文件生命周期理论与档案形成规律理论比较研究

文件生命周期理论与档案形成规律理论比较研究

摘要：“文件生命周期理论”与“档案形成规律理论”是档案学领域两大重要

研究课题。两者都围绕着文件运动规律和文件档案管理工作展开基础理论的论述。两者从中西方不同的文件档案管理实践基础中提炼出相对普适的理论脉络和理论要点，同时文件运动、文件的分阶段保管及文件集合整体管理思想等理论相似点也在诠释着中西方档案学经典基础理论的相通性和关联度。本文试图从这两个理论的比较出发，分析两者在形成背景、理论演变过程、理论认识和研究基础、理论内涵等方面的不同，同时分析并揭示了两者在运动观、阶段划分以及过渡性文件保管机构设置等方面的相同之处。通过对两个理论的比较，旨在加深对它们的认识与理解，为更好的发挥其理论价值，指导档案实践工作提供借鉴。

关键词：文件生命周期理论；档案形成规律；比较研究

目录

1 文件生命周期理论与档案形成规律理论的基本内涵概述 1.1 文件生命周期理论的基本内涵

1.2 档案形成规律的基本内涵

2 文件生命周期理论与档案形成规律理论的不同点分析 2.1 形成背景不同 2.2 理论演变过程的不同 2.3 理论研究和认识的基础不同 2.4 理论研究目的与对象的差异 2.5 理论内涵不同

2.6 理论基础和实践基础不同

3 文件生命周期理论与档案形成规律理论的相同点分析 3.1 两理论都遵循运动的观点，并对运动过程有相关的阐述 3.2 两者都坚持文件集合整体观

3.3 两理论都对实体运动阶段划分以及价值判定进行深入研究

3.4 两理论都有过渡性的保管机构理论与实践 4 两理论比较研究的意义及正确对待两者之间的关系 4.1 两理论比较的意义

4.2 正确对待两个理论之间的关系 参考文献

文件生命周期理论与档案形成规律理论比较研究

文件生命周期理论与档案形成规律理论源自西方和我国两个不同的地域环境。在不同的档案管理体制和档案管理传统下，两个理论都围绕着文件运动、文件的分阶段管理和鉴定、文件集合整体观、过渡性保管机构设置等问题开展理论的论述和探究，都为本地区和其它地区的文件和档案管理工作提供了理论指导和借鉴。随着理论的不断交流融合和互相借鉴，两理论在中西方的实践指导过程中也出现了很多交叉和争议的地方。认清两者的相同点和差异性能够帮助我们更加清晰认识两理论的内涵。同时通过比较两个理论，不仅能够有效灵活地发挥文件生命周期理论对我国档案学理论和实践的借鉴作用，而且能有助于我国“档案形成规律理论”的理论指导作用的实现。

随着档案实践工作中新问题的不断产生，我国传统的档案形成规律理论能否继续发挥其理论指导意义？与此同时，随着舶来品—文件生命周期理论在我国的不断传播和推广，我们是否需要继续坚持和完善档案形成规律理论？本文通过比较两者内涵的共性和差异性，希望能够进一步厘清这两大理论的理论内涵的关系，以帮助我们理解其理论探讨和实践应用层面产生矛盾的原因。

1文件生命周期理论与档案形成规律理论的基本内涵概述

1.1文件生命周期理论的基本内涵

文件生命周期理论（Theory of Records’ Life Cycle）源自20世纪中叶的美国，是西方档案学理论的重要支柱之一。从最初的西方档案学者对文件中心的理论解释出发，整个理论的内涵得到延展，研究范围逐渐扩大到文件的整个运动过程以及对于整个文件运动过程的全程管理。

研究者在文件生命周期的划分阶段上存在分歧，并且在理论内涵的阐述和分析上也存在许多不同的声音。但是，我们从这些不同的观点和论述中提炼出的核

心思想却是基本相同的。通过分析比较和理论抽象，文件生命周期理论的基本内涵有以下几个要点：

第一，文件从其形成到最终销毁或永久保存，是一个完整的运动过程。这一观点准确揭示了文件运动的全程性和整体性特点，为文件的全程管理奠定了理论基础。

第二，文件由于在全程的运动过程中具有不同的价值形态、服务对象、保管场所及保管特点，全程的运动过程可以分为几个不同的阶段。这一点从文件运动的全程性出发进行了阶段的具体划分，使文件运动的管理更具有针对性和管理的有效性。

第三，文件在不同的运动阶段，都对应着相关服务对象、管理方式、保管场所等，各种因素之间存在着一种内在的对应关系。对文件实施阶段式管理，能够为不同运动阶段的文件找到最适宜的保管场所和管理方式。

1.2档案形成规律的基本内涵

在档案形成规律研究的过程中，抓住档案形成规律的基本内涵是研究的基本前提。由于档案形成规律长期以来名称的不统一性，不同研究者的研究视角、研究思想方法以及研究的侧重点也有所不同，因而档案形成规律的理论内涵的表述和观点的陈述存在很多不一致的地方。

关于档案形成规律的论述，专家和学者给出了很多不同的看法。作为最早提出档案形成规律之一的曾三同志，对于档案形成规律有很多见解。“档案是工作和生产过程中自然形成的，今天谁要来‘写’档案，是写不出来的”。[1]这是曾三同志对档案自然形成规律的最初表述。而后，曾先生又进一步提出一系列论断，潘连根将曾先生的观点进行了归纳总结：“(1)处理完毕的文件经过立卷归档而转化为档案；(2)档案不是随意编写的；(3)档案的运动周期包括档案的形成阶段、

档案室阶段、档案馆阶段。”这是档案形成规律研究的理论起点。从这几个维度出发，我们可以进一步细化和拓展其理论研究的内涵。

此外，何嘉荪、潘连根同志也对档案形成规律的丰富内涵进行了论述和分析，对于档案形成规律中的文件档案转化过程和保持文件的历史联系、档案价值的发挥的规律都有较高的评价。

虽然档案形成规律也遭到不少同仁的争论或者反对，但是其理论积淀和理论延展从未间断。关于“档案有意识形成还是自然形成、文件与档案的关系”等争论不断，从理论提出一直延续到当前。通过在中国知网（CNKI）上进行初步的数据统计，利用“文件与档案”作为关键词进行检索（1994-2010年），共检索出206篇文章，其中仅关于文件与档案关系直接论述的就高达40余篇(其中尚不包括相关性文章)，这个数据在一定程度上能够说明档案形成规律研究的现实。同时，档案形成规律理论不断吸收新的内容，不断丰富其内涵，涉及的理论和管理实践问题逐渐增多，对于工作实践的指导意义也不断明显。针对文件与档案的关系问题、文档一体化等问题，相关性研究内容之间进一步得到融合。

2文件生命周期理论与档案形成规律理论的不同点分析

2.1形成背景不同

文件生命周期理论源于20世纪40年代的美国。美国著名档案学者布鲁克斯，在一份会议报告中首先提出“文件生命周期”的概念。此概念将文件类比作生物，用生命周期的概念来强调文件形成与演变的时间跨度和整体运动特点。当时的美国正处于“二战”战事时期，军事上的联盟和军事活动的密集等导致文件生成的数量剧增。在此背景下，保管条件的有限与文件数量骤增之间的矛盾不断加剧，最终促成了文件中心诞生。随后，欧美一些国家亦仿效美国纷纷设立了文件中心来解决文件积压得不到有效管理的问题。文件生命周期理论研究的实践起点就从

[2]

文件中心的实践问题开始。文件中心的设立，其实是为了解决档案馆的库房压力，将大量的具有半现行价值的文件暂时保管在文件中心。美国“由于将文件从政府办公室的文件柜中转移到联邦的文件中心，已经实现了每立方米文件每年节省大约10美元的开支。全部联邦文件的大约40％存贮在文件中心，由于使用这些设施，政府每 年节省开支1.43亿美元”。[3]文件中心的设置，海量文件可以在此进行进一步的“炼狱”，条件成熟之后再将具有永久保存价值的文件移交至档案馆。由于文件中心以较低的保管成本承担了海量的文件保管任务，为文件价值的沉淀和大量价值过渡的文件提供了一个缓冲的机会，现实作用突出，可推广性和生命力得到显现。

我国的档案形成规律理论形成于特殊的历史条件下。“为了纠正在‘大跃进’的错误做法，曾三同志在1959～1962年首次提出了要尊重‘档案自然形成规律’的思想，这一理论的产生在我国当代档案学的发展史上具有开创性的意义。”[4]此项提法重在纠正主观主义在档案管理理论研究中的错误，意在说明“档案是自然形成的”这一客观事实。关于档案自然形成规律的讨论由此便揭开了其不断演进的序幕。与文件生命周期理论的产生相差不到二十年，但是由于我国特殊的历史环境因素，档案形成规律理论刚开始在与实践工作结合方面就相对滞后于文件生命周期理论。

从两者的形成背景可以看出，两个理论在不同的时代背景下提出的研究目的和研究方向明显不同。“文件生命周期理论”从一开始就着手解决实际的文件保管压力问题，以解决文件中心建设中存在的现实问题为首要目的，针对文件中心建设的实践不断进行理论上的发展和创新。“档案形成规律”从一开始就着眼于我国的档案与文件的概念认识问题，对事物的形成问题进行了深入的探讨，以理论解读概念为首要目的。

2.2理论演变过程的不同

从理论的形成轨迹上看，文件生命周期理论大致经历了 “文件生命周期概念的提出----文件三阶段论----文件生命周期理论”的理论演变过程。文件生命周期概念的提出，引发了多国在实践领域对文件中心模式的尝试。后来英国学者艾力斯提出的“文件三阶段论”，逐渐把文件的价值关系、文件的保管场所以及文件运动阶段联系在一起分析，使文件生命周期理论的研究内容和理论内涵更趋丰富。该理论中已经显现出文件生命周期理论中关于文件运动阶段划分的端倪。真正意义上的文件生命周期理论主要是以谢伦伯格的“文件双重价值理论”作为其理论基础。文件生命周期理论将文件的整个生命周期按照文件的价值形态和价值规律划分为不同价值形态的文件形式，并各自对应文件的运动阶段和保管场所。

相比之下，我国的档案形成规律理论内涵不像文件生命周期理论一样经历着连续性的线性理论发展轨迹。档案形成规律的理论随着档案实践活动演进，其内涵呈横向拓展、并行争论和交叉发展的趋势。陈艳红《档案形成规律研究综述》一文对我国档案形成规律理论研究的成果和理论研究的一些不同观点进行了梳理。通过归纳和分析，档案形成规律理论着眼于“档案是否是自然形成的”、“档案与文件的关系”等问题，并以此为基点，展开了相关性问题的探讨和争论。随着专家学者的研究视角的层层入深、趋于贴近实践，档案形成规律理论研究范围得到不断拓宽、理论内涵也不断延展。其中延伸的研究层面从最初的几个不同基本点出发进行发散性的演变，比如关于文件与档案的关系比较、文件是如何向档案转化的、档案是自然形成的还是有意识的形成的、档案生命周期的起始点的界定、档案形成与全宗理论的关系等。尤其是文件生命周期理论的引入，档案形成规律与该理论的联系和差异性受到众多学者的讨论，有陈兆祦先生的赞成一致论“两者对文件、档案及其运动过程各阶段的划分，基本认识是一致的，几乎是不谋而合”，[5]亦有王茂跃的不一致论“档案自然形成规律与文件生命周期理论既不相似，也不一致，”“两者的内涵是大相径庭的，我们不可能得出档案自然形成规律与文件生命周期理论相似或一致或没有本质区别的结论。”[6]争论中两个理论的联系和区别不断得到彰显。

2.3理论研究和认识的基础不同

关于理论研究和认识的基础问题，两个理论存在的分歧主要集中于理论研究的角度上。文件生命周期理论站在“大文件”的概念基础上，研究从文件形成开始到文件最终的处置整个运动过程。大文件的概念强调现行文件与历史档案都只是大文件概念下文件运动过程中某一个特定阶段的不同称谓，其实都是广义文件的组成部分。何嘉荪先生指出，“要充分理解文件生命周期理论，就必须站在广义的文件角度”。[7]广义文件定义要与狭义的现行文件的概念区分开，可以说广义的文件与档案之间呈从属关系。坚持这样的广义文件观，用大文件的概念进行理论的表达和管理的运用，对文档一体化管理以及文件的全程管理意义重大。

档案形成规律也涉及到文件的概念问题。集中于文件与档案的关系的争论和探讨是基于我国文件与档案管理的二元分离体制传统。长期以来，我国归档制度的贯彻执行将文书部门与档案部门截然分离，也将文件与档案作为不同的管理对象进行着具体的业务活动。档案形成规律聚焦于档案形成后的运动过程，并未将档案形成前的文件运动阶段考虑在内。这是狭义的文件观。档案形成规律研究之所以一直围绕着档案的形成、档案与文件关系问题的探讨，归根结底就是由狭义的文件观导致的。

2.4理论研究目的与对象的差异

在理论研究目的与对象方面，两理论也存在差异。研究目的是基于实践应用问题，因而如何认识现实面临的问题是缕清理论研究目的的前提。

文件生命周期理论是在文件中心建设的实践背景下得到发展的。该理论的研究不仅要构架理论的基本体系，更重要的是要将理论转换为指导实践的工具。面临当时文件骤增的形势，文件中心孕育而生，为文件管理提出了新的模式和新的保管机制。文书部门、文件中心以及档案馆的三级保管体系构建，为文件生命周期理论研究提供了一定的实践基础。文件生命周期理论的研究目的和对象也围绕文件中心的实践展开并不断成熟，以集约化和效益化为管理目标开展理论研讨。

档案形成规律的研究目的与对象根植于概念的认识和关系厘清问题。明确档案的概念才能分析出档案形成的基本问题。从档案形成规律的形成背景已经得出档案形成规律的研究目的集中于文件与档案的概念与关系上。随着档案形成规律理论的内涵不断丰富，其研究目的与对象或许会有所调整，但是仍然离不开档案的概念、档案形成过程这个根本问题。

2.5理论内涵不同

从运动的观点和整体的观点来看，文件生命周期理论围绕文件从生成到最后的归宿整个运动的过程展开理论的分析和内容的组织。文件运动是一个完整的系统的过程，期间会发生文件信息价值的转化、文件载体保管场所的迁移、文件保管方式的变化等。文件价值形态决定着文件运动阶段的划分，现行价值---半现行价值---非现行价值的价值形态更替变化构成了整个文件运动的动力系统。不同的阶段对应着不同的阶段管理形式，在整体的过程中有具体的针对性的管理阶段的划分。这是文件生命周期理论的基本内涵。

档案形成规律理论，其基本内涵包括以下几点：第一，档案形成规律理论需要明确档案是自然形成的，而非人为制造的；第二，文件向档案转化需要符合一定的要求，办理完毕的对今后有参考利用价值的文件按照一定的规范和标准进行集成化的立卷归档；第三，坚持全宗原则，在全宗内按照文件形成的规律和联系进行有序化分类、整理及立卷，保持全宗内文件的历史联系；第四，档案运动保管分为文书保管阶段、档案室保管阶段以及档案馆保管阶段。从这几个要点来看，档案形成规律的基本内涵主要围绕档案形成后的管理与运动阶段展开，缺乏全程管理和整体性的理念。

2.6理论基础和实践基础不同

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