公文的写作和处理(125页)

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第一节 公文概述 公文是法定机关与组织按照特定的规

范体式，经过一定处理程序制成的具有法定效力的文书，是依法管理

和进行公务活动的重要工具。 公文的作用 一、规范行为作用： 二、

领导与指导作用： 三、公务联系作用： 四、宣传教育作用： 五、

凭据和记载作用： 公文的分类 按来源分: 收文、发文 按行文关系

分: 上行文、平行文、下行文、泛行文 按阅读范围分: 公布性文件、

内部文件、机密文件 按使用范围分类: 专用文件、通用文件 规范

公文的意义 任何机关、团体和企事业单位都离

不开公文，尤其是管理国家行政事务的政府机关，对公文的依赖程度

非常之高。 一、是依法行政、建设法制政府的需要。 1．法

律、法规、规章等都以公文为载体，制发公文不符合权限和程序规范，

将影响公文的法律效力，影响依法行政。 ２．公文提供的信息不全面、不准确、不及时，制定的政策、发布的

决定不稳定，都会影响依法行政。 二、代表政府和机关水平与形象 一些公文出现细小的错误也许不至于引起严重的法律纠纷和经济损

失，但在当前信息化发展迅速的今天，会对政府和机关的声誉与形象

产生严重的危害，应该引起我们的重视和关注。 三、党和国家非

常重视公文规范 1928年12月发出《中央关于文书工作给各

省委的通知》 1931年，发布《文件处理法》。 1938年，

晋察冀边区行政委员会发出《公文程式再加改革令》。 1938

年，陕甘宁边区政府也颁布了《陕甘边区新公文程式》。 1951年9月29日政务院颁发《公文处理暂行办法》 1957年

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10月3日国务院秘书厅下发《公文名称和体式问题几点意见》 1981年2月27日国务院办公厅发布《国家行政机关公文处理暂行办

法》 1987年2月18日国务院办公厅发布《国家行政机关公

文处理办法》 1993年11月21日国务院办公厅修订发布《国

家行政机关公文处理办法》 2000年8月24日国务院

发布《国家行政机关公文处理办法》,其主要特点有: 1.由国

务院名义发布。 2.增加了第六条：“各级行政机关的负责人应

当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对本机关公文处理

工作的领导和检查。” 第二节 收文办理 收文办理是指

对收到公文的办理过程，包括签收、启封、登记、拟办、批办、承办、

催办等程序。 收文的基本程序 一、签收 由文书部门

负责来文签收。注意事项： 1.来文封号是否与签收簿编号相

符。 2.信封和密封条有无拆封和破损现象。 3.限时送

达的急件是否超过规定期限 。 二、启封 领

导亲启件送领导本人亲自启封；密件送机要人员启封。其他件由文书

人员启封。 注意事项： 1.是否错发。

2.有否缺页少份 3.封内有文件清单的对照检查，有回执单

的签名后将回执单退回。 三、登记 登记是建立文件

的账目，其作用是： 1.便于管理和保护文件，防止丢失。

2.便于查找和检索。 3.便于统计和催办。 4.便于运

转中交接。 在登记时根据需求填附收文办理单。

四、拟办 拟办是指按照来文的内容和要求提出初步的处

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理要求。 1.拟办的作用： （1）及时准确地将

来文送给有关领导和部门处理，提高办文时效。 （2）供领

导批办时参考。 2.收文类型及其拟办。 收文

类型从行文关系上有上级来文、下级来文、不相隶属机关来文。从发

文目的上有阅件和办件。 对不同类型的来文，应根据本

机关的实际情况提出不同的拟办意见。 拟办原则和方法：

（1）对上级机关的来文，均应送机关领导，同时提出办理意见。阅

件应注明建议阅读范围，如“请××局长及××处阅” ；办件应注

明建议办理的部门，如“请××局长阅示，建议由××处牵头阅处” 。

（2）对其他机关的来文，重要公文送机关领导；一般公文可直接送

有关部门阅办，如“请××处阅处” 。 五、批办 批办是机关领导行使权力、履行职责的公文处理环节。

六、承办 是指机关有关部门根据拟办和批办意见对文件

（主要是办件）进行具体的办理。 承办部门首先要确定

具体承办人，交待任务、要求和期限。承办人应准确领会文件精神和

领导意图，提出建议方案或直接草拟复文（进入发文程序），按程序

送领导批示或签发。 七、催办 是指对办件根

据时限要求，对承办情况进行督促和检查，防止文件积压，加速文件

运转速度。催办分对内催办和对外催办两个方面。催办工作应做到： 紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

八、注办 是指对文件的承办情况和结果所作的说明。一

份文件办毕，承办人员应在收文处理单的处理结果栏注明办复情况、

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处理形式，和复文文号。如果是电话或口头答复，应注明时间、地点、

电话、受话人等，并签上自己的名字。 第三节 发文办理 发文办理是指以本机关名义制发公文的过程，包括交办、草拟、审核、

签发、复核、缮印、用印、登记、分发、归档等程序。 发文的基本

程序 一、交 办 机关领导人或者部门负责人将草拟文稿的任

务交给有关人员，这是发文办理程序的起点。机关领导人交办，应向

拟稿人员就文稿的任务、意图、政策根据、具体要求作简要说明。 二、

草 拟 （一）明确发文的主题和目的。 （二）确定文种。

（三）确定发送的对象和范围。 （四）拟写标题 （五）

草拟正文。 上报的文件一定要简明扼要、开门见山、

很快切入主题。请示一般不要超过3000字，确需提供详细情况时，

可采用附件的形式。 三、 会 签 拟制公文，对涉及其

他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得

一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协

调，仍不能取得一致时，须在文中列明各方理据，提出建设性意见，

并经有部部门会签后，报请上级机关协调或裁定。 四、 审 核 公文送负责人签发前，应当由办公厅（室）进行审核。审核的重点是：

是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的

有关要求，公文格式是否符合《国家行政机关公文处理办法》等。 五、

签 发 1．以机关名义制发的上行文，由主要负责人签

发，其他文件可由主要负责人授权分管领导签发。 2．领导

人在签发文件时应署全名，签发日期应完整，并使用符合规定的笔墨。

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六、缮印 公文签发后应及时编号、送印。 公文的缮印，

一要注意及时，特别是急件，要按具体要求抓紧印制；二要保证质量，

做到准确、清晰、整洁，特别要注意校对。 七、用印 公文用

印，应以领导人签发时的签字为根据。领导人未签发的公文，不得用

印。现在缮印文件时，往往将印章直接套印，一次完成。 八、 登

记、封发 是指对印制好的文件登记、封装和发出。发出密件和

急件，要分别注明并在信封上加盖密件戳、急件戳。 九、立卷、归

档 立卷是指对文件编卷订册。 立好的案卷，可按照档

案部门的规定，定期向档案部门移交。 第四节 公文的写作 一、

对公文写作人员的基本要求： 1. 要有较高的政治素质。 2.

要有较多的业务知识。 3. 要有较强的写作能力。 4. 熟悉

公文处理规范。 二、公文起草的方法和步骤 在决定拟写一份

公文时，下笔之前首先要弄清公文的主题和发文的目的，要很好地理

解领导的意图，有不清楚的地方，应及时请示，询问明白。然后按如

下步骤着手写作: （一）确定中心内容 主要解决什么问

题？主要的指导思想和解决问题的主要原则、措施是什么？汇报情况

时打算重点反映什么问题？请示事项时拟请上级机关主要解决什么

问题等。 （二）文种的确定和写作 是请示工作还是报

告情况？是发布规章还是审批项目？是联系工作还是通报情况？对

方单位是上级机关还是下级机关，或者是不相隶属的单位和机关等。

不同的目的应选择不同的文种，不同文种的写法是不同的。 机

关日常使用的通用公文，按照公文的性 质和用途可分为若干种，为

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每种公文所规定的 固定名称，就是公文的种类，简称文种。例如， 命

令、决定、通知、请示、报告、函、批复等， 都是文种的名称。 文

种的作用在于概括地标明公文的性质、 制发的目的和要求，便于收

文机关进行文书 处理。 行政机关的法定文种有： 命 令（令） 命令（令）是国家的权力机关、行政 领导机关、军事机关等颁布的

具有强制执 行性质的领导性、指挥性公文。 命令（令）的适用范围：

1.依照有关法律公布行政法规和规章; 2.宣布施行重大强制性行政

措施； 3.嘉奖有关单位及人员。 命令（令）的主要特点是：

1．具有强制性； 2．有限定的发布机关。 3．有专门的格式 命令

（令）的类型: 1．公布令。这是公布法律、法规时使用的公文。

2．行政令。这是采取重大强制性行政措施时使用的公文。 3．嘉

奖令。这是上级对下级授予荣誉称号，表彰、奖励时使用的公文。 决 定 决定是一种重要的规范性文件，具有法规性和指令性，下

级机关必须坚决执行。 决定的适用范围： １．对重要事项或者重大

行动做安排。 ２．奖惩有关单位及人员。 ３．变更或者撤销下级机

关不适当的决定事项。 决定的类型： 1．宣告性决定。把已

经做出部署和安排的重大事项向下级机关宣布。如： 《国务院

关于第三批取消和调整行政审批项目的决定》 （国发〔2004〕16号）

2．指挥性决定。安排重要工作，要求下级机关贯彻执行。如： 《国

务院关于加强节能工作的决定》 （国发〔2006〕28号） 3．奖

惩性决定。对有关单位或工作人员进行奖励或处分。如： 《交通部

关于表彰全国交通职业教育工作先进集体和先进个人的决定》（交科

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教发〔2004〕484号）。 公 告 公告适用于向国内外宣布重

要事项或者 法定事项。其特点是知照范围广泛，一般不 写主送单位，

而且行文机关多为国家高级领 导机关，基层机关和企事业单位不能

使用这 一文种。 公告一般通过各种媒体发布。 通 告 适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。 通告

可以发文和通过各种媒体发布，也可在适当的地点张贴公布。 通告

的主要类型： 1．知照性通告。即告知应当知道或需要遵守事

项的通告。 2．办理性通告。即办理一些例行事项的通告，其

内容多为注册、登记、年检等。 通告与公告的区别: 1．发文

机关不同。公告的发布级别很高。通告的发布没有级别的限制，一般

的行政机关和企事业单位都可以根据自己的职权范围使用。 2．收文

对象不同。公告是面向国内外公布的事项；通告常限于在国内一定的

范围内公布需要知道或遵守的事项。 3．重要程度不同。公告内容须

是重要事项和法定事项，在国内外有一定的影响；通告所涉及的通常

是一般事项。 4．发布形式不同。公告通常由新闻媒体发布；通告可

以通过新闻媒体公布，也可以张贴。 通 知 适用于批转

下级机关的公文，转发上级 机关和不相隶属机关的公文，传达要求

下级 机关办理和需要有关单位周知或者执行的事 项，任免人员。 通知的分类： 通知的适用范围很广，根据功能或用途，可以

把通知分为：转发印发性通知、指示性通知、知照性通知和任免通知

等。 1．转发印发性通知： 转发印发性通知指用于“批转” 、

“转发”和“印发”公文的通知种类。 “批转”具有“批准

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转发”之意，是上级对下级文件的认同并转发下去贯彻落实的通知。 “印发”则主要用于发布本机关制定的公文或领导讲话。 “转

发”主要用于转发上级机关和其他机关、单位的文件， 2．指示性通

知 指示性通知是上级机关用于向下级机关作出某项工作要求

的通知种类。指示性通知是典型的领导和指导性公文。 ３．知照性

通知 知照性通知是向下级和有关单位宣布某些应知事项。如

成立或撤销机构、启用或作废印章、迁址办公、更改电话号码、变更

作息时间、安全保卫、放假安排等都可以用这种通知办理。知照性通

知要求表达完整、叙述准确。 4．任免通知 用于人事任免。 通

知与通告的区别: （1）适用范围不同。通告功能单纯，用于公

布社会各有关方面应当遵守或周知的事项；通知则可以指示、可以要

求、可以转文、可以任免等等，适用范围比通告要大得多。 （2）

受文对象不同。通告的对象一般是公众，对象广泛，有时无法限定，

因而具有普遍告知性，一般没有主送单位；而通知的对象一般是与通

知内容直接有关的机关、单位或人员，对象明确，范围有限，因而具

有特定专指性。 （3）目的要求不同。通告的事项只需知晓和

遵守即可；通知的事项一般需要办理和执行。 （4）发文形式

不同。通告一般通过媒体公开发布，也可以在公共场所张贴；而通知

则一般以文件形式下发。 通 报 适用于表彰先进，批评

错误，传达重要 精神或者情况。 一般分为两类:即表彰批评性

通报、情况通报。 1．表彰批评性通报：如 《关于表彰近期几次重

大救助行动中表现突出的集体和个人的通报》（交办发〔2004〕763

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号） 《关于吉林省吉化集团公路运输公司危险货物运输车辆发生重

大交通事故的通报》 （交公路发〔2004〕21号） 此类通报

一般由事实、决定事项或处理意见、执行要求或号召等组成。 2．情

况通报：如 《国务院办公厅关于1999年各部门报送公文简报情况的

通报》国办函〔2000〕26号 此类通报一般由详细情况、基本

分析和提出要求等部分组成， 通报与通知的主要区别: 1.

内容范围不同。知照性通知和通报都有告知的作用，但通知告知的主

要是一般事项，以及需要遵守执行的事项；通报则是告知正反面典型，

或有关重要的精神或情况。 2.目的要求不同。通知的目的是

告知事项，布置工作，部署行动，内容具体，要求受文机关了解要办

什么事，该怎样办理，不能怎样办理，要求遵照执行，有严格的约束

力；通报的目的主要是交流、了解情况，通过正反面的典型去教育人

们，宣传先进的思想和事迹，提高人们的认识。 3.表现方法

不同。通知的表现方法主要是陈述，告知人们做什么，怎样做，叙述

具体，语言平实；通报的表现方法则常用叙述、说明、分析和议论，

有较强的感情色彩。 命令、决定和通报用于奖励时如何区分: 命令、决定和通报三个文种用于奖励时，各级行政机关应当依据法律

的规定和职权，根据奖励的性质、种类、级别、公示范围等具体情况，

选择使用相应的文种。 命令一般单位不能使用:决定偏重于表彰、授

予称号：通报则更偏重于宣传先进事迹。 议 案 适用于

各级人民政府按照法律程序向 同级人民代表大会或人民代表大会常

务委 员会提请审议事项。其他机关一般不使用 本文种。 报 告

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报告是陈述性公文，适用于下级机关向 上级机关或者业务主管机关

汇报工作、反映 情况、答复上级机关的询问等。 报告属上行文。

报告的主要类型： 1.工作报告。指向上级机关报告工作的报

告，有例行工作报告和专题报告两种。 2.情况报告。指向上

级机关反映情况的报告。 3.答复报告。指答复上级询问事项

的报告。 4.报送报告。指向上级机关报送文件或有关材料的

报告。 请 示 适用于向上级机关请求指示、批准。 请

示属上行文。 请示的适用范围： （1）上级有关方针、政策、

指示或法规、规章不够明确或有不同理解，需要上级机关做出明确解

释和答复。 （2）从本地区本单位的实际情况出发，需要对上级

的某项政策、规定做出变通处理，有待上级重新审定，明确作答。

（3）在工作中出现新情况、新问题需要处理而无章可循、无法可依，

需要上级机关做出明确指示。 （4）需要请求上级解决本地区、

本单位的某一具体问题和实际困难。 请示的适用范围： （5）

按上级机关和主管部门有关政策规定，不经请示无权自行处理的问

题。 （6）工作中出现了一些涉及面广而本部门无法独立解决

的困难和问题，必须请示上级领导或综合部门，以求得他们的协调和

帮助。 （7）政府的职能部门对自己分管业务范围所出现的情

况和问题，提出了处理意见和解决措施，但由于行业和地域的限制，

无权要求同级职能部门和地方政府执行，这就需要请求上级机关批准

后转发有关地区和部门执行。 请示的主要类型： （1）请求指

示的请示。这类请示多涉及政策上、认识上的问题。 （2）请求

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批准的请示。这类请示多涉及项目、人事、财物、机构等方面的具体

问题。 （3）请求批转的请示。这类请示应附完整的工作方案。

批 复 批复也是一种重要的领导指导性公文，适用于对下级

机关的请示事项作出答复。 这一文种只能用于对本机关所属

的下级机关。业务主管机关对于平行机关和没有隶属关系的机关答复

问题和审批事项，不宜使用批复，可以用函答复。 批复的特点：

（1）被动性。批复必须依赖请示而存在。先有请示后有批复。任何

一份批复都是针对请示而做出的。 （2）针对性。批复内容有

很强的针对性，请示什么事项，就批复什么事项。批复的内容是由请

示的内容来决定的，批复的针对性还体现在批复的主送单位只能是请

示的单位，涉及的有关单位必要时可以抄送，但范围必须有一定限制。

（3）权威性。上级机关通过批复表态准许怎样做，不准许怎样做。

下级机关必须执行上级机关的批复意见。 批复的类型： （1）

肯定性批复。表明同意下级机关就某项工作提出的请求，认可下级的

某种设想或做法。 （2）否定性批复。不同意下级机关的要求，

给下级机关否定的答复。 意 见 适用于对重要问题

提出见解和处理办法。 意见可以用于上行文、下行文、平行

文。作为上行文应按请示性公文的程序和要求办理，上级机关应当对

下级机关报送的意见作出处理和给予答复；作为下行文，文中对贯彻

执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关

可参照执行。作为平行文，提出意见供对方参考。 意见的主要类型：

（1）指导性意见。这是党政领导机关用于布置工作的下行文，它同

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决定、通知等文种一样，对下级有一定的规范作用和行政约束力，但

有别于决定和通知的是它具有较突出的指导性。 （2）评估性

意见。这是业务职能部门或专业人员就某项专门工作、业务工作，经

过调查、研究后，送交有关方面的鉴定、评估结果。 函 即公

务信件，用于不相隶属的机关之间进行一般的日常工作问题的联系，

如商洽工作，询问和答复问题等，还可用于向有关主管部门请求批准

和答复审批事项。 函属于平行文。 函的主要特点是：

（1）适用范围广泛，使用灵活方便。既可用于相互商洽工作，询问

答复问题，又可用于向主管部门请求批准事项及主管部门审批或答复

事项。 （2）短小精悍。函一般篇幅短小，内容单一，语言简

洁。有的函只有三言两语。函有公文“轻骑兵”的称誉。 函的主要

类型： 1 商洽函。指主要用于平行机关或不相隶属机关之间

商洽工作、联系有关事宜的函。 2 询问答复函。指主要用于

不相隶属机关之间互相询问答复处理有关问题的函。 3 请批

函、批准函。主要指向不相隶属的业务主管部门制发的请批函，以及

业务主管部门向不相隶属的机关单位制发的批准函。有关机关、单位

需向不相隶属的业务主管部门请求批准，但又因互相之间不是上下级

的隶属关系而不宜用请示行文，就应用函。此类函常常误用为请示、

报告或批复。 会议纪要 适用于记载、传达会议情况和

议定事项。 它是反映会议议定事项和会议主要精神的一个文

种。制发会议纪要，便于与会单位共同遵守和执行会议决议，向上级

汇报召开会议的情况，或者向下属单位传达贯彻会议的精神等。 会

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议纪要的写作特点： （1）纪实性。会议纪要须如实反映会议

的内容和议定事项，不能把没有经过会议讨论的问题写进会议纪要。

（2）提要性。会议纪要是会议的要点，不是会议记录，不能有闻必

录，平铺直叙，而是对会议繁杂的情况和内容进行综合、概括性的整

理，即概括出主要精神，归纳出主要事项，体现出中心思想，使人一

目了然，易于把握精髓。 会议纪要的结构： 会议纪

要由标题和正文组成。成文时间多写在标题下方。会议纪要不盖公章。 会议纪要的标题通常由会议名称和文种构成。 会议纪要的正

文由导言、主体组成。 （三）标题的拟写 标题是公文主

题的高度概括，看了标题后就能使人对公文内容有一个概括的了解。

好的标题能够对公文产生画龙点睛的效果。标题一般由3部分组成。

公文标题结构的三要素： 发文机关+事由+文种 如：国务院关于印发

2010年工作要点的通知 要素一（发文机关）： 对于有发文机关标志的正式文件（红头文件）可以省略。 要素二（事

由）： 这是明确主题的主要部分。一定要体现“准确简

要”的原则，避免题不达意。容易出现的错误有以下几种：

一是事由偏跑。 如《×××关于草原灭鼠的请示》，从

题意上看，是请示开展灭鼠运动，而此文实际上是请求上级给予解决

“灭鼠经费”的请示。应改写为《×××关于请求解决草原灭鼠经费

的请示》。 二是题大义小。 如《关于交通厅机构改革的

通知》，而文件内容中仅仅对机关个别处室作了调整，标题“帽子”

太大，使题文不完全相符。应改写为《关于调整交通厅机关处室设置

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的通知》。 三是题小义多。 如《关于做好争取人民满意

基层站所活动筹备工作的通知》，标题的事由主旨是“筹备”二字，

而正文中不仅详细介绍了“争创活动”的意义、内容、方法，还谈到

了组织领导、活动步骤、管理制度等，显然，标题题义过小难于表达

和带动正文，此标题可改写为《关于开展争创人民满意的基层站所活

动的通知》。 四是题义不清。 如××县人民政府就限价

收购粮食问题发出《××县人民政府关于粮食问题的通知》，其中就

缺少“价格”、“收购”等词语来限制中心词“问题”，造成事由过于

笼统不具体、不清楚，不能准确反映表达公文的主要内容。 五是提

炼不精。 主要表现在标题冗长上。如《关于招收退休退

职职工子女就业，进行合理安排，确保社会稳定的通知》，可修改拟

为《关于妥善安排退休退职职工子女就业有关问题的通知》。 六是隶

属不清。 分不清“批转”、“印发”、“转发”三者之间的

隶属关系和词性。 “批转”具有“批准转发”之意，是

上级对下级文件的认同并转发下去贯彻落实的通知。 “印发”则主要用于发布本机关制定的公文或领导讲话。 “转发”主要用于转发上级机关和其他机关的文件。 七是用词重叠。 多出现在转发公文方面。如“××县人民政府关于转发××市人民政

府关于转发××省人民政府关于转发国务院关于印发国家行政机关

公文处理办法的通知的通知的通知的通知”。这里介词“关于”、动词

“转发”、文种“通知”反复出现，在一个标题内重复使用，造成标

题冗长，令人不知所云。解决用词重叠问题，可采用 “简化法”、 “直

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转法” 、 “替代法”进行处理。 简化法： ××省财政厅要

转发“财政部关于印发中央部门财政拨款节余资金管理暂行规定的通

知”时: 如果机械转发则为: ××省财政厅关于转发财政部关

于印发中央部门财政拨款节余资金管理暂行规定的通知的通知 标题可拟为：××省财政厅关于转发财政部中央部门财政拨款节余资

金管理暂行规定的通知 直转法： ××县人民政府关于转发国

务院《国家行政机关公文处理办法》的通知 替代法： ××

县人民政府关于转发市人民政府×政发〔2008〕83号文件的通知 要

素三（文种）： 文种是标题中必不可少的要素。一份公

文可以没有发文机关，可以没有事由，但绝对不可以没有文种，而且

在正式公文中必须使用法定文种。经常出现的错误有以下几种： 一

是混用文种。 如《×××关于改革内部分配制度的请示

报告》，这里把“请示”、“报告”两个不同的文种混淆在一起使用，

明显不妥。如果改革内部分配制度需要上级批准则应使用“请示”， 如

果只是备案则应使用“报告”。 二是错用文种。 有的该

用“请示”的，却用了“报告”，而该用“报告”的反而用的是“请

示”；有的该用“函”的却用“通知” ；有的把没列为法定文种的公

文种类作为文种使用，如“条例”、“规定”、“办法”、“总结”、“计划”

等，以上这些，都不可作为文种使用，但可作为“印发”、“批转”式

“通知”的“附件”行文。 三是生造文种。 如《关于调

整工资的补充说明》、《关于机构改革中有关问题的解释》等，这里的

“补充说明”、“解释”均不应作为文种使用，以上两个标题可修定为

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《关于印发调整工资补充说明的通知》、《关于印发机构改革中有关问

题解释的通知》。 （四）确定发送范围和对象 发送范围

和对象有主送、抄送之分，应根据发文目的来确定。一般来说，需要

办理的单位应该主送，阅知即可的单位可以抄送；属于告知性的文件，

对不相隶属的机关可用抄送方式。 一件事情涉及多个主管机

关，在办理呈请性的文件时，只能主送一个机关，其他相关的机关或

部门可采用抄送形式。 行政机关一般不越级行文。 下级机关不得向上级机关领导个人报送公文。 三、公文写作中应注

意的问题 （1）符合国家法律、法规和政策。 （2）

观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，

标点正确，篇幅简短。 观点明确就是要开宗明义、开门

见山地明确主题，把公文的主题直接、扼要、明确、醒目地揭示出来。

文中的论述要紧紧围绕主题，不说套话、废话。 在长期的公

务实践中，由于行文关系和处理程序的需要，同样的文种，其内容和

作用类似，所用语言也大体相同。于是逐渐形成公文的特定用语。这

些特定用语现已基本规范化，定型化，具有含义的确定性。在准确、

严谨地表述公文内容和格式的同时，还能自然地增强简明、严谨的语

体风格。 公文常用特定用语 公文常用特定用语 表述准确要

做到语无歧义。 歧义是指语句可形成其他解释的一种语

言现象。在主要用于事务处理的公文，特别是法律、法规、规范性文

件中，其危害极大。所以，公文中必须杜绝歧义，即所用词语只有一

个明确的意思，不能有几种解释。语言表达产生歧义主要有这样几种

公文的写作和处理(125页)

情况： ① 选词不当，造成对概念的歧解，引起歧义。 滥用方言 滥用口语 使用不规范的简

称 误用褒贬词语 ② 语序不当，造成被限定说明

的对象不明，引起歧义。 如：参加会议的还有5个单位

的领导。 再如：介绍英国的一部权威著作。 ③ 语

句中个别词的词性不明，也会产生歧义。 如：请于2006

年5月16日前来报到。 ④ 滥用省略，造成语

句成份残缺，引起歧义。 如：部同意你局请示。 上级

调拨给总公司一批电脑，又拨给了分公司。 ⑤ 多义词、多义

词组造成语句中有关成份间的语法关系不明，引起歧义。 如：我们要学习文件。 做了市长的女人。 ⑥

错用数量词，产生逻辑错误，引起歧义。 如：我们一定要严

厉打击少数腐败分子， 把反腐败斗争进行到底。 ⑦ 缺少或错

用标点符号，改变了词语间的关系，引起歧义。 如： 3日

内蒙古人民共和国有沙尘暴。 男人没有了女人就恐

慌了。 ⑧ 前后不一，引起歧义。 例：一份文内

前面讲：“主办部门要坚持依法行政”，下文则说“主管部门应主动与

有关部门协商”。实际上主办与主管在文中是一个意思，为保持一致，

避免歧义，应将“主办”改为“主管”。以使前后统一。 ? （3）

人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字

号。引用外文应当注明中文含义。 例1：根据《关于印发交通

运输部工作规则的通知》（交办发〔2008〕41号）， 例2：

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随着中国加入WTO（世界贸易组织）， （4）日期应当写明

具体的年、月、日。在年底年初时要特别注意。 （5）结构层次

序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层

为“（1）”。 （6）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明

简称。 规范化简称可以直接使用，如“发展改革委”。

（7）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、

惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字

外，应当使用阿拉伯数字。 （8）要认真校对，把好最后一关。

不当之处 请多批评 谢谢大家！ 字词规范即用字、词、成语要正

确。 如： 截止——截至 精简——精减 无微不

至——无所不至 夜以继日——日以继夜 经、业经、兹经、已经、一经、经过、前经 用于表明进程 经办用

语 6 拟办：责成、交办、办理、执行。 审批：同意、照办、批准、

可行、原则同意、原则批准、可 办、不可等。 用于审

批、拟办 拟办用语 5 收、接、悉、前收、前接、近接、据查、据

报、据了解、电悉、敬悉、欣悉 用于复文引据 引叙用语 4 上行：

报、送、呈。 平行：送。 下行：发、颁发、公布、发布、印

发、下达。 用于表示文、物递送方向 递送用语 3 第一人称：我、

我局、本人、本局、我们、我单位。 第二人称：你、你局、贵公司、

贵方。 第三人称：他、该公司、该项目。 用于表示人称或对单位

的称谓 称谓用语 2 为、为了、为着、查、接、顷接、根据、据、

遵照、依照、按照、按、鉴于、关于、兹、兹定于、今、随着、由于。

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用于开头，表示发语、引据 开端用语 1 常用特定用语 作用 用

语名称 上行：当否，请批示；可否，请指示；如无不当，请批 转；请批准；特此报告；以上报告，请审核。 平行：此致敬礼；为盼；为荷；特此函达；尚望函复。 下行：为要；为宜；为妥；请遵照执行；特此通知；此 复；现予公布。 用于结尾表示收束 结尾用语 批转、转发。 用于上级对下级 来文的批转处理 批转用语 11 最近、近来、少数、绝大多数、在适当的时候、原则上、普遍、几乎、进一步 用于表示不确定的内容 模糊用语 12 即、即刻、立即、当即、迅速、从速 。 用于表示时限 时限用语 10 当否、妥否、可否、是否妥当、是否同意、如无不当、如无不妥、如果可行。 用于征请、询问意见、态度 征询用语 9 请、恳请、敬请、拟请、务请、特请、提请、报请、希望、希盼、切盼。 用于表示期望请求 期请用语 8 因此、为此、对此、鉴此、据此、综上所述、有鉴于此、总之。 用于承上启下 过渡用语 7 常用特定用语 作用 用语名称 交办 草拟 部门审核 内部会签 办公室审核 机关

领导签发 缮印 登记 外部会签 封发 归档 1.命令（令） 2.决定

3.公告 4.通告 5.通知 6.通报 7.议案 8.报告 9.请示 10.批复 11.意见 12.函 13.会议纪要 * * 《国家行政机关公文处理办法》第十条第六项规定：“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。”也就是说，公文的标题应当由三个要素组成，即公文标题

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的结构应当是： 发文机关+事由+文种 现代的公文特定用语，已基本规范化、定型化，具有含义的确定性。它在准确、严谨地表述公文内容及格式的同时，还能自然地增强简明、庄重的语体风格。 歧义是指语句可形成其他解释的一种语言现象。在汉语中是一种正常现象，不能说是语病。在文学作品中经常有意使用这一现象，以增强艺术感染力。而在相声中普遍利用这一现象抖包袱。但我们不得不指出，在更多的情况下，歧义现象确实有害。这在主要用于事务处理的公文，特别是法律、法规、规范性文件中，其危害的程度尤深。所以，公文中必须杜绝歧义，即所用词语只有一个明确的意思，不能有几种解释。

语言表达产生歧义主要有这样几种情况 ①滥用方言： 如马铃薯在方言中有土豆、山药、洋芋等名称，而这些名称在其他地方又有其他意思。因此公文中应统一规范为马铃薯。 再如：搞定、咬耳朵 ②滥用口语： 人们在口语中常使用一些结构简单的省略句式，在面对面交际的特殊语境条件下，这种省略并不影响表意的精确，但如果盲目将它们套用在书面交际的公文中，就不可避免地出现歧义。如口语中可以把“我非去一趟不可”省略为“我非去一趟”，但如果把“非坚决按市政府的指示办不可”在公文中省略为“非坚决按市政府的指示办”就会有歧解。 ③使用不规范的简称： 不规范简称给公文带来的歧义主要源于这些简称词本身在脱离语境和精确背景资料情况下的高度不确定性。“人大”在没有精确交代语境的情况下可理解为“中国人民大学”，也可以理解为“人民代表大会”。一个单位全称为“ⅩⅩ市劳动与职业教育研

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究所”简称为“ⅩⅩ市劳教所”，意思就全变了。不规范简称给公文造成的歧义，往往不仅仅是出点笑话，如果用“国家交通运输部”去称与“中华人民共和国交通运输部”，在法律意义上，公文作者对其所作的有关意思表示就将是无效的，因为在法律上不存在这样一个“部”，谁也不能、不需要用这样的名义去承担责任，履行义务，行使权利。 ④误用褒贬词语 公文中错误地选用了褒义词或贬义词也会造成歧义。公文中使用带褒贬色彩的词语是为了更鲜明、简洁地表达作者的立场，如果出现误用，将使阅文者难以准确理解作者的真正立场。如“科研所创新了管理制度，许多单位纷纷效尤”一句，“创新”与“效尤”一褒一贬，阅文者对作者的态度的理解，就既可以看作肯定，也可以看作是否定。 再如：翻天覆地（的变化）――（闹了个）天翻地覆 可以理解为一个单位的几个领导 可以理解为这部著作是介绍英国情况的权威性书籍，也可以理解为介绍的是英国的一部有权威的著作。如果作者的本意是前者，应当把“一部”提到前面。 在这里，由于“和”字的词性究竟是连词还是介词很难分辨， 因此语句就同时有了完全不同的意思：如果作连词用，其句义就是作者分析了A、B两个企业集团双方的竞争策略特点；而如果作介词用，则句义为作者分析了A企业集团的竞争策略特点。 “请示”前的助词“的” 被略去后，句义至少有两个：一是同意你局的那份请示；一是同意你局作出请示。 由于主语或宾语的残缺，使句义至少有三种：局里拨给总公司一批，总公司又转而拨给了分公司；局里拨给总公司、分公司各一批；局里

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