哈佛管理导师-时间管理

哈佛管理导师

主题摘要 本主题将帮助您：

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分析您目前的时间安排，并寻找改进机会 确定哪些任务对实现您的长期目标最为关键 使用计划工具来有效地计划时间 控制时间浪费因素

实施您的日程表，在实施过程中进行评估，并根据需要进行修改

主题列表

主题概述

如果是您，您会怎么做？ 主题列表 主题摘要

导师简介

主题使用说明

核心概念

为何要管理时间？

确定目标和排定目标的优先次序 将目标分解成任务

分析您是如何利用时间的

判别和消除常见的“时间浪费因素” 更有效地安排您的时间

监督和改进您的时间管理策略 与浪费时间的上司打交道 平衡工作需要和个人时间

帮助您的员工管理他们的时间 步骤

管理时间的步骤

对上司说“不”的步骤

技巧

授权的技巧

最大限度地利用差旅时间的技巧 取得最佳会议成果的技巧 有效使用远程办公的技巧 在家工作的技巧 练习 说明

工具

目标确定及排序工作表

将目标分解成任务的工作表 日常活动日志表

时间浪费因素判别及评估工作表 任务列表 自测 说明

学习更多内容 在线文章 文章 著作

导师简介

大卫?史道弗 (David Stauffer) 是一位商务作家，是企业写作公司 Stauffer Bury Inc. (www.staufferbury.com) 的老板。他创作了四部有关企业成功的作品，全部由 John Wiley & Sons 出版，而且他还为Harvard Management Update、Across the Board、《华

尔街日报》及其他出版物撰写了许多工商管理方面的文章。作为企业与商业协会的签约作家，大卫撰写了几百份年度报告、投资指南、行业介绍以及管理信息简讯等。

如果是您，您会怎么做？

下午 5 点，马里索从她的办公桌上抬头看到同事们正在收拾东西准备回家。以她目前的速度，她可能要在办公室里待到半夜。盯着她的任务列表，她沮丧地叹了口气。还剩下三项关键任务。自己这一整天都做了些什么？为什么这些任务还完不成？她回顾了自己的一天。上午，她与托尼一起讨论他的月度报告。午餐时间则用来回复 20 多封电子邮件。然后被一个客户服务请求占去了一下午时间，而这件事本该由其他人来处理。如果她没有完成确实需要处理的工作，那她的任务列表和精心规划又有何意义呢？如果是您，您会怎么做？ 这时您会怎么做？

马里索应该从检查自己的长期组织目标开始。通过评估最重要的目标并排列优先次序，马里索能够弄清楚应该在哪里或不应该在哪里花费时间。接下来就是将目标分解为易管理的任务，列出完成各项任务的所有必需步骤。然后，她应该估算每项任务或活动所需要的时间，并设定最后完成期限。她应该在日程表上安排出大量时间，以确保能够有时间来完成这些任务。最重要的是，她应该尽量避免任何中断，因为这会浪费她的时间或者使她偏离主要目标。

在本主题中，您将学会如何确定最重要的工作和最不重要的工作，然后将时间花费在最关键的任务上，而不要浪费在不重要的事情上。了解了本主题中阐述的各种观点后，请点击“练习”，参与互动场景练习、做出决策并获得针对您所做选择的即时反馈。

主题使用说明

主题架构

“时间管理”主题分成下列几个部分。屏幕顶部显示了进入各部分的链接。

主题概述

点击“主题概述”可查看对这一主题的介绍。首先浏览“如果是您，您会怎么做？”中的虚拟场景，然后查看“这时您会怎么做？”中的回答。“主题列表”提供了“站点地图”，其中包含指向本主题中所有要素的链接。

核心概念

点击“核心概念”，可详细了解这一主题的主要思想。学习如何确定目标的优先次序，并将它们分成易管理的任务，分析如何更有效地安排与使用时间，监控您的时间管理战略，以及判别常见的“时间浪费因素”。

步骤

点击“步骤”可获得有关如何更有效地管理时间的指南，并可了解在上司的要求与您的最高优先级目标冲突时如何拒绝他。

技巧

点击“技巧”可获得关于如何更有效地分配任务、如何充分利用差旅时间和会议时间、如何进行远程工作和在家办公等问题的信息。

练习

点击“练习”，可参与互动场景练习，在其中扮演管理者的角色、做出决策并获得针对您所做选择的即时反馈。

工具

点击“工具”可获取相关表格，帮助您确定目标及其优先次序；将目标分成多项任务；记录日常活动；判别时间浪费因素；创建任务列表；以及评估您的日程表。

自测

点击“自测”，可了解自己对所学内容的掌握程度。您将会获得针对您所做选择的即时反馈。摘要页面列出了参考资料的链接。

学习更多内容

点击“学习更多内容”，可阅读两篇与本主题相关的文章。同时，您将看到其他文章和资料的列表，并附有简要的介绍。 主题导航

点击屏幕顶部和左侧的链接，可浏览本主题中的内容。点击屏幕顶部的链接，您将看到屏幕左侧的链接有相应变化。按以下步骤，可循序渐进浏览本主题的全部内容：

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从左到右点击顶部的链接，访问本主题的各个部分。

从上到下点击左侧的链接，查看各部分中的内容。

在“练习”部分中，点击“下一页”可继续场景练习。在需要选择答案时，请选择一个选项，并阅读相应反馈。然后再尝试其他选项，以了解更多信息。再次点击“下一页”继续。

在“工具”部分中，点击图标可打开相应工具。您可以将工具打印出来以便脱机使用。或者，您也可以在线填写工具，并将其保存到您的硬盘。 最后，参加“自测”中的测验，并阅读“学习更多内容”中的“在线文章”，至此完成整个主题的学习。

为何要管理时间？

当您身陷电子邮件、语音邮件、会议、以及文书工作等琐碎的事务中，而下属又不断向您寻求帮助或给您带来问题时，您将如何成为一名平易近人、尽忠职守的管理者，同时又能圆满完成任务，实现自己最高的目标呢？

您需要巧妙地管理自己的时间。时间管理是一门关于如何合理地组织、分配和控制各种活动时间才能实现预期结果的学科。时间管理能够迫使您真正了解自己的价值，帮助您相应地安排好自己的工作。 提高时间利用效率的好处

有效地利用时间将使您和组织都受益匪浅。例如：

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您可以将精力和注意力集中到能为公司目标提供最大支持的工作上。 您能排除干扰，更多地关注对部门和组织最为重要的方面。

您可以避免因设法同时满足相互矛盾的时间需求而产生的压力甚至是倦怠。 您在时间管理上为下属和同事树立了榜样，可以让大家学习您的做法。 您能提高岗位工作绩效，为组织、部门和团队带来更多价值。

显然，如果企业的领导擅长时间管理，企业就能赢得竞争优势。然而，时间管理的难度比表面上看起来更大。 训练与实践

要学会有效利用时间，需要训练和实践。下列六个步骤可助您充分地利用好您每周的时间：

1. 确定目标及其优先次序：您最重要的岗位工作目标是什么？要实现这些目标，您需要完成哪些任务？您要在这些任务上花多少时间？ 2. 将目标分解为可管理的任务：要实现每一个目标，需要完成哪些任务？每一项任务预计需要多长时间？ 3. 分析您是如何利用时间的：管理者往往认为他们将时间用在了重要任务的完

成上。但是实际上，他们会将时间用在一些并不能帮助他们实现最重要目标的任务上。例如，他们每天都要用好几个小时回复电子邮件，而不是规划部门的长期战略或帮助下属提高技能。为了更有效地利用时间，您需要判断自己实际上是如何利用时间的，并将这种方式与应当采用的方式进行比较。然后，您需要找到改正无效时间管理的方法。

4. 判别和消除常见的“时间浪费因素”：办事拖拉、包办代替、频繁变换工作等做法会浪费侵蚀其他工作的时间，这是众所周知的事实。如果能了解和预见到这些时间浪费因素，您就能更好地预防或改正这些做法。 5. 更有效地安排时间：明确了自己的目标、实际利用时间的方式以及存在哪些您深受其害的无效时间管理方式后，您就可以开始改变安排时间的方法。这需要更有效地利用时间管理工具，需要创建能够支持您的优先级的日程表，还需要分配一定的时间来解决未预料到的问题以及利用各种计划外机会。 6. 监控和完善您的时间管理策略：制定日程表后，就要付诸行动。监控发生的情况，发现存在的问题，调整时间管理策略，这样就能不断完善利用时间的方法。 另请参见管理时间的步骤。

下面的核心概念内容将进一步探讨这些步骤。此外，还为应对下列特殊时间管理难题提供了指导方法：

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如何应对浪费时间的上司 如何平衡工作时间和个人时间 如何帮助员工更有效地管理时间

确定目标和排定目标的优先次序

确定目标是有效管理时间的起点。它们像指南针一样，指示着您前进的方向。确定了目标后，您就知道每天、每周和每个月当中最重要的工作是什么。

确定目标是明确所追求成果的一个正式流程。在确定目标后，您承诺的结果就要由您个人或团队来完成。通过确定目标和衡量取得的成果，您可以：

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关注最重要的东西 为团队提供统一的方向

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减少对非关键任务投入的精力 消除时间浪费因素 激励自己

提升总体工作满意度

目标随时限和重要性而变化。因此，了解如何对目标分类和排序是非常重要的。 另请参见目标确定及排序工作表。 目标类型

可以根据目标重要性（包括关键性、使能性或辅助性）对目标进行分类。下表介绍了三者的区别。

目标类型

目标定义 类型 关键为使部门或团队持续成功运转所性目必须实现的目标 标 使能最终能够创造更理想的业务环境性目或充分利用业务机会的目标 标 示例 对项目经理来说，在预算范围内按时完成一个两年期的项目就是一个关键性目标。 对产品开发经理来说，为员工提供培训，提高员工工作效率，就是一个使能性目标。 辅助能够改善业务但不能带来根本改对团队经理来说，设计一份比现有费用性目变的目标，如提高工作效率、简化报表使用更方便、填写更快捷的新费用标 工作或提升工作的吸引力等。 报表，就是一个辅助性目标。 您的关键性目标和使能性目标最为重要，应该根据这两类目标来决定您管理时间的方法。 目标一致性

管理者应该从公司目标开始制定一系列层级目标。部门目标应支持公司目标。个人目标应支持部门目标。应当让公司目标、部门目标和个人目标这三个层次的目标保持一致，并将它们传达给每一位员工，使大家都能在没有他人提示的情况下流畅地说出来：

“公司的目标是 _____________。本部门应为该目标做出的贡献是 _______________。我个人的努力目标是 ____________。”

留心观察一下您所在的公司。管理层是否明确了最高目标并将其传达给了管理者和员工？如果您是管理者，您是如何在部门和部门成员中有效贯彻公司目标的？是否每个人都能够理解公司的目标和自己应做哪些贡献？通过阐释和传达清晰的目标，您可以帮助自己和员工充分利用时间。

另请参见 Harvard ManageMentor 主题《设定目标》。 确定目标的优先顺序

确定目标的优先顺序就是按照重要性确定项目的优先等级。具体方法有多种：

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确定关键性目标和使能性目标。列出该年度内您的所有岗位工作目标。哪些是关键性目标？哪些是使能性目标？哪些仅仅是辅助性目标？与此同时，写下您这样分类的原因。然后，按照优先级对目标进行排序。

区分紧急任务和关键任务。紧急任务需要立即给予关注。但是，并非每项紧急任务都一定支持某个关键性目标。例如，假设您负责监督一个必须在今年的预算范围内按时完成的大项目。上司希望您明天参加一个全天的员工发展研讨会，但是，您已经计划明天与项目团队开会讨论项目计划。这个研讨会需要您立即关注，但是，它并不能给您的关键性目标提供直接支持。因此，尽管该任务很紧急（您必须马上安排时间），但它不是关键任务。

紧急任务总是要求您立即给予关注，它挤占了本来可以更好地安排关键性目标的时间和资源。当关键性目标是长期目标时，由于没有必要或没有可能立即实现，经常会出现这种问题。

您这周将面对哪些紧急任务？请将它们列出来。哪些任务支持关键性目标和/或使能性目标？这些任务是您应该首先给予最大关注的任务。

通过训练来使自己能够区分支持关键性目标和使能性目标的紧急任务，以及不支持关键性目标和使能性目标的紧急任务。认识到差别后，您将更好地了解应该如何确定工作的优先排序以及如何分配时间。

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另请参见在线文章：“How to Be Sure You're Spending Your Time in the Right Places”和“《快比慢好？》”。

确定目标的优先顺序后，您需要将它们分解为可管理的任务，并预计完成每项任务所需的时间。请参见下一个核心概念中的指导方法。

将目标分解成任务

您已经确定了目标的先后顺序。现在，您需要将它们分解为可管理的任务，并估算

出每项任务所需的时间。下面提供了分步过程： 第一步：确定所需任务

写下您和部门必须实现的每一个目标。列出实现每个目标所需的关键任务。 第二步：确定任务优先级

等到自认为任务列表已经完整之后，再给每项任务指定一个优先级，用 A、B 和 C 来表示：优先级 A 代表最高级任务。您指定的任务优先级应该反映每项任务所支持的目标的重要性：

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优先级为 A 的任务支持关键性目标。它们具有很高的价值，是应该优先关注的任务。

优先级为 B 的任务支持使能性目标，间接支持关键性目标。它们具有中等价值和较高紧迫性。

优先级为 C 的任务包括价值和重要性均较低的紧急任务和非紧急任务。

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第三步：确定任务的顺序

在分析任务时，您会注意到有些任务是连续的，有些任务是不连续的。

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连续的任务需要按一定的次序完成，即需要完成一项之后再开始下一项。例如，为高管层准备一个重要报告可能需要按照这样的顺序：

收集数据 撰写报告大纲 编写报告 反复修订 提交

确定连续任务的正确排序，指出您必须亲自完成哪些任务，部门或团队必须完成哪些任务。下图描述了整个过程。

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不连续的任务是不遵循这种先后顺序的任务。例如，如果您要协调一套新计算机系统的开发，软件开发人员可能需要等到开发出某些（但不是全部）硬件之后再开始工作。此后，两个部门的很多工作可以并行。对于这类任务，应注意两个工作组之间的关系，并在安排工作日程时给予考虑。

第四步：估计所需的时间

评估完成所确定的优先级为 A 和优先级为 B 的各项任务或工作需要多长时间。如果您以前完成过类似的任务，可以根据自己的经验来估算。如果没有完成过类似任务，可咨询那些能够提供帮助的同事、上司或同行。预留 10% 到 20% 的缓冲时间，以防发生意外情况。

下表显示一个示例，说明如何将一个目标分解为多项任务，并根据估计为每项任务分配了时间。

任务和时间

目标： 召开一系列内部培训会。起初，每个月两次，连续三个月（总共为 6 次）。如果参与情况和效果都很好，那么，则继续召开这种培训会。 任务活动 编号 1 初次头脑风暴会议 估计时间（分注释 钟） 60 与会者雷蒙、哈里特、朱莉叶和彼得 与会者同上，加上佛瑞德 让营销部门参与进来 哪些工作收效显著，哪些工作效果不佳 2 3 4 5 6 7 第二次会议：确定主题和演75 讲者 头脑风暴会议选址和内部宣传/沟通 与每位演讲者单独会谈 开发通信包 监督实施 会后评估 120 240 180 180 60 8 向每位演讲者表示感谢，并60 赠送小礼物 总时间 975 小时数：16.25

您还需要确定完成任务或活动的最后期限。对于复杂的活动，要建立临时里程碑来追踪进展情况。对于涉及其他团队的成员的大目标，要考虑采用项目经理经常使用的工作分解结构(WBS) 方法。WBS 是一种计划编制的方法，它将项目的目标分解为实现该目标所必需的多项任务。您也可以利用这种方法，来估算完成这些任务所需的资金。

您已经将高优先级的目标分解为任务，并估算了每项任务所需的时间。现在，您知道了应该在各项重要任务上花多少时间。但实际上，您将如何利用自己的时间呢？ 另请参见将目标分解成任务的工作表。

另请参见 Harvard ManageMentor 主题《项目管理》中的“进行高级别估算”。 通过分析真实的时间利用情况，并与实际应该如何利用时间进行对比，您可以判断出低效率的时间管理做法，进而进行改进。这就是下一个核心概念的主题。

分析您是如何利用时间的

如果了解您当前的时间利用情况，就可以很轻松地控制时间，以使其支持您的关键性目标。只有掌握了您当前的时间利用情况，才能规划和控制好未来如何使用时间。下面的过程曾帮助很多管理者准确地掌握他们利用时间（以及经常不当利用时间）的真实情况。 1. 创建活动日志。

创建一份记录一周时间利用情况的书面记录，即活动日志。务必在日志中包括三个或更多典型工作日。（例如，不要包括那些大部分时间都是出差的工作日。）下面是一个活动日志的摘录，从中可以看出一位名叫简的经理在一天内的时间利用情况。

日常活动日志示例

活动 8:45 电子邮件：查看和回复 9:00 休息：咖啡厅；聊天 9:09 等待会议；整理办公桌 15 9 6 B C C 所用时间 优先级 9:15 会议：产品发布团队 10:15 休息：咖啡；个人电子邮件 10:30 电话：外线，S·赫明，确认午餐 10:42 电话：内线，D·格茨 10:50 电子邮件：给比尔回信 10:53 上网：查看天气情况和新闻 11:00 准备：午餐会 11:08 会议：讨论奖金计划 11:40 出行：与 A·戴维斯到外面共进午餐 1:52 电子邮件：发送和回复 2:04 电话：回复语音留言 2:15 访客：暑期实习生请求指导 2:23 访客：D·霍洛维茨询问有关项目的事宜 2:28 文书工作：开始写月度项目报告 2:32 电子邮件：收邮件 2:35 文书工作：继续写项目报告 2:47 休息：喝咖啡 2:57 准备：收集会议资料 3:00 开会：审核预算 60 15 12 8 3 7 8 32 120 12 11 8 5 4 3 12 10 3 75 A C B B C C B C B C C C A B C B C B B 4:15 电子邮件：发送和回复 4:26 上网：看新闻 4:30 计划：检查/调整项目工作的日程 4:40 文书工作：继续写项目报告 4:50 电子邮件：发送与项目相关的邮件 5:00 回家 好的活动日志有几个特征：

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11 4 10 10 10 B C A B B 它应列出在记录活动日志期间发生的所有活动。 它应记录您的每项活动使用的时间。

它甚至应包括各种琐事（如整理办公桌和喝咖啡等）。

它应当用特定类别对每项任务进行标记，如“电子邮件”、“文书工作”、“上网”、“打电话”、“编制计划”、“开会”、“访客”和“出行”。

另请参见日常活动日志表。

2. 为日志中的每项活动指定优先级。

记下一天的活动后，应根据您的关键性目标、使能性目标和辅助性目标为每项活动指定优先级。请记住：

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优先级为 A 的任务涉及您的关键目标。它们代表具有较高价值且应优先关注的任务。

优先级为 B 的任务涉及使能性目标，这些任务间接支持着关键性目标。它们具有中等价值和较高紧迫性。

优先级为 C 的任务可能涉及辅助性目标，包括低价值的紧迫和非紧迫任务。

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3. 分析日志。

检查您的日志，找出您利用时间的规律。问自己以下问题：

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“哪类活动占用了我大部分时间？”是文书工作、喝咖啡、还是回复语音留言电话？

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“特定活动集中在哪段时间？”您周一早上的大部分时间是否用于回复电子邮件？午餐后是否总有很多不期而至的访客？会议是否集中在这周的晚些时候？

现在考虑您利用时间的方式是否支持您的目标。问自己：

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“这种利用时间的方式是否符合我最重要的目标？”如果您是做销售的，那么您每天的大多数时间都用于电话，这是很正常的，但如果不是在催款，那么可能电话就太多了。

“我一天有多少时间用于优先级为 A 和优先级为 B 的活动？”您最终的目标是大部分时间都用于高优先级的活动，优先级为 C 的活动尽量少占用时间。

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使用记号笔标记日志中优先级为 C 的活动，让此类时间浪费因素更显眼。如果您看到日志中有很多彩色标记，您就会知道有多大的改进空间！ 4. 找出改善时间利用情况的方法。

您在优先级为 C 的任务上所花的时间是否超过正常值，而在优先级为 A 和 B 的任务上使用足够的时间呢？如果是这样，那么请设法去掉或将优先级为 C 的活动委托给他人，以免浪费您的时间。例如，如果您在销售行业工作，您在文书工作上花了太多时间，那么您要考虑委托助手来做这件事。

寻找导致您时间管理不善的内在原因。问自己一些尖锐的私人问题，并如实回答： 问：“为什么我在低价值的会议上花这么多时间？” 答：“因为我担心如果不参加会议，别人会认为我没有团队精神。”

问：“我为什么浪费时间接待未预约的访客？”

答：“如果告诉别人我没有时间同他们谈话，我会觉得很无礼。”

问：“我为什么在电子邮件和网络上花这么多时间？”

答：“因为很多电子邮件都是私人邮件，我上网冲浪是为了拖延时间。” 了解造成时间管理不善的内在原因之后，您就可以采取措施来解决问题。例如：

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提醒自己，如果您参加的会议对您的高优先级目标很重要，您将被认为富有团队精神。

向未预约的访客解释您有一件重要事情需如期完成，然后建议利用一个午餐时间进行交谈。或者，如果您在午餐过后的一段时间内会有很多不速之客，可以在这段时间关上办公室的门。

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尽量减少私人电子邮件，例如，请朋友和家人在您回家而不是上班的时间发电子邮件。如果您用上网来拖延时间，那么当您发现您正在拖延项目时，请马上投入到项目中。

由于要发生行为的改变，所以矫正不良的时间管理做法需要时间。逐步改变您的行为方式，每周实践一到两个新的行为方式，直到逐渐习惯为止。如果犯了错误，不要对自己过于苛刻。不妨重新开始实践新的行为方式。

某些“时间浪费因素”非常普遍，会在许多管理者的活动日志中出现。在下一个“核心概念”中，您将学习如何判别和消除这些时间浪费因素。

判别和消除常见的“时间浪费因素”

如果与大多数管理者一样，您的活动日志暴露了源自个人习惯的许多时间管理问题，那么您可以加以改正。以下是用于消除这些“时间浪费因素”的策略。 拖延

拖延是一种推迟、耽搁或延误行动的习惯。造成人们拖延的原因有很多：或许他们认为当前的任务令人生厌或枯燥乏味，他们可能担心无法出色地完成任务，或根本无从下手。请考虑以下对抗拖延的方法： 拖延的原因 解决方案 任务令人生厌或枯燥乏味 ? ? ? ? 将任务委托给他人，他们可能会感兴趣。 承认自己的拖延行为并努力完成工作。 设想自己完成任务后的愉快心情。 避免造成任务踯躅不前的安排方式。 如果您缺乏完成任务所需的培训或资源，应如实反应并获取必要的帮助。 如果您是由于缺乏自信而担心，就采取积极主动的姿态，对惧怕失败 ? ?

完成工作必需要做的所有事宜进行规划。 ? 坚持工作：行动有助于消除恐惧。 自由地决定切入点。您很可能逐渐步入工作的正轨。 将工作分解为几个部分，然后具体说明完成每部分工作所需的任务。确定任务的顺序，然后着手处理首要任务。 无从入手 ? ? 超负荷日程安排

您是否承担了过多的义务和职责？为了完成任务，您晚上和周末是否要加班？您是否感到无论怎样努力依然毫无起色？如果回答是肯定的，请采取以下措施：

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牢记自己的关键职责和目标。避开与这些目标无益的活动。

授权。不要因为他人的失职或无法达到您的工作标准而大包大揽所有任务，而是要将任务委托给认真负责的人。

不要奢望面面俱到。集中精力处理真正重要的任务。

学会向同事和上司说“不”。阐述您的关键职责，指出承担无关任务对自己目标的危害，并提出合理的替代方案。

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另请参见向上司说“不”的步骤以及授权的技巧。 另请参见 Harvard ManageMentor 主题《授权》。 下属的问题

您是否总是疲于奔命而下属们却无所事事？或许您放任员工将本应自己解决的问题推卸给您。如果是这样，请学会帮助下属们解决他们自己的问题：

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允许员工征求您对问题的建议，但仅限于报告问题解决的进展或所遇到的困难。

当员工将问题带给您时，询问他们准备如何处理这种情况。

对下属提议的问题解决方案给予反馈，但应确保由员工（而不是您）来执行解决方案。

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不必要的出差

出差会占用很多时间，因此需要定期评估它的价值。评估方法是：

1. 记录各项活动所花费时间，例如去机场的时间、候机时间及返程时间。 2. 依照您的工资和收益标准，估算这些时间的成本。将该数字与交通费、食宿费用累加。 3. 比较差旅的成本收益。是否有净收益或净损失？

4. 考虑差旅的机会成本，即如果放弃出差而在办公室工作所创造的价值。 5. 考虑出差的替代方案，例如电话会议或网络会议。 另请参见最大限度地利用差旅时间的技巧。 过多的电子邮件和书面工作

避免因电子邮件浪费宝贵时间的对策：

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每天仅在指定的时间检查电子邮件。 让非业务联系人使用家庭电子邮件地址。

将您的信件分类：删除所有垃圾邮件，然后将紧急信件转移至“紧急”邮件夹。在规定的时间内处理这些信件。将其他邮件一并归入“待处理”邮件夹，并在完成日程表上所有高优先级任务之后再回复。

要求员工创建明确的邮件主题行，便于您分清如何处理相应的邮件：删除、立即处理还是或稍后回复。

让员工了解您希望通过电子邮件接收哪些信息，不希望接收哪些信息。

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书面工作的管理：

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对于无需回复的书面信件，快速浏览后可根据需要丢弃或归档。

如果需要回复，而您也能够迅速回复，就应立即处理，然后丢弃或归档信件。 如果您太忙无暇顾及回复事宜，如果可能可将邮件委托给下属，或将信件归入按优先级排列的“待处理”文件。

管理不善的会议

要减少在会议上浪费的时间：

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取消或不参加不必要的会议。

避免参加自己无所建树或毫无收获的会议。

在同意出席之前，索要会议的议程表以便决定是否参会。

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如果您要组织一个会议，应确保严格遵循议程，遵循日程表，并按照向会者承诺的具体行动来结束会议。

另请参见取得最佳会议成果的技巧。

另请参见 Harvard ManageMentor 主题《主持会议》。 分心因素和转换成本

分心因素（如：在网上查看天气预报或与访客闲谈）会迫使您必须花时间回顾之前所进行的工作，并将注意力重新集中到当前的任务上来。这些转换成本总体上会使企业效率下降 20-40%。要在从事重要工作时抵制分心因素：

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使用语音信箱应答来电。 关闭电子邮件。

清除办公桌上的报纸和其他与工作无关的材料。 关上办公室的门并放置“请勿打扰”的标志。 专注于一项任务直至完成。然后再开始下一项任务。

另请参见时间浪费因素判别及评估工作表。

您已经分析了自己的时间利用情况并了解常见的时间浪费因素，现在可以开始更有效地安排自己的时间了。

更有效地安排您的时间

您已经对自己的时间利用情况和存在的时间浪费因素有所了解，现在可以开始更有效地安排自己的时间了。您的目标是什么？您的目标是以有助于实现最重要目标的方式来利用时间。

日程表是系统安排时间的最佳方法。日程表是在具体时限内完成任务的书面承诺。它将您的可用时间及时间分配计划形象化。通过日程表，您可以更容易看到未分配的时间。而尤为关键的是，它会显示优先级为 A 和优先级为 B 的任务是否占据了您的大部分时间，得到了应有的重视。 选择计划工具 有很多种计划工具：

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任务列表 约会时间表

书面或电子版的日、周计划 联网的日程安排软件和硬件 挂历

企业可能提供这些工具。如果这些工具符合您的个人风格，就使用它们；如果不适合，应该另寻他法。您很可能会使用更适合自己工作风格的系统。 另请参见任务列表。 制定日程表

将任务输入日程表，并指定完成任务的预期时限即可制定日程表。以下指导原则可以帮助您制定实用的日程表：

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首先输入优先级为 A 的任务，然后将剩余时段分配给优先级为 B 的任务。 在每天您思想最活跃、精力最充沛的时段安排需要创造力与活力的活动。将例行任务安排在精力不足的时段。

预留一些时间不做安排，以应对突发危机、意外机会以及与同事或下属之间的临时性交流。

避免连续不断的会议。每次会议结束后，您都需要时间来处理信息和完成行动事项。

尽量固定处理电子邮件、书面工作和电话等各任务的时间。例如，规定上午 9:00-9:30 和下午 4:30-5:00 执行这些任务。固定各项任务的时间通常可以避免开始和转换的时间，从而减少执行任务所需的整体时间。

工作周快结束时，应将未完成的优先任务转移到以后未安排的时段，必要时暂缓低优先级任务。

将日程表置于电脑显示器或办公桌的明显位置。

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充分利用任务列表

任务列表是一种简便、常用的计划工具，一目了然地列出您一天内必须完成的所有任务。其中包括：

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要参加的会议 必须制定的决策

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必须拨打或要接听的电话

需要起草的电子邮件、信件和备忘录 前一天未完成的优先级为 A 和 B 的任务

许多管理者在每天早晨或下班时准备任务列表，并将其与日（周）计划结合使用。例如，如果每天日程表提醒您周二下午 3 点 到 4 点“回复电话”，那么当天的任务列表就应明确要给哪些人回电话，并指出每次谈话的目的。 运用以下策略可以充分利用任务列表：

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仅包括您认为可以完成的一半任务；人们经常低估完成任务所需的时间。 “紧急但不重要”和低优先级的任务一概不列入任务列表。

下班时要查看列表。是否还有未完成的优先级为 A 和 B 的任务？如果有，必须重新进行安排，但首先您要考虑为什么没有按计划完成任务。

如果您不习惯列表，可以考虑尝试其他的方法描述待完成的任务。例如，在一大张纸或白板上贴一些便签，以便为您的关键任务创建“思维导图”。以下是一位管理者的思维导图示例：

让日程表具有灵活性

当人们承担更高级别的管理职责时，他们的责任往往更缺乏组织性，而他们的工作则变得更加不明确且不可预测。因此，管理者的日程表必须具有足够的灵活性以适应工作的需要。 让日程表具有灵活性：

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在每天的日程表中预留更多的“空闲时间”。

to Love, to Learn, to Leave a Legacy.New York: Simon & Schuster, 1995.

Harvard Business School Publishing.Time Management.Boston: Harvard Business School Press, 2004.

Jim Temme.Productivity Power: 250 Great Ideas for Being More Productive.Mission, KS: SkillPath Publications, Inc., 1993. 工具

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