县级档案馆如何开展专题档案信息数据库建设_黄志勇

兰纵横台

级档案县如馆开何专题档展信案息据库数建设黄勇目前，大多志的县级数档馆馆案档案藏对而言利相用较率低建。立题专案档信息数据库，是县级案档管理门立部足于馆实际藏，不断地掘馆藏挖档信案息源，资社为提供深层会的次档信案息服务的种更一加有效的方和法径。途、一级档案馆开县专展题案信息档数据建设应库循遵原则的( )一色原则。特开展专档案题信息数库建据设必须分充体地方现特、专色特色和馆业藏色。特方特地色就要是现一个地体的区文信息特献，即征以地本区特有的文信人资源为主息线，立建本有地特色的据库，数使成的建据库数有具对性针，能分反映本地充区相事项的关特和内容点；专业色特是就要据根行本业的专业长，特有重点选地择体本现业特专的建库课题点；馆藏特色就是体要本馆的档现内容特案，即点以本馆的点档重内容为基案础，择数选库据的课内容题 (二。 )足立本、馆向全社会面服的务原。要根则据地本会进步和经社济展的需发，要真做认好各类档案献文资料征的工集作，立建多种息信型类数的据库以满足广，大群众的要需。时同，建立专档案题息信数库据目的的，还在于实现资共享源。为使专题了数库得到据充更分有效利用，的在为史历究研服务的时同，以要加更积极动主姿态的出走门，馆向走社会，扩大用利面，为本地区济经设服建。 (务三科)学实、原用。则专题档信息数据案的软库开件发、选和择级，升必考须虑标准化开放、性、可扩展等问性题，以科学的建方库案到达来未源资享共和开发再的目的。因此，根据馆要档案藏献文资的内料容及形，式方有便效设置地检条索，件确保用利者能捷快、确准、活灵查地到找所的信需息资。在方便源检索的基上础，要考还其适虑应今后可持续发的需展，要不断足满会社众潜在公实的信际息求需，便于时及新、修改和补更新充的息信资。源二、专题案信档息数库据的范围内容和明确开在专展题档案息信据数库设建应循遵的原的则基上，础认真作要好专题案信档数息据库建设前期工的。首作先，要解决选问题。题是一要选目择前馆内用频利较高的档率资案源建来专题立据数，库充分现体以为人本的思想理念以，能及便时确准地利用为者提供面、全确准的案信息资源。档如比当前许多企，业业事位单在行机进改构、革业改制企，工职在确定工龄时需查找要工招、青档知，案如果我们及时地建立招工知青、档案题数专库据那么就能很快，解地这些职决工档查的难问

题。是要二围绕党和政府及其工部门作的中心工开作专题展案档息数据库信设建如。建名人、立名胜、名优特等产专题档案的信息据数，库这将对开发地旅本资源游建设、旅游文化起促到进作用等三。要是根本据长远地划规来确定专的内题。容如点重工程重、活大、动大重件专事题等此外。还，可以进一根据县级档步案馆自身实际情的，况确与选择定其它面方专的题信息及数据。在确定建了的主库题之后，就开要始着手档文献案息信的收集开。收集展工作时注应意两问个：题是一档案献文信息收集要完、整准。要建确具有地设方特色和拥独有价特的专值档案题信息据数库，关键是要强加区内辖特定案内档容的采工集，确作征集信保的息整性完权威性。和是要注二意题专案信档数息库据设中建涉的法及问题。律一面方，是对他人知识权的产护保对。他的作品信息人或研成果的利究用，尊应他重的人著作权避免，犯侵他人利；权一面，是做另自好我护保工。作研在建究立专数据题库之，初应就处理文好件开公与保的密系，关并通技术过段手防未经止权授法使非受著用权保作的护件文成形的文件者息信资源，保护件信文形成息的者权利控，非制法信息的用利行为同。时，要认研真专究题档案息信据数库上的法律网题问，加强户权用管限理，免侵避犯人他作权著、人隐私个的事权发生。三件、专题案档信数据息建设库措施的由于受件条限，县制级档案人员少馆，开要专展档题信案数息据建库设，须必取采一些施才能实措。现是一要分充用利现有目的录据来数编制专档题信案息数据库在。选定专题题后，目以在现有可目录的据库中将所需数的档案目筛选录来，出行进要的必补充、善，完然后，对专再档题信息数案据进库行整理这。样可以提高库工作建效。二率是充分要用利原有的专题档目录进行补充、案完善，对在原专题录中没有目现体但较有又值价的息信，进要必行要补的，充从而使所建的数库据更加完。善四、县级案档开展专题馆案信息档据库建设应数意注几个的问题(一 )功要能完善首先，。要立建完善的多能功检索系统专。档案信题息数据库的建设旨提在供丰的富、具地有特方色的信息资，源实现源资享共，尤其是在网络境环必下须要求拥有完的检索备能体系。功检索界面要洁明了，简于易作，操提供途径多索。如检主题词责任者、、分号类等，并实现能各相互项间组配的

面对市场经济形势，现代企业也在不断的发展和变化。企业性质的变化，所有者的更迭，新企业的产生和旧企业的淘汰等等，都对企业档案工作提出了严峻的考验。如何把握现代企业的档案工作，跟上社会和经济发展的步伐，是所有企业档案工作者面临的紧迫问题。

一、现状

１、企业档案工作不容乐观。一些企业高层管理人员缺乏对档案工作的认识，致使档案机构被压缩，投入减少，库房被占用，档案人员被裁减，薪酬水平相对下降，档案管理水平出现滑坡，档案工作变成为保管而保管。许多转制企业档案交接不及时，出现散失。一些民营企业档案工作尚未规范化，没有设置档案管理岗位，档案工作呈现似有似无状态等。

２、企业档案载体不断变化。在企业各项管理活动中，由于电子文件大量出现和应用，逐步取代了纸质文件的传递和保管。电子图纸、电子设计、图像、图片等各类电子信息大量涌现。

３、企业档案的分类也在变化。文书档案、科技档案、产品档案、基建档案、会计档案、人事档案等传统分类方法将被打破，取而代之以企业信息集成系统中各个管理模块、流程的设置。一份完整的档案信息分散在几个管理系统中，计算机依照规定指令根据工作目标随时设立和调整类目。由于计算机管理过程中企业的档案分类更能贴近企业的生产、经营、管理等各方面状况，分类也将更详细、更科学、更规范。

４、企业档案接收和保管也有所改变。以往的企业档案工作者以参加科研产品鉴定、重要设备开箱及重要建设项目、技术改造竣工验收作为对其企业档案的监督、指导和接收。而在电子环境中，要求档案人员积极介入文件的形成和保管过程，要进入到企业信息集成系统中去，掌握企业信息的核心部分，在产生电子文件的源头就行使档案的监督指导职能。

二、对策

检索。专题档案信息数据库还应根据用户的要求，提供多种显示和输出方式，以便用户根据自己的需要挑选满意的信息输出形式。其次，要有规范化的标引体系系统。专题档案信息数据库信息检索的实现，以其对信息的标引为基础，以检索软件为依托。网络条件下资源共享，所录入的档案信息等有关信息的标引必须统一规范与标准，实现与因特网上信息资源检索的接轨。

（二）要加强对专题档案信息数据库建设的指导和监督。目前，县级档案馆专题档案数据库建设中存在的问题主要是各自为政，缺乏统一领导、协调等不

规范现象。因此，笔者认为，在县级档案馆开展专题现代企业档案工作的现状及应对韩君冯晓丽１、档案工作人员要加强《档案法》的宣传，增强企业领导和员工的档案意识，把企业档案工作提到日程，使企业的档案工作早日走出困境。２、要在电子档案形成过程中，提请企业信息集成系统的编制人员，在其系统的设计和运行过程中，加入电子档案文件的鉴定、归档、保存、利用等档案管理内容。例如，在计算机辅助设计过程中，要求计算机详细记录设计、加工过程中的原始资料及相应的更改信息，要在不同的版本上注明当前的有效资料，以确保最终归档使用的是正确版本的图形或图纸。３、现代企业档案工作对档案工作者的管理水平提出了更高的要求，掌握一般的计算机操作只是对企业档案工作者的初级要求，重要的是要在企业信息集成系统中及时掌握企业的产品信息及开发过程。要一切以企业生产建设为中心，找准档案工作为企业服务的切入点，做到把正确的信息，在正确的时间，以正确的方式，传递给正确的对象。档案工作者绝不能思想守旧、图安逸、躲清静，档案工作也绝不是仅靠几种目录、几间库房就可做好的。４、在网络环境下，档案人员除了继续做好企业档案信息资源的收集和保管，更多的要了解企业需求，扩大服务内容。一方面，配合现代企业的营销手段，建立企业信息资料库，选取最能体现企业优势、树立企业良好形象的信息资源上网，宣传自己和展示自己，吸引客户和占领市场；另一方面，要从网上获取有效信息，为企业领导经营决策、为企业生产建设发展提供服务，建立起一套科学的、多功能的、高效的、灵活的紧盯市场的企业档案信息管理体系。（作者单位：长春热力集团）档案信息数据库建设中，应抓好以下三个方面的工作：其一，构筑专题档案信息数据库建设的监管网络，由省档案局负责对县级档案馆和有关机构的专题数据库建设进行监督和指导；其二，制定出专题档案信息数据库建设的规范和标准，使专题数据库的建设和专题数据库资源的使用有法可依，有章可循，在各方面达到统一，做到能互相兼容，避免浪费人力和财力；其三，建立和完善专题档案信息数据库的各种管理制度，使专题档案信息的采集、录入、备份、使用等能够有序开展，充分发挥专题档案信息数据库的作用。（作者单位：

福建省大田县档案局）

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