1浅谈Excel在小型会计师事务所审计工作中的应用

浅谈Excel在小型会计师事务所审计工作中的应用

来安守信会计师事务所 徐壮照

会计师事务所做大做强已经成为时代的浪潮，然而我国现阶段还须保留很多做不大的小型会计师事务所。这些小事务所人员少、规模小，技术力量相对薄弱，为社会提供一些相对简单的中介服务。在审计准则国际趋同的大趋势下，对小型会计师事务所的审计质量也提出了很高的要求，小所如何做到内强素质、外树形象，保证质量、提高效率就成为一个至关重要的课题。解决这个课题的方法可能有很多，但注重和强化Excel在审计工作中的应用，已成为小型会计师事务所的基本功之一。现结合自身的体会就如何应用Excel的谈一点粗浅的看法。

一、掌握技巧、努力掌握Excel快速录入、编辑的基本功。 首先，要熟悉Excel的基本知识和技能，提高基本操作速度。 提高基本操作技能主要从三个方面入手：

第一，掌握Excel每一项菜单命令和工具按钮的用法。很多用户对菜单功能不熟悉，看到别人使用新菜单或快捷键才大吃一惊，原来这么方便！

第二，掌握常用的快捷键。Excel操作中常用的快捷键有：

Alt＋Enter 在单元格内强制换行； F4 重复上一次操作、绝对； Ctrl＋D 复制上一单元格内容；Ctrl＋R 复制左单元格； Ctrl＋C 复制； Ctrl＋V 粘贴； Ctrl＋X 剪切； Ctrl＋Z 撤销 Ctrl＋9 隐藏行 Ctrl＋0 隐藏列

Ctrl＋P 打印对话框 Ctrl＋； 当前系统时间 Ctrl＋D 列向下填充 Ctrl＋R 行向右填充

Ctr＋shift＋↓列向下填充 Shift＋双击左键 向下填充 Ctrl＋B 加粗 再点取消 Ctrl＋I 倾斜 再点取消 Alt＋41420 输入“√”； Alt＋41409 输入“×”； Alt＋178 输入M后上标“2”； Alt＋179 输入上标“3”； Alt＋137 输入‰ ； Alt＋177 输入± 等。 Alt＋； 选中可见单元格 双击格式刷，取消时按ESC

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Excel中的快捷键非常多，操作者可以自行查找。打开任何一个Excel文件，在右上角“键入需要帮助的问题”方框内输入“快捷键”回车，在弹出的对话框下端“Microsoft Office Online”选择“脱机帮助”，可以查找到各种常用的快捷键。

第三，实行双手操作、鼠标键盘齐上阵。对于大多数人来说双手盲打是很困难的。对于Excel我们可以左手负责快捷键的操作，右手负责鼠标、数字键盘的操作，这是很容易的。

其次，努力掌握快速录入的方法与途径，力求快速录入。 快速录入的方法和途径主要有：

第一、减少无效击键的次数。如果你一次无效击键，就会浪费一秒钟，一次一次的无效击键，时间就会一秒一秒地流逝，速度和效率就可想而知。例如：sheet1、sheet2 ……sheet10十张表的A5单元格都要输入“××有限公司”，快速录入方法有：光标在sheet1时，按住Shift键，单击sheet10标签，就同时选中了十张表，在sheet1的 A5单元格输入“××有限公司”，十张表的A5单元格都出现“××有限公司”。或者用编辑公式的办法，在sheet2 ……sheet10的A5单元格分别输入公式“＝sheet1！A5”，以后每次审计时只需在sheet1A5输入“××有限公司”，十张表的A5单元格就全部出现“××有限公司”。最大限度地减少无效录入、重复录入工作量，增加自动生成、自动引用是提高输入效率的有效途径。

第二、数字小键盘要实现盲打。在台式机上要努力做到数字键盘的盲打，主要操作方法是：食指管“147”、中指管“258”、无名指管“369和小数点”、大拇指管“0”、小拇指负责“Enter”键。工作中注意多练习几次就可以了。

第三、掌握批量录入数据和快速编辑的常用方法。 ①、操作柄（也有人称之填充柄）

把鼠标（空心十字架）放在任一单元格右下角，鼠标变成了实心小十字架，将这个小十字架成为“操作柄”，按住左键可以往上、下、左、右拖动。例如：在某个任务格中随意输入一个数“12”，移动光标至单元格右下角出现操作柄，按住鼠标左键往下（各个方向均可）拖动鼠标，松开鼠标键，你会发现下面的格中均被12所填充；汉字也可以这样拖动。在数字拖动时，同时按住Ctrl键，你会发现下面出现为“13，14，15……”。

②、替换功能

在编辑菜单中点击“替换”即可，可以在瞬间替换成百上千的目标。需要注意的是空格和无内容也是可以进行替换的。例如，审计时导入的

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客户财务资料有时因为软件原因，在很多明细前面或中间有一些不必要的空格，不想要，怎么办？按“Ctrl + F”后在“查找内容里”输入一个空格，点“全部替换”。

③、批注功能

审计时经理检查电子版工作底稿时，不好在审计员的底稿上找地方发表意见，这时就用批注功能，方法是选中有意见的单元格，在视窗上“插入”菜单点击“批注”。

④、输入条件

比如在拟订好的标准格式页面上的内容，为了防止输入信息错误，可以指定特定任务格的输入条件。在视窗的“格式”中“条件格式”。

⑤、定位符：绝对引用单元格。

对一般的运算公式也可以用“操作柄”来快速填充。比如在“F9”中输入“=D9*E9”，然后在F9上运用操作柄往下拉，松开鼠标，下面分别为“=D10*E10”， “=D11*E11”， “=D12*E12” ……这是相对引用单元格。有时候我们希望拖下来的公式中某个因素不要变怎么办？就需要运用定位符“$”，比如在“F9”中输的是“=$D$9*E9”，你会发现下面分别为“=$D$9*E10”，“=$D$9*E11”， “=$D$9*E12” ……这就是绝对引用单元格。

⑥、将数字化成以千位单位显示。按显示精度计算。

有时我们的报表资料要求用千位单位表示，而我们从客户那里读来的数据是到个位还带小数点，如何变成千位计数呢？选中所有需要变动的数字单元格，点右键“设置单元格格式”，“数字”选项卡对话窗中“自定义”，右边有一个输入窗，输入“#，###，”确定。

“数字”选项卡对话窗中“自定义”，输入“#，”为小数四舍五入取整。 ⑦输入分数的技巧。

在Excel单元格中输入“1/3”等分数时，确认后变成了“1月3日”。正确的快捷操作是：在分数前输入“0”，再按一下空格键（此为关键），接着输入分数(例如“0 1/3”)就行了。

⑧快速把表格行列互换。

单击右键并执行“选择性粘贴”命令，在弹出的对话框中选“转置”复选框，点击确定即可。

⑨让每一页都显示标题行。

单击“文件”菜单→页面设置对话框，单击“工作表”选项卡，点击“顶端标题行”框后面的红色箭头按钮，打开长条形“页面设置-顶端标题行”对话框后，接着在工作表中选择好需要在每一页都打印输出的标题行，

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这时“页面设置-顶端标题行”框中会现如“$1:$2”，意思是第一行到第二行作为每页打印输出时的标题行（也可以不选择标题行，而直接输入$1:$2……）。点击框后的红色箭头按钮退出“页面设置-顶端标题行”对话框，最后单击“确定”按钮。这样再打印输出每一页上就都有标题行了。

⑩快速输入大写金额。选中某单元格，输入“V和金额数据”，会弹出大写的金额，选择你想要的汉字即可。

第四，记住几个常用的功能菜单。

1、冻结窗格或取消冻结窗格。在编辑Excel表格时，常常会遇到几十栏甚至上百栏的内容，如何迅速确定、区分某个单元格对应的行项目、列项目很不容易，甚至让人眼花缭乱。这时在Excel “窗口”下选择“冻结窗格”，然后滑动鼠标，就可以把需要编辑的单元格滑动到对应的行项目、列项目旁边，编辑起来简单多了。结合前段介绍的 “让每一页都显示标题行”，那么一个Excel工作表即使有500行，汇总时只需要一个“∑”就可以了。点击“取消冻结窗格”则恢复原样。

2、隐藏一列或者几列的内容。在编辑Excel表格时经常会遇到列数过多，造成打印预览时多一列或者几列的内容被排版到另一页，当然可以用调整字号大小和调整列宽的办法来解决，但是很麻烦，有时费了好大劲也达不到要求的效果。可以把一些不重要的一列或者几列的内容不打印出来，空间就节省下来了。方法是：选中不准备打印的一列或者几列，例如：选中D、H、M三列，单击鼠标右键，选择“隐藏”，D、H、M列就不见了，点击“打印预览”，你也看不到D、H、M三列。列号的字母出现了“断号”。如果需要再次编辑D、H、M三列的内容，只需要连续选中C列到N列，单击鼠标右键，选择“取消隐藏”就可以了。

3、拆分窗口。一个Excel表页的行或者列太多，不便于编辑时，可以选定某个单元格，单击“窗口”菜单下的“拆分”，一个Excel表页就被拆分成四个Excel工作表页，通过滑条滑动，编辑起来就方便多了。Excel表格编辑结束，可以单击“窗口”菜单下的“取消拆分”就恢复原样了。

4、升序或者降序。在对应收款项的审计工作中，经常要披露金额较大的前五名或者前十名客户名单。在“表格”菜单下点击“升序或者降序”，Excel就会自动按照金额大小排列好了。而不需要我们一个一个的去查找金额较大的客户名单。

5、分列，在数据菜单栏下。年月日分列。目标栏后插入需要新增的列，两列。在“数据”菜单下，单击分列，固定分列。

6、只复制可见单元格。对Excel2003来说，在“编辑”菜单中，单

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击“定位”命令，然后单击“定位条件”，选中“可见单元格”复选钮，最后单击“确定”按钮。快捷键为“Alt＋；”

7、日期数据分列。

首先在需要分列的“年月日”栏后插入两个空白栏，在“数据”菜单下选“分列”，选择“分隔符号”其他中如“–”，下一步选“文本”等，单击确定即可。

8、自定义快捷按钮。

在编辑文档过程中常用的字体等可以设置自定义按钮。例如：Excel中“Ariai Narrow”是一个占左右宽度较窄的字体，设置快捷按钮：在Excel 2003工具栏，单击右键，选择自定义按钮，找到并选中“字体”，在右侧栏找到自己喜欢的字体“Ariai Narrow”，把他拖到工具栏上，就成为快捷按钮了。

9、文本数据一次性转换为“数值”。有些财务软件数据导出后，形成的Excel数据为文本格式，不能运用公式计算，可以转换为“数值”。方法是：选中需要转换的单元格（可以连续选中），左上角会出现一个带“！”的正方形小方框，光标移动至小方框、点击下拉箭头“▼”，选择“转换为数字”即可。

10、科学计数或数值批量一次性转换为文本。选中需要转换的所有单元格，点击“数据”→“分列”→默认“下一步”→“下一步”→在列数据格式选“文本”，即可一次性完成。

Excel编辑、排版的知识很多，平时要多多练习，注意总结。练好基本功，就可以小试身手，对审计工作底稿进行设计了。要想学习更多的Excel技巧，可以买一些介绍Excel的书籍和电脑教学光盘，也可以登录Club. ExcelHome.com论坛，或者登陆Soft.yesky.com天极网论坛学习。

二、编辑审计工作底稿样表、运用公式自动取数、计算、完善链接，逐步形成审计工作底稿模板。

审计工作要产生许多的审计工作底稿，都可以用表格的形式编制。利用Excel编制表格式审计工作底稿的方法如下：

1、对需要设计、编辑的表格进行分类，把性质相同、关联性强的表格尽可能编辑在一个Excel文件中，减少Excel的文件数量。如：审计报告附表有：资产负债表、利润及利润分配表、现金流量表（包括草稿表也可并入本文件）、所有者权益变动情况表等，编辑在一个Excel文件中，可命名为“报告附送报表”，每张报表分别占用一个Excel工作表（Excel文件默认三个工作表，不够用可以单击右键添加）。再如资

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产类所有科目的审计程序表可以编辑在一个Excel文件中，可命名为“资产类审计程序表”，各个科目的程序表分别占用一个工作表等。然后把这些工作底稿表格集中到一个中文件夹，给文件夹命名，如“企业年报审计底稿”等。审计时复制文件夹，全套的工作底稿表格就都有了。

2、对单个工作表进行设计、排版和整理。首先，审计人员应根据审计工作底稿的要素要求设计好表格的格式和内容，填写其汉字表名、副标题、表尾、表中固定文字。对于底稿要素，尽可能统一样式，用公式引用Sheet1单元格的内容。第二，对于可通过计算得到的项目按照会计报表原理或逻辑关系编辑计算公式，并试算、检查其正确性。这样可以大大减少审计时的录入、计算的工作量，并提高准确性。第三，对表格进行美化设计，即对行高、列宽、字体、字号、居中、对齐、边框、千位数字分隔符、页边距等进行设置，使表格尽可能美观大方。第四，把这些校对后的汉字和计算公式的单元格设置为写保护，以防在使用时不小心而破坏了。

需要注意的是，如果单个工作表内行数太多，则需要按照本文“让每一页都显示标题行”进行表头设置。

3、建立公式或者引用数据。

建立公式的目的是为了减少录入和计算的工作量。 ①在同一工作表内设置公式或函数。

如方式一：公式“＝A5＋A4－A6”，“＝（A5－A6）×0.12”等等。 如方法二：B10单元格＝SUM（B5∶B9），都可以得到公式，所不同的是方法二（函数），在B5至B9插入或删除单元格时B10单元格汇总的单元格相应增加或减少，而方法一插入单元格公式不变；删除单元格公式会提示错误。

相同关系的计算公式可通过复制得到或者拖动填充得到。编辑公式时引用单元格数据的方法可以分为相对引用、绝对引用和混合引用。上例讲的就是相对引用。绝对引用就是单元格地址不随填充公式的变化而自动变化，如绝对引用单元格A1，表示为“$A$1”。

②在同一文件名的不同工作表之间建立公式。如加减乘除混合运算等。例如：在“报告附送报表”的表四“所有者权益变动情况表”中，实收资本、资本公积、盈余公积、未分配利润的年初数、年末数等数据均可以从表一“资产负债表”中用公式引出，能引用公式则引用公式，则“所有者权益变动情况表”中需要输入的内容就很少了。同样，存货盘点表表一为汇总表，表二原材料、表三产成品、表四半成品……表一位汇总表

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的数据均可以从表二、三、四引出。如：输入公式“＝sheet2！A5”、输入公式“＝sheet2！A5＋sheet3！A4”等等。

③也可以在不同文件名的工作表之间建立公式。但是需要注意的是：有公式链接的不同文件在使用时必须同时复制到一个文件夹，否则运算结果就会出现错误。

④保护有公式的单元格。首先设定非锁定（将来可以继续编辑的）区域，在鼠标右键菜单中选择“设置单元格格式……”，在“保护”选项卡中取消“锁定”项的选定（此项默认为选中状态），如果下面的“隐藏”被选中了，同样把方框中“√”取消。然后设定保护区域，把所有有公式的单元格连续选中，在鼠标右键菜单中选择“设置单元格格式”选项卡中勾选“锁定”和“隐藏”点击“√”。选中“隐藏”的目的是让单元格中的数据不在公式栏出现，从而避免其过长而遮掩下面的表格内容。最后保护工作表，在任何一个单元格，选择工具→保护→保护工作表→输入密码→再一次输入确认密码。确定即可。

4、建立Excel表格审计工作底稿的基本模板。

对每个设计好的表格，在Excel的工作表中完成上述工作后，各表格以最易识别的文件名分别存储，成为Excel表格的基本模板。所谓模板，就是预先设置好的文字、图形、表格、格式等的组合，包括页面设置、通用文字、公式、函数的设置等。可以在多个单位审计和多次审计中使用。使用时复制模板文件，以被审计单位名对文件夹重命名，然后打开相应的模板文件，在需要输入数据的单元格内填入被审计单位相应的数据即可完成表格的编制，从而得到需要的审计工作底稿。

三、函数与数学运算公式结合使用，增强自动计算的范围。 我们也可以把函数看成一种公式来加以运用，常用函数公式有： 1、 Sum（自动求和）， Average（自动求平均数），Countif（统计区域内满足条件的单元格数），Max（最大值），Min（最小值）等基本函数，鉴于比较简单，不详细叙述。

2、 数字函数，Abc（）求绝对值函数；Int（）四舍五入；

3、 Now（）为计算机使用当时的时间与日期；Date（年，月，日）返回某日对应的系列数，在求日期之间的差有意义；Ays360(\日期1\日期2\求日期1与日期2之间相隔天数，比如贷款数据库中求利息这个东西很有用的。

4、 IF函数，在G10中输入=IF（F9>0,F9,0）解释：如果单元格F9中数值大于0，那么F10的值等于F9中的值，否则等于0。

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5、 Sum if函数，在G10中输入=Sum if (B8:B15,\电脑

\解释：如果单元B列的第8行至第15行中有哪个几格中为“电脑”，则将C列中对应行的值相加。括号内逗号自然分三段，第一段是用于条件判断的单元格区域（可以是跨表、跨文件区域），第二段是数字、表达式或文字形式的判断条件，第三段是用于求和计算的实际单元格（省略时将用区域中的单元格，电脑自动找有数值的那列计算）。这个函数，在审计中实际意义重大，比如编制审计调整汇总表时，可用这个公式从审计调整试算平衡表中汇总指定科目的调整数。

6、 Vlookup函数，搜索表表区域首列满足条件的元素，确定待检索单元格在区域中的行序号，在进一步返回选定单元格的值。默认情况下，表是以升序排列的。例在G10中输入=Vlookup (\电脑\，B8:D15, 3，0) 解释：在B的第8到15行中如果有一个值为“电脑”，则返回第D列(B为第1列，C为第2列，D为第3列)中该行的数值。括号内逗号自然分四段，第一段是需要在数据表首列中搜索的值（可以是数字、表达式或文字形式），第二段是收据表区域，第三段是用于返回数值的列在该区域中的列序数，第四段两个选择0为大致配备、1为精确配备。该函数在实际审计时意义特大，比如一张表或文件中有一个关于物品名称和单价的数据库，在另一张表或文件中引用特定物品的单价就可以用这个函数了。

7、 Hlookup函数，和Vlookup函数一样作用，只不过是将列换成行了。

8、 Npv（n,数据1，数据1，数据1，……）求对于一组数据在固定贴现率n的净现值；DB（）,DDB（）等固定资产折旧的函数。

9、 Choose函数，例在G9中输入=Choose(B9，\星期一\星期二\星期三\星期四\星期五\星期六\星期日\解释：如果B9为1，则G9中为“星期一”， 如果B9为2，则G9中为“星期二”，依次类推。发挥你的想象力，将第一段数值变成公式，无穷无尽，变化多端！

10、 Index函数，例在G10中输入=Index(B8:D15，3，2) 解释：返回在B至D列、8至15行区域内的第3行第2列的值。

还有许多特别好用的公式，大家可以在没事时候多读读Excel例的帮助，或直接点菜单栏“插入”中的fx，仔细研究研究，一定会有丰富的收获。掌握以上公式后，综合利用，工作底稿的取数和运算就更简单了。

四、超级链接，把Excel工作表连接起来，向软件化发展。

一个审计项目可能涉及到几十张甚至几百张表格，这些表格存放在一个文件夹里会显得很乱，查找也不方便。这是应当进行分类合并，把

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同一性质的表格放入一个文件中，把工作表连接起来。在Microsoft Office 的Word和Excel中均提供了“超链接”工具，操作方法是：选中需要超链接的单元格，单击右键选择超链接，在弹出的“插入超链接”对话框列表中“本文当中的位置”，选中需要连接的工作表。

笔者在网站上搜索到某会计师事务所的工作底稿，整个文件夹只有几个文件，如：报告附送报表、资产类底稿、负债权益类底稿、损益表底稿、综合类底稿……。约200张工作表的外在表现只有几个文件，多么清爽！打开负债权益类底稿，sheet1是负债权益类底稿目录，A栏为序号，B栏为：短期借款审计程序表、短期借款审定表、应付账款审计程序表、应付账款审定表……，C栏为“是否选用”等等。单击B栏“短期借款审计程序表”，窗口立即切换到短期借款审计程序表的工作表，在这里可以对审计程序进行简单调整，删除不需要的，增加需要的程序。同时在该工作表的右上方的某单元格，设置了“回到目录”超级链接，点击“回到目录”单元格，窗口立即切换到sheet1负债权益类底稿目录工作表。在同一文件内的几十张工作表之间实现了快速切换。

强中自有强中手，能人背后有能人。笔者在网络上搜索到河北××会计师事务所的审计工作底稿，则更加前进了一步，把前段所述的几个文件进一步超级链接合并，使得200多张的工作表的外在表现形式只剩一个文件名“企业会计报表审计系统”，图标为Excel模板的标记，就象一个自己开发设计的审计软件！打开这个审计系统，综合底稿、风险评估、程序表、细节测试表底稿等应有尽有，全部实现了超级链接，快速切换页面。另外系统还设置了“批量打印”功能，点击“批量打印”，你所选中的上百张工作表会一次性发送给打印机，逐页打印出来。同时由于公式和函数的运用，在审计汇总阶段实现了自动生成报表，即录入未审报表工作表、输入审计调整事项的会计分录和金额，系统自动生成调整后的会计报表，并且在会计报表的勾稽关系出错时系统会自动提示出错。克服了手工汇总试算费时费力、准确性差的缺点，大大提高了审计的准确性和审计效率！

五、真刀真枪，在审计实战中看看Excel应用效果。 1、试试公式和函数直接计算固定资产累计折旧和净值。

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AB1CDEF12G月H31日WJKLMNOP设 备 类 固 定 资 产 盘 点 表盘点日2007年2月11日2审计截止日期2006年3长江有限公司机械设备类盘点后的情况序型入账入账入账数预计折实存应计折月折应提折4品名账面原值净值原值净值号号年份月份日期量旧月数数量旧月数旧额旧总额####1281240400,000.000.00124400,000.001,583.3338,000.00362,000.0051车床6273849合计400,000.000.00400,000.001,583.3338,000.00362,000.00

例：长江有限公司固定资产盘点表底稿机械设备页面已编制好，审

计截止日期2006年12月31日、盘点日2007年2月11日、单位名称均由固定资产汇总表自动引入，手工账的账面车床一台，2004年12月8日新购入账，原值40万元，预计使用年限为20年，残值为5%，净值为0。编辑设计要点：把日期的数字与汉字分别输入在不同的单元格，便于取数计算，H5折合240个月，应从次月起计提折旧，已折旧月数公式为：L5=“（$D$2－D5－1）×12 +（12+$F$2－F5）”,这里把年数和月份数为两块计算，考虑到如果审计截止日不在年末，月份的数字可能出现不够减的情况，因此把年数减去1，月数加上12，并且使用了绝对引用单元格命令与相对引用单元格命令在一起的混合引用单元格。审计后原值M5=W5，每月应计折旧额=“M5×0.95 ÷ H5”，累计应提折旧O5= N5×L5，审计后的固定资产净值P5= M5－O5。这些公式设计好了以后用填充柄向下填充即可。另外在“合计行”的W9、J9、 M9、O9、P9单元格都可以使用Sum求和公式。最后检查固定资产汇总表与本表的连接公式是否正确。

审计时如果是电脑记账，可以把固定资产明细表导出到Excel，名称、数量、入账年月可以复制到本表，其他自动计算，最后分析审计的原值、累计折旧、净值与账面数的差距是否达到重要性水平，来确定是否需要审计调整。

这种办法也可以为手工记账的单位轻轻松松实现固定资产的个别折旧的计算和日常管理。

2、把Excel表格插入到Word文档中混合使用。

在编辑审计报告的会计报表附注时特别适用。如在附注中描述关于固定资产的情况，单击Word文档工具栏的“插入Excel工作表”，就可以在Word中插入Excel工作表，双击Excel工作表，就进入了Excel工作表的编辑状态。也可以在菜单栏“插入”中 点击“文件”，选择相应的Excel文件。然后就可以按照本文介绍的方法进行编辑了。其好处有：可以直接从Excel审计底稿中引用数据，或者复制粘贴数据，可以自行

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编辑公式和函数，既能减少数据录入的工作量又能提高数据的准确性。

同样，在会计报表附注中输入应收账款前十名大客户的名称、金额时也非常实用，用Excel从底稿直接引用过来就可以了，无需在Word文档中慢慢输入。

上例固定资产原值、累计折旧、净值的审计就是一个Excel表格插入到Word文档中混合使用的实例。

3、利用Excel编制试算工作底稿与调整后的会计报表。

审计人员在完成了各项审计工作后，要根据发现的问题及其重要程度确定要调整的项目，并做出调整分录。一般审计人员要先编制试算工作底稿，然后根据试算工作底稿编制调整后的会计报表。这项工作在报表金额较大、调整项目较多的情况下，要做很多枯燥而又必须保证计算正确的填列工作。如果利用Excel，就可以辅助审计人员大大加快编表速度，而且可以提高计算的准确性。利用Excel编制试算工作底稿与调整后的会计报表的具体方法如下：

①、建立试算工作底稿和各报表的基本模板。每个表格先填列好表头、表尾、固定项目和可通过计算得到的项目的计算公式，并把它们设置为写保护，要输入的单元格暂时留空。试算工作底稿各项目按各报表项目依次排列，调整前、调整数和调整后均包括借方和贷方两栏，调整后数据根据调整前数据和调整数计算得到。因为经调整的会计报表是根据试算工作底稿编制的，因此可利用Excel的链接功能把试算工作底稿各项目调整后数据链接到会计报表的相应项目而无需人工输入。

②、利用模板完成试算工作底稿和各已审会计报表的编制。基本模板建好后可反复使用，每次要编制某被审计单位的试算工作底稿和已审会计报表时，只要打开模板文件，在试算工作底稿中输入调整前与调整数，通过计算公式得到的数据会自动填列到表中。因为表中计算关系已确定，且输入差错能相互抵消的几率很小，只要检查试算工作底稿的调整前、调整数和调整后借贷两方合计数是否相等，报表应有的勾稽关系是否满足，马上就能发现输入的错误。由于报表与试算工作底稿建立了数据链接的关系，一旦试算工作底稿编制完成，报表的编制即自动完成。这有效地保证了试算工作底稿与已审会计报表数据的一致性。

4、利用Excel进行分析性复核。

分析性复核可以帮助审计人员发现异常变动项目，确定审计重点，以便采取适当的审计方法以提高审计效率。利用Excel不仅能减轻审计人员大量的抄写和计算工作，还能使审计工作更准确、更直观。其工作步骤为：①根据要求设计相应的分析性复核表格，按上述方法建立其基

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本模板；②打开相应的模板文件，根据被审计单位情况输入有关数据后自动完成分析性复核表格的编制。

例如利用Excel进行应收款项的账龄审计分析。按照财政部财会（2002）18号的规定：采用账龄分析法计提坏账准备时，收到债务单位当期偿还的部分债务后，剩余的应收款项，不应改变其账龄，仍应按原账龄加上本期应增加的账龄确定；在存在多笔应收款项，且各笔应收款项账龄不同的情况下，收到债务单位当期偿还的部分债务，应当逐笔认定收到的是哪一笔应收款项；如果确实无法认定的，按照先发生先收回的原则确定，剩余应收款项的账龄按上述同一原则确定。实践中，绝大多数企业采用“先发生先收回”的原则确认应收款项的账龄。按照上述账龄划分原则，在一般情况下，企业财务会计报表的应收账款或其他应收款项目本年末账龄1～2年的金额不应该大于上年末账龄1年以内的金额；本年末账龄2～3年的金额不应该大于上年末账龄1～2年的金额；假如账龄3年以上的不再细分，本年末账龄3年以上的金额不应该大于上年末账龄2～3年和3年以上的金额的合计数。可以建立分析函数公式，审核逻辑关系是否正确。

在审计涉及多年的手工账时，通常的报表只有当年和上年同期数的对比，而不能将审计期的多年报表总括反映。这时利用Excel建立的“多年报表分析模板”就派上了用场，它不仅可以将若干报表实际数对比，而且可以根据委托人的需要，将多年预算数加进来分析，还能根据账簿，增加报表尚没有明细列出的分析项目，并且可以制成趋势图，使企业的发展状况一目了然。

5、语音校验法数据和文字。

在Excel录入完成后，难免会产生许多错误。如果是一手拿着原始数据，一手指着计算机屏幕校验，不但容易导致眼睛疲劳，而且效率不高。我们可以使用Excel的“文本到语音”功能，将Excel工作表中的数据读出来给我们听，这样就可让耳朵和眼睛并行工作，以轻松实现数据的校验。操作如下：在Excel工作表中选定需要校验的数据，执行“工具→语音→文本到语音”命令，打开“文本到语音”工具栏。 然后，根据自己的需要，单击工具栏上的“按行”或“按列”按钮来设定朗读顺序。准备好原始数据，再单击“朗读单元格”按钮即可开始数据校验（在朗读前别忘了打开音箱或戴上耳机）。

如果发现自己的计算机不能朗读中文，还需要做点小小的设置。打开控制面板，双击其中的“语音”项。在“文本→语音转换”选项卡中将“语音选择”由“Microsoft Sam”改为“Microsoft Simplified

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Chinese”即可。你也可以在录入时就通过语音来校验数据，单击工具栏上的“按回车键开始朗读”。当你在单元格中录入数据并回车后，Excel就会立即将数据读出来了。

6、实行快速打印。

方法一：在同一文件中同时打印多张工作表。例如：sheet1、sheet2 ……sheet30三十张表都要打印，快速选中打印方法：光标在sheet1时，按住Shift键，单击sheet30标签，就同时选中了三十张工作表，点击文件菜单的“打印”，选择打印工作表、确定，三十张工作表就一次发送给打印机了。

方法二：同时打印同一文件夹的多个Excel文件。在任何一个打开的Excel工作表中，需要点击常规工具栏上的“打开”按钮，在“打开”对话框中，找到需要的文件夹，按住“Ctrl”键，逐一选中要打印的Excel文件名，然后点击对话框中“工具”菜单中的“打印”命令，就可以将选中的Excel文件的当前工作表中的内容一一打印出来。

方法三：用Excel自带的Visual Basic（编程，快捷键Alt + F11）编制“宏”命令实现批量打印。在Excel2003中的“照相机”和Visual Basic编制新的宏命令，把Excel的Sheet1设为目录表，在Sheet1添加 “是否打印”选择。使用时选择“是”快速选择你需要打印的工作表，你所选中的上百张工作表会一次性发送给打印机，逐页打印出来。前文介绍河北××会计师事务所的审计调整系统就具备此种功能（笔者也不清楚它的宏命令具体是如何编织的）。这种方法的最大优点是：仅仅打印你选中的工作表，你没选中的工作表是不会打印的。

方法四：打印的快捷菜单是“Ctrl＋P”。 六、常见小问题的解决

1、拖动功能不能用。在“工具”菜单下→选项→编辑选项卡中，选中单元格拖放功能，就可以了。

2、四舍五入后报表不平衡。按显示精度计算，在“工具”→“选项”→“以显示精度计算”。

3、部分单元格编辑时数据可见，打印时出现“﹟﹟﹟﹟﹟”。原因是单元格列宽不够。办法一：调整列宽；办法二：设置该单元格格式，格式→单元格→对齐选项卡→缩小字体填充；办法三：选择一个占用左右宽度较小的字体，例如选择“Arial Narrow”等。

4、编辑栏不见了。在“视图”菜单下的“编辑栏”前选中即可。

5、某单元格数值修改以后，有公式的汇总数却没有变。办法在“工具”→“选项”→“重新计算”选项卡中→选中“自动重算”。

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6、个别Excel文件打不开。一是设置了密码保护，二是安全性设置，在“工具”→“宏”→“安全性”选项卡中→ “安全级（S）” 选中“低”，再次打开Excel文件即可。

7、只编辑一页纸的内容，却打印了两页纸，第二页为空白页。大多数原因是最右边的列有单元格数据超宽。解决的办法是选定打印区域，然后打印。

七、不断探索总结，永不停步是Excel应用的最高境界。

Excel在审计工作中由浅入深的应用过程，告诉我们：掌握Excel的基本操作技能、学会应用一般的公式和函数，甚至了解一点VB（编程）的知识，小型会计师事务所完全有可能自己设计编制审计工作底稿软件系统（或许不能成为软件吧）。从而使审计工作底稿与新准则、新制度保持适时对应、及时更新、与时俱进，保证审计底稿贴近实际、方便实用。把审计人员从繁杂的手工劳动中逐步解脱出来，使许多复杂的工作变得轻松一些。大大提高审计工作的准确性、速度、效率！

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