著录细则

档 案 著 录 细 则

一、 题名---档案馆、档案室必著项目，不可以为空值

题名一般由文件责任者（发文机关或单位）、事由（问题）、名称（文种）三个基本部门组成，用于揭示文件的内容和成份为查找利用提供线索。题名包括正题名、副题名、说明题名文字和并列题名。 （一） 正题名

1.在通常情况下，参照原文著录。题名中化学符号、类型标记、阿拉伯数字、外文字母、汉语拼音等均原文招录，不能省略。 如安徽省档案局转发国家档案局关于档案安全问题的通知

2.单份文件没有题名，应依据其内容拟写题名，并加“[ ]”，如建国时期的文件。

自拟题名中一般不加标点符号。有的题名中包括法规、规章的名称，著录时应加书名号。

会议记录没有题名时，应根据其内容拟写题名，题名中应包括召开会议的组织机构，会议的主要内容，并标明会议记录。

如[ 安徽省人民委员会关于半耕半农专科学校学生学历问题的批复]；[ 中共安徽省委关于印发《安徽省绿化达标奖惩办法》的通知]；[财务局讨论干部任免事项的会议记录 ]

3. 单份文件的题名过于冗长时，在不丢失重要信息和损伤原意的情况下，可删去冗余部分，节略内容用“…”号表示。

4. 案卷题名不能揭示案卷内容或题名过于冗长时，一般应重新拟写，将原题名修改好后再著录。

5．需要根据内容另拟题名附后的是以下3种情况：

（1）文件题名只有责任者和名称，不标明事由，如《国家档案局令》《安徽省人民代表大会常务委员会公告》

需要根据内容另拟提名附后并加[ ]，如国家档案局令[ 国家档案局为颁发《中华人民共和国档案法实施办法》]

（2）文件题名中，省略责任者和事由，只标明名称，如《通知》，《布告》

需要根据内容另拟提名附后并加[ ]，如通知[ 安徽省文化厅关于召开老干部座谈会的通知]

（3）题名含义不清楚，不能全面揭示其内容，又没有副标题可以补充。

需要根据内容另拟提名附后并加[ ]，如：含山县关于执行安徽省委?1998?25号文件精神的通知[含山县关于执行安徽省委进一步加强农业生产的通知]

（二）副题名及说明题名文字

副题名是解释或从属于正题名的另一题名。副题名照原文著录，正题名能够反映档案内容时，副题名不必著录。

如政府工作报告：朱镕基同志在十届全国人民代表大会第一次会议上

说明题名文字是指在题名前后对档案内容、范围、用途等的说明文字著录。

如：关于文教工作的报告： ×××在安徽省第二届人民代表大会第一次会议上：根据录音整理

副题名及说明题名文字前加“：”号。 （三）并列题名

一般遇到藏文、蒙文、外文时，用＝ 二、 文件编号---档案室必著项目，可以为空值

（一）文件编号是文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号

字号、科研试验报告流水号、标准规范类文件的统编号、图号等。 如皖档发（2000）21号

（二）联合发文或档案上有多个文件编号时，一般只著录一个文件编号，但立档单位的文件编号必须著录。若著最多个文件编号，中间用“；”号隔开。

三、 责任者---档案馆、档案室必著项目，不可以为空值

（一）未署责任者的文件，应著录根据其内容、形式特征考证出的责任者，并加[ ]号，考证无结果时，用三个□□□代之。 （二）个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录职务、

职称，并加（）号，并且职务与文件内容相符。如安徽省委书记王太华在省委全委会上的讲话，著录为王太华（安徽省委书记），其人大主任职务与此文件无直接联系，可以不著录。

（三）机关团体责任者必须著录全称或规范的简称，前后一致。 政府机构名称由域名、矢名、格名三部分组成。

（四）考证出的责任者根据不足时，在其后加“?”，一并著录于“[ ]号内。如[张治中? ]

（五）责任者有多个时，以；隔开。同一责任者有多个职责或身份又必须著录时，可将多个职责或身份置于责任者后的“()”中，职责或身份之间以“，”相隔。如徐昌霖(编剧，导演)

（六）文件责任者有误，仍照原文著录，但应考证出真实责任者附后，并加“[ ]”号。如：王国央[王国英]

（七）文件责任者不完整时，应照原文著录，将考证出的完整责任者附后，并加“[ ]”号。如：周[周恩来]

四、密级与保管期限---档案馆、档案室必著项目，可以为空值

密集著录分为“公开”、“限制”、 “秘密”、“机密”、“绝密” 保管期限参照《企业文件归档基本范围与保管期限参考表》 五、控制标识---档案馆必著项目，可以为空值

分为开放和控制两种

六、时间---档案馆、档案室必著项目，不可以为空值

用8为阿拉伯数字表示，如19990728

七、编号---档案馆、档案室必著项目，不可以为空值 八、稿本---档案馆、档案室选著项目，可以为空值

分为草稿、定稿、手稿、草图、原图、蓝图、正本、副本、试行本、修订本、影印本、各种文字本（如蒙文本、日文本）等。 九、载体形态

（1）载体类型---档案馆、档案室必著项目，可以为空值 如纸张（一般不著录）、胶片、磁带、磁盘、光盘等。 （2）载体数量---档案馆、档案室必著项目，不可以为空值 一律用阿拉伯数字表示

（3）载体单位---档案馆、档案室选著项目，可以为空值

一般用页、卷、盒、盘、米、片等表示

（4）载体规格---档案馆、档案室选著项目，可以为空值 是指档案载体的尺寸及型号。

十、主题词和关键词---档案馆、档案室选著项目，可以为空值 十一、人名---档案馆、档案室选著项目，可以为空值 十二、附件---档案馆、档案室选著项目，可以为空值 十三、提要与附注---档案馆、档案室选著项目，可以为空值

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