合同管理系统

SY-004:企业合同管理系统(ECMS) EnterPrise Contract Management System

－、客户的业务问题

随着竞争越来越激烈，很多企业在提出优化管理的同时意识到信息化工作的必要性，如何尽快、迅速提高公司业务和人员运作效率，增强公司的生命力和竞争力，成为公司全体员工、特别是管理层所共同关注的焦点！合同管理涉及到企业与外界经济活动的最直接前沿，如何有效的管理合同，是合同管理按企业规则有效运行，是每个企业在新经济环境中取得有利位置的重要手段。 在企业的合同管理过程中，主要涉及：

项目管理 招标申请 合同申请 合同审批 合同招标 合同执行 合同付款 合同档案

八个大的方面，合同管理过程其实是企业管理中合同信息流的完整流动过程，当一个合同管理信息流流动完成后，也就表示一个合同生命周期的完成。

二、产品满足客户的业务需求能力

企业合同管理系统(ECMS)能有效的将解决企业，机关等用户的合同管理的需求，主要表现在：

1）以工作项目为数据的源头，使企业的所有合同必须约束在以批准的项目

基础上，有效制约了合同签订的随意性，使任何合同均有据可依。

2）以工作流为基础，将合同的审批纳入企业规定的工作流范畴，避免手工办

理合同时审批过程的随意性，不同类型的合同自动按规定的审批路径进行流转。

3）在自动审批过程中，节约了大量的人力时间，避免因签字不断追找领导的繁琐手续。

4）合同执行过程透明公开，每一合同的签订到执行完成均可有相关部门全程监控。

5）合同执行过程中实现合同金额的上限控制，有效的解决合同付款过程中的资金控制。

6）完善的合同台帐，提供了企业每年成本控制的基本数据。 7）可与成本控制系统无缝集成。

8）支持企业所有合同的管理：材料采购合同，承包合同，承揽合同，对外承

包合同，服务合同，基建合同等。

9）材料采购合同可与物质管理系统进行集成，基建合同可与基建管理系统进

行集成，承揽合同可与项目管理系统进行集成。

三.产品功能简述

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工作项目管理

企业计划部门或综合管理部门对批准实施的工作项目进行下达，同时可以下达项目资金作为执行的控制依据。对项目进行合同执行过程管理，一个项目可以对应多个合同

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招标申请

执行部门对需要进行招标的项目首先申请招标，通过工作流审批完成后，执行部门进行招标环节，如果不需要招标可直接进入合同申请环节。

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合同申请

项目执行部门或项目主管部门对需要签订合同的工作项目起草合同文本及技术协议等文档附件，通过工作流在网上进行会签。

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合同招标

如果需要招标的合同，记录合同招标过程文档，如乙方评价记录，乙方资质文件，招标会签记录等。如进行议标记录议标记录。

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工作流

根据合同管理的生命周期，对应的工作流有：招标申请工作流，合同会签工作流，合同变更工作流，乙方资质审查工作流（备选），合同付款申请工作流，合同验收工作流（备选）

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合同审批

合同起草后，工作流自动实现网上流转，合同审批工作流能完成各类复杂的审批流程。

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合同执行

合同批准后，进入合同自行阶段，包括大量的执行过程文档记录。如：阶段验收文档，合同变更文档，合同索赔文档，合同验收文档等。

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合同付款

合同执行阶段，可以分阶段进行付款，付款前必须进行付款申请，系统自动计算本次付款的最大金额，同时提醒质保金和付款历史。如果启用项目资金控制，在付款申请提交前还将检查本合同对应项目的可用资金情况，如资金不足，则不能提交付款申请。

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合同档案

合同执行完毕，合同管理部门对本合同进行归档管理，修正存档号。归档的合同进入合同档案管理，可以对合同进行全面的合同管理，同时提供合同台帐供合同管理人员使用。 四.产品功能详解

系统组成

项目管理

项目招标管理是指针对成本中心下达的项目及项目预算进行招标活动进行的管理，主要功能包括：项目立项、项目预算、供应商及承包商、合作企业管理、评委专家库管理、招标准备管理、招标实施管理、招标结束管理等，需要特别说明的是，项目必须来自成本中心下达的项目，而预算可能分为两种情况：一种是带预算的招标，一种是不带预算的招标。带预算的招标结算时可以在可用预算范围内直接办理结算，而不带预算的招标在结算时必须先追加预算才能办理付款手续。 项目准备

项目准备是合同管理的基础，企业必须先对企业的所有工作进行规划，建立企业工作项目树，然后各工作部门对企业下达的工作进行项目申请和合同申请。

项目准备按如下步骤进行：

企业工作规划类型管理 定义企业工作规划模型 企业工作管理中心定义 工作管理中心工作规划 各部门申请项目 项目下达

项目申请

项目申请是各承担部门对企业规划的工作分类进行明细项目的申请，批准后完成立项，然后才可以进行合同准备工作。

招标管理

项目招标管理将企业的招标过程进行全过程管理，项目的资料准备开始，这项工作一般由各申请部门完成，通常也称为企业内部立项过程。立项资料准备完毕后，由企业主管部门办理相关的审定手续，并将审定手续登记到软件系统中，批准手续完成后，就可以确定本项目的资金来源了，至此为止，企业内部的立项过程才可以正式结束。

根据不同部门、不同性质的项目，可以灵活地选择和组织不同的临时招标机构或小组，招标机构确立时，也可在专家库中随机选择专家评委，专家评委可以选择企业内部专家，也可以选择外面的专家，至此，招标工作正式启动。

招标机构着手准备招标文件，确定出台或直接分发或网上发布的方式进行标书传递。

对通过资质审查的承包商所提交的招标文件进行管理，投标文件包括：封面，招标文件目录，商务文件，技术文件，商务文件又包括：招标函、招标授权、招标报价表、分项报价一览表，货物说明一览表，偏差表，招标保函，资格证明文件，招标文件修正文件，制造厂家资格及授权，交货进度表，招标人现场代表派遣计划表，超重或超尺寸货物清单，主要设备、部件制造商名单及分包商名单，培训计划，安装，须调试和调试中提供安装和相关服务，产品样本，承诺书，备品备件制造构件等。

而技术文档则包括：技术说明，设备性能，参数保证，业绩证明，质量认证证明文件，生产许可证明文件，标准检测报告，技术规范/规格和图样，设计

联络会安排，技术文件提交进度表，施工计划，工程机械设备清单等。

资料准备完毕后，招标机构即可办理招标手续，开标，评标和定标。招标记录文件有：供应商评价记录表，供应商资质审查表，招标记录表，谈判记录表，招标结果记录表，招标结果会签表，供应商评分记录表等。将相关记录登记到软件系统中，最后进入合同签订手续 合同会签

合同文书是在招标工作完成后进行的后续工作。本模块主要完成合同法律文本的相关管理功能。包括合同规范文本，格式合同文本，合同文本起草，合同文本审批纪录，合同文本鉴定等功能。

企业合同文本可以分为两大类，一类是规范文本，一类是格式文本。两类文本均可采用模板管理方式，以合同类型为基础，将行业内通用的规范文本作为标准合同文本，起草部门从模板中取得标准文本稍加修改后即可形成一个合同草本。

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合同文本起草 待办事宜 已处理任务 任务监控 挂起任务

根据合同管理要求，可以设定很多网上审批的工作流，对需要的合同审批事项先定义号各类word 文档的模板，然后企业人员需要申请时只要将内容填好，然后有工作流自动完成网上审批工作。在网上起草申请，并发送给相关负责人进行审批，实现无纸化办公。审批人可以在网上直接对申请内容进行修改、审批，注明审批意见，并盖章或签名。申请内容在多个审批人之间按顺序自动流转，审批过程即可以在建立审批模板时设定，也可以由起草者设定。可以在审批管理中根据单位要求设置模板的统一格式，可以设置每个模板的使用者、管理者和修改者。具有使用权限的用户能够使用模板起草申请；具有管理权限的用户能够在表单管理中管理使用该模板起草的申请；具有修改权限的用户能够对模板进行维护。

审批的流程即可以采用固定流程，一个模板梆定一个流程的方式，也可以设

定允许在流转过程中自定义流程或修改已设定的流程，流程支持直流、分流、并流、条件分支、流程嵌套以及各种协办、联办等复杂流程。

在审批中，可以按照角色进行审批的流转，可以通过相对路径找到相应的岗位，如审批者的上级领导，当前审批者的上级领导。

流程中可以支持退文的功能，可以退到以前的任何一级，也可以退回到发起人.

在审批过程中，支持痕迹保留，电子印章，手写签名、全文批注。 可以实现催办，督办，统计。 合同执行管理

合同执行管理是指自合同登记之日起到合同结束这一时间段的合同状态。合同执行管理主要就是对这一阶段一个合同形成的各类状态变更记录，招标记录，验收记录，工作进度信息，通过进度监控，可以全面掌握一个合同的执行情况，对合同的进度进行有效监督，对合同付款进度进行有效管理。

项目合同和非项目合同均直接起草合同文本，合同文本可以直接手工输入，也可以直接从合同模板中导入。合同模板管理可以有效地对企业的规范合同文本进行管理，所有起草合同的部门均可直接使用合同模块进行合同起草。

合同文本必须登记到软件系统中，在登记合同正本的同时，也必须将合同的所有附件同时进行登记。

合同正文登记之前，由于管理的需要，必须将合同的基本项信息抽取出来，录入到或补录到合同信息主表中，常见的如合同乙方、合同金额、工程明细、合同进度等。

合同各类信息登记完成以后，合同管理人员或承担合同的部门必须编制合同进度计划和合同付款进度表，以利用合同执行阶段的监督。

合同文本起草：项目承担部门或上级主管部门起草合同文本，提交到系统中，系统自动选择工作流进行网上流转，起草人只需要监控流转进度即可直到合同目前审批的进度。

合同会签：工作流自动找到相应的审批人，完成自动流转，不可人工干预审批过程。

合同变更申请：当合同执行阶段需要进行合同变更时，相关部门提交变更申请，网上审批。

合同变更审批：审批合同变更申请，批准后变更有效，可依驳回申请。 合同执行文档管理：管理合同执行过程中的各类文档，如阶段验收报告，阶段付款文档，合同变更文档等。

合同索赔管理：当合同出现纠纷时，需要进行合同索赔管理，记录合同索赔相关文档。

合同验收申请：合同验收申请，可选功能。 合同验收审批：合同验收申请审批，可选功能。 合同付款

可以对成本中心的付款申请功能进行改造和加强，付款申请时必须附带上合同号，经审批后财务办理付款时必须根据合同号结合付款计划进行付款，否则不予付款。

合同费用管理主要是针对合同的预付款、阶段付款、质保金、索赔收款等进行全面管理。同时对各类合同进行费用统计，费用分析，追加减少预算资金等。

如果企业的预算工作很细，则可以结合预算管理，在成本中心软件中直接下达和变更预算，而付款时财务也可直接利用原有的预算控制合同的付款。

合同付款申请：可以对合同进行多次付款，单合计付款不能大于合同总额。 合同付款审批：对付款申请进行审批。 合同归档

合同管理部门定期对自行完毕的合同进行归档处理，归档时校正合同号和合同归档号。归档后的合同自动结束，不可对本合同进行任何操作。 合同工作流

本系统涉及工作流如下：

? 招标申请工作流（可选） ? 招标资料准备工作流（可选） ? 供应商推荐工作流（可选） ? 标书审核工作流（可选） ? 合同会签工作流

? 合同变更申请工作流（可选） ? 项目开工申请工作流（可选）

? 项目验收工作流（可选） ? 合同付款申请工作流

在每个工作流中，都包含了各种类型的分支处理，如合同付款申请工作流，在定义时将材料采购合同，燃料采购合同等多种判断条件同时设置在一个工作流中即可，没有必要对每种类型的合同单独设置一个工作流，这样将不利于工作流的管理，也不利于以后工作流的改变。 合同台帐

综合查询时针对领导和专业合同管理人员进行的功能设置，主要对合同的原始资料，合同执行进度，合同的付款，合同的结束资料进行全面综合的查询。

五.产品独特之处

顺宇ECMS系统是一个技术先进、功能强大的网络化合同管理平台。它集成了目前主流的计算机与通信技术科学、管理与行为科学、系统工程与人机工程学、数据库技术、多媒体技术以及图文处理技术，可以综合处理合同文本中涉及到的各种格式的语音、数据、文字、图像等文件。

同时，本系统结合客户的实际需要，进行了一系列改进和创新，使之无论在技术架构、系统结构、管理思想、使用性能上都达到了国内先进水平，并具有一些特色鲜明的优势：

? 内嵌基于角色的工作流引擎，国内唯一在工作流中转移条件无需编程； ? 采用横纵向相结合功能菜单，符合人的视觉流程； ? 引入portal技术，实现用户主页面的内容个人定制；

? 引入sybase 公司的datawindow技术，全面解决中间层的技术难题； ? C#成熟架构，全面支持WebService，跨平台、扩展无极限；

? 根据不同级别设置权限管理，用户权限设置简单灵活，确保信息安全； ? 首创基于合同生命过程的全过程管理思想，真正实现了合同从需求，生

成，执行，结束完整周期的管理，使企业的合同管理跨上了一个可以信赖，实用完善的工作平台；

? 合同相关文档在线编辑，支持WORD/EXCEL、审批过程痕迹保留、支持

电子印章、手写签名。

? 系统中首次引入文档服务器，将合同文档和数据库分离，避免数据库处

理大量文档数据而引起的拥塞。

? 首次在合同管理软件中引入工作执行追踪思想，实现工作任务从指派到

合同执行到合同完成的全过程管理。

? 支持用户自定义WEB服务器集群，用户可以根据系统的实际负载随时改

变web服务器的配置。

六.主要技术参数

本协同办公系统可以分布式运行方式进行程序运行以及数据传输。本协同办公系统支持服务器集群、分发式服务器和二级服务器，系统兼容性好，系统能够运行于Windows98、Windows2000、WindowsXP、Windows2003、LINUX、Unix及小型机操作系统等各种操作平台上。

七.我们的服务

购买顺宇ECMS系统只是我们合作的开始，山东顺宇的“五八六三”管家式服务（“五心”服务精神、八项服务承诺、六大服务内容、三级服务体系）尽可以使我们的客户安枕无忧，尽享软件系统带来的无限办公乐趣，而无任何后顾之忧。

7.1 “五心”服务精神：

7.2八项服务承诺：

提供1小时内的服务请求响应，省内24小时到达现场，省外三天内到达。 简单问题8小时内提供解决方案。 复杂问题24小时内提供解决方案。 终身免费维护升级及终身免费技术支持。 终身免费协助重装软件系统、数据恢复工作。

专心、耐心、细心、贴心、放心

终身免费指导数据备份、二次开发。

终身免费指导涉及到本系统的软、硬件及计算机网络技术。 实现7X24小时的在线服务。 7.3六大服务内容： 7.3.1定制服务

根据客户的具体工作模式，我们会与客户共同分析工作流程和其中的数据逻辑变化，以及特殊业务规则，免费把这些具有客户行业特征、日常运作特性的管理功能整理成适合客户的实用、贴身、低成本的解决方案，并将方案配置实现，即根据客户的需求定制系统。 7.3.2升级服务

对于购买产品的客户，我们提供免费升级服务，在系统升级之后的3-6个月，各版本的客户享受随系统升级而升级的服务，将使自己的系统保持在最先进的状态。

7.3.3二次开发服务

随着用户使用的深入和企业的发展，客户往往需要对系统进行二次开发乃至多次开发，我们将根据用户的需要提供相关服务。对于有技术条件的用户，我们将提供二次开发接口和必要的技术支持，使客户能够自行开发。 7.3.4咨询服务

在客户的整个实施、使用服务中，我们提供随时的咨询服务。这些咨询服务包括对系统的使用、对新系统分析，对现有系统的调整等，我们的系统工程师随时恭候。

7.3.5跟踪服务

一般来说，客户在系统使用中，会随着对系统的了解和实际中的运行发现各种问题并提出对系统优化需求，我单位为每一个客户提供跟踪服务。包括指导系统管理员进行系统规划、定制和实施，以便更好、更灵活地发挥系统功能优势和特点。协助系统管理员诊断各种故障，制定维护和故障处理方法，协调并解决系统日常维护及管理期间出现的各种问题。

7.3.6更高层次的合作

我们希望能通过我们的产品为您提供深层次、全方位的信息化服务，包括为您提供满足企业发展需要的各种解决方案和软件产品，为您提供咨询、分析、测试、开发等全方位服务，构建您的综合性信息化管理系统。我们热诚希望不只是您的一个供应方，而能成为您可以信赖的战略合作伙伴。 7.4三级服务体系

第一级：电话、邮件、MSN、QQ支持。通过电话、邮件、MSN、QQ等通讯工具实现远程即时通讯，在第一时间解答、解决客户使用OA过程中遇到的各种技术问题。

第二级：远程访问软件支持。经过客户许可后，通过远程登录软件直接连接用户的系统，进行“远程手术”式的在线维护，实现比上门更及时、更方便、更低成本的远程服务。

第三级：上门支持。根据客户的具体要求。

八.联系我们

中国·山东顺宇信息科技有限公司 电话：0531-86516526 ,86516527 转8079 传真：0531-88876186 网址：http://www.shuninfo.com 邮箱：jnhp456@163.com

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