工会财务软件用户手册

第一部分 软件安装 ................................................................................................................................ 4

硬件环境要求 .................................................................................................................................... 4 软件环境要求 .................................................................................................................................... 4 安装前准备工作 ................................................................................................................................ 4 安装步骤 ............................................................................................................................................ 5 第二部分 软件使用说明 ........................................................................................................................ 9

核算单位 ............................................................................................................................................ 9

概述 ............................................................................................................................................ 9 核算单位操作步骤 .................................................................................................................... 9 账务管理系统 .................................................................................................................................. 12

概述 .......................................................................................................................................... 12 初始设置 .................................................................................................................................. 13

科目代码宽度设置 .......................................................................................................... 14 科目设置 .......................................................................................................................... 15 初始科目余额 .................................................................................................................. 17 部门设置与核算方式 ...................................................................................................... 17 初始部门余额 .................................................................................................................. 18 初始科目余额平衡验证 .................................................................................................. 18 初始化完成确认 .............................................................................................................. 18 日常账务 .................................................................................................................................. 19

凭证录入 .......................................................................................................................... 20 凭证修改、删除 .............................................................................................................. 22 凭证审核 .......................................................................................................................... 22 凭证记账 .......................................................................................................................... 23 月结 .................................................................................................................................. 24 生成自动转账凭证 .......................................................................................................... 24 查询、连续打印 .............................................................................................................. 25 科目汇总表 ...................................................................................................................... 26 凭证数量统计表 .............................................................................................................. 27 凭证分类统计表 .............................................................................................................. 28 科目设置 .......................................................................................................................... 28 设置快速凭证 .................................................................................................................. 28 设置自动转账凭证 .......................................................................................................... 28 凭证打印设置 .................................................................................................................. 29 明细账 .............................................................................................................................. 32 日记账 .............................................................................................................................. 32 日报表 .............................................................................................................................. 33 总分类账 .......................................................................................................................... 33 科目余额表 ...................................................................................................................... 33 部门核算（可选项） .............................................................................................................. 34

部门明细账 ...................................................................................................................... 34 部门汇总表 ...................................................................................................................... 34 预算管理（可选项） .............................................................................................................. 35

预算控制方式 .................................................................................................................. 35

部门预算设置 .................................................................................................................. 36 科目预算报告、部门预算报告 ...................................................................................... 36 系统管理 .................................................................................................................................. 37

切换至其他年度 .............................................................................................................. 37 生成下一年度账薄（年结） .......................................................................................... 37 用户权限设置 .................................................................................................................. 37 修改密码 .......................................................................................................................... 38 数据备份、恢复 .............................................................................................................. 38 操作日志 .......................................................................................................................... 38 辅助设置 .......................................................................................................................... 38 经费管理（可选项） .............................................................................................................. 39

单位类型设置 .................................................................................................................. 39 单位性质设置 .................................................................................................................. 39 下级单位设置 .................................................................................................................. 39 下级单位应交经费设置 .................................................................................................. 40 本级经费上解比例设置 .................................................................................................. 40 经费收入统计台账 .......................................................................................................... 41 经费收解报告 .................................................................................................................. 41 切换账套、切换用户 .............................................................................................................. 42 操作指南 .................................................................................................................................. 42 报表管理系统 .................................................................................................................................. 43

概述 .......................................................................................................................................... 43 报表管理 .................................................................................................................................. 43 报表类别名称设置 .................................................................................................................. 48 下级单位设置 .......................................................................................................................... 48 报表传出 .................................................................................................................................. 49 报表汇入 .................................................................................................................................. 49 报表汇总 .................................................................................................................................. 50 报表汇总统计 .......................................................................................................................... 50 数据备份 .................................................................................................................................. 50 数据恢复 .................................................................................................................................. 50 操作员权限管理 ...................................................................................................................... 51 其他功能 .................................................................................................................................. 51 审核查询 .......................................................................................................................................... 52

概述 .......................................................................................................................................... 52 身份认证 .................................................................................................................................. 52 权限分配 .................................................................................................................................. 53 余额审核和发生额审核 .......................................................................................................... 54 账表打印 .................................................................................................................................. 56 固定资产管理系统 .......................................................................................................................... 57

概述 .......................................................................................................................................... 57 固定资产卡片号宽度设置 ...................................................................................................... 57 固定资产分类表 ...................................................................................................................... 57 卡片条项名称调整 .................................................................................................................. 58

录入卡片 .................................................................................................................................. 58 固定资产明细账 ...................................................................................................................... 60 用户管理 .................................................................................................................................. 60 其他功能 .................................................................................................................................. 60 报表报送系统（选装模块） .......................................................................................................... 61

选择使用方式 .......................................................................................................................... 61 报表传送： .............................................................................................................................. 61 设定与财务软件的连接 .......................................................................................................... 61 创建报表 .................................................................................................................................. 63 计算报表 .................................................................................................................................. 63 传送报表 .................................................................................................................................. 64 其他功能 .................................................................................................................................. 65 报表接收： .............................................................................................................................. 65 编辑并回复 .............................................................................................................................. 66 报表汇总 .................................................................................................................................. 66 报表模版： .............................................................................................................................. 67

第一部分 软件安装

硬件环境要求

工会财务软件（以下简称财务软件）目前分为单机版、Sqlserver网络版和Oracle网络版三个版本，分别适用于不同数据规模的场合，其中Sqlserver版和Oracle版分为服务器和客户端两部分，由于服务器的安装配置工作较为复杂，一般在用户使用之前由专业人员负责完成，所以本说明书所涉及的内容大部分只针对单机版软件和网络版软件的客户端(两者的界面和功能是基本相同的)。但是，为了便于用户学习本说明书中下面章节中所讲述的内容，用户仍然需要了解软件目前存在如上所述的几个版本。

财务软件单机版或网络版的客户端在Windows环境下运行。为保证数据安全，最好使用品质能够得到保证的品牌主机，处理器频率大于1000MHZ;硬盘至少有1G的剩余空间，内存128M以上为宜。其他配件，如显示器、打印机、鼠标等，如无特殊要求，只要Windows本身能支持即可。

本软件支持各种规格的办公用激光、喷墨打印机以及可打印A4篇幅的针式打印机。

财务软件网络版的服务器端硬件需求视用户的应用规模和现有条件而定，具体配置不在此说明之列，需要使用本软件网络版的客户需要与我公司技术人员联系，由双方商讨解决方案。

软件环境要求

财务软件必须在Windows类环境下运行，如Windows95，Windows98，Windows2000， Windows ME，WindowsXP 等。软件的最佳运行环境为windowsXP。低于此版本的操作系统可能因为已经失去微软的技术支持而引发问题。 同时为了保证系统正常运行，请注意在软件用机上做好病毒防杀工作。本软件通过了广泛严格的安装测试试验，如果在某些计算机上无法正常安装和使用，可能是操作系统核心文件丢失所致，在某些情况下可能需要重新安装操作系统。

安装前准备工作

正式安装前，先根据上述的硬件、软件环境要求配置好您的计算机。

安装步骤

工会财务软件采用简单明晰的安装方式，仅需在取得安装文件后(光盘或其他形式)，运行根目录下的Setup.exe，根据提示完成安装。

（图1 安装提示）

这里需要您选择软件的预言，选择正确后即可进行下一步。

这一步供您选择软件的安装模块，您可以单独选择安装运行环境或者软件工作模块，如果您的电脑是第一次安装本软件，请务必保持所有项目都被勾选。

本步骤允许您选择安装目录，一般情况下使用默认目录即可。

本步骤开始拷贝文件，只需要耐心等待半分钟即可完成安装。

安装完成后，您会发现软件已自动在“开始”菜单里和桌面上各建立了一个新的项目：“工会财务软件”，打开此图标，内有6个程序项：核算单位、账务处理系统、报表处理系统、审核查询系统、固定资产管理系统、报表报送系统(有些版本不含)。双击任何一图标，即可运行相应的模块。

第二部分 软件使用说明

核算单位

概述

工会财务软件可为多个独立核算的单位进行财务核算，即所谓的“多套账处理”，本模

块“核算单位设置”就是为了实现这一功能，方便核算单位管理而专门制作的。通过本模块，每个核算单位可以选用已经安装在您计算机中的其他功能模块，如账务、报表、固定资产等。在将来的升级中，还可以使用更多模块。换言之，任何一个核算单位一个功能模块，都必须在此注册登记。注册成功后，软件将为新核算单位分配一套类似空白账册电子账薄。

本模块仅供需要建立核算单位的系统管理员使用，对于普通的财务工作者，只需等待系统管理员为自己建立核算单位完成后使用其他工作模块进行工作即可。这部分用户可以跳过本章，直接阅读其他模块的使用说明。

另：凡是说明书中后缀说明“可选项”的，说明本部分功能可能在针对某些单位的版本中被隐藏，如果您手中的软件不包含此部分工作界面，说明您无须使用和了解此部分功能。

核算单位操作步骤

进入Windows后，打开桌面上的“工会财务软件”目录，如图：

（图3 工会财务软件文件夹）

双击“核算单位”图标，屏幕将会出现核算单位列表的窗口，并出现密码输入窗口，要求输入系统管理员密码，系统提供一个初始密码，用户应该在首次登陆后更改此密码，以保证安全。密码输入正确后，按回车键，或用鼠标点击“确认”，即可进行具体的操作。

在核算单位列表窗下方有功能按钮，分别为“修改”、“删除”、“增加”、“退出系统”，在屏幕右方有“年度数据”，通过鼠标点击，即可对核算单位进行增、删、改等各项管理。以下先介绍“增加”功能。

1． 增加

进入“增加”后，屏幕出现另外一个窗口“账套信息”，即新增核算单位需要输入的条目窗口，该窗口分为上、下两部分，如下图所示：

（图4 账套信息）

上部的内容是诸如核算单位名称、账套号、建账日期、财务主管等。其中账套号为10位数字或者字母，以标识不同的单位或账套，默认值从0000000001开始，此项一般不需要修改。在所有这些条目中，以下五项是必输项目：

账套号、核算单位名称、行业、建账日期、财务主管

点击“行业”录入框时，窗口将自动下拉出行业列表，表中有4个常用行业列表，直接选择所需行业即可。但如果是2010年及以后开设的账套，必须选择新财务制度性质。由于每个行业都有不同的会计科目、报表，所有正确选择后，软件将自动分配给核算单位相应的初始会计科目和报表。

“建账日期”含义为正式做账的日期。

窗口下部的复选框都是软件的功能模块，除了“账务处理系统”、“报表处理系统”“固定资产”是可选项目外，其他都是灰色，不可选项目，这些功能模块待软件后期开发当中逐步提供。

所有的输入、选择都结束后，点击窗口下方“确定”

，即开始建立新单位，完成后，屏幕撤

回原先的窗口。此时窗口上已增加了一行刚才新增加的单位。

2． 修改

对“增加”的单位，如果发现有输入的错误，则可以对其进行局部修改，必须注意的是 并不是所有的项目都可以修改，比如账套号、建账日期、财务主管是不能修改的。

具体的操作方法基本上是与“增加”功能是相同的，修改后点击“确定”键，存入数据 即可，也可点击“退出”放弃修改。

3． 删除

用于删除一个核算单位，永远的丢弃该单位所有电子账薄数据。使用该功能时一定要 求慎重。

4． 年度数据

用于添加修改和删除该账套的年度及年度中的模块。

5． 备份和恢复

先勾选中需要备份的账套，系统将备份这些被选中的账套，每个账套的备份数据独立存放，在恢复时可有选择的进行恢复。

6． 集中备份、集中恢复

备份所有账套的数据，集中备份的数据只能由集中恢复来完成。这种方法不能用来单独备份和恢复某个账套的数据。

一、注意事项

1．“财务主管”输入时要注意，在首次使用其他模块时，软件要求输入的操作员姓名就 是财务主管，日后再由财务主管为普通操作分配权限。

2．“建账日期”输入的时候，要特别的谨慎，建账日期可理解为“领取电子账本日期”， 一般指计算机正式记账的月份。例如：您在6月份安装使用本模块，您又想从同年4月份开始输入凭证做账，那么“建账日期”应该是4月份而不是系统默认的6月份。

3．为了保证数据的安全，所有的计算机操作员必须责任明确，职能分离，为此本软件设定了三类操作员：系统管理员、财务主管、和普通操作员，该部分“核算管理单位”功能必须完全由系统管理员来掌握，而系统管理员本身是不涉足任何的会计业务。关于财务主管和普通操作员的关系，将在以后的说明中进一步的阐述。

账务管理系统 概述

账务处理是整个财务过程的根本，“账务管理系统”模块也是整套财务软件的核心部分。在“账务管理系统”中，按业务将总在功能划分为以下几个子模块：

1． 初始设置 2． 日常账务 3． 部门核算 4． 预算管理 5． 系统管理 6． 切换账套 7． 切换用户

在这几个模块中，“初始设置”是需要首先完成的。若不完成初始工作，软件将阻止对其他模块的操作（“系统管理”除外）。“初始设置”包含了很多的重要的操作，像会计科目体系建立、记账凭证设置、凭证录入等等，为保证账册数据的连续性和完整性，还必须输入各种明细科目的年初余额、年初到建账日期期间的借贷双方的累计发生额。初始设置是手工账到电脑账的衔接过程。初始设置工作的质量对日后的正常账务处理有直接的影响。

在初始工作完成以后，其它几个子模块才可以使用，同时“初始设置”也已不起作用，不能再进入。

“日常账务”是这个账务处理模块的核心，大部分的日常账务处理如凭证录入修改、凭证审核、记账、结账和各类账表打印等都在这里处理。

“部门核算”内容是以查询，统计为主。

“预算管理”是指对本年度按科目、部门方式进行预算设置已经统计。 “系统管理”中具有“切换账套”、“切换用户”、切换年度等很多的重要功能。

初始设置

在使用“账务管理系统”前，先要运行“核算单位”进行设置，待分配到核算单位后才可以进行具体的操作。 用鼠标双击“账务”图标，进入选择账套界面，选择账套并登录后出现系统主工作界面。如下图：

图3

点击“初始设置”图标，进进入初始设置窗口。在窗口左侧有若干子菜单：

图4

财务制度设置

如果账套是沿用的旧财务制度，则在2010年的初始化模块中，会提供切换至新财务制度的选项，您在2010年初必须完成新财务制度的切换工作。

科目设置

科目代码宽度设置

点击相应子菜单“科目代码宽度设置”，在右方弹出对话框

图5

设置会计科目体系当中最基础的参数：科目总级数、各级科目代码的宽度。 本软件最多有7级科目，每级代码宽度为2或者3，也有4位，在操作中，假如不需要第五、第六、第七级科目，那么可以不去设置五、六、七级科目的长度即可。

同时必须谨慎设置代码宽度，尽可能的考虑周全，因为科目代码宽度一经初始化完成，就不可以再进行修改了。

科目设置

点击子菜单“科目设置”，则在屏幕右侧出现科目明细表，如图：

图6

在此可以增加、删除、修改科目，也可以打印科目表。在首次使用时，就已经存在这些科目，这是工会财务制度中规定的相应的科目，也可以根据实际情况修改这些科目，如修改科目的属性，也可以增加二级，三级科目等。每个科目都有一下属性：

（1） 科目代码 （2） 科目名称 （3） 科目性质 （4） 余额方向 （5） 部门核算 （6） 经费核算

在科目表中，选择其中一个科目，有一蓝色横条，表示此行为当前行，当前的修改，删除都是对该行科目进行的。

当需要增加新科目时，点击“增加”键，屏幕会出现科目输入窗，如图：

图7

“科目代码”输入时要符合“科目代码宽度”中的科目级数和宽度；“科目名称”可以输入汉字、英文、数字或其他字符；“科目性质”中有7种选择，每个科目根据自身的性质来选择其中之一，如图：

图8

“余额方向”是指本科目的余额是在借方还是在贷方，或者是可借可贷，在这有三种选择：借方、贷方、两性。

如果选择了“两性”，那么该科目在以后的账页输出中，余额能自动根据余额的正负切换成借或贷，而余额则始终显示为正数。

“部门核算”表示该科目是否参与部门核算。在流通行业中，通常损益类科目需要核算到部门。该项选择只有在“部门核算方式”中已设置核算到部门后，才会起作用。

在所有信息输入完成后，按“确定”键，如果遇到以下情况，软件将阻止存盘并作出提示： （1） 科目代码级数或宽度不对；

（2） 科目代码级数跳空，如在“102”不存在的情况下输入“10201”科目； （3） 需要增加的科目代码已经存在；

存入后，新增科目自动会按照科目代码的的顺序进行排列，处于合适的位置。

如果要修改某个科目，可以用鼠标直接双击该科目，也可将横条移动到该科目位置，然 后按“修改”键进行修改，其方式和增加科目的操作方式基本一致。

“删除”键用于删除当前的科目，当前科目有下级科目的情况下，不能直接删除该科目， 必须从最末级科目删起。

科目余额设置

初始科目余额

会计科目设置好了以后，需要在此输入各科目的年初的余额、年初至建账日期的借、贷、累计发生额。例如您的建账日期是“2005年10月”，那么你必须准备的数据是：各个科目的“2005年1月1日”余额，1月1日至9月底（已结账）的借、贷累计发生额。

科目余额窗口中，有些条目是黑色字体，表示这类科目不属于末级科目，其数据是由下级科目逐级汇总而成，而不能直接输入。

窗口的“当前余额”栏是软件根据输入的年初余额、借方累计、贷方累计自动计算出来的。 末级科目的余额输入完成后，系统会自动将余额汇总至上级科目。 若是本年度1月1日建账，初始录入见面就只有“年初余额”、“当前余额”两项，而没有借贷方累计额的录入栏。

每次录入完数据后，都必须点击“存入”键进行保存。其他的功能还有“打印”、“退出”。

部门核算设置

部门设置与核算方式

“核算方式”有两种方式可以选择：（1）不进行部门核算 （2）核算到部门 如果在“核算方式”选项中，选择了“核算到部门”，则一定要再做“部门设置”的操作。

初始部门余额

进入本功能后，系统将提供一个部门核算科目窗，上面列举了所有部门核算、且已录入余额的科目，双击所选科目即可进入具体设置。科目余额表中该科目的当前总余额与在此输入的每个部门的余额总计数是相等的。如图：

图9

选择好部门，然后在余额栏中输入该部门的余额，点确认。

这里要注意的是，只有设置了科目初始余额的科目才被允许初始部门余额。

初始设置完成

初始科目余额平衡验证

在做完前面的工作后，可以认为已基本完成初始化工作了，下面要做的就是对刚才输入 的数据进行验证，查看是否平衡。

初始化完成确认

此功能共有4种检验项目 如下图：

图10

其中“科目合法性”是用来检查科目代码长度是否正确、是否存在代码跳空；“科目余

额逐级汇总检查”将自动对所有科目的余额重新从下级科目往上级科目汇总一遍，发现错误将自动更正。“核对部门账余额”即对逐笔输入的部门账并和科目余额表中的当前余额按科目核对，发现错误，就会提示；“试算平衡”将对3各方面进行平衡检查：年初余额的借方合计数＝贷方合计数、借方发生额累计数＝贷方发生额累计数、当前余额的借方合计数＝贷方合计数。

以上4种检查是连续进行的。当上一步未通过检查，下一步则不与进行，操作员予以更正操作。

若上述验证都能通过，系统就将进行数据备份，选择合适的位置进行数据备份后，即完成了初始工作的设置。

日常账务

“日常账务”是账务系统的主要组成部分，大部分的业务都是在这个模块中完成的。 如下图：

图11

凭证处理

“凭证处理”主要围绕了凭证处理业务这个基本工作，如凭证录入、修改、汇总、记账、结账。平常企业录入工作量最大的就是录入会计凭证。凭证录入后经审核就可以记账，即自动将凭证内容记入各类明细账和总账。

凭证录入

点击菜单，如图：

图12

在左上角部分，凭证号是由电脑自动产生的，每张凭证都有独立的凭证号，如0001、0002等。凭证号每个月都是从0001开始。

凭证中每笔业务有以下4个基本内容： 摘要、科目名称、借方金额、贷方金额 “摘要”可以直接输入汉字，如果想查询摘要代码，可用鼠标点击窗口右下角的“摘要”键，打开摘要窗口，并可以直接从摘要窗口中选择输入。关于“科目”的输入，有3种方法可以使用：输入科目代码、输入科目名称、打开会计科目窗口双击所选科目。

窗口中共有6笔分录，并有一横条，表示该行为“当前”行。窗口底部有一合计行，上有借方合计和贷方合计，只要金额一经录入，软件立即会自动统计并显示合计，所有借贷是否平衡一目了然。

如果一张6笔分录不够用，那么在你录入完6笔之后，系统会自动追加一行，所以一张凭证的行数是没有限制的。同时，下方的“删除”键用以删除当前行。

在屏幕右下角有“存为快速凭证”，录入凭证的同时，将其保存为快速凭证。

当一张凭证输入完成以后，点击“确认”键存入本张凭证。遇到输入错误时，系统会列出错误信息，阻止存盘。当凭证存入成功后，屏幕被刷新，并要求输入下一张凭证的日期，开始下一张凭证的录入。

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