office高级应用第二章word2.6使用邮件合并技术批理处理文档

教 案

授课日期 授课课时 授课章节 名 称 2 授课班级 授课形式 12高技计算机 新课 2.6 使用邮件合并技术批量处理文档 使用教具 多媒体 通过学习，使学生掌握邮件合并 教学目的 教学重点 邮件合并 教学难点 邮件合并 内容更删 无 课外作业 补充 教学后记

授课主要内容或板书设计

2.6.1 什么是邮件合并 1、创建主文档 2、选择数据源 3、邮件合并的最终文档 2.6.2 使用邮件合并技术制作邀请函

课堂教学安排

主 要 教 学 内 容 及 步 骤 任务目标 2.6.1 什么是邮件合并 1、创建主文档 2、选择数据源 3、邮件合并的最终文档 教师活动 主文档是经过特殊标记的Word文档，它是用于创建输出文档的“蓝图”。其中包含了基本的文本内容，这些文本内容在所有输出文档中都是相同的，比如信件的信头、主体以及落款等。另外还有一系列指令（称为合并域），用于插入在每个输出文档中都要发生变化的文本，比如收件人的姓名和地址等。 数据源实际上是一个数据列表，其中包含了用户希望合并到输出文档的数据。通常它保存了姓名、通讯地址、电子邮件地址、传真号码等数据字段。Word的“邮件合并”功能支持很多类型的数据源，其中主要包括下列几类数据源： ?Microsoft Office地址列表：在邮件合并的过程中，“邮件合并”任务窗格为用户提供了创建简单的“Office 地址列表”的机会，用户可以在新建的列表中填写收件人的姓名和地址等相关信息。此方法最适用于不经常使用的小型、简单列表。 ? 邮件合并的最终文档包含了所有的输出结果，其中，有些文本内容在输出文档中都是相同的，而有些会随着收件人的不同而发生变化。 ? 利用“邮件合并”功能可以创建信函、电子邮件、传真、信封、标签、目录（打印出来或保存在单个Word文档中的姓名、地址或其他信息的列表）等文档。 学生活动 学生练习 学生练习 学生练习 课堂教学安排

主 要 教 学 内 容 及 步 骤 任务目标 2.6.2 使用邮件合并技术制作邀请函 教师活动 类的邮件给客户或合作伙伴，这类邮件的内容 通常分为固定不变的内容和变化的内容。例 如，有一份如图2.135所示的邀请函文档，在 这个文档中已经输入了邀请函的正文内容，这 一部分就是固定不变的内容。邀请函中的邀请 人姓名以及邀请人的称谓等信息就属于变化 如果用户要制作或发送一些信函或邀请函之的内容，而这部分内容保存在如图2.136所示 ? 利用“邮件合并分步向导”批量创建 信函的操作步骤如下： （1）在Word 2010的功能区中，打开如图 2.137所示的“邮件”选项卡。 （2）在“邮件”选项卡上的“开始邮件合并” 选项组中，单击【开始邮件合并】|【邮件合 并分步向导】命令。 （3）打开“邮件合并”任务窗格，如图2.138 所示，进入“邮件合并分步向导”的第1步（总 共有6步）。在“选择文档类型”选项区域中， 选择一个希望创建的输出文档的类型（本例选的Excel工作表中。 中“信函”单选按钮）。 （4）单击【下一步：正在启动文档】超链接，进入“邮件合并分步向导”的第2步，在“选择开始文档”选项区域中选中“使用当前文档”单选按钮，以当前文档作为邮件合并的主文档。接着单击【下一步：选取收件人】超链接，进入“邮件合并分步向导”的第3步，在“选择收件人”选项区域中选中“使用现有列表”单选按钮，如图2.139所示，然后单击【浏览】超链接。 学生练习 学生活动 学生练习 课堂教学安排

主 要 教 学 内 容 及 步 骤 任务目标 教师活动 客户资料的Excel工作表文件，然后单击【打 开】按钮。）此时打开“选择表格”对话框， 选择保存客户信息的工作表名称，然后单击 【确定】按钮。 （6）打开“邮件合并收件人”对话框，可以 对需要合并的收件人信息进行修改。然后，单 击【确定】按钮。 （7）选择了收件人的列表之后，单击【下一 步：撰写信函】超链接，进入“邮件合并分步 向导”的第4步。如果用户此时还未撰写信函 的正文部分，可以在活动文档窗口中输入与所 有输出文档中保持一致的文本。如果需要将收 件人信息添加到信函中，先将鼠标指针定位在 文档中的合适位置，然后单击【地址块】、【问 候语】等超链接。本例单击【其他项目】超链 接。 （5）打开“选取数据源”对话框，选择保存（8）打开“插入合并域”对话框，在“域”列表框中，选择要添加到邀请函中邀请人姓名所在位置的域，本例选择“姓名”域，单击【插入】按钮。 （9）插入完所需的域后，单击【关闭】按钮，关闭掉“插入合并域”对话框。文档中的相应位置就会出现已插入的域标记。 （10）在“邮件”选项卡上的“编写和插入域”选项组中，单击【规则】【如果|...那么...否则...】命令，打开“插入Word域”对话框，在“域名”下拉列表框中选择“性别”，在“比较条件”下拉列表框中选择“等于”，在“比较对象”文本框中输入“男”，在“则插入此 学生练习 学生练习 学生活动 课堂教学安排

主 要 教 学 内 容 及 步 骤 任务目标 小结 教师活动 文字”文本框中输入“先生”，在“否则插入此文字”文本框中输入“女士”。然后，单击【确定】按钮，这样就可以使被邀请人的称谓与性别建立关联。 （11）在“邮件合并”任务窗格中，单击【下一步：预览信函】超链接，进入“邮件合并分步向导”的第5步。在“预览信函”选项区域中，单击【<<】或【>>】按钮，查看具有不同邀请人姓名和称谓的信函。 （12）预览并处理输出文档后，单击【下一步：完成合并】超链接，进入“邮件合并分步向导” 的最后一步。在“合并”选项区域中，用户可 以根据实际需要选择单击【打印】或【编辑单 个信函】超链接，进行合并工作。本例单击【编 辑单个信函】超链接。 （13）打开“合并到新文档”对话框，在“合 并记录”选项区域中，选中“全部”单选按钮， 然后单击【确定】按钮。这样，Word会将Excel 中存储的收件人信息自动添加到邀请函正文 中，并合并生成一个如图2.146所示的新文档， 在该文档中，每页中的邀请函客户信息均由数 据源自动创建生成。 学生练习 学生练习 学生活动

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主 要 教 学 内 容 及 步 骤 任务目标 小结 教师活动 文字”文本框中输入“先生”，在“否则插入此文字”文本框中输入“女士”。然后，单击【确定】按钮，这样就可以使被邀请人的称谓与性别建立关联。 （11）在“邮件合并”任务窗格中，单击【下一步：预览信函】超链接，进入“邮件合并分步向导”的第5步。在“预览信函”选项区域中，单击【<<】或【>>】按钮，查看具有不同邀请人姓名和称谓的信函。 （12）预览并处理输出文档后，单击【下一步：完成合并】超链接，进入“邮件合并分步向导” 的最后一步。在“合并”选项区域中，用户可 以根据实际需要选择单击【打印】或【编辑单 个信函】超链接，进行合并工作。本例单击【编 辑单个信函】超链接。 （13）打开“合并到新文档”对话框，在“合 并记录”选项区域中，选中“全部”单选按钮， 然后单击【确定】按钮。这样，Word会将Excel 中存储的收件人信息自动添加到邀请函正文 中，并合并生成一个如图2.146所示的新文档， 在该文档中，每页中的邀请函客户信息均由数 据源自动创建生成。 学生练习 学生练习 学生活动

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