行政部门如何做好事务管理

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通过学习本课程，你将能够： ● 学会做好行政事务管理工作； ● 明确行政事务管理的范围和原则； ● 掌握行政事务管理的方法； ● 提升行政事务管理的技巧。

行政部门如何做好事务管理

一、行政事务管理的范围

行政管理工作，尤其是在事务处理方面，事无巨细，范围很广。除了行政事务处理、办公事务处理、人力资源管理三大模块外，行政管理工作还有一些具体的事务：

第一，电话、复印机、传真机管理； 第二，文书资料管理； 第三，办公用品管理； 第四，车辆管理； 第五，食堂管理； 第六，员工宿舍管理； 第七，办公室布局管理等。

二、行政事务管理的原则

行政事务管理有三个基本原则： 第一，目标统一，责权一致； 第二，分工协作，指挥统一； 第三，利益原则，精干高效。

三、行政事务管理的方法

行政事务管理的方法主要包括：

1.制度先行

面对细碎庞杂的事务性工作，可以用制度统一规范。首先要有制度，制度先行，而不是出了问题再定制度。

2.流程管理

在进行事务管理时，除了用制度管理外，还可以用流程化、标准化进行管理。

3.会议管理

行政部门要定期举办例会，通过会议进行管理，可能会做得更高效。

四、行政事务管理的技巧

1.电话、复印机、传真机管理

对于电话、复印机、传真机等最基本的办公设备的管理，要注意以下方面： 第一，指定专人负责； 第二，建立台账；

第三，遵守操作规程，定期维修和维护； 第四，仅限业务使用，严禁挪作它用； 第五，重视安全保密，防止泄密和信息丢失； 第六，具有成本意识。

2.文书资料管理

文书资料管理包含四部分：公文写作与保存、档案管理、信件管理、印章管理。 档案管理

档案的种类。档案包括文书档案、技术档案、会计档案、基建档案、人事档案、照片档案、录音录像档案、印章档案等。

档案的定义。档案是企业在经营和发展过程中，过去已经形成的具有保存价值的文字、图表、音像等各种形式的资料。

档案的特点。档案的特点主要有：第一，客观真实性，它是已经发生过的事实，因此客观真实；第二，原始性，档案为第一手资料，没有经过篡改；第三，知识存储性。

要点提示

档案的特点主要包括： ① 客观真实性； ② 原始性； ③ 知识存储性。

档案管理的原则。档案管理的原则主要包括：

第一，正确。正确指档案分类和存放正确，档案的分类不一样，查找效率也不一样。 第二，简明。简明除指档案存放分类正确，还指使用正确，即使分管档案者不在，其他人也可以按照分类高效使用。

第三，具有成本意识。档案分为短期档案、长期档案和永久性档案。短期档案一定时间后可以销毁，长期档案需要更多地时间保存，永久性档案则需要永久保存。无论是用档案柜还是用库房，档案保存都需要很多成本，因此要注意分类保存。一般来说，短期档案保存期限小于或等于15年，过了这个期限就可以销毁；长期档案保存期限为16年到50年，第51个年头这些资料就可以销毁；永久性档案，则永远不可以销毁。

表1 A、B类档案比较表

A类档案 论证报告 调研报告 试验验证报告 标准征求意见稿（最后一稿） 标准送审稿 等同、等效采用的国际标准 或国外先进标准原文或译文 主要参考资料 标样 B类档案 上级下达任务的文件 标准报批稿 标准编制说明及附件 意见汇总处理表 会议纪要或函审结论 报批公文

如表1所示，B类就是永久性档案，A类就是长期性档案。

档案管理的经验和方法。在企业管理过程中，档案管理的具体经验和办法都由行政统一进行：译稿、签发、保存、销毁。面对各种形式的档案，行政管理人员可以采用一些具体的办法、措施及经验：

第一，档案要保存“三稿”，即原稿、打印稿、复印稿；

第二，档案一般要按A4纸的尺寸进行保存，如果要保存的档案不够A4纸大小，就要粘贴在A4纸面上进行保存；

第三，进行分类管理，无论是纸制档案还是电子档案，档案分类要清晰，便于节约成本和定期维护；

第四，档案管理要具有六防意识，即防潮、防尘、防虫鼠、防霉变、防晒、防盗； 第五，档案管理要具备三个制度，即借阅管理制度、定期维护制度、销毁制度。

受天气影响，很多档案可能出现模糊不清的现象，因此应每两年进行一次档案维护。档案要根据销毁年限进行销毁，销毁过程应由这几个流程和步骤组成：首先由行政出具一个销毁册，然后由主管领导和主管上级签字认可，最后在指定地点由监销人监视，统一销毁。

信件管理

信件包含两个系统，邮政系统和电子系统。邮政系统包括各种报纸、杂志、包裹和物品；电子系统包括传真、邮件。

信件管理，尤其是邮政系统的管理方式比较简单，其管理流程为：接收，打开包装，进行登记，分类呈送。

印鉴和印章管理

印章的分类。常用印章分为法人章、财务专用章、公司公章三类。

财务专用章主要用于财务内部和外部的财务结算，在财务部进行保存和管理。 法人章由行政管理部门进行统一保存和管理。

公司公章的使用要遵循以下规则：第一，公司对外提供和发布的文件和资料，加盖公司公章；第二，公司与其他部门联合行文，对外发布的与公司相关文件和资料，加盖公司公章；第三，公司对外出具的证明和材料，加盖公司公章；第四，公司对外发布的一些财务数字和数据，加盖公司公章；第五，公司的章程和协议，加盖公司公章；第六，公司用于内部人员的任免、调动和聘用的文件，加盖公司公章。

印章的盖法。加盖印章时，要注意上不压正文，下骑年盖月。

印章的管理流程。印章的管理流程主要包括：第一，统一印制，公司公章都有统一印制的地方；第二，专人保管，如果出了问题，保管人要负全部责任；第三，统一销毁，公章需要销毁时，要上报，由主管领导签字，最后统一进行销毁。

3.办公用品管理

管理的内容

办公用品管理的内容包括：办公用品的采购、办公用品的发放和使用、办公用品的保管。 容易出现的问题

办公用品采购环节最容易出问题，因为小到低值易耗品，大到办公场地和办公大型设备的采购，都事关整个公司的成本费用。

一般来说，采购环节出现的问题主要有： 第一，事前控制政策不利；

第二，缺乏制度或不按制度执行和落实；

第三，采购过程缺乏第三方监管部门，在采购和报账过程中出现问题； 第四，采购人员长期持有公司大笔流转现金，将采购资金挪作私用； 第五，报销过程中采购价和市市场价差幅太大。 管理的方式和原则

办公用品的管理方式和原则主要包括： 第一，确定采购的必要性；

第二，预算管理，整个办公用品管理过程中要有预算，各部门提交办公用品季度预算，交给行政部门进行审核和审批。

第三，严格执行询价议价，公司要订立统一的采购制度，如费用在2000元以下的，最少要提供两家供应商，费用在2000元以上的，最少要提供三家及以上的供应商，而且要提供详尽的报价单；

第四，职责分离，采购和实用部门职责分清、分离，更容易落实责任； 第五，遵循一致性原则，如办公用品的采购要统一规格、统一形象、节省成本； 第六，不以现金付款作为付款方式；

第七，由第三方监控部门进行监管，如财务部或审计部；

第八，制定对采购人员的有效激励制度，因为缺乏常见的激励制度，采购人员会以权谋私。

4.车辆的管理技巧

车辆管理的重要性

公司车辆管理直接影响到公司的生产、经营、内部管理和对外联络。小企业可能有几十辆车，大公司可能有千百辆车。无论企业规模大小，车辆都是保证企业正常生产和管理的基础工具。

车辆管理的特点

企业车辆管理的特点主要包括： 第一，作业分散； 第二，时间要求性强； 第三，安全技术要求性高。 车辆管理的内容

企业车辆管理的内容主要包括： 第一，车辆的统一购置；

第二，车辆购置档案和技术档案的建立；

第三，车辆的报废要造一个报废册，同时由主管领导审批； 第四，车辆的合理调度；

第五，相关规定和管理制度的建设； 第六，定期的保养和维修； 第七，车辆油耗的管理控制；

第八，对司机的统一管理和培训，包括驾驶规范和基本礼仪。

5.食堂的管理技巧

食堂管理的特点

行政部门对食堂管理的特点主要包括：

群众性。外部客户来谈事，到点就会在公司的员工餐厅吃饭。因此企业食堂群众性波及面大，影响面深远。

安全性。现在很多学校餐厅都容易出事故，更不必说员工餐厅。 艰巨性。员工众口难调，做好食堂管理有很大的困难。 技术性。食堂师傅的烹调技术和水平很重要。 食堂管理的内容

企业食堂管理的内容主要包括： 第一，计划管理； 第二，质量管理； 第三，民族习惯管理； 第四，食堂的人员管理。 食堂管理的模式 食堂管理的模式主要有：

第一，由公司内部指定专门部门的专门人员进行管理； 第二，由公司内部人员承包； 第三，全部外包。 食堂人员的配备

食堂工作人员的数量一般按照1.5%的比例配备。例如，如果企业有100名员工，食堂就需要配备2名工作人员。

食堂财务管理的内容 食堂财务管理的内容主要包括： 第一，固定资金； 第二，流动资金； 第三，定耗管理。 食堂材料管理的流程

食堂原材料管理流程：采购，领用，分配。

6.员工宿舍的管理技巧

员工宿舍类型

员工宿舍一般分为单身宿舍、倒班宿舍和家属楼。现在大部分企业都没有家属楼，所以，宿舍管理主要指倒班宿舍和单身宿舍的管理。

员工宿舍管理方法

员工宿舍的管理方法主要包括：

第一，建立管理制度； 第二，宿舍物品的统一配备； 第三，卫生管理； 第四，安全管理。

7.办公室布局的管理技巧

办公室布局的原则 办公室布局的原则包括： 第一，统一； 第二，和谐； 第三，便利； 第四，高效。

办公室布局考虑的关键因素 办公室布局考虑的关键因素包括：

空气。空气不能正常流通，会影响员工的工作效率。 光线。过亮的光线和过暗的光线都会分散员工的注意力。 声音。噪音污染会干扰到正常的工作效率。

工作现场布局。即使办公室非常紧凑，也要保持桌子与桌子之间、挡板与挡板之间至少1米的距离。空间过大或者空间不足，都会影响工作效率。

设备。影印设备、复印设备、传真设备等都是公用的，要放在最便于员工统一使用的地方。

文件。文件特别是纸制文档保存状况会影响工作效率。 职能分布。职能部门的地点布置是一门学问。 办公室的布局类型 办公室的布局类型主要有：

私人的开间。一般中高层管理人员都有自己独立的办公区域，所有布局都以满足个人需求为出发点。

公用的开间。现代大部分企业都用公用大开间进行办公。 办公室布局的要求 办公室布局的要求主要包括：

第一，沿同一方向布局，所有部门进口出口是同一个方向；

第二，员工的办工桌放在前面，管理人员的办公桌放在最后，便于及时监控和掌控； 第三，内部和外部人员接触最频繁的部门，即市场、销售、行政，一般布置在楼梯口和电梯口，既不会干扰到其他部门，同时又能提高工作效率；

第四，开间办公室，桌与桌之间的距离最少为1米；

第五，光线从左后侧射入，这种光线是最安全和最舒适的；

第六，设备和设施，包括传真机、复印机、扫描仪等设备集中放在一个角落，便于员工对设备的操作、管理以及维护；

第七，文件框放在私人的办公桌上，但档案柜要统一规划管理，而且尺寸与办公现场搭配适宜。

除了上述要求外，办公室布局还需要注意一些细节，如灯管是否完好、窗帘是否齐整、椅子是否一致、卫生间是否整洁等。这些细节会体现出办公室和行政管理人员的管理水平。

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