会展综合技能实践（二）报告 - 图文

自学考试2015年下半年《会展管理》专业（独立本科段）实践性考核报告

上海应用技术学院

考试课程会展管理综合技能考核（二） 报告题目2016上海个性化旅游博览会 考生姓名 准考证号 座 位 号

日 期2015 年10 月26日

课程成绩 __________________ 教师签名 __________________

目录

一．2016上海个性化旅游博览会策划书可行性调研报告

（一）背景分析...........................................................................................................1 （二）调查数据分析...................................................................................................1 （三）重要问题和观点的提出...................................................................................4 （四）项目的效益点分析...........................................................................................5 （五）调查问卷与访谈提纲.......................................................................................6 二．2016上海个性化旅游博览会策划书

（一）办展市场环境分析.............................................................................................9 （二）展会基本框架...................................................................................................11 （三）展会价格及预算方案.......................................................................................14 （四）展会工作人员分工计划...................................................................................15 （五）展会招展计划....................................................................................................18 （六）展会招商计划....................................................................................................25 （七）展会宣传推广计划............................................................................................26 （八）展会筹备进度计划............................................................................................35 （九）展会服务商安排计划........................................................................................39 （十）展会开幕及现场管理计划................................................................................39 （十 一）展会期间举办的相关活动计划....................................................................47 三 . 2016上海个性化旅游博览会平面图.................................................................48

一．2016上海个性化旅游博览会可行性调研报告

（一）背景分析

改革开放以来，中国社会经济水平的不断提高，人们的生活条件也越来越好，物质生活丰富后，人们对于精神的富有也愈发看中，并不再满足基本的生理需求，更多的人逐渐注重生活品质的享受。近10年来，旅游业蓬勃发展，在旅游业快速发展的同时，旅游行业的附带产业也有了突破性的发展。2016上海个性化旅游博览会是由上海市旅游局主办，上海旅游会展推广中心和上海威盾会展服务有限公司共同承办的个性化旅游展会。作为上海首次召开的个性化旅游博览会，已广受各大参展商、投资人群、旅游产业及参观者的热议，上海个性化旅游博览会坚持组织国内外优质旅游资源及旅游服务企业，为国内旅游业界买家和众多旅游爱好者展示丰富多样的旅游资源，并致力于为参展企业提供开拓中国、乃至亚洲客源市场的有效平台，为参观人群提供最满意最个性化的旅游行程安排。

（二）调查数据分析

我们从2015年第一季度全国旅行社统计调查情况的公报披露的许多信息和统计中，可以看到国内旅游市场的可观发展数据： 1. 填报情况

统计系统显示，第一季度全国旅行社总数为27072家，完成第一季度报表填报的为25938家，占总数的95.81%

分析：全国旅行社的数量已相当可观，并且完成报表率也相当高，体现出旅游行业的经济状况良好。

2. 入境、国内和出境旅游三大市场情况

（1）入境旅游

2015年第一季度全国旅行社入境旅游外联236.44万人次、889.40万人/天，接待313.75万人/次、1005.56万人/天。

第一季度旅行社入境旅游外联人次排名前十位的客源地国家或地区由高到低依次为香港、韩国、台湾、澳门、新加坡、泰国、日本、美国、马来西亚、俄罗斯（见图1）。

图1：第一季度入境旅游外联人次排名前十位的客源地国家或地区

第一季度旅行社入境旅游接待人次排名前十位的客源地国家或地区由高到低依次为香港、台湾、韩国、澳门、美国、新加坡、马来西亚、泰国、俄罗斯、日本

（见图2）。

图2：第一季度入境旅游接待人次排名前十位的客源地国家或地区

分析：根据数据饼图可看出，入境旅游逐渐成为热潮，国人愿意走出中国看看外面的世界，国外人也愿意走进中国看看我们中国的样子，旅游行业在这样的情况下，入境游变的更有市场 （2） 国内旅游市场

2015年第一季度全国旅行社国内旅游组织2039.55万人/次、6453.41万人/天，接待2370.85万人/次、5927.09万人/天。

第一季度旅行社国内旅游组织人次排名前十位的地区由高到低依次为广东、浙江、山东、江苏、上海、辽宁、湖北、四川、福建、湖南。

分析：根据数据可看出，国内旅游的热潮大过于从前，大家在空余时间，都愿意走出去看看祖国的大好山水，国内旅游市场需求在逐渐增大

（3） 出境旅游市场

2015年第一季度全国旅行社出境旅游组织895.32万人/次、4489.77万人/天。

第一季度旅行社出境旅游组织人次排名前十位的目的地国家或地区由高到低依次为泰国、香港、韩国、台湾、日本、澳门、新加坡、马来西亚、印度尼西亚、法国。

根据以上调查的数据进行分析后可看出，我国出境旅游的市场空间逐渐加大，国人经济条件富裕后，有了经济基础，都开始走出中国，去看看世界的风光，市场需求增大，让出境游市场也变得逐渐丰富；而国内游更是不断刷新记录，旅游市场火爆，前景光明，但需持久发展，而个性游、特色游将会成为市场中特别的一道风景线。

（三）重要问题与观点的提出

1. 为何选择我们？

强大数据库分析，参展商选择，观众群细分，可以寻找出答案。 2. 此平台功能如何？

本次博览会兼具强大平台功能，涵盖专业与公众两类人群，使博览会的信息及交易更全面。 3. 观众比例如何？

专业观众在以往类似展览中达到接近1W人次，公众观众4W人次左右，立足中国华东市场、辐射全国、面向世界，旅游行业全覆盖。 4. 主办机构如何？

专业的展览主办机构及会协同单位，都拥有着先进的办展理念和丰富的行业资源。可在一个展览会中展现多方位资源，让观众及参展商得到最大享受。 5. 时效性如何？

上海个性化旅游博览会精准定位高品质群体，邀请来自旅游行业的顶尖精英、通过报告、研讨共同就行业热点及前沿问题展开互动，倾听行业声音，助推行业发展，使个性化旅游发展成一股热潮。 6. 与公众互动如何？

展览会举办期间，会在展会开展中举办各种与观众互动活动。短信、微信、微博互动，抽奖，梦想之旅专属幸运抽奖、旅游产品拍卖秒杀活动，使现场气氛火爆，调动观众热情。

（四） 项目的效益点分析

展会的效益点可以从以下几点来分析和反映： 1. 经济效益

旅游产业的消费带动了该产业从地方大产业至零售业这一整个阶段的经济效益，对其相关产业产生强大的经济辐射作用，带动区域经济的发展，促进了举办城市综合经济的提升。随着人们消费水平的不断提高，个性化旅游博览会的举办不仅满足了现代人们追求生活品质的需求，对于个性化的定制需求，还极大地促进了城市经济的发展与其旅游业形成一种相辅相成、动态发展、良性互动的关系。组织者也将从该展会中获得一定的直接经济收益。 2. 市场效益

随着经济的发展，旅游已成为人们日常生活必不可少的一部分，随着经济水平的提升，各地旅游区域的全新开发，放眼中国及世界，旅游市场未来的发展前景可谓一片光明。从国内游的火爆，逐渐发展成现在的出境游爆棚，以及各种关

于旅游展会的举办也印证了旅游市场不可估量的发展效应。 3. 品牌效益

旅游业的快速发展，必然也会导致各式各样的旅游品牌出现，造成了市场鱼龙混杂的局面。旅游企业如何使自己在市场上乃至国际上拥有一定的地位形象，关键在于打造品牌及稳固旅游产品品质。通过展会的举办，使更多的消费者加深了对旅游行业的认识，扩大了各地旅游的影响，为打造旅游行业品牌会展创造良好的条件。同时每届展会的举办，会招商到更多的参展商和顾客，创造更多的利益。

（五）调查问卷与访谈提纲

（4）着力打造海内外旅游同业与旅游消费者最为关注的国际性展览会，内容涵盖出境旅游、国内旅游、商务旅游、邮轮休闲旅游、医疗养生旅游、主题游乐游艺、旅游美食等

（三）展会价格及预算方案

1. 宣传经费由以下几部分组成：

①媒体宣传费用包括总共约210余万元；

②纸质媒体宣传费用 如：报纸、杂志、周刊等，约98余万元 ③演出费用， 4天合计约37万元左右； 总计约：345余万元 2. 费用分摊：

上海威盾会展服务有限公司与上海旅游会展推广中心投入活动启动资金。 其余费用根据后续招展费用、印刷品宣传费用、网络营销宣传费用、现场广告宣传费用以及广告预订单等。 3. 展会初步预算费 总共租用面积 标准展位 光地展位 标准展位收费 专业观众门票 非专业观众门票 7500平方米 168个 （每个9平方米） 900元/每平方米 （27㎡起） 9500元 凭证件免费办理 75元/人 4. 展会整体初步预算 项目 金额 占总成本或总收入法的比例 收入 标准展位销售 广告收入 企业赞助 门票收入 其他收入 总收入 支出 展会场地租用 展会宣传推广 招展 专业观众组织 9500元*168个=159万 250万 120万 75*40000=300万 30万 859万 100万 178万 80万 4万 办公费用和人员薪70万 酬 其他不可预测的费10万 用 税收 总成本费用 130万 572万 （四）展会工作人员分工计划

一． 确定展览会组织委员会 1. 上海市旅游局成员：

旅游局主任：XXXXX 旅游局副主任：XXXX 旅游局秘书长：XX、XX

旅欧局副秘书长：XXX、XX、XXX 2. 展览中心现场指挥部： 总指挥：XX 副总指挥：XXXXXX 协助指挥：XXX 总协调：XXX

3. 设置各组负责人及工作职责 （1）旅游展综合后勤保障组 组长：XXX

成员：XXX、XX及行政部人员、财务部工作人员。 主要工作职责：

A、负责旅游展主办单位及嘉宾单位邀请； B、负责旅游展门票赠送工作；

C、负责旅游展门票的销售、兑换、参展人员统计、参展观众数量统计等工作；

D、负责旅游展接送班车及线路的确定和管理工作； E、负责与旅游管理管委会、控股、中进等股东的联系； F、负责旅游展文件起草、上报和归档工作； G、负责旅游展财务管理，收支预算；

H、旅游展期间开办会议组织、接待工作。 （2）旅游展招商组 组长：XX

成员：XX、XXX及会展中心人员全体人员。 主要工作职责：

A、旅游展厅内及外广场等展位招商工作； B、旅游展招商品牌统计、汇总、跟进工作： C、旅游展相关的海关、商检等优惠政策申报工作； D、旅游展费收取工作。 （3）旅游展宣传组 组长：XXX

成员：XX及市场部全体人员。 主要工作职责：

A、制定旅游展会策划方案、宣传方案；

B、旅游展举办期间媒体关系维护，最大限度刊发新闻通稿、软文； C、旅游展相关广告位设立； D、配合参展商提供促销方案； E、旅游展广告设计制作； F、参展商布展设计审核工作；

G、手提袋、会刊、门票、海报、等DM材料广告招商工作。 （4）旅游展布展组 组长：XXX

成员：XXX及展览中心人员现场管理人员。 主要工作职责：

A、展位划线、展位详规； B、展场现场管理工作； C、消防、保险等工作；

D、区内交通管理部门的协调工作；

现场安全管理。

（五）展会招展计划

1．落实招展说明

展会主题：创意旅行， 个性定制 展会日程：

（1）布展时间：2016年10月16---2016年10月18日 （2）展览时间：2016年10月19---2016年10月22日 （3）撤展时间：2016年10月22日 20：00点后 举办场馆：上海展览中心

所在地址：上海市静安区延安中路1000号 主办单位：上海市旅游局

承办单位：上海威盾会展服务有限公司 2、明确招展理由

上海市个性化旅游博览会是中国旅游行业的年度盛事

作为泛三角地区首屈一指、备受业界及市民关注的旅游类交易型展会，个性化旅游博览会已逐渐成为中国极具规模和国际影响力的旅游行业年度盛会，今后

每年5月会成为全球旅游企业及行业人士关注热点，无论您是国内外旅行社、旅游资源供应商、或是企业采购决策者，世界旅游博览会都是您不容错过的年度行业聚会！

上海个性化旅游博览会汇聚全产业链的绝佳平台

致力于为参展企业提供开拓中国、乃至亚洲客源市场的有效平台，汇聚全球目的地、景点、航空、邮轮、酒店、旅行商等相关行业机构与企业，为其提供展示资源、开拓渠道、树立品牌的一站式解决方案。 上海个性化旅游博览会兼具专业与公众两大优势

着力打造海内外旅游同业与旅游消费者最为关注的国际性展览会，专业平台尽享行业数据分享、业内信息发布及打造绝佳行业商贸氛围，公众平台开启展商与终端消费者直接互动，内容涵盖出境及国内旅游、商务旅游、邮轮休闲旅游、医疗养生旅游、主题游乐游艺及旅游美食等

上海个性化旅游博览会开展期间现场丰富多彩的同期活动

现场结合业内极具各世界旅游行业大奖、旅业新品发布专属计划以及专业权威的出境旅游论坛暨旅游安全与保险研讨会，更倾力打造专属公众的现场旅游产品大型交易盛会与旅游达人的分享交流旅行经验首选平台 3. 确定展会招展的目标群体 （1）投资发展公司 （2）各大旅行社 （3）旅游市政府机构 （4）各地旅游市旅游局 （5）各地旅游事务所

（6）各地旅游局、各地观光推进机构、各地贸易代表处 4. 确定招展方向

（1）各旅游投资发展公司

主要方式：邮件邀请、邀请函直邮、电话拜访等方式 （2）各旅游政府机构、旅行社、旅游局 主要方式：专人拜访、电话拜访等邀请方式 （3）各大贸易代表、各大旅行社

主要方式：电话拜访邀请、邀请函直邮等方式 （4）新兴旅行组织

主要方式：邮件邀请、邀请函直邮、电话拜访等方式 5. 招展阶段分配

（1）2015年12月~2016年1月 招展准备工作 （2）2016年1月~3月 招展前期 （3）2016年4月~7月 招展中期 （4）2016年7月—展会开展前 招展后期 6. 明确参展程序：

（1）申请单位请填妥“参展申请表”内的各项内容并加盖公章后，邮寄、电子邮件或传真至旅游局组委会；

（2）我们将在收到“参展申请表”后，会给您发去 30%订金的帐单；在您将订金汇入帐单中指定的帐户后，将银行出具的汇款凭证或发票复印件，扫描或传真给我们；

（3）待 30%的订金收到后，我们会再给您提供一份确认参展性质的文件，并

根据距离展览会开幕的时间，将需支付的余款的帐单发给您；

（4）余款于2016年 10月 10 日前付清。我们会将“参展商手册”等展会资料提供给您。 *注意事项*

各参展组织在报送“参展申请表”时，请寄送展品样本或说明书，以便划分

展区和开展展前宣传工作；

请您注意，如果你取消参展,您支付的订金将不予退还；

展会分配实行“先申请、先付款、先分配”原则，特殊情况下，组委会保留调整部分展位的权利；

5. 如遇不可抗力，组委会有权依法取消或变更展会时间，解释权归组委会所有。 地 址：上海市XX区XX路XX号 邮 编：200000 电 话：021—56888888 传 真：021--88888888 联系人:XXX 13988888888 邮 箱:8888888@163.com

注：如 2015年4月 25日前，还未收到参展确认书者，请及时与组委会联系。为使您的参展工作更顺利并能得到更好的服务，更详细资料请登陆官方网站查询。

8、 确定展位规格和收费标准 （1）招展展位计划

招展对象 标准展位（个） 总所占比例 旅行社 各旅游相关组织 各旅游贸易组织 总共

（2）展位费

60 90 18 168 36% 54% 10% / 室内：标准展位（3m×3m） ：9500 元/个；光地展会900元/平方米 （3）现场广告 充气柱：1000 元/个 易拉宝 ：500 元/个 所有证件广告：15000 元 彩虹门：2300 元/个 手提袋广告：10000 元/面 广场灯杆吊旗（50面）广告：15000 元 展馆序厅吊旗（1m×1.5m，共100展馆序厅巨幅广告(8m×8m)： 20000元/ 幅 幅 ）广告：23000 元/面 室外展馆外墙广告： 展馆序厅横幅广告： 1、16m×3m（G01—G05、G12—G16 11 m×1.8 m 2000元/条 G23—G 27；G34—G 38）；4000 元20 m×1.8 m 3000 元/条 /幅 24m×1.8m 4000元/条 2、9m×3m（G06—G11、G17—G 22、 G28—G 33、G39—G 44） ；3000 元/幅 开幕式背景板面（20m×8m）面向展会展中心外玻璃墙（面向开幕式主席台）巨幅馆方向画面广告：18000元 广告20m×12m 36000元/幅 10条公交车内吊旗广告（与组委会各 半）：20000元 （4）会刊广告 封底：10000元 首页：4000元 10. 服务项目： （1）无偿服务

◆ 官方网站 www.styletravel.com 全面报道最新展会动态，免费提供网上预展，网上预约，招商预约

◆ 免费领取印刷精美的《参观邀请函》邀请您的重点客户，可根据不同客户领取不同版本，适应客户需求

◆ 出席展览会开幕式、闭幕式、晚宴，有机会接触政府官员、 相关客户、 VIP 相关专业人士， 商机无限

◆ 为贵公司量身打造品牌推广计划，展前、展中、展后，资讯及时报道其品牌及产品相关资料等

◆ 在会刊上刊登公司展品中英文简介，并在申请后提供您及您的客户足够量会刊 ◆ 在《会刊》中刊登企业简介、在《参观指南》中列示公司名称 和展位位置、公司个性化之处等资料

◆ 提供《参展商手册》，详细说明参展相关细则 ◆ 按照展位面积赠送一定数目门票

封二：8000元 内页：3000元/p 封三：5000元 内页半版：2000元

现场物料布置费 25,000 相关新闻背景板、展架、单页、海报等宣传物料的设计及印刷制作等 小计

2. 网站制作维护

145,000 个性化旅游博览会的专业网站，使其成为本次官方宣传、信息发布招展、预约等多方位的网络平台；公开博览会基本信息，发布展商服务，参展商图片、动态信息；旅游相关产业行业政策、新闻、活动等信息推广；在此次博览会前尽可能与相关的大型门户网站、行业媒体网站等合作做广告或建立友情连接等。

费用预算（2015年12月-2016年6月）

项目 网站建设 费用（元） 15，000 备注 包括网站产品建设、技术搭建等项目的费用，功能性上区别于一般的展会官网，增加识别度和可看性 网站设计 采编维护 20，000 20，000 包括网站设计，相关排版，美化等 招聘展会专业采编一名，维护展会信息的更新及相关内容的编辑 网站推广 小计

3. 网络推广

*在央视网、新浪网、网易、搜狐、腾讯、百度等各大门户网站、社区、论

9，000 64，000 关键字、流量优化及广告联盟相关的推广费用 坛进行发帖，宣传世界博览会消息，进行全网的信息覆盖

*利用官方网站、门户网站、合作网站、新闻媒体进行资源互换，通过媒介帮助此次博览会扩大宣传，提升知名度 4. 短信推广

选取全国从事旅游行业、观光累行业等相关产业的短信数据库，分三次进行短信推广，费用共计10,000元。 5. 展览会邮件邀请

在博览会官网积累一定的注册信息，提取邮件地址数据；并与其相关网站进行合作，通过资源库共享等形式得到一部分的目标邮件数据库。根据每场新闻发布会的时间段，配合发布展会信息及展前的本区域参展、观展人群的邀请。 6. 报业媒体（广告软文投放）

媒体名称：解放日报

2016.4/2016.5/2016.6 半版软文 时长三个月 刊例价：20,000元 媒体名称：青年报

2016.6/2016.7 半版软文 时长二个月 刊例价：15,000元 媒体名称：新民晚报

2016.6/2016.7 半版软文 时长二个月 刊例价：18,000元 媒体名称：文汇报

2016.5/2016.7/2016.9 半版软文 时长三个月

刊例价：21,000元

媒体名称：扬子晚报

2016.6/2016.7/2016.9 半版软文 时长三个月 刊例价：22,000元 7. 电视媒体

频道名称：中央二台

2016.3/2016.4/2016.6 投放时间 时长三个月

价格：200,000元 频道名称：生活时尚频道

2016.3/2016.4/2016.5 投放时间 时长三个月

价格：180,000元 频道名称：东方卫视

2016.4/2016.6 投放时间 时长二个月

价格：120,000元 频道名称：凤凰卫视

2016.4/2016.5/2016.6 投放时间 时长三个月

“交换空间“前时间段 “生活+“前时间段

15秒

“时事直通车”前

“东方新闻”中

价格：160,000元 频道名称：上海卫视

2016.6/2016.7/2016.8 “老娘舅”中15秒

投放时间 时长三个月

价格：120,000元 8. 电台、杂志媒体 媒体名称 广告规格 东广新闻电台 套餐一天10次/15秒 上 海 电 台 套餐一天 102000 85000 3 3 4 1 2 时间（月） 4 3 4 1 2 5 3 4 用（元） 10次/15秒 “时尚旅游” 12P广告 “中国会展” 6P广告 “中国12P 展览会” 广告 “旅游” 5P广告 “旅游周刊” 5P广告 9、户外广告

①在上海城区内的书报亭、灯箱、街区路段灯箱、公交牌等处设置喷绘广告。投放时间：3个月，费用预算：18万元。

②在高速路段、机场、主干道户外媒体设置广告。投放时间：3个月，费用预算：21万元

③在长途汽车站、机场、火车站等各个灯箱、喷绘发布展览会信息，在电子系统媒体上进行世界旅游博览会倒计时广告。

④在上海市区、交通要道、绿化带、商业区等处悬挂、树立大型喷绘广告。投放时间：3个月，费用预算：24万元。 10、 展后宣传资料制作、投放

博览会的后续报道将在主要电视媒体、报纸及网络媒体中持续报道，并制作博览会专题的电子书、专题光盘和新闻剪报，作为成功案例在业界进行品牌传播，预热下一届展览会。此阶段费用总计45000元。 11、 项目宣传费用总费用预计达345余万元。 12、 效果评估预测

本次活动产生的时间效应广泛、辐射面积大、接触面广泛，合理运用电视、报纸、电台、网络、户外、新兴媒体等视觉整合，其中在几大常规媒体中，均选择了全国最好的电视、报纸、电台，网络及户外广告牌等媒介。在投放范围内，主要以上海地区为中心，向长三角地区、东部沿海地区及全国辐射，对目标人群进行了全面覆盖，真正做到在博览会活动期间在上海面向全国范围内掀起一股个性旅游博览会风潮。 （八）展会筹备进度计划

1. 2015年12月，与上海展览中心以及酒店签订合同。 租借上海展览中心西一馆底层（1-9厅）展厅

酒店包括：上海波特曼丽思卡尔顿酒店、上海日航饭店、上海威斯汀大饭店、

上海锦江饭店、上海半岛酒店等

2. 选择总服务承包商，2016年1月：相关承包商需符合委员会相关要求，提

前可参加我委员会组织的竞标，以此择优汰劣

3. 向预期参展商发出第一批邀请函，2016年2月

预期参展商包括：往届展会参展商、创意型旅游企业、旅行工作室、旅游行

业巨头等

4. 进行第一次宣传推广,2016年1月

行业刊物：《解放日报》 《文汇报》 《新民晚报》 《创意中国杂志 》《旅

游报》《旅游周刊》 ，在报亭的率达到了99%，全国的发行量在10万以上。

主流网络媒体：中国创意产业网，上海创意旅游网站，新浪旅游论坛、凤凰网；

旅游论坛，中国旅游网、携程网、去哪儿网等

交通海报：在地铁，公交，出租车、APP等移动广告载体上进行海报覆盖式

宣传

电台、电视媒体广告：上海广播电台，东方卫视，上海电视台 5. 向预期参展商发出第一次公告（招展说明书）,2016年2月

介绍此次个性化旅游博览会的展会介绍、开放时间、展会亮点、展览范围、上届回顾、展馆介绍、交通指南、签证办理、酒店预订、主办方介绍等，加强参展商对本次个性化旅游博览会的认识和信息，增强销售效果，以扩大此次博览会的展商范围

6、. 向预期参展商发出第二轮公告，2016年3月

及时更新此次展会动态，行业咨询，媒体登记，图片集锦，展讯订阅，合作

媒体等

7. 雇用保安公司,2016年7月

保安公司会在前期参加组委会开展的招标会，以此来雇佣最好的保安公司，以确定此次博览会的顺利召开，确保展商及观众的人身安全 8、 进行第二次宣传推广，2016年4月

行业刊物： 《解放日报》 《青年报》 《新民晚报》 《文汇报》 《扬子晚报》 《中国商报》 《创意中国杂志 》

《旅游指南》

主流网络媒体：中国创意产业网，上海创意旅游网站，新浪旅游论坛

凤凰网；旅游论坛，中国旅游网、携程网、去哪儿网等

交通海报：在地铁，公交，出租车、APP等移动广告载体上进行海报覆盖式宣

传

9. 最后确定是否进行展览会促销活动,2016年5月

在此期间，组委会会根据展商需求，召集开会来确定是否举行促销活动，看哪类促销活动最能吸引观众，用历年数据表分析，以此精益求精 10. 研究其他展览会，开发潜在参展商

广州国际旅游展览会 北京国际旅游博览会 中国出境旅游交易会 中国昆明东南亚国际旅游商品交易会 北京环球旅游展览会 国际海岛旅游大会 等

对比同类竞争展会，找出各自的优缺点，结合各地旅游博览会的特点，力图吸引更多的参展商即观众，将博览会效应发挥至最大层面

11. 选择注册公司：初次列出参展商名单，建立目标参展商数据库,2015年12

月

12. 向预期参展商再次发出邮件，2016年4月：特别针对还未作出回应的预期参展商再次发出邀请函

13. 设计预先注册资料,2016年5月 14. 确定酒店安排，2016年5月

15. 准备展览会现场展位地图,2016年1月 16. 设立展览会休息和餐饮功能区,2016年4月

17. 确认其他事项：停车设施、展览会电话号码、办公室电话和地址，2016年8月

18. 最后确认展会设计方案，2016年2月

19. 向参展商第三次发出招展，2016年6月：内容包括赞助机会以及展览会动态信息和广告

20. 第三次宣传推,2016年5月：可视前两次推广计划来定推广的力度和资金的多少

行业刊物， 主流网络媒体， 交通海报：电台、电视媒体广告等 21. 向已确认参展的商户确认订购信息、申请事项等,2016年4月

如同期活动申请，广告预定，标准展台眉板资料，家具租赁，展商布展证及展商出入证，酒店住宿，物流运输等。 22. 向观众发送日程安排邮件，2016年5月

23. 进行第四次宣传，2016年6月加大宣传力度，提高展会的曝光率，将展会的信息普及化

24. 对特装摊位设计图纸的审核,2016年6月

参展商提供展位整体效果图、平面图、正立面图、展台所用材料明细清单相关数据、结构图

25、 最后确定酒店、保安、服务承包商和宴会筹办者，2016年8月 26通知媒体采访时间和展览会日期,2016年9月 27、 向观众发出后续的直接促销邮件，2016年7月

28.与注册公司或展览会现场人员合作，安排注册观众入场，并监督展

2016年10月

29. 个性化旅游博览会览会开幕。

2016.10月14日前完成布展工作，10月14日下午16:00之前撤展完毕。针对往届布展、撤展的状况对参展商特别提醒，避免问题的发生展会期间，发现并解决问题。

30. 博览会开幕期间，对观众和参展商进行调查，为下一年的展览会提供参考 31. 博览会评估

为将来的展览会积累经验，并统计观众人数及参展商数量和类型的变化情况 32. 制作展览会最后评估运作报告 （九）展会服务商安排计划 1．确定主要服务商 （1）安保公司 （2）午餐供应机构 （3）酒店合作单位 （4）接送车合作机构 （5）广告制作物品合作商

2、确定的时间

2016年2月-2016年8月 3、确定的方式 （1）招标 （2）推荐

（十）展会开幕及现场管理计划 开幕式 1、活动现场布置 活动现场 商品展示区

给商家用于商品展示、商品交易、商品介绍、个性化定制展示等，以此更好吸引观众 休闲娱乐表演区

用于举办各种娱乐活动、抽奖、游戏，是观众积极参与进本次博览会 展会开幕现场

需要布置好开幕背板、门楼或展会横幅，并在背板上写上本届博览会名称，开放时间，展会的主办、承办、协办等办展单位的名称等

布置好现场空飘气球和现场广告牌，还要按表演（如舞蹈等）的需要布置好表演的场地。开幕式现场要布置得庄严隆重，气氛营造要符合展会定位的需要。

2． 活动内容及安排表

（可视具体情况进行调整日期活动安排）

（1）主持人开场，介绍来宾。9：00——9：20 （2）活动主办方代表致开幕词。9:25——9：40 （3）参展商代表讲话。9：45――10:10 （4）大型舞蹈 10:15——10:45

（5）权威人士宣布开幕。10:45——10:50

（6）博览会正式开始，工作人员各就各位，展商回到自己区域，观众开始参观展览 3、现场管理 （1）展馆序幕大厅

要布置好展馆、展区和展位分布平面图、各服务网点分布图、各参展企业及展位号一览表及名录牌、展会简介牌、展区参观路线指示牌、展会宣传推广海报、展会相关活动告示牌等。 （2） 展会各展馆

搭建各参展企业的展位，布置好各展馆的展位分布平面图、各服务网点分布图、各参展企业及展位号一览表及名录牌，这样有利于观众参展。 （3）展台搭建管理

参展商报到之前，督促主场搭建商做好两项工作 一是按图纸做好站台区域的地线划分工作、表明展台号 二是按图纸搭好现场服务办公的场所。

展台搭建结束，交付时的管理工作按展台类型不同分为两种： 一 是标准展台

主办方应督促主场搭建商在规定期限内交付标摊，并验收是否符合要求。

比如，展台尺寸是否正确、楣板上的公司中英文名称是否正确、展台号是否正确、展台内的家具是否如数到位等 二 是特装展台

由于特装工程比较复杂，对水电方面要求高，因此要特别督促搭建方规范施工。所有的施工人员必须具备相应的上岗证书 （4） VIP（very important person) 接待：

对于重要贵宾和演讲人还需要事先制订接待计划，上报有关负责部门和相关人员审定后执行。在嘉宾和演讲人的休息室或会客厅配备茶水、点心或咖啡，放一些有关展会的介绍资料。如有必要还可以为其配备专门的服务人员或翻译。提前预定住宿酒店。 （5）媒体的接待和管理 ：

在展会现场开辟一定的区域作为展会的新闻中心，配备相应的设施。 展会安排专人负责新闻记者的接待和联络工作，展会开幕前，办展机构要与有关媒体取得联系。

展会要有意识的组织、引导和安排新闻媒体对展会进行报道，为各媒体提供必要的展会资料。对参访所得的资料要加以收集、分析、整理。 4．会展布撤展与现场管理：

参展商的现场管理工作：

（1）展前，主办单位在推广会展项目的同时对参展企业进行宣传，在广泛派发邀请函以及签约的网站上都添加部分参展企业的名册；编制含有参展企业名册的会展快讯，派发给专业观众、专业市场；在展会的介绍网站上开辟了供求平台，企业在展前、展中、展后都可以在网上注册，发布产品供应信息和采购信息，为

买卖双方搭建平台。

（2）展中，主办单位为展商提供增值服务，帮助企业解决生产管理中的难题；有产销对接洽谈会，为买卖双方牵线搭桥，提升买卖双方的贸易成功率；有新技术推介会，推介新技术工参展商学习引进；除此之外，还将举行参展知识培训会，对参展商进行“如何让展位更吸引人”“如何更方便撤展”“参展手续”等方面知识培训。同时，现场还安排专门人员协助展商进行报到、进馆等各项服务。 （3） 展后，主办单位对参展企业即时走访，听取意见，是下一界的增值服务做得更完美，同时进行企业展后成果的跟踪报道，提高展会和企业的知名度。 后勤 （1） 布展

（2） 配备展台的工作人员 （3）贸易洽谈 （3） 情况记录

（4） 其他相关宣传推广活动 （5） 信息收集工作 （6） 细节管理注意事项 （7） 应急处理小组 5．观众登记和入场管理：

观众登记处的主要任务之一就是维护展览会入口的良好秩序，确保每一位专业观众都能畅通、便捷地进入展览会现场。

为了提高工作效率，我们将预先登记的观众和现场注册的观众分开，并进一步将现场注册的观众分为两类，即有名片和无名片的，前者只需凭名片

在观众登记处办好相关手续就可以换取胸卡，后者则要在主办方人员的指导下填写登记表，然后再登记处办理手续。 （1） 预登记 （2） 现场登记 （3）信息收集 （4）导引与通道维护 （5） 告知观众展会日程

（6）现场服务管理（商务中心，问讯处，紧急事务处理等） （7） 应急处理小组 6．参展观众的统计

（1）依据观众办理登记手续的内容进行统计 （2）根据门票进行统计 （3）参展商的客户统计 7．撤展管理 （1）展位的拆除

（2）参展商租用展具的退还 （3）参展商展品的处理和回运 （4） 展品出馆控制 （5）展场的清洁 （6）撤展安全保卫

8． 会展现场风险与安全管理： （1）会展现场的风险类型 ：

1） 从是否可控的角度分类可分为自然威胁和人为威胁

2） 从风险的内容可分为物质损失风险、财务损失风险、法律责任风险、人员损失风险四类 （2）会展风险管理 ： 1） 对场地进行安全分析

2） 同当地相关部门建立良好的工作关系。 3） 确定会展活动的利益相关者具有相应的风险意识 4.）制作安全小册子/标牌以及其他交流方式

5） 制定一个媒体管理计划 ，多渠道的与媒体保持沟通和联系，控制媒体在危机中的活动范围。 （3）重大紧急事件管理：

为应对在展会过程中可能发生的重大安全问题，我们与消防、公安、卫生等部分取得联系，以便在此类事件发生后的最短时间内解决问题。 九．其它管理： （1）现场广告管理

在一次大型会展活动中，主办单位获取广告收入的渠道很多，如展览快讯、会展会刊、户外广告牌、气球、标语等，但无论采取什么样的广告载体，会展主办单位都必须指定明确、统一的广告政策，做到对所有参展商一视同仁。

（2）交通、物流管理：

对现场物流和交通的控制是展览活动全面控制的至关重要的部分。 会展是一个庞大的系统工程，从组展到展品运输、展台搭建，知道撤展，任

何一环脱节，会展都无法顺利进行。

在整个流程中，展品、宣传资料以及展具、道具等相关设备的运输是一项重要工作，而且专业性很强。

在本次展会中，我们委托天津远洋运输公司来负责展品运输工作。 ? 展品运输（要遵循“及时、准确、经济、安全”原则） ? 撤展运输 ? 现场联络点 ? 线路规划

? 对展品抵达时间的掌握 ? 撤展管理与撤展物品监控 ? 紧急事件处理 （3） 餐饮管理：

会展现场的餐饮服务要根据会展主办单位和场馆之间所签订的协议 内容而定，指定餐饮服务商，提供现场餐饮服务。 （4）证件管理

为了便于会展现场管理，同时出于统计的需要，我们对展览会实行证件管理，即拥有会展主办单位认可的证件才能进入场馆。

在本次展会中，主办方印制六种证件，分别发放给参展商、专业观众、工作人员（包括主办机构、承办机构和协办机构的相关工作人员）、筹（撤）展人员、媒体记者及与会嘉宾（包括领导和讲演嘉宾）。 （5）会展设备管理 ? 供电：三项交流电

? 给水排水、空调

? 电梯、消防（保持消防通道畅通，消防栓完好） ? 通信：直线、无线电话等 ? 网络和信息：智能化网络系统

? 公共广播:除火灾广播外，其他广播应由主办方和场地方共同审核后决定是否

播放及播放次数，以免影响整体展会。

? 搭建设备：展板、展架、桌椅、展柜、照明设备（灯具与可燃物之间应保持

50厘米以上的距离，室内不得使用大功率卤钨灯） ? 视听设备：音响、话筒、投影 （6）供应商管理

稳定供应商队伍，建立长期互惠供求关系，加强供应商管理很重要。

? 交货的及时性 ? 保证质量 ? 配套售后服务

? 对供应商品进行质量检测或现场检查 ? 制定验收标准 （7）工作人员管理

? 时间要求：所有工作人员于2016年5月16日上午7:30到达展览会现场，

保安人员每日迟一小时退场，礼仪小姐表演前40分钟到场。 ? 着装要求：着装要统一，各部分人员要统一穿戴相应的服装 （8）人员安排

? 主办方工作人员：做好各方面的协调工作

? 登记人员：管理现场客户登记，发放相应的礼品 ? 接待人员：接待重要客户，贵宾

? 安保人员：现场秩序维护，做好一般的咨询工作 ? 保洁人员：做好相应区域的清洁工作 ? 施工人员：按期完成工作，施工时注意安全

? 所有人员要服从安排，做好本职工作，灵活处理工作中出现的各种问题。 （十 一）展会期间举办的相关活动计划 1. 专业观众现场抽奖活动--时间：展会期间

每位观众在进入博览会时的参观券背面有编号，联系人姓名及手机号码，在每天下午3点之时主办方会组织抽奖，每日抽奖后即会拨打得奖人电话，给予奖品

2. 个性旅游未来发展趋势研讨会讲座--时间：展会期间

各大参展商代表在展会后期召开研讨会讲座，讨论今后旅游发展的方向，及对于个性化旅游提出相关建议，对于国内游及出境入境游等做数据分析，以此推动旅游业良性发展

3. 黄浦江游船游览活动--时间：展会闭幕当天晚上7点

各大参展商，专业观众群体，互相交流信息，探讨旅游行业发展趋势，观众可表达自己对于个性化旅游的认识及需求，以此双向合作，共同发展

三、2016上海个性化旅游博览会平面图

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