XX公司证照管理规范

XX公司证照管理规范

为规范管理xx公司及其关联公司的证照保存、管理、查阅、借用等流程，现制定证照管理规范，如下：

一． 规范适用范围

1． 本规范适用于所有xx证照，包括营业执照，组织机构代码证，税务登记证，开户许

可证，统计证，各类经营许可证，商标证，著作权证书，法人身份证等等。 2． 非保管于法务部的财务专用证件和人事专用证件不适用本规范。 3． 本规范适用于各证照的原件和彩色扫描件的查阅和借用申请。

二． 证照保管和维护

1． 除法人身份证外，xx证照由xx法务部进行保管和维护，包括各证照的申请，保存，

登记，年检，换证，变更信息及注销。 2． 法定代表人身份证件保存在法定代表人个人处。

3． 部分财务专用证件保存在财务部，并由财务部进行管理和维护，法务部进行登记备

案。

4． 部分人事专用证件保存在人事部，并由人事部进行管理和维护，法务部进行登记备

案。

三． 证照信息查询及扫描件，复印件需求

1. 业务经办人需要查询公司证照信息，或者需要公司证照的黑白或彩色扫描件，应当以

电子邮件的形式书面向法务部提交申请，邮件中应写明需要了解的具体信息内容（如：营业执照号，组织机构代码等），或所需扫描件的证照名称，并写明申请事由，及提供向的对方名称，邮件应抄送部门负责人（经办人直属领导以及部门总监）。

2. 法务部在收到经办人的申请后，应当进行审核，审核无误后，以电子邮件的形式回复

经办人的相关需求。

3. 法务部提供xx证照的彩色扫描件给经办人的，应当制作“仅供【】使用”水印于证照

扫描件之上。

4. 经办人需要申请xx证照复印件加盖公章的，进行公章使用申请流程，参见《上海xx

印章管理规范》。证照上应一并加盖“仅供【】使用”专用章。

四． 证照携外使用流程

1

1. 除财务部至银行办公需携带相关证照外，原则上xx证照原件不得外借给各部门经办

人，如经办人确实需要携带xx证照外出办公的，应当由法务部证照保管人携带相关证照与经办人一同前往。

2. 经办人携带证照外出办公使用的，应事先填写好《证照借用申请单》，并经审批签字。

审批流程及权限同“公章使用申请流程”。

3. 证照保管人不与经办人一同外出的，应当由经办人携带审批完成的《证照借用申请单》

至法务部填写《印章/证照外借登记表》，写明申请事由，使用地点，使用期限，并签字确认领取证照。证照使用完毕归还后，证照保管人应签字确认已经归还。 4. 每月25日前后，法务部应当查询证照的外借情况，如有未归还的，应当发送邮件至相

关员工，要求及时归还证照。

5. 员工离职时，法务部应当查看该员工是否有外借中的证照，应当要求其归还。

（以下无正文） 附件：

1． 证照借用申请单

2

本文来源：https://www.bwwdw.com/article/i9i8.html