协同办公管理系统需求调研表

协同办公管理系统需求调研表

信息化系统调研表

一、协同办公系统需求：

1.

1.1 1.2 1.2.1

基础信息

组织机构 职务职别 行政线

总经理――副总经理――总监――经理――主管――员工

1.2.2 审批线

员工――部门负责人――分管领导――总经理

1.3 人员及权限

注：模块权限：Ａ――公告发起权

Ｂ――公文发起权 Ｃ――普通权限 Ｄ――全部权限

权限： Ａ――系统文档管理权（只能授权给一个用户） Ｂ――部门文档管理权 Ｃ――普通权限

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2.

2.1

工作管理

办公情况

（１）办公事务：工作安排，审批工作，工作汇报，工作计划，工作督办 （２）现在方式：会议传达，当面安排，电话安排，听取汇报 2.2

分支机构管理现状

（１）现有分支机构： （２）分支机构预测： （３）管理现状：

由于没有管理平台，管理手段受限，申请等日常事务需要用邮件或电话进行，不利于管理的规范和管理行为的记录。 2.3

工作流程调研

说明：调研目的了解贵部门的常务事务处理情况，规范整个学校的管理制度和业务流程，提供高工作效率。 2.3.1

流程结构描述 （蓝色字体显示的内容为填写样例 红色字体显示的内容为填写说明）

1、）

流程类型：新闻发布、收发文处理（日常事务的名称） 发起人：行政文员（日常事务的创建者或者发起人）

审批过程：员工提交部门领导审批，还需要分管领导审批可能需要分管校长审批，行政部指派专员操作。（具体的流程流转步骤）

填写表单：新闻发布申请单、发文记录单（日常事务处理所用的表单） 重要等级：高（流程处理的频率） 2、）

流程类型：办公用品请购\领用\保修\报废\入库、公章使用/借用申请、用车申请、机票预订、证照使用申请、（日常事务的名称）

发起人：所有人（日常事务的创建者或者发起人）

审批过程：员工提交部门领导审批，或需分管领导审批，行政部备案（具体的流程流转步骤） 填写表单：资产流转单，公章使用申请单，用车申请单（日常事务处理所用的表单） 重要等级：高（流程处理的频率） 2.3.2

流程流转结构图

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协同办公信息系统需求调研表

1, 样例—请示报告流程 样例—2.3.3请示, 请示,报告处理流程:

1 流程图示:

2,流程表单: (样例)

请示报告处理单呈报部门 收文 时间 年 月 日 收文 编号

呈报内容

拟办意见 领导批示 意见

承办部门 落实情况

3 流程节点说明: 表单名称: 说明(默认)-字段 呈报单位 收文时间 收文编号 呈报内容 拟办意见 领导批示意见 承办单位落实情况 字段形式及字段名 浏览按钮(部门) 浏览按钮(时间) 单行文本框 多行文本框 多行文本框 多行文本框 多行文本框 Fvarchar date1 desc1 textvalue1 textvalue2 textvalue

3 textvalue4 创建人必填 创建人必填 创建人必填

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2.4

管理情况及解决方式表格

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2.5 协同系统模版和格式

根据各业务部门报送的需要跨部门协作的流程表单，系统管理员预制进入系统模版，并对使用人员进行授权。

部分部门内部或个人使用的流程，个人可设定为个人模版或个人流程。

3.

3.1

公文管理

收文管理

（１） 收文登记表：现为ＷＯＲＤ表格，登记来文的简要信息。 （２） 公文处理单：现为公文传阅结果记录单，印刷品，人工填写。 （３） 流转：来文在各部门流转。

（４） 办理：公文的复印件交付给办理部门。 （５） 归档：公文原件一律由办公室统一管理。 3.2

OA公文管理之收文解决方案

（１） 由公文管理模块辅助解决接收公文流转。具体如下

（２） 总部文档管理员___负责收文，单位收文后，使用扫描仪将公文转换为电子版 （３） ____将电子版公文通过OA系统公文管理模块，以附件形式发送给 。 （４） ____接收公文后，依公文内容，酌情发送给各位老总或相关人员。

（５） ____接收后发送方式有两种，可以重新发起，也可在原公文流程上以知会形式传阅各部门。 （６） ____可将公文归档在固定文件夹，方便大家调阅。 （７） OA流转公文优点如下：

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a) 内容完整；流程可视；跟踪及时； b) 办理及时，归档后查阅方便 c) 节约办公费用 3.3

发文管理

（１） 发文申请表：

（２） 发文审批单：记录公文信息及审批信息。 （３） 归档：公文原件一律_______统一管理。 3.4

OA公文管理之发文解决方案

（１） 系统预制_______公司公文格式，包括红头文件和非红头文件

（２） 公文的发放分三类，行政公文，体系文件，技术作业文件；具体如下 （３） 行政公文，由________发放备案；

（４） 体系文件，由______通过OA发布，并负责归档到专用文件夹；

（５） 技术作业文件，各业务部门通过OA发送到分管领导审批，经______编号备案（归档到专用文件夹），

然后各业务部门发布。

流程如图：各业务部门（撰写）——分管领导（审批）——现代办（编号，归档）——各业务部门

各业务部门（发布）——相关部门（接收）

4.

4.1 4.1.1

会议管理

原会议通知和会议室管理 会议室资源情况

七栋共_____间会议室，分布在____ ___；

八栋共_____间会议室，分布在____ ___； 4.1.2

管理现状

管理部门：________

现状：电话通知+书面通知 管理表格：电话预约会议室 管理问题：

（１） 缺乏反馈机制：会议室申请部门使用后的满意度、意见和建议。 （２） 申请要求不清晰：申请要求有时用电话提出，缺乏记录。

（３） 缺乏监督规范：申请部门提出通知后不放心，会经常去看会场，相当于在要求时间之间检查会场布置

工作，造成工作上的被动。

（４） 会场布置时间太紧张：申请要求后马上就得处理，不利于整体工作安排。

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4.2 OA会议通知管理

改进方式：利用OA会议通知模块,各部门定期查阅OA会议通知，并进行签到管理。 4.2.1

OA会议管理主要管理步骤

（１） 按会议要求进行会议通知管理和会议设备占用状态管理。 （２） 会议通知按会议要求，在OA上发布会议通知 （３） 会议OA通知中，选择参会人员，设定会议时间

（４） 会议通知列入与会人个人日程和待办事项中，参会部门或参会人必须书写OA会议通知的回执。 （５） 会议结束，由指定会议记录人撰写会议纪要，并发表在OA栏目中。 （６） 会议后，所有参会人员可以随时调阅会议记录，与会人员名单。 二、知识管理

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