行政办公管理规范化操作全案（下载文件）

行政办公管理规范化

操作全案

周灿辉 等 编著

目 录

1．2 行政办公人员岗位职责 ............................................................................................. 5

1．2．1 行政总监 ......................................................................................................... 5 1．2．2 办公室主任 ..................................................................................................... 5 1．2．3 行政部经理 ..................................................................................................... 6 1．2．4 后勤部经理 ..................................................................................................... 6 1．2．5 接待主管 ......................................................................................................... 7 1．2．6 行政主管 ......................................................................................................... 7 1．2．7 安全主管 ......................................................................................................... 8 1．2．8 保洁主管 ......................................................................................................... 9 2．3 行政接待管理工具 ..................................................................................................... 9

2．3．1 行政接待申请表 ............................................................................................. 9 2．3．2 贵宾接待信息表 ........................................................................................... 10 2．3．3 接待费用预算表 ........................................................................................... 11 2．3．4 前台来访登记表 ........................................................................................... 12 2．4 行政接待管理模板 ................................................................................................... 12

2．4．1 行政接待管理制度 ....................................................................................... 12 3．3 会议组织与管理图表 ............................................................................................... 15

3．3．1 会议申请表 ................................................................................................... 15 3．3．2 会议议程表 ................................................................................................... 16 3．3．3 会议签到表 ................................................................................................... 16 3．3．4 会议记录表 ................................................................................................... 17 3．4 会议组织与管理制度 ............................................................................................... 17

3．4．1 会议管理制度 ............................................................................................... 17 4．3 活动策划与组织管理工具 ....................................................................................... 21

4．3．4 活动执行计划表 ........................................................................................... 21 4．3．5 员工活动调查表 ........................................................................................... 22 4．4 活动策划与组织管理模板 ....................................................................................... 23

4．4．1 员工活动管理制度 ....................................................................................... 23 5．3 员工出差管理工具 ................................................................................................... 25

5．3．1 出差申请表 ................................................................................................... 25 5．3．2 出差借款单 ................................................................................................... 26 5．3．3 出差报告表 ................................................................................................... 27 5．3．4 出差费用报销单 ........................................................................................... 27 5．4 员工出差管理模板 ................................................................................................... 28

5．4．1 员工出差管理制度 ....................................................................................... 28 5．4．2 出差费用管理办法 ....................................................................................... 31 6．3 行政公文管理工具 ................................................................................................... 33

6．3．1 发文稿纸 ....................................................................................................... 33 6．3．2 发文登记表 ................................................................................................... 34 6．3．3 收文登记表 ................................................................................................... 34 6．3．4 收文处理单 ................................................................................................... 34 6．3．5 公文催办单 ................................................................................................... 35

6．3．6 文件传阅表 ................................................................................................... 36 6．4 行政公文管理模板 ................................................................................................... 36

6．4．1 行政公文管理制度 ....................................................................................... 36 7．3 合同档案管理工具 ................................................................................................... 40

7．3．1 合同管理台账 ............................................................................................... 40 7．3．2 合同移交清单 ............................................................................................... 40 7．3．3 文件归档登记表 ........................................................................................... 41 7．3．4 归档文件目录 ............................................................................................... 41 7．3．5 档案借阅登记表 ........................................................................................... 42 7．4 合同档案管理模板 ................................................................................................... 42

7．4．1 合同登记保管制度 ....................................................................................... 42 7．4．2 档案管理制度 ............................................................................................... 44 8．3 印信与证照管理工具 ............................................................................................... 47

8．3．1 印章刻制申请表 ........................................................................................... 47 8．3．2 印章使用登记表 ........................................................................................... 48 8．3．3 介绍信登记表 ............................................................................................... 48 8．3．4 证照管理台账 ............................................................................................... 49 8．3．5 证照借用登记表 ........................................................................................... 49 8．4 印信与证照管理模板 ............................................................................................... 49

8．4．1 印章管理制度 ............................................................................................... 49 9．3 员工提案管理工具 ................................................................................................... 52

9．3．1 员工提案建议表 ........................................................................................... 52 9．3．2 员工提案评审表 ........................................................................................... 53 9．3．3 员工提案登记表 ........................................................................................... 54 9．3．4 年度提案总结表 ........................................................................................... 55 9．4 员工提案管理模板 ................................................................................................... 55

9．4．1 员工提案管理制度 ....................................................................................... 55 10．3 公关与危机管理工具 ............................................................................................. 58

10．3．1 公关活动推进表 ......................................................................................... 58 10．3．2 发布会媒体跟踪表 ..................................................................................... 59 10．3．3 展会参展申请表 ......................................................................................... 59 10．3．4 公关费用差异表 ......................................................................................... 60 10．4 公关与危机管理模板 ............................................................................................. 60

10．4．1 公共关系管理制度 ..................................................................................... 60 11．3 办公用品与设备管理工具 ..................................................................................... 63

11．3．1 办公用品申购表 ......................................................................................... 63 11．3．2 办公用品领用登记表 ................................................................................. 64 11．3．3 办公用品库存清单 ..................................................................................... 64 11．3．4 办公设备维修记录表 ................................................................................. 65 11．4 办公用品与设备管理模板 ..................................................................................... 65

11．4．1 办公用品管理制度 ..................................................................................... 65 12．3 企业知识产权管理工具 ......................................................................................... 68

12．3．1 知识产权汇总表 ......................................................................................... 68 12．3．2 专利申请表 ................................................................................................. 69

12．3．3 专利实施情况表 ......................................................................................... 69 12．3．4 商标情况登记表 ......................................................................................... 69 12．4 企业知识产权管理模板 ......................................................................................... 70

12．4．1 知识产权管理制度 ..................................................................................... 70 13．3 信息管理与信息保密工具 ..................................................................................... 73

13．3．1 信息接收登记表 ......................................................................................... 73 13．3．2 信息分类记录表 ......................................................................................... 73 13．3．3 机密信息借阅申请表 ................................................................................. 73 13．4 信息管理与信息保密模板 ..................................................................................... 74

13．4．1 企业信息管理制度 ..................................................................................... 74 14．3 计算机与网络管理工具 ......................................................................................... 77

14．3．1 计算机硬件请购单 ..................................................................................... 77 14．3．2 计算机硬件报修表 ..................................................................................... 77 14．3．3 计算机软件维护表 ..................................................................................... 78 14．4 计算机与网络管理模板 ......................................................................................... 78

14．4．1 计算机管理制度 ......................................................................................... 78 15．3 车辆管理工具 ......................................................................................................... 81

15．3．1 车辆信息登记卡 ......................................................................................... 81 15．3．2 车辆使用申请单 ......................................................................................... 81 15．3．3 车辆行驶记录表 ......................................................................................... 82 15．3．4 车辆维修申请单 ......................................................................................... 82 15．3．5 车辆保养记录表 ......................................................................................... 83 15．4 车辆管理模板 ......................................................................................................... 83

15．4．1 车辆使用管理规定 ..................................................................................... 83 15．4．2 车辆维修保养制度 ..................................................................................... 85 16．3 安全管理工具 ......................................................................................................... 87

16．3．1 安全隐患排查表 ......................................................................................... 87 16．3．3 消防设施一览表 ......................................................................................... 88 16．3．4 门卫值班记录表 ......................................................................................... 88 16．3．2 安全演练记录表 ......................................................................................... 89 16．4 安全管理模板 ......................................................................................................... 89

16．3．1 门卫值班管理制度 ..................................................................................... 89 17．3 环境卫生与绿化管理工具 ..................................................................................... 91

17．3．1 企业绿化规划表 ......................................................................................... 91 17．3．2 绿化养护检查记录表 ................................................................................. 92 17．3．3 卫生检查记录表 ......................................................................................... 92 17．4 环境卫生与绿化管理模板 ..................................................................................... 92

17．4．1 绿化管理制度 ............................................................................................. 92 18．3 食堂宿舍管理工具 ................................................................................................. 94

18．2．1 食堂卫生检查表 ......................................................................................... 94 18．2．3 员工宿舍登记表 ......................................................................................... 95 18．2．4 宿舍物品登记表 ......................................................................................... 95 18．4 食堂宿舍管理模板 ................................................................................................. 96

18．4．1 食堂管理制度 ............................................................................................. 96

1．2 行政办公人员岗位职责

1．2．1 行政总监

行政总监岗位职责如表1-1所示。

表1-1 行政总监岗位职责

岗位名称 行政总监 直属上级 岗 位 概 述 全面统筹规划企业行政办公管理流程，不断完善行政管理体系，控制行政办公费用支出，提升行政办公管理效率 岗 位 职 责 1.根据企业整体发展规划，拟定行政办公管理发展规划 2.负责行政办公、后勤规范化管理体系建设，提升管理效率 3.负责行政办公费用预算的审核与监督，控制费用支出 4.负责行政管理组织架构设计，不断优化组织内部各项资源的配置 5.负责监督行政办公、后勤管理工作的运行，并做出相应的指示 6.负责企业公关危机的管理，及时处理各类突发事件 7.完成领导临时交办的其他工作 总经理 1．2．2 办公室主任

办公室主任岗位职责如表1-2所示。

表1-2 办公室主任岗位职责

岗位名称 办公室主任 直属上级 岗 位 概 述 协调企业高层与各部门、外部单位之间关系，做好高层领导日程安排、行政资源调度、行政公文处理以及总务后勤事务管理等工作 岗 位 职 责 1.根据企业高层领导的安排，负责企业日常行政事务管理工作 行政总监

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