无纸化会议系统方案

无纸化多媒体会议系统

--智能会议系统领导者！

广州合颂信息科技有限公司 http://www.77cn.com.cn

目录

1. 概述 .................................................................. 4 2. 需求分析 .............................................................. 4 3. 建设原则 .............................................................. 5

3.1. 先进型性原则 .................................................... 5 3.2. 实用性原则 ...................................................... 6 3.3. 可扩充性、可维护性原则........................................... 6 4. 设计思路 .............................................................. 6

4.1. 会前准备 ........................................................ 7 4.2. 会中交互及控制 .................................................. 8 4.3. 会后归档 ........................................................ 8 5. 系统介绍 .............................................................. 9

5.1. 功能介绍 ........................................................ 9 5.2. 系统架构及关键设备选型.......................................... 12 5.3. 系统界面 ....................................................... 13

5.3.1. 客户端用户界面 ........................................... 13

6. 解决方案 ............................................................. 14

6.1. 方案优势 ....................................................... 14 6.2. 软件平台 ....................................................... 16

6.2.1. 无纸化会议系统管理端(AC-MCS1.0) .......................... 16 6.2.2. 无纸化会议系统服务端授权(AC-SERVERAPP) ................... 16 6.2.3. 无纸化会议系统客户端授权(AC-MEETAPP) ..................... 17 6.3. 设备选型 ....................................................... 17

6.3.1. 无纸化会议系统服务器(PT-MCU3000) ......................... 17 6.3.2. 无纸化流媒体服务器(AC-AVW3000) ........................... 18 6.3.3. 无纸化发言管理主机(AC-CMU3000) ........................... 18 6.3.4. 无纸化升降一体式终端AC-VX3000) ........................... 20 6.3.5. 无纸化升降一体式终端(PT-VX3000C/D) ....................... 21 6.3.6. 无纸化桌面一体式终端(PT-VX2000C/D) ....................... 22 6.3.7. 个性化定制型终端 ......................................... 23 6.3.8. 信息发布终端(AC-DIU3000) ................................. 23 6.4. 应用价值 ....................................................... 24

6.4.1. 免打印、免销毁，省时更省力 ............................... 24 6.4.2. 便捷高效，提升与会者会议体验 ............................. 24 6.4.3. 节能环保，履行企业社会责任 ............................... 24 6.4.4. 移动办公，彰显企业独特气质 ............................... 24 6.4.5. 保密措施严格 ............................................. 24

7. 典型案例 ............................................................. 25

7.1. 联合国第三届小岛屿国际会议 ...................................... 29 7.2. 联合国第20届世界旅游组织大会 ................................... 30 7.3. 吉布提人民宫 ................................................... 31 7.4. 肯尼亚国家体育中心 ............................................. 32 7.5. 东帝汶共和国国防部 ............................................. 33 7.6. 吉布提共和国外交部 ............................................. 33 8. 售后服务 ............................................................. 34

8.1. 公司介绍 ....................................................... 34 8.2. 服务体系 ....................................................... 35

1. 概述

HQESOTR无纸化会议系统是行业领先的、专门为解决现代会议中的实际问题而提出的一体化解决方案，适合于各种高端会议场合，以及重要的政务、商务、企事业单位和大型活动的会场实施应用。无纸化会议系统实现全数字化管理，支持Ethernet或Wi-Fi网络连接方式，有力保障通信质量。系统中央节点采用千兆以太网串行模式连接，级联扩展全部通过网线实现，终端可采用有线/无线通讯方式，对各种规格的会议厅以及临时会场均具有良好的适应性。

无纸化会议系统全部采用具有自主知识产权的会议管理平台，可提供丰富的会议功能，协助会议使用方对整个会议流程进行高效便捷的控制，对会前准备，会中管理以及会后归档操作提供多种服务功能，保证会议正常、有序、安全地进行。可支持签到、多媒体播放、投票表决、呼叫服务、办公文稿阅读、邮件收发等多种常见的会议功能，又集成有手写批注、同步文稿演示等高级会议功能，充分满足参会者的各项需求。在整个会议过程中，无纸化会议系统可以为参会人员提供绝佳的数字化办公体验，所有的操作均通过一台终端完成，简化了纸质文件的使用，极大推进无纸化会议办公水平的发展与进步。

2. 需求分析

1、保密

随着国家信息化进程的不断加快，信息安全问题也越来越突出，引起了社会各界的广泛关注。在传统的纸张会议文件的传送中，由于每次会议的召开，需要会议主持人员将会议的议题和内容编辑好，在文件的打印、复印、装订等过程中，由于中间环节多，给保密会议带来了很多不可预见的风险。我们的保密会议系统可以从根本上杜绝传统方式下的带来的各种隐患。 2、节省

在政府机关、科研机构，和各企事业单位，每年各种会议较多，会议材料用纸量较大，印制等各种费用较高，人力及时间消耗较多，不仅增加成本，而且也不适应信息化时代的发展。同时与建设一个高效，节能，环保的社会也不相称。无纸化不仅能大大提高工作效率，对环保节能也具有深远的意义。 3、易管理

所有用户端的权限也都由服务器端控制，会议终端无法更改服务器的配置。 4、易维护

通过网络获取资源，是网络计算环境下的终端设备，不会出现客户机系统崩溃等现象，而且安装操作系统时很方便，会议结束后，彻底清除垃圾文件。 5、强安全

外部的存储数据在指定的区域，与操作系统相隔离，会议结束后，彻底清除会议文件，保密会议文件在系统中彻底粉碎。而且，每次系统重起后，系统都会恢复到最初的状态。 6、便操作

使用人员无须任何计算机应用知识即可熟练使用。使用者所需要做的事只有一件：打开电源；开关计算机同家电一样简单。对于会议室这样一个公用的场所是非常适用的。在多功能无纸化保密会议中，结合会议软件，可以实现更多，更全的功能。

3. 建设原则

本方案参照同类会议室建设使用情况，充分征求了专家和使用单位以及设备供应商的意见，综合分析考虑制定本工程设计目标和原则。

3.1. 先进型性原则

采用先进的、开放的体系结构，整个系统能体现当今会议技术的先进发展水平。

3.2. 实用性原则

能够最大限度的满足实际使用要求，采用集中管理控制的模式，在满足功能需求的基础上操作方便、维护简单、管理简便。

3.3. 可扩充性、可维护性原则

为系统以后的升级预留空间，系统维护是整个系统生命周期中所占比例最大的， 充分考虑结构设计的合理、规范对系统的维护可以在很短时间内完成。另外，在保证系统先进、可靠和高性能价格比的前提下，通过优化设计达到最经济性的目标。

4. 设计思路

首先，通过后台管理界面进行会议定制，包括：录入会议议程、参会人员，上传会议资料等。完成这些操作后，会议管理人员在会议开始前进入会场，在会议管理系统的管理端开启会议。

与会人员到达会场后，根据会议终端上的名称、座号提示在指定位置就座，并在自己计算机终端上进行会议签到。开会时，参会人员使用自己的计算机终端来浏览会议资料、进行会议交谈，查看共享桌面并浏览会议布局等会议相关信息。评审结束后根据会议签到表打印评审信息。会议结束后，用户可以通过浏览器登录会议管理系统界面进行会议资料下载以及表决结果查看等操作。

4.1. 会前准备

登陆管理-后台登陆的权限控制

会议室定义-设置会议室布局图/座位号及位置 首页编辑-编辑开机导位欢迎界面

多会议管理-多会议编辑//会议日程设置/切换当前会议

与会者设置-编辑参会人员列表详细信息/编辑每一位与会者的权限/列表导入导出

文件分发-上传文件分类及会议文件/为文件定义查阅权限 投票设置-管理并控制会议投票/列表及结果导入导出 视频管理-搜索并配置视频直播源、添加点播视频文件

4.2. 会中交互及控制

会议签到-参会人员电子签到管理及状态查询

会议信息-显示参会人员的列表详细信息，显示当前会议的日程 会议文件-显示并打开管理员分发的会议文件

会议现场-支持打开文档并同步共享演示文档/批注文档/观看同步演示/异步独立观看

会议记录-会议过程随手笔记/会议记录的上传/导出

电子白板-可在模拟白板上进行手写演示，使会议变得形象生动/支持多人互动

交流提示-支持与会者之间实时交流 网页浏览-浏览internet网/可锁定首页

个人资料-可以导入本地私有文件/可随时上传共享私有文件 会议投票-提供会议现场的投票表决功能 视频服务-播放视频文件/直播源

PC模式-把无纸化终端作为普通PC电脑使用/支持全屏共享电脑 主持功能-主席机特有，包括界面强切/投票控制等功能

中控功能-支持统一升降控制/统一关机/也可操控接入的第三方中控

4.3. 会后归档

会议归档-会议过程文件打包备案保存/会议痕迹清空

5. 系统介绍

5.1. 功能介绍

该系统与网络会议室硬件系统构成了企业高效会议的完整解决方案.

企业内部只需部署一套服务端软件,即可支持企业内部的所有会议室和会议管理.在会议软件系统中最主要的是的参会用户模块,该模块包含以下功能：

功能一：排位系统

本系统是会议系统的的重要组成部分。本系统基于信息技术、显示技术平台，采用自动化模式，来实现会议终端自动显示就座与会人员姓名、职务等，能将几个小时的手工操作缩短为几秒钟

功能二：签到系统

电子化签到系统需要做到一键触摸快速签到，自动记录。系统提供自动抓拍的功能，可以直接保存签到人的图像，作为核对信息提交至后台管理服务器。签到状态统计、查询，统计结果可直接导出为excel文件。

功能三：文件分发系统

信息化时代的会议对电子会议文件的即时分发提出了较高的要求，在便捷的文件分发系统的管理下，无论是预置的文件还是临时增添的文件均可通过服务器即时分发到每个与会者手中。系统还设置了严格的文件分发权限，可便捷地设置每个与会者对文件的阅览、导出、查看权限。

功能四：批注系统

传统的会议少不了纸和笔，而信息化时代的会议技术突破是最大化还原参会人员手写会议体验，让每位与会者能像在纸质文件上批注、修改一样在无纸化会议终端上展现。

功能五：投票系统

会议投票系统需要简洁实用，可随时设置、增添投票内容及投票方式，并以图表形式即时统计。投票系统还设置了记名、不记名等投票模式，一看即懂、一键确认，服务器实时显示投票结果到大屏幕。

功能六：会议交流系统

全面的会议服务功能可实现预设及自定义多种呼叫内容，一键完成，快速方便；支持一对一、一对多模式会议终端短信发送方式，会议交流更便捷，支持对会议控制人员短信互发，提醒会议管理人员，让会议变得轻松可控；支持全体与会人员广播功能；支持会议提醒功能等，支持对茶、纸、笔等一键触发，进行点对点服务。

功能七：视频同步直播系统

将会议室的各种高清视频信号源（包括高清摄像机、蓝光DVD、高清视频会议终端、高清机顶盒等设备）的高清视频信号同步到每个会议终端上进行同步显示。

功能八：信号交互系统

为提高会议效率和有序组织，满足现代会议大量多媒体信息的展示交流、简洁明快、生动清晰地演示和互动讨论等需要，会议信号交互系统应运而生。对在会议过程中，有非常多的信号要相互显示，自由切换，让与会者更直观轻松地进入会议状态、针对会议信息真正实现互联互通等会议需求进行了系统性的技术开发，为真正实现会议便捷化、无纸化、节约化作出应有贡献。

无纸化会议控制系统，将会议主持人、参会人员的互动操作功能发挥到极致。在便捷的系统背后，是我们独有的人工智能化控制流程在默默的工作。

功能九：会中控制系统

信息化时代的无纸化会议，就是要解决最简便、快捷的高度智能化会议模式。会场环境控制 可以集中管理控制会场环境的各种设备

灯光控制：可控制会议室里所有的灯光，进行全开全关，分组开关，亮

度的调节；

空调控制：可控制您所需要控制的空调，进行开关，温度的调节； 窗帘控制：可控制您所需要控制的窗帘，进行上下移动，可同时或分组

控制；

音响控制：可调节现场音响的声音大小，集中控制； 幕布控制：可控制投影幕的升降；

信号控制：可选择您所需要接入视频或音频的信号源，也可分配音、视

频的输出，一键切换； 投影控制：控制投影机的开关； 功能十：会议记录系统

替代传统的纸质会议本，方便参会者迅速做会议记录。支持电脑分屏显示，参会人员可边观看发言人共享屏幕，边做会议记录。

5.2. 系统架构及关键设备选型

系统的速度主要有三个瓶颈 1：服务器 2：网络链路 3：会议终端

在本次的方案中，我们着重从上面三方面去提高速度。 服务器：

我们选用的四核服务器，提高系统的响应速度，配备了双千兆的网卡。 网络链路：

我们采用的六类屏蔽网络，在整个数据传输链路中，我们的千兆网卡、千兆接口交换机和六类屏蔽线缆，确保了千兆网的物理基础。

会议终端：

根据以往的工程经验和单位的实际需求，由于会议终端从服务器提取的数据还是在本地运算，所以本地会议终端的运算速度也会影响到整体的速度，我们的工作站选用了酷睿2双核的CPU，

2G的内存，确保数据在本地能流畅运行。

通过以上的分析，可以保证整个系统速度能运行在一个较高的水平上，确保了工作效率。

5.3. 系统界面

5.3.1. 客户端用户界面

6. 解决方案

6.1. 方案优势

无纸化会议系统是使用现代通讯技术、音频技术、视频技术、软件技术，通过文件的电子交换实现会议的无纸化。其特征是：文件传输网络化，文件显示电子化，文件编辑智能化，文件输入输出可控化。无纸化会议系统的一个基本特征是：会议室设有公共视频显示的大屏幕和每个席位单独控制和使用的席位显示器，选择席位显示或称异步显示时，由与会者自行操作该智能终端，此时，该智能终端如同一台独立使用的标准计算机，每个参会者可以自主地在显示公共信号的同步显示或异步显示之间一键切换。 1）完整的安全性

根据安全要求的不同，无纸化会议系统应能提供不同层次、不同级别的安全、保密能力。

2）最简单的操作和使用

同步、异步的切换选择是无纸化会议系统必须具备的功能，会议室的主持人（主席）也必不可少，最方便、最简单的操作是一次形象、直观的按压，实现同步/异步的转换，实现主持人（主席）对全部显示设备的管控。 3）丰富的即时统一通讯平台 4）静音、低功耗、易维护 5）兼容性强的软件、易升级

会议室作为基本建设的一部分，淘汰、更新的周期远远长于日新月异的软件产品和技术，因此，无纸化会议系统的选择，需要在硬件设备不被淘汰、不被更换的前提下，不断实现软件的升级。

6）支持、兼容各类、或用户定制的决策支撑软件，具备较强的计算能力。 7）既有良好的互联互通能力，又能够随时、方便的终止并彻底物理隔离互联互通。

8）支持多种人机交互方式

除了支持传统的键盘、鼠标外，触摸板、多点触摸屏、手写输入设备等，都应受到无纸化会议系统的智能终端的支持，方便地连入系统。 9）多屏显示

席位显示器、电子桌牌、中控触摸屏、投影屏、拼接屏，甚至是主讲人、旁听席使用的平板电脑，共同构成了会议室内的多屏系统。 10）采用标准接口，可靠地连入会议室中控系统。

6.2. 软件平台

6.2.1. 无纸化会议系统管理端

(AC-SYS1.0)

会议管理，包括会前预设、会中控制及会后资料归档，设置会议基本信

息。名称，主题，开始/结束时间，所在会议室，会议状态（准备，进行中，结束）等；设置与会人员。从系统人员中选择部分或全部人员参与会议，并为每个人设置在会议中的角色，权限；设置会议议程；上传会议文稿以及其他会议相关资料，可设置人员对资料的查看权限。可查看的文档格式包括： office文件，PDF，图片，txt等；设置会议餐饮住宿安排；设置会议投票。管理会议进行过程中使用到的表决，投票等，投票形式支持自定义（单选，多选）。有权限的用户也可在会议进行过程中在终端设置，发起投票。会议查询（查询已结束会议的相关信息(主题，参会人员，签到情况，资料，投票表决，餐饮住宿等)以及资料，结果的下载，导出）；会议纪要整理（会议结束之后，可由相关人员编写会议纪要，并上传。）

6.2.2. 无纸化会议系统服务端授权

(AC-SERVERAPP)

系统初始状态设置，包括会议发言主机、环境控制主机与无纸化会议系统服务器的通讯参数设置；

提供无纸化系统会前、会中、会后所有功能的后台操作。

支持多会议室管理，支持多会议预设，支持会议日程安排。

6.2.3. 无纸化会议系统客户端授权

(AC-MEETAPP)

无纸化多媒体会议终端内置软件支持强大的控制应用功能：包括人名导位、会议签到、个性化呼叫服务、会议信息及与会者信息查看、会议文稿查看、文稿批注、文稿导读、会议记录、会议投票、发言模式管理及控制、同声传译（选配）、上网服务、电子白板、即时消息、文件归档及共享、文档资料导入导出、同步演示、视频点播、视频直播（选配）、大屏投放、会议主持、环境控制（仅限于主席或主持人终端）、监控平台（选配）等功能；

6.3. 设备选型

6.3.1. 无纸化会议系统服务器

(AC-MCU3000)

机架式服务器机柜安装，尺寸19”标准机柜，4U高度；

硬件配置：工业级主板，CPU：Intel Xeon E3，处理器主频：3.1GHz，三级缓存6MB，多核运算：四核心四线程，内存容量：8GB/DDR3，硬盘容量:1000G,SATA3.5英寸硬盘；

前面板2个USB接口，方便资料导入导出；

系统初始状态设置，包括会议发言主机、环境控制主机与无纸化会议系统服务器的通讯参数设置；

提供无纸化系统会前、会中、会后所有功能的后台操作。 支持多会议室管理，支持多会议预设，支持会议日程安排。 6.3.2. 无纸化流媒体服务器

(AC-AVW3000)

机架式服务器机柜安装，尺寸19”标准机柜1U高度；

前面板带LED状态显示灯，显示设备的工作状态，自带4路HDMI数字高清视频信号接口、2路EtherNet（千兆）接口，基于强大的双核DSP平台，包含一个强大的数字视频DSP以及一个通用的ARM处理器，DSP专注于视频信号处理与编码，ARM处理器负责网络交互和管理与配置，分工明确更能保证可靠性和性能；

6.3.3. 无纸化发言管理主机

(AC-CMU3000)

符合IEC60914、GBT15381-94国际标准

采用数字技术为核心 ，内置高性能CPU，支持讨论和视像跟踪功能

音频信号采用32bit高速浮点DSP进行处理， 带宽20Hz~20KHz完美清晰音质

高性能开关电源供电，长距离传输对音质不会有任何影响 抗干扰电路设计，杜绝一切手机信号的干扰 自带2.8寸液晶屏，独立按键操作，

四路话筒连接，每路支持30个单元，可接120个单元，主席数量不受限制，

支持级联，方便多套系统同时使用，共同管理，

具有S端子和5P接线端子接口，连接标清或高清摄像头，支持SONY VISCA、EVI HD、PELCO P/D、BRC300通讯协议

具有视频切换RS-232通讯接口，可连接高清视频切换器

具有中控代码RS-232接口，可连接中控系统，由中控系统调用控制本机所有功能

多路音频输入输出接口，可连接扩声或录音设备，前面板有一个USB接口，可外接U盘等存储设备进行录音

主机和电脑可以通过TCP/IP网络或者USB本地方式进行连接通讯，使用PC软件对系统进行设置。亦可不需电脑直接在主机上对系统进行设置，支持在线更新代码

具有多种会议模式： FIFO（先进先出模式）、LIFO（后进先出模式）、FREE（全开放模式）、APPLY（申请模式）、C-ONLY（主席模式）

可设置发言数量、自动关闭、限时关闭、声控发言等功能 可安装于19英寸标准机柜上，易于存放和保管

本文来源：https://www.bwwdw.com/article/hfgi.html