EXCEL学习笔记

思大教育培训中心教学大钢

第一课 EXCEL的窗口及界面认识

一、 Excel的启动方式

1、 双击桌面上Excel图标标志。 2、 开始→程序→Excel 2003命令

二、 窗口界面认识

1、 标题栏：显示程序名称和文档名 2、 菜单栏：所有命令的集合

3、 工具栏：由菜单中挑选出来以按钮的形式表现出来

显示隐藏工具栏：1、视图→工具栏

2、左工具栏或菜单栏空白处单击右键 4、编辑栏：

作用：编辑当前单元格中的内容。

编辑栏的打开和关闭：单击“视图”→“编辑栏”。 5、工作表：

EXCEL的工作表由65536行和256列所组成。 行：是用“数字”表示。 列：是用“字母”表示。 6、滚动条：

EXCEL的滚动条分为水平滚动条与垂直滚动条。 7、状态栏：

EXCEL的状态栏位于EXCEL窗口的底部。

三、 工作表与工作薄

EXCEL在启动时就会自动为用户创建一个工作薄，在这个工作薄中一般包含三个工作表。EXCEL的一个文件就是一个工作薄。每当用户新建或是打开一个文件，都会新建或打开一个完整的工作薄。每个工作薄至少包含一张工作表。打个比方，工作薄就好比是一个笔记本，而工作表就好比是笔记本中的一张纸。工作表是EXCEL中最小的数据集合，一张工作表就对应实际当中的一张表格。

注：从某种意义上讲，工作薄就是工作表的集合。由于工作薄与工作表反映了EXCEL的文件组织方式。所以，请务必分清工作薄与工作表的关系。

1、工作表的插入：

步骤：①用鼠标右键单击工作表的标签名→“插入”；

②选择“工作表”； ③单击“确定”。 2、工作表的移动与复制：

步骤：①用鼠标右键单击要插入工作表的标签名→“移动或复制工作表”；

②选择移动到的位置；（如果要复制工作表就将“建立副本”复选框钩上） ③单击“确定”。 3、工作表的删除：

步骤：①用鼠标右键单击要删除工作表的标签名→“删除”；

②单击“确定”。

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注：此删除是永久性删除工作表。 4、工作表的重命名：

步骤：①用鼠标右键单击要改名工作表的标签名→“重命名”；

②输入新的名称即可。

四、 设置新工作薄内的工作表数

步骤：①单击“工具”→“选项”；

②选择“常规”标签；

③设置新工作薄内的工作表数 3 ④单击“确定”。

五、 创建文档（Ctrl+N）

1、 “常用”工具栏上的“新建 ”按钮； 2、 “文件”→“新建”（会调出“新建文件”对话框，）

六、 保存文档（Ctrl+S）

1、“文件”→“保存”或“另存为?”（文档重新取名保存）； 2、常用工具栏上“保存”按钮；

3、设置自动保存：“工具”→“选项”→“保存”→设置自动保存间隔时间。 4、设置文档密码：

“工具”→“选项”→“保存”选项卡→输入密码、修改和删除密码→执行“保存”命令（密码修改后需保存设置）；

七、 打开文档（Ctrl+O）

1、“文件”→“打开”命令； 2、打开最近使用过的文档：“工具”→“选项”→设置文件数； 3、一次打开多个文档：

选择不连续文档：Ctrl+选定（单击）；选择连续文档：Shift+选定（单击）

八、 Excel 2003的退出

1、 单击“文件”菜单中的“退出”命令； 2、 在标题菜单上单击鼠标左键→关闭。 3、 单击程序右上角的“关闭”按钮； 4、使用快捷键Alt+F4。

第二课 工作表的编辑

一、 单元格的选取：

1、 单个单元格：用鼠标单击要选择的单元格。 2、 多个连续的单元格：按住鼠标左键不松拖动鼠标

3、 多个不连续的单元格：在选取的同时按住键盘上的CTRL键。

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4、 选择整行或整列：单击行号或列标。

5、 选择整个工作表：单击左上角“全选框”或快捷键：Ctrl+A

二、 剪切（移动）

步骤：①选择要移动的单元格；

②执行“剪切”命令；

剪切有三种方法：1、单击“编辑”→“剪切”；

2、单击“常用”工具栏上的“剪切”图标； 3、按键盘上的CTRL+X；

③选择要移动到的单元格； ④执行“粘贴”；

粘贴有三种方法：1、单击“编辑”→“粘贴”；

2、单击“常用”工具栏上的“粘贴”图标； 3、按键盘上的CTRL+V；

三、 复制

步骤：①选择要复制的单元格；

②执行“复制”命令；

剪切有三种方法：1、单击“编辑”→“复制”；

2、单击“常用”工具栏上的“复制”图标； 3、按键盘上的CTRL+C；

③选择要复制到的单元格； ④执行“粘贴”；

粘贴有三种方法：1、单击“编辑”→“粘贴”；

2、单击“常用”工具栏上的“粘贴”图标； 3、按键盘上的CTRL+V；

四、 自动填充

填充的方法：①选择要进行填充的单元格；

②将鼠标移动要进行填充单元格的右下角，使鼠标形状变成“黑十字”形后； ③按住鼠标左键或右键不松向上、下、左、右方向拖动。

1、左键填充：根据自定义序列中的内容进行填充的。 2、右键填充：

复制单元格：指用选择的单元格中内容复制到拖动范围内的其他单元格中。 以序列方式填充：指按照选择单元格内数据的规律填充。 以格式填充：指仅仅填充格式而不会复制内容。 以值填充：指仅填充内容不填充格式。

五、 自定义序列

①单击“工具”→“选项”； ②选择“自定义序列”标签； ③选择“新序列”，并按照格式输入序列内容； ④单击“添加”，单击“确定”。

注：自定义序列只对英文、汉字有效，对于数字的定义无效。

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六、 行与列的操作

1、行高：是指EXCEL行的高度。

步骤：①选择要改变行高的单元格；

②单击“格式”→“行”/“列”→“行高”； ③输入行高值/列宽值 ④单击“确定”。

2、最合适行高、最合适的列宽：

所谓最合适行高及最合适的列宽就是根据单元格内文字的大小自动调整行的高度。 3、隐藏行与取消隐藏：

隐藏行/列：①选择要隐藏的行/列；

②单击“格式”→“行”/“列”→“隐藏”；

取消隐藏：①选择整个工作表；

②单击“格式”→“行”/“列”→“取消隐藏”；

4、插入、删除行/列： 插入：①选择单元格；

②单击“插入”→“行”/“列”。

删除：①选择要删除行/列的代号；

②单击“编辑”→“删除”。

第三课 工作表的格式化

一、 单元格的自动格式

步骤：①选择要改变格式的单元格；

②单击“格式”→“自动套用格式”； ③选择一种格式； ④单击“确定”。

二、 单元格格式

EXCEL的单元格格式中一共包含五个标签，分别是： 1、数字：改变所选择单元格中数字的格式；

2、对齐：设置单元格中文字的对齐方式、文字方向、自动换行与合并单元格等。 3、字体：设置单元格中文字的字体、字形、字号及颜色等。 4、边框：给单元格加上或去掉边框线 5、图案：设置或取消单元格的背景颜色。

三、 条件格式化

步骤：①选择要设置格式的单元格；

②单击“格式”→“条件格式”；

③在对话框中输入格式条件，然后单击“格式”，弹出“单元格格式”对话框。 ④在单元格格式对话框中选择所需要的字体样式与颜色、边框、背景或图案等。

如要加入另一个条件，单击“添加”按钮，然后重复步骤3。

⑤单击“确定”。

四、 格式刷

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格式刷的作用是用来复制相同格式的单元格中的格式。 步骤：①选择带格式的单元格；

②单击“常用”工具栏上的“格式刷”图标； ③使鼠标形状变成“刷子”后； ④用鼠标选择要复制格式的单元格。 ⑤单击用一次，双击用多次。

五、 单元格添加批注

1、 插入→批注

2、 修改批注：在单元格位置单击右键→编辑批注/删除批注/显示批注。

第四课 函数与公式

一、 自动求和

步骤：①确认计算结果的位置；

②单击“常用”工具栏上的“自动求和”图标；“∑”； ③按键盘上的“回车”键。

二、 函数的使用

函数的认识： 1、Sum() 2、Average() 3、Max() 4、Min() 5、Count() 6、Sumif() 7、IF

使用方法：①确认计算结果的位置；

②单击“插入”→“函数”； ③选择函数名；

④按照提示选择数据的单元格地址； ⑤单击“确定”。

三、 公式

公式可以对工作表数据进行加、减、乘、除等运算。

（一）运算符及其优先级：

EXCEL中包含以下几种类型的运算符： 1、算术运算符：

可以完成基本的数学运算。如加、减、乘(*)、除(/) 2、比较运算符：

可以比较两个数值并产生逻辑值TRUE（成立）或FALSE（不成立）。比较运算符有：等于、大于、小于、大于等于(>=)、小于等于(<=)。

3、文本运算符“&”

可以将一个或多个文本连接为一个组合文本。

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（二）输入公式

用户可在指定的单元格中直接公式即可，输入完成按“ENTER”键。 （三）编辑公式

选择要进行编辑公式的单元格，然后在EXCEL的编辑栏中对公式进行修改，最后按“ENTER”键完成操作。

四、 函数与公式的实例

1、计算工龄的公式：

工龄=(today()-入厂日期)/365

2、逻辑判断公式

=IF(逻辑表达式1，常量1，IF(逻辑表达式2，常量2)) 最多有7层

第五课 图表处理

一、 图表的创建

步骤：①将活动单元格置于数据表中；

②单击“插入”→“图表”；

③选择图表的类型；单击“下一步”；

④选择数据区域和系列产生在的行、列，单击“下一步”； ⑤输入图表的标题，单击“下一步”； ⑥确认图表的位置，单击“完成”。

二、 图表的选取与激活

1、选取：直接将鼠标移到图表上单击。

2、激活：在选取图表的同时已将图表激活。

三、 图表类型的转换

步骤：①选定图表；

②单击“图表”→“图表类型”； ③选择一种图表的类型； ④单击“确定”。

四、 图表的结构

一个图表由以下六个部分所组成： 1、标题： 2、坐标轴 3、网格线 4、图例 5、数据标志 6、数据表

设置方法为：单击“图表”→“图表选项”。

五、图表格式

步骤：①选择要改变格式的“对象”；

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②单击“格式”→“对象”； ③选择相应的格式； ④单击“确定“。

注：以上的“对象”是指图表所包含的内容。如“标题、坐标轴、网格线、图例等。”

六、添加数据标志

步骤：①选择要添加数据标志的数据系列；

②双击此系列；

③选择“数据标志”标签中的“显示值”； ④单击“确定”。

七、复制图表

复制图表的方法共有两种：

方法一：利用以前所学的“复制”和“粘贴”完成；

方法二：按住鼠标左键进行移动的同时，按住键盘上的CTRL键进行复制。 附：键盘上“print screen”抓屏键的使用。

八、 势线的设置

1、 添加：选择要添加趋势线的系列→图表→添加趋势线。

注：图表必须为二维图表。

2、 修改：选择趋势线→图表→趋势线。 3、 删除：选择趋势线→按Delete键。

九、误差线设置

1、 快捷键：Ctrl+1

2、 添加：选择要创建误差线的系列→单击左键→格式数据系列→误差线Y卡片→进

行误差设置→确定。

3、 修改：选择误差线→单击左键→格式数据系列或直接进行双击。 4、 删除：按Delete键。

第六课 数据库管理

一、 排序

步骤：①将活动单元格置于数据库内；

②单击“数据”→“排序”； ③选择“关键字”与排序方式； ④单击“确定”。

二、 筛选

EXCEL中筛选共有两种方式： 1、自动筛选

步骤：①选择要进行筛选的区域；

②单击“数据”→“筛选”→“自动筛选”；

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③根据条件进行相应的选择即可完成筛选。 在进行筛选时要注意逻辑关系： 与：两个条件，都必须同时成立； 或：两个条件，只有要一个成立； 2、高级筛选

步骤：①建立条件；（条件分为“与”，“或”的关系）

②单击“数据”→“筛选”→“高级筛选”； ③分别选择筛选的方式、数据区域、条件区域； ④单击“确定”。

三、 记录单

作用：对数据库中的记录进行添加、删除、修改和浏览的。

注：记录单除以上作用外，还可对数据库的记录按指定条件进行查找，找到后并可进行修改。

四、 分类汇总

分类汇总的步骤：①先排序，进行分类。

②单击“数据”→“分类汇总”； ③选择“分类字段”、“汇总方式”、“汇总字段”； ④单击“确定”。

汇总完成可通过记录左边的“+”、“-”号对记录进行查询。

五、 数据透视表的建立与更新

步骤：①将活动单元格置于数据内；

②单击“数据”→“数据透视表与图表报告”； ③单击“下一步”； ④选择“数据库区域”，单击“下一步”； ⑤单击“版式”；进入数据透视表布局草图；

⑥将右边的字段名拖动左边的草图中，单击“确定”； ⑦选择数据透视表的位置，单击“完成”。

数据更新：

1、对数据库内容的更新：

当用户修改了数据库中的内容时，数据透视表中的内容却没有发生变化。这时，就应该单击“数据”→“更新数据”。

2、对数据库记录的更新：

当用户向原数据库添加新的记录时，数据透视表中的内容也没有发生变化。 步骤：①将活动单元格置于透视表内；

②单击“数据”→“数据透视表和图表报告”； ③单击“上一步”；

④在选定数据区域时，重新选择数据库；单击“完成”。

3、对数据透视表结构的更新：

当用户已经制作好数据透视表，如果要对数据透视表的结构进行修改时； 步骤：①将活动单元格置于数据透视表内；

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②单击“数据”→“数据透视表和图表报告”； ③单击“版式”，进入草图；

④在草图中对结构进行修改，单击“确定”； ⑤单击“完成”。

第七课 打印与输出

一、 页面设置

单击“文件”→“页面设置”；

页面设置中一共有4个选项卡，

1、页面：可以设置与打印纸张有关的内容。 A、方向： 纵向 横向

B、缩放比例：设置缩放比例，可以直接影响打印机的结果。 C、纸张大小：设置纸张大小。

2、页边距：设置打印的内容与纸张边界的距离。 3、页眉/页脚：设置打印页面中页眉和页脚的内容。 页眉/页脚的设置方法两种：一种是直接在页眉和页脚的下拉列表中选择对应的页眉和页脚，另一种是单击“自定义页眉”或“自定义页脚”按钮，来自己定义页眉和页脚。

在“自定义页眉/页脚”中一共包括七个工具按钮，分别是：

①设置页眉/页脚中文字的格式；是指设置页眉/页脚中文字的字体、字号等 ②插入页码： ③插入总页数：

④插入日期：是指插入系统的日期 ⑤插入时间：是指插入系统的时间

⑥插入文件名：是指插入EXCEL保存时的文件名。 ⑦插入标签名：是指工作表的标签名sheet1。

4、工作表：设置需要打印的区域、打印每一页的表头、多页的打印顺序以及其他一些打印选项。

设置顶端标题行：

①单击“文件”→“页面设置”； ②选择“工作表”标签；

③单击“顶端标题行”中的引用按钮，然后在工作表选定要设置顶端标题行的区域；④单击“确定”。

二、 打印预览

单击“文件”→“打印预览”可以看一看打印之前的效果。 打印预览工具栏上有共九个按钮： ①下一页 ②上一页 ③缩放 ④打印 ⑤设置

⑥页边距：可以进入修改页边距的状态 ⑦分页预览

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⑧关闭 ⑨帮助

三、 打印

单击“文件”→“打印”打开“打印”对话框； 打印对话框中有以下几方面的设置：

①打印机：选择打印机的型号及查看打印机的状态； ②打印范围：

全部：打印工作表中的全部内容； 页：由 至 ； ③打印：

选定区域：指只打印所选定的工作表区域

整个工作薄：指打印整个工作薄中全部工作表中的内容 选定工作表：指打印所选定工作表中的内容； ④打印份数： 1 。

设置完成后，单击“确定”即可打印。

四、 阻塞清除

1、阻塞的现象：阻塞的现象有两种，一种是“打印”，另一种是“不打印”。 “打印”：是指打印机在工作，但是打印出来的内容与实际内容不一致。 “不打印”：是指打印机根本没有工作。

2、产生阻塞的原因：

产生阻塞的原因主要有两种： ①打印机型号设置是否正确；

②打印机与电脑之间的连接是否正确。

3、清除阻塞：

如果打印时出现以上现象，就证明已经阻塞，就必须要将打印内容清除。 方法：①双击右下任务栏上的打印机图标；

②单击“打印机”菜单中“清除打印文档”；

③等右下角的打印机图标消失后，重新开启打印机即可。

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