集团公司合同管理制度

下发时间：集团公司合同管理制度合同是集团公司与外界交往的依据和纽带，是集团公司利益的载体，为规 范合同管理，维护公司合法权益，根据《中华人民共和国合同法》等有关法律 法规，结合集团公司的具体情况，制定本制度。1 内容与适用范围1.1 本制度规定了集团公司合同管理的职责、 审核签订权限、 管理程序等内容。 1.2 集团公司下属各分子公司应根据本制度原则制订合同管理细则。2 管理职责2.1 集团公司法律顾问是集团公司合同管理的主管部门，负责合同的签订、履 行、变更、终止等过程中的协调、指导及检查，具体职责如下： 2.1.1 制订、执行集团公司合同管理制度及相关业务的标准流程，促进集团公 司合同管理的标准化、制度化。 2.1.2 审核各分子公司合同管理细则，保障其规范性、严密性、可行性。 2.1.3 通过培训、咨询等形式宣传相关法律法规及合同签订技巧，提高集团公 司整体法律运用水平及法律意识。 2.1.4 建立合同履行信息反馈机制，定期或适时检查业务部门签订、履行合同 情况，提供总结意见和建议，预防纠纷或对可能的纠纷制定妥善应对方 案，制止不符合法律、法规及违背集团公司利益的合同行为。 2.1.5 拟定经常性合同范本条款，提供房屋销售合同及相关补充协议标准文 本，保障合同起草的规范性、合法性及效率。 2.1.6 参与集团公司及各分子公司重大合同的谈判、起草与签订，针对相关事 务提供法律意见。 2.1.7 代表集团公司、各分子公司组织有关部门及人员参与对合同纠纷的协 商、调解、仲裁、诉讼等活动。 2.2 分子公司 各分子公司作为合同管理实施单位，其具体职责如下： 2.2.1 根据公司业务情况制订合同管理细则。 2.2.2 指定专人负责分子公司合同管理，明确其职责。 2.2.3 分子公司合同管理员应接受集团公司法律顾问业务指导，遵守其规章制 度和业务规程。 2.2.4 分子公司签订、变更合同，应在签订、变更 2 日内将原件报集团法律顾 问备案。 2.2.5 分子公司在履行合同中，应每月填写《XXX 集团合同签订履行台帐》 ，据 实记录合同履行进展情况。 2.2.6 按照归档范围向集团公司法律顾问移交合同备份原件及履行过程中的1

下发时间：相关文件资料。 2.2.7 接受集团公司法律顾问及审计监察部门对合同签订、履行、存档等情况 的检查。 2.2.8 配合集团公司法律顾问组织的仲裁、诉讼等活动，根据其要求收集、提 供相关证据资料，以顺利解决履行过程中的纠纷。 2.3 其它部门 2.3.1 集团公司所有业务都必须在开展前签订书面合同，集团公司财务部应根 据已签订生效的合同进行款项收支，不得超前预支款项。 2.3.2 印章主管人员在加盖合同专用章前，应检查是否通过合同审核流程，是 否已经按照审定人意见完成修改。3 合同的审核3.1 审批流程 3.1.1 重大合同包括：对外借款、投资、担保，公司合并、分立、收购等合同， 由集团公司统一控制，审批流程：经办人——项目负责人——主管副总 裁——集团财务副总裁——法律顾问——集团总裁，由集团总裁予以审 定。 3.1.2 集团公司各职能部门业务合同的审批： a. 标的额 10 万元人民币以内（含 10 万元）的合同审批流程：经办人— —部门负责人——集团财务负责人——法律顾问——业务主管副总 裁，由业务主管副总裁予以审定。 b. 标的额超出 10 万元人民币的合同审批流程：经办人——项目负责人 ——业务主管副总裁——集团财务负责人——法律顾问——集团总 管理部——集团总裁，由集团总裁予以审定。 3.1.3 分子公司合同审批流程 a. 由分子公司总经理直接审定的合同审批流程：经办人——主管副总经 理——分子公司财务负责人——法律顾问——总经理，由分子公司总 经理审定。 b. 须由集团总裁审定的合同审批流程：经办人——主管副总经理——分 子公司财务负责人——法律顾问——总经理——集团总裁，由集团总 裁予以审定。 c. 分子公司经办销售代理、金额在５０万元以上的策划、年租金在１０ 万元以上的合同必须经集团法律顾问审核。 3.2 审核职责 3.2.1 经办人：确定对方资信条件、草拟合同文本、保证合同内容符合业务流 程需要。 3.2.2 部门负责人：确认合同符合项目业务进展目标、确认合同内容符合业务 技术流程及技术标准。2

下发时间：3.2.3 专业职能部门负责人：确定成本、技术标准、专业协调性等。 3.2.4 财务负责人：确认合同付款条款符合财务要求、时间符合业务部门预算 及公司资金状况。 3.2.5 法律顾问：确定合同内容的合法性、严密性及法律可行性。 3.2.6 分子公司总经理：综合评价各审核部门意见，决定合同的执行与否。4 合同履行情况的检查4.1 集团公司法律顾问、审计监察部有权对合同履行情况进行随时检查，集团 公司各分子公司应在每月 5 日前向集团公司法律顾问提交《XXX 集团合同 签订履行台帐》 （见附件七） ，并附《XXX 集团合同履行完毕情况总结表》 （见附件五） 。 4.2 集团公司相关部门有义务针对其它部门未能按规定进行合同管理的情况 造成损失的情况报送法律顾问。 4.3 法律顾问应建立合同签订情况台帐，监控、总结合同履行情况，并提供相 关建议和意见报主管副总裁。5 合同纠纷的处理 5.1 5.2 各分子公司在履行合同过程中如发生纠纷， 在协商阶段即应书面报送 集团公司法律顾问。 集团公司法律顾问应根据纠纷具体情况在两日内提出处理建议及注 意事项； 情节严重并可能影响相关部门业务进程的， 集团公司法律顾 问应通报相关部门，以采取预防措施。 对经协商无法解决的纠纷，经集团公司总裁批准后，由集团公司法律 顾问组织起诉或仲裁。 集团公司内部各分子公司之间发生的合同纠纷， 由集团公司法律顾问 组织协商解决。 合同纠纷涉及的相关部门应及时向集团公司法律顾问提供下列证据 原件，并根据集团公司法律顾问的要求及时补充：5.3 5.4 5.55.5.1 合同文本原件（包括变更、解除合同的协议、电报、信函、图表、视听 资料、广告、授权委托书，介绍信及其他有关资料等） 。 5.5.2 送货、提货、托运、验收、发票等有关票证票据。 5.5.3 货款的承付、托收凭证、有关财务账目。 5.5.4 产品的质量标准、封样、样品或鉴定报告。 5.5.5 其它与处理纠纷有关的材料。5.6 5.7对方当事人逾期不履行已发生法律效力的调解书、判决书，由集团公 司法律顾问依法向人民法院申请强制执行。 合同纠纷处理完毕，集团公司法律顾问应及时将有关材料汇总，归档3

下发时间：查考。 6 合同资料的存档 6.1 合同编制统一编号。编号依次由集团公司、分子公司、部门、签订日 期、序号四个部分组成。a. b.集团公司为 J； XXX 房地产公司 D；东方皇冠公司为 H；东方银联为 Y；三浦威特公 司为 S；物业公司为 W； c. 部门编号如下： 编码 部门 A 总负责人管理 B 战略研究 C 产品(项目)研发 D 资源整合（公共关系） E 人力资源 F 规划设计 G 评估造价 H 取地（前期） I 营销（招商、市场、推广） J 客户关系 K 建设(工程)管理 L 采购 M 财务管理(投资管理) N 法律事务 O 综合管理 行政（文秘、公文、档案、会议、网络、知识管理） P 管理 Q 后勤（车辆、餐厅、住宿、物品管理） R 审计监察 例 ： 三 浦 威 特 公司 工 程 部 在 2003 年 7 月 签 订的 第二 份 合 同 ， 编 号应 为 “JSK2003-7-2” 。6.2 6.3 6.4集团公司财务部存档原则上由具体执行付款的财务部留存原件， 其上 级财务部留存复印件。 集团公司法律顾问和财务部要建立经济合同台帐，及时做好存档记 录，以便有关人员随时查询合同的签订与履行情况。 合同归档范围：a. 合同原件。4

下发时间：b. c. d. e. f.预算、结算报告。 招投标文件。 履行会议纪要及来往信函。 合同履行过程中的重点事项记录。 合同成果报告。7附 则7.1 本制度由集团公司法律顾问负责拟定和解释。 7.2 本制度由集团公司总裁签发，自发布之日起执行。 7.3 自本制度下发之日起，原《合同管理制度》废止。附件一： 附件一：XXX 集团总部合同管理流程 附件二： 附件二：XXX 集团分子公司合同管理流程 附件三： 集团分子公司合同管理流程（需集团总裁签批） 附件三：XXX 集团分子公司合同管理流程（需集团总裁签批） 附件四： 附件四：XXX 集团公司经济合同审批表 附件五： 附件五：XXX 集团合同履行完毕情况总结表 附件六： 附件六：合同起草注意事项 附件七： 附件七：XXX 集团合同签订履行台帐5

下发时间：附件一： 附件一：XXX 集团总部合同管理流程部门名称 各部门 A 法律顾问 主管副总裁 B 流程名称 法律顾问 C 财务经理 D 合同管理流程 财务副总裁 E 总管理部 F 集团总裁 G起 提供业 提供法 草 提供财 务意见 提供经 审核 营意见 审 批1务意见 律意见N 2 Y执 盖 行3章接留 存4收存5档留 检6存 查6

下发时间：节点说明： 节点说明： A1： 节点 A1：确定对方当事人资信条件、草拟合同文本、保证合同内容符合业务流 程需要；根据各审核人的意见进行修改。 A3： 节点 A3：经办人应切实履行合同，保证公司利益不受损害；如履行过程发生纠 纷应及时征求法律顾问意见。 A6： 节点 A6：经办部门应建立合同档案，保存合同履行过程中的相关来往文件及履 行纪录。 B1： 节点 B1：主管副总裁确认合同符合业务进展目标、确定成本、相关专业协调性、 内容符合技术流程及标准。 C1： 节点 C1：法律顾问确定合同内容的合法性、严密性及法律可行性。 C4： 节点 C4：经办人在合同盖完印章后交法律顾问接收，并办理交接手续。 C5： 节点 C5：法律顾问建立合同档案，留存合同原件。 C6： 节点 C6：法律顾问负责检查各部门合同履行及存档情况，并根据需要适时提供 适当意见。 D1： 节点 D1：财务负责人确认合同付款条款符合财务要求、时间符合业务部门预算 及公司资金状况。 D4： 节点 D4：财务部留存合同文本。 节点 E1：财务副总裁确定合同内容符合公司经营战略目标及计划进程要求。 E1： F1： 节点 F1：集团公司管理副总裁对合同内容进行审核。 F3： 节点 F3：由总裁秘书负责审查合同是否已经根据总裁批示完成修改，并加盖合 同印章。 G1： 节点 G1：总裁综合评价各审核部门意见，决定合同的执行与否。7

下发时间：附件二： 附件二：XXX 集团分子公司合同管理流程部门名称 各部门 A 法律顾问 主管副总经理 B 流程名称 财务负责人 C 法律顾问 D 合同管理流程 总经理 E 印章管理员 F起 草Y 提供业 务意见提供财 务意见 法律咨 询 批 示盖 章1N执2行存3档留4存存 检5档 查8

下发时间：节点说明： 节点说明： A1： 节点 A1：确定对方当事人资信条件、草拟合同文本、保证合同内容符合业务流 程需要；根据各审核人的意见进行修改。 A2： 节点 A2：经办人应根据合同内容切实履行合同，保证公司利益不受损害；如履 行过程发生纠纷应及时征求法律顾问意见；协商变更合同内容时，应 向法律顾问提交《XXX 集团合同履行情况变更表》 。 A5： 节点 A5：经办部门应建立合同档案，保存合同履行过程中的相关来往文件及履 行纪录。 B1： 节点 B1：主管副总经理确认合同符合业务进展目标、确定成本、相关专业的协 调性、合同内容符合技术流程及标准。 C1： 节点 C1：财务负责人确认合同付款条款符合财务要求、时间符合业务部门预算 及公司资金状况。 C4： 节点 C4：财务部建立合同档案，保存合同文本。 D1： 节点 D1：若需要，由法律顾问就合同内容的合法性、严密性及法律可行性提出 咨询意见。 D3： 节点 D3：法律顾问建立合同档案，留存合同原件及履行过程中的相关来往文件 及履行纪录。 节点 D5：法律顾问负责检查各部门合同履行及存档情况，并根据需要适时提供 D5： 适当意见。 E1： 节点 E1：分子公司总经理综合评价各审核部门意见，决定合同的执行与否。 F1： 节点 F1：合同管理员审查合同是否已经根据总经理批示完成修改；加盖合同印 章。9

下发时间：附件三： 附件三：XXX 集团分子公司合同管理流程（集团总裁签批） 集团总裁签批）部门名称 各部门 A 法律顾问 主管副总经理 B 流程名称 财务负责人 C 法律顾问 D 合同管理流程 总经理 E 集团总裁 F 印章管理员 G起 草Y 提供业 务意见提供财 务意见 法律咨 询 审 核 签 批Y盖章1NN执2行存3档留4存存 检5档 查10

下发时间：节点说明： 节点说明： A1： 节点 A1：确定对方当事人资信条件、草拟合同文本、保证合同内容符合业务流 程需要；根据各审核人的意见进行修改。 A2： 节点 A2：经办人应根据合同内容切实履行合同，保证公司利益不受损害；如履 行过程发生纠纷应及时征求法律顾问意见；协商变更合同内容时，应 向法律顾问提交《XXX 集团合同履行情况变更表》 。 A5： 节点 A5：经办部门应建立合同档案，保存合同履行过程中的相关来往文件及履 行纪录。 B1： 节点 B1：主管副总经理确认合同符合业务进展目标、确定成本、相关专业的协 调性、合同内容符合技术流程及标准。 C1： 节点 C1：财务负责人确认合同付款条款符合财务要求、时间符合业务部门预算 及公司资金状况。 C4： 节点 C4：财务部建立合同档案，保存合同文本。 D1： 节点 D1：若需要，法律顾问就合同内容的合法性、严密性及法律可行性提出咨 询意见。 D3： 节点 D3：法律顾问建立合同档案，留存合同原件及履行过程中的相关来往文件 及履行纪录。 节点 D5：法律顾问负责检查各部门合同履行及存档情况，并根据需要适时提供 适当意见。 E1： 节点 E1：分子公司总经理综合评价各部门意见，并对同合同文本做最终审核后 报集团总裁签批。 F1： 节点 F1：集团总裁签批合同。 G1： 节点 G1：合同管理员审查合同是否已经根据总经理批示完成修改；加盖合同印 章。11

下发时间：附件四XXX 集团公司经济合同审批表编号： 编号： 合同概述 年 月 日标的金额经办人部门 意见 部门负责人：法律意见法律顾问：财务意见 集团财务经理：经营意见 集团财务总监:主管副总裁批示12

下发时间：附件五XXX 集团合同履行完毕情况总结表合同概要执行部门经办人履行结 果总结履 行 情 况 变更情况 及 应对措施部门负 责人13

下发时间：附件六合同起草注意事项1 业务部门的所有业务往来都必须事先签订书面合同等有效书面法 律文书（包括电报、电传、传真、电子数据交换或电子邮件） ，使 用传真、 电子数据交换和电子邮件的， 要在实际履行前签订确认书， 以确认书为准。 各分子公司应建立重要的经常性业务合作伙伴资信标准，建立审核 流程，业务经办人应严格据此选择对方当事人。 合同条款应由业务经办人与对方当事人经谈判后负责起草，如无相 关合同范本等特殊情况，可委托法律顾问起草。 需业务经办人签署合同的，业务经办人必须持有集团总裁亲笔签署 的授权委托书， 授权委托书应明确授权范围、 代理权限和有效期限。 未经集团总裁书面授权，事后又未经追认而签订的合同无效，应由 经办人承担由此造成的损失。 合同中当事人的住所、名称或姓名要写全称。是企业的应以其营业 执照上的名称为准，是自然人的以其身份证上的姓名为准。 合同标的必须明确具体，使标的物特定化，能够界定权利义务的质 与量。对于动产应标明标的的名称、型号、规格、品种、等级、花 色；对于不动产，应注明坐落的地点、名称及概况；对于货币，应 注明何种货币。 数量条款中应明确计量单位或计量方法。计量必须使用国家统一规 定的度量衡、法定单位以及统一的计算方法；数量要明确具体，不 能模糊或有歧义，重量须注明毛重和净重；要明确规定标的数量的 正负尾差、合理磅差、自然减量、超欠幅度等。 质量条款中，应根据合同标的的不同，确定表示质量的方法。 a. 质量标准条款要符合《产品质量法》《标准化法》等法律法规 、 的规定。 b. 双方约定质量标准的，要在合同中明确具体内容。采用国家标 准、行业标准、企业标准的，要写明标准名称、代号和编号， 明确规定质量验收的内容，如验收标准、验收方法、验收时 间和地点。 c. 要明确规定对标的质量提出异议的期限和方式，明确规定对标 的负责的条件、范围和方式。 价格或报酬条款应公平合理，符合国家价格管理规定。 a. 要明确规定单价和价款，总额以及由于履行合同所产生的其它 各种费用的承担。 b. 要明确规定价格的计算方法、货币种类、支付时间和方式。142 3 45 6789

下发时间：c. 注明开户银行和账号。 10 期限条款，交（提）货日期的计算方法因交（提）货方式的不同 而不同；履行期限可能需要顺延的，应明确规定可以顺延的条件及 通知义务和费用承担。 11 履行地点条款。地名前应冠以省、市、县名称。公司所签订合同 的履行地点一般争取为“廊坊市” 。 12 合同履行的时间方式和行为方式在公平的同时要确保公司利益。 13 违约责任条款。一般通过协商确定，法律、法规有规定的按照规 定执行；对于违约责任的比例和形式应逐项规定，每一项义务都 应当有相应的责任。 14 合同争议解决的方式有协商、调解、仲裁、诉讼四种。鉴于廊坊 市尚未设立“经济仲裁委员会” ，解决争议的方式一般规定为“如 有争议，双方应协商解决；协商不成，向廊坊市人民法院提起诉 讼” ；履行地点不在廊坊市时，也可以选择第三地的仲裁委员会。 15 常用合同条款示例： 15.1 建设工程施工合同，建设工程施工合同的条款主要依据《建设 工程施工合同条件》及《协议条款》进行拟定，但约定重点如 下： 15.1.1 明确承包内容及工程量清单； 15.1.2 明确工程变更的价格确定原则及方法； 15.1.3 明确质量等级，验收标准，验收方式、方法及相应的奖惩措 施； 15.1.4 明确施工图的会审要求及各方职责，约定在施工地质条件发 生变化、施工图设计明显不合理等情况可能影响工程质量时， 承包方的及时报告责任。 15.1.5 明确施工组织计划的提交及要求，不能按计划完成工程量的 违约责任。 15.1.6 明确施工材料的采购责任、价格标准认定，施工材料进场的 确认方法；发现不合格材料、不合格工艺的处理办法及违约 责任 15.1.7 明确施工过程中的工程变更、中间验收（特别是隐蔽工程验 收）的组织方式、方法及标准。 15.1.8 明确施工过程中双方费用的承担责任。 15.1.9 明确开竣工日期及交付给发包方时所达到的条件，应强调承 包方在发包方交房前应组织双方对表面工程进行整体检查， 确保交房时不出现明显缺陷；约定出现严重影响居民生活有 关的质量问题（特别是经修理后仍出现质量问题）的处理意 见。15

下发时间：应明确承包方在发包方交房期间应指派专人现场办公，协调 施工人员组织及时修补，并针对不同内容约定维修期限。 15.1.11 明确双方在工程竣工后的结算方式和时间。 15.1.12 明确双方在工程竣工后需要移交的竣工资料。 15.1.13 明确保修责任、保修方式及违约责任，物业公司在组织施工 方保修时的权限。 15.1.14 明确施工过程中可以停工的条件及对工期的影响，包括延期 交工的责任。 15.2 广告发布合同 15.2.1 甲乙方全称。 15.2.2 广告发布方式：广告时间段（包括广告顺序、是否有同类产 品广告等） 、位置等及确认方式。 15.2.3 广告内容的设计、制作责任及确认方式。 15.2.4 广告价款及支付方式。 15.2.5 广告的日常维护方式及责任承担（包括中途广告内容变更的 约定） 。 15.2.6 双方解除合同的条件及处理方案。 15.2.7 违约责任及纠纷解决方式。 15.2.8 双方的签字人、签字时间、地点。 15.3 采购合同 15.3.1 甲乙双方全称。 15.3.2 明确产品名称、规格、型号、等级、产地。 15.3.3 明确产品的数量、价格及支付方式。 15.3.4 明确质量验收标准，包装要求，验收方式、方法，依据有关 标准的名称及编号。 15.3.5 明确交货方法、运输方式、交接地点。 15.3.6 明确产品的价格及结算方式。 15.3.7 明确购买方对所接受产品提出异议的时间、方式，产品质量 标准认定出现分歧时的确定办法，以及对全部或部分不合格 产品的处理约定，如代为保管时责任的分担。 15.3.8 双方解除合同的条件、违约责任及对已交付产品和货款的处 理。 15.3.9 纠纷解决方式。 15.3.10 双方签字人、签字地点及时间。 15.4 策划设计协议。 15.4.1 甲乙方全称。 15.4.2 策划目的及任务书。 15.4.3 策划人员要求。1615.1.10

下发时间：15.4.4 策划工作地点及工作方式。 15.4.5 策划活动进程安排、双方的沟通联系方式（包括与上下家的 联系方式） 。 15.4.6 策划过程中所需费用的承担。 15.4.7 合同价款及支付方式。 15.4.8 策划成果的合格标准及确认的方式、方法。 15.4.9 解除合同的条件及处理方案。 a. 策划成果按双方约定的标准需修改，但经修改后仍不合格的。 b. 逾期交付策划成果达到一定时限的。 c. 策划成果根本违反合同目的。 15.4.10 策划成果的版权处理。 15.4.11 纠纷解决方式。 15.4.12 签字人、时间及地点。17

XXX 集团规章制度附件七XXX 集团合同签订履行台帐单位名称： 单位名称： 合同内容概况 序号 合同名称 合同编号 签订时间 完成时间 执行中 已完成 变更情况 其它 执行情况注：本表格由各分子公司专兼职法律人员负责填写并在每月 5 日前上报集团法律顾问18

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