集团公司行政管理制度汇编

行政管理制度汇编

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目录

第一章固定资产管理制度2

第二章办公用品管理制度 (11)

第三章公务车辆管理制度 (18)

第四章员工宿舍管理制度 (24)

第五章卫生管理制度 (28)

第六章门卫管理制度 (34)

第七章食堂管理制度 (39)

第八章网络管理制度 (47)

第九章例会制度 (49)

第十章档案管理制度 (52)

第十一章印章管理制度55

第一章固定资产管理制度

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一、适用X围

（一）本制度适用于集团及各分子公司。

（二）本制度所指固定资产是指企业拥有的单位价值500元以上、使用期限超过一年的房屋、建筑物、机械、设备、交通运输工具以及其他与生产经营有关物品。部分物品虽价值不足500元，但使用期限超过一年的，也可按照固定资产进行管理。

（三）本制度固定资产的X围不同于税法、会计准则的规定。财务部门记账、报税应按照会计准则及税法相关规定执行。

（四）不论通过何种渠道、何种经费取得的固定资产，包括接受赠送、以投资形式转入的固定资产均适用于本制度。

二、固定资产管理归口

（一）行政部门作为固定资产的统一管理部门，在集团财务的指导下，具体负责固定资产的管理，并监督、指导各相关部门保管、使用、维护固定资产。

（二）固定资产的管理遵循“谁使用、谁保管、谁维护”的原则，行政部对各项固定资产的安全、完整和有效使用负有监管责任，各部门对配属本部门使用的固定资产负有保管、使用和养护的责任。

（三）固定资产财务记账、费用分摊及折旧计提由财务部门负责。

三、固定资产购置

（一）购置申请

各部门/单位根据实际需求并结合本部门预算填写《固定资产申购单》，经部门经理、单位负责人、行政部负责人、财务负责人、常务副总裁逐级审批后方可购买。单位价值超过20000元的，还需经总裁批准后方可购买。

（二）采购程序

1、常用办公固定资产采购由行政部负责；生产设备等固定资产采购由申请部门负责，行政部进行监督；常用固定资产应建立供应商名录，以便于追溯。大额固定资产（采购总价超过20000元的）应提报成本合约部通过招标形式采购，并签订采购合同。特殊情况不经过招标的，必须经过总裁批准。

2、采购员接到审批完毕的《固定资产申购单》后，首先检视是否可以通过内部调剂满足需要，通过内部调剂确实无法满足需要的，须在规定时间内组织采购。在规定时间内无法完成采购的，应及时通知申报部门，以便其提前规划工作。

3、固定资产采购回来后，采购员要及时与固定资产管理员进行交接。固定资产管理员须

认真清点固定资产数目、型号，清点无误后填写入库单，两人共同在入库单上签字。需要安

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装、调试的设备，由使用单位组织验收，并于安装调试完毕、确认达到设计的性能指标后方

可办理入库手续。入库单一式两联，一份由办公用品管理员留存，一份由采购员报销时作为附件交财务部门记账。

4、采购员凭发票、《固定资产购置申请单》及固定资产管理员签字的入库清单，经逐级审批后报销采购费用。

四、固定资产的使用保管

（一）固定资产管理员应建立固定资产台账，详细登记各类固定资产的名称、型号、数量、采购时间、供应商及领用情况。

（二）员工领用固定资产，须填写《固定资产领用登记表》，履行审批程序后方可领用。固定资产领取须由本人签字领取，领用人即为保管人，负有妥善保管和合理使用的责任。多人合用的固定资产，由部门负责人领用，部门负责人为保管责任人。

（三）固定资产无特殊情况禁止他人代领和代人领取（副总经理以上级别可由行政部代领，但必须有使用人签字确认）。

（四）各部门应建立各岗位员工固定资产配备清单。新员工入职，行政部凭人事部门出具的新员工入职证明为新员工配备固定资产。固定资产领用原则上以固定资产配置清单为依据，特殊情况需要单独配备的，须经主管副总裁批准。对于大件器具类固定资产应本着多人合用原则分配领用。

（五）固定资产管理实行采购、发放两条线管理。采购的固定资产必须先由固定资产管理员验收入库，后领用。严禁自采、自发、自用。

（六）在库固定资产应分类存放，做到类别明晰、摆放有序，防虫防鼠防潮。

（七）固定资产管理员至少每半年对固定资产进行一次盘点，并与固定资产账目进行核对，做到账目相符。

（八）员工如发生工作调动或离职等情况，须将个人领用的固定资产交回行政部。部门内部需要继续留用的，或多人合用的办公用品，应及时变更使用人。

（九）需随调动人转移的固定资产，应由本人填写《固定资产调拨单》，按规定履行审批程序后方可办理固定资产的转移手续。

（十）办公用固定资产需要维修的，应报行政部，由行政部统一安排维修。生产用固定资产，一般由配属部门报行政部同意后，自行联系维修，行政部监督维修。对于非正常损坏的固定资产，由损坏人/使用人照价赔偿。

（十一）生产设备、实验仪器、测量仪器等，需要定期年检的，由配属部门按照检验标准

进行自检，自检合格后方可报检。

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（十二）政府部门到公司对生产设备、仪器等进行检查的，由设备配属部门负责接待。相

关部门在接到通知后应立即通知单位负责人及集团常务副总裁。单位负责人负责按照相关标准先组织内部自检，自检过程中发现的问题，及时向常务副总裁汇报，并提出应对方案，经常务副总裁批准后实施。

（十三）测量仪器统一纳入固定资产管理，由行政部负责保管。各部门有需要时填写《测量仪器借用登记表》借用，用完后及时归还。行政部负责验收。

五、固定资产的清查

（一）固定资产清查从盘点实物开始。在盘点过程中，要认真核对固定资产型号、数量、目前状态等。

（二）盘点过程中如果发现盘盈、盘亏和固定资产毁损，由负责保管或负责使用的部门查明原因，写出书面报告后按程序处理。

（三）公司出售、转移固定资产必须经集团总裁确认后办理，出售收入减除清理费用和固定资产净值的差额，计入当年损益。

（四）分公司之间固定资产调拨或集团与分公司之间固定资产调拨须经常务副总裁批准。

（五）对于经过清查核实的固定资产，属于需要进行清理的，应及时清理，该入账的要入账，该报废的要报废。做到手续完备，账目清楚，一般应在年度决算前处理完毕。

六、固定资产处置的管理

（一）各部门暂时闲置和不需用的固定资产应报行政部备案，或办理固定资产退还手续，退回行政部统一保管、重新调配或处置。

（二）固定资产出租的，由配属部门填写《固定资产处置申请表》，说明出租原因,按程序经部门负责人、单位负责人、行政经理、财务经理、常务副总、总裁同意，并应签定合同。合同内容应包括双方如何负担固定资产的修缮保养费用及税费，租金金额、支付时间、支付方式等，运输费用由谁负担，归还期限，归还时的固定资产状况，附属设备明细表，违反合同的惩罚条款等。

（三）固定资产出售的，由配属部门填写《固定资产处置申请表》，说明出售原因、按程序经部门负责人、单位负责人、行政经理、财务经理、常务副总、总裁审批后方可办理。固定资产出售应签订正式合同。合同内容应包括售价、对方单位、付款方式、付款时间、交货方式等内容。

（四）固定资产的报废

正常的固定资产报废，由配属部门填写《固定资产处置申请表》，说明该项资产的购买、

领用或调入时间、规格型号、报废原因、原价及残值处理情况等，按程序经部门负责人、单

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位负责人、行政经理、财务经理、常务副总裁、总裁逐级批准后办理注销。

（五）非正常报废的固定资产分不同情况进行处理：

1、由于意外事故或不可抗力造成的固定资产报废，以固定资产账面净额与清理费用之和扣除保险公司赔偿金额和残料价值后的余额计入当期损益。

2、由于有关人员故意或过失造成的固定资产损坏、报废，应追究相关人员责任，令其全部或部分赔偿。固定资产账面净额与清理费用之和扣除责任人赔款、保险公司赔偿金额和残料价值后的余额计入当期损益。

附：

固定资产管理流程

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固定资产申购单

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固定资产处置申请表

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固定资产领用登记表

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固定资产盘点表

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第二章办公用品管理制度

未规X办公用品采购、分配、保管、使用、转移程序，确保集团资产的安全与完整，提高使用效益，特制定本制度。

一、适用X围

（一）本制度适用于集团及各分子公司。

（二）本制度所指办公用品是指企业拥有的单位价值500元以下、使用期限在一年以内、不作为固定资产核算的办公用品用具、食堂宿舍用品、劳保用品、保洁用品、福利用品及烟

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酒副食品、耗材或其它低值易耗品。生产一线使用的原材料、耗材不在本制度管辖X围。

（三）本制度办公用品的X围不同于税法、会计准则的规定。财务部门记账、报税应按照会计准则及税法相关规定执行。

（四）不论通过何种渠道、何种经费取得的办公用品，包括接受赠送、以投资形式转入的固定资产均适用于本制度。

二、相关部门职责：

（一）行政部门作为办公用品的统一管理部门，在集团财务的指导下，具体负责办公用品的采购和管理，并监督、指导各相关部门使用办公用品。

（二）办公用品财务记账、费用分摊由财务部门负责。

三、办公用品采购

（一）采购与管理分开，双人负责。

（二）行政部应建立常用办公用品参考价目表。

（三）办公用品采购程序：

1、行政部办公用品管理员每月25日前下发《办公用品需求统计表》。各部门根据需要填写办公用品需求，经部门负责人签字后于月底前报行政部。

2、行政部办公用品管理员每月底前统计汇总各部门办公用品需求情况，结合库存情况核定采购数量，制作《月度办公用品采购清单》。

3、《月度办公用品采购清单》经行政经理签字后由交采购员进行采购。

4、采购员接到《月度办公用品采购清单》后应在三个工作日内完成采购。在规定时间内无法完成采购的，应及时通知申报部门，以便其提前规划工作。常用办公用品采购应建立供应商名录，以便进行追溯。专业性或紧急办公用品采购，可由行政部授权申报部门自行采购，行政部进行监督。

5、采购员将办公用品采购回来后与办公用品管理员进行交接。办公用品管理员须认真清点办公用品数目、型号，清点无误后填写入库单，两人共同在入库单上签字。入库单一式两联，一份由办公用品管理员留存，一份由采购员报销时作为附件交财务部门记账。

6、采购员凭发票、采购清单及办公用品管理员签字的入库清单，经逐级审批后报销采购费用。

7、计划外采购由各部门提报采购清单，经行政经理签字后交采购员进行采购，并按上述程序履行入库和报销程序。

四、办公用品管理和领用

（一）办公用品管理员应建立办公用品台账，详细登记各类办公用品的名称、型号、数量、

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采购及领用情况。

（二）员工领用办公用品，须填写《办公用品/烟酒领用登记表》，履行审批程序后方可领用。办公用品领取须由本人签字领取（副总以上可由行政部代签代领），领用人即为保管人，负有妥善保管和合理使用的责任。多人合用的办公用品，部门负责人为保管责任人。

（三）办公用品发放原则上应以旧换新。对于确实无法以旧换新的，行政部将结合办公用品的可用时间，参照领用记录等综合确定是否发放。行政部有权对不合理的领用要求给予拒绝。各类办公用品领用原则如下：

办公用品类

（四）各部门应建立各岗位员工办公用品配备清单。新员工入职，行政部凭人事部门出具的新员工入职证明为新员工配备办公用品。

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（五）办公用品管理实行采购、发放两条线管理。采购的办公用品必须先由办公用品管理员验收入库，后领用。严禁自采、自发、自用。

（六）常用办公用品应保持一定的库存（一般为一个月的使用量）；办公用品入库后应分类存放，做到类别明细、摆放有序，防虫防鼠防潮。

（七）办公用品管理员至少每月对库存办公用品盘点一次，并与办公用品账目进行核对，做到账物相符。

（八）办公用品管理员每月统计汇总各部门办公用品领用情况，经各部门负责人签字后交财务部门进行费用分摊。

（九）员工如发生工作调动或离职等情况，办公用品管理员负责监督员工按规定进行办公用品交接，将个人领用的耐用办公用品（非一次性消耗品）交回行政部。部门内部需要继续留用的，或多人合用的办公用品，应及时变更使用人。

（十）办公用品需要维修、维护的，应报行政部，由行政部统一安排；对于非正常损坏的办公用品，由损坏人/使用人照价赔偿。

（十一）测量仪器等纳入固定资产进行管理。测量仪器日常由行政部负责保管。各单位如有需要时，填写测量仪器借用登记表，从行政部借用测量仪器。借用完毕，及时归还，并从借用登记表上注销。

附：

办公用品管理流程

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办公用品需求统计表

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办公用品领用登记表

办公用品盘点表

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第三章公务车辆管理制度

为规X集团公务车辆管理，提高车辆使用率、保障车辆使用安全，结合集团实际，特制订本制度。

一、相关部门职责

集团行政部总务科设置专门的车辆管理办公室，归口负责集团公务车辆的管理。

二、车辆管理

（一）每台公务车辆均应建立完整的车辆档案，档案内容包括注册登记证书、购置税完税凭证、保险单、保养手册（使用说明书）、备用钥匙、车辆维修保养记录以及车辆行驶证复印件等。

（二）每台公务车辆均应建立台账，详细登记车辆档案情况、车辆品牌型号、登记注册日

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期、年检情况、保险情况等。公务车辆台账应及时更新，每月5日前报行政经理及主管副总。

（三）每台公务车辆必须按集团规定的险种、保额、受益人等投保保险。

（四）每台公务车辆均应安装GPS，车管办负责定期检查GPS运行情况（每月1日、15日）。

（五）总务科车管办负责对公务车辆的年检、续保、维修保养等工作，确保车况良好。

（六）各办公车辆应保持清洁，无特殊情况各办公车辆应至少每两天清洗除味一次，座套至少每个月换洗一次；遇雨雪天气、恶劣路况等情况，车辆应随时清洗，保持清洁。每车一份，建立清洁保养记录。

（七）出车前应例行检查车辆的外观有无损坏，水、电、油及其它性能是否正常，证件是否随车携带。发现问题立即报告车管办，检查无异方可出车。

三、驾驶员管理

（一）现阶段，集团为每台办公车辆配备一名专职司机。集团鼓励员工考取驾照，自驾车辆办公，并将根据实际情况逐步减少专职司机数量。

（二）车管办根据实际情况逐步建立内部驾驶人名录。对初次领用驾驶集团办公车辆的，车管办应要求驾驶人备案驾驶证复印件，以便核定驾驶人资质。

（三）各专职司机负责所分配车辆的驾驶和日常清洁养护等工作，并负责分配车库的卫生。未指定专职司机的车辆，由车管办调派无出车任务的司机清洗。

（四）车管办应定期组织驾驶员培训学习。未经批准不参加培训学习，或培训考试不合格的，从驾驶人名录中除名。

（五）各专职司机无出车任务时，应在司机室待命，随时做好出车准备，不得私自外出、串岗，无特殊情况不得在宿舍逗留。

（六）车辆钥匙应妥善保管，防止丢失。每台车辆钥匙均应指定保管责任人，备用钥匙统一由调度人员保管。司机休假时，车辆钥匙及行驶证应上交车辆管理人员。严禁乱丢乱放。

（七）司机手机应保持24小时畅通，及时接听各类。每月出现三次无法接通时，扣发当月通讯补贴。

（八）全体司机班前一律不得饮酒，酒后一律不得驾车。

四、车辆使用

（一）公务车辆分配

除总裁及部分特殊岗位人员外，其他人员原则上不再配置专用办公车辆。

（二）公务车辆使用审批：

配属个人使用的专用办公车辆使用时无须登记和审批；公用办公车辆使用时须履行审批程

序。

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到市区内南、北、西外环以内、前进大街以西区域内办理公务的，除接送客人、存取大额

现金等特殊情况外，一般不得使用公务车辆。

（三）公务车辆使用审批权限：

1、部门经理级以下员工使用车辆须部门经理签批；特殊情况相应审批权人无法签字时，可请示，事后补签。

2、部门经理及以上管理人员使用车辆可由车管室调度员直接登记安排。

（四）公务车辆使用程序：

1、借用人填写《车辆使用审批表》，详细登记借用人、事由、目的地、出车时间、预计返回时间等信息，并按要求履行审批程序。

2、车管办凭《车辆使用审批表》，结合借用人岗位级次、事情的重要、紧急程度分配车辆。副总裁用车、接送重要客人用车，优先安排档次较高、形象较好的车辆；去工地的，尽量安排越野车等车辆；一般公务用车，以满足工作需要为准。

本制度实施后，需要使用办公车辆的，均应通过车管室调度人员调度，不得直接指挥司机。

3、车管室应建立轮值表。等候出车的司机，应将车辆停放到等候区，随时做好出车准备。接到出车任务时，驾驶员应于5分钟内到达发车区。

4、自驾车辆的，《车辆使用审批表》还需注明驾驶人。车管办派车前要对驾驶人资质进行审核。

5、出车归来，车辆停放到公司指定场所。借用人负责将车辆钥匙交还车管办，并在《车辆使用登记表》中登记归还时间及车辆里程表读数，注销登记。

（五）公务车辆使用注意事项

1、公司员工因私借用车辆，或公司以外人员借用车辆必须经总裁审批。

2、车管办应严格审核驾驶人资质，合理安排车辆，严禁出现无证驾驶或驾驶与准驾车型不相符车辆的情况。

3、借用人归还车辆后，车管办应及时查看车辆状况，检查车内附件是否齐全、车辆有无损坏等。

4、车辆驾驶人出车过程中应遵循安全第一的原则，严格遵守道路交通安全法，安全行车、文明行车，事情办理完毕及时返回。

5、出车过程中只能由借用时登记的驾驶人驾驶，严禁将车辆交由其它人驾驶，否则出现问题由登记的驾驶人承担责任。

6、公用办公车辆实行下班入库制。下班后应停放在公司指定场所，不得乱停乱放或擅自

开回家。特殊情况须在外停放的，须经总裁或授权的高管人员同意。

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7、公务车辆必须在车况良好、证件齐全、保险齐全（强险、商险均在有效期内）方可被

调派使用。

8、车管办必须严格监督借用人填写《车辆使用登记表》并按要求审批后方可派车。

9、车辆调配应本着公务紧急者或距离较远者优先的原则，距离较近者可安排其它出行方式。

五、违章与事故处理

（一）责任划分

因公务出车发生违章或事故导致罚款或其它经济损失的，由驾驶人提交书面说明，经总裁批准后由驾驶员与公司按比例分担。但有下列情形之一者，责任由驾驶人全部负担（实际损失扣除保险公司理赔部分之外由驾驶人全部承担）：

（1）无照驾；

（2）酒后驾驶；

（3）未经批准私自开车外出、外借的；

（4）驾驶公务车辆从事与工作无关的活动（凡能证实驾驶车辆所从事的活动与工作有直接关联的外，其余均视为与工作无关）；

（5）其他被认定的情况。

（二）违章处理程序

1、车管办于每月月底前统一查询公务车辆（含配属个人使用的车辆）违章情况，并通知违章责任人进行处理。

2、违章责任人接到通知一个月内必须把违章处理完毕，否则暂停发放当月工资，直至将违章处理完毕。车管办负责督促违章责任人落实处理违章。

3、找不到责任人的，由车管办调度员负责处理，罚款及处理违章产生的其它费用由车管办调度员承担。

4、原则上，各类违章罚款一律由违章人承担。特殊情况的违章罚款分担办法以集团统一文件为准。

（三）事故处理程序

1、出车途中发生事故，应首先抢救伤员，同时立即报告车管办，并在车管办指导下向公安机关和保险公司报案。

2、车管办接到报告后，应指导或协助当事人办理报案、理赔等事宜，尽量减少损失。

3、重大事故（发生人员伤亡或财产损失2000元以上的）发生后，车管办最迟须于三日内

填写《交通事故报告书》提交主管副总。任何人不得以任何借口隐瞒、延迟上报。

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