项目案例（完整的Project文件）==

项目案例(完整的Project文件)

第8 章总览与打印项目3

8.1 总览计划............................................................................................................... 3 8.2 过滤项目任务和资源........................................................................................... 7 8.3 格式化视图........................................................................................................... 8 8.4 打印视图和报表................................................................................................... 12 8.5 练习与指导........................................................................................................... 21 第9 章多重项目的管理23

9.1 插入项目............................................................................................................... 23 9.2 编辑插入项目....................................................................................................... 25 9.3 链接合并项目....................................................................................................... 26 9.4 删除插入项目....................................................................................................... 26 9.5 在项目间共享资源............................................................................................... 27 9.6 练习与指导........................................................................................................... 29 第10 章跟踪项目30

10.1 设置基准............................................................................................................. 30 10.2 跟踪实际任务进程............................................................................................. 34 10.3 跟踪实际成本..................................................................................................... 43 10.4 跟踪资源分配..................................................................................................... 46 10.5 练习与指导......................................................................................................... 48 第11 章调整和优化项目计划50

11.1 分析计划的日程................................................................................................. 50 11.2 缩短项目工期..................................................................................................... 56 11.3 合理配置资源..................................................................................................... 60 11.4 使计划符合预算................................................................................................. 69 11.5 练习与指导......................................................................................................... 73 第12 章使用Project 2003 进行信息共享与交流75

12.1 Microsoft Project 2003 与应用程序间的信息共享........................................... 75 12.2 在网络环境中使用Microsoft Project 2003 ....................................................... 90 12.3 工作组消息系统................................................................................................. 104 12.4 练习与指导......................................................................................................... 114 第13 章深入使用Microsoft Project 2003 116

13.1 在Microsoft Project 2003 中使用宏................................................................. 116 13.2 Microsoft Project 2003 中使用VBA.................................................................. 124 13.3 练习与指导......................................................................................................... 147 第14 章量身定制Project 2003 149

14.1 定制自己的表视图和报表............................................................................. 149 14.2 定制Project 2003 项目环境............................................................................... 166 14.3 使用管理器共享自定义元素............................................................................. 172 14.4 练习与指导......................................................................................................... 173

第8 章总览与打印项目 本章要点

在本章我们将主要介绍浏览项目计划的全貌设置视图的样式筛选项目和资源

以及打印视图报表方面的知识Microsoft Project 2003 预先定义了很多标准报表他们是

针对用户项目打印的不同需要而配置的你可以选择需要的报表格式还可以对标准报表

进行格式编辑或者创建新的报表样式 本章具体包括以下内容

如何使用标准报表总览计划

如何运用项目统计对话框总览计划 如何缩放项目视图 如何分级显示任务

如何过滤项目任务和资源 如何设置视图排序方式 如何更改字体和文本样式 如何设置条形图格式 页面设置 打印预览

如何打印视图和报表 8.1 总览计划

每个大项目的计划中都会有很多头绪让人头疼的是进行计划时要不断地回顾以前 的设计以便可以对整体的计划有一个概念Microsoft Project 提供的工具使用户可以轻

易地进行整体计划的浏览 8.1.1 使用标准报表总览计划

Microsoft Project 含有丰富的标准报表格式通过报表对话框你可以决定采用 何种标准报表总览你的计划

使用标准报表总览计划的操作如下 图8- 1 报表对话框

1 选择视图菜单的报表选项弹出报表对话框如图8-1 所示 2 选择总览标志单击选定按钮

3 在弹出的总览报表对话框中选择总览报表的形式包括项目摘要最高级 任务关键任务里程碑和工作日等类型如图8-2 所示 图8- 2 总览报表对话框

4 如果你需要更改标准报表中的格式可以单击编辑按钮这时弹出报表文 本对话框如图8-3 所示 图8- 3 报表文本对话框

5 在报表文本对话框对话框中对报表样式进行设置 6 单击确定按钮返回

7 在总览报表对话框中单击选定按钮图8-4 显示了项目摘要报表的显示

结果

图8-4 项目摘要报表

提示Microsoft Project 包含20 多种预定义的任务资源和交叉分配报表 如果没有适合所选信息的预定义报表可以创建自定义报表 8.1.2 运用项目统计对话框总览计划

当用户为项目定制好任务期限任务的从属关系以及资源的分配之后Microsoft

Project 会计算出整个项目各任务的开始及完成的时间用户可在项目统计对话框中看到

这个统计结果在项目统计对话框查看项目信息的操作如下

1 在项目菜单中选择项目信息选项弹出项目信息对话框如图8-5 所示

图8-5 项目信息对话框

2 单击统计信息按钮将显示项目统计对话框如图8-6 所示 图8-6 项目统计对话框 8.1.3 缩放项目视图

通过在甘特图中进行屏幕的缩放可以总览项目的开始日期完成日期及主要阶段的 发生时间缩放项目视图的操作如下 1 单击视图栏上的甘特图按钮 2 单击视图菜单下的显示比例选项 弹出显示比例对话框如图8-7 所示 3 选择完整项目选项单击确定按

钮则Microsoft Project 调整视图的大小 使之在一个屏幕上显示项目的完整视图 如图8-8 所示

技巧若用户需要以不同的时间刻度来显 示项目可以通过单击常用工具栏 上的放大缩小按钮来完成 图8-8 项目的完整甘特图 图8- 7 显示比例对话框 8.1.4 分级显示任务

输入任务列表后可能会发现事实上某些任务汇总了一些较小任务的工作可以建立 一个层次结构来反映任务间的相互关系大纲将有助于将任务组织为摘要任务和子任务

在默认情况下摘要任务以粗体表示子任务缩进在其下方摘要任务的开始日期取决于 最早的子任务的开始日期完成日期取决于最晚的子任务的完成日期

当项目的各项显示为大纲的层次结构时必须运用滚动条才可看到项目的整体用户 可以将子任务隐藏分级显示摘要任务 分级显示任务的操作如下

1. 单击视图栏中的甘特图按钮

2. 在任务名称域中选取包含需要隐藏子任务的摘要任务

3. 若要显示摘要任务中的子任务只需选中摘要任务单击工具栏中显示子任务

选项按钮即可

4. 若要显示所有于任务只需单击显示所有子任务选项按钮即可如图8-9 所 示

图8-9 隐藏所有子任务 技巧

如果要新建一个任务作为摘要任务请单击插入菜单中的添加任务 命令

可以用鼠标来快速降级或升级任务具体方法是将指针放在任务名称的第 一个字母上当指针变成双向箭头时向右拖动来降级任务向左拖动来升 级任务

8.2 过滤项目任务和资源

有时在一个项目中需要特别注意一组特定的任务或资源例如可能希望检查某承 包商的成本或者评估关键路径中的任务在Microsoft Project 中是通过筛选器完成这项 功能的

Microsoft Project 提供了用于查看特定任务的任务筛选器和用于查看特定资源的资源

筛选器筛选器的作用在于通过定义一组准则以突出显示符合准则的任务或资源可以 使用筛选器来修改视图或隐藏其他的任务或资源如果Microsoft Project 提供的筛选器

不能满足需要可以新建筛选器或修改现有的筛选器

提示需要指出的是应用筛选器后并没有删除任何信息只是某些信息将暂时 隐藏例如如果只筛选出过度分配的资源则Microsoft Project 会隐 藏视图中其他所有的资源如果选择了日期范围筛选器输入日期范围 则Microsoft Project 会显示在这个阶段中的任务或资源隐藏的资源并 未从Microsoft Project 数据库中删除随时都可以显示它们

在项目菜单的筛选子菜单中可以看到常用的筛选器如图8-10 所示 图8-10 常用的筛选器

除了常用的筛选器之外还可以打开其他筛选器对话框选择其他筛选器如图8-11 所示

如果需要取消筛选可以从项目菜 单中选择筛选子菜单下的所有任务 选项

8.3 格式化视图

在处理大型的任务列表时有时很难将

精力放到所关心的区域为了将注意力集中 于主要信息可以设置信息类型的格式例

如突出显示所有必须在指定日期之前完成的 图8-11 其他筛选器

任务等也可以直接为要关注的信息设置格式例如显示不同的字体等 8.3.1 设置排序方式

用户能以某条件为依据对任务或资源进行排序诸如任务名称期限和资源名称等 当需要顺序查看任务时排序非常有用例如可以查看将尽快开始或完成的任务 Microsoft Project 允许你按照主要关键字次要关键字第三关键字进行排序在关

键字下的列表框中你可以把完成时间标识号或成本等作为关键字排序之后打印出的 报告会更加清晰

设置排序方式的操作如下

1 在项目菜单的排序子菜单中选择排序方式选项出现排序对话 框如图8-12 所示

2 在主要关键字下拉框中选择进行排序的域 3 按需要选择递增或者递减选项

4 如果有必要还可设置次要关键字和第三关键字 5 单击排序按钮 图8-1 2 排序对话框

提示单击重设只能将排序对话框中的排序选项恢复为默认顺序如果 排序时选中了重新编号任务复选框则单击重设按钮将不能重设 任务的编号顺序

8.3.2 更改字体和文本样式

字体格式包括字体种类字符大小颜色和各种修饰效果等你可以在字体对 话框中对字体字形字号和颜色等进行综合设置而所谓的样式实际上

就是字符段落制表位标题正文等文档元素的格式的集成你可以选择格式菜 单中的文本样式选项更改样式设置 更改字体

字符的字形包括常规加粗倾斜粗斜加下划线等要改变字符的格式首先

要选择改变的范围如果要改变整个文档的字符格式就要选择整个文档; 如果只要改变

部分文本的字符格式就选择这部分文本更改字体的具体操作如下 选择格式菜单选中字体选项在字体对话框中可以对字体字 形字号和颜色等进行综合设置如图8-13 所示 图8-1 3 字体对话框

在Microsoft Project 中用户还可以根据需要对项目中的各项计划以不同字体进行显 示比如你可以把所有关键任务用红色标记而把所有里程碑标记为一个菱形等等 技巧Microsoft Project 还提供了更快捷的方法对字体进行设置 要使字符加粗显示先选择要加粗显示的文本然后使格式工具栏 上的(加粗)按钮处于按下位置或者直接按Ctrl+B 键

要使字符倾斜显示先选择要倾斜显示的文本然后使格式工具栏 上的(倾斜)按钮处于按下位置或者直接按Ctrl+I 键

要使字符以既粗又斜显示先选择要既粗又斜显示的文本然后使格 式工具栏上的(加粗)按钮和(倾斜)按钮同时处于按下位置

要使字符以加下划线显示先选择要加下划线显示的文本然后使格 式工具栏上的(下划线)按钮处于按下状态或者直接按Ctrl+U 键 文本样式

所谓样式实际上就是字符段落制表位标题正文等文档元素的格式的集成

使用样式的优势在于对一个段落或整个文档而言你不必分别设置字符格式段落格式 或其他格式只要把一个已有的样式应用于它就行了特别是如果要修改文档中某种元素

的格式你只要修改样式中该元素的格式所有使用该样式的段落或文档的格式都将改变

图8-1 4 文本样式对话框

你可以选择格式菜单中的文本样式选项在文本样式对话框中可以对 本项目文件中所有的文本样式进行总览如图8-14 所示 8.3.3 设置条形图格式

甘特图视图以文本和条形图两种形式显示项目的任务信息视图左边是列包括 Microsoft Project 域在其中可以输入和更改任务名称工期开始时间和完成时间以 及其他信息在视图右边可以使用甘特图条形图在时间刻度中以图形化方式显示任务工

期和开始日期完成日期条形图的相对位置显示了规划项目时任务发生的顺序可以对 条形图的格式进行以下设置

设置特定信息的格式以突出显示该信息例如可以将重要的完成日期设置为 粗体

设置某类信息的格式以便与其他类别的信息区别开来例如可以倾斜显示摘 要任务或者加大所有列标题的字号 显示隐藏或更改非工作时间的外观

更改甘特图条形图以图形方式显示或突出显示日程中的特定情况例如可以在 条形图中添加文本更改条形图的图案和颜色或将不同形状的条形图分配给不 同的任务类型

更改网格以增强条形图的可读性或清晰度例如可以给列行和标题网格指定 不同的线条样式和颜色

给甘特图添加自己的标签或图样 设置条形图格式的操作如下

1. 选择格式菜单选中条形图选项

2. 在设置条形图格式对话框中可以对条形图的形状和条形图文本进行综合设置 如图8-15 所示 3. 单击确定按钮

图8-15 设置条形图形状

技巧还可以选择格式菜单中的条形图样式选项在条形图样式

对话框中可以对本项目文件中所有的条形图样式进行总览如图8-16 所 示

图8-16 设置条形图样式

在列表框中显示了各种标记的名称以及相应的外观当选中某个标记时在下方 的条形图选项卡中自动显示标记的形状和图案可以通过下拉框进行设置 8.4 打印视图和报表

为了有效地管理项目需要同大量的人员交流项目信息使用Microsoft Project 可

以打印符合特定的人或工作组需求的视图和报表可以打印只显示了您必须完成的任务的

日历或打印显示了多个关键路径的网络图或打印其上显示的阶段点根据成本变化排序 的报表

打印所需信息的过程可以简单地只需单击一个按钮或像创建和预览自定义报表一 样自如无论此过程是如何简单或容易打印视图或报表基本上都是由以下步骤组成 选取最适合您选取信息的视图或报表如果找不到符合所需的一个标准视图或报 表请通过更改表应用不同的筛选器添加详细信息或更改排序顺序等方法更 改视图或报表中的内容

对视图或报表的外观进行更改如果希望改进页面的外观可以将公司的徽标添 加到每页的上方将项目名称添加到每页的下方或调整信息的比例以便在一页 上打印等

打印视图或报表如果希望尽可能有效地进行打印可以设置打印页范围由页 码或日期定义隐藏不打印空白页以及打印多个副本等 8.4.1 打印机设置

打印前必须设置打印机或绘图仪如果有其他Microsoft Windows 程序在使用打印 机Microsoft Project 将默认使用同一打印机 安装打印机

在Windows 中打印机的安装非常容易具体的操作如下

1. 单击Windows 的开始菜单指向设置子菜单单击打印机选项 出现打印机窗口如图8-17 所示 图8-17 打印机窗口

2. 双击添加打印机标志出现添加打印机向导对话框如图8-18 所示 图8-18 添加打印机向导对话框

3. 接下来按照添加打印机向导的提示选择相应的设置 4. 打印测试页检查配置是否正确 设置默认打印机

如果有多台打印机可以根据需要把其中的一台作为默认打印机 设置默认打印机的操作如下

1 单击Windows 的开始菜单指向设置子菜单单击打印机选项出 现打印机窗口

2 选择需要设置的默认打印机在图标上单击右键选择菜单中的设为默认值 选项此时选项左边出现选中标记如图8-19 所示 图8-19 设置默认打印机 8.4.2 页面设置

决定要打印某张视图或报表后可以更改其外观以符合企业标准例如可以将

公司的名称添加到每页的上方或在每页的下方打印日期信息指定页面布局后你可以 调整页边距并添加边框以改进布局

将打印方向设为纵向或横向以充分利用纸张而不用更改其大小

添加如页眉页脚和图例等项以显示公司的徽标页码和当前日期等内容

缩放视图或报表以便在每页中打印更多或更少的信息 对页面进行设置的具体操作如下

1 在文件菜单中选择页面设置选项弹出页面设置对话框如图8-20 所示

图8-2 0 页面设置对话框

2 在此对话框中可以完成多项操作 选择页面打印方向 对打印尺寸进行缩放 调整页边距 绘制边框

设置页眉与页脚 添加图例 视图设置

选择页面打印方向

选择页面选项卡在打印方向框中指定是以横向或纵向来打印若 有一张很长的时间表需进行打印不妨选择横向来进行打印 对打印尺寸进行缩放

在Microsoft Project 中可以很方便地对打印尺寸进行缩放例如有一项任务被分开在 二页中可通过在页面选项卡下的缩放框中进行缩放使之很好地放在一页中 调整页边距

在页面设置对话框中选择页边距选项卡Microsoft Project 默认边距上下 左右均为1 27 厘米 绘制边框

在页边距选项卡下有绘制边框选项通过它可在打印结果中显示不同的边 框如图8-21 所示 它有以下三个选项

每页选中它指定在视图和报表的每一页的周围都打印边框

页面之外指定只在视图的第一页和最后一页打印框此选项只在网络图中可用 无指定不想在视图或报表周围打印边框 图8-21 调整页边距 设置页眉与页脚

图8-22 为页面设置对话框的页眉选项卡在其中可以进行多项设置 图8-2 2 页眉选项卡 各按钮功能如下

字体选取页眉或页脚的字体字型字号或颜色 页码在页眉或页脚中打印页码 总页数在页眉或页脚中打印总页数 日期在页眉或页脚中打印当前日期 时间在页眉或页脚中打印当前时间

文件名在页眉或页脚中打印项目的文件名 插入图片在页眉或页脚中插入图片

输入页眉及页脚内容的操作如下 1. 选择页眉或页脚选项卡 2. 选择对齐选项卡左居中右

3. 在对齐选项卡的框中输入要出现在页眉或页脚的文本并可以单击上面提 到的几个按钮以向其中添加日期时间或文件等

4. 若想对页眉或页脚中的文本或页码进行格式化可以先选择它们然后单击字 体按钮在字体对话框中进行设置如图8-23 所示 图8-2 3 字体对话框 添加图例

当打印内容中含有图形元素时需要在其中打印出图例打印在图表或图形上的说 明性符号列表对这些图形进行解释注意只能在日历甘特图和网络图视图中添加图 例

添加图例中文本的方法与添加页眉页脚的方法相似在图例位置框中有三个选 项可以设置图例的打印如图8-24 所示

每页指定在每页打印图例适用于大型工作表的打印页

图例页指定只在单一的工作表中打印图例此选项适用于正常大小的打印页 无指定不打印图例 图8-24 添加图例 视图设置

在视图选项卡中有以下几个特殊选项通过它们可以改变一些打印设置如图8-25 所示

图8-25 设置视图选项

打印所有表列选中它则指定所有的工作表列都将打印清除此复选框则只 打印在活动视图中可见的列

在每页上恢复打印前若干列数据选中它然后在下拉框中输入数据值可以打 印每一页视图最左端指定处的列

打印备注指定需要打印的所有任务资源和工作分配的备注此备注作为视图 或报表最后一页上的一组数据来打印

打印空白页指定需要打印视图或报表中没有数据的页面例如在大的甘特图中 的空白页

调整时间刻度使之适合页宽指定需要减少或扩大的日期范围以使页面上的所 有有效区域都能打印 8.4.3 打印预览

要在打印前预览文档可以使用文件菜单上的打印预览命令或直接单击常

用工具栏上的打印预览按钮Microsoft Project 将对当前文档进行预览如图8-26 所示 下面是打印预览窗口中的按钮和功能介绍 功能到左边一页 功能到右边一页 功能上翻一页 功能下翻一页 功能显示一整页

功能显示多页

功能对一页进行缩放 图8-26 打印预览

由于有了预览文档这个功能你不必把文档真的打印到纸上就能看到实际打印的 效果这就是所谓的所见即所得(WYSIWYG) 不过你在屏幕上看到的与实际打印的效

果可能还是有一些区别为了使屏幕与实际打印的效果尽量一致你最好把显示比例设为 100%

注释不能在打印预览窗口中编辑视图或报表本身

提示打印前可以预览任何Microsoft Project 视图或报表 8.4.4 打印视图和报表

项目的内容格式全部设计好并预览满意后就可以将之打印成为资料 在文件菜单中选择打印选项弹出打印对话框如图8-27 所示打印 项目的操作如下

1 在打印机的名称列表中选定要使用的打印机 2 在打印范围框中选定打印范围

3 在时间刻度框中指定需要打印的时间刻度范围 4 在副本中的份数框中输入数值指定需要打印的份数

5 选中人工分页符复选框指定使用插入菜单的分页符选项设置的分 页符清除此复选框则使用自动分页符

6 选中草稿质量复选框则打印结果会比较粗糙以节省墨粉若清除此复选 框则以演示文稿质量进行打印

7 设置好打印的各项参数后单击确定按钮则开始进行打印 图8-27 打印对话框

提示当使用打印命令位于文件菜单中时可以更改打印选项并

在打印前预览视图预览时可以查看某一页面或所有页面还可以在预 览时更改打印页面的外观并查看更改效果 8.5 练习与指导

1. 总览报表对话框中包括哪些报表类型

答总览报表对话框中包括项目摘要最高级任务关键任务里程碑和工作 日等报表类型

2. 可以通过哪些途径总览计划

答可以使用标准报表运用项目统计对话框项目统计对话框等 3. 为什么需要分级显示任务

答输入任务列表后可能会发现事实上某些任务汇总了一些较小任务的工作可

以建立一个层次结构来反映任务间的相互关系大纲将有助于将任务组织为摘要任务和子

任务在默认情况下摘要任务以粗体表示子任务缩进在其下方摘要任务的开始日期 取决于最早的子任务的开始日期完成日期取决于最晚的子任务的完成日期 4. 试述筛选器的作用

答有时在一个项目中需要特别注意一组特定的任务或资源例如可能希望检查

某承包商的成本或者评估关键路径中的任务在Microsoft Project 中是通过筛选器完成

这项功能的

Microsoft Project 提供了用于查看特定任务的任务筛选器和用于查看特定资源的资源

筛选器筛选器的作用在于通过定义一组准则以突出显示符合准则的任务或资源可以 使用筛选器来修改视图或隐藏其他的任务或资源如果Microsoft Project 提供的筛选器

不能满足需要可以新建筛选器或修改现有的筛选器 5. Microsoft Project 可以按照哪几种关键字进行排序

答Microsoft Project 允许你按照主要关键字次要关键字第三关键字进行排序

在关键字下的列表框中你可以把完成时间标识号或成本等作为关键字排序之后打 印出的报告会更加清晰

6. 打印视图或报表的步骤有哪些

答打印所需信息的过程可以简单地只需单击一个按钮或像创建和预览自定义报 表一样自如无论此过程是如何简单或容易打印视图或报表基本上都是由以下步骤组成

选取最适合您选取信息的视图或报表如果找不到符合所需的一个标准视图或报 表请通过更改表应用不同的筛选器添加详细信息或更改排序顺序等方法更 改视图或报表中的内容

对视图或报表的外观进行更改如果希望改进页面的外观可以将公司的徽标添 加到每页的上方将项目名称添加到每页的下方或调整信息的比例以便在一页 上打印等

打印视图或报表如果希望尽可能有效地进行打印可以设置打印页范围由页 码或日期定义隐藏不打印空白页以及打印多个副本等 7. 如何进行预览

答要在打印前预览文档可以使用文件菜单上的打印预览命令或直接单 击常用工具栏上的打印预览按钮Microsoft Project 将对当前文档进行预览 第9 章多重项目的管理 本章要点

在最简单的项目管理环境中往往只有一个运转的项目但是实际总不那么简单一 个单项目可能变得很大需要分成几个阶段或几个任务组或者公司的每一个部门可能都

要管理一个单项目或者几个部门跟踪几个项目部门内和跨部门的项目可能需要彼此交

换信息Microsoft Project 2003 允许您分别管理较小的文件必要时链接起来而不是创 建一个属于整个公司的巨大项目这些较小的文件可以一次打开一个或打开一组每一个

文件放在各自的窗口中使用多项目文件的最重要的特点是平衡几个项目间的人员和设

备的工作负载

在本章中我们将介绍把多个项目合并为一个项目的技巧以及如何使用资源池在 多个项目之间共享资源 本章具体包括以下内容 如何插入项目

如何降级或升级插入的项目 如何移动插入的项目

如何修改插入项目的源文件 如何链接合并项目 如何删除插入项目 如何创建资源库 如何共享资源库 如何更新资源库

如何查看资源分配情况 如何中断资源共享 9.1 插入项目

创建一个合并项目文件最好的办法是打开一个新的或现有文件然后将其他项目文 件插入其中不需要打开单个文件可以浏览文件夹找到要包含的项目用这个办法 可以更多地控制在合并文件中单个项目的顺序还可以设置单个文件与合并文件的连接关

系也可以选择是否显示项目全部子任务

一般来说插入到合并文件的项目像普通项目一样在合并文件时可以剪切复 制和粘贴任务可以用四种连接关系之一来连接项目和单个任务

如果在合并视图中希望看到的项目还没有打开用插入法合并项目是最快的用 插入法创建一个合并项目文件的操作如下

1. 创建一个新项目文件或打开一个现有文件以便插入项目 2. 显示一个任务视图如甘特图 3. 单击待插入项目的起始任务

4. 选择插入菜单的项目选项弹出插入项目对话框如图9-1 图9-1 插入项目

5. 如果有必要浏览文件夹显示项目文件名 6. 决定已插入文件与其原文件的联系方式

选择链接到项目复选框时允许源文件和合并文件的变化相互影响 清除链接到项目复选框时合并文件时系统插入文件的最新版本但合并 项目的变化不回送到源文件 7. 单击待插入的文件名

选择多个文件时使用Ctrl 键选择文件的顺序决定了文件在合并文件中的顺序 8. 单击插入按钮合并后的文件如图9-2 所示 图9-2 插入文件后的甘特图

提示通过将单个项目文件插入到现有项目中可以查看打印或更改正处理的 项目当中的信息甚至可以是其他项目经理所拥有的项目如同它们是

单个项目一样 9.2 编辑插入项目

在将项目插入到一个现有的项目中后可以对插入的项目进行进一步的编辑包括 降级或升级插入项目

移动插入项目修改插入项目的源文件 9.2.1 降级或升级插入的项目

在插入一个项目之后可以通过将其移到大纲中的一个级别上来创建分层结构像 通常那样降级或升级任务一样降级或升级插入的项目的操作如下 1. 在任务名称域中选取要降级或升级的插入项目

2. 单击降级按钮以降级项目或单击升级按钮以升级项目

技巧可以使用鼠标在工作表视图中对域进行选择添加和编辑如表9.1 所示 表9.1 使用鼠标在工作表视图中对域进行选择添加和编辑 目的操作

选择一个项目单击文本

选择相邻的几个项目用鼠标拖过所要选择的项目

选择不相邻的几个项目按住Ctrl 键然后单击所要选择的项目 选择一整行单击行标题 选择一整列单击列标题

选择整个工作表视图单击最左端的列标题

添加或编辑任务信息双击任务行中的域以打开任务信息对话 框

9.2.2 移动插入的项目

使用Microsoft Project 2003 可以方便地移动已经插入的项目操作如下 1. 单击视图栏上的甘特图

2. 在最左边的一列上选取要移动的插入项目 3. 单击剪切按钮以移动插入项目

4. 在最左边的一列上单击要在其上放置移动项目的那一行 5. 单击粘贴按钮将项目粘贴在插入点上

提示如果将一个项目插入或粘贴到另一个只显示了项目摘要任务的插入项目之 下则插入或粘贴的项目将会与其上的插入项目有相同的级别但是如 果将项目插入或粘贴到一个显示了所有子任务的项目之下则插入或粘贴 的项目将变成它上面的那个项目的一个子项目 9.2.3 修改插入项目的源文件

如果插入项目所链接的源项目被移动到其他文件夹或目录位置中那么必须定位到 这个新的位置修改插入项目的源文件的操作如下 1. 在任务名称域中选取插入项目 2. 选择项目菜单单击任务信息选项

3. 选取高级选项卡在源项目选项中可以对源项目进行设置如图9-3 所示 4. 单击浏览按钮在插入项目对话框中选取包含该项目的驱动器或文件夹 然后选择源项目即可

图9-3 插入项目信息对话框

9.3 链接合并项目

项目被合并到一个更大的项目文件中之后可以很容易地把它们用Microsoft Project 2000 的四种相关性链接起来

提示四种任务相关性完成-开始开始-开始完成-完成开始-完成你可 以回忆一下第6 章建立任务关系的有关内容 链接合并项目的操作如下 1 打开一个合并项目

2 将视图切换到甘特图在任务名称域中选中插入项目的某个任务再选中需 要跟它建立相关性的其他项目的任务 3 单击常用工具栏中的链接任务按钮

Microsoft Project 默认的链接类型是完成-开始链接用户也可以根据需要在 一个任务的开始建立链接开始-开始链接或在一个任务完成时建立链接开始-完 成链接完成-完成链接 9.4 删除插入项目

如果插入项目时弄错了地方会发生什么情况呢如果是最后一步可以简单地使

用Undo 命令即可如果你并没有意识到错误或者后来改变主意了那么你还可以从合 并文件中删除已插入的项目从合并文件中删除项目的操作如下 1. 选定已插入项目的项目任务

2. 按Delete 键该项目即可从合并文件中删除 9.5 在项目间共享资源

一个小公司或单一部门可能只有一个正在运转的项目该项目占用了所有的可用资 源工作人员可能致力于开发新产品当新产品可用时市场部则着力于推销但是更 为可能的是在一个部门中同时有几个项目在运作并且工程部门可能不只开发一个产品

而且同一产品的不同开发阶段可能由单独的项目领导管理这种情况下工程部的几个项

目可能需要同一批工作人员资源这就存在如何共享同一个资源库的问题 9.5.1 创建资源库

如果在当前一段时间管理多个项目中的一组资源则可以创建一个只包含资源信息 的项目文件其中没有任务然后在分配资源时可以让所有的项目都使用这个项目的 公共资源库在排定其他项目日程时还能以当前信息来更新此资源库从而使资源库得 以更新

创建资源库的操作如下 1. 新建一个项目文件

2. 在资源工作表中输入资源信息

3. 如果现有项目中已包含资源则切换到每个项目把每个项目的资源信息都将添 加到新项目中使之能够全部共享

4. 单击保存按钮如果是第一次保存该项目文件请在文件名框中输入项 目名称然后单击保存按钮 9.5.2 共享资源库

资源库文件被创建之后每一个要共享的资源的项目必须与它建立连接共享资源

库的意思就是不仅在本项目文件中寻找资源还到其他项目文件中去找为建立共享 资源文件和任务文件都必须打开 共享资源库的操作如下

1. 选择文件菜单的打开选项打开资源文件 2. 选择文件菜单的打开选项打开任务文件 3. 确定任务文件是激活的

4. 选择工具菜单下的资源选项再单击共享资源选项弹出共享资 源对话框如图9-4 所示

5. 在共享资源对话框中从来自下 拉框中选择资源文件名 6. 单击确定

9.5.3 更新资源库

在与其他项目共享资源时其他项目的管 理人员可能会更改项目中的资源信息这 些改动可能会影响到资源库的可用性所 以定期地查看和更新资源库是十分必要 的

图9-4 共享资源

更新资源库的操作如下 1. 激活资源文件

2. 选择工具菜单下的资源选项再单击刷新资源选项 9.5.4 查看资源分配情况

有时会需要查看某项特定资源在其工作的所有项目中的工作分配因为资源分配信 息是保存在资源库中的所以只要打开那个包含了多个项目使用的资源库的项目文件即可

查看此信息而不需打开资源分配到的各个项目 查看资源分配情况的操作如下

1. 选择文件菜单的打开选项打开资源文件

2. 选择工具菜单下的资源选项再单击共享资源选项弹出共享资 源对话框如图9-5 所示 图9-5 查看资源分配情况

3. 与资源库相连接的任务清单显示在共享链接列表框中 4. 如果要打开一个链接文件单击文件名再单击打开按钮 5. 如果要打开所有链接文件单击全部打开按钮 9.5.5 中断资源共享

项目文件无需永久地连接到资源库使用资源文件的共享资源对话框可以随 时中断资源共享

中断资源共享的操作如下

1. 选择文件菜单的打开选项打开资源文件

2. 选择工具菜单下的资源选项再单击共享资源选项弹出共享资 源对话框

3. 与资源库相连接的任务清单显示在共享链接列表框中 4. 单击要中断资源共享的任务文件名 5. 单击中断链接按钮 9.6 练习与指导

1. 如何创建一个合并文件

答创建一个合并项目文件最好的办法是打开一个新的或现有文件然后将其他项 目文件插入其中不需要打开单个文件可以浏览文件夹找到要包含的项目用这个办 法可以更多地控制在合并文件中单个项目的顺序还可以设置单个文件与合并文件的连

接关系也可以选择是否显示项目全部子任务 2. 编辑插入项目的操作包括那些方面的内容

答在将项目插入到一个现有的项目中后可以对插入的项目进行进一步的编辑 包括

降级或升级插入项目 移动插入项目

修改插入项目的源文件 3. 创建资源库的意义是什么

答如果在当前一段时间管理多个项目中的一组资源则可以创建一个只包含资源 信息的项目文件其中没有任务然后在分配资源时可以让所有的项目都使用这个项 目的公共资源库在排定其他项目日程时还能以当前信息来更新此资源库从而使资源 库得以更新

第10 章跟踪项目 本章要点

为项目设计好计划后需要对此计划进行跟踪在某些情况下常常会出现计划与

实际相冲突的情况如项目的成本超过它的预算项目完成的时间晚于预期的时间这样 就应该对计划进行调整所以跟踪项目的执行情况是项目管理的重要方面Microsoft Project 提供了许多工具通过这些工具可以很方便地对计划进行跟踪 本章具体包括以下内容

如何保存没有比较基准的项目 如何保存项目信息的比较基准 如何保存中期计划 查看比较基准信息 如何更新任务工期

如何快速更新多个任务的进度 显示项目的进度线 如何查看任务差异

如何人工方式输入任务的实际成本 如何按时间更新实际成本 查看任务成本是否与预算相符 如何输入资源完成的总实际工时 如何按时间更新资源的实际工时

查看资源计划工时与实际工时之间的差异 10.1 设置基准

经常会有任务不能按时开始因此及早发现偏离比较基准计划的任务至关重要这 样可以调整任务相关性重新分配资源或删除某些任务来满足期限另外为了有效地获取

经验可以创建一个体现项目预期进程的比较基准计划

提示基准计划是Microsoft Project 2003 用来在某一个特定时刻保存当前计 划拷贝的一组域它一般不随计划的修定而改变

理想情况下应该在完成计划并且进行仔细推敲后开始执行该计划之前设置项

目的比较基准计划随后则可以使用Microsoft Project 2003 跟踪实际的进度通过使用比

较基准将项目的最初计划和实际进程进行比较可以看到哪项任务早于或晚于计划开始

哪项任务超出最初的预算哪项任务花费的时间比计划的要长等 比较基准计划包含与以下相关的信息

任务开始日期完成日期工期工时成本拆分时间分段工时以及 时间分段成本

资源工时成本时间分段工时以及时间分段成本

工作分配开始日期完成日期工时成本时间分段工时以及时间分段 成本

设置比较基准后一个日程可保存多个中期计划

提示中期计划是指可以在项目的特定阶段保存的任务开始日期和完成日期的集 合中期计划用于分析日程估计的准确性并以此决定何时开始跟踪日程 10.1.1 保存没有比较基准的项目

工作过程中应注意定期保存项目文件第一次保存项目文件时Microsoft Project 将 提示是否保存项目信息的比较基准计划如果已输入项目所有的基本信息并已准备开始实

际工作则可以保存计划的比较基准以便可以将项目日后的变动与原始计划进行比较 如果项目还不十分完善在输入更完整或准确的信息之前可以将其保存为没有比较基准

的项目保存没有比较基准的项目的操作如下: 1. 单击保存按钮弹出保存文件对话框

2. 在文件名框中输入项目的名称然后单击保存按钮弹出规划向导 对话框如图10-1 所示

3. 在规划向导对话框中选择保存没有比较基准的选项单击确定按 钮

图10-1 保存没有比较基准的项目 10.1.2 保存项目信息的比较基准

输入项目的所有信息并准备开始实际工时后可以保存项目信息的比较基准计划 以用于与项目的实际进度进行比较可以使用比较基 准来跟踪日程进度并作必要的更正例如可以查看

迟于计划开始的任务资源已完成的工作量并跟踪预 算保存比较基准之后可以保存多个中期计划用 于比较规划策略或作为项目实际进展过程中的检查 点保存项目信息的比较基准的操作如下: 1. 从工具菜单的跟踪子菜单中选择保 存比较基准选项弹出保存比较基准

对话框如图10-2 所示图10-2 保存比较基准

2. 选择保存比较基准然后选择完整项目或选定任务选项

完整项目选中此选项可为整个项目的所有任务创建比较基准计划或中期计 划

选定任务选中此选项以修改比较基准计划或中期计划中选定任务的信息 提示如果已输入资源分配并为资源指定了工资率或者已为任务输入固定成本 则可以保存项目信息的比较基准计划并将其用作预算

将比较基准用于预算后可以跟踪项目成本查看资源完成的工时量并跟踪项目的 其他信息例如哪些任务迟于期望日期完成可以使用比较基准信息来制定成本规划 并将其与项目实际成本相比较这有助于当未来的成本在超出计划成本之前使其得以控 制

10.1.3 保存中期计划

在保存比较基准计划之后可以保存多个中期计划作为项目实际进程中的检查点 保存中期计划的操作如下

1. 从工具菜单的跟踪子菜单中选择保存比较基准选项弹出保 存比较基准对话框

2. 在保存比较基准对话框中选择保存为中期计划选项如图10-3 所示 3. 在复制框中选择要保存的内容在到框中选择新名称

4. 选择完整项目选项或选择选定任务选项来保存日程中的所需部分 图10-3 保存中期计划

提示中期计划保存任务的开始日期和完成日期但不保存资源或工作分配数据 10.1.4 查看比较基准信息

每个项目都是一个不断学习的实践过程为了有效地获取经验可以创建一个体现 项目预望进程的比较基准计划随后如果要使用Microsoft Project 跟踪实际的进度 则可以使用比较基准将项目的最初计划和项目的实际进程进行比较可以看到哪项任务早

于或晚于计划开始哪项任务超出最初的预算哪项任务花费的时间比计划的要长等也 许这些信息有助于防止将来项目计划中出现的问题并做出更好的时间和预算估计在保

存比较基准计划之后可以通过以下途径查看与比较基准相关的信息 使用项目统计查看比较基准信息

通过项目统计对话框可以察看当前与比较基准的开始时间结束时间工时工期 成本等信息以及两者之间的差异

使用项目统计查看比较基准信息的操作如下

1. 从项目菜单中选择项目信息选项

2. 在弹出的项目信息对话框中单击统计信息按钮弹出项目统计对话框 在项目统计对话框中可以察看当前与比较基准的开始时间结束时间工时工 期成本等信息以及两者之间的差异及工时和工期的完成百分比如图10-4 所示

图10-4 项目统计对话框

使用比较基准表查看比较基准信息

在比较基准表中可以查看比较基准开始的时间比较基准结束的时间比较基准 的工时和工期等等信息如图10-6 所示 具体操作如下

1. 在甘特图中从视图菜单的表子菜单中选择其他表选项弹出其 他表对话框如图10-5 所示 图10- 5 其他表对话框

2. 在其他表对话框中选择任务项 3. 在列表框中选择比较基准选项 4. 单击应用按钮 图10-6 比较基准表

技巧单击其他表对话框的编辑按钮你可以对比较基准表的显示选项 进行编辑如图10-7 所示

图10-7 编辑比较基准表的显示选项 10.2 跟踪实际任务进程

创建日程并建立比较基准计划后应该频繁更新项目日程以监督进度为了更新日 程应估计每个任务的状态并更新日程中适当的信息用户可以对比较基准计划中的任意

信息进行详细的跟踪

Microsoft Project 2003 能够根据用户输入的实际值重排项目的剩余部分用户也可 以使用该信息监视任务进度管理成本以及制定项目人员的计划并搜集项目的历史数据

以进行总结便于更有效地计划将来的项目

在大多数情况下最简易的方法是用户只要输入易于获取的信息Microsoft Project 2000 就会自动计算其他变量的值例如更新了某任务的实际工期后Microsoft Project 2003

将自动更新该任务的完成百分比和剩余工期

如果希望在时间段上输入项目的实际数据并跟踪项目可以使用任务分配状况视图 和资源使用状况视图 10.2.1 更新任务工期

如果知道任务进行的天数并且任务正按计划进展则可以输入该任务上已完成的工 期来跟踪进度输入任务的实际工期时Microsoft Project 将更新实际开始日期任务的 完成百分比和日程中任务的剩余工期 更新任务工期的操作如下

1. 在甘特图的任务名称域中选取需要更新的任务

2. 从工具菜单的跟踪子菜单中选择更新任务选项弹出更新任务 对话框如图10-8 所示

3. 在更新任务对话框中可以使用以下3 种方法更新任务工期 输入任务的实际开始日期和完成日期 以百分比形式更新任务进度 输入任务的实际工期 图10-8 更新任务对话框

输入任务的实际开始日期和完成日期

在更新任务对话框中在开始和完成框中输入实际的开始和完成日期即可

延迟开始或完成的任务将延迟相关任务的开始日期或完成日期从而导致整个项目 日程拖后而提前开始或完成的任务往往能提前释放资源使其投入到其他落后于日程的

任务中不过这种情况下一定要确保有关提前开始任务所含资源的可用性因为有可能 该资源在这段时间已经分配给了其他任务

提示跟踪任务是否按时开始和结束具有非常重要的意义 以百分比形式更新任务进度

为了以百分比形式更新任务进度需要在更新任务对话框的完成百分比框 中输入一个0 100 之间的数

用户可以通过输入任务已完成工期的百分比来表明已完成多少进度对于工期相对 较短的任务可能不需要详尽地跟踪任务进度但对于工期较长的任务标记任务的完成 百分比有助于跟踪其实际进度以便和比较基准计划进行比较

提示任务未开始时其完成百分比为0 当任务完成时其完成百分比为100% 默 认情况下Microsoft Project 2003 在甘特图中每个任务的条形图上用 一条细窄的黑线标记任务的完成百分比如图10-9 所示 图10-9 以百分比形式更新任务进度

除此之外还可以在甘特图视图的图表部分使用鼠标指向任务条形图的左边待其 变为百分比符号后向右拖到所需的完成百分比位置即可输入任务完成百分比如图 10-10 所示

图10-10 通过拖动完成百分比更新任务进度 输入任务的实际工期

如果知道任务已进行的天数并且确认任务已按计划进行则可以输入任务已耗费的 工期以便跟踪任务进度当用户输入任务的实际工期后Microsoft Project 2003 将更新任

务的实际开始日期完成百分比以及日程中剩余任务的工期这时需要在更新任务 对话框中的实际工期框中输入任务的实际工期

如果任务的实际工期大于日程排定工期应输入任务的实际工时Microsoft Project 2000 更新实际完成日期以反映工时的更改同时也更改任务工期如果输入的任务实际

工期大于其日程排定的工期Microsoft Project 2003 将原日程排定的任务工期更新为实际

任务工期将任务的剩余工期更新为0 并将任务完成百分比设置为100% 任务完成之

后在甘特图中该任务的标记栏将会显示一个完成的标志如图10-11 所示 图10-11 任务完成之后的甘特图

提示如果认为任务将会提前或落后于原计划完成可以在剩余工期框中输 入一个新值

10.2.2 使用工时表更新实际工时

在Microsoft Project 2003 中可以使用时间分段域来跟踪实际工时因为可以输入 日程中特定某一天的信息所以对于按天或按周更新项目这是一个有用的途径 使用工时表更新实际工时的操作如下 1. 单击视图栏上的甘特图按钮

2. 从视图菜单的表子菜单中选择工时选项切换到工时表 3. 向右拖动分隔条以显示实际域

4. 在实际域中为每个分配资源的实际工时输入更新的工时值如图10-12 所示 图10-12 工时表

提示如果分配到某个任务的资源中工时由谁完成无关紧要则可以在该任务的 实际域中键入所有资源完成的总工时值Microsoft Project 将以

资源排定在日程中的位置和每项工作分配的剩余工时为基础在各个资源 中分配实际工时和剩余工时

10.2.3 快速更新多个任务的进度

如果项目中有几个任务当前正如期进行或如期完工则可以快速更新任务进度甚 至一次更新整个项目的进度快速更新多个任务的进度的操作如下:

1. 在甘特图的任务名称域中选择想要更新的任务如果要更新整个项目 则不要选择任何任务

2. 从工具菜单的跟踪子菜单中选择更新项目选项弹出更新项目 对话框如图10-13 所示 图10-13 更新项目对话框

3. 选择将任务更新为在此日期完成选项然后输入要更新进度的日期这样使 用更新项目对话框来更新项目的进度时Microsoft Project 2003 将项目状态 日期设为将任务更新为在此日期完成框中的日期

4. 如果想让Microsoft Project 2003 自动确定完成百分比请选择按日程比例更新 进度选项

5. 如果要将已完成的任务更新为100 完成将未完成的任务更新为0 完成请 选择未全部完成进度视为零选项

6. 要更新整个项目应该选择完整项目选项仅更新所选任务应该选择选 定任务选项

7. 单击确定按钮

10.2.4 将未完成的工时重排在当前日期开始

更新项目的进度后如果要确认未将工时排定在过去的日期上可以将未完成的工 时重排在当前日期开始处当项目已落后于日程的时候你希望日程能准确反映完成 项目尚需的工时量则此项操作特别有价值

将未完成的工时重排在当前日期开始的操作如下

1. 在甘特图的任务名称域中选择要重排日程的任务如果要重排项目中

所有的剩余工时则不要选择任何任务

2. 从工具菜单的跟踪子菜单中选择更新项目选项弹出更新项目 对话框

3. 选择重排未完成任务的开始时间选项然后输入要重排剩余工时的开始日 期如图10-14 所示

图10-14 将未完成的工时重排在当前日期开始

4. 要重排整个项目请选择完整项目选项仅重排所选任务应选择选定任 务选项

图10-15 所有未完成的工时将重排在当前日期开始

5. 单击确定按钮最后所有未完成的工时将重排在当前日期开始如图10-15 所示

10.2.5 显示项目的进度线

如果要为项目进度创建一个可视化的表示方法则可以在甘特图中显示进度线 对于给定的进度日期Microsoft Project 2003 绘制一条进度线来连接进行中的任务 并由此在甘特图中创建一个图表对于落后于日程的工作有指向左方的峰线对于提前于

日程的工作有指向右方的峰线峰线到垂直线的距离指示在进度日期上任务提前或者落后

于日程的程度

可以为项目中不同的日期显示多个进度线并可以改变线的外观还可以使用比较 基准计划来显示进度线 在甘特图中显示当前进度线

通过显示当前日期或者项目状态日期的进度线可以以图形方式显示项目的当前进 度

在甘特图中显示当前进度线的操作如下 1. 单击视图栏中的甘特图按钮

2. 从工具菜单的跟踪子菜单中选择进度线选项弹出进度线对话 框如图10-16 所示 图10-16 进度线对话框

3. 选取日期与间隔选项卡选中显示当前进度线复选框

4. 要显示项目状态日期的进度选择在项目状态日期选项如果要显示当前日 期的进度则应该选择在当前日期选项 5. 单击确定按钮

最后在甘特图中显示当前进度线如图10-17 所示 图10-17 在甘特图中显示当前进度线

提示:如果选择显示项目状态日期的进度并且该项目进度日期没有设置 Microsoft Project 将显示当前日期的进度 在甘特图中将进度线显示在选定的日期上

在甘特图中如果你要将进度线显示在选定的日期上可以通过多种途径解决比如 使用工具菜单的跟踪子菜单还可以使用鼠标在甘特图中快速添加进度线 1. 单击视图栏中的甘特图按钮

2. 从工具菜单的跟踪子菜单中选择进度线选项弹出进度线对话 框

3. 选取日期与间隔选项卡选中显示选定的进度线复选框如图10-18 所 示

图10-18 在甘特图中将进度线显示在选定的日期上 4. 在进度线日期列表中选择想要显示进度线的日期 5. 单击确定按钮

技巧可以使用鼠标为项目快速添加进度线操作如下 1. 指向视图菜单中的工具栏子菜单然后单击跟踪命令 2. 在跟踪工具栏中单击添加进度线按钮

3. 将指针移到甘特图中要绘制进度线的区域上然后单击要绘制进度线的位置 10.2.6 查看任务差异

要保持项目按照日程进行需要确保任务尽可能地按时开始和完成当然经常会

有任务不能按时开始或落后于日程因此及早发现偏离基准计划的任务至关重要可以调

整任务相关性重新分配资源或删除某些任务来满足期限

在Microsoft Project 2003 中差异表强调实际开始日期和完成日期与比较基准计划开 始和完成日期之间的差异为使该表有益于项目管理需要在保存项目的同时保存其比较

基准所谓比较基准就是在最初创建项目时的一个项目快照比较基准之所以有用是因 为可以将它与项目以后的版本进行比较查看这之间发生了哪些变化这些变化正是差异

表所要向您提供的信息查看任务是否按照计划进行的操作如下 1. 单击视图栏上的跟踪甘特图按钮

2. 从视图菜单的表子菜单中选择差异选项显示差异表

3. 向右拖动分隔条以显示差异域来比较每个任务及项目的开始差异和完成差异 10.2.7 使用跟踪工具栏

除了上面介绍的方法外还可以使用跟踪工具栏更新项目跟踪工具栏提供用于查 看项目信息和更新日程的工具

从视图菜单的工具栏子菜单中选择跟踪选项显示跟踪工具栏 如图10-19 所示

图10-19 跟踪工具栏

跟踪工具栏按钮从左到右依次为 项目统计 按日程更新 重排工时 添加进度线

完成0 完成25 完成50 完成75 完成100% 更新任务

显示或隐藏工作组工具栏

技巧显示或隐藏工具栏的操作为指向视图菜单的工具栏子菜单然

后单击要显示或隐藏的工具栏

内置和自定义工具栏按钮的显示数目不限第一次显示工具栏时Microsoft Project 将 其显示在已显示的工具栏下方可以将工具栏拖动到屏幕上的任何位置也可以双击工具

栏的标题栏将其移动到已显示工具栏的下方

Microsoft Project 将显示或隐藏工具栏的设置保存在全局文件中使用此全局文件的 任何其他项目文件将使用相同的工具栏配置 10.3 跟踪实际成本

在任务进展过程中Microsoft Project 2003 将基于任务的成本累算方式来更新实际成 本Microsoft Project 2003 有两种计算成本的方式自动和人工 自动

例如正在跟踪一个20 小时工时的任务中某资源的成本既定该资源的工资率为 20 元/每小时假设当该项目已经完成50%的任务Microsoft Project 2003 自动计算 出该工作分配的成本为200 元那么当工作100%完成时实际成本则相应变成400 元 人工

如果要单独基于任务的实际工时来跟踪实际成本则可以人工输入成本而不是 由Microsoft Project 2003 来计算首先应关闭实际成本的自动更新然后可以给 资源分配输入实际成本

10.3.1 人工方式输入任务的实际成本

在任务进展过程中Microsoft Project 将基于任务的成本累算方式来更新实际成本 但如果要单独基于任务的实际工时来跟踪实际成本则可以人工输入成本而不是由 Microsoft Project 来计算首先应关闭实际成本的自动更新然后如果要给资源分配 输入自己的实际成本则可以在剩余工时为零时进行该项操作 人工方式输入任务的实际成本的操作如下 1. 单击工具菜单中的选项选项

2. 然后选取计算方式选项卡如图10-20 所示 图10-20 选项对话框中的计算方式选项卡

3. 清除总是由Microsoft Project 计算实际成本复选框单击确定按钮 4. 单击视图栏上的任务分配状况

5. 从视图菜单的表子菜单中选择跟踪选项

6. 向右拖动分隔条以显示实际成本域在实际成本域中为要更新成本的工 作分配输入实际成本如图10-21 所示 图10-21 人工方式输入任务的实际成本 10.3.2 按时间更新实际成本

在Microsoft Project 2003 中可以使用时间分段域来跟踪实际成本因为可以输入日 程中特定某天的信息所以对于按天或按周更新项目这是一个有用的途径按时间更新 实际成本的操作如下

1. 单击工具菜单中的选项选项然后选取计算方式选项卡清除总 是由Microsoft Project 计算实际成本复选框 2. 单击确定按钮关闭选项对话框

3. 单击视图栏上的任务分配状况

4. 从视图菜单的表子菜单中选择成本选项

5. 从格式菜单的详细信息子菜单中选择成本选项 6. 从格式菜单的详细信息子菜单中选择实际成本选项

7. 如果要给任务输入实际的值则应该选择要跟踪的日期列然后在任务的该域中 输入一个值如图10-22 所示 图10-22 按时间更新实际成本

10.3.3 查看任务成本是否与预算相符

如果要给任务分配固定成本或为资源指定工资则可能想要查看累算成本大于预算 的任务通过使用比较基准计划创建一个预算并紧密跟踪项目成本可以及早发现成本超

支并对日程或预算作相应调整

Microsoft Project 2003 将计算每个资源工时的成本每个任务的总成本每个资源的 总成本和项目总成本这些成本将视为目前规划成本或计划成本反映的是项目进展过程

中最新的成本状况

查看任务以及项目成本是否与预算相符的操作如下 1. 单击视图栏上的甘特图按钮

2. 从视图菜单的表子菜单中选择成本选项切换到成本表 3. 向右拖动分隔条以显示总成本域和比较基准域 4. 比较总成本域和比较基准域中的值

5. 如果要了解成本差异可以查看差异域中的值如图10-23 所示

提示也可以通过统计信息对话框将项目的比较基准总成本和实际总成本相 比较

具体方法是单击项目菜单中的项目信息选项然后单击统计信息按 钮把成本列与比较基准域和实际域中的值进行比较如图10-24 所示 图10-23 查看任务成本是否与预算相符

图10-24 通过统计信息对话框查看任务以及项目成本是否与预算相符 10.4 跟踪资源分配

10.4.1 输入资源完成的总实际工时

如果基于资源可用性来排定任务日程则应该通过更新任务的完成工时来跟踪任务 进度使用这种跟踪办法可以跟踪每个资源所执行的工时

更新资源在某个任务上完成的实际工时的时候Microsoft Project 将自动计算剩余 工时排定给该资源的总工时减去该资源已完成的工时值 输入资源完成的总实际工时的操作如下 1. 单击视图栏上的任务分配状况

2. 从视图菜单的表子菜单中选择工时选项 3. 向右拖动分隔条以显示实际工时域

4. 在实际工时域中为每个分配资源的实际工时输入更新的工时值和工期单 位

提示如果分配到某个任务的资源中工时由谁完成无关紧要则可以在该任务的

实际域中键入所有资源完成的总工时值Microsoft Project 将以

资源排定在日程中的位置和每项工作分配的剩余工时为基础在各个资源 中分配实际工时和剩余工时

10.4.2 按时间更新资源的实际工时

在Microsoft Project 2003 中可以使用时间域来跟踪实际工时因为可以输入日程中 特定某天的信息所以对于按天或按周更新项目这是一个很有用的途径 按时间更新资源的实际工时的操作如下 1. 在视图栏中单击资源使用状况

2. 从视图菜单的表子菜单中选择工时选项

3. 从格式菜单的详细信息子菜单中选择实际工时选项

4. 在实际工时域中为每个分配资源的实际工时输入更新的工时值和工期单位 10.4.3 查看资源计划工时与实际工时之间的差异

如果基于资源的可用性来排定任务日程并正在跟踪实际工时则可以通过查看比 较基准工时与实际工时之间的差异来分析资源完成的总工时还可以每天都将他们与比较

基准工时和实际工时相比较以更加详细地查看资源工时的进展情况 查看资源计划工时与实际工时之间的差异的操作如下 1. 在视图栏中单击资源使用状况

2. 从视图菜单的表子菜单中选择工时选项

3. 向右拖动分隔条以显示比较基准域和实际工时域比较每个资源的比 较基准域和实际工时域中的值

4. 从格式菜单的详细信息子菜单中选择工时选项 5. 从格式菜单的详细信息子菜单中选择实际工时选项

6. 在视图时间刻度部分的详细信息列中比较工时域和实际工时域 以汇总每天每个资源的工时如图10-25 所示

图10-25 查看资源计划工时与实际工时之间的差异 10.5 练习与指导 1. 什么是基准计划

答基准计划是Microsoft Project 2003 用来在某一个特定时刻保存当前计划拷贝的一 组域它一般不随计划修定而改变 2. 比较基准计划包含哪些信息

答比较基准计划包含与以下内容相关的信息

任务开始日期完成日期工期工时成本拆分时间分段工时以及时间 分段成本

资源工时成本时间分段工时以及时间分段成本

工作分配开始日期完成日期工时成本时间分段工时以及时间分段成本 3. 什么是中期计划

答中期计划是指可以在项目的特定阶段保存的任务开始日期和完成日期的集合 中期计划用于分析日程估计的准确性并以此决定何时开始跟踪日程 4. 可以通过哪些途径查看比较基准信息

答可以使用项目统计查看比较基准信息使用比较基准表查看比较基准信息

5. 试述跟踪实际任务进程的意义

答创建日程并建立比较基准计划后应该频繁更新项目日程以监督进度为了更

新日程应估计每个任务的状态并更新日程中适当的信息用户可以对比较基准计划中的

任意信息进行详细的跟踪

Microsoft Project 2003 能够根据用户输入的实际值重排项目的剩余部分用户也可 以使用该信息监视任务进度管理成本以及制定项目人员的计划并搜集项目的历史数据

以进行总结便于更有效地计划将来的项目 6. 试述进度线的意义

答如果要为项目进度创建一个可视化的表示方法则可以在甘特图中显示进度线 对于给定的进度日期Microsoft Project 2003 绘制一条进度线来连接进行中的任务 并由此在甘特图中创建一个图表对于落后于日程的工作有指向左方的峰线对于提前于

日程的工作有指向右方的峰线峰线到垂直线的距离指示在进度日期上任务提前或者落后

于日程的程度

可以为项目中不同的日期显示多个进度线并可以改变线的外观还可以使用比较 基准计划来显示进度线

7. 试述查看任务差异的意义

答要保持项目按照日程进行需要确保任务尽可能地按时开始和完成当然经

常会有任务不能按时开始或落后于日程因此及早发现偏离基准计划的任务至关重要可

以调整任务相关性重新分配资源或删除某些任务来满足期限

在Microsoft Project 2003 中差异表强调实际开始日期和完成日期与比较基准计划开 始和完成日期之间的差异为使该表有益于项目管理需要在保存项目的同时保存其比较

基准所谓比较基准就是在最初创建项目时的一个项目快照比较基准之所以有用是因 为可以将它与项目以后的版本进行比较查看这之间发生了哪些变化这些变化正是差异

表所要向您提供的信息

8. Microsoft Project 2003 计算成本的方式有哪几种

答Microsoft Project 2003 有两种计算成本的方式自动和人工 9. 为什么需要查看任务成本是否与预算相符

答如果要给任务分配固定成本或为资源指定工资则可能想要查看累算成本大于 预算的任务通过使用比较基准计划创建一个预算并紧密跟踪项目成本可以及早发现成

本超支并对日程或预算作相应调整

Microsoft Project 2003 将计算每个资源工时的成本每个任务的总成本每个资源的 总成本和项目总成本这些成本将视为目前规划成本或计划成本反映的是项目进展过程

中最新的成本状况

第11 章调整和优化项目计划 本章要点

在创建或修改项目计划后可能会发现此计划已不能满足原来的需求,例如计划可 能显示出项目的完成日期太迟或者远远超出预算此类情况下需要优化项目计划以 便通过跟踪来解决问题一般来说分析和调整项目应尽早进行项目开始之后也需要随 时检查和调整项目项目的评估取决于日程中信息的详细程度本章将围绕缩减项目工期

解决资源过度分配和降低成本三个方面进行介绍 本章具体包括以下内容 查看关键路径

查看日程中的可宽限时间 查看任务的相关性 查看任务的限制 分解关键任务

缩减关键任务的工期 重叠和延迟链接任务

重新设置资源的工作时间和休息时间 通过减少工时来缩减任务工期 通过分配加班工时缩短关键任务 识别过度分配的资源

让Microsoft Project 自动解决资源过度分配 通过替代资源解决资源过度分配 使用延迟解决资源过度分配 通过成本表查看成本 通过报表查看成本 11.1 分析计划的日程

如果项目的持续时间过长第一步就是要识别推延了的任务此任务称为关键路径 任务识别关键路径任务后可以调整这些任务以缩短日程有多种选择可以缩短日程 包括删除某些关键路径中的任务或提前完成其中的部分任务

项目中的任务信息工期相关性和资源添加完毕之后应该进行项目评估以找 出项目中的错误不一致性和有待改进的部分

在结束基本日程设计后应该进行检查找出需要调整的问题及疏漏之处进行日程 分析之后有多种策略可以用于缩短日程发现和解决资源过度分配以及降低成本等 11.1.1 查看关键路径

关键路径是指为如期完成项目而必须如期完成的一系列任务关键路径上的每项任 务都是关键任务

典型项目中的大多数任务都有可宽限时间这些任务可以拖后一段时间完成而不致 影响项目的完成日期为了解决日程中资源过度分配或其他问题而进行任务更改时应注

意关键任务因为关键任务的改动会影响项目的完成日期

通过甘特图向导显示关键路径

甘特图向导是一系列的交互式对话框其中包括用户选取的有助于设置甘特图格式 的选项选取所需选项后甘特图向导将帮助您设置甘特图格式

在Microsoft Project 2003 中可以使用甘特图向导轻而易举地找出关键路径进而确定 项目完成所需最短时间

通过甘特图向导显示关键路径的操作如下: 1. 单击视图栏中的甘特图标志

2. 从格式菜单下选择甘特图向导选项出现甘特图向导对话框如图 11-1 所示

图11- 1 甘特图向导对话框

3. 单击下一步按钮在甘特图向导一第2 步中选择关键路径如图11-2 所示

图11-2 选择关键路径 4. 然后单击下一步按钮

5. 接下来按照甘特图向导的指示设置关键路径任务的格式选择是否显示资源 与日期如图11-3 所示

图11-3 选择任务显示的信息

6. 选择是否显示任务之间的链接线信息如图11-4 所示 图11-4 决定是否显示相关任务间的链接线

7. 最后在祝贺对话框中单击开始设置格式按钮就可以在甘特图中显示出 关键路径如图11-5 所示 图11-5 准备设置格式

试一试可以在甘特图视图中设置其中的条形图格式使其以所需的格式显示 设置条形图格式最快捷最方便的方法是使用甘特图向导甘特图向导 能帮助您显示关键路径比较基准信息或状态信息 通过筛选器显示关键路径

你还可以进行日程筛选可以只显示关键任务关键筛选器显示位于关键路径上的所 有任务如果必须某一任务按时完成整个项目才能按时完成Microsoft Project 则认为 这项任务就是关键任务如果一项关键任务被延迟了则项目的完成日期也将被延迟所 有的关键任务连在一起组成了项目的关键路径 通过筛选器显示关键路径的操作如下 1. 选择甘特图视图

2. 单击项目菜单中的筛选选项

3. 在筛选菜单中选择关键选项如图11-6 所示 图11-6 通过筛选器显示关键路径 4. 单击所有任务将恢复显示全部任务

提示如果要在所有的任务或资源中突出显示筛选出来的信息可以设置该筛选 器为突出显示筛选器指向项目菜单的筛选子菜单然后单击其 他筛选器命令选择一个筛选器名称再单击突出显示按钮 11.1.2 查看日程中的可宽限时间

日程中的可宽限时间是指在不影响其他任务或项目完成日期的情况下任务可以延迟

的时间通常只有非关键任务才具有可宽限时间

通过对日程中任务进行分析能够找出可用可宽限时间即在不拖延其他任何任务 的情况下该任务可拖延的时间同样也可以查看总可宽限时间即在不影响项目完成 日期的情况下该任务可拖延的时间 查看日程中的可宽限时间的操作如下 1. 选择甘特图视图

2. 在视图菜单中选择表选项 3. 在表菜单中选择日程选项

4. 拖动滑块查看可用可宽限时间和总可宽限时间如图11-7 所示 图11-7 查看日程中的可宽限时间

提示掌握在日程的何处存在可宽限时间十分重要如果日程的某些阶段根本无 可宽限时间而其他阶段的可宽限时间过多就可以进行任务移动大多 数日程都包括一些带有可宽限时间的非关键任务通过让这些任务延迟开 始不影响日程可以延长工期超过计划的任务的执行时间或帮助解决 资源过度分配

11.1.3 查看任务的相关性

任务的相关性表明两项任务开始或完成日期之间的关系Microsoft Project 提供了四 种任务相关性用于连接日程中的一系列任务

有效地使用这些任务相关性可以通过修改关键路径以缩短项目日程例如如果两 项任务可以同时开始可以把任务相关性更改为开始-开始类型如果两项任务可以同时

完成则可以把任务相关性更改为完成-完成类型这样通过修改任务相关性可以最大限

度地缩短关键路径可以再回顾一下第6 章建立任务关系中的相应部分 查看任务的相关性的操作如下 1. 单击视图栏中的甘特图标志

2. 在右侧的图表中双击待查看任务的链接线链接线的外观本身就标志着任务相关 性类型例如两条甘特图条形图头部之间的链接线表示开始-开始类型的 相关性

3. 在类型框中可以查看更改任务相关性以及添加前置重叠时间或延隔时间 如图11-8 所示

图11-8 查看任务的相关性

提示通过添加前置重叠时间或延隔时间可以使任务的开始或完成日期相互重 叠

11.1.4 查看任务的限制

任务限制是用户或Microsoft Project 在任务的开始日期或完成日期上设置的限制例 如可以指定任务必须开始于某一特定日期或不得晚于某一特定日期完成通常情况下 在从开始日期排定的项目中添加新任务时Project 将自动指定一个越早越好限制 相反在从完成日期排定的项目中添加新任务时Project 将自动指定一个越晚越好 限制这意味着必须等到某一个任务完成另一个任务才能开始

链接任务后Microsoft Project 将基于相关性类型设置该任务的开始日期和完成

日期默认情况下任务开始得越早越好如果必要可以对任务设置限制使任务开始 得越晚越好或设置任务在某特定日期开始或完成只有设置任务限制才能反映实际项 目管理的要求

借助于任务限制能够使用详细信息创建准确的 日程不过任务限制同样会限制日程的灵活性如果 限制和任务相关性有关于日程排定的冲突Microsoft Project 将按照限制进行任务的日程排定 检查任务的限制操作如下 1. 单击视图栏中的甘特图 2. 指向视图菜单的表子菜单 图11- 9 其他表对话框

3. 再单击其他表选项弹出其他表对话框如图11-9 所示 4. 在表列表中选取限制日期 5. 单击应用按钮

6. 将分隔条向右侧拖动可以查看限制类型域和限制日期域如图11-10 所示

图11-10 检查任务的限制

提示在项目的不同阶段为了确保日程中任务限制的必要性可能需要检查任 务的限制尤其是关键路径上的任务要求输入到日期的限制都应谨慎使 用因为固定日期会阻碍Microsoft Project 在日程发生变化时重新计 算开始和完成日期或者限制调配过度分配资源的能力 11.2 缩短项目工期

在分析日程之后可能会发现项目工期无法满足这时你必须压缩项目工期缩短

日程因为关键路径是为如期完成项目而必须如期完成的一系列任务所以缩减日程最有

效的方法是更改日程关键路径上的任务及它们的相关性但是修改非关键任务则不会缩 短日程

下面介绍几种缩短日程从而满足期限的方法所选方法依赖于作为整体加在项目上 的限制例如预算资源可用性以及任务的灵活性等 11.2.1 分解关键任务

缩减日程最明显的方法是通过删除和组合任务来缩短关键路径如果不能删除或组 合任务则可以查看每个关键任务判断是否可以分解为几个子任务有些子任务在工作 进展过程中不必依次完成这样就可以通过将某些子任务更改为非关键任务来缩短关键路

径例如在大赛日程项目中作品提交任务为关键任务其工期很长现在将其

分解为两个可以同时开始的子任务提交命题组作品提交自由组作品这样其工期 就可以缩短由此可见通过分解关键任务缩减日程的前提是对关键任务进行细化和重新

分析分解关键任务的操作如下

1. 单击视图栏上的甘特图使用甘特图向导确认关键路径

2. 在任务名称域中选择要更改的关键任务下面的那个任务 3. 然后单击插入菜单上的新任务选项

4. 为每个新任务在任务名称域中输入一个名称在工期域中输入一个工期 5. 把新

的子任务降级

6. 根据子任务的具体关系设置子任务间的相关性和限制条件如图11-11 所示 图11-11 分解关键任务

11.2.2 缩减关键任务的工期

如果任务还没有分配资源或者任务的类型是固定周期则可以缩减关键路 径上任务的工期以使日程的完成日期得以提前完成 缩减关键任务的工期的操作如下 1. 单击视图栏上的甘特图 2. 在甘特图中选择关键任务 3. 在工期域中给任务输入新工期

提示如果任务分配有资源则缩减工期可能会在固定工时的任务上导致资源过 度分配

11.2.3 重叠和延迟链接任务

有时单独的一个任务链接并不足以准确显示用户之间的关系可以通过指定所谓 延隔时间的时间偏移量来精确调整相关性例如在墙壁粉刷后延迟一天去悬挂钟表可 以设置完成-开始相关性然后再添加一天的间隔时间

为了重叠任务可以指定负的延隔时间即所谓前置重叠时间例如要在完成壁

灯安装的前四小时就要开始安装壁灯里的灯管那么可以设置完成-开始相关性然后再

添加负四小时的延隔时间,则此两项任务之间的重叠时间为四小时所以通过在默认的

完成-开始链接的任务之间添加负延迟可以缩短项目周期 重叠和延迟链接任务的操作如下: 1. 单击视图栏中的甘特图

2. 在任务名称域中选取所需的任务然后单击任务信息选项 3. 在任务信息对话框中选择前置任务选项卡

4. 在延隔时间域中以负数或负百分比形式输入所需的前置重叠时间 提示双击甘特图中的链接线然后在任务相关性对话框中键入前置重 叠时间或延隔时间可快速为后续任务添加前置重叠时间或延隔时间 11.2.4 重新设置资源的工作时间和休息时间

默认情况下项目中所有资源均使用标准项目日历该日历中定义的工作时间和休 息时间就是每个资源的默认工作时间和休息时间可以通过更改资源的相应日历来达到缩

短项目周期的目的例如可以更改经理的日历使其在星期六加班重新设置资源的工 作时间和休息时间的操作如下

1. 单击工具菜单中更改工作时间选项

2. 在项目对话框中选取其日历需要更改的资源

3. 选取日历中需要更改的日期

4. 然后将使用默认设置改为非默认工作时间如图11-12 所示 图11-12 重新设置资源的工作时间和休息时间 5. 在从和到文本框中输入新的工作时间 6. 单击确定按钮

提示项目日历指定项目中所有资源的默认工作日程用户可以设置项目日历指 定非工作时间诸如本公司的假日可以设置基准日历以指定共享的资 源信息并能修改个别资源的日历以指定该资源的工作时间假期缺席 时间以及病假天数

11.2.5 通过减少工时来缩减任务工期

通过减少任务的总工时可以缩减关键路径任务的工期并缩短日程默认情况下

Microsoft Project 将基于以下因素来计算任务工期完成任务所需的工时量所分配的资

源单位数量分配给资源的工作时间和工时 通过减少工时来缩减任务工期的操作如下: 1. 单击视图栏上的任务分配状况表

2. 在任务分配状况表中选择要缩减的任务 3. 在工时域中减少要缩减的任务的工时量

提示如果在工时域未看到工时值则说明你尚未给任务分配资源 11.2.6 通过分配加班工时缩短关键任务

通过分配资源的加班工时可以缩减关键路径任务的工期并缩短日程默认情况下 Microsoft Project 基于以下因素来计算任务工期完成任务所需的工时量所分配的资源

单位数量分配资源的工作时间和工时在现实生活中经常会通过分配加班工时来缩短项

目工期通过分配加班工时缩短关键任务的操作如下 1. 单击视图栏上的甘特图

2. 然后从窗口菜单中选择拆分选项

3. 在顶部窗格中选择要分配加班工时的关键任务

4. 然后从格式菜单上的详细信息子菜单中选择资源工时选项

5. 在底部窗格中为资源在加班工时域中输入加班小时数如图11-13 所示 图11-13 分配加班工时

提示不管通过什么方法缩短项目的工期你都必须在对具体任务进行具体分析 之后再进行调整因为影响一个项目工期的因素是多方面的 11.3 合理配置资源

在一个项目计划的过程中由于对任务和资源缺乏足够的了解和合理的规划资源 过度分配的情况几乎是不可避免的你不可能让一个人在同一时间干两件完全不同的任

务如果这种情况发生了你可能面对两种结果要么任务被做得粗枝大叶要么任务根 本无法按期完成

在这种情况下可能希望优化项目以便保证每一资源的工作量都是饱满的例如

由于资源有限需要优化资源的使用状况或者为了降低成本希望能确保资源都不用加 班工作优化资源使用状况的第一步是查找过度分配和分配不足的资源然后让 Microsoft Project 解决过度分配问题或自行调整项目计划

什么时候发生资源的过度分配呢在给定的一段时间内为资源排定的总工时大于 资源日历上的可用工时的时候即发生资源的过度分配

因此必须将任务重新排定到资源为可用的时间或者改变资源在特定任务上工作 的时间量为减少资源过度分配而采取的方法依赖于项目整体所受到的限制例如预算 资源可用性和日程的灵活性等等

下面将介绍如何查找项目中出现过度分配的资源以及如何解决过度分配的一些方 法

11.3.1 识别过度分配的资源

为资源所分配的工时大于排定工作时间内所能完成的工时量时则资源将存在过度 分配在着手解决资源过度分配问题之前应确定过度分配的资源过度分配的时间和当 时资源所分配任务

可以在资源使用状况视图资源图表视图及使用资源管理工具栏来查看管理发生过 度分配的资源

使用资源使用状况视图识别过度分配的资源

对于每个资源资源使用状况视图都将显示资源的总工作时间资源在每个任务上 的总工作时间和时间刻度上每个时间段的工作时间过度分配的资源将突出显示 使用资源使用状况视图识别过度分配的资源的操作如下 1. 在视图栏上向下滚动然后单击资源使用状况

2. 在资源使用状况视图中将显示资源的总工作时间资源在每个任务上的总工 作时间和时间刻度上每个时间段的工作时间

3. 为了查看每个资源及其分配任务的过度分配可以从格式菜单的详细信息 子菜单中选中资源过度分配选项等在右边窗体的资源过度分配域中

可以清楚地看到资源在什么时间完成什么任务的时候发生了过度分配的问题 如图11-14 所示

图11-14 使用资源使用状况视图识别过度分配的资源

提示如果在资源使用状况视图的时间刻度部分发现英镑符号## 则时间刻 度上的列宽不足以显示该信息要改变列宽你可以拖拉网格的边界线 或者单击格式菜单中的时间刻度命令然后增加缩放框中的 值如图11-15 所示

图11-1 5 时间刻度对话框

使用资源图表视图识别过度分配的资源

资源图表视图用图表方式按时间显示分配工时或资源成本的有关信息每次可 以审阅有关一个资源的资源信息或有关选定资源的资源信息 使用资源图表视图识别过度分配的资源的操作如下 1. 在视图栏上向下滚动然后单击资源图表标志

2. 在资源图表视图左边的窗体中显示资源的名称在右边的窗体中将显示资源分配 量条形图和对应的时间段如果存在过度分配的资源Microsoft Project 2003 会 以红色表示如图11-16 所示

图11-16 使用资源图表视图识别过度分配的资源

3. 如果只需要查看资源过度分配的部分可以从格式菜单的详细信息子菜 单中选中资源过度分配选项这时在右边窗体中只显示资源过度分配的部 分使用这种方法可以对资源过度分配的部分快速定位如图11-17 所示 图11-17 只需要查看资源过度分配的部分

试一试你可以给资源图表视图创建一个拆分视图显示资源图表视图的资源和 与这些资源分配任务的有关附加信息如图11-18 所示操作是单击 窗口菜单选择拆分选项

图11-18 给资源图表视图创建一个复合视图 使用资源管理工具栏

在Microsoft Project 2003 中资源管理工具栏是用于解决资源过度分配和调整资源的 有利工具

显示资源管理工具栏的操作如下 1 单击视图菜单选择工具栏选项

2 在工具栏子菜单下选择资源管理选项资源管理工具栏如图11-19 所示

图11-1 9 资源管理工具栏

资源管理工具栏中各按钮作用如表11-1 所示 表11-1 资源管理工具栏中各按钮作用 图标功能说明

显示资源分配视图 显示任务数据编辑视图

移动到下一个资源过度分配处 分配资源 共享资源 更新资源库 刷新资源库 显示通讯簿

显示资源详细信息 通讯簿中的NT 帐户 使用资源 显示调配帮助

使用资源分配视图

资源分配视图是一个复合视图它的顶部窗体中显示的是资源使用状况视图底部 窗体中显示的是调配甘特图视图如图11-20 所示 图11-20 资源分配视图 11.3.2 消除资源过度分配

资源之所以产生过度分配可能由于日程的更改所致或将资源分配给多个任务

而资源在各任务中都以全部时间进行工作当排定资源在指定时间内完成超过其有效工作

时间的工作量时就造成了资源的过度分配

在解决过度分配问题时还须考虑哪些因素可以更改 任务或项目的完成日期 给任务分配的资源 任务的成本

对于产生过度分配的资源可以采用以下方法来解决让Microsoft Project 自动解决资 源过度分配或者手工解决资源过度分配在手工解决资源过度分配的时候可以通过替换

资源或者使用延迟来解决资源过度分配的问题

提示实际中少量的过度分配例如每天少于一小时或一周中多出一天不 会有很大的影响因而不必去解决这种过度分配可能是无法避免的 让Microsoft Project 自动解决资源过度分配

我们已经知道给任务分配资源时可能会发现一些资源的工作分配超过其能力

也就是资源过度分配发生这种情况时必须将任务日程重新排定到资源可用的时间或 者改变该资源在指定任务上的工作时间量选择减少过度分配的方法取决于作为整体加到

项目上的限制条件例如预算资源可用性任务日程的组成部分的灵活性 Microsoft Project 提供了通过调配来自动解决资源过度分配的方法

只有在输入每个任务有关的全部已知信息之后才能使用资源调配例如如果任

务按顺序发生则应输入任务相关性来建立此顺序这样Microsoft Project 进行调配时 就有了此参考信息不要用资源调配来代替输入任务相关性

资源调配仅对日程中的特定任务或工作分配进行延迟或拆分直到其分配资源不再 过度分配Microsoft Project 通过检查任务的前置任务相关性可宽限时间日期优先 级以及任务限制来确定是否进行延迟或拆分

让Microsoft Project 自动解决资源过度分配的操作如下

1. 单击工具菜单的资源调配选项弹出资源调配对话框如图11-21 所示

图11-21 资源调配对话框

2. 选中调配计算框中的人工选项使Microsoft Project 仅在单击开始 调配按钮时才进行调配

3. 在查找资源过度分配…为基准框中选择一个时间段以确定资源调配的基准 4. 在调配范围框中选择是调配整个项目还是仅调配特定时间段的任务如果是 调配特定时间段的任务必须在调配起点和调配终点框中选择时间段 5. 在调配顺序框中可以选择调配顺序 只按编号

使Microsoft Project 2003 在考虑使用其他资源调配准则来确定调配任务之前按 任务标识号的升序对任务进行检查 标准

按前置任务相关性可宽限时间日期优先级和任务限制顺序检查任务 优先权标准

使Microsoft Project 2003 在考虑前置任务相关性可宽限时间日期和任务限制 之前检查要调配任务的优先级

6. 为了防止延迟项目的完成日期请选中仅在可宽限时间中调配复选框

7. 如果允许调整任务的个别工作分配请选中调配操作可以调整任务的个别工作 分配复选框

8. 如果允许通过拆分任务进行资源调配请选中调配操作可以在剩余工时中创建 分隔复选框

9. 单击开始调配按钮弹出开始调配对话框如图11-22 所示 图11-2 2 开始调配对话框

10. 选择对整个资源还是选定资源进行调配 11. 最后单击确定按钮开始调配项目

12. 要立即撤消调配结果请单击编辑菜单的撤消调配选项

单击资源管理工具栏上的资源分配视图按钮在资源分配视图中可以查看代表 调配之后效果的条形图如图11-23 所示

图11-23 在资源分配视图中可以查看代表调配之后的效果图 技巧要立即撤消调配结果请单击编辑菜单的撤消调配命令

提示可以对调配的灵敏度进行控制使仅有一天时间的过度分配不被调配如 果在查找资源过度分配...为基准框中选择的是按周则只有资源

在一整周中排定的工时量大于可用工时量的时候才会发生资源调配更 改此设置有助于使日程更好地反映典型的工时日程和典型的工时问题 通过替代资源解决资源过度分配

在Microsoft Project 2003 中既可以自动调配资源还可以手工解决资源的过度分配 处理解决资源过度分配的有效方法是把任务分配给其他未充分使用的资源如果自 动调配无法达到所需的效果时可以使用手工解决过度分配问题使用资源分配视图可 以查看任务上过度分配的资源然后可以面对每个过度分配通过替代资源解决资源过 度分配

通过替代资源解决资源过度分配的操作如下

1. 在视图栏中单击其他视图标志在视图列表中选择资源分配然 后单击应用按钮

2. 在顶部窗格的资源使用状况视图中过度分配的资源将以红色突出显示在底部 窗格的资源调配甘特图中查看时间刻度部分以了解哪些任务在过度分配日期发 生

3. 使用资源管理工具栏中的移动到下一个资源过度分配处按钮查找所选 定的资源出现资源过度分配的时间

4. 决定任务要重新分配给哪个资源并在底部窗体中选中该资源 5. 单击资源管理工具栏中的分配资源按钮弹出资源分配对话框如 图11-24 所示

图11-24 通过替代资源解决资源过度分配

6. 选中你想替代的资源单击替代按钮再选择新的资源名称 7. 如果有必要更改新资源的单位值

8. 单击关闭完成分配改变分配之后任务从原来的资源分配列中消失就出 现在新的资源分配列中了

提示虽然通过替代资源解决资源过度分配是一个行之有效的方法缺点是你需

要花费时间分析哪些资源在这个时刻是空闲的并且在实际情况中可能是 其他资源虽然空闲但却不具备完成该任务的能力 使用延迟解决资源过度分配

你还可以使用延迟解决资源过度分配这时你把分配的工作量展开在一个较长的 时期上以便过度分配的资源能够有充裕的时间完成任务 但是延迟一些任务之后也意味着后继任

务也会向后移所以你有可能无法按期完成任 务如果你的任务不允许延期则必须注意最多 只能延迟到每个任务的最大可宽限日期为止 使用延迟解决资源过度分配的操作如下 1 在资源使用状况图中选择存在资源过度 分配的任务

2 单击视图栏中的其他视图标志 3 在弹出的其他视图对话框中选择任 务详细信息窗体选项如图11-25 所 示

4 在前置任务名称框中选择要延迟的前置任务 5 在延隔时间框中输入延迟的时间如图11-26 所示 图11-26 使用延迟解决资源过度分配

提示延迟某个任务也将延迟其后续任务的开始日期并能影响到日程的完成日 期为避免出现这种情况请首先延迟有可用可宽限时间的任务并最多 只将它们延迟到每个任务上可用的可宽限时间量尝试对不同的任务添加 延迟以查看它们对日程产生的效果 11.4 使计划符合预算 11.4.1 减少费用的策略

降低成本的第一步就是确定钱主要用于了何处可以使用应用了成本表的甘特图视 图来查看任务的成本使用应用了成本表的资源任务表视图来查看资源的成本第二步 图11-25 选择任务详细信息窗体选项

确定降低最高成本的方法大部分情况下资源即代表了最高成本通常你可以认真考 虑项目中的各个任务看一看是否有一些任务可以删除如果有些任务不是项目的必要步

骤减少该任务有助于减少成本你还可以减小任务范围使用数目较少或较为廉价的资 源来减少完成任务的成本

另外减少全部费用的一个重要方法是你必须密切关注具有超支可能的任务并

且仔细检查预算如果你决定通过加班来换取任务执行的进度你需要对加班费用的增加

而导致的成本增加进行预算同时当你重新分配资源的时候可能也需要对成本进行新 一轮的预算

通常你可以从三个大的方面来考虑成本的问题 替换资源

可以通过减少任务中分配的资源或代之以较为廉价的资源以节约资金可以

用较廉价的资源完成整个任务或让其承担较多的工作但是你必须了解更换资源所 付出的代价廉价的资源不可能像高成本资源那样又快又好的完成任务 删除任务

认真评估费用大的任务以决定其是否是成功完成项目的充分条件如果删除了 一项任务要考虑到它对其他任务造成的影响也许需要调整计划以弥补删除任务 造成的影响 缩小范围

如果花费大的任务是完成项目的充分条件则考虑是否可以减小其范围从而减 少用于任务的成本例如不必占用四个长廊来做为展室比如可以只使用两个从 而减少布置展厅所花费的时间 11.4.2 查看成本

随时准确地核实成本是不无益处的例如通过查看任务和资源成本的详细信息 可以

关注每项任务的成本以更加接近实际的方式来管理项目 在报表中使用任务或整个项目的成本信息 估计单个或成组资源的成本

Microsoft Project 提供不同的方法来查看指定成本的详细信息例如

查看每项任务的成本可以了解摘要特定任务所分配资源的工作分配成本和固定 成本的方法

查看每一资源的成本可以了解有多少钱花在了常规工时和加班工时工时或每次 使用成本中

查看整个项目的总成本可以了解项目的花费是否保持在项目预算范围内 通过成本表查看成本

可以通过成本表查看任务或资源成本在任务工期上的分布状况操作如下 1 选择视图菜单的表选项

2 在表子菜单中选择成本选项在视图中将显示成本表如图11-27 所示 图11-27 通过成本表查看成本 查看项目总成本

可以查看项目的当前成本比较基准计划成本实际成本和剩余成本每次更新此 类数值时Microsoft Project 都将重新计算项目以了解目前是否超出预算操作如下 1 单击项目菜单中的项目信息命令

2 单击统计信息按钮弹出项目的统计信息对话框如图11-28 所示 图11-28 统计信息对话框 通过报表查看成本

Microsoft Project 2003 提供了丰富的标准报表通过报表可以迅速地查看项目各方面 的总览信息

通过报表查看成本的操作如下

1 选择视图菜单的报表选项弹出报表对话框如图11-29 所示 图11-2 9 报表对话框

2. 在报表对话框中选择成本标志单击选定按钮弹出成本报表 对话框如图11-30 所示

图11-30 成本报表对话框

3 选择需要查看的报表比如预算报表在成本报表对话框中提供了五种报表 分别是

现金流量报表 预算报表

超过预算的任务报表 超过预算的资源报表 盈余分析报表

4. 单击选定按钮进入预算报表如图11-31 所示 图11-31 预算报表

提示可以使用项目摘要报表来查看项目成本的整个状态, 如图11-32 所示具 体步骤是单击视图菜单中的报表命令选取总览然后单 击选定按钮选取其中的项目摘要然后再单击选定按钮 图11-32 使用项目摘要报表来查看项目成本的整个状态 11.5 练习与指导

1. 可以通过哪些途径查看关键路径

答可以通过甘特图向导筛选器显示关键路径 2. 为什么需要查看日程中的可宽限时间

答日程中的可宽限时间是指在不影响其他任务或项目完成日期的情况下任务可以 延迟的时间通常只有非关键任务才具有可宽限时间

通过对日程中任务进行分析能够找出可用可宽限时间即在不拖延其他任何任务 的情况下该任务可拖延的时间同样也可以查看总可宽限时间即在不影响项目完成 日期的情况下该任务可拖延的时间掌握在日程的何处存在可宽限时间十分重要如果 日程的某些阶段根本无可宽限时间而其他阶段的可宽限时间过多就可以进行任务移动

大多数日程都包括一些带有可宽限时间的非关键任务通过让这些任务延迟开始不影响

日程可以延长工期超过计划的任务的执行时间或帮助解决资源过度分配 3. 为什么需要查看任务相关性

答有效地使用任务相关性可以通过修改关键路径缩短项目日程例如如果两项 任务可以同时开始可以把任务相关性更改为开始-开始类型如果两项任务可以同 时完成则可以把任务相关性更改为完成-完成类型这样通过修改任务相关性可以最大

限度地缩短关键路径

4. 为什么需要查看日程中任务限制

答在项目的不同阶段为了确保日程中任务限制的必要性可能需要检查任务的

限制尤其是关键路径上的任务要求输入到日期的限制都应谨慎使用因为固定日期会 阻碍Microsoft Project 在日程发生变化时重新计算开始和完成日期或者限制调配过度

分配资源的能力

5. 缩短项目工期有哪几种方法

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