公司会议管理制度
更新时间:2023-03-29 03:57:01 阅读量: 互联网资料 文档下载
公司会议管理制度
1. 目的:
为规范会议管理,提高会议质量和效率,特制定本制度。
2. 适用范围:
本制度适用于公司及各部门的工作会议和专业会议,如公司例会、总经理办公会议、公司专项会议、部门例会等。
3 会议要求
3.1 会议应根据实际工作需要召开,着眼于有效沟通,协调公司内部各方面关系、解决问题、安排部署工作。
3.2 会议应注重质量,提高效率,会前应做好充分准备,做到充分沟通,,心中有数;对议而不决的事项提出解决的原则和办法;各类会议力求精干、高效,工作进展和安排应明确、具体、量化,杜绝空谈和形式主义。
3.3 讲求实效。会议议定的事项、布置的工作任务、提出的办法措施,与会人员要按照职责分工传达、贯彻、落实,力求取得具体成果。
3.4 严格会议纪律。会议主办部门应加强会议管理,做好会议安排;与会人员应认真准备、准时参会,不得缺席或指定他人代表,确因个人紧急事务需要请假的,须向会议主持人请假,同时指定专人代为参会。
4 会议类型及其安排如下
4.1 公司例会
4.1.1 公司例会为每月8号和25号各召开一次。
4.1.2 列席会议人员为各部门负责人,会议由总经理主持,总经理因故不能出席时,授权公司其他领导成员主持。
4.1.3 公司例会的主要内容:会议主持人通报重要事项;各部门负责人报告本部门上月工作成果,对照上月会议安排,逐条逐项检查落实完成情况,提出需要公司协调解决的问题和工作建议;提出本月工作安排方案等;制定下月工作计划;与会人员讨论有关事项;会议主持人安排和部署下月公司整体工作并宣布议定事项。
4.1.4 公司例会由办公室负责组织和记录,议定事项形成《公司例会会议纪要》,由办公室起草,经办公室主任审核后,由总经理或主持会议的其他领导签
发。
4.2 总经理办公会议
4.2.1 总经理办公会议不定期召开,由总经理根据需要决定召开,总经理办公会议议题由公司领导成员提出,或由公司各部门提出建议后,由总经理确定;公司领导成员对议题如有意见或建议,需在会前提出。
4.2.2 总经理办公会议研究决定公司重大事项,主要内容包括:
4.2.2.1 审议公司的发展战略、中长期规划、年度计划,审批重大投资项目、资产重组和对外合作项目;
4.2.2.2 审议决定公司年度财务预决算和内部利润分配方案及弥补亏损方案;
4.2.2.3 审议公司业绩考核、薪酬分配方案和基本工资制度;
4.2.2.4 研究公司内部管理体制、组织机构设置与调整方案;
4.2.2.5 研究公司重大改革方案和布置;
4.2.2.6 审议通过公司重要规章制度;
4.2.2.7 研究决定公司生产经营和管理中的重大问题;
4.2.2.8 讨论公司年度工作报告,听取公司各部门的工作汇报;
4.2.2.9 总经理认为应研究审议的其他问题。
4.2.3 总经理办公会议参加范围为:总经理主持会议,各部门负责人参会。
4.2.4 总经理办公会议议定事项形成《总经理办公会议纪要》,由办公室根据会议记录起草纪要,报总经理签发。
4.2.5 总经理办公会议的材料、记录、纪要均为公司秘密文档,由办公室妥善保存,并于下一年度的二月底前统计归档;查阅会议材料、记录、纪要经办公室主任批准。
4.3 公司专项会议
公司专项会议是公司领导根据公司工作部署和要求,按照工作分工或受总经理委托,就专项工作召开的办公会议。
专项会议由总经理或其他公司领导成员召集和主持,有关部门负责人参加。 会议由专项工作主办部门负责组织和记录,办公室配合工作;会议议定事项形成《专项会议纪要》,由专项工作主办部门起草,经办公室审核,报主持会议
的公司领导签发。
4.4 公司部门例会
4.4.1 部门例会,由各部门自行安排,或由各部门负责人根据工作需要决定,但必须服从公司统一安排,开会时间、参会人员等,不得与公司会议冲突。
4.4.2 部门例会由各部门负责人主持,该部门全体员工参会。
4.4.3 部门例会的主要内容:部门负责人传达公司会议精神,通报公司近期总体工作安排和面临的问题;每位员工汇报上月工作情况及下月工作计划;与会讨论事项;部门负责人提出部门下月工作要点、具体安排和有关要求。
4.4.4 部门例会由部门负责人指定一名员工负责记录,形成决议由部门负责人签发,抄送办公室归档。
4.5 安全例会
4.5.1 每月19日召开安全例会,会议由董事长主持,各部门负责人参会。
4.5.2 传达和学习贯彻上级有关安全生产法律法规、规章和会议精神。
4.5.3 分析和研究本公司安全生产和管理现状,对有关存在的事故隐患落实整改期限、人员和经费。
4.5.4 研究和制订落实安全生产管理目标和考核指标办法。
4.5.5 听取安全生产管理部门负责人的工作汇报,部署阶段性安全生产工作。
4.6 公司及部门其他临时性会议,另行安排确定。
5. 责任划分
5.1 主管部门:办公室
5.1.1 办公室负责公司例会的组织准备工作,会中服务、监督,会后撰写会议纪要并分发, 保管会议纪要原件,安排和监督会议决议的执行。
5.1.2 办公室负责协助安排其他各种专项会议。
5.1.3 办公室对会议前后各事项有奖惩提议权。
5.2 行政文员
5.2.1 确定会议时间。
5.2.2 收集会议相关材料。
5.2.3 拟定会议议程,并通知参会人员。
5.2.4 安排会场,准备设备器材。
5.2.5 撰写会议纪要并分发。
5.2.6 保管会议纪要。
5.3 主持人:
主导会议进程,处理突发状况。
5.4 参会人员:
5.4.1 遵守公司会议管理制度。
5.4.2 会前准备发言材料并提交一份于行政文员。
5.4.3 准时参会,并在《会议签到表》上签到。
5.4.4 会中积极发言、参与讨论。
5.4.5 做好本人记录。
5.4.6 会后就会议精神向下作宣贯,落实会议决议。
6 会议通知
6.1 会议通知的内容:会议名称、主持人、会议时间、地点、参会人员、会议主题及议程。
6.2 除紧急会议外,其他会议至少提前一个工作日出书面通知,由办公室起草,主持人签发后发至各与会人员。
6.3 紧急或临时会议可电话或口头通知参会人员会议地点、时间、主持人、会议主题。
7 会议纪要
7.1 公司级会议由办公室文员负责现场记录,会后整理起草会议纪要,由主持人签发后发放传阅,传阅范围由会议主持人确定,并由办公室存档备查。
7.2 各部门的会议纪要,由本部门指定人员记录起草,部门负责人签发后由记录人员负责日常归档、保管,同时将一份副本送至办公室统一归档备查。
7.3 会议纪要为公司的机密档案,保管人员不得擅自外泄,其调阅应严格按照公司文档管理制度的有关规定执行。
8. 会议纪律
8.1 任何人不得无故缺席,如确定有紧急情况,须提前请假(中层干部人员请假需总经理批准,其它人员向会议组织部门请假),否则视为缺席,与会人员不得无故迟到或缺席(提前请假获批者除外)。
8.2 会议期间,与会人员须将手机关机或调成振动状态,不允许接听电话,如有重要电话应离场接听,以免影响会议效果。
8.3 未按照会议制度要求违反者按以下标准进行处罚:
8.3.1 未按照会议制度执行的处罚相关责任人一次50元;
8.3.2 未提前请假者不参加会议每次罚款50元,并通报批评。
8.3.3 迟到或早退一次罚款20元。
8.3.4 随意走动,不遵守会议纪律的罚款20元。
8.3.5 手机铃响影响会议的一次罚款20元。
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