办公高级应用技能培训学习参考材料

百度文库- 让每个人平等地提升自我

办公高级应用技能培训内部教程资料1

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目录

模块一办公桌面 (2)

一）电子文档管理技巧 (2)

二）桌面实用工具 (8)

三）办公图片处理 (12)

四）常见桌面功能键使用 (13)

模块二WORD高级应用 (17)

一）文稿编排标准 (17)

二）基本排版 (17)

三）邮件合并应用。 (19)

四）Word长文档排版 (20)

模块三EXCEL电子数据高级应用 (26)

一）数据输入及格式设置 (26)

二）函数及公式的应用 (30)

三）自动核算表模版制作 (52)

四）职工档案表信息自动提取 (56)

五）简单财务处理 (59)

六）利用控件制作产品统计图与产品调查表 (62)

模块四PPT演示文告高级应用 (65)

一）办公管理与业务中汇报的PPT设计 (65)

二）PPT演讲技巧及注意事项 (81)

模块一办公桌面

一）电子文档管理技巧

如何管理好你办公电脑里文件

1．发挥“我的文档”的作用

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3 我们可以利用“我的文档”中已有的目录，也可以创建自己的目录，将经常需要访问的文件

存储在这里。至于“我的文档”存储在C盘，在重装系统时可能会误删除的问题，可以在非系统盘建立一个目录，然后右击桌面上的“我的文档”，选择“属性”。在弹出的“我的文档属性”窗口中，单击目标文件夹下的“移动”按钮，然后在新的窗口中指定我们刚创建的文件夹。重装系统后再次执行以上操作，再重新指向此文件夹即可，即安全又便捷。

2．建立最适合自己的文件夹结构

文件夹是文件管理系统的骨架，对文件管理来说至关重要。建立适合自己的文件夹结构，需要首先对自己接触到的各种信息、工作和生活内容进行归纳分析。每个人的工作和生活有所不同，接受的信息也会有很大差异，因此分析自己的信息类别是建立结构的前提。比如，有相当多的IT 自由撰稿人和编辑就是以、硬件的类别建立文件夹;而很多老师，就是以自己的工作内容比如教学工作、班主任工作建立文件夹。同类的文件名字可用相同字母前缀的文件来命名，同类的文件最好存储在同一目录，如图片目录用image，多媒体目录用media，文档用doc等等，简洁易懂，一目了然，而且方便用一个软件打开。这样，当我们想要找到一个文件时，能立刻想到它可能保存的地方。

3．控制文件夹与文件的数目

文件夹里的数目不应当过多，一个文件夹里面有50个以内的文件数是比较容易浏览和检索的。如果超过100个文件，浏览和打开的速度就会变慢且不方便查看了。这种情况下，就得考虑存档、删除一些文件，或将此文件夹分为几个文件或建立一些子文件夹。另一方面，如果有文件夹的文件数目长期只有少得可怜的几个文件，也建议将此文件夹合并到其他文件夹中。

4．注意结构的级数

分类的细化必然带来结构级别的增多，级数越多，检索和浏览的效率就会越低，建议整个结构最好控制在二、三级。另外，级别最好与自己经常处理的信息相结合。越常用的类别，级别就越高，比如负责多媒体栏目的编辑，那多媒体这个文件夹就应当是一级文件夹，老师本学期所教授的课程、所管理班级的资料文件夹，也应当是一级文件夹。文件夹的数目，文件夹里文件的数目以及文件夹的层级，往往不能两全，我们只能找一个最佳的结合点。

5．文件和文件夹的命名

为文件和文件夹取一个好名字至关重要，但什么是好名字，却没有固定的含义，以最短的词句描述此文件夹类别和作用，能让你自己不需要打开就能记起文件的大概内容，能就是好的名称。要为电脑中所有的文件和文件夹使用统一的命名规则，这些规则需要我们自己来制订。最开始使用这些规则时，肯定不会像往常一样随便输入几个字那样轻松，但一旦你体会到了规则命名方便查看和检索的好处时，相信你会坚持不懈地执行下去。另外，从排序的角度上来说，我们常用的文件夹

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或文件在起名时，可以加一些特殊的标示符，让他们排在前面。比如当某一个文件夹或文件相比于同一级别的来说，要访问次数多得多时，笔者就会在此名字前加上一个“1”或“★”，这可以使这些文件和文件夹排列在同目录下所有文件的最前面，而相对次要但也经常访问的，就可以加上“2”或“★★”，以此类推。此外，文件名要力求简短，虽然Windows已经支持长文件名了，但长文件名也会给我们的识别、浏览带来混乱。

6．注意分开要处理的与已经完成的。

如果一年前的文件还和你现在正要处理的文件摆在一起，如果几个月前的邮件还和新邮件放在一块，那你将会很难一眼找到你想要的东西。及时地处理过期的文件，备份该备份的，删除不需要的，是一个良好的习惯。以老师为例，上学期教授课程的教案与资料，本学期使用的频率会非常小，所以应当专门将到存放后另一个级别较低的文件夹中，甚至于刻录到光盘中。而并本学期的一些文档，因为要经常访问，最好放置在“我的文档”中以方便时时访问。对于老师来说，一个学期就是一个周期，过一个周期，就相应地处理本周期的文件夹。对于其他行业的人来说，也有不同的周期，我们要根据自己的实际工作和生活需要对文件夹、文件进行归档。为了数据安全还要及时备份和删除不需要再使用的文件。

7．整理你的快捷方式。

电脑使用时间长了以后，在“桌面”、“开始菜单”和“快速启动”栏里会有很多很乱的快捷方式。这些快捷方式你不可能都需要吧？在“快速启动”栏里只需保留你最常用的几个快捷方式（例如：internet，我的文档，word，excel）。把其他多余的快捷方式从“开始”菜单中拖到桌面，然后，在桌面新建一个文件夹，存放桌面上的所有的快捷方式。打开这个文件夹，删除不需要的快捷方式，只保留常用的。这样，你的桌面和开始菜单看起来或更清爽，反应速度也会更快。

8．把有关的文件存在一起，而不去管他们的格式。

举个例子：把与同一个项目有关的word文档、ppt、spreadsheet和图表放在一个文件夹里。而不是一个文件夹装所有的ppt，另一个装所有的spreadsheet等等。这样，找某个特定项目的各种附件将更加快捷。

9．不要让文件夹里装得太满

如果一个文件夹里装太多文件或者子文件夹，多到整个屏幕都显示不下，还要滚动鼠标滚轮才能看完全部条目---这时就应该把这个满满的文件夹分成几个小一点的子文件夹，列一个按修改时间顺序或者字母表顺序的清单，这样便于今后提取。比如：你可以把一个叫“businessplan”的文件夹分成“BP2005”、“BP2006“和“BP2007”等子文件夹。同样假设你的一个客户叫DeltaTraders，你就可以按照客户的姓名分成"DeltaTraderssalespresentations"和"DeltaTraderscontracts."这样的方式使子文件夹显得有条理，而不是一堆文件清单堆在一起。说

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到这里，还有一个需要注意的小要点，如果子文件夹的文件少于五个的话，那你去点开层层的文件夹找到所需的文件可能节省不了多少时间。

10．记得备份你的文件归档系统。

再强调一遍：这个听起来有点枯燥，但是很重要。所有坏过硬盘的人都可以证明!首先保证给计算机定期做备份，再给文档信息包括联系人都做备份。按行动先后次序整理利用这些更深入的方法定制你的文件归档系统。这有助于你分清工作优先级，提高效率。

11．按日期整理文件。

把文件夹按日期命名。这样可以帮你在不点开文件夹的情况下确定那个文件是最近的，例如：一个文件夹命名为”Guidelines12Oct07“表明这个指导文件是2007年10月12号的。(如果你做跨国工作的，这个日期有时候写作121007，容易混淆!)

12．使用”记事本“文件。

记事本文件，也就是所谓的”43文件夹“方案，是很多人用的一种独特的文件整理方式。建立12个文件夹(每个月一个)另加31个子文件夹(一天一个)。把每天要完成的工作放在相应的文件夹里。这样在每天开始的时候，打开那天所对应的文件夹，把文件全部放到桌面上或者放到“today”文件夹中。然后把空的文件夹移到下个月对应的位置。如果你又是一天不能完成当天的工作，那就把它放到明天对应的文件夹中。这个系统可以帮助你整理记录每天的任务，也可以作日记本用。

13．及时归类网上下载的文件

在你下载文件或者新建文件时，不要图方便，都放到了桌面。确保你把它们都放在了有意义的文件夹中，这样才能避免混乱，保持电脑的整洁有序。

建立完善的结构、规范化地命名、周期性地归档，这就是我们要做的。这并不复杂的操作却能大大提高我们的工作效率，节省我们已经很有限的时间。如果你现在就开始，那请首先拿出一张纸，明了你的信息类别，明确准备创建的文件夹个数与位置，还有为重要的文件夹制订文件命名规则及归档规则。然后按此规则将电脑中已经存在的大量信息进行移动、更名、删除等操作，而且要在以后操作中克服自己的陋习。也许开头会很难，也许规则会很繁琐，但相信过不了多久，你就已经习惯于看到井井有条的文件与文件夹，并享受高效管理带来的快乐了。

办公室电子文件管理规范参考

电子文件归档与管理是指在各项活动中产生并具有保存价值的电子文件（含电子公文）的形成、积累、鉴定、归档、保管、使用和统计的过程。

电子文件的一般分类：文字型电子文件、图像电子文件、音频电子文件、影像及多媒体音像数据。

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6 1．电子文件管理基本要求

1）建立各部门档案人员、数据管理人员的指导和联系制度，保证及时沟通、解决在电子文件归

档与管理中出现的问题。

2）为保证电子文件的安全性，防止因灾难、病毒、意外等可能带来的数据丢失，对于电子文件正式文本实行双套保存（电脑保存和移动载体保存）有永久和长期保存价值的文本或图像、图形形式的电子文件，必须制成纸质文件，同步归档保存。

2．电子文件的收集与保存

1）电子文件在形成、接收时就要制作备份。在文件流转的每一个环节，只要发生过信息变化的，都必须制作备份，并在文件内容中注明：初稿、修订稿、定稿。如需多次修改的文件还需标注：修改1稿、修改2稿、以此类推并注明修改人姓名和修改时间。

2）对已经定稿完毕的电子文件进行统一编号，无论有没有归档，都要定期制作备份。

3）建立电子文件登记表，并与电子文件同时保存。

4）电子文件稿本代码：M—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；F—正式电子文件；

5）文件来源分类是收文单位对所收到的文件按其来源进行的分类。归档分类可以分两类；就是内部和外部文件。外部文件划分成可以是“机构+日期”模式。内部进行的分类，部门的需用部门名称、项目需使用项目名称+日期以文件夹或压缩文件打包。

6）成文日期是文形成的日期其基本格式并一律用8位阿拉伯数字表示，表示日历年内日历月的顺序数，表示日历月中日历日的顺序数。时间不详时用数字“0”表示。例1：，即：表示年度为2011年，月、日不详。（没有编号的电子文件，可以全部统一编号）例2：，即：表示年度为2011年3月14日。

7）秘密文件在计算机内建议以“汉语拼音代码”存储，以“汉字代码”显示。并制定办公汉语拼音代码表，如表8-1。

表8-1 汉语拼音代码、汉字代码名称

3．电子文件的归档

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7 1）文件办理的各部门应将自己部门所属文件即时整理归档。集中归档的，电子文件形成部门应

当定期把应归档的电子文件向有关部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的移动磁盘。

2）存储电子文件的载体或装具上应当贴有标签，注明载体序号、档号、密级、存入日期等内容，归档后的电子文件的载体应当设置成禁止操作的状态。

3）特殊格式的电子文件，应当在存储载体中同时存有相应的查看软件。

4）相应的电子文件机读目录、相关软件以及其他说明等应当同时归档，

5）归档完毕，电子文件形成部门应当将存有归档前电子文件的载体保存至少1年。

4．归档电子文件的移交

1）对归档电子文件，应当按照有关规定认真检验。检验合格后如期移交至保管部门，进行集中保管。联网情况下，在履行相应的手续后，归档电子文件的移交和接收工作可以在网络上进行。

2）接收部门应对载体进行检查，查看载体有无划痕，是否清洁；有无病毒；核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续是否完备；核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；对特殊格式的电子文件，应当核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。

3）档案保管部门应当按照要求及检验项目对归档电子文件逐一验收。移交的电子文件检验不合格的，退回形成部门重新制作。

5．电子的邮件管理

1）电子邮件账号必须由申请人本人使用，禁止将电子邮件账号转借给他人使用。

2）电子邮件是按性质和用途确定的文件种类的名称标题用汉字表示。文种项依实际情况著录，如命令、决议、指示、通知、报告、批复、函、会议纪要、说明书、协议书、鉴定书、任务书、计划书等。

3）发送保密资料邮件，按保密级别不同分别对待：

公开级：内部级电子文件按公司制度要求发送。

秘密级：需由部门主管同意，加密发送，由部门主管对资料的安全性负责。

机密级：由部门主管签字同意，将发送资料交。行政部审核、存档，并由行政部负责发送

绝密级：禁止在网上发送。

6．电子文件保管

1）归档载体应当作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。

2）单片载体应当装盒，竖立存放，避免挤压。

3）存放时应当远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。

7．归档电子文件的鉴定销毁

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对过期电子文件的鉴定销毁，应当在相关部门或领导审核同意后进行。如果属于保密范围的电子文件，如存储在不可擦除载体上，应当连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除；不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。

二）桌面实用工具

打开提供操作素材的文件夹，完成以下操作：

1．压缩工具

1）把LX文件夹下的A1文件夹和文夹进行同名压缩，存放在LX文件夹下。

提示：可以采用winrar软件，单击右键“添加到”

2）把LX中B1文件夹再加到压缩包中

提示：添加文件到压缩包中，把B1文件夹拖到压缩包上重叠，当出现“+”松开。

3）把LX中C1文件夹压缩保存到桌面上。

提示：可以采用winrar软件，单击右键“添加到压缩文件”，在弹出的对话框中（如图1），单击“浏览”按钮，在弹出对话框内选择“桌面”，确定后即把文件夹压缩到桌面中。

图1 压缩文件对话框

4）把LX下的文件创建自解压文件“图片.exe”。

提示：在压缩时在图压缩文件对话框中“创建自解压缩文件”打勾。

5）把A1在LX下创建一个ZIP压缩文件，观看效果。

提示：在压缩时在图压缩文件对话框中“压缩文件格式”选择“ZIP”。

6）把LX下USER1文件夹采用“最好”的压缩方式压缩到桌面上。

提示：在压缩时在图压缩文件对话框中“压缩方式”处选择“最好”。

7）把A1文件夹进行加密打包，密码为123。

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提示：对方获取了压缩包后必须解压才可以阅读里面的信息，如果我们可以要求对方解压前输入密码方可解压。

8）有一个视频文件，要以邮件附件的形式传给朋友，但是视频有20M，而你用的邮箱最多只能支持5M附件的发送，且压缩后仍有18M，问如何解决？

提示：可以采用winrar里面的分卷压缩功能。

9）把LX下刚才建立的解压到USER1下

提示：可以采用winrar软件，单击右键“解压文件”，在弹出的对话框中，如图2，在右边框中选择要解压到的位置点“确定”。

图2 解压文件对话框

10）把桌面上USER1解压到桌面。

提示：可以采用winrar软件，单击右键“解压到当前文件夹”。

2．文件内容翻译

1）通过WORD自带工具翻译以下中英文单词。

Apollo：____________ yachtsman：____________ dactylography：______________

小村庄：____________存车处：______________寓言家：_________________

提示：“工具”菜单|“语言”|“词典”

2）请翻译下面一篇短文：

With our advanced and special equipment, professional manufacturing experience and the strict quality-control system, we guarantee our buyers the best quality, competitive price and prompt shipment. All raw materials used in "ALPHA" products are carefully selected for quality and all local environmental regulations are met or surpassed. The goods are carefully stored in warehouses to

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10 ensure the final products are of the highest quality.（英翻汉）

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有广泛爱好的我特别擅长于排版及网页美工和多媒体的制作，就任本班组织委员的同时也加入了校学生会宣传部。对工作热情、任劳任怨，和部内成员团结一致，一年间我由部委升为部长。在任部长期间注重配合学校、学生会其他部门，出色的完成各项宣传工作，促使学校的各种运作更顺利的进行。（汉翻英）

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提示：通过翻译工具软件进行翻译，如金山快译。

3．文件分割工具

把操作文件中文件分别分割成两个文件，每个文件不超过900KB容量，并把这两个文件复制到D盘，并进行合并操作。

提示：利用文件分割X—split软件，打开要分割的文件，如图3。指定文件分割后存放的位置，

分割的大小等。同理，要合并时可以调用合并选项卡即可。

图3 X—split文件分割

4．文件加密

对所提供操作文件中的JM文件夹和文件进行加密和解密。

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提示：可以采用文件夹加密的方法来实现。如图4，选定要加密的文件夹，然后输入密码，那么访问该文件夹的时候只有输入对应的密码方可访问了。

图4 文件加密

5．文件阅读

1）请打开LX3中的文件“”，阅读里面内容。

提示：利用超星阅读器。

2）请打开LX3中的文件“002. WDL”，阅读里面内容。

提示：华康阅读器安装后尝试打开。

3）请打开LX3中的文件“003. PDF”，阅读里面内容。

提示：Adobe Reader软件安装后尝试打开。

6．把文件资料刻录到光盘

【参考提示】从网上下载刻录软件，常见用nero软件安装，然后运行Nero StartSmart刻录软件，利用该软件刻录数据。

1）运行Nero StartSmart软件。

2）点击“数据刻录”。

3）点击“添加”按钮添，选择盘符路径，添加需要刻录的文夹或文件夹。

4）点击“打开”即成功选择了需要刻录的文件或文件夹，然后继续按上面步骤进行添加需要刻录的文件，直至添加完所有需要刻录的文件后点“取消”后。

5）放入空白光盘到刻录机后，点击“刻录”按钮，刻录机开始刻录数据，如下图7-15：6）刻录时间的长短在乎刻录文件的多少，稍等后刻录成功，光盘自动弹出，如下图7-16所示。

7）点击“确定”后完成刻录。

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12 三）办公图片处理

1）图片截取

? windows 系统屏幕截图快捷键

按下健盘右上方的print screen sysrq 键，然后打开画图工具或word 文档，在里面ctrl+v 就可以了，或点编辑中“粘贴”即可。

? 屏幕随意截（QQ 截图快捷键）

首先，打开并登陆您的QQ ，按下组合键ctrl+alt+A ，屏幕显示阴影，出现光标，如图5；

图5 按下组合键后效果

然后，点击鼠标左键，出现调整截图大小八小方块，拉取所要截图的大小；接着，按右键弹出快捷菜单，点击“完成截图”，在想要显示的地方如word 文档粘贴即可；或是点击“保存”，将截图另存为图片。

2）利用截屏工具软件如HyperSnap 6截取需要屏幕图片。

3）利用ACDSee 对公司活动图片进行处理。

?

手动浏览素材中图片，注意观察效果。

? 自动浏览素材中图片，注意观察效果。

? 在ACDSEE 环境中把图片复制到桌面上。

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13 ?把素材中所有图片通过批量命名功能统一命名为“”、“”“”……。

?把图片格式转换成GIF格式。

?制作一张打印联系表，并预览其效果。

?利用素材图片制作一个HTML相册，相册名为“我的相册”，放在自己文件夹中。

?利用素材图片创建一个独立幻灯片（EXE格式），并设置幻灯片播放效果为“滑动”模式，

以为文件名放在自己文件夹中。

?利用素材图片创建一个屏保文件，以为文件名放在自己文件夹中

?利用素材图片创建一个PDF格式文件，以为文件名放在自己文件夹中

?在自己文件夹中利用素材图片创建一个图册，并打开图册观看效果。

?练习图片分类别分等级，把素材所有图片标上类别和等级，并进行筛选操作观察效果。

?任意选择一张图片，在ACDSEE中直接设置为桌面墙纸。

?编辑图片，打开某一张图片，做以下编辑观看效果：

?剪裁打开图片部分，作为新图片以为名字保存在自己文件夹中。

?对图片进行旋转观察效果。

?对图片进行色彩调节，调整好后另存为图片到自己文件夹中，命名为：。

?下移一张图片，设置“效果”，对其做效果后另存为图片到自己文件夹中，命名为：（具体效果自定）。

?打开，把该图尺寸放大到800X650大小，结果另存到自己文件夹中，命名为：。

?给图片添加文字“美丽风景”，并设置字体格式，把结果另存到自己文件夹中，命名为：。

?任意选择一张图片做锐化处理后把结果另存到自己文件夹中，命名为：。

四）常见桌面功能键使用

Alt键常见使用

（1）快速切换焦点

在windows的对话框中一般都具有多个项目，如输入框、下拉框、按钮、选项框等等，有时候用鼠标点击反而不如用键盘选择来得方便。如在一个窗口中有姓名（C）和密码（P）两项可供选择，此时，只要我们按下alt+C即可快速切换到姓名项，而按下alt+P即可快速切换到密码项，非常方便。

（2）快速打开windows任务管理器

在windows中想结束一个已经死锁的windows 程序或进程时，都是通过windows的任务管理器来完成的。在windows 2003中，只要我们在任务情况下按下ctrl+Alt+Del键即可打开“Windows 安全”窗口，再按下alt+T键即可打开windows 的任务管理器，从而选择欲结束的任务或添加新任务。

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14 （3）复制指定窗口内容

大家对键盘上的printscreen键一定不会陌生，利用它可以将windows桌面上的内容（包括其打

开的窗口）抓取至系统的剪贴板中。但是，按下printscreen键能够将整个屏幕的图像复制至剪贴板中，有时候我们并不需要所有的屏幕上的内容，而只需要一个窗口，这时，我们按下alt+Printscreen 键可以将当前活动窗口的图像复制至剪贴板中，而不是整个窗口，非常精确。

（4）快速切换任务

当打开了许多任务窗口时，只要按下alt+Tab键，就可以将windows中已经打开的多个任务以图标的形式提供给你循环切换选择，选中后，松开alt+Tab键即可快速将焦点切换到该任务。而按下alt+Esc则会在已经打开的任务中顺序循环切换。

（5）快速关闭窗口

按下alt+F4键，就可以关闭当前窗口，相当于按程序窗口的右上角 。

（6）打开窗口的控制按钮

每个窗口左上（即标题栏左边）都有个图标，称为控制按钮。打开它可以对窗口可以进行移动、最大化等操作。除了用鼠标单击打开外，在windows2003中还可以按alt键+空格打开。

2．Ctrl键常见使用

（1）选择多个不连续的文件或文件夹

大家都知道在windows 2003中选择对象时候，选中一个对象，用鼠标单击一下即可，选择一组连续对象，用鼠标拖一下就可以，但如果要选中一组不连续对象，则需要先按ctrl键，然后使用鼠标单击各个要选定的文件或文件夹。

（2）快速复制文件或文件夹

选中文件(或文件夹)，按住ctrl键，拖动文件(或文件夹)至目标文件夹，松开鼠标即可。

（3）创建快捷方式

按住ctrl+Shift键拖动文件。

（4）在输入法中使用

按ctrl+Shift键可以完成各种输入法切换；按住ctrl+ .(句号) 实现中英文标点切换；按ctrl+Space 键可以实现启动或关闭中文输入法即实现中英文两者间切换。

（5）关闭多文档界面程序中的当前窗口

按ctrl+F4键，即可实现关闭多个打开文档中当前窗口。

（6）显示“开始”菜单

按ctrl+Esc键显示【开始】菜单。

（7）常见其他组合键

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15 在windows中，无论在程序中，还是在桌面上，可以按下列组合键实现复制、剪切、粘贴、撤

消通用操作：Ctrl+C键（复制）；Ctrl+X键（剪切）；Ctrl+V键（粘贴）。

3．Shift键常见使用

（1）选择多个文件、文件夹

要选择多个连续文件时也可以使用shift键来完成，先选中首文件，然后按住shift选择最后一个文件，这样这两个文件之间的文件将全部被选中，你还可以利用shift和方向键进行选择。

（2）彻底删除文件、文件夹

在删除文件、文件夹时，按下shift+Del组合键，确认回车，可以直接删除文件，而不是将文件放入回收站。

（3）跳过启动程序

在windows启动时按住shift键直到启动完毕，可取消自动启动程序功能，并且跳过硬件检测，达到快速启动，同样也能去掉cd自动播放功能。

（4）切换全/半角状态

按下shift+空格键即可。

（5）快速粘贴对象

不论是在编辑框中还是在标准windows应用程序中，同时按下shift+Insert键，即可从剪贴板上粘贴内容。

（6）改变文件的关联

当遇到某个文件不想以它的默认程序打开时，按住shift，点击鼠标右键，选择“打开方式”，在接下来的窗口中选择打开的程序即可。

（7）打开右键菜单

按住shift+F10，可以打开所选项目的右键菜单。

4．F功能键常见使用

F1键：在windows操作系统中，如果你处在一个选定的程序按下f1，帮助也常常会出现。如果现在不是处在任何程序中，而是处在资源管理器或桌面，那么按下f1就会出现windows的帮助程序。如果你正在对某个程序进行操作，而想得到windows帮助，则需要按下win＋F1。按下shift+F1，会出现"What's This?"的帮助信息。

F2键：如果在资源管理器中选定了一个文件或文件夹，按下f2则会对这个选定的文件或文件夹重命名。相当于你点击右键选择重命名。

F3键：在资源管理器或桌面上按下f3，则会出现“搜索文件”的窗口，因此如果想对某个文

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件夹中的文件进行搜索，那么直接按下f3键就能快速打开搜索窗口，并且搜索范围已经默认设置为该文件夹。

F4键：F4有一些非常实用的功能，当你在ie工作时，可以用这个键来打开ie中的地址栏列表，同时你也可以用alt＋F4组合键关闭你当前工作的窗口。

F5键：F5是刷新键，用来刷新ie或资源管理器中当前所在窗口的内容。这是一个非常便捷的快捷键，当你插入一个新的软盘是，你的屏幕显示的仍然是前一个软盘的内容，只需要按下f5刷新一下屏幕就可以看到刚刚插入的软盘的内容了。

F6键：可以快速在资源管理器及ie中定位到地址栏。

F7键：在windows中没有任何作用，在个别程序可能有作用。

F8键：在启动电脑时，可以用它来显示启动菜单。

F9键：在windows中同样没有任何作用。但在windows Media Player中可以用来快速降低音量。

F10键：用来激活windows或程序中的菜单，按下shift＋F10会出现右键快捷菜单。和键盘中application键的作用是相同的。而在windows Media Player中，它的功能是提高音量。

F11键：在windows工作时，按下f11会使ie或资源管理器变成全屏模式。会使菜单栏消失，这样我们就可以在屏幕上看到更多的信息，再次按下可以恢复。

F12键：在windows中同样没有任何作用。但在word中，按下它会快速弹出另存为文件的窗口。

5．Windows徽标键（ ）使用

可以使用Microsoft自然键盘或含有Windows徽标键的其他任何兼容键盘的windows徽标键（ ），配合其他键可以实现以下常用操作：

显示“开始”菜单：单击windows（ ）键；

在任务栏上的按钮间循环：按Windows（ ）+ Tab键；

显示“查找所有文件” ：按windows（ ）+ F 键；

显示“查找计算机” ：按ctrl+ Windows（ ）+ F键；

显示windows “帮助”：按Windows（ ）+ F1键；

显示“运行”命令：按windows（ ）+ R键；

显示“系统属性”对话框：按windows（ ）+ Break 键；

显示“Windows资源管理器” ：按windows（ ）+ E键；

最小化或还原所有窗口：按windows（ ）+ D 键；

撤消最小化所有窗口：按shift+ Windows（ ）+ M键；

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17 模块二WORD高级应用

一）文稿编排标准

1．行文排版字体与字号标准

题目：黑体、四号、居中。

名字：宋体、四号、居中。

正文：宋体、小四号、行距。

页边距：上下左右

2．公文正文排版国家标准

标题：二号小标宋字体，居中显示；

主送机关：三号仿宋字体，顶格，冒号使用全角方式；

正文：三号仿宋字体；

成文日期：三号仿宋字体，右空四个字的距离，“○”和六角符号的输入方法一致，不能使用“字母O”或“数字0”代替。

文号、签发人、主题词：按照模板定义的字体填写完整。

二）基本排版

1.制作一份如图所示的迎新舞会海报。

图迎新舞会海报

百度文库 - 让每个人平等地提升自我 18 参考步骤：

1）海报题头的制作

利用素材制作如图所示的海报题头。要求：

（1） 为第一届添加下划线。

（2） 设置“全国大专院校”楷体，一号，字符间距2磅。

（3） 插入艺术字“联合迎新舞会”，并参照效果图进行相应的字体，字形设置。

（4） 将“全国学联会”转换为繁体。

（5） 利用中文版式对“舞出生命的活力，让年轻动感起来”的相应字符进行提升、下降带

圈字符、添加拼音的设置。

图 海报题头

2）海报正文的制作

利用素材制作如图所示海报正文。要求：

（1）首字下沉2个字符。

（2）正文格式设置：中文（宋体，5号）；西文（Times New Roman ，20，加粗，倾斜）

（3）突出显示“罗小云、伍佰&China Blue 、蓝心湄，庾澄庆、赵传”如下图所示。（楷体，四号，加粗，倾斜，双行合并）

（4）设置背景水印文字“敬请光临”。

（5）设置页眉为海报，居中。

图 海报正文

3）海报结尾的制作

对素材的相应位置，进行突出显示设置，并添加边框与底纹，效果如图所示。

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图 海报结尾

三）邮件合并应用。

请制作一份宁波万丰有限公司的催款函模板，并利用这个模板向以下公司发出催款通知如图。

参考步骤：

1）制作如图所示的催款函模板

图 催款函模板

2） 催款函的应用

利用邮件合并功能批量发送催款函。

（1）在Excel 中建立数据清单，如图。

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图数据清单

（2）打开催款函模板，执行显示邮件合并工具→打开数据源→插入域（插入相应的域名）→

合并到新的文档，完成合并。

四）Word长文档排版

?对提供长文档排版操作要求:

1．对正文进行排版，其中建议：

1）章名使用样式“标题1”，并居中；自动编号格式为：第X章，其中X为自动排序。

2）小节名使用样式“标题2”，左对齐；自动编号格式为：多级符号，。X为章数字序号，Y 为节数字序号（例：）。

3）新建样式，其中字体：中文字体为“楷体_GB2312”，西文字体为“Times New Roman”，字号为“小四”。段落为首行缩进2字符，段前行，段后行，行距倍其余格式：默认设置。

4）对出现“1.”、“2.”…处，进行自动编号，编号格式不变；对出现“1）”、“2）”…处，进行自动编号，编号格式不变。

5）将上面3）中的样式应用到正文中无编号的文字。注意：不包括章名、小节名、表文字、表和图的题注。

6）对正文中的图添加题注“图”，位于图下方，居中。其中编号为“章序号”-“图在章中的序号”（例如第1章中第2幅图，题注编号为1-2）；图的说明使用图下一行的文字，格式同标号，图居中。

7）对正文中出现“如下图所示”的“下图”，使用交叉引用，改为“如图X-Y所示”，其中“X-Y”为图题注的编号。

8）对正文中的表添加题注“表”，位于表上方，居中。其中编号为“章序号”-“表在章中的序号”，（例如第1章中第1张表，题注编号为1-1）；表的说明使用表上一行的文字，格式同标号，表居中。

9）对正文中出现“如下表所示”的“下表”两字，使用交叉引用，改为“表X-Y”，其中“X-Y”为表题注的编号。

10）对正文中首次出现“结构化布线”的地方插入脚注，添加文字：“结构化布线是网络布线工程的常用方法”。

2．建议在正文前按序插入节，使用“引用”中的目录功能，生成如下内容：

1）第1节：目录。其中“目录”使用样式“标题1”，并居中；“目录”下为目录项。

2）第2节：图索引。其中“图索引”使用样式“标题1”，并居中；“图索引”下为图索引项。

3）第3节：表索引。其中“表索引”使用样式“标题1”，并居中；“表索引”下为表索引项。

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3．对正文做分节处理，每章为单独一节。

4．添加页脚。使用域，在页脚中插入页码，居中显示。其中建议：

1）正文前的节，页码采用“i,ii,iii,……”格式；

2）正文中的节，页码采用“1,2,3，…”格式，并且每节总是从奇数页开始；

3）更新目录、图索引和表索引。

5．添加正文的页眉。使用域，按以下要求添加内容，居中显示。其中建议：

1）对于奇数页，页眉中的文字为“章序号”+“章名”；

2）对于偶数页，页眉中的文字为“节序号”+“节名”。

?主要用到如下知识与技能：

1．内置样式设置及应用

样式是应用于文档中的文本、表格和列表的一套格式特征，它是指一组已经命名的字符和段落

格式。使用样式定义文档中的各级标题，如标题1、标题2、标题3……标题9，就可以智能化地制作出文档的标题目录，它减少许多重复的操作，在短时间内排出高质量的文档。

样式中最难理解的是其中的自动编号，按多级符号进行各个级别的自动编号设置，这也是最关键的地方，此处一错，后面全部出错。

2．自动编号

自动编号是使文中的相关数字及编号能够自动加上，而不要用户一个一个地输入。

3．题注及交叉引用

文档中要加题注的项目有图形、表格、公式等，题注的位置有专门规定，一般来说，图片及图形，其题注标注在其下方，表格的题注在其上方。在论文中，一般要新建“图”、“表”两个标签。交叉引用可以将文档中插图、表格、公式等内容与相关正文的说明内容建立对应关系，既方便阅读，也为编辑操作提供自动更新。

4．脚注和尾注

脚注和尾注都是对正文的补充，对正文中的词语提供解释或者说明相关的资料，脚注可以出现在文字下方，也可以出现在页面的底端。当解释的内容较多时，一般使用尾注，将其放到文档的结尾。

5．分节

“节”是独立的排版单元，如果忽略“节”，则整个文档就是一“节”，有一样的页面设置、相同的页眉页脚内容，不便于文档的排版。分节时，要注意各种不同类型的分节的区别。

6．生成目录

论文的目录是通过WORD的目录生成的。生成之后的目录是可以通过按CTRL+内容进行索引的。

本文来源：https://www.bwwdw.com/article/i79q.html