如何组织好会议

我们从以下的五个方面交流： 一、无效会议的危害 二、高质量会议的好处

三、如何组织一场高质量的会议 四、如何衡量是高质量的会议 五、参会者会议礼仪

会议是我们工作中不可或缺的一种工作方式。可是经常会听到人们这样的抱怨：又要开会烦死了；天天开会，天天不会；开会简直是浪费我的时间，一听开会头疼，不去又不行等等这样的牢骚。为什么会出现这样的情况呢？主要是因为公司会议的效率太低，无数次重复同样的内容始终没有结果，使人们对会议很反感，却又不得不做，无效会议的危害产生了。 一、无效会议的危害：

(1)目标没有办法实现，会议成了抱怨的载体。

会议涉及到营销目标的制定、，人事、薪资调整等，一定要前期做充分的准备，否则就会成为抱怨会。比如：会议本来是想告诉大家目标制定的情况，却成了抱怨会。宣布了脱离现实的目标就会出现“这样的目标简直是不可能实现的，”“真是站得说话不腰疼，目标拍脑袋就定了，也不看看现在的市场是什么样的”“这么高的目标我不做了”等等的抱怨，这样会议就成为了抱怨的载体了。

(2) 时间成本、场地费用、资料成本等损失巨大。

时间是看不见的内耗，如果会议没有结果，其时间成本、场地费用、资料成本等损失是无法量化的。无效的会议造成企业巨大的浪费，有些是有形的，有些是无形的，有型的指：会议资料、场地费用、销售的影响等

等，无型的指：时间、机会等等，而这样的成本浪费往往没有引起企业足够的注意和重视。

(3)与会者对会议不满，会降低士气，对团队工作没有任何帮助。

由于对会议没有足够的认识，就使例会成为一种形式。比如：有一家餐饮公司，例会内容只有一项：把店内的问题讲出来。会议的气氛就开始紧张了。而且最要命的每次几乎就是那几个问题：员工士气不好、卫生不达标、员工服务不好。这些问题都是管理层面的问题，不是一天两天就可以解决的，然而就是次次说，次次没有解决方法。这样的会议由什么意义呢？对团队工作没有任何帮助。

天天开会，天天不会，长此以往，会议失去了应有的价值。

(4)形成巨大的公司内耗。把大量的时间用在无效的会议上，停滞和阻碍工作的有效进行。

这主要体现在时间成本、沟通成本等等方面，这些属于公司看不见的内耗，而这些内耗严重停滞和阻碍工作的有效进行。 二、高质量会议的好处

(1)开会是一种群体决策的方式，可以避免结论的片面性。避免出现闭门造车、纸上谈兵、一叶障目、乱作决定的现象出现。

就像有些公司的主管，比较大男子注意，所有觉得就得我说了算，这样就不好了，偏激的决定既影响内部的和谐，影响决策的执行情况、员工士气等。应该让大家都有发言权，群策群力，这样朝着一种良性的状态发展。

(2)会议让大家面对面地沟通和交流，可以弥合工作中的一些裂痕。

沟通可以解决一切问题。当然沟通也是有讲究的，高效沟通会起到事半功倍效果，如果有机会我们在交流一下关于沟通质量的话题。

开会就是公司内部沟通最有效的方法之一，可以批发领导的思想，短时间发现、分析、制定、解决公司问题。

(3)会议比简单地发一个文件更有效，因为会议是通过互动把某些观点提升、提炼、进行有效加工的过程。

比如：有些公司老总很重视开晨会，然而把文件下发下去之后发现执行不了，。有些人觉得早会无所谓，开不开都行；有些人在开，却流于形式；有些人开了，落实不了；有些人开几天可以，却坚持不了等等的问题。如果通过讨论让大家意识到早会有多重要，在配合合理的绩效，这比简单的下发一个开晨会的文件要有效的多。如果“意识”没有改变，“行为”就不会有好的结果。

(4)会议能够让与会者参与决策，更容易执行会议所定的目标和任务。

要知道会议的内容是需要员工去执行的，如果员工对所执行的内容有看法、不想执行，其会议决策落实打折扣了。

比如：目标、制度、方案等执行层面的内容就会出现执行难的问题。 (5)会议也是一种有效的培训，是进行信息交流和培训的很好方式。

有句话说：最好的培训是分享。因为在会议中通过交流会有很多的经验和思想撞击出来，有心人会发现，这样的交流可以学到的很多知识。 三、如何组织一场高质量的会议

前段时间有个向日葵说，为什么一件简简单单的会议组织我都做不好呢？ 呵呵，看似简单，其实并不简单，它也是一项庞大的系统工程啊。 怎样才能组织好一场会议呢？从四个方面来交流：

A、确定会议的性质 B会前准备 C会中注意 D会后注意

先说第一个方面：确定会议的性质

首先你要对会议的性质有所了解。一般按照参会人员来分： 1、外部会议

公司外部会议，可以分成产品发布会、研讨会、座谈会、招商会等。 2、内部会议

内部会议包括定期的工作周例会、月例会、年终的总结会、表彰会，以及计划会等等。

每次开会前总是手忙脚乱，好像有一堆事情需要确定，但却总是等到最后一分钟才定下来，还经常漏掉一些事项。 我们将会议分成会议前、会议中、会议后三大块。 第二个方面：会前准备

会前的准备工作根据角色的不同包括二个方面： 1、组织者准备的内容

时间，你要告诉所有的参会人员，会议开始的时间和要进行多长时间。这样能够让参加会议的人员很好地安排自己的工作。

地点，是指会议在什么地点进行，要注意会议室的布局是不是适合这个会议的进行。

人物，以公司内部会议为例，会议有哪些部门来参加，会议有哪些人物来参加？主持人？会议记录？会议内容整理？会议决策下发？拍照？摄像？等等相关岗位人员的确定。 会议的主题

会议需要做什么决定？决定前找谁商议？谁会赞成或否定这一决定？这次会议希望有什么效果？会议组织者对这次会议的期望值实现了多少？会议议程是什么？会后如何跟进？

与会人员是否明白会议议题、任务？是否拿到了会议议程？是否有备而来？是否明白会议结果向谁传达、怎样传达、如何贯彻？

物品准备：就是根据这次会议的类型、目的，需要哪些物品。

一般来讲：纸、笔、笔记本、投影仪、照相机、DV、咖啡、小点心、条幅、会议议程、会议纪律、座次排列等。 2、参会者准备的内容

根据收到的会议通知精神，从主题出发，准备相关的工作资料。 “凡事预则立，不预则废”，会议组织者恰恰是制造员工行为效果的决定因素。

第三个方面：会中注意

在会议进行过程中，大家总是没有重点，东拉西扯，该解决的问题没有解决，无关紧要的话反倒扯了一堆，最后搞得大家筋疲力尽，不了了之。 这就需要一个会议主持人作为议程管理的核心了。 一个有经验的会议主持人应该起到以下作用： ?介绍参会人员 ?控制会议进程

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