论秘书的语言素质——说话艺术

河南工程学院毕业论文

论新世纪秘书队伍的语言素质 ——说话艺术

学生姓名 系（部） 专 业 指导教师

二〇一二年五月一日

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摘 要

随着科学技术发展的不断加快，行政管理事务的不断复杂化和多元化，作为时代不断呼唤而出的秘书学已作为一种新兴的社会语言展现在现代社会和人们的眼前。而作为在秘书工作中起交流、沟通与传达的特殊作用的秘书工具——秘书语言，已直接影响着秘书工作的顺利完成与否。秘书语言对加强行政管理、提高经济效率、增进社会效能起着不可替代的作用 秘书语言在当代浪潮推动下所呈现出了突出的发展特点，在沟通与交流、信息传递的运用以及在公文语言使用过程中出现了使用误区。要准确把握和使用各种信息传递中的秘书语言，沟通和交际中的秘书语言，以正确传达领导的意图。同时要正确选择和应用公文撰拟过程中的秘书语言，正确领会和表达领导意图是从事秘书工作的前提条件和目的所在。

作为秘书，必须加强语言艺术修养，提高语言表达能力，才能把本职工作做好。在秘书工作语言中，如果能够注意形象性、准确性、生动性，并融入饱满的情感，则能使秘书语言异彩纷呈，富有感染力。本文主要探讨了秘书工作语言的重要性，秘书工作中语言艺术的主要内容以及如何加强语言艺术的修养等问题，并主要从口头语言与书面语言等角度来研究秘书工作中的语言艺术。

关键词：

秘书语言 秘书工作 口头语言 书面语言 艺术性

I

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Abstract

With the development of science and technology,administrative affairs continually complicate and pluralistic.As times continue for the Interior has be come as a new social language displayed before the eyes of modern society and the people. As in the work of the secretary of exchange,communication and convey the special role of the secretary tool ——the secretarial language , it has directly affected the secretary to work smoothly completes or not. The secretarial language strengthens the administration, enhances the economic efficiency, promotes the social potency to play the role which cannot be substituted.The secretarial language presented the prominent development characteristic under the contemporary tide impetus, in the communication and the transport of message in utilization as well as appeared the use erroneous zone in the archives language use process. Must accurately grasp and use the secretarial language in each kind of transmission, in the communication and the human relations secretarial language, by correct transmission leadership intention.At the same time, it must be correctly choose and writes using the archives draws up in the process the secretarial language, correctly comprehends with the expression leadership intention is engaged in the prerequisite and the goal which the secretary works in.

As secretary, must strengthen the language art tutelage, sharpen the language expression ability, it can complete the official duty work. In the language of secretary work, if can pay attention to vivid, the accuracy, vivid, and emerge the full emotion, then can cause the language of secretary various and has the strong artistic ingredient, causes it rich power.This article disscussed the importance of language of aecretary work,and the main contain of language art in secretary work,as well as how to strengthen the tutelage of language art. Key words:

Key words:

The secretarial language work of secretary Spoken language Written language Artistry

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目 录

前言·············································································································1 一、秘书语言艺术·························································································2

（一）语言艺术的普遍性及一般原则·····································································2 （二）秘书语言艺术与一般语言艺术的关系···························································2

二、秘书语言艺术分类·················································································3

（一）秘书书面语言艺术·················································································3 （二）秘书口头语言艺术·················································································5 （三）秘书公关语言艺术·················································································8

三、秘书语言艺术与秘书工作······································································9

（一）秘书语言艺术与秘书工作···········································································9 （二）秘书语言艺术与秘书的人际关系··································································9

结束语···································································································9 参考文献··································································································10

致谢·············································································································11

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前 言

语言的普遍性决定了语言艺术的普遍性，只要有语言存在的地方，就离不开语言艺术。语言是人们表达感情、沟通思想、传播信息的一种工具。高级的语言艺术和高度的应变能力是优秀的秘书人员必备的素质。在沟通协调中，语言艺术往往是应变能力的表现。会说话的人一句话可以办成一件大事；不会说话的人一句话可以把一件大事办砸。语言艺术的高低，直接关系到说话目的与接受态度之间的矛盾处理问题在语言艺术中，说者所要表达的不一定就是听者所能完全接受的。怎样才能既实现自己的表达目的，又不搞僵人际关系？这就要取决于语言艺术。语言艺术水平高，即使是一些诸如批评对方、说服对方、拒绝对方要求、不同意对方观点、促使对方行动之类的话，对方也能听得进去；相反，如果语言艺术水平不高，即使表扬、赞美、赞同、支持对方的话，也可能引起对方的误会和猜疑。语言艺术就是研究人们在运用传递信息、思想、感情时的手段、技巧和规律的一门学问。

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一、秘书语言艺术

（一）语言艺术的普遍性及一般原则

语言艺术的普遍性。语言艺术不是语言学，它不研究诸如语言的起源、词的发音、句法结构等基础理论问题，而是研究语言在人们社会交往中的地位，研究如何运用语言搞好人际沟通等实际问题。语言的普遍性决定了语言艺术的普遍性，只要有语言存在的地方就离不开语言艺术。

尽管在客观上，任何一种语言都能反映一定的人际关系，都能对人际关系产生一定的影响，但是要想按自己的意图去控制人际关系的类型和好坏，必须恰当地掌握语言艺术。语言艺术的高低直接关系到人际关系的成败。任何人际关系的建立、发展、巩固、改善、调整，都要依靠一定的语言艺术。

语言艺术的一般特征。一般来说，每个领域、每个行业、每一种比较重要而特殊的场合，往往都要有自己独特的语言特色。各种各样的语言艺术，构成了千姿百态的语言艺术的个性和特殊性。然而在各种各样的、具有鲜明个性和特殊性的语言艺术之中，又具有许多共性和一般性。一般性的语言特征有三点要求：一、原则性与灵活性相统一；二、规范性与变异性相统一；三、思想性与情感性相统一。

（二）秘书语言艺术与一般语言艺术的关系

秘书语言艺术，是具体领域、具体方面的专业性语言艺术；而一般性的语言艺术，则范畴要大得多，它包括了各个领域、各个方面的专门性语言艺术。二者的关系是：

首先，它们是一种个别和一般、个性和共性的关系，也就是说，秘书语言艺术是一种部门艺术，而一般语言艺术则是整体艺术。

从研究对象上来看，一般语言艺术不分行业，研究各种状态下人际语言沟通中的一般性问题，包括秘书活动中的语言问题。秘书语言艺术则是专门研究秘书活动过程中的语言交往的一般性问题。

从抽象程度上来看，一般语言艺术的程次较高，概括性较强，而秘书语言艺术则十分具体。

从适用范围来看，一般语言艺术适用于人类语言触及的全部领域；秘书语言艺术则主要适用于秘书工作，其他部门或领域，可以借鉴它、参考它，而不能照抄、照搬。

其次，秘书语言艺术和一般语言艺术这种个性和共性的关系，决定了一般语言艺术对秘书语言艺术起指导作用，而秘书语言艺术则是一般语言艺术在秘书语言艺术上的具体应用。

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一方面，秘书语言艺术必须接受一般语言艺术在理论上的指导，一般语言艺术的原则和规定对秘书语言艺术都适用并且必须遵循，否则就无艺术性可言。

另一方面，秘书语言艺术又是一般语言艺术的基础的具体运用。一般语言艺术正是通过对各种部门语言艺术的不断升华而存在的。秘书语言艺术由于其对象十分具体，因此除了一般语言艺术的规定外，还有自己特殊的规律。因此，较之其他各部门的语言艺术，秘书语言艺术必须更加严谨和高超。而一般语言艺术通过对秘书语言艺术各个具体语言艺术的吸收和提炼，来不断地丰富自己、发展自己。

最后，一般语言艺术和秘书语言艺术可以相互转化。秘书语言艺术的某些最一般性的原则，可以逐步上升为一般语言艺术的内在规定。而一般语言艺术由于和具体秘书工作工程相结合，而降为具体的秘书语言艺术。

二、秘书语言艺术分类

秘书是一个富于挑战的职业，语言艺术与秘书人员辅助决策,协调关系,自身提高都有密不可分的联系。秘书工作以语言艺术为媒介，是传递信息、交流思想、表达感情、开展工作、建立友谊、增进了解的一种重要形式。它在秘书工作中发挥着极其重要的作用,是秘书人员不可忽视的一种修养和技能. （一）秘书书面语言艺术

1、秘书书面表达就是为领导起草文书、撰写公文等各种实用文体

（1）秘书的书面表达与一般的书面表达有许多的共性：他们都是思维化意和成文的结合，都是表明技法与各种智力与非智力因素的综合运用，也有一定的操作行为。但秘书书面表达写作的制作的成品，是依法行政和进行公务活动的重要工具，是特殊的文章。

秘书书面表达出于公务活动的需要，处于群体社会的需要，因此，书面表达构思过程中受到种种的限制。作者在写作前需得到代表机关或组织集体意志的领导人授权，显然秘书进行书面表达在很大程度上不取决于个人写作愿望与意图。

如果单位领导要求将谋一份工作情况书面上报，就要求秘书马上撰写“报告”公务文书；如果上级某一决策意见需要马上传达贯彻，就要求秘书撰写下行公文。诸如这样的公文写作，不管秘书想不想写，都要执笔起草成文，而且在表达过程中不得自作主张，抒发己见，任意发挥。只能根据公务活动的客观需要，由领导集体或负责人安排，这与一般的书面表达有着本质的区别。

（2）在企事业单位中，秘书完成撰稿后，其写作的主体不是秘书本人。公文书面表达的

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主体是依法成立并以自己名义行使职权和承担义务的单位。公文内容代表的是单位的意志，它必须以单位的名义或其法定代表人的名义制发。

2、秘书能否写出好的公文，发挥预期的功效，与秘书的理论水平、思想素质、写作技巧等有着密切的关系，也与秘书驾驭书面语言的能力有着直接关系。

（1）准确性。公文的准确性是指对党和国家的方针、政策、法律以及有直接规定的理解要准确；撰写公文要完整，准确的体现领导机关的意图；使用文种要正确等。这些都是作为一名秘书人员撰写公文最基本要求。

a用词要准确。

词是用来表达概念的，我们在撰写公文时，对所用词语要认真推敲，看能否准确表达概念所反映的事物的本质属性。

托尔斯泰说过：“语言艺术家的技巧就在于寻找唯一的需要的位置。”秘书应该是语言艺术家，所以在遣词方面一定要找到唯一的词和唯一的需要的位置。

b人名、地名、时间、简缩要准确。

在书写公文时，若该公文是一位领导或代为领导行为时，在署名处必须写上发文机关具体负责人，必要时写上头衔，不得只写姓不写名。如：中华人名共和国主席胡锦涛；在公文中出现地名一律用全称。如“上海”、“北京”、“山东”、“重庆”不能写成“沪”、“京”、“鲁”、“渝”；对于公文出现的时间必须注明年月日，并且年份一律用全数，不得省略。例如：“二〇〇七”，不得写成“〇七”。公文中特别生僻的词语，其意义多为读者不能理解，也应当做必要的解释。

c标点符号要准确。标点符号是公文中重要的组成部分。使用准确与否，会直接影响到公文的表达。在公文中，经常使用逗号和句号，我们要防止一逗到底的现象。如“三日内蒙古共和国有暴风雪”，本来在“三日内”后面应有逗号，这样，语义就十分明确，但若缺少这一逗号后，语义就会大大改变，甚至带来严重的错误。

（2）简洁性。公文的简洁性，历来受到人们的重视和赞扬。不少仁人志士主张治理国家的公文写的短些，反对拖沓冗长、反对做表面文章。朱元璋责打刑部主事茹太素，就因为他把本来五百字就能说清楚的奏疏写成万字长篇。秦李斯的《谏逐客书》，三国诸葛亮的《出师表》，晋李密的《出师表》等奏议。都是古人为我们留下的既短又小的公文名篇。

（3）庄重性。公文用语非常讲究其庄重性，这与文学写作用语有一根本性的区别。公文用语之所以特别强调庄重，是由于公文写作的特殊性质决定的。“庄重”即庄严郑重，它是有党和国家处理公务应有的严正立场和严肃庄重态度在公文中的体现。

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3、秘书人员要想在尊重公文庄重性、简洁性、严谨性的前提下，能够适当的对语言的文采施加运用，更能体现公文的实用性，具有感染力。这就需要对其书面表达语言身价研究，不断提高自己的政治思想素养和学习理论知识的能力。“不积小流，无以成江海”平时多注意积累，“问渠那得清如许，为有源头活水来。”向领导学习，向群众学习，汲取宝贵的经验，丰富自己的时间生活，才能写出好的文章来。

（二）、秘书口头语言艺术

秘书在工作中每天和同事、领导之间都要沟通。说什么、怎么说，什么话能说，什么话不能说，都应“讲究”。可以说，在工作中“说话”就是一种语言艺术。

1、迎接与接待。“有朋至远方来，不亦乐乎”。迎接与接待是秘书工作中最基本的社交活动，它们往往是相互关联的社交行为。迎接与接待语使用的恰当与否，有时直接影响到社交效应的好坏。

（1）常用的“迎接”语主要有：

对领导可用“欢迎领导莅临指导！”

对重要宾客可说“您的到来，使我们倍感荣幸”。 （2）公务活动和社交场合常用的“接待”语有：

称呼语：在待客礼仪中，恰当的称呼是尊重他人的表现。包括以职位的尊称、以学位职称的尊称、以职业的尊称等。

征询语：在接待过程中，了解宾客的要求是不可避免的，直接了当的征询语如“你想干什么？”定会引起宾客的反感。得当的征询语为“请问，我能为你做些什么？”、“有什么需要帮忙的吗？我将竭诚为您服务！”

应变语：秘书在接待过程中，会面对形形色色的人，可能要应对各种各样的服务要求。本着有礼有节的原则，应用委婉含蓄的语音来拒绝一些不恰当的要求，用幽默、机智的语言来扭转一些令人尴尬的突发场面。

（3）公务活动和社交场合常用的“送别”语有：

感谢您的到来！

祝您旅途愉快，一路平安！ 2、感谢与道歉

（1）感谢。古人云“受点滴之恩，当涌泉相报”。在秘书与人交往中，常常受到他人的帮助与恩惠，此时应马上向他人表示感谢，使对方感到自我价值的实现，从而产生自豪感。这说明我们懂得尊重他人的劳动，也是我们自身良好素养的体现。只有这样，才有可能得到他

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人的尊重和认可。

（2）道歉。古人云“人谁无过，过而能改，善莫大焉”。在秘书与人交往中，自己的言行难免会给他人带来麻烦和不便，或者在人际交往中秘书的言行举止可能有所失礼，此时就应立即使用道歉语向他人致歉，表达自己的歉意。真诚、恰当的道歉，可以挽回自己的过失，得到他人的谅解。 3、祝贺与慰问

（1）祝贺。俗话说：“赠人玫瑰，留有余香。”向别人表达祝贺语，一方面会使对方的心情更为舒畅，另一方面会让自己的心情变得愉悦，双方的关系更为密切，这不失为情感交流的一种有效方式。

祝贺的方式有很多种，诸如口头祝贺、电话祝贺、书信祝贺、贺卡祝贺等。

（2）慰问。根据对象的不同，可分为两类：一是对具有突出贡献的集体和个人表示问候；二是对由于某种原因，暂时遭受困难的个人或集体表示同情和安慰。

慰问语的总体要求是：感情真挚，语言亲切。 4、电话接听与应答

由于电话沟通，双方彼此“不识庐山真面目”，所以打电话的艺术，沟通的效果，主要体现在语言上。要想有效提高公务电话的工作绩效，应注意以下几点： （1）控制铃响时间

一般情况下，对于公务电话应该在电话铃响三声之内接听。 （2）说好起始语

起始语即招呼语，要尽量简洁、亲切。 （3）规范应答语

如果秘书接听的是一个咨询电话，应答时要尽量注意使用专业、规范的语言，给对方一个满意答复。 （4）倾听要耐心

在接听电话时，秘书要成为忠实的听众，耐心倾听，适时地给予客户回应，表明我们很关注他（她）的话语。 （5）控制语气、语调

公务电话，不仅要特别注意使用好“十字”礼貌用语：“您好”、“请”、“谢谢”、“对不起”、“再见”，还要注意接听、应答电话时的语气语调。

5、寒暄与聊天

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