办公室管理复习题(1)44打印

《办公室管理》综合练习题

1.文员打印寄往欧美国家的信封，寄信人姓名，地址应该打印在（左上角） 2．在办公室里，（离入口最远）的位置是上座。

3．文员如果误拆了非本公司的信，应该（在信封上注明“误拆”，写上自己姓名的缩写，并把信重新封好并退回） 4．文员遇到对方递送的名片上有较罕见的字，应该（请教对方“可否请问一下，这个字怎么念？”）

5．会议中有时有人回要求把他发言的一段不作记录处理，这时文员应（征求主持人意见，停止笔录，关录音机。） 6．在某些情况下，文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任，取决于两点：一是掌握足够的知识，了解业务的轻

重缓急；另一是具有（听话的能力），了解要求约会者的心理。 7．当文员获知婚丧喜庆的消息后，首先应（长证消息的可靠性） 8．以下餐巾的使用方法是正确的（中途离坐，把餐巾放在椅子上）

9．上司参加各种应酬和会议，有时需要更换服装，文员应（通知上司家人把衣服送达） 10．文书立卷的归档制度包括三方面：归档范围，（归档时间）和归档要求 1．以下哪点不是办公室事务管理的特征？（ 决策性 ）。 2．办公室布置要注意（ 各种沟通、保密 ）。

3．文员在进行办公室布置时，以下哪些行为是不适宜的？

（较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方 ）。

4．以下关于文员对办公室布置的情况，哪一个是错误的？(办公桌抽屉里的物品摆放要注意放置整齐，东西可放得满一些）。 5．在办公室里，（ 靠近窗户 ）的位置是上座。

6．传真机的使用哪一项是不对的？（ 随时随地可向对方发送 ）。

7．在使用复印机的过程中，以下哪项内容是不恰当的？（接通电源可立即复印操作）。 8．以下关于录音机的使用哪一项是不适宜的？（录音时需将监听开关至于“ON”位置 ）。 9．以下关于投影机的使用哪一项是不适宜的？（ 应设置电脑的桌面屏幕保护功能 ）。 10．以下哪些不是文员在准备办公用品时的职责？（ 制造 ）。

11．以下文员订购和储备办公用品的行为中，哪一项是不适宜的？（让员工们随意领取办公用品）。 12．以下文员的工作顺序中，哪一项是正确的？（文员也应具有适当判断情况，机智应对的应变能力）。 13．文员按照“优先顺序”处理工作，以下哪一项是不适宜的？（ 可以按照文员自己的习惯进行工作 ）。 14．文员必须管理好自己的时间，以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的？ (每天把工作安排得超出工作时间，给自己压力 ）。

15．以下关于文员管理好时间的说法，哪一个是不正确的？（把零散工作安排在安静、有效的时间段里去做）。 16．以下文员对办公室零用现金管理的行为中，哪一项是不适宜的？（ 标准的零用现金单据有一个签名 ）。 17．文员传达上司的指示时，哪一项做法是不适宜的？（传达可以根据上司主要意思，夹进自己的意见）。

18．文员必须具有合作精神，以下合作方法中哪一项是不适宜的？（应该有自己的个性，尽可能使别人服从自己）。 19．以下接打电话的行为中，哪一项是不适宜的？（应随时使用手机在飞机上、饭店里、大剧院等进行联系）。 20．以下哪个接打电话的行为是不正确的？（受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击）。

21．文员在接打电话时，正确的做法是（在电话机旁随时放着电话记录单和笔，一有留言就能立即记录下来）。

22．以下文员应遵守的电话礼仪中，哪一项是不适宜的？（打出电话，而对方无人接听，等铃声响了二、三下可挂电话）。 23．以下哪些标准不是文员分拣邮件应该遵守的？（按私人公务标准分拣）。

24．文员在拆邮件时，不正确的做法是（拿到信件后在桌子上磕几下，然后用手撕开）。

25．文员如果误拆了非本公司的信，应该（在信封上注明“误拆”，写上自己姓名的缩写，并把信重新封好并退回去）。 26．邮件送到单位所租的信箱，由文员开启，取出邮件带回办公室，以下哪项事情与文员的工作要求不一致？（应提高办事

效率，把取邮件与其他事一起办）。

27．邮件的寄发不要考虑以下哪个因素？（ 爱好 ）。

28．文员打印寄往欧美国家的信封，收信人内容的打印顺序应该是（姓名、部门、地址、国名）。 29．传真机最好用来传送以下哪种邮件？（ 感谢信 ）。

30．以下关于握手的礼节，不正确的是（双方有很多人时，可以交叉握手）。

31．文员在处理信访工作时，由收信人（单位）复信的情况是以下哪一种？（初次写信，或有过激言行的）。

32．文员从事信访工作，在处理顾客或其他人的来信时，不应

（处理信件按照“分级负责、归口办理”原则，进行转办、交办或自办）。

33．在会议开始前和进行过程中，文员的以下哪项活动是不恰当的？（作会议记录时离开会议室接听电话）。 34．文员进行会议的计划和准备时，不应该做的（会议场所的选择，要根据会议时间长短、花费多少作决定） 35．文员做会议记录时，可以在会议记录中（与发言者用词不一致但意思完全一致）。

36．会议中有时有人会要求把他发言的一段不作记录处理，这时文员应 （征求主持人意见，停止笔录，关录音机）。 37．上司决定参加某个会议时，文员不应该（只在便笺上写好会议名称）。 38．以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议？（ 圆桌型 ）。 39．以下关于交互式电话会议的功能中，哪一项是不具备的？（ 审查功能 ）。

40．有时应上司要求，文员参与会见或会谈，以下哪项内容不是文员的任务？（ 发表意见 ）。 41．文员根据上司指示，向对方要求约会时，以下哪种做法是错误的？（对方越忙越必须早一点联络）。

42．文员制作日程安排计划表时，以下哪一种情况应避免？（日程安排计划笔记本如果已经使用一年以上，可以废弃）。 43．在某些情况下，文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任，取决于两点：一是掌握足够的知识，了解业务的轻

重缓急；另一是具有（ 说话的技巧 ），了解要求约会者的心理。 44．以下关于确认上司日程安排计划的行为中，哪一项是不适宜的？ （ 以电话方式决定面谈或开会的重要预定计划，不用再以书面形式确认 ）。

45．文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作，以下哪一项是不适宜的？（代替上司制定约会计划）。 46．以下预订工作的行为中哪一项是不适宜的（不一定要弄到确认旅馆预订的传真或其他书面形式的证明）。 47．上司出差，文员预订机票时，以下哪一种做法不正确？（不必提前在取票前或出发前再用电话予以确认）。 48．照料上司身边琐事的说法，哪一种是不正确的（应酬需要更换衣服，这是上司个人需要，不必给予协助） 49．以下关于名片的使用方式，哪项是错误的？（各自只能当面递送，寄去是不礼貌的）。

50．文员遇到对方递送的名片上有较罕见的字，应（请教对方“可否请问一下，这个字怎么念？”）。 51．以下关于交际礼仪的举止行为，哪一项是比较适宜的？

（穿着短裙的下蹲姿势，应跨前半步后腿虚跪，上身保持挺直，蹲下时慢悠悠地弯下腰）。 52．社交场合很讲究次序礼仪，一般（以右为尊）。

53．当文员获知婚丧喜庆的消息后，首先应（查证消息的可靠性）。 54．文员协助举行宴会时，不用考虑（有无休息室）。

55．以下说明宴会的种类与形式的内容，哪一项是正确的（工作餐是非正式宴请形式，早、午、晚举行均可）。 56．以下关于文员的宴会礼仪中，哪一项是正确的？

（吃西餐时用左手把汤盘靠近自己一边方向稍稍提起，再用汤匙轻轻由里向外舀去）。 57．以下餐巾的使用方法是正确的（ 用来擦嘴唇嘴角 ）。 59．以下文员应遵守的参加宴会的礼仪中，哪一项是不适宜的？

（未用完一道莱时，应将刀叉平行排放在盘了上右侧，叉尖向上，刀刃向内）。 60．上司参加各种应酬和会议，有时需要更换服装，文员应（通知上司家人把衣服送达）。 61．以下关于说话的要领中，哪一项不适宜？（ 由过程先说 ）。 62．接受忠告的正确反应是（切勿感情用事）。

63．办公室人员在社交活动中应如何选择话题，哪些是属于合适的话题？（有共同利益的话题）。

64．将同文多页沿边取齐后均匀错开，从首页到末页，在页边加盖一完整公章，可以证明文件各页确实是同时形成，以杜绝日后篡改之嫌疑，这是（ 骑边章 ）。

65．值班人员不应该做以下哪类事情？（ 签发文件 ）。

66．文员要做好档案收集，应该收集的文书资料是（ 下级单位报送的报告，统计报表等 ）。

67．以本单位与外单位就某些问题的往来文书为标准立卷。如问函与复函等用（ 按通讯者特征立卷 ）。 68．文书立卷归档要求遵守一定的制度，包括以下方面（ 归档范围、归档时间、归档耍求 ）。 69．文书立卷的归档制度包括三方面：归档范围、（ 归档时间 ）和归档要求。

1.文员打印寄往欧美国家的信封,收信人内容的打印顺序应该是( 姓名,部门,地址,国名 ). 2.有时应上司要求,文员参与会见或会谈,以下哪项内容不是文员的任务( 发表意见 )

3.邮件送到单位所租的信箱,由文员开启,取出邮件带回办公室,以下哪项事情与文员的工作要求不一致 ( 应提高办事效率,把取邮件与其他事一起办 ).

4.以下哪个接打电话的行为是不正确的( 受到通话对方极大的责难,应针锋相对回击 ).

5.文员根据上司指示,向对方要求约会,以下哪种做法错误的(如果上司出差,可以在他回来的当天安排约会) 6.以下关于名片的使用方式,哪项是错误的( 名片只能当面递送,寄去是不礼貌的 ). 7.文员要做好档案收集,应该收集的文书资料是( 下级单位报送的报告,统计报表等 ). 8.值班人员不应该做以下哪类事情( 签发文件 ). 9.接受忠告的正确反应是( 切勿感情用事 ).

10.以下哪点不是办公室事务管理的特征( 决策性 ).

1．文员根据上司指示，向对方要求约会时，以下哪些做法是错误的（ 如果上司出差，可以在他回来的当天安排约会 ） 2．以下关于名片的使用方式，哪些是错误的 （ 名片只能当面递送，寄去是不礼貌的 ） 3．文员要做好档案收集，应该收集的文书资料是（ 下级单位报送的报告、统计报表等 ） 4．值班人员不应该做以下哪类事情 （ 签发文件 ） 5．接受忠告的反应应该是 （ 切勿感情用事 ） 6．以下哪些不是办公室事务管理的特征 （ 决策性 ） 7． 办公室布置要注意 （ 各种沟通、保密 ）

8． 传真机的使用哪一项是不对的 （ 随时随地可向对方发送 ）

9． 在会议开始前和进行过程中，文员的以下哪项活动是不恰当的 （作会议记录时离开会议室接听电话） 10．以下文员订购和储备办公用品的行为中，哪一项是不适宜的 （ 让员工们随意领取办公用品 ） 1．社交场合很讲究次序礼仪，一般（ 以右为尊 ）

2．办公室人员在社交活动中应如何选择话题，哪些是属于合适的话题？( 有共同利益的话题 ) 3．邮件的寄发不要考虑以下因素（ 爱好 ）

4．文员做会议记录时，可以在会议记录中（ 与发言者用词不一致但意思完全一致 ） 5．以下哪些标准不是文员分拣邮件应该遵守的？（ 按私人公务标准分拣 ） 6．传真机最好用来传送以下哪种邮件？（ 一般的图纸 ） 7．以下哪些不是文员在准备办公用品时的职责（ 制造 ）

8．文员在处理信访工作时，由收信人（单位）复信的情况是以下哪一种（ 初次写信，或有过激言行的 ） 9．以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议。（ 圆桌型 ）

10．以本单位与外单位就某些问题的往来文书为标准立卷。如问函与复函等用（ 按通讯者特征立卷 ） 2．会议中有人会要求把他发言的一段不作记录处理，这时文员应（征求主持人意见，停止笔录，关录音机）

3．在某些情况下，文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任，取决于两点：一是掌握足够的知识，了解业务的轻

重缓急；另一是具有（ 社交的能力 ），了解要求约会者的心理。 4．当文员获知婚丧喜庆的消息后，首先应 （ 查证消息的可靠性 ） 5．以下餐巾的使用方法是正确的 （ 中途离座，把餐巾放在椅子上 ）

6．上司参加各种应酬和会议，有时需要更换服装，文员应 （ 通知上司家人把衣服送达 ）

9．邮件送到单位所租的信箱，由文员开启，取出邮件带回办公室，以下哪些事情与文员的工作要求不一致 （事先带上包袋装邮件）

10．以下哪些接打电话的行为是不正确的 （ 受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击 ） 1．邮件的寄发不要考虑以下因素 （ 爱好 ）

2．文员做会议记录时，可以在会议记录中 （ 与发言者用词不一致但意思完全一致 ） 3．以下哪些标准不是文员分拣邮件应该遵守的？ （ 按私人公务标准分拣 ） 4．传真机最好用来传送以下哪种邮件？ （ 机密文件 ） 5．以下哪些不是文员在准备办公用品时的职责 （ 制造 ）

6．文员在处理信访工作时，由收信人（单位）复信的情况是以下哪一种 （ 已做结案处理的 ） 7．以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议。 （ 圆桌型 ） 8．文员打印寄往欧美国家的信封，寄信人姓名、地址应该打印在 （ 右上角 ）

9．在办公室里，（ 离入口最远 ）的位置是上座。

10．文员如果误拆了非本公司的信，应该（在信封上注明“误拆”，写上自己姓名的缩写，并把信重新封好并退回去） 1．以下哪点不是办公室事务管理的特征？（ 决策性 ）。 2．办公室布置要注意（ 各种沟通、保密 ）。

3．文员在进行办公室布置时，以下哪些行为是不适宜的？

（较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方）。

4．以下关于文员对办公室布置的情况，哪一个是错误的？（办公桌抽屉里的物品摆放要注意放置整齐，东西可放得满一些）。 6．传真机的使用哪一项是不对的？（ 随时随地可向对方发送 ）。

7．在使用复印机的过程中，以下哪项内容是不恰当的？（ 接通电源可立即复印操作 ）。 8．以下关于录音机的使用哪一项是不适宜的？（ 录音时需将监听开关至于“ON”位置 ）。 9．以下关于投影机的使用哪一项是不适宜的？（ 应设置电脑的桌面屏幕保护功能 ）。 10．以下哪些不是文员在准备办公用品时的职责？（ 制造 ）。

11．以下文员订购和储备办公用品的行为中，哪一项是不适宜的？（ 让员工们随意领取办公用品 ）。 12．以下文员的工作顺序中，哪一项是正确的？（ 文员也应具有适当判断情况，机智应对的应变能力 ）。 13．文员按照“优先顺序”处理工作，以下哪一项是不适宜的？（ 可以按照文员自己的习惯进行工作 ）。 14．文员必须管理好自己的时间，以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的？ （ 每天把工作安排得超出工作时间，给自己压力 ）。

15．以下关于文员管理好时间的说法，哪一个是不正确的？（把零散工作安排在安静、有效的时间段里去做）。 16．以下文员对办公室零用现金管理的行为中，哪一项是不适宜的？（ 标准的零用现金单据有一个签名 ）。 17．文员传达上司的指示时，哪一项做法是不适宜的？（ 传达可以根据上司主要意思，夹进自己的意见 ）。 18．文员必须具有合作精神，以下合作方法哪一项是不适宜的（应该有自己的个性，尽可能使别人服从自己）。 19．以下接打电话的行为中，哪一项是不适宜的？（应随时使用手机在飞机上、饭店里、大剧院等进行联系）。 20．以下哪个接打电话的行为是不正确的？（ 受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击 ）。

21．文员在接打电话时，正确的做法是（在电话机旁随时放着电话记录单和笔，一有留言就能立即记录下来）。

22．以下文员应遵守的电话礼仪中，哪一项是不适宜的？（打出电话，而对方无人接听，等铃声响了二、三下可挂电话）。 23．以下哪些标准不是文员分拣邮件应该遵守的？（ 按私人公务标准分拣 ）。 24．文员在拆邮件时，不正确的做法是（ 拿到信件后在桌子上磕几下，然后用手撕开 ）。

25．文员如果误拆了非本公司的信，应该（在信封上注明“误拆”，写上自己姓名的缩写，并把信重新封好并退回去）。 26．邮件送到单位所租的信箱，由文员开启，取出邮件带回办公室，以下哪项事情与文员的工作要求不一致？（ 应提高办事效率，把取邮件与其他事一起办 ）。

27．邮件的寄发不要考虑以下哪个因素？（ 爱好 ）。

28．文员打印寄往欧美国家的信封，收信人内容的打印顺序应该是（ 姓名、部门、地址、国名 ）。 29．传真机最好用来传送以下哪种邮件？（ 感谢信 ）。

30．以下关于握手的礼节，不正确的是（ 双方有很多人时，可以交叉握手 ）。

31．文员在处理信访工作时，由收信人（单位）复信的情况是以下哪一种？（ 初次写信，或有过激言行的 ）。 32．文员从事信访工作，在处理顾客或其他人的来信时，不应

（ 处理信件按照“分级负责、归口办理”原则，进行转办、交办或自办 ）。

33．在会议开始前和进行过程中，文员的以下哪项活动是不恰当的？（作会议记录时离开会议室接听电话）。 35．文员做会议记录时，可以在会议记录中（ 与发言者用词不一致但意思完全一致 ）。

36．会议中有时有人会要求把他发言的一段不作记录处理，这时文员应（征求主持人意见，停止笔录，关录音机）。 37．上司决定参加某个会议时，文员不应该（ 只在便笺上写好会议名称 ）。 38．以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议？（ 圆桌型 ）。 39．以下关于交互式电话会议的功能中，哪一项是不具备的？（ 审查功能 ）。

40．有时应上司要求，文员参与会见或会谈，以下哪项内容不是文员的任务？（ 发表意见 ）。

41．文员根据上司指示，向对方要求约会时，以下哪种做法是错误的？（如果上司出差，可以在他回来的当天安排约会）。 42．文员制作日程安排计划表时，以下哪一种情况应避免？（ 日程安排计划笔记本如果已经使用一年以上，可以废弃 ）。

43．在某些情况下，文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任，取决于两点：一是掌握足够的知识，了解业务的轻重缓急；另一是具有（ 说话的技巧 ），了解要求约会者的心理。 44．以下关于确认上司日程安排计划的行为中，哪一项是不适宜的？ （ 以电话方式决定面谈或开会的重要预定计划，不用再以书面形式确认 ）。

45．文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作，以下哪一项是不适宜的？（ 代替上司制定约会计划 ）。

46．以下关于预订工作的行为中，哪一项是不适宜的？（ 不一定要弄到确认旅馆预订的传真或其他书面形式的证明 ）。 47．上司出差，文员预订机票时，以下哪一种做法不正确？（不必提前在取票前或出发前再用电话予以确认）。 48．照料上司身边琐事的说法，哪一种是不正确的？（应酬需要更换衣服，这是上司个人的需要，不必给予协助 ）。 49．以下关于名片的使用方式，哪项是错误的？（ 各自只能当面递送，寄去是不礼貌的 ）。

50．文员遇到对方递送的名片上有较罕见的字，应（ 请教对方“可否请问一下，这个字怎么念？” ）。 51．以下关于交际礼仪的举止行为，哪一项是比较适宜的？

（穿着短裙的下蹲姿势，应跨前半步后腿虚跪，上身保持挺直，蹲下时慢悠悠地弯下腰 ）。 52．社交场合很讲究次序礼仪，一般（ 以右为尊 ）。

53．当文员获知婚丧喜庆的消息后，首先应（ 查证消息的可靠性 ）。 54．文员协助举行宴会时，不用考虑（ 有无休息室 ）。

55．以下说明宴会的种类与形式的内容，哪一项是正确的（工作餐是非正式宴请形式，早、午、晚举行均可）。 56．以下关于文员的宴会礼仪中，哪一项是正确的？

（ 吃西餐时用左手把汤盘靠近自己一边方向稍稍提起，再用汤匙轻轻由里向外舀去 ）。 57．以下餐巾的使用方法是正确的（ 用来擦嘴唇嘴角 ）。 59．以下文员应遵守的参加宴会的礼仪中，哪一项是不适宜的？

（ 未用完一道莱时，应将刀叉平行排放在盘了上右侧，叉尖向上，刀刃向内 ）。 60．上司参加各种应酬和会议，有时需要更换服装，文员应（ 通知上司家人把衣服送达 ）。 61．以下关于说话的要领中，哪一项不适宜？（ 由过程先说 ）。 62．接受忠告的正确反应是（ 切勿感情用事 ）。

63．办公室人员在社交活动中应如何选择话题，哪些是属于合适的话题？（ 有共同利益的话题 ）。

64．将同文多页沿边取齐后均匀错开，从首页到末页，在页边加盖一完整公章，可以证明文件各页确实是同时形成，以杜绝日后篡改之嫌疑，这是（ 骑边章 ）。

65．值班人员不应该做以下哪类事情？（ 签发文件 ）。

66．文员要做好档案收集，应该收集的文书资料是（ 下级单位报送的报告，统计报表等 ）。 67．以本单位与外单位就某些问题的往来文书为标准立卷。如问函与复函等用（ 按通讯者特征立卷 ）。 68．文书立卷归档要求遵守一定的制度，包括以下方面（ 归档范围、归档时间、归档耍求 ）。 69．文书立卷的归档制度包括三方面：归档范围、（ 归档时间 ）和归档要求。 二、判断题

1．办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度。（ ∨ ） 2．办公室的灯光照明要避开自然光，最好用人工灯光。（ × ） 3．在阳光明亮的教室和会议室内使用投影机，效果不受影响。（ × ）

4．没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的，但像核对文员的日志与上司的日志的事项是否一致则是典型的工作。（ ∨ ）

5．文员第一次做一项工作时应该快一些，如果错误可以再做一遍。（ × ）

6．善于合作指每一个文秘人员都要谦虚、谨慎，对同事尊重和理解，即不能违反同事的意愿。（ × ） 7．文员对支票管理要谨慎，支票簿与印章应该一同锁入抽屉。（ × ）

8．文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支票簿与印章应该一起收藏，以避免被盗用冒领。（ × ） 9．文员传达上司信息时，可以把上司的话语加多或减少，以个人的口吻来转达。（ × ）

10．文员代替上司传达不利消息时，因为当这个信差很困难，所以要拖到最后一刻行动。因为上司震怒，自己转达口信的语气也应该变成上司的语气。（ × ）

11．如果文员要找的人是一位比上司地位高的人或尊长，你跟对方的文员说完之后就应该叫上司接过电话，告诉上司要找的

人马上就会来听电话，让上司直接与对方通话。（ ∨ ）

12．文员对报纸和杂志的处理，可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌，其他的放在报刊架上供大家阅读。（ ∨ ） 13．文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能频繁的联系集中起来分批进行。（ ∨ ） 14．文员在工作时间如需要补妆，应随时随地进行。（ × ） 15．文员在工作时间如需要补妆，应该去洗手间。（ ∨ ） 16．男女之间，男士先伸手了，女土才能与之相握。（ × ）

17．按英美国家习惯，文员接待来访者，应该站起来与来访者讲话。（× ）

18．如果需要与来访者确定会面时间，应先征求来访者方便的时间，查看上司的时间表，如果这一时间有空，就可答应下来。（ × ）

19．如果会客室的门是拉开的，文员进入会客室后，才能让客人进入。（ × ）

20．如果会客室的门是拉开的，先让来访者进入会客室后，文员立即换手握住室内的门把手，以轻盈的步伐进入室内，轻轻关上门。（ ∨ ）

21．如果会客室的门是推开的，文员应先小步走进会客室，等客人进入后，再轻轻关上门。（ ∨ ）

22．介绍地位相同的人时，应按照到职的先后，先介绍新进的职员；若同时到职，就先介绍年纪较轻的人。（ ∨ ） 23．文员作介绍，应先介绍地位高的人，再介绍地位低的人。（ × ） 24．文员作介绍，若年龄、地位都相同，应从较亲近的人开始介绍。（ ∨ ） 25．同时介绍很多人时，可从右至左，按顺序介绍。（ ∨ ）

26．如果是你主持会议，则要做好笔记并把每次会议纪要的打印件存放进一个会议文件夹，如果以后出现问题，可以查看笔记，证实某一天你曾给某人安排了某件工作等。 （ ∨ ）

27．为来自外地的与会者安排宾馆住宿，最方便的安排是在同一家宾馆为与会者预定房间，只要弄清有多少人数即可。（ × ）

28．假如上司不准备参加某个会议，应立即将会议通知丢掉，以免干扰其他事情。（ ×）

29．如果会议气氛紧张，且对上司立场不利时，文员可借奉茶为名，态度和蔼，轻柔缓慢地端出茶点，以消除紧张的气氛。（ ∨ ）

30．会议租用的设备，文员必须确保宾馆（或其他供应者）把所需用设备都送过来，并在会议开始前有足够的时间布置好，这些设备应由文员具体操作和负责。（ × ）

31．代表会议依法定期召开，与会代表必须达到法定人数方为有效，因此文员应仔细核对出席人数。（ ∨ ）

32．如果上司一年之中交往很多，但很难记住每一个人和每一次见面的情况，文员应把有关资料输入电脑，准备交往提示文件。（ ∨ ）

33．受到直属上司以外的指派时，假如是文员自己能够安排办理，而且不会影响到直属上司所指示的工作就可以接受，否则要向直属上司请示后再作决定。（ ∨ ）

34．如果不小心发生日程安排计划重复的情形，就要排定能够动用的空档，自己决定优先顺序。（ × ） 35．上司自己安排的约会忘了事先告诉你，出现约会冲突，解决方法是让上司先见他自己安排的那一位。（ × ） 36．文员因为已经打过电话，并给对方留了言，即是已经完成任务了。“做过某项工作”和“完成某项工作”是完全相同的。（ × ）

37．对于误投邮件，文员可先拆开看看，然后在信封上写上“该地址不对”，并把它退回去。（ × ）

38．假如对方所要求的日期已经被预约，除非有相当的确认，文秘人员切不可独断地拒绝，应该问明上司的意思，因为或许那是件必须取消原定约会的重要事情。（ ∨ ）

39．拜访长辈或地位较高人士时，可先请人递上你的名片，以作通报。（ ∨ ）

40．当上司要求文员协助私人事务时，就把它当作是上司利用文员下属同事的关系来协助他解决私人的事务。（ ∨ ） 41．即使是上司私人的应酬，文秘人员也应该积极、乐意地去协助。（ ∨ ）

42．如果是沿着人行道走，两个人并行，“尊贵的位置”是在右边，三个人并行，则在中间。（ ∨ ） 43．文员坐下时，脚尖在膝盖垂直线以内，也可稍向左侧后右侧，膝盖与大脚可分开。（ × ） 44．女性文员坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背离椅面有一个拳头大小距离。（ ∨ ） 45．当与人擦肩而过，或越过长辈、上司前面，或因事中途离坐时，都要招呼一声。（ ∨ ） 46．交际应酬要讲求时效，若时机错过再来补救，不但无法表达诚意，还会破坏彼此关系。（ ∨ ）

47．宴请的菜谱应符合对方的饮食习惯，但必须有反映我国传统风味的土特产品，如茅台等烈性酒。（ × ） 48．不要在酒宴上评论或附和别人对某人的议论，也不可评论菜肴的优劣。（ ∨ ） 49．用叉、匙进食西餐时，可将餐具的整体放人嘴里，或用舌头去舔。（ × ）

50．宴请的请柬一般要提前一至二周发出，以便客人及早安排，已经口头约定的就不要补发请柬了。（ × ） 51．无论何种礼服都应考虑宴会的地点、时间、形式。请帖上指定打“黑领结”，便表示穿无尾正式礼服。（ ∨ ） 52．鸡尾酒会一般要安排好座次，在请柬上注明对着装的要求。（ × ）

53．口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同，对上司或长者说话，应文雅些；对一般同事或顾客说话，就可通俗。（ × ）

54．要发问或有意见时，应该等上司说完话之后再发问，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，应说服上司。（ × ） 55．如果要拒绝别人，最好是依照自己和对方的人际关系程度，分别使用表示方法，以避免因为拒绝而发生不必要的困扰。（ ）

56．合适的话题可以有双方都感兴趣的、有共同利益的话题、比较高雅的话题和夸耀自己的话题。（ × ） 57．凡是单位撤消，原公章应立即停用，不用通知有关单位。（ × ） 58．监印员可把印章携带出办公室，去其他地方盖章。（ × ）

59．文秘人员开出的介绍信的正本和存根必须一致，可以出具空白介绍信。（ × ）

60．值班人员要认真填写值班接待登记表或值班日志，直接解决不了的问题要报请领导批示或转交有关部门处理。（ × ） 61．面对突发事件，值班人员有时在领导人未指示前就要采取临时应急措施。（ × ）

62．办公室人员值班工作的制度有交接班制度、请示报告制度和安全、保密制度，但没有岗位责任制度。（ × ） 63．列入保密范围的公文，应在产生的同时，由制文机关确定密级和保密范围，密级和保密期限的变更和解密。（ ∨ ） 64．注办是指文秘人员在《文件处理单》上或文尾的下角注明公文办理的结果。（ ∨ ） 65．档案是指使用过的、文件中所指事情已经办理完毕、具有保存价值的文书。 （ ∨ ） 66．即使客观形势发生变化，也不应变更档案的密级、期限。（ × ）

67．文书部门立好的案卷，必须逐年移交给档案室集中保管，称为“归档”，有归档范围和要求，但没有期限。（ × ） 68．文秘人员或文书人员依照已经编好的立卷类目，将已经处理完毕的文件，随时按类目上的对应条款归人卷内，即为年终归卷工作。（ × ）

1.办公室的灯光照明要避开自然光,最好用人工灯光.(√)

2.文员应避免不必要的通信和邮寄,尽可能把频繁的联系集中起来分批进行.(√) 3.文员在工作时间如需要补妆,应随时随地进行.(╳)

4.如果会客室的门是推开的,文员应先小步走进会客室,等客人进人后,再轻轻关上门.(╳) 5.文员作介绍,应先介绍地位高的人,再介绍地位低的人.(╳)

6.假如上司不准备参加某个会议,应立即将会议通知丢掉,以免干扰其他事.(╳)

7.代表会议依法定期召开,与会代表必须达到法定人数方为有效,因此文员应仔细核对出席人数.() 8.文员对支票管理要谨慎,支票簿与印章应该一同锁入抽屉.(╳)

9.交际应酬要讲求时效,若时机错过再来补救,不但无法表达诚意,还会破坏彼此关系.╳ 10.不要在酒宴上评论或附和别人对某人的议论,也不可评论菜肴的优劣.╳ 1．办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度。（√）

2．没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的，但像核对文员的日志与上司的日志的事项是否一致则是典型的工作。（√）

3．文员第一次做一项工作时应该快一些，如果错误可以再做一遍。（×）

4．文员传达上司信息时，可以把上司的话语加多或减少，以个人的口吻来转达。（×） 5．在阳光明亮的教室和会议室内使用投影机，效果不受影响。（×）

6．文员对报纸和杂志的处理，可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌上，其他的放在报刊架上供大家阅读。（√） 7．男女之间，男士先伸手了，女士才能与之相握。（×）

8．按英美国家习惯，文员接待来访者，应该站起来与来访者讲话。（×） 9．如果会客室的门是拉开的，文员进人会客室后，才能让客人进人。（×

10．介绍地位相同的人时，应按照到职的先后，先介绍新进的职员；若同时到职，就先介绍年纪较轻的人。（√）

1． 办公室环境布置的目的之一是为了有利于保密工作。√ 2． 小办公室的优点是节省空间，空气流通，联系方便。×

3． 文员应有效利用时间，可以把重要工作如写报告等与其他工作安排在一起去做，× 4． 对于紧急而重要的事，文员应作书面请示，留档备查。√

5． 文员在接听电话时，如果投诉者无端辱骂，可把他使用的字眼写下来，以做证据，再慢慢地向他解释：“邓先生，如果你一直说脏话，我就没有办法再跟你谈下去了。”√

6． 无论是什么样的文本和图表几乎都能通过传真发送，因而文员传递信息应首选传真。× 7． 上下级之间握手，下级先伸手后，上级才能相握；× 8． 女性文员应留短、薄式的发型，以免妨碍工作。√

9． 如果两位来访者均未预约，应该按照先来后到的原则引见给上司。× 10． 文员对于在值班期间发生的重要情况，可以等交接班后再报告上司。× 1． 办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度。×

2． 没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的，但像核对文员的日志与上司的日志的事项是否一致则是典型的工作。√

3． 文员第一次做一项工作时应该快一些，如果错误可以再做一遍。×

4． 文员传达上司信息时，可以把上司的话语加多或减少，以个人的口吻把话转达。× 5． 在阳光明亮的教室和会议室内使用投影机，效果不受影响。×

6． 文员对报纸和杂志的处理，可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌上，其他的放在报刊架上供大家阅读。√ 7． 男女之间，男士先伸手了，女士才能与之相握。×

8． 英美国家习惯，文员接待来访者，应该站起来与来访者讲话， √ 9． 如果会客室的门是拉开的，文员进入会客室后，才能让客人进入。√

10． 介绍地位相同的人时，应按照到职的先后，先介绍新进的职员；若同时到职，就先介绍年纪较轻的人。√ 1． 办公室的灯光照明要避开自然光，最好用人工灯光。×

2． 文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。√ 3． 文员在工作时间如需要补妆，应随时随地进行。×

4． 如果会客室的门是推开的，文员应先小步走进会客室，等客人进入后，再轻轻关上门。√ 5． 文员作介绍，应先介绍地位高的人，再介绍地位低的人。×

6． 假如上司不准备参加某个会议，应立即将会议通知丢掉，以免干扰其他事情。×

7． 代表会议依法定期召开，与会代表必须达到法定人数方为有效，因此文员应仔细核对出席人数。√ 8． 文员对支票管理要谨慎，支票簿与印章应该一同锁入抽屉。√

9． 交际应酬要讲求时效，若时机错过再来补救，不但无法表达诚意，还会破坏彼此关系。√ 10． 不要在酒宴上评论或附和别人对某人的议论，也不可评论菜肴的优劣。√ 三、简答题

１．什么是受意？受意有几种？办公室人员应怎样运用受意方法？

答：（１）受意是文员接受和领会上司意图。 (２）一种是直接受意。（３）另一种是间接受意。（４）文员要善于领会上司意图，按上司意图办事。（５）但要防止把上司酝酿过程中的意图当作上司的授意，把上司的质疑、设问误认为上司的指示。 （６）要做到：备好记录本，记录下指示要点。（７）注意倾听，用心判断指示的用意（８）必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话。（９）如有不同意见，可以公开提出，但要言之有理，并要注意方式、态度。（１０）接受指示后，要不失时机地贯彻实施。

12．公文的完全格式包括哪几项？请写出这些项目。P255--256

答（１）版头、发文字号、印刷顺序号。 （２）密级、紧急程度。 （３）签发人姓名。（４）公文标题。

（５）主送机关。 （６）正文、附件。 （７）发文机关、成文日期、机关印章。 （８）注释、阅读（发送）范围。 （９）主题词。 （１０）抄送单位、印发说明。 6．文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项？p137

答：会议名称\\会议记录人的姓名、盖章、时间（开始时间、结束时间）、会议地点、议题、主持人、主席、出席者名单、会议的经过情形及结论、相关资料、下次会议的预定日期

9．办公室人员为了说服对方接受自己的看法应该怎么做，要领有哪些？p237--238

答：（1）清楚地知道在所说服的事项中，最想说什么。以逻辑分析自己的意向，并对目的、效果、重要性、关联性等，抓住重点。说服时，要尽量客观具体，使对方产生了解的动机。偶尔也需要引用某些权威人士、专家的意见，或者用图表、资料、经验等。

（2）要具体了解对方的立场和意向、先注意聆听对方所说的话，切勿以自己主观的方式进行他话。要掌握对方不能了解的地方，努力加以说服。

（3）以诚恳的态度为对方着想而发言。不要使用令对方反感的言辞。让对方打开心扉，使对方对自己的看法产生兴趣。不要伤害对方的自尊心。

10．单位印章主要有哪些？p244—245 印章的刻制和使用有哪些规定？p245--247

答：(1)单位印章,套印章;(2)钢印,领导人签名章,其他印章;<3)刻制公章有两种情况:一种是由上级主管机关刻制颂发;<4)另一种由法人代表申请,经主管部门批准,公安部门登记后由专门刻制厂刻制;<5)公章一般由指定的文秘人员统一使用,其他印章也应专人专用.(6)加盖公章,是哪一级的公章,须经哪一级的负责人批准,并审核签名,(7)将盖用文件名称,编号,日期,签发人,领用人,盖章人等项详细登记.

(8功日盖印章必须做到用力均匀,使印章端正,完整,不歪斜,更不能颠倒. (9)凡以单位名义发出的公文,信函等都必须加盖单位公章方能有效.

11．按照2000年《国务院行政机关公文处理办法》的规定，国务院规定的行政公文共有几类几种？p255 答：(1)命令 (2)决定; （3)公告;通告; (4)通知;通报; (5)议案; (6)报告; <7)请示; (8)批复;意见; (9)函; (10)会议纪要. 1.简要回答邮件分检的一般标准？

答案：①按照收件人的姓名进行分捡。②按照收件部门的名称进行分捡。③按照邮件的重要性进行分捡。④此外各单位还可以依照自己的标准进行分类。

2、简单阐述口头语言的基本特征及敬语应用的一般场合。

答案：㈠口头语言的特征：①语音听过就立即消失，但语意让人明白，可能留在记忆中。所以发生要清楚，尽可能说得通俗、生动、规范，使人一听就明白，并留下印象。②有重音。③有歧义。④口头语言视时间、场合、对象不同而有所不同。 ㈡敬语的使用场合：①一般是对于年长或长辈。②对具有较高职务、职称或有社会地位的人。③给自己恩惠者。④有求于对方，或希望得到对方帮助、或有好感者⑤此外敬语应该按照说话者与对方的人际关系而区别对待。 1.简要阐述文员工作的三个步骤，相互关系如何？ 答案：文员工作一般遵循三个步骤：

㈠计划的步骤：①充分了解即将开始的工作内容。②思考以什么方法进行效率 最佳。③上司分派两项以上工作时，必须为工作排定优先顺序。

㈡ 实施的步骤：①检查是否按照当初所拟订的顺序进行，如没有，需修正并报上司。 ②上司所指示的工作无论是哪一种，都要正确地实施。③配合上司预期的期限。 ㈢检查的步骤：①分析计划和成绩的差异。②把以前进行过的工作或别人做过的工作 和目前自己所从事相同性质的工作加以比较，如果发现不足，应该努力加以弥补。

三个步骤之间的关系：一般情况下先做计划、付诸实施、然后检查结果，围绕着“计划----实施----检查”这样一个滚动过程。文员在处理工作时，首先要仔细制定计划，然后根据这个计划去执行实施，并严格检查其结果，使得这个计划对下一次的计划有所帮助和启示。这三个步骤并不是分开独立的，而是互相联系形成一个循环。只要能够按照这三个步骤完成，文员就能科学、高效的完成工作。

2.了解电话会议与交互式电话会议的基本用途，比较与一般电话会议的不同，谈谈各自的优劣和各自需要注意的问题？ 答案：普通电话的优点是花费低廉，方便快捷。交互电话省时、方便、高效，单位或个人可以在任意一部话机上组织国际、国内或本市电话会议，每个会议参加者无论身在何处，只需拨打一个实现约定的电话号码及密码，即可以参加会议，也可以同时发言、自由交谈。而且具有保密功能和报数功能。

普通电话的缺点是话机固定，不能解决同时多方通话功能，此外保密功能不够。交互电话的缺点则是费用相对较高。 2．文员进言是指什么?进言具有什么作用?方法和要求是什么？P36—37 答：进言是指主动对上司提出意见、建议、批评或规劝。 进言具有参谋作用、不缺作用、增进关系作用。

进言的方法和要求是：适时，考虑时机，重大的、紧急的事应立即进言；一般的是，要看上司空闲、心情好时进言。适事，紧急的事，重要的事，上司需要知道的事；发生了错误、疏漏需要纠正、补救的事；反复思考确实认为是合理的事。适地，看场合，工作上的建议，可在公众场合或会议上提出。适度，要注意掌握分寸。显而易见的事，点到为止。 3．来访的范围包括哪些? p109受理与处理的程序和基本要求是什么？p109—110

答：企业接待来访的范围大致有：职工及其家属来访；企业用户、消费者的来访；被企业开除、除名、辞退或解除劳动合同人员的来访；社会其他成员反映涉及企业有关问题的来访。来访接待的程序和基本要求是：热情迎送、认真听记、准确解答、及时处理。

4．文员受上司指示，向对方要求约会时应注意哪些要点？决定时间、地点时要注意什么？p170—171 答：向对方要求约会时应注意的事项： 要获得上司的许可；

对方如果有文秘人员，一般由文秘人员办理；

如果用写信的方式，在等到对方收到信后，再打电话给对方的文秘人员以确认；

要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式、所需要的时间等，关于日期的确定应该以比较有弹性的说法问对方：“你们什么时候比较方便”，这样让对方能够有所选择。 告知你或上司的联系电话，以便万一约会取消或有所改变时可以马上通知。

对方越忙越必须早一点联络，时间应尽量有弹性，这是身为文秘人员所应具有的常识。 尤其是连续参加两个以上的约会时，要充分考虑路上交通所需要的时间。

如果上司出差，不要在他回来的当天安排约会，可能会发生飞机误点及其他情况。 决定时间、地点，要注意对方的业务情况、工作场所。 对方不能确定接受时，要求约会的这一方最好再联络一次。

已经约好且需要预定会议室时，就要立即预约。约定好后，一定要向上司汇报，并填写在日程安排计划表上。 上司和某人会面后，可能要求文秘人员安排下一次与那人的约会。

决定时间、地点，要注意对方的业务情况、工作场所：周一早上、周末下午每个人都会和忙碌，尽量不要安排约会；即将下班之前的那段时间，公司内也会很忙碌；午餐后约会则会影响吃饭时间；公司有重大活动的那一天不宜安排约会；地点必须选择对方比较方便的地点。

5．文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？p178—181 答：主要有电子提示系统和人工提示系统。

电子提示系统，文秘人员可以指定某一天、某一时间建立“报警系统”，把这些信息输入电脑，当打开电脑时，就可以知道这一天、什么时间有什么活动，还可以随时把这些安排打印出来。 人工提示系统：

基本办公日程表。文秘人员都有一份台历，上司为了履行和开会的方便经常使用袖珍日历。

固定活动日期一览表。每年在日历上要标出固定活动日期。若果在这些日期通常要送礼或贺卡，可以提前几天标上一个提示日期。

使用提示性备忘录。要提示上司注意没有事先安排，但十分确定的活动，最好的方法是在标明这次活动的文件夹中放入一份提示性备忘录。

准备约会表。每天早晨在上司办公桌上放一份一天约会时间表和日程安排表。 准备特殊提示卡。 准备交往提示文件。

7．提高会议效率可以有哪些做法？p156—159 答：要提高会议效率，文秘人员必须注意以下几点：

遵循法律法规。会议的目标、议题、程序以及形成的决议是否符合国家的政策和法律法规，这是安排会议必须遵循的基本原则。

合理确定会议目标。会议组织者和与会人员应该在共同的目标和价值观的基础上，作共同努力，这样取得的才是整个组织的有效成果。

确定必要的与会者。哪一类的会议，应由那些人参加，才有利于提高会议效率，实现会议目标。

减少会议数量。会议过多过滥，扰乱了正常的生产和生活秩序，助长了某些人的官僚主义作风。必然带来时间、人力、物力

和财力方面的耗费，必须谨慎地运用这种工作方式。

缩小会议规模。 简化会议程序。 缩短会议时间。 控制会议经费。 分析会议成本。 8．文员所作的口头报告的基本方法是怎样的，有什么要求？p234 答：文员口头报告的基本方法有：

不要失去报告的适当时机。报告时机原则上最好是在完成被指示工作之时，但有时也要在尚未完成之时先作期中报告。 不要弄错报告对象及顺序。要直接向指示工作的人报告，报的顺序基本上是先说结论，接着依必要的说明理由及经过。 13．文员根据单位需要向外或向内发文，需要经过一系列程序即为发文处理过程。请说明这一系列过程。P259—263 答：拟稿。是文件承办人根据领导的交拟或批办意见草拟文稿的过程。 核稿。是指拟稿人员的上级负责人对初稿的审核。 签发。是指机关领导人对文稿的最后审定、签字发出。 编号。已经签发的文件，有秘书统一编排发文字号。 缮印。指对已签发的文件定稿进行誊清、复印或排版印制。 校对。指将文件的誊写稿、打印稿或清样按定稿核对校正。 用印。是指在完成的文件上加盖机关印章。

登记。一切发出的文件，均应进行登记，主要是为了便于对文件的管理和查找。 分发。指对准备发出的文件进行分装和发送。

14．什么是文书的立卷特征?通常可以按照哪几种特征立卷？p265—267

答：文秘或档案人员把文书按照某些共同特征组合成案卷，成为立卷特征。主要有以下几种：按问题特征立卷、按作者特征立卷、按文种特征立卷、按时间特征立卷、按地区特征立卷、按通讯者特征立卷。 四、设计题（每小题１０分，共２０分）

1．小李是刚到公司的文员，公司办公室内有各种文件柜、储物架、书报架，办公室主任给她配置了带锁的办公桌、电脑、电话机，还给了她新的文件架、文具用品盒、各种笔、胶水、剪刀、参考书、需要翻译的资料、公司印章、印盒、墨水、复印纸（２刀），要求小李整理好办公桌，把东西分门别类放置在适当的位置。小李应该怎么做？ 答：电话放在办公桌左边，便于左手摘机，右手做记录；电脑放在右边；（２分） 新文件夹放需要翻译的资料，在文件夹上贴上相应的标识条；（２分）

各种笔、胶水、剪刀、印盒等文具分门别类放在文具用品盒内；参考书应该放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屉里； 公司印章放入办公桌带锁的抽屉内；（２分）

墨水放置在储物架底层，复印纸放在下面几层。（２分）

2．安徽某企业欲与上海某企业合作，上海以品牌、技术入股，利用安徽比较便宜的原材料和人工，共同生产国内紧缺的产品。上海代表团一行１０人将于８月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好准备。假如你是小李，你怎样设计这个接待方案？

答：（１）接受任务 （２）了解来宾 （３）制订计划 （４）预订食宿 （５）迎接来宾

（６）商议日程 （７）安排会谈 （８）陪同参观 （９）送别客人（１０）接待小结 3.如何通过旅行社预定一张飞机票，如何操作？应该考虑哪些问题？ 分析及要点：

找一家信誉较好的旅行社，通过电话或者信函和他们联系，告诉你的联系方式，并记下对方联系方式。 告诉旅行社你的出发日期、时间、航班、起点和终点、中间停留站、以及舱位等级和一些特殊要求。 讲明取票方式，并注意在拿到机票后进行核对，看是否有误。 四、设计题：（本题30分）

有时来电者会说：“你告诉他魏林来过电话就行了”，这时文秘人员应该如何问，而且如何设计电话记录单？ 这时文秘人员应该问：“哪位魏林？”，一定要对方留下回电号码或单位。电话记录单图示如下

1.康桥宾馆位于本市南京西路45号,是个中型宾馆,有会议室,餐饮,停车场等,某企业准备在11月15日上午9:00至12 00召开全厂中层干部大会,讨论第二年的产品发展和销售计划,地点就在康桥宾馆的12楼会议室.这次会议由总经理办公室负责安排.办公室主任让小付拟一个会议通知.他应该考虑哪些问题 (1)会议的名称;(1分)

(2)出席会议者的姓名或组织,部门的名称;(1分)

(3)日期,时间(开始到结束的预定时刻);(1分) (4)地点:(具体在几楼几号会议室);(1分) （5)议题(或者议事日程);(2分) (6)主办者的联络处,电话号码等.}1分)

(7)开会所在地,建筑物名称,几楼,电话号码(必要时可附上地图);(1分) (8)注意事项,是否备有餐点,有否停车场,或当天应备的资料等((2分)

2.某个下雨天,在利达公司内召开的新产品推介会结束了.公司的大型会议室有各种会议用品,室外有接待处,公司还租了汽车接送来宾,为圆满结束这次会议,办公室人员在会后应该做些什么工作 （1)要替搭车回去的人安排车子;(1分)

(2)在接待处暂时代为保管的衣物,不要遗失或被人错领,冒领;(1分) (3)有留话时,切记务必传达;t1分) (4)检查会场有无物品遗漏;(1分) (5)要为参加会议的人员送行;(1分)

(6)文秘人员离去前,要检查烟灰缸,字纸篓有无易燃的东西,如有,则必须加以熄灭.(1分) (7)桌,椅早先若有移动,必须还原;洗涤烟灰缸,茶具等,并收拾妥当,倒去垃圾;<1分) (8)携带进会场的资料和会议用品要记得带回;(1分) (9)关紧门窗并上锁;

(10)通知会场的管理单位,会议已经结束.

4．文秘人员如何主持会议？应注意哪些细节？(P145)

答：文秘人员如果在会议上要发言，应该先把要讲的内容彻底考虑一下，做一个总结结构的构思，简略记下发言的要点，条理清楚，重点突出。会议上始终保持平稳挺直的姿态和愉快热忱的表情，用规范的语言和抑扬顿挫的响亮声调说话，并控制发言的时间，必要时可用目光扫视听众，以引起他们的注意，也可以在某些时候作一停留，以给听众思考的余地。 5．麦格公司为了解新产品的科技含量和市场竞争力，以制定合适的价格打入市场，决定召开专家座谈会，对新产品进行评估，办公室人员应该如何准备和开好这次座谈会？(P150) 答：

(1)座谈会邀请对象必须是新产品所在领域的专家和学者，能独立思考、有主见又敢于发表意见者； (2分) (2)座谈会以小型为主，人数以七、／L人为宜； (2分)

(3)座谈会上，文秘人员应与主持人密切配合； (1分) (4)主持人负责引导、组织，可不做记录； (1分)

(5)详细的记录应由文秘人员在不引人注目的座位上去做； (2分) (6)座谈会的时间不必严格规定，可长可短； (1分)

(7)会场应准备些饮料、茶点，边吃边谈，可使气氛轻松。， (1分)

6．某个下雨天，在利达公司内召开的新产品推介会结束了。公司的大型会议室有很各种会议用品，室外有接待处，公司还租了汽车来接送来宾。为圆满结束这次会议，办公室人员在会后应该做些什么工作？(P134) 答：会议结束后，文秘人员工作如下： 制作会议记录并分发；

如有必要，应寄答谢卡给出席者，应立即制作、发送。 将议事录和开会的各项资料分发给会议缺席者； 会议有关文件的整理和保管。

7．科达公司召开中层干部扩大会议，参加人员为总经理、副总经理 各职能部门的正副经理、办公室正副主任和职工代表等，共46人，会议文秘人员和其他服务人员4人，会议时间为5小时。参加会议人员月平均工资为2400元，其他收入600元，假设一个月工作30天、一天工作8小时。会议后勤费用开支有：文件材料费200元，饮料费100元，因会议紧张安排午餐，餐费每人10元。请计算会议的成本。(P161)

答：(1)会议成本=2×3[(G+S)×T]n+后勤开支=6(G+S)T·n+后勤开支 (3分)

(2)G---参加会议人员的每小时人均工资数；每个人每小时平均工资为10元，(2400÷30÷8) (1分)

(3)S——参加会议人员每小时人均其他收入数；其他收入为2．5元。(600÷30÷8) (1分)

(4)T——参加会议人员人均到会时间为5小时；(1分) (5)n——参加会议人数为50人(46+4)；(1分)

(6)后勤开支——等于支票开支、现金开支和实物开支的总和为800(200+100+10×50) (1分) (7)会议成本一6×(10+2．5)×5×50+800 =18750一-800 =19550(元) (2分) 8．文秘人员在单独或随同上司旅行结束后，要做好哪些工作？(P196)

(1)整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用。 (2分) (2)回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。如果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案。 (2分)

(3)尽快恢复正常工作和生活状态，继续做旅行前未完的工作。 (2分)

(4)把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便将来有用。 (2分) (5)对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。 (2分)

9．文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作，在准备国内国际旅行时要考虑哪些项目？(P186)履行哪些职责？(P1182) (1)准备旅行计划和旅馆信息。旅行计划表要说明出发和到达地点、是乘飞机还是汽车、火车或轮船，出发和到达的日期及时间、座位情况、旅馆情况。

(2)制定约会计划。约会计划表包括：城市名和省(州)名(如果是国外旅行，写明城市名和国家名)，日期和时间，与上司约会者的姓名、公司和地址，电话号码。 (3)为商务洽谈收集资料。

(4)决定旅行用品。把上司作商务旅行时需要带的用品列出清单。

(5)考虑行李问题。通过航空公司出版的旅行计划手册或旅行社代办人信息。为每件：行李准备识别标签。 (6)安排差旅费。

(7)建立旅行——旅馆信息资料库。随时与旅行社联系，建立最新信息充实自己的资料库。 (8)办理旅行保险，如意外伤害保险等。

10．某公司成立三周年，准备举行大型宴会，办公室人员应该如何做好准备，要做哪些工作？(P126) (1)客人的选择。确定名单，再请上司核定。

(2)确定时间。如果是涉外宴请，宴请时间应该按照国际惯例，征询客人的意见，要避免选择对方的重大节假日。 (3)会场的选择。要考虑宴会的性质，客人的数目，以及预算费用等，考虑宴会的形式与气

11．文秘人员经常要代替上司选择礼品，向他人赠送礼品，在处理这些事情应考虑什么，怎样做？(P223)

(1)在赠礼前必须搞清赠礼目的，如是为周年庆典、生日、结婚、荣升、乔迁，或是圣诞节、中秋节等(1分) (2)还要清楚赠礼对象身份、爱好、文化背景、性格习惯等； (2分)

(3)在日历上应该清楚地标明节日活动安排以引起上司的注意。时间如何取决于当地的购物环境。 (1分)

(4)还应熟知以下规则：除非上司有特殊的要求，不必送太昂贵的礼物，只要用心为对方选择适当的礼物即可。 (1分) (5)要看对方的实际情况选择礼品，做到恰如其分，适合对方。 (1分)

(6)赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下。 (1分) (7)如果不是亲自送礼，应该在礼物的外包装上写上赠送者的姓名或附上名片、贺卡。 (1分)

(8)文秘人员应准备一张节日礼物名单，上司可以在上面作一些增减，表示是否同意你提的建议或者提出一些其他的意见、以及标明价格范围。 (1分)

(9)为了避免所送礼物的重复，文秘人员应该为所有接受上司礼物的人做一张卡片记录。 (1分)

13．某中外外资公司总部德方总经理来访，恰逢生日，上司要求文员小陈购买礼物赠送，小陈应如何办？要考虑哪些因素？(P223)

答案:清楚德方总经理的爱好,文化背景,性格习惯等((2分); 征求上司意见或同意,在允许的钱款额度范围内选购礼物((2分); 比较合适的生日礼物是有中国特色的,总经理又比较喜欢的物品((2分); 赠送的礼物应去掉包装上的标价,并应请商店用精美包装纸重新包装一下((2分); 附上贺卡写上中国公司的名称,让上司亲自送给德方总经理((2分).

14．总经理把保管单位公章和盖印的任务交给了秘书小付，小付应该怎样做？(P248) 答案:小付应把印章放在办公室装锁的抽屉或保险箱内,钥匙随身携带((2分);

每次用毕应将印章加锁存放,随印随锁(1分); 如因事外出,须经批准交他人代管.(2分)

加盖单位公章,须经总经理批准,并审核签名;(2分)

并要将盖用文件名称,编号,日期,签发人,领用人,盖章人等项详细登记((2分). 加盖印章必须做到用力均匀,使印章端正,完整(1分). 五、案例分析题（每小题２０分，共４０分｝

1．新加坡利达公司销售部文员刘小姐要结婚了，为了不影响公司的工作，在征得上司的同意后，她请自己最好的朋友陈小姐暂时代理她的工作，时间为一个月。陈小姐大专刚毕业，比较单纯，刘小姐把工作交代给她，并鼓励她努力干，准备在蜜月回来后推荐陈小姐顶替自己。某一天，经理外出了，陈小姐正在公司打字，电话铃响了，陈小姐与来电者的对话如下： 来电者：“是利达公司吗？” 陈小姐：“是。”

来电者：“你们经理在吗？” 陈小姐：“不在。”

来电者：“你们是生产塑胶手套的吗？” 陈小姐：“是。”

来电者：“你们的塑胶手套多少钱一打？” 陈小姐：＋１，８美元。”

来电者：＂１． ６美元一打行不行？”

陈小姐：“对不起，不行的。”说完，“啪”挂上了电话。

上司回来后，陈小姐也没有把来电的事告知上司。过了一星期，上司提起他刚谈成一笔大生意，以１．４美元一打卖出了行不行，我知道你的定价是１１００万打。陈小姐突口而出：“啊呀，＿上星期有人问１．６美元一打．８，就说不行的。”上司当即脸色一变说：“你被解雇了”，陈小姐哭丧着脸说：“为什么？”上司说：“你犯了五个错。”陈小姐被解雇是因为上司说她犯了五个错，分别是什么？她在电话礼仪方面还犯了哪些错？ 答：（１）该问的没有问（指对方情况，手套的需要量）；（３分） （２）该记的没有记录（对方的姓名、公司、电话号码）；（３分） （３）该说的没有说（没有及时向上司汇报）；（３分）

（４）不该说的却说了（价格上的自作主张，不向上司请示）；（３分）

（５）不懂得保护自己（即使自己自作主张拒绝了对方，犯了错误，也没必要告诉上司，使自己陷入被解雇的境地）；（３分） （６）电话礼仪方面，铃响了没有自报家门；（３分） （７）不等对方说完，就“啪”挂上电话；（２分）

2．文员小曹向分管营销业务的孙副经理请示了业务处理的意见后，又遇到了负张副经理，小曹又向他作了请示，结果两位领导的意见很不一致，小曹无所适从，两位领导也因此矛盾加深。孙认为小曹与张关系亲近些务是他引介的，小曹应先同他通气。支持过张，认为小曹有意与他作对；而张认为此业请你分析小曹这样做对不对？错在哪里？面对这种情况小曹应该怎么办？

答：（１）小曹犯了多头请示的错误。遵照领导职权分工、单向请示的原则，既然向主管领导请示了，就应按孙的意见办，不应多头请示；（５分）

（２）在工作中不应过分亲近或疏远某领导，以至落到尴尬的境地；（３分）

（３）两位领导都作了指示，如果张通情达理，小曹应向他说明只能按职权分工办事，求得谅解后，按孙的意见办；（４分） （４）如果不能求得谅解时，小曹应向两位领导分别自我检讨，再建议两位商议一个方法遵照执行；（４分） （５）如果矛盾不能统一，应向总经理请示，遵照总经理的意见办，并请他对孙或张作解释。这时文员执行主要决策人的意见。（４分）

3.某公司经理收到一封措辞无礼的信，是由某个与公司交往较深的代理商写来的。经理怒气冲冲地把文员李小姐叫来，要她写封回信，与这位代理商断绝一切交易和关系，并命令李小姐立即将信打印寄出。李小姐可以有以下做法，哪一种做法做妥当，为什么？

答：（1） 按照经理指示立即回到自己的办公室，将信打印寄走了。

（2） 写完了信，想到自己是经理的助手，有责任提醒经理，为了公司利益得罪了经理也值得。于是对经理说：“经理，这

封信不能发，把它撕掉算了！”

（3） 没有马上去写信，而是向经理提出忠告：“经理，请您冷静一点！与对方断绝关系会产生什么后果呢？在这件事情上，我们难道就没有应该反省的地方吗？”

（4） 当天快下班时，将打印好的信递给已经心平气和的经理：“经理，可以将这信寄走吗？”

4.作为秘书，不仅仅是做些幕后工作，也会有走到前台发言的机会，这时候秘书在公开场合发言应该注意哪些问题？ 分析及要点：

①为你的演讲准备充分的事实确凿的材料以及考虑观众所能提问的问题答案。②预先要把演讲内容彻底考虑，思路清晰，建议提前作好发言卡片提示。③可以事先练习发言，身体语言以及手势等都可以提前考虑成熟。④发言时要自信，保持平稳的姿态和愉快的饿表情，要泰然自若，和观众作必要的目光交流。⑤使用简单、明了、易懂的饿语言，避免艰涩生僻。⑥提前测定发言时间，控制发言在一个许可的时间范围内。⑥用规范的语言和抑扬顿挫的声调，突出你的声音特点。⑦控制讲话速度。⑧演讲中关键的地方要有所停顿，给观众以考虑的空间。⑨在系统陈述前，应该为整篇发言构思总体结构。

5.假设你是某公司的秘书，你的上司即将到广州实业贸易有限公司出差，他通常都是住在当地的一所旅馆里，喜欢单人套间，房间里要有能够接外线的电话，并希望能够俯视旅馆外的公园，同时他还要一个接待室以召开商业会议，请秘书帮他在这家旅馆里预定他想要的房间，收费转到公司帐上。公司地址是：########## 帐号是：········ 分析及要点：

电话预定。打电话给这家旅馆预定部，向他讲述清楚预定房间的时间、房间条件。并预定一间接待室，告诉他费用按公司的地址和帐号转到公司帐上。

信函预定。写信或发传真给这家旅馆，在信上写明预定房间的时间、房间条件、予租接待室、费用转帐等情况。 确认预定。拿到旅馆预定传真或其他书面形式的证明，告诉上司已把确认信附在他随身携带的旅行计划后面。

6某公司经理某一天收到一封非常无理的信，是一位与公司交往较深的代理商写来的。经理怒气冲冲要求秘书记录自己的口授回：

“。。。我没有想到会收到你这样的来信，虽然我们之间已经有那么长时间的往来，但事已至此，我不得不中止我们之间的一切交易和来往，并且按照惯例，我要将这件事公之于众！。。。” 这是信件的大致内容，经理要求秘书立即将信件打印寄走。 对于秘书，有以下四种行为：

A．“是，好的”然后回到办公室将信件打印寄走。

B．如果将信件寄走对公司和经理本人都非常不利。秘书想到自己是经理的助手，有责任提醒经理，因此，为了公司的利益，哪怕得罪了经理也值得，于是秘书对经理这样说：“经理，这封信不能发，把它撕了算了！”

C．秘书不仅没有退下去打印，反而前进了一步，提出忠告：“经理，请您冷静一点！给对方回一封这样的信，后果会是什么呢？在这件事情上，我们难道就没有应该反省的地方吗？”

D．当天快下班的时候，秘书将打印出的信递给已经心平气和的经理：“经理，可以把这封信寄走吗？” 作为秘书，你认为以上行为，哪一种正确？为什么？请阐述分析理由。 分析及要点：

①最优答案为D②分析：A行为对于经理的忠实、坚决。作为秘书也确实应具备这样的品质，但仅仅具备“忠实和坚决”，对一位秘书而言是远远不够的，如果仅仅这样，仍是一种失职行为。B行为是从整个公司的整体利益出发，对于迷失而言，这种富于自我牺牲的精神是难能可贵的，但是它和C行为一样超越了秘书的工作角色，所以是不可取得。C行为从经理的助手角度考虑是可取的，但是，从秘书的职责考虑，无论如何秘书都不应该干预上司的最后决策，否则是越权行为。D行为是最合理的行为。因为，经理和正常人一样，也有情绪波动，不能控制的时候，但当他情绪稳定下来以后就会进行自我反省。这个时候秘书征求意见，实际上是给经理一次重新决策的机会；作为公司领导，经理有自己思考问题的角度和方式，他必须权衡与各方关系的利益；总之，作为经理的秘书，在没有弄明白经理的真实感情之前，你即不是政策的制定者，也不是最后的决策人。 案例二

秘书A小姐与它男朋友B供职于同一家公司，他们两个准备在第二年春暖花开的时节结婚，但他们的关系至今公司内部无人知晓，不过他们准备在年底在公司公开关系。

但是这个时候，A小姐在出席公司的董事会讨论人事问题时，听到会议内容：最近海南的C病的很厉害，那边的经理申请总公司立刻派人接替C的工作，因为董事会考虑到B还没有结婚，决定派B在月底前立刻赴海南接任C的职务。按照公司惯例，

职员到外地复职，时间最短一年，而且期间不得回家探亲。

请问A小姐是否应该把董事会上听到消息透漏给它的男朋友B先生呢？因为不仅明年的婚期有可能耽误，而且即使结婚也得忍受两地分居的煎熬。 分析及要点：

答案当然是不能泄露给B先生。原因是人事问题对于一般职员来说，是一个非常敏感的话题，B先生属于一般职员，A小姐属于高级秘书，对于秘书最基本的素质是坚守秘书职责（责任感、可靠性、忠于职守），秘书最基本的素质不应该仅仅表现在口头上，更重要的是在实践中去实践，在关键时刻能坚守。 案例三

秘书A曾经于数周前多次向其上司转达P先生打来的电话，但每次得到的回答都是：“这事我不好出面，请转给营业部主管。”于是当本周P先生再次打来电话时，秘书A直接把电话转给了营业部主管。但事后，秘书却被上司叫去，询问有关P先生的事情，当时上司怒气冲冲的问到：“P先生没有给我打过电话过来吗？” 请问你该怎么处理这个问题？ 分析及要点：

首先虽然对上司的出尔反尔感到非常气愤，但出于对自身秘书工作性质的把握，也应该向上司抱歉，首先把责任承担下来；待上司平静以后再向上司解释：“如果每次都向您请示就好了，请原谅”，上司自然会从你的话语中明白你的意思，这种回答即避免上司的尴尬，也提醒了上司，要分清责任，你尽到了秘书职责，不卑不亢！这种回答方式也会另上司愉快的！ 案例四

假设你是公司一名重要合伙人的秘书，这名合伙人的职责是吸收新职员；与其他合作者商量特别任命。一位新来的打字员告诉你，它似乎感觉到别人已经知道她的很多个人情况，并在背后议论它，请考虑这种情况是如何造成的？怎么样才能避免？ 分析及要点：

这种情况说明公司的内部人员有人泄密，作为主管人力资源主管的秘书，你的职责是在事情已经发生的饿情况下，首先应该立刻向上司汇报；其次，立刻找到打字员当事人，向他直接渗透有关上司对他的工作非常满意，正在考虑安排其它工作的可能性，但正在考察之中，消除他的顾虑；为避免事态扩大，应立刻提醒上司召开高层碰头会议，把情况通报，并在会议上作出相应补救措施；加强内部会议保密安排，制定更安全的保障条例。 案例六

某日，秘书正在办公室里为一个会议拟通知，刚打了一行字，商场部王先生向他走来：“陈小姐，麻烦你，我想领一些文具”，于是陈小姐放下手中的活去和王先生去领文具，在返回的路上，上司张先生告诉她，要她立刻购买明天去上海的飞机票，把文具叫给王先生后，它立刻给航空公司打电话订购了去上海的飞机票，刚放下电话，就接到一份传真，后天某领导要到公司来考察，要进行一些必要的准备工作。。。。。直到下班时间到了，看看那个才打了一行的通知，秘书陈小姐感到很累又没有成就感。

请问，陈小姐的为什么有这种感觉，她的工作方式有问题吗？ 分析及要点：

作好计划和掌握优先顺序的处理方法。 案例七

公司的会议总是很多，请问是否有必要召开会议？是否有其他更好或者更简易的方式来实现既定目标？作为秘书你应该怎么去作？ 分析及要点：

①召开会议要花费成本，可以先简单计算一下会议成本，看是否有必要召开会议。还可以看目前的问题是否会使工作陷入停顿或产生突破性进展；本管理层都无权或难以决定某些问题；事情比较紧急，有关人员已经来不及采取分头商议的办法；只有会议的形式才能产生一项决定或一项管理办法；会议是让有关人员了解情况的最简单方式。②如果不开会，可以采取棉谈、打电话或发文件等形式。 案例八

作为秘书，不仅仅是做些幕后工作，也会有走到前台发言的机会，这时候秘书在公开场合发言应该注意哪些问题？ 分析及要点：

①为你的演讲准备充分的事实确凿的材料以及考虑观众所能提问的问题答案。②预先要把演讲内容彻底考虑，思路清晰，建议提前作好发言卡片提示。③可以事先练习发言，身体语言以及手势等都可以提前考虑成熟。④发言时要自信，保持平稳的

姿态和愉快的饿表情，要泰然自若，和观众作必要的目光交流。⑤使用简单、明了、易懂的饿语言，避免艰涩生僻。⑥提前测定发言时间，控制发言在一个许可的时间范围内。⑥用规范的语言和抑扬顿挫的声调，突出你的声音特点。⑦控制讲话速度。⑧演讲中关键的地方要有所停顿，给观众以考虑的空间。⑨在系统陈述前，应该为整篇发言构思总体结构。 案例九

黄秘书凭直觉已经感觉到对方只是个广告推销员，但既然说与李总有约也不好点破他的造访目的，接过名片一看，果然是某家杂志广告部的业务经理，遇到这种情况，秘书该怎么处理？ 分析及要点：

①热情友好的招待。②询问对方是否与上司有约。③以上司有会或没有时间为由搪塞推脱掉来客。④如果对方执意要见上司，可以直接向上司请示，如果得到回答“不见”，可以委婉地把另外一家公司推荐给对方，并向对方索取名片，表示会将名片转交上司，并在适当时候与对方相约。⑤待对方走后，立刻给推荐公司打电话，具体告之个人情况，作好应付工作。 案例十

卫先生是公司的一位重要客户，他在来访之前已经和上司有过约会，但是上司因为紧急情况突然出去了，遇到这种情况，秘书应该怎么处理？ 分析及要点：

①热情友好的招待。②解释上司不在的原因，并诚恳致歉。③如果上司不能马上回来，请他稍等片刻，在等候过程中，招待饮料并送上报纸或期刊杂志。④如果上司暂时不能回来，与他再预约一个会面时间。⑤上司回来后，立即报告；如果有必要，让上司与他直接联系。 案例11

一位重要的但性急的来访者要求见你的上司，但上司只能在一个小时后见他，或者另订一个时间与客人见面，请问秘书应该怎么来应付这名客人呢？ 分析及要点：

①热情的接待。②问清来访的原因。③礼貌的告诉他上司现在没有时间，必须等待一个小时，问他是否愿意等待。④等待时，给客人招待饮料并提供报纸期刊或杂志。⑤如果客人不愿意等待，与他另外约定时间，或者请他通过信函直接与上司联系。⑥热情送客。⑦及时的向上司汇报。 案例12

请看下面一段电话录音： “喂！” “喂！” “你找谁？” “我找老黄” “哪个老黄？” “黄长生”

“我们这里没有黄长生” “你们是哪里呀？”

“环球公司，告诉你也没用，跟你没关系” “对不起，打错了” “啪-----！！”

请问这名秘书的接听电话是否得体，正确？存在哪些问题？ 分析及要点：

①对于这种情况，秘书的接听电话方式非常不得体，更不正确。电话是一个公司通常与外部联系的首要联系方式，电话的接听技巧和态度也是第一重要的，迅速并且友好的事物性态度使打电话者感到他被在认真的倾听并且受欢迎，这样会有效的与其他客户得到加强沟通的机会，所以正确的使用电话，有利于树立良好的公司形象。

②接听电话，应该首先告之本公司名称并说明自己的身份，避免说“喂！”之类的话语，尽量节省对方时间，步入正题。 ③和别人通话时，不管多忙，秘书必须专心，不能敷衍了事，让对方感觉对对方的不重视或不感兴趣。秘书代表的是上司和公司，态度必须认真，语气因该亲切而友好，另对方觉得自己倍受关注，自然就对公司产生良好印象。 案例13

作为一名秘书，你发现一位来话人已经被一位不知去向的粗心的工作人员耽误了很长一段时间，你知道这件事以后，对这个电话怎么处理？ 分析及要点：

你可以找一位可以代替接听电话的人，一方面继续找受话人，一方面在电话里向对方诚恳的道歉，对耽误对方的宝贵时间表示歉意，并为工作人员的饿粗心寻找一个对方能够接受的饿合理借口，同时告之对方正在找寻受话人，以时对方心情愉悦为达到目的。 案例14

你正在打一个公务电话，这时老板走过来作在你办公桌旁，你知道电话还要打一段时间，然而老板一直在旁边等着会不耐烦的，你应该怎么去做？ 分析及要点：

①首先因该用手捂住住话筒，轻声对老板说你还需要一段时间才能打完电话。②然后再询问上司是否需要立刻停止和对方通话，但同时告之上司，这个电话非常重要。③最后在在上司走后向通话对方如实解释耽误通话的原因。 案例15

你们公司有一个规矩，即不在移动电话上讨论机密问题，你不留神给忘记了这条规矩，在电话上将一些商业上的非常敏感的数据告诉了一位顾客，这时你应该怎么去做？ 分析及要点：

首先将这件事向上司汇报，以防出现差错。②第二应该立刻同时告之顾客，以防止数据扩散。③接受教训，不能有侥幸心理，时刻注意单位规矩，同一种错遵守误不能出现两次。 案例16

经理按铃叫秘书进来，想知道上午有什么必须汇报他的事情。今天是新来秘书的邹小姐，性格开朗，办事风风火火，一进门，她就大声问：“什么事？老总？” “请把上午重要的来电讲一下，邹小姐”

“呕，蓝星公司经理来电，说他刚从德国访问回来，只是让告诉您一下，还请您问张总好” “恩，还有吗？” “您太太中午来过电话” “什么事？”

“她让您回电话，下午2点以前，别忘了。” “没有啦？”

“没有了”邹小姐看看记录。 “河川公司看房时间定下来没有？” “哎呀，糟糕，忘了联络了”

“马上去联络”经理挥挥手，自己又忙处理其他事务去了。周末工作会议上，经理部要求重新聘个称职的秘书来。邹小姐感到非常委屈：“我怎么了？” 您能回答吗？ 分析及要点：

①秘书因该有基本的沉稳和老练，不能简单依照自己的性格特点处理问题，因该遵守秘书的基本操行。②秘书应该有详细的日程安排，编制日程计划表，因该有日志、台历、备忘录、计算机等辅助手段。④秘书还要作好上司的日常工作提醒工作。⑤邹小姐连一天的工作都不能安排妥当，被解聘在清理之中。 案例17

上司即将于2003年6月去美国一家公司参观考察，在此之前，他从未走出过国门。 请问：1.秘书应该在近期为他办理那些出国手续？如何办理？ 2.秘书要提醒上司注意哪些问题？

3.上司对黄皮书了解不多，请帮助他解释一下。 分析及要点：

办理护照。上司出差因该属于因公护照，因该到所在的省市自治区外事办公室办理。

办理签证。上司属于公务签证，要在出发前留出充裕的时间到美国大使馆或领事管办理。如果要途径他国，还要办理过境签

证。 办理保险。

办理“黄皮书”。告诉上司持单位介绍信去所在省市卫生检疫站注射疫苗，并领取“黄皮书”。

办理出境登记卡，到户口所在地办理临时出国登记手续，如果出国时间超过6个月，还需注销长住户口。带上办理完毕的饿所有证件和证明，到护照颁发机关领取第二张“出境登记卡”，凭此购买国际机票。 “黄皮书”略。 案例18

假设你是某公司的秘书，你的上司即将到广州实业贸易有限公司出差，他通常都是住在当地的一所旅馆里，喜欢单人套间，房间里要有能够接外线的电话，并希望能够俯视旅馆外的公园，同时他还要一个接待室以召开商业会议，请秘书帮他在这家旅馆里预定他想要的房间，收费转到公司帐上。公司地址是：########## 帐号是：········ 分析及要点：

电话预定。打电话给这家旅馆预定部，向他讲述清楚预定房间的时间、房间条件。并预定一间接待室，告诉他费用按公司的地址和帐号转到公司帐上。

信函预定。写信或发传真给这家旅馆，在信上写明预定房间的时间、房间条件、予租接待室、费用转帐等情况。 确认预定。拿到旅馆预定传真或其他书面形式的证明，告诉上司已把确认信附在他随身携带的旅行计划后面。 案例19

如何通过旅行社预定一张飞机票，如何操作？应该考虑哪些问题？ 分析及要点：

找一家信誉较好的旅行社，通过电话或者信函和他们联系，告诉你的联系方式，并记下对方联系方式。 告诉旅行社你的出发日期、时间、航班、起点和终点、中间停留站、以及舱位等级和一些特殊要求。 讲明取票方式，并注意在拿到机票后进行核对，看是否有误。

2．文员邓小姐第一天上班，上司让她负责处理公司的邮件。早上第一批邮件到了，邓小姐正忙着打电话，她让送信者把信就堆放在已有一些信件的办公桌上，一边打电话，一边拿过笔签了字。打完电话，心不在焉地把所有的信都剪开了，其中一封信被剪掉了回信地址的一角，她也没有注意。她抽出所有的信纸，放在一边，而把所有的信封放在了另一边。邓小姐拿起一张信纸看了起来，只见上面写着：“亲爱的红：??”，她意识到拆错了信，匆匆看完了信，她把信又用胶水粘了起来（但是外表还是有些痕迹）。她又看了几封信，其中有一封急件，觉得应该由上司回信，于是，她把几封信混在一起放在上司的办公桌上。这时，上司把写有美国地址的英文名片，让她打印一个寄往美国的信封，邓小姐按照以往写信的习惯，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角。

你认为邓小姐处理邮件是否正确，为什么？ 请讲出理由并说明正确的做法。(P73)

4．某年3月5日，新欣化工公司的总经理出差了，这次的期限是从3月5日至3月12日，预定12日上午回来。文员小王负责处理公司的各类邮件。小王从收发室取回了邮件，其中上司亲启的信一封，一个邮包，总经理办公室收件三封，其中有一封寄自河南分公司的信总经理曾关照过让销售科科长处理。正好销售科的小李走过办公室，小王说：“小李，把这封信交给你们科长”，小李把信带走了。

小王把总经理亲启件放在总经理办公桌的抽屉里，又拆开总经理办公室收件，一封是邀请总经理参加定于3月12日下午的研讨会，小王想，总经理前几天还谈到准备参加这次研讨会，12日他正好回来，一定会参加的。于是小王打印了接受邀请的回信，明确告知对方总经理将参加会议，并替总经理签了名。拆开第二封信，拿出信纸，里面还有两张产品样品的照片，小王看了信的内容，附件里说明有三张照片，小王不知道如何处理，她把照片又放回了信封中。

小王拆开邮包，发现是产品研发中心为了开发新产品，在前几天订购的新型材料，一共有五个品种，小王凭印象觉得订购的是三种，多了两种。心想，是供应商主动送来的，不拿白不拿，于是她打电话让研发中心的人取走了。 小王处理邮件的做法是否正确？如果不正确，正确的做法应该是怎样的？

5．某国营企业总经理办公室人员小赵正在看当天准备上报的统计报表，本公司一位实习生，刚从大学经济管理专业毕业的小林走了进来，小林针对该公司管理写的毕业论文中的某些观点和见解很得指导老师赏识，他本人也认为对公司改革有一定作用，他准备找总经理谈谈。小赵客气地请小林坐下，说：“总经理外出了，有什么事请跟我说吧”。小林就滔滔不绝地讲了起来。小赵一边听，一边看报表。小林言谈中常带“像我们这样的小公司??”，小赵越听越不高兴，结果没等小林把话说

完，他便满脸怒气地说：“公司小是否埋没了你的才能?你是大材小用，为什么不去大公司呢？”小赵的冷嘲热讽，激怒了小林，引起了激烈的争执，最后小林气愤地离开了办公室。

小赵还在闷闷不乐时，三名被解职的职工吵吵嚷嚷地进来了，他们因平时工作不遵守纪律，完不成任务被解职，此刻要找总经理解决他们的问题。小赵说总经理不在，想请他们坐下来慢慢谈，他们不相信，非要找总经理不可。正好总经理走了进来，他们怒气冲冲地推推搡搡，揪住总经理的衣服不放。小赵在一边干着急，不知道怎么办才好?? 你认为小赵在这两件事上做得怎么样？他有什么失误，他应该怎么做才对？

6．东华公司办公室人员小沈能讲一口漂亮的法语，小陈则很喜欢打扮。公司明天要与法国某公司谈判，古总经理叮嘱担任翻译的小沈和作会议记录兼会议服务的小陈要好好准备。小沈和小陈除了在文本、资料等方面作了准备，还化了一番功夫进行了打扮。

正式会谈这天，只见坐在古总经理一旁的小沈衣着鲜艳，金耳环、大颗宝石戒指闪闪发光，这使得古总身上的那套价值千元的名牌西服也黯然失色。

古总经理与法国客商在接待室内寒暄时，小陈拿来了托盘准备茶水，只见她花枝招展，一对大耳环晃来晃去，五颜六色的手镯碰桌有声，高跟鞋叮叮作响。她从茶叶筒中拈了一撮茶叶放入杯中??这一切引起了古总经理和客商的不同反应。客商面带不悦之色，把自己的茶杯推得远远的，古总经理也觉得尴尬。谈判中讨价还价时，古总一时性起，双方争执起来，小沈站在古总一边，指责客商。客商拂袖而去。古总望着远去的客商的背影，冲着小沈：“托你的福，好端端一笔生意，让你给毁掉了，无能！”

小沈并不知道自己有什么过错，为自己辩解：“我，我怎么啦！客商是你自己得罪的，与我有什么关系？” 小沈和小陈的穿着打扮、言谈举止是否正确？正确的做法应该是怎样的？

7．小李受上司委托在浦东机场接到公司的一位重要客人，“欢迎，欢迎”，嘴里说着，并不主动伸手，等客人伸手了，小李才与之相握。小李一把拿过客人的行李，放入汽车的行李箱，接着引导客人到副驾驶座位上，说：“坐在这里视野好。”然后，自己坐在汽车后排座位上。一路上，小李非常关心地询问了客人所在公司的情况，打听客人的收入、福利和家庭情况，而这位客人似乎对这一切不很满意，话越来越少。小李有点摸不着头脑，心想我这么殷勤地对待他，他怎么?? 你认为小李的举止是否合乎礼仪？为什么？小李应该怎么做才是正确的？

8．波扬公司资金积累在本市市中心召开大型新产品订货会，参加的有本单位，外单位的人员。总经理让办公室负责安排，会上要放映资料电影，进行产品操作演示。而公司没有放映机。预定会议厅和租借黎明大厦的会议厅。会议的召开时间是8月9日上午十点整，而资料放映时间是十点十五分。刘小姐打电话给租赁公司，要求租赁公司在9日上午九点四十五分必须准时把放映机送到黎明大厦的会议厅。

会议开幕前，办公室人员去黎明大厦布置会场，结果发现会议厅靠近热闹的马路，噪音很大。9日上午，大家正在紧张地做着最后的准备工作，刘小姐一看表，呀，已经9点五十分了，放映机还没有送到。刘小姐马上打电话去问，对方回答机器已送出。眼看着各地方来宾已陆续进场，刘小姐心急如焚??突然外面一阵喧哗，有人在大声嚷嚷：“怎么这个地方连停车场也没有??” 问题：

（1）假如你是刘小姐，对接下去可能发生的各种情况，应该如何处理？ （2）假如放映机在十点十分还未送到，你还应该做些什么？ （3）从这件事中你得到了什么教训？

9．公司经理在星期一早上告诉文员小刘，星期四上午9：00到1l：00召开销售员会议，要求小刘通知有关人员。小刘刚到公司不久，不太清楚公司有多少销售员，她到几个业务部门转了转，大多数人外出了，也没有遇到销售员。接下来小刘忙于其他的事情，几乎把通知的事忘了。

一直到星期三下午，经理问她会议通知了没有，她才匆忙在公司的布告栏里写了如下的通知：“兹定于星期四上午在会议室召开销售员会议，会议重要，请务必出席。”

星期四上午8：30左右，有2个销售员到了会议室，但会议室里没有人招呼，以为会议不开了，坐了一会就走了。9：00左右有6个销售员来了，什么资料也没带，其中两个说，他们已经约好客户在10：00见面。到了·10点，只剩下4位销售员，

也谈不出什么东西，会议草草结束了，经理很不高兴。公司一共有12位销售员，事后去问另外4位，他们说，根本没有看到通知。经理对小刘非常不满。请问，小刘究竟错在哪些地方？正确的做法应该是怎样的？

10．为迎接兄弟单位和上级部门的卫生检查，某局要召开迎接卫生检查动员大会，局长要秘书小万写一份通知。小万一边写一边想，有些部门的领导一向不重视卫生问题，如果他们知道召开的是卫生工作会议可能自己不来而派其他人员来了。于是他写了如下的通知： 会议通知

经局领导决定，兹定于4月2日上午9时在局办公大楼会议室召开各部门负责人会议，会议重要，请准时出席。 小万将通知下发后不久，就接到了不少部门的电话询问开什么会议，言谈中颇有些责怪的意思。 问题一：小万错在哪里？应该怎样写这份会议通知？

过了几天，局里召开传达上级精神党员代表大会，有数百人参加，小万负责会议材料工作。会议上，听完报告后，进人小组讨论。这时却出现了麻烦，不少代表，特别是特邀代表和列席代表不知道参加到哪一组讨论。因为打印的分组小组名单上，根本没有他们的名字。一查底稿，原来是打印人员翻重了页，校对也马马虎虎，没有更正。一些特邀代表和列席代表认为是对他们不尊敬，纷纷离会而去，会场上出现了一阵骚乱。

问题二：作为大会组织者，小万错在哪里？针对这样的紧急情况，他应采取什么措施？

11．请将下列文件分别组合成三至四个案卷，并拟制案卷标题： （1）市教委关于2003年招生工作的通知； （2）东方学院关于招生工作院务扩大会议纪要； （3）东方学院2003年招生工作计划；

（4）东方学院关于2003年招生工作的请示(呈市教委)； （5）市教委关于东方学院2003年招生工作的批复； （6）东方学院院务会议关于调整系主任的决定； （7）东方学院关于调整系主任的通知； （8）东方学院关于做好开学工作的通知； （9）东方学院各系关于开学准备工作的报告； （10）东方学院各系关于加强学生思想工作的报告； （11）东方学院各系关于提高教学质量的报告； （12）东方学院2003年度工作总结；

12．请将下列文件分别组合成三至四个案卷，并拟制案卷标题： （1）利华公司2003年2月份经理会议记录； （2）利华公司2003年销售计划； （2）市工商局关于年检工作的通知；

（3）利华公司致香港凯福公司关于合作事宜的函； （5）利华公司4月份经理会议记录； （6）市物价局关于物价检查的通知；

（7）香港凯福公司关于合作事宜给利华公司的复函； （8）利华公司2003年6月份经理会议记录； （9）利华公司与香港凯福公司会议纪要； （10）利华公司2003年8月份经理会议记录； （11）市税务局关于税务自查的通知； （12）利华公司2003年销售工作总结。

13．皇朝贸易公司总经理办公室的秘书是李丽，她聪明能干，在公司深受重用。她经常与罗浪斯公司的总经理秘书陈珍妮在一起游玩。两家都进行皮革进出口贸易。虽然两人的性格完全不一样，李丽热情开朗，乐于助人，陈珍妮温柔沉静，内向含

蓄，两人几乎是无话不谈的好朋友。

在一次闲聊时，陈珍妮说最近的心情不太好，因为公司生意一直不佳，总经理急得茶饭不思，并且常常把气出在她的身上。李丽说：“你也不要太在意，我们做秘书的要自己调节心情。我们公司的成绩倒不错，我们经理在今天上午就签定了一个合作意向书，有上千万元。如果这笔生意做成，可以赚进一百多万元。我没法告诉你详细情况。但这次谈判确实非常顺利。”李丽一边说，一边沉浸在谈判成功的喜悦之中。

过了几天，李丽跟随总经理去白天鹅宾馆与德国某贸易代表团签定正式合同时，超过了约定时间，还不见代表团的影子。后来德国某公司长驻中圉的代表打来电话说：“代表团已与昨天回国，就在昨天上午与贵市的罗浪斯公司签定了购货合同，价格低于贵公司百分之十。”

皇朝贸易公司上下都非常沮丧，李丽更是懊恼无比，她想没有提醒总经理及时采取快速行动，也责怪自己没有时时注意德国代表团的动向。令她百思不得其解的：罗浪斯公司是怎样获取德国代表团的情报的？他们是如何抢走生意的？ 问题：

（1）罗浪斯公司是怎样获得德国代表团的购货合同的？

（2）秘书与亲朋好友谈话或闲聊时，是否可以不分场合、不分对象畅所欲言？ （3）企业的机密有哪些？

（4）秘书在日常工作中应该怎样做好保密正作？ 二、办公用易耗品主要包括哪些？ 办公用易耗品主要有：

1．信封、纸张 2．软盘、光盘等 3．铅笔 4．圆珠笔；．签字笔或钢笔6．修正液或修正带； 7．印盒； 8．各种小型机器，如订书机（包括订书针）、打孔机、装订机（包括装订线）、日期号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等； 9．小刀10．日历等； 11．其他，如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大头针、纸夹等。 三、简要阐述文员工作的三个步骤，相互关系如何？ 文员工作分为三个步骤：计划、实施和检查。

1．计划的步骤，要充分了解即将开始的工作内容，并思考以什么方法进行效率会最佳。

2．实施的步骤，要注意：同时检查是否按照当初所拟定的顺序进行；上司所指示的工作无论是哪一种，都要正确地实施；配合上司预期的期限。

3．检查的步骤，要分析计划和实绩的差异，并把以前进行过的工作或别人做过的工作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析。 三者的关系为：

先作计划，付诸实施，然后检查结果，围绕“计划——实施——检查”这样一个滚动的过程开展。三者相互联系形成一个循环。文员首先要仔细制定计划，然后根据这个计划去实施，并严格检查其结果，使这个结果对下一次的计划有所帮助和启示。 四、按照“优先顺序”处理工作原则，虚拟一份半天或一天工作（或家务）计划书。

在按照“优先顺序”制定计划书时，要按以下三个步骤进行：国内电视大学学生交流社区，提供学习资料下载，交流，电大1．将自己要做的事情分为：A.是否应该做的事？B.是否做或不做都无所谓的事？C.是否不可以做的事？对于A要集中精力做，对于B和C可以从计划中删掉。 2．对于A类事情再进行分类，分为：

重要并且紧急的事（优先做）；紧急但是并不重要的事（第二做）；重要但是并不紧急的事（第三做）；虽有做的价值，但是既不重要也不紧急的事（可以请他人代劳）。:::星魂社区::: 国内著名电大交流社区,l/I I.?1X't\

3．与上司形成默契，可以直接找上司商量、请示。国内电视大学学生交流社区，提供学习资料下载，交流，电大就业指 五、从下列文员工作方法中，任意选择一种或两种，谈谈你的工作体会或对此工作方法的认识。 1．请示方法和报告方法； 2．计划方法和总结方法； 3．受意方法；4．传达方法； 5．进言方法； 6．变通方法和挡驾方法； 7．分工方法与合作方法。 1．首先简要说明此种方法：

受意就是文员接受和领会上司的意图。可以分为直接受意（即领会上司在会议讲话、文件批示、工作部署或与文员谈话时，直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等，易于文员判断和领会）和间接受意（即上司在平时随便交谈的情况下，或与其他人员谈话种就某一问题、某项工作发表的意见和看法等）。受意方法要注意： （1）善于领会上司意图，不要曲解上司意图；

（2）备好记录本，记录下指示要点； （3）注意倾听，用心判断指示的用意；

（4）必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话；

（5）如有不同意见，可以公开提出，但要言之成理，并要注意方式、态度； （6）接受指示后，要不失时机地贯彻实施。 2．结合实际谈体会。0t+n6p(i'a!s4]

我曾经经历过一件事情，使我充分认识到，在受意时，充分做好记录的重要性。

才开始工作时，我到一家房地产公司当文员。有一天，总经理把我叫到办公室让我写一份公司的简介，内容要包括四个部分——公司的历史、公司的现状、公司的硬件和软件配备、公司取得的成绩。当时，我没有经验，没有带上记录本，记录下指示的要点；事后，又怕显得自己没有能力，而没有去请示总经理。只好凭自己大脑中的记忆写，结果写出来的简介根本就不行。后来，我再次向总经理询问，并备好了记录本做好了记录，根据总经理的授意，才写出了各方满意的公司简介。从这个事情中，我体会到了在受意时，做好记录的重要性。电视大学资料学习，电大答案，国内较大的电大学生专业交流论坛 a3n+H5一、从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话的异同。 同：1．都应先问好，再传达自己的信息； 2．都应保持耐性、热情的态度；

3．通话结束，应让对方感受到自己愉快的心情； 4．都应简明扼要表达自己的意思。

异：1．打电话应首先查清楚对方的电话号码；接电话应等电话铃响2—4声就接听。国内电视大学学生交流社区，提供学习资2．打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍；接电话则没有这一步。国内电视大学学生交流社区，提供学习资料下二、了解“电视会议”、“交互式电话会议”的基本用途，比较其与一般会议的不同，谈各自的优劣或应注意的地方。0u) 1．基本用途：

“电视会议”主要用途是使相隔较远的双方可以面对面地交谈，共享文件、图表、录象带等资料。

“交互式电话会议”的基本用途是使单位或个人可以在任意一部电话机上组织多方的国际、国内或本市的电话会议，声音清晰宛如一室。

2．两者与一般会议的不同：可以消除时空上的局限性。 3．各自的优劣：“电视会议”——

优：通达范围广，消除时空上的局限性，生动形象；劣：技术上的要求较高。 “交互式电话会议”——

优：方便、省时、高效，消除时空上的局限性，具有保密功能、报数功能和欢迎词播放功能；劣：费用高，技术含量高。www.qincai三、简要回答邮件分拣的一般标准。

（1）按照收件人的姓名分拣； （2）按照邮件的重要性分拣 （3）按照收件部门的名称分拣。 四、怎样处理上司不在时的邮件？（见教材第72页） 五、怎样妥善处理上司拒绝接见的来访者的来访？

1．上司正在开会时； 2．上司繁忙时； 3．上司即将外出时； 4．远道来访或有重要事情的来访时。 一、日程安排计划表的种类大致有几种？试以其中一种为例，编制一份××预定表。 1．日程安排计划表的种类：

（1）年预定表。是企业在每年度例行的主要业务活动，及有关公司的活动事项一览表，所记载的活动事项有股东大会、董事会、公司创立纪念日、年休假等。一般于年初将整个年度的活动事项整理成表，再通知各部门。

（2）月预定表、周预定表、日预定表。月预定表是从年预定表中抽出一个月的预定计划，以一个月为单位，填写该月要进行的会议、面谈、出差、访问等预定计划。周预定表是一个月预定计划中的一周计划，此预定计划比月预定表更详细。国内电视大学学生交流社区，提供学习资料下载，交流，电大就业指导等。日预定表则是从周预定表里写出一天的预定计划，进一步以时间为单位，详细地预定从早到晚的业务活动。

2．各种预定表的编制请同学们参照教材P.166—P.170上的例子，编写。

二、文秘人员对上司主要工作的辅佐主要包括哪些方面？国内电视大学学生交流社区，提供学习资料下载，交流，电大就 1．提神醒脑的服务。

上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文员可适时端些饮料或准备湿毛巾使上司消除工作疲劳、舒缓心情，

使上司能精神焕发地工作。

2．私事方面的协助。协助的方法应视实际情况，其一是与业务有关的部分，另外是上司身边的纯粹私事

（1）特别指示事项的时候——虽然是上司的私事，但以为关系到上司的形象问题，所以文秘人员必须从头到尾替上司办理这些琐碎的事，使上司得到充分的便利。

（2）纯私人性请求时——遇到这种情形，就把它当作上司利用文秘人员是下属同事的关系来协助他解决私人的事务。电大3．财物管理。包括：

（1）薪金收入管理——薪金收入达到一定的金额，或有两种以上收入来源者，以及薪金以外有超额的收入，都需要按税法申报。特别是稿费、版税、演讲费等副业收入多的时候，由文秘人员保管单据，以备申报所得，或直接替上司办理申报手续。:::（2）支票往来的管理—最主要的是保管支票簿、支票专用印章。文秘人员应将支票簿与印章分别收藏，以避免被盗用冒领。 4．其他。如每年的各种节日，上司收到礼物，有时要文秘人员代写致谢函，并做纪念保管。

另：第三题主要是给同学们提供了一个编写“工作任务单”的范本，同学们可以学习一下。最好能够根据这个范本，结合自己的工作实践，编写一个“工作任务单”。

一、简单阐述口头语言的基本特征及敬语应用的一般场合。'[7i+`'c6X0N9M$P,i+d 1．口头语言的基本特征：:E9q*V7w\

（1）语音听过就立即消失，但语义让人明白了，可能留在记忆中；所以发声要清楚，尽可能说得通俗、生动、规范，使人一听就明白，并留下印象。（2）有重音。口语中，需要强调的成分，都是通过重音表达的。 （3）有歧义。因为汉字一音多字。

（4）口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同。比如，庄重的场合，口语应规范、简明些；休息时间，口语可生动些，语调也可轻松、愉快些。 2．敬语使用的一般场合

（1）对于自己尊敬的人，当然会使用敬语。

（2）与并非熟悉的人或是在正式场合（生意场合或婚丧喜庆时的致词及谈话）也需要使用敬语。 （3）敬语一般针对：

年长或比自己辈分高者；具有较高职务、职称或社会地位者；给（给过）自己恩惠者；有求于对方，或希望得到对方帮助，或好感者。

N二、简要阐述社交话题的选择。 1．合适的话题包括：

（1）谈话双方都感兴趣的、有共同利益的话题，如合作意向等； （2）一般人喜闻乐见的话题，如天气、时事新闻、体育报道等；

（3）显示地方或民族色彩的话题，如本地的经济建设、风景名胜、历史名人、风土人情等； （4）比较高雅的话题，如古典音乐、书法、绘画、中外名著、展览会、新闻任务等 （5）积极、健康的生活体验的话题；

（6）风趣、幽默的小故事，无伤大雅的笑话，有时也能活跃气氛。 2．不合适的话题包括

（1）应当忌讳的话题。如个人私生活等。

（2）令人不快的话题。如疾病、残疾、死亡、凶杀、丑闻、惨案等。

（3）过于敏感的话题。如个人的特殊的生活习惯、宗教信仰和政治观点的分歧等。 （4）自己不甚熟悉的话题。如对于专业问题略知皮毛就不应随意发挥。 （5）夸耀自己的话题。 （6）庸俗的、色情的话题。

（7）不宜谈论的保密的话题。如涉及商业机密的话题。

三、印章的使用主要有哪几种形式，其中落款章、骑缝章、更正章的使用范围如何？

1．印章的使用的主要形式为：1）落款章；2）更正章；3）证见章；4）骑缝章；5）骑边章；6）密封章；7）封存章。 落款章、骑缝章、更正章的使用范围：

（1）落款章加盖于文书作者的落款处，用来表明作者的法定性和文件的有效性。 （2）骑缝章用于带有存根的公函、介绍信，加盖在正本和存根连接处的骑缝线上。

（3）更正章用于文书书写中的错字、脱字、冗字、倒字进行改正后，作为法定作者自行更正的凭信。电大答案，电视大学教四、简要阐述收文处理的程序及分送的基本原则。 1．收文处理的程序：

签收和拆封——登记——分送——拟办——批办——承办——催办——注办。2．分送的基本原则：

（1）属于方针政策性的，关系本机关工作全局的指挥性文件或重大问题的请示、报告之类的文件，均应先送办公部门负责人或机关领导审阅或处理；

（2）属于机关日常事务性的已有明确分工的文件，或早有批示规定和有规可循的例行公文，按主管业务的分工范围分送给有关部门或承办人阅办；

（3）分送给机关领导阅批的文件，要先填好“公文处理单”，连同文件一并送批；电视大学资料学习，电大答案，国内较（4）便函、请柬、介绍信、广告、启事等，不作登记，直接交具体负责人办理；

（5）在文件份数少时，阅办阅知部门（或领导）多的情况下，应按先办理、后阅知，先主办、后协办，先正职、后副职的次序分别审阅处理，并以秘书为轴心，进行轮辐式传阅。

本题在教材上有明确的答案，得分率很高。要注意的是应对收文处理的程序中的每一个要点进行一定的说明。 五、按照文书立卷特征立卷，主要有哪几种类型？简要说明按照问题特征立卷的基本含义。 1．类型：（1）按问题特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文种特征立卷；

（4）按时间特征立卷；（5）按地区特征立卷；（6）按通讯者特征立卷。

2．按问题特征立卷的含义：

将反映同一问题的文书组成案卷，这种方法能反映对某一方面或某一具体问题的相互联系和处理情况，运用最广泛。 同学们回答第一个问题时，应在以上要点的基础上进行一定的说明和阐述。回答第二个问题时，应举例说明。 六、通过档案利用的途径和方式，谈谈档案利用的意义。

1．通过设置档案室，可以提供档案原件或复制件，方便借阅或直接阅读；

2．通过一定的制度和手续，如借阅证制度、催还续借制度和调离认可制度等，可以提供档案外借； 3．根据档案原件制发各种复制本，实行档案的有偿交流，可以提高档案的利用率； 4．利用所藏档案中的有关记载和资料，可以对申请者提供核实某种事实的书面证据；

5．以档案为依据，文秘和档案人员可以对查询者的有关问题进行专业性的解答，提供咨询服务； 6．将档案目录印制成册，分发到有关部门，可以交流信息 7．通过举办档案展览，以充分发挥档案的作用。

一、将办公室实务工作的简要内容填入下列表格，内容基本相同的填在一行中。 办公室实务工作一览表 序号

国内一般性

国外一般性

按上司的口头或书面指示完成信函。 复印资料。

在权限内按自己的意思发出信函。

档案管理。

安排会议事务，并做会议记录或纲要。

国内企业（含外企）

记录上司指令及会谈、会议内容。

打印文稿及表格。

信函和邮件的处理。

1 文书撰写

2 文书制作

3 文书处理,

档案管理

4

记录上司指令及会谈、会议内容。

5 会议组织 6 调查研究

协助上司准备书面的财务报告、研究报告。

准备好公司要公开的资料；

7

信息资料

替上司收集演讲或报告的资料；整理并组织好粗略的资料。

收集及整理各种信息。

8

信访工作

替上司接洽外界人士。例如记者、工会职员等。

接待来访宾客；

接待宾客和员工的来访。

替公司宾客订饭店的房间、订机位、发电报、打电话。

9

接待工作

10

协调工作 督查工作 日程安排

以电话往来维持和外界的良好公共关系。 督导一般职员或速记员。

替上司定约会并做好记录； 为上司安排旅行或考察。

阅读并分类信件；

11

12

13

日常事务

自动处理例行的事务；替上司保管私人的、通讯事务、电话； 财务的或其他的记录。

照料上司身边的琐事。

14 办公室管理

以速记记下上司交待的事项； 执行上司留在录音机中的吩咐。

替上司申报交纳所得税及办理退税。

办公室环境的布置和整理 保管办公室设备及用品。 执行上司交办事项。

外出办事，如银行、邮局等。

15

其他临时交办的事项

16

17 :

二. 单选。( 15 小题 共 60 分,)

1 . 以下关于交互式电话会议的功能中，哪一项是不具备的 A. 审查功能

2 .以下文员的工作顺序中，哪一项是正确的 B.文员也应具有适当判断情况，机智应对的应变能力

3 . 在某些情况下，文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任，取决于两点:一是掌握足够的知识，了解业务的轻重缓急；另一是具有（ ），了解约会者的心理。 B. 说话的技巧

4 . 文员必须具有合作精神，以下合作方法中哪一项是不适宜的 B. 应该有自己的个性，尽可能使别人服从自己 5 . 文员制作日程安排计划表时，以下哪一种情况应避免 D. 日程安排计划笔记本如果已经使用一年以上，可以废弃 6 . 在会议开始前和进行过程中，文员的以下哪项活动是不恰当的 C. 作会议记录时离开会议室接听电话 7 . 有时应上司要求，文员参与会见或会谈，以下哪些内容不是文员的任务 B. 发表意见 8 . 上司参加各种应酬和会议，有时需要更换服装，文员应 A. 通知上司家人把衣服送达 9 . 当文员获知婚丧喜庆的消息后，首先应 D. 查证消息的可靠性 10 . 上司决定参加某个会议时，文员不应该 A. 只在便笺上写好会议名称

11 . 文员做好档案收集，应该收集的文书资料是 A. 下级单位报送的报告、统计报表等 12 . 文员遇到对方递送的名片上有较罕见的字，应该 D. 请教对方“可否请问一下，这个字怎么念？” 13 . 文书立卷的归档制度包括三方面：归档范围、（ ）和归档要求 A. 归档时间

14 . 会议中有时有人会要求把他发言的一段不作记录处理,这时文员应 D. 征求支持人意见,停止笔录,关录音机 15 . 办公室布置要注意 D. 各种沟通、保密 三. 多选。( 5 小题 共 20 分,)

16 . 文员在接待客人时，在仪表上有关礼貌的重点包括 B 和谐 C 整洁 D 灵活性

17 . 办公室实务管理具有 A 服务性 B 分散性 C 专业性 D 主动性 E 复杂性 18 . 进言的作用 A 参谋作用 C 补缺作用 D 增进关系作用

19 . 会议完毕以后，文秘人员的工作包括 A 制作议事记录并分发 B 如有必要，寄答谢卡给出席者 C 将议事记录和开会的各项资料分发给缺席者 D 会议有关文件的整理和保管 20 . 属于内宾接待的一般程序与内容的有 A 了解来宾 C 接待小结 四. 判断。( 5 小题 共 20 分,)

21 . 宴请的菜谱应应符合对方的饮食习惯，但必须有反映我国传统风味的土特产品，如茅台等烈性酒。（ X ） 22 . 上下级之间握手，下级先伸手后，上级才能相握。 （ X ）

23 . 文员在接听电话时，如果投诉者无端辱骂，可把他使用的字眼写下来，以做证据，再慢慢地向他解释：“邓先生，如果你一直说脏话，我就没有办法再跟你谈下去了”。 （ V ） 24 . 女性文员应留短、薄式的发型，以免妨碍工作。 （ V ）

25 . 如果要拒绝别人，最好要依照自己和对方的人际关系程度，分别使用表示方法，以避免因为拒绝而发生不必要的困扰。 （ V ）

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