常用办公软件操作说明

办公软件操作说明

辦公軟件操作說明

Excel操作： Excel操作：一.如何正確設置測試波形： 1. 建立Excel表格,如圖(1),(以AP1701AWA AP1701AWA為例) 2. 表格版面設定,如圖(2),注意設置頁尾為 注意設置頁尾為：杰群電子科技(東莞)有限公司 3. 插入收集的波形,如圖(3) 4. 波形大小設置：選取波形點右鍵,出現 出現“設置圖片格式”對話框,設置 圖片格式為高度：19cm 寬度：17.59cm 17.59cm,如圖(4) 5. 增加圖例,如圖(5) 6. 完整測試波形待打印,如圖(6)

圖(1)

圖(2)

波形存取 位置

圖(3)

圖(4)

圖(5) 圖(6)

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二. Excel操作中的小技巧： Excel操作中的小技巧： 1. 如何巧打Excel工作表的特定區域 如何巧打Excel工作表的特定區域 a.“選定區域”法 a.“選定區域”法 例：當我們需要打印測定表表格中的分 當我們需要打印測定表表格中的分Bin部分時,可以按如下步驟操作： (1). 選定需打印的區域,如圖(7) (2). 在“文件”菜單中單擊“打印”命令 命令,選取“選定范圍”,單擊“確 定”即可,如圖(8)。

圖(7)

圖(8)

b. “打印區域”法 例：當我們需要打印測定表表格中的分 當我們需要打印測定表表格中的分Bin部份時,可以按如下步驟操作： (1). 選定需打印的區域,如上圖(7) (2). 在“文件”菜單中單擊“列印范圍 列印范圍”中的“設定列印范圍”,打印即 可,如圖(9) (3). 如要清除工作表中的打印區域,則在 則在“文件”菜單中單擊“列印范圍” 中的“清除列印 范圍” 即可,如圖 如圖(10)

圖(9)

圖(10)

2.如何更有效的保護Excel文檔 2.如何更有效的保護Excel文檔 a. 鎖定全部單元格 如果編輯好的單元格允許使用者瀏覽而不允許使用者修 鎖定全部單元格(如果編輯好的單元格允許使用者瀏覽而不允許使用者修 改,請按如下方法操作): 打開相應工作表,執行“工具→保護→ →保護工作表”命令,打開“保護工作 表”對話框,如圖(11),根據鎖定內容的需要進行適當設置 根據鎖定內容的需要進行適當設置,并輸入密碼, 確定即可。第2頁 第

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圖(11)

圖(12)

b. 鎖定部分單元格(以含有公式的單元格為例 鎖定部分單元格 以含有公式的單元格為例),操作步驟如下： (1). 選中工作表中所有包含數據的單元格 選中工作表中所有包含數據的單元格,執行“格式→儲存格”命令,打開 “儲存格格式”對話框,切換到“保護 保護”標簽下,清除“鎖定”選項前面 復選框中的“ P ”號,如上圖(12),點 點”確定“返回。 (2). 執行“編輯→到”命令(或者按“ Ctrl+G”快捷鍵),打開“到”對話框, 單擊“特殊” 對話框,如圖(13),選中 選中“公式”選項,確定返回,即可選 中工作表中所有包含公式的單元格。 中工作表中所有包含公式的單元格 (3). 重復第(1)

步的操作,將“鎖定”選項前面復選框中加上 P ”號,確定返 選項前面復選框中加上“ 回。 (4). 重復圖(11)中的操作,將工作表保護起來 將工作表保護起來,則包含公式的單元格被鎖定,使用 者不能對它進行編輯處理。 c. 阻止別人使用工作簿 如果不想別人打開某個文檔,則對其添加密碼 則對其添加密碼,操作如下： 執行“檔案→另存新檔” 命令,打開 打開“另存為”對話框,點擊“工具”旁的下 拉菜單,選“一般選項”打開“儲存選項 儲存選項”對話框,如圖(14),輸入密碼,返回即 可。

圖(13)

圖(14)

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3. 打印多頁表格時的設置 在Excel中要經常打印表頭相同的表格,如果每打印一張 如果每打印一張,都把表頭所在的那一 行復粘貼到下一頁的頂部,如此操作比較麻煩 如此操作比較麻煩,為節省時間,提供以下方法： 處理完一個表格后,打開菜單“檔案”下的 下的“版面設定”對話框,在“工作表” 選項的“標題列”中輸入需作為表頭的列的地址 中輸入需作為表頭的列的地址(如：$1:$2) (也可直接在表格 中選取)如圖(15),確定即可。預覽時你會發現每一頁的頂部都會自動增加一個 預覽時你會發現每一頁的頂部都會自動增加一個 相同的表頭。

圖(15)

圖(16)

4. Excel中如何保証錄入數據的唯一性 Excel中如何保証錄入數據的唯一性 在Excel錄入數據時,常常需要保証某一列中的數據不能重復 常常需要保証某一列中的數據不能重復,如身分証號、工 卡號等如何讓電腦自動識別呢,以下方法請參考 以下方法請參考： 假設要從B3單元格開始錄入,首先選中B3 B3單元格,然后點擊“資料→數據”菜 單,調出“資料驗証”對話框,在“儲存格內允許 儲存格內允許”選項中選擇“自定義”,在 公式中輸入“=COUNTIF(B:B,B3)=1”,如上 如上圖(16),單擊確定即可。為了將這個 設置復制到B列中的其他單元格,我們還需要向下拖動 我們還需要向下拖動B3單元格的填充柄,以后 我們在B列中輸入數據, 如果輸入了重復的數據 如果輸入了重復的數據,電腦就會出現提示,如此可以 保証錄入數據的唯一性。 5. Excel中的查找與替換功能 Excel中的查找與替換功能 在Excel中,有時需要統計表中相同數據出現的次數 有時需要統計表中相同數據出現的次數,或需要將某一個文字換成 另一個文字,如果一個個查找,既浪費時間又容易出錯 既浪費時間又容易出錯,這時“查找與替換”可 以幫你解決!方法如下： 點擊“編輯→取代”出現“尋找及取代 尋找及取代”對話框,如圖(17),點擊“全部取代” 或“全部尋找”即可,(同時還可點擊“ “選項”,進行有條件的選擇)。

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圖(17) 圖(18)

6. Excel中如何實行欄和列的相互轉

換 Excel中如何實行欄和列的相互轉換 有時我們需要將Excel中的橫向數據改為縱向數據 中的橫向數據改為縱向數據,“復制與粘貼”可以幫你解 決： (1)選取你需要修改的列或欄,單擊“復制 復制”圖標,然后在目的單元格點擊右鍵, 在快捷菜單中,單擊“選擇性貼上”,出現 出現“選擇性貼上”對話框,選取“轉 置”復選框,如上圖(18),確定即可。<圖 圖(8)中的“1.2.3”就是經過轉置后的 結果>。 7. 在Excel中用鼠標滾輪實現顯示比例縮放 Excel中用鼠標滾輪實現顯示比例縮放 在使用Excel編輯較大的表格時,常需要不停的拖動滾動條來查看更多的數據 常需要不停的拖動滾動條來查看更多的數據,為 了方便我們可以按住“Ctrl”鍵再撥動鼠標滾輪使文檔縮放 鍵再撥動鼠標滾輪使文檔縮放。 8. 如何添加或移除工具欄上的工具指令 我們在操作文檔時,通常在工具欄上找不到我們需要的工具指令 通常在工具欄上找不到我們需要的工具指令,以下操作可以 方便你自由的添加： 單擊“工具→自訂”出現“自訂”對話框 對話框,選擇“指令”選項,選取你所需的工 具指令,然 后將其拖到工具欄上即可,(如果要將工具欄上很少用的指令刪除 如果要將工具欄上很少用的指令刪除,則將其拖回), 如圖(19)。

圖(19)

圖(20)

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Word操作： Word操作： 操作1.在Word中快速輸入帶圈數字： 1.在Word中快速輸入帶圈數字： 先單擊“插入→數字”在彈出的“數字 數字”項下輸入要插入的數字(如”1“),在 “數字類型”中選擇“帶圈數字樣式” ”,如圖(20),確定即可.隨后再復制一個①, 選中該①單擊右鍵選擇“切換功能變數代碼 切換功能變數代碼”命令,如圖(21),這時我們看到該 ①被變成了﹛=1\*GB3﹜代碼(此代碼手工輸入無效 此代碼手工輸入無效)效。隨后將代碼中的1改 為2,選中該代 碼,單擊右鍵菜單中的“更新變數 更新變數”命令,如圖(22),這時我們看到 該代碼已經變成了② 按照此方法可以插入其他帶圈數字 按照此方法可以插入其他帶圈數字。

圖(21)

圖(22)

2.固定顯示Word表格中的表頭欄目： 2.固定顯示Word表格中的表頭欄目： 打開相應的Word表格文檔,單擊菜單欄中的 單擊菜單欄中的“視窗→分割”命令,這時在屏幕 上會出現一條水平拆分線,移動鼠標指針 移動鼠標指針,這條拆分線也會隨之移動,當將拆分 線移到要“凍結”的表頭處時,單擊鼠標即可 單擊鼠標即可。這時Word編輯窗口被一分為 二,當通過移動滾動條或光標來移動下面表格部分時 當通過移動滾動條或光標來移動下面表格部分時,就會看到表頭欄目被 “凍結”在屏幕上,表頭欄目和下面窗口的表格各列內容相對應 表頭欄目和下面

窗口的表格各列內容相對應,無論顯示,查閱, 編輯都很方便。要取消固定顯示表頭欄目時 要取消固定顯示表頭欄目時,只要執行“視窗→移除分割”命 令即可。 3.妙用“Word”的自動圖文集： 3.妙用“Word”的自動圖文集： “自動圖文集”是Word中的一項優秀功能 中的一項優秀功能,它可以提高問候語、地址等文字的 錄入速度當我們在文檔中插入某些常用圖片,如公章、公司的徽標等內容時,也 錄入速度當我們在文檔中插入某些常用圖片 能借助“自動圖文集”

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a.把圖片放入正文 a.把圖片放入正文 假如我們要把一張圖片放入用于正文的“自動圖文集”,操作方法如下： 假如我們要把一張圖片放入用于正文的 首先按常規方法將圖片(如“GTBF”)插入 插入Word頁面。將它選中后,單擊 “插入→自動圖文集”子菜單下的的“ “新建”命令如圖(23),打開對話框在其中 輸入該圖片在“自動圖文集”中的名稱如 中的名稱如“1”見圖(24),確定即可。 如果以后我們需要在正文中插入已經放入“自動圖文集”的圖片,只須打開 如果以后我們需要在正文中插入已經放入 “插入→自動圖文集→內文”就可以看到你定義的 就可以看到你定義的“自動圖文集”名稱(如：1) 見圖(25),用鼠標單擊它的名稱即可將其插入文檔 用鼠標單擊它的名稱即可將其插入文檔。

圖(23)

圖(24)

b.刪除“自動圖文集”圖片 b.刪除“自動圖文集”圖片 如果放入“自動圖文集”的圖片不再需要 的圖片不再需要,可以按以下方法刪除：單擊“工具→ 自動校正選項”命令,打開對話框中的”自動圖文集選項 自動圖文集選項,找到當初定義的 選項如(1),將它選中后即可在“視覽”下看到圖片 下看到圖片,刪除即可。見圖(26)。

圖(26) 圖(25)

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4.在Word中同時編輯文檔的不同部位 4.在Word中同時編輯文檔的不同部位 一篇長文檔在顯示器屏幕上不能同時顯示出來,但有時因實際需要又要同時編 一篇長文檔在顯示器屏幕上不能同時顯示出來 輯同一文檔中相距較遠的几個部位。以下方法可以方便解決上述問題 以下方法可以方便解決上述問題： (1).打開需要顯示和編輯的文檔,如果文檔處于 如果文檔處于”最大化”狀態,就要點擊文檔窗 口中的“還原”按鈕,然后執行“視窗 視窗→開新視窗”命令,屏幕上就會顯示 一個新窗口,顯示的也是這篇文檔。這時你就可以通過窗口切換和窗口滾動 這時你就可以通過窗口切換和窗口滾動 操作,使不同的窗口顯示同一文檔的不同部位 使不同的窗口顯示同一文檔的不同部位,以便閱讀和修改。 (2).另外我們還可采用分割窗口的方法來達到同樣的目的 另外我們還可采用分

割窗口的方法來達到同樣的目的。 執行“視窗→分割”命令,用鼠標點擊文檔編輯窗口 用鼠標點擊文檔編輯窗口,當前窗口即被分割為兩 個子窗口,你可以隨時在這兩個窗口中切換和操作 你可以隨時在這兩個窗口中切換和操作。完成編輯操作后,再執行 “視窗→移除分割”命令即可。 5.巧用Word“自動更正”功能,輸入特殊字符 5.巧用Word“自動更正”功能, 當我們需要插入一個特殊字符時,需在符號列表中一個個查找 需在符號列表中一個個查找,很浪費時間, 其實我們 可以使用Word的“自動更正 自動更正”功能來解決： 選擇“工具→自動校正選項”就可進入 就可進入“自動校正”窗口,其中 有許多的默 認選項,你也可以根據需要增加所需的特殊符號 你也可以根據需要增加所需的特殊符號。如此方便輸 入和提高效率。 6.從Office文檔中提取圖片 6.從Office文檔中提取圖片 (1)、最簡單的辦法：復制粘貼法 打開包含圖片的Office文檔,將圖片 將圖片“復制”,然后”粘貼“到目標文檔中。 這種方法簡單,但是得到的圖片效果不能保証 但是得到的圖片效果不能保証。 (2)、最”笨拙“的辦法：屏幕拷貝法 在Office文檔中調整視圖比例，使圖片盡量大而清晰 使圖片盡量大而清晰，再按下鍵盤右上角 的”Print Screen”鍵，然后“粘貼”到目標文檔中 到目標文檔中，經過裁剪等圖片編輯方法 對圖片修飾。這種方法得到的圖片效果比較理想 這種方法得到的圖片效果比較理想，但是操作比較繁瑣。 (3)、最可靠的方法：另存HTML法 以Word為例，打開包含圖片的文檔 打開包含圖片的文檔，單擊“檔案→另存新檔”,選擇” 文件類型“為”Web頁“。這種方法對圖片的還原效果非常好 這種方法對圖片的還原效果非常好。不僅對文檔中 插入的圖片有效，還可以將其它圖形和對象提取為圖像文件 還可以將其它圖形和對象提取為圖像文件，如自選圖形、藝 朮字、文本框、組織結構圖和圖表等。 。第8頁 第

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