检测实验室检测报告管理系统的设计要求及探讨

检测实验室检测报告 管理系统的设计要求及探讨

2262福建分析测试管理工作

检测实验室检测报告管理系统的设计要求及探讨 梁向群

(莆田市产品质量监督检验所,莆田,351100)

摘要:本文从介绍检测实验室工作流程和分析存在问题入手,详细论述检测报告编制和管理软件系统的设计

要求,探索出一种在符合实验室质量体系前提下报告管理系统的解决方案,并通过引入报告模板的概念 来增加报告编制的灵活性.

关键词:实验室;检测报告;质量体系;局域网;模板

DesignRequirementandDiscussionofLaboratoryTestReportManagementSystem LiangXiangqun

(PutianCityProductQualitySupervisionandInspectionInstitute,Putian,351100)

Abstract:Thistextbeginswiththeintroducingthelaboratoryworkf~owandanalyzestheproblemthatisexisting,de?

tailedlydiscussthecompileoftestreportandthedesignrequirementofmanagingthesoftwaresystem,discoveringonekind

ofsolutionundertheconditionofaccordingwiththelaboratoryqualitysystem,meanwhilebringintheconceptofreportcy- clostyletoaddupagilityofthereportestablishment.

Keywords:laboratory,TestReport,QualitySystem,LAN,Cyclostyle 随着网络技术的高速发展,目前大多数实验室 一

般都建设了内部的局域网,并通过路由器接入II1一 ternet,实现内部资源共享及信息查询.少数实验室 也安装了商业软件来实现报告管理,但这些商业软 件要么不适合实验室自身的运作方式,要么不能符 合实验室质量体系评审准则的要求,不能充分利用 内部网络资源.本文按照实验室质量管理体系的 要求,论述了实验室检测报告的自动生成和管理的 设计要求,并探索了一个解决方案,以此来提高实 验室的管理水平. 1实验室检测工作的流程

实验室检测工作是对客户委托的样品进行检测,按 照IS0/IEC17025要求,整个检测工作的开始是从 样品接收,即样品进入实验室开始的,经过实验室 的检测取得数据,最后以检测报告的形式向客户报 告结果,其详细流程详见图一:

各岗位人员根据质量体系的要求各自履行职 责.在这个流程中,涉及的人员有业务接待员,样 品管理员,检测人员,报告编制人员,报告校对人 员,审批人员和报告归档和寄发人员.各人员在样

品的交接过程中都被要求签字确认. 2手工出具检测报告中存在的问题

目前,实验室出具检测报告过程主要是以手写 为主.报告编制人员根据原始记录编制报告底稿, 经校对和审核后交付打印人员打印,再由报告编制 人员校对打印稿,最后交报告批准人批准后发出报 告.这个传统的手段存在如下问题:(如图1) 2.1报告的时效性差.

按照IS0/IEC17025标准的要求,报告应该具 有足够的信息量.使用手写底稿一是所有信息不 能以简写或缩写形式出现,书写繁琐,工作量大;二 是有关客户和样品的信息已在业务接待时填写在 委托书或抽样单中,编写报告底稿时又要进行重 抄,重复劳动,费工费时;三是报告的审核批准等流 收稿日期:2005—6—2

作者简介:梁向群(1967一),男,工程师,业务部主任,主要从事实验室质量体系管理工作.E—mail:ssq05103@163.colin.

检测实验室检测报告管理系统的设计要求及探讨2263 转过程仅仅以底稿等书面材料为单一依据,由于种 匝匦亘 报告校对

报告打印 报告批准 报告发出,归档 图一检测工作流程图

种原因经常会发生交接上的遗忘问题,审批人员把底稿压 在手上没有及时传递到下一个环节,严重影响了报告的及 时性.这就使得出具报告的周期延长,同时也浪费了实验室 的资源,影响了报告的时效性.2.2报告的管理不便 使用手写出具报告一般是在报告发出后形成报告登记 表,而在检或未检的样品只能在样品登记表或委托书,抽样 单中查找,而这些信息是零散的,不关联的.这就造成管理 上的不便:一是报告的唯一性标识即报告编号不好控制,会 出现报告编号重号或漏号现象,而报告的唯一性标识出现 问题是质量体系所不允许的;二是查询和统计不方便,当客 户或实验室决策者要查询某一个在检样品的状态时.经常 要经过几个人之手才能得到准确的数据,如果要对某一批 的检测进行汇总统计就更是麻烦,而且还存在错误校对的 问题.

2.3报告的成本增加

报告底稿交付打印总会出现这样或那样的错误,因此 存在打印一校对发现错误一再打印的过程,有时还会存在 多次校对,打印现象,使得纸张的使用量上升,造成巨大的浪

费,提高了报告的成本. 图2系统框图

这些问题的存在都与报告的手写底稿有关,因 此必须寻找一个解决方案,取消报告编制中的手写 底稿.使用计算机的自动办公系统可以解决这一 问题,其重点和难点在于所编制的应用软件必须符 合实验室认证/认可评审准则的要求. 3系统的功能要求描述

系统设计的指导思想是:一是能够满足实验室 对检测报告编制和管理的需求;二是能够满足实验 室认证/认可的要求;三是尽量使操作简便,减少输 入量.根据需求分析,设计的系统框图如图2: 3.1业务受理模块 3.1.1样品的录入

综合实验室的检测样品归类后有两大类,即委 托送样和现场抽样两类,这两类样品都有相应的委 托书和抽样单.业务受理模块其实就是录入样品 和客户的相关信息.这里需要注意的是样品的编 号问题,按照评审准则的要求,样品在进入实验室

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起就必须有唯一性编号,而且在实验室的整个期间

应保留该标识.因此考虑到现场抽样的样品要在 抽样现场进行编号,样品编号的录入采用手动录入 而不采用自动生成的办法,但为了保证样品编号的 唯一性,录入样品编号时系统应具有重号判断功 能.

3.1.2检测任务安排

样品信息录入后;就要根据样品的检测项目自 动生成流转卡,发送到相应的检验室,检验室发现 流转卡后,即可和业务接待交接样品,并确认接收 流转卡.按照质量体系合同评审的规定,检验室接 收了流转卡之后,委托书中的信息是不能随意修改 的,若发现错误,应将流转卡退回业务接待,由业务 接待按规定进行修改后重新发送,保证相关数据的 修改符合评审准则的要求. 3.2报告编制与管理

当前的一些商业软件输出的检测报告基本上 是以简单的表格形式输出的,其报告的格式和某些 信息几乎是不能改变的,这对于检测项目少,服务 客户专一的实验室可以满足其要求,但对于综合实 验室或经常有客户要求报告格式的实验室就不适 应了.因此有必要寻找一种解决方案,实现输出的 检测报告格式和信息能够按照报告编制人员的意

向而改变. 3.2.1报告模板

为了解决上述难题,系统设计时引入了报告模 板这一概念.即同一产品或类型的报告编制一个 模板,确定报告的格式和一些固定的信息,报告编 制时再将该报告的动态信息填人,即可形成一份报 告.使用报告模板有以下几个作用: (1)减少报告中固定信息的录入.检测报告 的信息量按照IS0/IEC17025规定应符合其5.10.2 ～

5.10.4的要求,这些信息中有相当一部分是固定 不变的,将这些信息放人到模板中,编制报告时直 接从模板中调取这些信息,减少了重复录入,统一 了报告格式,提高了编织报告的效率. (2)减少报告中样品和客户等动态信息的录 入.这些信息在业务受理时已经录入并经过客户 的确认.模板编制时只要告诉模板到哪里去取数 据就行了,当报告编制调用模板时将自动从数据库 中取得数据,提高了效率,减少了差错. (3)增加了报告格式的灵活性.综合实验室 检测范围涉及面广,各种检测工作所要求的报告格 式相差很大,使用了报告模板技术后,改变报告的

格式只须改变模板的格式,不需要修改软件系统, 做到了设计怎样的模板就能得到怎样的报告格式, 一 劳永逸.

3.2.2调用模板生成报告

当检测任务流转报告编制人员手上时,根据样 品选择相应的模板自动生成一份报告,并产生一个 检测数据的录入界面,至此报告的编制工作已经完 成了大部分的工作量,只要根据原始记录将检测得 到的数据和必要的说明录入,点击确认完成电子签 字,即可完成报告的编制工作. 3.2.3报告的校对,审批和打印

报告的校对和审批同样采用电子签名的方式 进行.校对和审批过程发现错误的,可以将报告驳 回到编制人进行修改,也可以直接进行修改.为了 符合评审准则的要求,从报告编制人第一次签名 后,所有对报告内容的改动将被自动记录,记录的 内容除原来的数据外还有修改人和修改时间,保证 所有的修改能够被查询和追溯.经批准后的报告 自动进入待打印报告列表,打印人员根据列表及时 输出报告.由于报告的打印内容与打印人员无关, 将大大减少报告的差错率,同时也完全可以使用网

络打印机来取代打印人员的岗位,节约实验室的人 力资源.

3.3.4归档后的报告借阅和更改

按照质量体系的要求,检测报告存档后的借阅 和更改必须经登记批准才能进行,电子文档的借阅 和更改也必须符合这一规定..

当实验室内部人员通过软件查阅报告时,由报 告档案管理部门确定借阅期限,借阅人员在期限内 可以随时查看该报告所有内容,但不能修改,当期 限到期后,系统自动收回该报告的查阅权限. 当由于客户投诉等原因需要对发出的报告进 行更改时,按照规定应该出具一份更改(更正)报 告,原报告不能进行修改.系统采用增加一个更改 样品号的办法实现这一功能,更改报告编号与原来 的不同,出具流程与正常报告相同,整个流程中可 以看到原来的报告内容和更改的要求. 3.3系统的管理和维护

检测实验室检测报告管理系统的设计要求及探讨2265 3.3.1人员权限管理

按照质量体系的要求,保存在计算机内的数据 要防止未经授权人员随意取得或更改,因此系统的

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