OfficeTips(EXCEL操作技巧)
更新时间:2023-08-09 23:50:01 阅读量: 工程科技 文档下载
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《Microsoft ®Office2003实战秘笈》
应用秘笈之Excel轻松制胜招
1.在Excel中,如何在一个单元格中分行填写?
答:很简单!当您需要重起一行写入内容时,按住Alt键回车就可以了! 2. 如何快速复制公式?
问:如何才能快速复制公式。
答:通过拖动填充柄复制公式人人都会,不过如果复制的行太多,操作起来并不方便。此时可以选择双击填充柄完成复制。如图1所示: 图1:
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3. 如何用下拉列表填写Excel表格?
问:人事部经常要在Excel表格里录入部门、性别、城市等数据,这些数据重复性很高,比如,在【部门】这一列,可能需要多次输入【财务部】。要是能从下拉列表中选择数据就方便了,还不容易出错。
答:Excel当然可以实现这个功能,如图2所示。只要从【数据】菜单选择【有效性】,再按图3所示进行设置即可。
图2: 图3:
4。如何将Excel电子表格中的数据进行行列互换?
答:出于种种考虑,需要将电子表格中的行和列进行互换,这时只需复制需要行列互换的表格区域,在需要放置的单元格上执行【编辑】菜单中的【选择性粘贴】命令,然后在【选择性粘贴】对话框的【粘贴】选项区域中选择【全部】选项;在【运算】选项区域中选择【无】;并选择【转置】复选框,完成后单击【确定】按钮即可。
应用秘笈之Word独门四绝招
5. 如何在Word指定位置输入文字? 问:要按无数次回车、空格 和 Tab 键吗?
答:当然不用!只要把鼠标放到指定位置,双击鼠标左键就可以了!如图4所示。
图4:
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6. 如何缩放打印,让我省纸又省心?
Word可以像复印机一样缩放打印,从【文件】菜单选择【打印】命令,在【打印】对话框中单击右下角的【按纸张大小缩放】的下拉箭头,选择需要的纸型后,确定即可。如图5所示。 图5:
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和改变纸张大小的方法(页面设置)相比,缩放打印不会改变页面的布局;此外,缩放打印还可以在一页纸上打印多页,只要在上面的选项中选择每页适当的版数即可,采用这种方法打印文档不仅节约纸张,更便于携带。
7. 如何在文档中插入一条分隔线?
问:在Word文档中有时需要添加分隔线来区分两个不同的描述内容,这个分隔线是需要手工绘制吗?
,答:手工绘制分隔线有时很难把握线条的长度,所以您只要连续输入三个或三个以上的【=】
然后回车,这样就可以自动得到一条双直线;连续输入三个或三个以上的【~】,然后回车即可得到一条波浪线;连续输入三个或三个以上的【*】,然后回车即可得到一条虚线;连续输入三个或三个以上的【-】,然后回车即可得到一条细直线;连续输入三个或三个以上的【#】,然后回车即可得到一条实心线。如图6所示。 图6:
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8. 是否可以让表格的表头在下一页中自动出现?
答:在Word中经常会遇到表格在一页中放不下的情况,此时就需要在下一页中重新设置表格的表头。其实,我们只要选中表格的表头(即希望在跨页时重复的部分),然后执行【表格】菜单中的【标题行重复】命令,就可以实现表格跨页时,表头自动出现了。如图7所示。 图7:
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应用秘笈之PowerPoint出色对阵招
9。如何快速创建演示文稿
问:如果已经用Word写好了一份报告,并且要根据报告的内容作幻灯片,怎样可以直接把Word文档的标题发送到PowerPoint?
答:打开Word文档,从【文件】菜单单击【发送命令】,再选择发送到PowerPoint。如图8所示。PowerPoint会自动启动,并且根据每个Word文档中的一级标题建立一张相同标题的幻灯片,其下的二级标题也会被自动添加到幻灯片中。 图8:
10。 如何让公司标志出现在每一张幻灯片上?
最好的方法是把公司的标志放到母板上,只要一次操作即可。从【视图】菜单单击【母板】,再选择【幻灯片母板】命令。如图9所示。在母板视图中,将公司标志的图片放置在适当位置并关闭母板视图。此时,所有的幻灯片都在相应的位置上显示公司的标志,
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新插入的幻灯片亦然。 图9:
11. 怎样让你的音频作为背景音乐?
问:要是幻灯片播放时可以伴随着一段背景音乐就好了!
答:第一步,右键单击插入的音乐文件,在弹出的快捷菜单中,选择【自定义动画】命令,如图10所示。 第二步,在右侧的任务窗格中,单击对应音频文件的右侧的下拉键头,选择【效果选项】。如图11所示。
第三步,在打开的对话框中,设置如图12所示的红框部分,将数值设置到足够大即可。 图10:
图11:
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图12:
1.
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12. 如何快速将选中文字按比例放大或缩小?
答:在PowerPoint幻灯片中,可以选中需要调整的文字,然后按Ctrl+]组合键快速按比例放大文字;或者按Ctrl+[组合键快速按比例缩小文字。这样的方法在Word中也是适用的。
应用秘笈之Outlook高效三连招
13.在Outlook中如何妙用联系人?
问:在Outlook中,随着联系人数量的增多,亲朋好友、同事、客户的信息混杂在一起,每次发邮件都要用很长时间才能从联系人列表中找到需要的人。如果能对联系人分类管理就方便了。
答:第一步,在Outlook左侧的导航窗格中选择【联系人】,单击工具栏中【新建】按钮右侧的下拉箭头,选择【文件夹】,如图13所示。
第二步,显示【新建文件夹】对话框,如图14所示。在【名称】中输入联系人的类别,例如【同事】,单击【确定】。
第三步,用同样的方法建立其他类别的联系人文件夹,建好后,导航窗格中除默认的【联系人】外,又多出几个新建的分类,如图15所示。现在,可以把原来【联系人】中的内容按类别拖动到这些文件夹里。
图13 图14 图15
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14.怎样添加时区?
如果你在跨国公司工作,可能需要随时查看总部的当地时间。Outlook的日历可以同时显示两个时区。方法如下:
1. 从【工具】菜单选择【选项】命令
2. 在【选项】对话框中单击【日历选项】
3. 从【日历选项】对话框中单击右下角的【时区】按钮。 4. 首先输入【当前时区】的标签,再勾选【显示附加时区】,并输入标签。如图16所
示。 图16:
5. 确定后,在Outlook的日历视图中将显示。如图17所示。
图17:
6. 如果出差到国外总部,只需单击【时区】对话框中的【交换时区】按钮,系统的时
间就会自动调整。
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15. 发出去的邮件还可以收回来吗?
答:有时用户发送邮件后,会希望能够收回该邮件,或者对邮件的内容进行修改。此时您只需要在Outlook中的【已发送邮件】文件夹中找到该邮件,并将其打开,然后在【动作】菜单中选择【撤回该邮件】,在打开的【撤回邮件】对话框中选择您希望的选项即可。当然,撤销邮件成功与否取决于您的邮件服务器是否是Microsoft Exchange Server,并且收件人还没有打开该邮件进行阅读,只要满足这两个条件,泼出去的水也可以收回来。
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