办文件。

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3.2.8个人办公服务 3.2.8.1用户认证

提供对用户注册和身份验证的功能，B/S模式的应用系统身份验证可以考虑采用数字证书的方式。

3.2.8.2密码修改

提供用户对自己的标识符密码进行修改的功能。

3.2.8.3个性设置

由用户按自己的工作习惯，对日常OA操作环境的显示页面进行定制。包括个人工作台首页，个人工作选项，已办工作保存期限，待阅文件保存期限，移动电话号码，是否起用公文短消息通知，启用短消息通知的文件类型等相关的选项。

3.2.8.4外出设置

对员工外出时，可将自已在公文流程处理和业务流程处理中的权限授予他人代替处理，回来之后可收回授出的权限，并能够查询授权人所作的工作。