办公自动化系统的分析与设计 - 图文

在国家信息化大的方针和政策的指引下，信息系统在我国呈现出蔓延和集 成发展的趋势。通过对我所在单位及丽江多家金融机构、政府机关了解使用办公 自动化系统的情况，展开办公自动化信息系统的研宄，使用所学软件工程知识对 我所在单位的传统办公业务进行信息化改造，实现了所在单位量身定制的办公自 动化系统，论文首先给出了部门的组织结构图，通过对组织内业务等调研和分析， 给出了办公自动化系统的主要业务，在办公自动化主要业务的基础上，绘制了办 公自动化业务的的顶层数据流图、中间层数据流图和底层数据流图，更多相关资料整理，高效提炼所有文章有用信息，节省原本就不必要浪费掉的信息搜索时间，尽在专业平台www.javatree.cn，平台推广过程中，caj文件转word格式服务限时免费，全网独家资源限时免费下载！并，专业资源整合人才限时免费指导，更有多年专业写手论文指导、代写、降重，限时供应！赶紧过来抢占先机，和时间赛跑，赢取大金主限量供应的福利，抢到就是你的！并给出了相 应的数据字典，通过需求分析，将数据流图中的业务逐一转化成对应的系统模块 结构图，并对模块的加工结合数据流信息给出对应的IPO图，完成了办公自动 化系统的模块设计，在数据流图的基础上，给出办公自动化系统的ER图和数据 库表格设计。

关键字：办公自动化；IPO; ER图

Abstract

Under the guidance of national guidelines and policies of large-scale information systems in our country shows the trend of the spread and integrated development. Through my work unit and Lijiang, a number of financial institutions, government agencies understand the use of office automation system，the expansion of office automation information system of research, the use of software engineering knowledge learned traditional office business unit where I conducted information transformation, achieve the unit where customized office automation system, the paper gives the first organization chart sector through research and analysis organization services，etc” gives the main business of office automation systems， based on the main business of office automation draw the top-level office automation business data flow diagram, the intermediate layer and the underlying data flow diagram data flow diagram, and the corresponding data dictionary, requirement analysis, the data flow diagram of business one by one into the corresponding system module structure diagram, and the structure of the module combined data stream corresponding to the information given in Figure IPO, completed the modular design of office automation systems, based on the data flow diagram, ER diagram given office automation system design and database tables.

Key words： OA; IPO; ER diagram

mm ....................................................................................................................... i

Abstract ......................................................................................................................................... II

第1章引言 ........................................................ ..1

1.1办公自动化系统的信息化发展现状 ............................... 1 1.2国内外研究和应用现状 ....................................... 1 1.3网络办公信息化发展存在的问题 ................................. 2 1.4论文研究开发的意义 ........................................... 3 第2章系统需求分析 ................................................... 4

2.1系统可行性分析 ............................................... 4

2.1.1 研发目的 ............................ . ???????? ............. 4 2.1.2系统总体需求 ............................................ 4 2.2主要业务流程分析 ............................................. 4

2.2.1组织结构分析 ............................................ 4 2.2.2公文发文管理流程 ........................................ 5 22.3公文收文管理流程 ...................................... 7

2.2.4会议管理流程 ............................................ 8 2.2.5车辆管理流程 ............................................ 9 2.2.6基础数据管理流程 ....................................... 10 2.2.7发文查询业务 ........................................... 11 2.3功能需求分析 ................................................ 12

2.3.1触分析 ................................................. 13 2.3.2数据流分析 ............................................ 13

第3章系统设计 ...................................................... 45

3.1系统总体结构设计 ............................................ 45 3.2系统功能模块设计 ............................................ 45

3.2.1公文发文管理 ........................................... 45 3.2.2公文收文管理 ........................................... 56

3.2.3车辆管理 ............................................... 63 324会议管理 ................................................... 72 3.2.5基础数据管理 ............................................. 84 3.2.6 发文查询 ...... . ...................................... .....90 3.2.7系统管理 ................................................. 95 3.3数据库设计 .... . .......................................... 106

3.3,1主要实体属性图 ................. ； ......................106 3.3,2主要实体关系图 .......................................... 113 3.3.3主要数据库表设计 . .................................... 116

第4章总结与展望 ................................................... 126

参考文献 ............................................................ 127

獅 ................................................................... 128

第1章引言

1.1办公自动化系统的信息化发展现状

办公自动化，英文名称是Office Automation，简称0A，是现代办公信息处 理的自动化过程，它利用现代信息技术和网络技术，结合现代企业办公的流程， 整合现有企业业务并进行信息系化改造，使企业、事业单位的原有各种办公业务 活动逐步由人、机、网络和信息系统来协助完成，实现了跨区域、全时段的企业 现代化办公,提高员工的工作质量，加快了员工的工作效率，提高企业信息利用 率。

办公自动化在我国发展已有近二十年的历史，通过对原有的问题的总结和原 有解决方案的探索，办公自动化的利用率和使用效果都得到了政府、企业、事业 单位的认可。

我国正处于信息化发展的扩展阶段，我所在单位在云南省政府的要求下也在 加强部门信息化的开展工作，分析与设计办公自动化系统对解决我所在单位的常 见纸质办公问题，提升信息化水平有着重要的意义。

1.2国内外研究和应用现状

美国是现代信息技术发源地，以计算机制造与计算机软件开发为技术核心的 信息技术发展和信息资源利用是其在经济、技术等方面领先于其他国家的重要保 证，信息技术在美国由传统的面向企业业务为主逐渐转向面向中层管理和面向上 层决策支持为主，以此产生了诸多信息系统，如面向生产的生产运作系统，面向 财务的会计信息系统，面向管理的MIS,面向决策的EIS(主管信息系统)和DSS(决 策支持信息系统)。可以看出信息系统在美国发展的层次性很完整，信息系统的 应用领域很完善，美国的信息化水平相对较高，作为企业中层较常用的办公自动 化系统也发展的相对较完善。

我国从改革开始开始，逐步引入国外的信息技术并进行内部吸收和学习，进 而在企业进行展开应用，出现了诸如用友、东软等大型的信息系统开发与应用公 司，促进了我国信息硬件基础和软件基础的发展，在国家信息化大的方针和政策

1

的指引下，从企业到事业再到政府不断加大信息技术的推广和应用力度，展开了 诸如电子政务、办公自动化、互联网+导向的信息化进程。信息系统在我国呈现 出蔓延和集成发展的趋势。办公自动化系统也越来越受到各企业、事业单位的接 受和重视。

作为金融系统的从业人员，本单位早在2000年左右就开始使用办公自动化系 统来处理各项单位的事务。丽江市现在许多行业及部门也己经开始使用办公自动 化，中国农业银行、建设银行、招商银行等等这些银行系统很早就引入了自己的 办公自动系统，而且这些系统都是非常庞大、复杂的，每个部门使用的办公自动 化系统都是从自身业务出发，量身定制，因为每个部门都有自己的特殊性。由于 工作原因我接触到的办公自动化系统多为金融系统的办公自动化软件，目前丽江 市政府机关、企事业行政单位都在使用各自的办公自动化系统，从效果来看都极 大的提髙了行政办公的效率，绿色节能环保。但通过我自身的实地调研，也发现 了一些问题所在。

1、 有的办公自动化系统功能比较单一，仅仅只是一个模式的复制，对于一些 特别的需求无法满足。

2、 除银行系统外其他部门的办公自动化系统均是购买的市场上其他品牌的办 公自动化软件，使用这一方式引进办公自动化系统的优点是前期投入比较少，成 本较低。缺点就是由于是通用型的办公自动化系统不能有效的满足本部门的办公 需要，如果需要量身定制，价格就相当昂贵。

3、 现在各类系统、软件层出不穷，每套系统都需要独立的用户名和密码，对 于一个部门或者单位而言在使用不同的系统时不不断的切换登录，这是非常麻烦 的一件事，并且各个系统之间的数据有些其实是冗余，例如：办公自动化里面的 人员信息和其他的系统的人员信息其实是可以共享,那么这些数据的共享和整合 就显得非常有必要。

1.3网络办公倌悤化发展存在的问題

OA系统是企业开展电子办公、实现企业业务信息化改造、推进部门信息化进 程的重要基础，是提升企业人员信息素养、提供企业信息资源利用、加强企业管 理、提高企业办公效率的重要保证，但是现阶段发展存在一些问题。

1、 企业人员信息化素养还不高。目前企业人员信息化素养普遍不高，一般办 公人员的Offfice基础办公能力有限，受教育程度有限。所以信息操作人员对数 据管理、安全管理和业务流的意识不强烈。

2、 企业发展的阶段还不高。我国大部门企业和事业单位的信息化进程还处在 初级阶段，信息技术的应用和知识管理的普及的力度和广度欠缺。

3、 各个企业或事业单位的办公业务需求也不尽相同，办公自动化系统业务的 差异性较大，不想ERP系统或则会计信息系统具有普适性。

所以在企业和事业单位开展办公自动化，需求加强信息人员的信息素养、并 针对各个业务进行量身定制显得非常重要。

1.4论文研究开发的意义

本系统的研发主要从我所在单位的常见业务角度出发，应用面向过程的建模 方法的方法，快速开发一套基于我所在单位的网络办公自动化系统，这将帮助我 所在单位完成传统业务的网络化和自动化，提升我所在单位的信息化水平。也能 帮助我所在单位信息人员以后使用上一套适合自身特点的办公自动化软件。

3

第2章系统需求分析 2.1系统可行性分析

2.1.1研发目的

开发出一套适合于我所在的事业单位的网络办公系统。

2.1.2系统总体需求

根据办公系统的基本要求，网上办公系统应具备以下功能：

C一）能够实现拟定文稿、文稿报批、文稿审批、公文会签、公文签发、公 文下发和记载公文执行结果。

(二） 实现实现拟定会议通知、会议通知报批、会议通知审批、会议通知査 看。 (三） 能够实现员工用车申请、用车申请报批、用车申请查看、用车申请审 批和安排用车。

(四） 能够制定不同角色的权限；根据不同权限实现权责分明。 (五） 能够管理人力资源和部门员工权限分配。 (六） 能够记载系统中具有权责关系的操作。 (七） 能够实现对系统中数据的备份和还原。 (八） 系统运行稳定，并且应易于维护。

2_ 2主要业务流程分析

2.2.1组织结构分析

组织结构图描述了我所在事业单位组织结构情况和人员分配情况，是分析系 统角色、分析角色业务、了解业务运转的基础，通过组织结构中各职能部门的业 务配合，可以对企业原有业务进行调研，进而实现符合企业业务需要的系统需求 分析，为后续的常见业务信息化改造提供了基础，常见的组织结构形式包括直线 式（层次结构)，职能式(矩阵结构)和网络型结构等，本单位是传统的直线式结

4

构。

针对我单位的常见结构和组织层级关系，给出如下组织结构图:

图2—1组织结构图

办公系统是一个复杂的业务处理系统，业务流程的设计非常关键。在办公系 统主要的业务流程包括：公文的发文管理流程、公文的收文管理流程、会议管理 流程、车辆管理流程待四个重要的业务，辅助的有基础数据管理业务、信息查询 业务和系统管理业务。下面分别对这七种主要业务进行分析。 2.2.2公文发文esm程

如图2—2所

图2—2发文管理业务流程图

公文发文业务是部门业务的最主要的功能，其参与者主要有部门信息人员、 部门主管、单位主管。由部门信息人员执行文稿的拟定和修改，对修订的文稿进

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行报批，部门主管对报批的文稿进行审批，并填写审批记录，只有审批通过的文 稿才能发文，如果要发的文稿需要会签，部门信息人员则选择会签部门，并提交 会签报批，相关部门根据会签记录执行公文的会签，会签完整的发文交给单位主 管进行查看并签发。公文被下发后由相应部门进行接收，如果涉及部门员工的具 体业务，则相应员工则要填写公文执行记录。实现了不同角色不同权利的交叉和 配合，实现了公文的有机认证和权利控制。

2.2.3公文收文IfS流程

公文收文管理流程图如图2—3所示：

图2—3公文收文管理流程图

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公文收文业务是公文发文的延续，部门信息员接收别的部门信息人员发来的 公文，并对公文进行报批，单位领导审批后填写审批结果，部门信息人员对审批 的收文进行登记后下发，部门相关人员可以浏览下发的公文，并对涉及自己的公拥有多年代写经验专业写手在线论文指导及代写，资源整合及有效信息提取，caj文件转word格式，更有全网独家高水平文章资源下载，平台推广期间部分服务限时免费，尽在www.javatree.cn，给我们一次点击鼠标的邂逅，我带你走一条论文通过的捷径。 文填写执行结果，实现了对公文执行的落实。

2.2_4会议ITS流程

会议管理流程如图2—4所示：

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图2-4会议管理业务流程图

会议是现代企业、事业的重要部门业务，办公自动化系统通过部门信息职员 起草会议通知，对会议通知进行报批，部门主管对报批的会议通知进行审阅并审 批，审批通过的会议通知就下发给下属部门，下属部门依据下发的会议通知参加 会议。

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2.2.S车辆程

车辆管理流程如图2—5所示:

图2-5车辆管理业务流程图

单位经常要用车，车辆规划也可以实施信息化。部门员工通过填写用车申请，

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并提交给所在单位的主管进行报批，通过审批后的用车申请会显示给后勤的车辆 管理部门，车辆管理部门的主管通过查看用车安接收用车申请并安排用车， 同时填写用车安排记录。 2.2.6基础数据管理流程

基础数据管理业务流程图如图2-6所示:

图2—6基础数据管理业务流程图

基础数据管理是对公司、单位的人员进行管理和调度的重要功能，由人力资 源部主管根据公司、单位人力资源状况在系统中给各位员工分配部门和角色，通 过角色的分配，部门员工可以根据所分配的角色开展属于该角色的业务。

2.2.7发女查询业务

发文查询业务流程图如图2-7所示

图2-7发文査询业务流程图

发文查询业务是系统的最常见功能，部门员工和领导都可以实现对部门发文 的查看，根据不同的权责和条件查看不同的发文，并行使相应的业务。

2_2_8系统瓶业务

系统管理业务流程图如图2-8所示

'

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系统管理业务

超级管理员

___________________

图2-8系统管理业务流程图

系统管理是后台的主要业务，这项业务必须有系统超级管理员来操作，主要 涉及到对后台数据的维护，实现数据库的备份和还原，保证数据的安全；同时管 理后台日志，实现日志的查看和备份，保证了公司的权责认证。系统管理员了解 整个系统的功能，可以根据公司、单位的业务需要建立相应的人物角色，这些角 色后被人力资源部门主管使用。

2. 3功能需求分析

功能作为一种系统关系概念，所描述的是系统与环境之间的交集过程。在进 行功能需求分析的过程当中，需要先针对软件对象需开展的任务目标做出详细描 述。在功能需求方面，对软件必须要完成的功能给出相应的定义，得以让用户更

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好的实现具体任务，完成业务的需要。

2.3.1角色分析

根据对办公系统的业务流程分析可以确定系统的角色主要分为以下几种:

表2—1系统角色表 名称 系统管理员 拟稿人 1 审核人 签发人 档案员 收文秘书 I 部门负责人 单位领导 下属单位 车辆管理员 驾驶员 会议室管理员 人事管理员 功能及职责 拥有系统的最高权限，可添加、修改、删除 及查询其他角色，还要对系统的相关配置进 行调整 负责起草拟发文稿，原则人所有员工都是拟 稿人 负责审核拟发文稿 负责签发拟发文件 负责发文、收文、会议通知的归档 负责收文 负责文件的办理 负责文件的传阅 负责文件办理 负责车辆信息的调配 负责车辆使用完毕后的登记 负责会议室的调配 负责人员信息的管理 2_ 3_ 2数据流分析

由于本系统才有结构化分析方法，结构化分析过程需要描述系统的数据流动 过程和加工存储过程，这里用数据流程图描述。数据流图是结构化分析方法中常 使用的工具，它以图形的方式描绘数据在系统中各个业务加工中流动情况和处理 的过程，同时配合数据字典实现对数据的需求全分析，实现了对系统的功能描述 和数据存储描述。

根据对0A办公系统上述的主要业务流程的分析，抽象出系统的使用者为领 导、员工、系统管理员、归档员。以下给出了系统的顶层数据流图，如图2_9所 示：

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图2—9 0A系统顶层数据流图

通过上面的的顶层数据流程图可以看出，办公自动化系统的主要参与者有： 0A系统管理员、0A领导、0A员工及0A归档员。0A系统管理员的主要负责工作室对 系统基础数据和权限数据进行初始化和整体性维护，可以对数据库进行数据相关 的备份和还原，对权限信息和角色信息进行初始化设置；对部门信息和人员信息 进行基本的维护；0A领导可以通过办公系统对部门的收、发文进行审批及查询操 作，对公司的资源(会议、车辆)进行查看和审批；员工可以对0A系统的管理资源 进行数据处理，通过办公系统可接收及发送信息，员工也可以对会议、用车等信 息进行使用申请；归档员通过办公系统对部门的重文件进行归档管理操作。

_____________________ 表2—2 “系统管理员”词条描述 ________________

名称：系统管理员 ___________________________________________________ 说明：对系统进行设置，添加、修改、删除、查询领导、员工及归档员的信 息

表2—3 “领导”词条描述

名称：领导 ___________________________________ 说明：对系统收、发文及会签进行审批操作

_____________________ 表2—4 “员工”词条描述

名称：员工

说明：对公文进行收、发操作，并可提出相关申请 ____________________ 表2—5 “归档”词条描述

名称：归档员 ___________________ _____________ 说明：对所发、收公文进行归档操作

2.3.2.1 -级败据流图分析

我们给出了系统的一级数据流图进一步对各加工步骤进行细化说明，如图 2-10所示。

图2—10办公系统一级数据流图

审核记录

编号记录

发文记录

人员信息 人/信息

会签记录

发文审核结果信息

发文编号用印信*

■-发文主送、报送、抄送

7系统管理 5基础数据管 理 \■部门信思一 —角色倍患- 一权

部门信息

回收记录犮5回收记录信lli 公文发文管

1

理 ■发文存档倍思I 档案记录

角色信息 权限信息 曰志信息 会议通知 会议材料 会议总结 车辆申请单 用车审批单 派车单 回队登记单

签发记录 ^—发文签发喫1文主ir发支g号抄送

限信息一

-曰志倌息_

会议通知、总结信息 「料准备信患

拟稿记录 收文登录记录

-发文拟稿信息 -收文登记信爲

发文信息 发文信患

-査询条件

收文信息

会议申请、审批侑患一 ............ 收文拟办记录 摘办信土

收文传阅记录

收文传闽信

息一

2公文收文管

理

3车辆管理

收文a记侑*

—用车申请信息_

_用车审批信患_

成巧安繼-

收文办理记录 收文催办记录 办结回复记录

信患

一收文催办记录信h ---- 办结回录佶息

4辆回队登记倍息_

车辆信息

表2—6 “公文发文管理”加工

编号：P1 _______________________ 说明：员工@要发送的文件过备 输 入数据：拟稿 胃 输出数据：发文信息 ____________ 加工逻辑：对发文进行加工处理

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编号：P2

说明：员工接收文件过程 输入数据：发文fS息 ~ 输出数据：收文、处理单 加工逻辑：对收文进行加工处理

表2—7 “公文收文管理”加工

______________________ 表2—8 “车辆管理”加工 编号：P3

说明：员工申请使用车辆 输入数据：用车申请 _____________________________ 输出数据：车辆派遣单 ^ 一 加工逻辑：申请使用车辆的过程

— _______________________ 表2—9 “会议管理”加工 编号:P4 ~ —

说明：员工申请￥用会议室i安排会议^

输入数据：会议安排通知 _________________________ 输出数据：会议安排单 加工逻辑：会议_的过程~~

— ______________________ 表2—10 “系统管理”加工 编号：P5~

说明：系统管理頁对系统整体的操作~ 输入数据：系统管理员操作设置信息 ^ 输出数据：系统管理员信息 _______________________ 加工逻辑：对其他角色信息进行维护及系统信息设置

— ______________________ 表2—11 “信息査询”加工 编号：P6

说明r各角色对已有信息进行查询 输入数据：关键字及条件（日期、角色）

输出数据：公文查询结果 _________________________ 加工逻辑：各角色对己存在信息查询

2.3.2.2二层数据流图

2.3_ 2_ 2.1公文发文管理数据流图

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拟稿人

编号记录

fl工编号

1.1发文拟稿

拟稿记录

发文记录

送佰&―

1.5发文编号 用印 发文审核结果值息+ 审核记录

1.6发文主送 发文信息 fi工編

兮

1.7发文报送 员工鶄号 1.2发文审核 V J N 1.3发文会#广 f审核人 设计者： 模块名称：收文办理 输入 会签记录 f 1.4发文签发 发文秘书

-男工编号?吹1.8发文抄送 文签发箱 ^3, 上层调用模块： 单位領导 [^] 1.9发文固收

签发记录

】.10发文归档 —存档条目~

档案员

-员工編号<

档案记录

图2—11发文管理二层数据流图

发文#号发X编号

根据数据流图我们可以看出，拟稿人、审核人、签发人及档案员为操作实体。 该数据流图为图2—10的下层数据流图。

(一）数据流词条

________________ 表2—12 “发文拟稿记录信息”数据流 _______________

说明：员工起草的发文拟稿记录 ______________________________________ 来源：系统生成 ____________________________________________________ 去向：审批

一 _______________________________________________________________ 组成：编号+文件名+文件内容+文件日期+发送部门+校对人+打字人

__________________ 表2_12 “发文信息”数据流

说明丨员工起草的发文草稿 ______________________ 来源：键盘输入

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组成：编号+文件名+文件内容+文件日期+发文部门ID+是否会签+会签状态+ 是

否签发+签发状态+签发编号+是否用印+用印编号+会签部门

表2—12 “发文编号，，麵流

说明：审核后的发文信息 来源：键盘输入

去向：会签或签发 组

成：编号

去向：审批或会签 ____________________________________________________

______________ 表2—13 “发文审核结果信息”数据流

说明：通过本部门领导审批的发文审核记录

来源：签发或会签处 _________________________________ 去向：上一级审批

组成：审核人+发文编号+审核结果+审核日期

__________________ 表2—14 “员工编号”数据流

说明：员工编号 _________________________________ 来源：员工信息表

去向：发文操作与收文操作的记录结果 _____________ 组成：员工编号

________________ 表2—15 “发文会签记录”数据流

说明：状态为己审核的发文 _________________________ 来源：上级审批 ___________________________________ 去向：归档库

组成：会签编号+编号发文编号+会签日期

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表2—16 “发文签发信息” 说明: 状态为己会签的发文 来源: 上级审批 数据流 去向：签发记录 组成: 编号+发文编号+签发人编号+签发日期 表2—17 发文编号用印信息”数据流 说明: 状态为己发布的发文 “来源: 上级审批 去向： 编号记录 组成: 发文编号+编号人编号+编号+是否用印+编号日期 “发文主送信表2—18 息” 数据流 说明： 状态为己审核的发文 来源: 发文秘书操作 去向： 发文记录表 组成： 发送部门编号+发文状态 “发文报送信表 2-19 息” 数据流 说明： 状态为己审核的发文 来源: 发文秘书操作 去向： 发文记录表 组成： 发送部门编号+发文状态 “发文抄送信表2—20 息” 说明： 状态为己审核的发文 来源: 发文秘书操作 去向: 发文记录表 数据流 组成： 发送部门编号+发文状态 19

来源：上级审批 ______________ 去向：归档库

组成：归档编号+编号+归档状态 ___________________表2—21 回收记录”数据流 说明：状态为己发布的文稿

(二）存储词条

表2-22 “拟稿记录”数据文件 项目名称 名称 描述 定义 态 办公自动化系统设计与实现 拟稿记录 拟发送的公文基本信息 编号+文件名+文件内容+文件日期+发送部门+校对人+打字人 +状

表2—23 “发文信息”数据文件 项目名称 名称 描述 办公自动化系统设计与实现 发文信息 拟发送的公文基本信息 编号+文件名+文件内容+文件日期+发文部门ID+是否会签+会签状态+ 是否签发+签发状态+签发编号+是否用印+用印编号+会签部门 定义

表2—24 “用印记录”数据文件 项目名称 名称 描述 定义 态 办公自动化系统设计与实现 拟稿记录 拟发送的公文基本信息 编号+文件名+文件内容+文件日期+发送部门+校对人+打字人 +状20

项目名称 名称 描述 定义 表2—25 “审核记录”数据文件 办公自动化系统设计与实现 审核记录 公文审核基本信息 编号+审核人编号+日期

表2-26 “会签记录”数据文件 项目名称 名称 描述 定义 办公自动化系统设计与实现 会签记录 公文会签基本信息 编号+会签人编号+日期

表2-27 “签发记录”数据文件 项目名称 名称 描述 定义 办公自动化系统设计与实现 签发记录 公文签发基本信息 编号+发文编号+签发人编号+曰期

表2 -28 “编号记录”数据文件 项目名称 名称 描述 定义 办公自动化系统设计与实现 编号记录 公文编号基本信息 发文编号+编号+编号人+日期+是否用印+编号曰期

表2—29 “回收记录”数据文件 项目名称 名称 描述 定义 办公自动化系统设计与实现 回收记录 公文回收基本信息 编号+发文编号+日期 21

表2—30 “档案记录”数据文件

项目名称 名称 描述 1 定义 办公自动化系统设计与实现 档案记录 公文档案基本信息 编号+公文编号+日期 (三）加工词条

_______________________ 表2—31 “发文拟稿”加工

编号：1.1

说明：起草发文 ________________________________ 输入数据流：手工输入 __________________________ 输出数据流：拟稿记录+发文信息 _________________ 加工逻辑：拟发文处理

____________________ 表2—32 “发文审核”加工

编号：1.2

说明：审核人对发文信息进行审核 ________________ 输入数据流：发文信息 _________________________ 输出数据流?.审核记录 加工逻辑：对拟稿记录进行审核

表2—33 “发文会签”加工

编号：1.3

办

说明：将通过审核的拟稿根据需要决定是否需要会签 输入数据流：发文信息 输出数据流：会签记录

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表2—34 “发文签发”加工

加工逻辑：需要进行会签的拟稿进行会签，不需要的跳过

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编号：1.4

说明：将拟稿进行签发 输入数据流：发文信息 输出数据流：签发记

录+发文信息 加工逻辑：将发文信表2—30 “档案记录”数据文件 息进行签发

_________________ 表2—35 “发文编号用印”加工

编号：1.5

说明：将发文信息进行编号和用印 __________________ 输入数据流：发文信息 ____________________________ 输出数据流：编号记录+发文信息 加工逻辑：将发文信息进行编号和用印

___________________ 表2—36 “发文主送”加工

编号：1.6

说明：将发文的主送对象明确 ___________________ 输入数据流：发文信息

输出数据流：发文记录+发文信息 ________________ 加工逻辑：确定发文的主送对象

___________________ 表2-37 “发文报送”加工

编号：1.7

说明：将发文的报送对象明确 输入数据流：发文信息 输出数据流：发文记录+发文信息 加工逻辑：确定发文的报送对象

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编号：1. 8

说明：将发文的抄送对象明确 输入数据流：发文信息 __________

输出数据流：发文记录+发文信息 加“发文抄送”加工

表2—38 工逻辑：确定发文的抄送对象

_____________________表2—39 “发文回收”加工 编号：1. 9

说明：回收需要重新发送的文件 __________________ 输入数据流：发文信息 __________________________ 输出数据流：回收记录 __________________________ 加工逻辑：将需要进行回收的发文信息进行处理

_______ _____________表2—40 “发文存档”加工 编号：1.10

说明：将发文信息进行存档 ______________________ 输入数据流：发文信息 __________________________ 输出数据流：存档记录 __________________________ 加工逻辑：将发文信息进行存档

2.3.2.2.2公文收文管理数据流图

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图2—12收文管理二层数据流图

从上面的收文管理数据流图中可以看到，操作实体主要是收文秘书、部门负 责人、单位领导及下属单位。该数据流图是图2 — 10层数据流图。

(一）数据流词条 ______________________ 表2—41 “发文信息”数据流 _________________ 说明：已经下文的文件 ________________ __________________________________ 来源：己发文信息 _______________________________________________________ 去向：登记 _____________________________________________________________ 组成：编号+文件名+文件内容+文件日期+发文部门ID+是否会签状态 签发+签发状态+签发编号+是否用印+用印编号+会签部门 _____________________________

______________________ 表2—42 “回复记录”数据流 说明：己办理的收文办理信息 来源：办结回复

26

去向： 办结回复记录 组成：编号+收文编号+日期+办理状态+回复内容+员工编号 表2—43 “收文登记信息”数据流 说明： 已经下文的文件 来源： 已发文信息 去向: 收文登记数据文件 组成： 编号+收文编号+收文人编号+处理状态 表2—44 “收文拟办信息”数据流 说明： 己经接收的公文 来源: 收文信息表 去向： 收文拟办 组成： 编号+拟办部门编号+公文编号+拟办记录日期+拟办状态+人员编号 表2—45 “收文传阅信息”数据流 说明： 己经接收的公文 来源： 收文传阅 去向?? 收文传阅记录表 组成： 编号+人员编号+曰期+传阅状态+收文编号 表2—46 “收文办理信息”数据流 说明： 收文办理信息 来源： 收文办理 去向： 收文办理信息数据文件 组成： 编号+下属单位编号+日期+办理状态+收文编号+员工编号 表2—47 “催办记录信息”数据流 说明： 己经接收但未办理的收文 来源: 收文信息表 去向： 收文催办记录数据文件 组成: 编号+下属单位编号+日期+催办状态+收文编号+员工编号 (二）存储词条 表2—48 “收文登记记录”数据文件 项目名称 办公自动化系统设计与实现 名称 收文登记记录 描述 收到的发文信息 定义 编号+收文编号+收文人+处理状态 表2—49“收文信息”数据文件 项目名称 办公自动化系统设计与实现 名称 收文基本信息 描述 从发文信息中接收的相应信息 定义 编号+文件名+文件内容+发文编号+文件日期+发送部门编号+会签状态+会 签部门+是否签发+签发状态+签发编号+是否用印+用印编号 27

表2—50 “收文拟办记录”数据文件 项目名称 办公自动化系统设计与实现 名称 收文拟办记录 描述 定义 拟办的文件信息 编号+拟办部门编号+日期+拟办状态+拟办人编号+收文编号

表2-51 “文传阅记录”数据文件 项目名称 办公自动化系统设计与实现 名称 收文传阅记录 描述 定义 传阅的文件信息 编号+人员编号+日期+传阅状态+收文编号

表2—52 “文办理记录”数据文件 项目名称 办公自动化系统设计与实现 名称 收文办理记录 描述 办理的文件信息 定义 编号+下属单位编号+日期+办理状态+收文编号+员工编号

表2-53 “收文催办记录”数据文件 项目名称 办公自动化系统设计与实现 名称 收文催办记录 描述 催办的文件信息 定义 编号+下属单位编号+日期+催办状态+收文编号+员工编号

表2—54 “办结回复记录”数据文件 项目名称 办公自动化系统设计与实现 名称 办结回复记录 描述 办结回复的信息 定义 编号+收文编号+日期+办理状态+员工编号 (三）加工词条 编号：2.1

=

，

—

_

_

_______________________ 表2—55 “收文登记”加工

说明：对下发文件进行登录^ 输入数据流：发文信息

加工逻辑：对收文进行登记处理

输出数据流：收文信息+收文登记记录 ___________________

28

编号：2. 2 _________________________

说明：收文拟办

输入数据流：收文信息 _______________ 输出数据流：收文信息+收文拟办运￥ 加工逻辑：改变收文信,_扶态

________________________ 表2—57“收文传阅”加工 编号：2.1

说明：将ilB：给相关领_于传阅 ^ 输入数据流：收文信息 ____________________________

输出数据流：收文传阅记^ 加工逻辑：将收文给相关领导进行传阅 ________________________ 表2—58 “收文办理”加工

编号：2. 4 ___________________________________________ 说明：根据处理单及发文信息办理相关事情 输入数据流：收文信息 输出数据流：收文信息+收文办理记录 ____________________ 加工逻辑：将处理单的状态改变

~

________________________ 表2—59 “收文催办”加工

编号：2.5 ____________________________________________ 说明：未及时办理的收文进行催办 输入数据泰r收文办理运系\

输出数据流：收文催办记录 ~ 加工逻辑：将未及时办理的收文进行催办

~\

________________________ 表2—60 办结回复”加工

编号：2.6

说明：办理完成的收文进行登记 输入数据流：收文办理记录 输出数据流：办结回复

加工逻辑：将办理完成的收文进行登记

~

2.3.2_ 2.3车級*S数据流图

29

表2—56 “收文拟办”加工

员工

员工编号| 3.1申请用车 h车辆申请信车辆申请单 息?

领导 员工编号^ 3.2用车审批单辆审批信m用车审批单

丁 -审批单

_r ID-

-车辆派车派车单 车辆管理员fe工编￥ 3. 3车辆安

信息- 排

派车单ID

f

3. 5车辆信息管回队登记单回队登记信息4车辆回队登理 记

车辆信

息 车辆信息

员工编号

驾驶员

J

图2—13车辆管理二层数据流图

从车辆管理数据流图中可以看出，员工和领导是实体。

(一）数据流词条

_____________________ 表2—61车辆申请信息”数据流

说明：申请使用车辆填写的清单 ___________________________ 来源：员工输入

去向：申请 ____________________________________________ 组成：编号+员工号+使用时间+状态

表2—62 “车辆审批信息” M蕭 说明：审批车辆申请信息 来源：领导输入 _________________________________________ 去向：用车审批单 组I编号+车辆申请单编号+审批人+状态+日期 _____________________ 表2—63 “审批单ID”数据流 说j；审批单编号

来源：车辆审批单 _______________________________________ 去向：车辆安排 组成：编号

_____

_____________________ 表2—64 “车辆派车信息”数据流

说明：车辆派车信息

30

来源?.车辆管理员输入

去向：派车单

组成：编号+申请单编号+车辆编号+状态

________________ 表2—65“派车单ID”数据流

说明：派车单编号 _______________________________________ 来源：派车单数据文件 去向：车辆回队登记 组成：编号

^~~~

~~~^— _____________________ 表2—66 “回队登记信息”数据流

说明：登记回队车辆信息 来源：车辆员输入

去向：车辆回队登记 _____________________________________ 组成：编号+车辆编号+状态+日期+派车单编号

—.

_______________________ 表2—67“车辆信息”数据流

说明：车辆基本信息 来源：车辆#理员输入

去向：车辆信息数据文件 _________________________________ 组成：车辆编号+车辆座位数+车辆描述+车辆名称+车辆状态

(二）存储词条

表2—68 “派车单”项目名称 办公自动化系统设计与实现 名称 派车单 描述 需要使用的车辆信息 定义 编号+申请单编号+车辆编号+状态 数据文件

表2-69 “车辆申请单”数据文件 项目名称 办公自动化系统设计与实现 名称 车辆申请单 4 描述 需要使用的车辆信息 定义 编号+申请人+使用日期+使用部门+状态

表2—70 “用车审批单”数据文件 项目名称 办公自动化系统设计与实现 名称 用车审批单 描述 审批车辆申请单 定义 编号+车辆申请单编号+审批人+状态+日期

项目名称 名称 描述 定义 办公自动化系统设计与实现 回队登记单 车辆使用完成后回队登记的记录 编号+车辆编号+状态+日期+派车单编号 表2—71 “回队登记单”数据文件 (三）加工词条

_______________________ 表2—72 “用车申请”加工

编号：3.1

说明.?对填写的用车申请进行登记

输入数据流：车辆申请信息 _____________________________ 输出数据流：车辆申请记录 _____________________________ 加工逻辑：手工输入车辆#单的各项信息

_______________________ 表2—73 “用车审批”加工 编号I 3.2

说明：领导对填写的用车申请进行审批 输入数据流：车辆申请单 输出数车辆审批单 加工逻辑:领导对填写的用车申请进行审批

__________________________ 表2—74 “用车安排”加工 ___________ 编号：3.3

输入数据流：车辆申请单与车辆审批单

^

'

说明：对通过领导审批且有车可用的车辆申请进行安排

一

—输出数据流：车辆安排单 ________________________________________ 加工逻辑：产生车辆安排单 ______________________________________ ________________________ 表2—75 “车辆回队登记”加工

编号：3.4 _____________________________________________________

说明：对通过领导审批且有车可用的车辆派出使用回队后进行昼豆 输入数据流：派车单 输出数据流：车辆回队登记单 ____________________________________ 加工逻辑：产生车辆回队登记 、

= ________________________ 表2—76 “车辆信息管理”加工 编号：3.3 ______________________________________________ 说明：对通过领导审批且有车可用的车辆申请进行安排 输入

数

车

输出数据流：车辆安排单 _________________________________ 加工逻辑：产生车辆安排单

31

2. 3.2.2.4会议管理数据流图 r 、 员工 -员工编> 4. 1会议申报管理 —会议通知信 会议通知 息 ——是否报批一? 气申请

领导 会议室管理员

-员工编号_ 一员工编号?

会议通知

4. 2会议审批管i议通知编理 号-

会议材料 4. 3会议材料准—会议材料

备 - ^~会议材

料-

?

员工

会议通知 会议通4. 4 一员工编号/? ------------------ 4. 5知会议总结管理 一 ■会议总结信息■ 会议总结仁息 V J 会议通知 会议总结

图2—14会议管理二层数据流图

从图2—14可以看出，员工及领导是主要的操作实体。 会议申报管理不够具体；其三层数据流程图如下

图2—15会议申报管理三层数据流图

32

这里会议总结管理不够具体，其三层数据流程图为

图2—16会议总结管理三层数据流图

(―)数据流词条

____________________ 表2—77 “会议总结信息”数据流

说明：将通过会议总结信息进行记录 ________________________ 来源：会议总结管理

去向：会议总结数据文件

组成：编号+人员编号岭议内容崎议日期

____________________ 表2—78 “会议通知信息”数据流

说明：爱布会议通知 来源：会议申报管理 ~ ~ 去向：会议通知记录 ______________________________________ 组成：编号+会议名称+参会人员+会议时间+主持人编号+状态

______________________ 表2—79 “是否报批”数据流

说明：会议通知状态 ____________________________________ 来源.?会议通知报批 ^ 去向：会议通知记录 组成：状态[己报批]

____________________ 表2—80 “会议通知编号”数据流

说明：会议审批对象 ______________________________________ 来源：会议通知记录 ______________________________________ 去向：会议通知审批 组成：编号 丨33

说明：记录会议材料信息 ____________________________ 来源：会议材料准备 ________________________________ 去向：会议材料数据文件 _ 组成：编号+会议编号+名称+孩管人附件表+数量 81 “会议材料”数据流 2—(二）存储词条 表2—82 “純通知”賴文件 项目名称 名称 描述 定义 办公自动化系统设计与实现 会议通知 具体的会议通知内容 编号+会议名称+参会人员+会议时间+主持人+状态 1

表2—83 “会议材料”数据文件 项目名称 办公自动化系统设计与实现 名称 会议材料 描述 会议使用到的材料 定义 编号+名称+数量+保管人

表2—84 “会议总结”数据文件 项目名称 办公自动化系统设计与实现 名称 会议总结 描述 会议后的总结 定义 编号+人员编号+会议内容+会议日期 (三）加工词条

______________________ 表2—85 “会议申报管理”加工

编号：4.1 ______________________________________________ 说明：手@入会议的相关事项

输入数据流：手工输入 ___________________________________ 输出数据泰r会议通知 加工逻辑：产生会议通知~一

______________________ 表2—86 “会议审批管理”加工

编号：4.2 ______________________________________________ 说明：审_请的会议是否可行 输入数据^会议通知 输出数据流：会议通知

加工逻辑：改变会议通知的状态

_____________________ 表2—87 “会议材料准备”加工

编号：4.3 ______________________________________________ 说通过审

g)会议准备好相关的会议材料

输入数据流：会议通知 _____________________ _____________ 输出数据流：会议材料

加工逻辑：列出会议需要的会议材料

_

—

_______________________ 表2—88 “会议通知”加工

编号：4.4 ___________________________________________________ 说明：通过审批并且准备好会议材料的会议按照参会人进吞通知 输入数据流：会议通知 ________________________________________ 输出数据流:会议通知

加工逻辑：改变会议通知的状态 — —

_______________________ 表2—89 “会议总结”加工

编号：屯5 __________________________________________ 说明：己安排完毕的会议进行总结 输入数据流：会议通知 输出数据流：存福 加工逻辑：总结会议情况

~

^

_____________________ 表2—90 “拟定会议通知”加工

编号：4.1.1 — — — 说明：会议通知i息拟定 ~ 输入数据流：会议通知信息 ~ 输出数据流：会议通知 ___________________________________ 加工逻辑：增加会议通知记录

_____________________ 表2—91 “会议通知报批”加工

编号：4丄2

说明：已拟定的￥议通知进行福批 输入数据流：会议通知信息~ 输出数据流：会议通知信息 加工逻辑：改变会议通知的状态

_______________________ 表2—92 “査看拟定通知”加工 编 1 4-1.3

——

一

■

说明：已安排完毕的会议进行总结 输入数据流：会议通知ID 输出数据流：会议通知信息

加工逻辑：提取会议通知信息

自—

A

35

2.3.2.2.5基础数据管理数据流图

系统管理员j门信息5.1部门信息管理

部门编号 ▼

部门信息

人事管理员_rf5.2人员信息管理

人员信息

图2—17基础数据管理二层数据流图

从图2 —17可以看出，系统管理员是主要的操作实体。 这里部门信息管理不够具体，其三层数据流程图如下

图2—18部门信息管理三层数据流图

人员信息管理的三层数据流程图如下

36

图2—19人员信息管理三层数据流图

(一）数据流词条

______________________ 表2—93 “部门信息”数据流

说明：系统管理员管理部门信息 _________________________ 来源：手工输入或选择 去向：部门信息加工操作

组成：编号+部门名称+地点+负责人编号+联系电话

______________________ 表2—94 “部门编号”数据流

说明：系统管理员添加部门信息 来源r寻工输入或选择

去向：部门信息加工操作 _______________________________

3

组成：编号

______________________ 表2—95 “人员信息”数据流

说明：人事管理员管理人员信息 ____________________________ 来源：手工输入或选择

去向：各相关力口工 ______________________________________ 组成：编号+姓名+性别+联系方式+部门福号\运^￥加￥间

_

(二）存储词条

表2—96 “部门信息”数据文件 项目名称 办公自动化系统设计与实现 名称 部门信息 描述 各部门的基本信息 37

定义 编号+部门名称+地点+负责人编号+联系电话

表卜97 “人员信息”数据文件 项目名称 办公自动化系统设计与实现 名称 人员信息 描述 人员的基本信息 定义 编号+姓名+性别+联系方式+部门编号+状态+添加时间 (三）加工词条

_____________________ 表2—98 “部门信息管理”加工 编号：5.1

说明：对部门的基本信息进行维护，~1卩^添加、修改、删涵￥ 输入数据流：手工输入 输出数据流：部门信息 加工逻辑：更改被n信息 ~ _______________________ 表2—99 “添加部门”加工 编号：5.1.1

说明：对部门的基本信息进行维护，如添加、修改、

输入数据流：手工输入 ____________________________________ 输出数据流：部(Ti息 加工逻辑：更改部门信息 ^ ^一一

_______________________ 表2—100 “査看部门”加工 编号：5.1.2

说明：对部门的基本信息进行维护，如添加、修改、删除等 输入数据流：手工输入 — ~ 输出数据流：部门信息 ____________________________________

_

加工逻辑：更改研]信息

_______________________ 表2—101 “修改部门”加工 编号：5.1‘3 __________________________________________ 教 ___________

说明：对部门的基本信息进行维护，如添加、修改、删除等 输入数据流：手工输入 输出数据流：部门信息 ____________________________________ 加工逻辑：更改部门信息— 麵

_____________________ 表2—102 “人员信息管理”加工 编号：5.2 _________________________________________

说明：对人员的未信息进行维

38

输入数据流：手工输入 输出数据流：人员信f 加工逻辑：更改人员信息

______________________ 表2-103 “添加人员”加工

编号：5.2.1

说明i对人员的基本信息进行维护 输入数据流：手工输入 输出数据流：人员信息 加工逻辑：更改人员信息

：

\

______________________ 表2—104 “修改人员”加工

编号：5.2.2

说明：对人员的基本信息进行维夺 输入数据流：手工输入

输出数据流：人员信息 ________________________________ 加工逻辑：更改人员信息

______________________ 表2—105 “査看人员”加工

编号：5.2.3

说明：对人员的基本信息进行^^ 输入数据流：手工输入 输

出数据流：人员信息

加工逻辑：更改人员信息 _____________________________

______________________ 表2-106 “文号信息维护”加工

编号：5.3

说明：对文号信息进行维护 输入数据流：手工输入 输出数据流：人员信息 加工逻辑：更改文号信息

______________________ 表2—107 “来文信息维护”加工

号5.4

说明：对来文信息进行维护 输入数据流：手工输入

输出数据流：来文信息 ___________________________________ 加工逻辑：更改来文信^

2.3.2.2. 6发文查询数据流图

图2—20公文査询二层数据流图

从图2—20可以看出，员工或领导是主要的操作实体。

(一）数据流词条

______________________ 表2—108 “査询信息”数据流

说明：查询需要的公文信息 来源：手工输入

去向：各自不同的查询条件 _______________________________ 组成：单位名或日期或文号或签发人 —_

______________________ 表2—109“査询结果”数据流 说明：查询需要的公文信息 ^ ~ 来源：各查询加X ~ 去向：员工或领导

组成：编号+文签发人百期+内蓉^

(二）存储词条 项目名称 名称 描述 定义 表2—110 “发文信息”数据文件 办公自动化系统设计与实现 来文信息 来文的基本信息 编号+文号编号+收文人+收文部门+日期+处理人

(三）加工词条

____________________ 表2—111 “发文单位査询”加工

编号：6.1 据流:部门信息

.

. ~

~

说明：对选择的来文单位进行查询 输入数

输出数据流：查询结果

加工逻辑：从收文信息表中查询选择的来文部门的公文信息

______________________ 表2-112 “曰期査询”加工

6.2

说明：对输入的日期进行查询 输入数据流??手工输入 输出数据流：查询结果

加工逻辑：从收文信息表中查询输入的日期的公文信息

______________________ 表2—113 “文号査询”加工

编号：6.3

说明：对输入的文号进行查询 输入数据流：手工输入

^

输出数据流：查询结果 ________________________________ 加工逻辑：从收文信息表中查询搞入的文号的公文信息

____________________ 表2—114 “签发单位査询”加工

编号：6.4

说明：对输入的签发人进行查询~ 输入数据流：手工输入

输出数据流：查询结果 __________________________________ 加工逻辑：从收文信息表中查询输入的签发人的公文信息

2_ 3.2.2. 7系统管理数据流图

41

用户信息一权限信息-角色信息- ^ 7. 3系7.1用户管理用户信息 角色信息7. 2权限管角色管 一角用户权色限信信息 权限信息* 统理 ? 4色信息一—息 4用户信限信 管息一 日志信息? _理息一 曰志信息- 7.4日志管理 曰志信息 员日志信息一

从图2—21可以看出，系统管理员是主要的操作实体。 (一）

图2—21系统管理二层数据流图

数据流词条

表2—115“用户信息”数据流 说明： 更改用户的相关信息 来源： 手工输入 去向： 人员信息義 组成： 姓名+性别+部门+状态+日期+角色 “角色信表 2-116息” 说明: 更改用户的角色信息 来源： 选择角色 去向: 角色信息表 组成： 角色+权限列表 数据流 “权限信表 2-117息” 说明： 更改用户的权限信息 来源: 选择权限 去向： 权限信息表 组成: 权限+操作 数据流 “日志信表 2—118息” 说明： 管理系统的各项操作日志 来源: 系统操作 数据流 42

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