OA系统运行管理规定 - 图文

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_______公司

OA协同办公系统管理办法

文件编号：

编制 审核 批准 实施日期

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1. 目的：

为使公司办公自动化系统安全稳定运行，加快公司办公业务透明、规范、高效的运行，加快公文、请示等业务流转，达到管理科学，提高工作效率的目的。

2. 适用范围：

适用于_______公司所有各二级单位、部室、子公司。

公司内部流转的各种文体的公文、各类请示、价格审批、合同评审等办公业务，本系统预设协同模板和表单见附表1，均属本系统管理业务范围。

3. 管理职责

3.1 信息评价部负责本系统的运行维护管理，包括用户管理、权限管理，表单制作、流程配置和系

统运行参数调整等工作内容。

3.2 公司办公室负责本系统各业务及管理流程的制定。

3.3 各二级单位、部室负责按照本规定正确使用本系统，将在使用中出现的问题及时反馈给信息评

价部，属业务流程变动或新增的，需要先提交公司办公室审核确认。

3.4 公司系统管理员负责本系统的日常维护。

3.5 各二级单位、部室管理员负责本部门人员的培训并接受公司系统管理员的指导和工作安排。 4. 术语

4.1 OA系统：本管理制度所说的OA系统指某某有限责任公司应用的用友致远OA系统。

4.2 协同：泛指组织中多人完成一个或多个事务的行为方式和过程，协同工作是组织行为的基本模

式和状态。

4.3 表单：表单指由系统管理人员根据业务要求在系统内定制固定表样，并将表样与流程捆绑在一

起供用户调用的应用模式。

5. 过程流程图 无

6. 过程要求

6.1 使用要求

6.1.1 OA终端用户必须保证每天登录OA系统，查看是否有本人相关的业务需要处理，保证业务处理及时

性和准确性。

6.1.2 OA终端用户要保证OA系统上相关事项的处理时间不超过24小时，因出差、请假等原因不能及时

处理时，要求通过设置代理人员代为办理。

6.1.3 OA在线用户如果长时间不从事OA相关业务处理时（时间超过15分钟）应退出OA系统，以便OA

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系统释放空间可供其他人员登录使用，信息评价部不定期进行抽查与公示。

6.1.4 被授权用户对自己享用的资源负有保护责任，应使用好密码并不得泄露给他人；因密码泄露或更

新不及时等引起的损失由用户本人承担，给公司造成重大损失的要追究法律责任，并按公司相关规定办理。

6.1.5 各终端用户要保证通过OA系统发布、流转的信息和文件的内容完整准确，并对所发布的内容负责。

不得发布权限范围之外的内容和与工作无关的垃圾信息。

6.1.6 除公司收文模块可在收文表单意栏中见中输入“已阅”外，其他签报文件或表单领导阅后必须输

入意见，只能选择同意、不同意，并可输入其他意见。如果只选择“已阅” 并无其它意见，则一律视为“同意”。

6.1.7 要充分利用A6精灵功能，要求各单位领导、公文收发员、机要秘书等重要岗位必须保证公文快速

传输。重要岗位及关键用户要设开机密码，保证计算机安全，因登录密码被盗用造成的损失由用户本人承担。

6.1.8 流程表中的责任部门负责流程业务建立与执行过程的监督，并对各单位是否按流程进行业务处理

进行管理，信息评价部负责对流程的责任部门进行评价与监督。

6.2 人员及权限管理 6.2.1 人员权限管理

6.2.1.1 OA用户分为：系统管理员、部门管理员、公文收发员、一般用户。

6.2.1.2 因工作需要新增公司信息管理系统用户时，由所在单位通过OA系统“信息系统用户申请表”流

程进行用户及权限申请。

6.2.1.3 人员调动、部门更名或取消等引起用户变动，各单位应在事件发生后2小时内通过“信息系统

用户申请表”流程上报，以便系统管理员能够及时针对具体情况进行参数及权限调整。

6.2.1.4 各终端用户不得随意发布与工作无关的信息，对自已的行为负责，造成不良后果的追究相关责

任。

6.2.1.5 OA“电子印章”和“手写签名”均设置单独的密码，具备相应权限的用户应妥善保管好单独的

密码，因密码被盗用等引起的行政或法律纠纷由用户本人承担。

6.2.2 节点权限

6.2.2.1 公司发文流程节点对应节点策略

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拟文—继续并提交

封发—继续并提交、后续节点

审批—回退、撤销、知会、加签、减签、修改文单、当前会签、督办、修改正文、态度、暂存待办、

添加附件、意见隐藏、常用语、意见、后续节点、继续并提交

审核—回退、撤销、知会、加签、减签、修改文单、修改正文、态度、暂存待办、添加附件、常用

语、意见、后续节点、继续并提交

提交—回退、知会、加签、减签、常用语、意见、后续节点、继续并提交 批示—修改正文、暂存待办、常用语、意见、后续节点、继续并提交 清稿—回退、修改正文、后续节点、继续并提交

复核—回退、修改文单、督办、修改正文、态度、常用语、意见、后续节点、继续并提交 会签—回退、加签、减签、态度、常用语、意见、后续节点、继续并提交 归档—修改文单、调整文号、归档、意见、后续节点、继续并提交 编号、套红—回退、修改文单、调整文号、套红、后续节点、继续并提交 签发—修改正文、暂存待办、常用语、意见、后续节点、继续并提交 盖章—修改文单、盖章、后续节点、继续并提交

承办—回退、知会、态度、常用语、意见、添加附件、暂存待办、后续节点、继续并提交 办理—回退、知会、加签、减签、当前会签、态度、暂存待办、常用语、意见、后续节点、继续并

提交

6.2.2.2 公司收文流程节点对应节点策略

登记—继续并提交

归档—归档、继续并提交、后续节点

拟办—回退、撤销、终止、知会、加签、当前会签、暂存待办、添加附件、意见隐藏、常用语、意见、后续节点、继续并提交

知会—暂存待办、添加附件、意见隐藏、态度、常用语、意见、后续节点、继续并提交 阅办—加签、减签、态度、常用语、意见、后续节点、继续并提交

审批—回退、撤销、知会、加签、减签、修改文单、当前会签、督办、修改正文、态度、暂存待办、添加附件、意见隐藏、常用语、意见、后续节点、继续并提交

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审核—回退、撤销、知会、加签、减签、修改文单、修改正文、态度、暂存待办、添加附件、常用语、意见、后续节点、继续并提交

提交—回退、知会、加签、减签、常用语、意见、后续节点、继续并提交 批示—修改正文、暂存待办、常用语、意见、后续节点、继续并提交 会签—回退、加签、减签、态度、常用语、意见、后续节点、继续并提交 归档—修改文单、调整文号、归档、意见、后续节点、继续并提交

承办—回退、知会、态度、常用语、意见、添加附件、暂存待办、后续节点、继续并提交

办理—回退、知会、加签、减签、当前会签、态度、暂存待办、常用语、意见、后续节点、继续并提交

6.2.2.3 协同节点权限：

协同—常用语、当前会签、转发、回退、终止、知会、加签、态度、修改正文、意见、意见隐藏、跟踪、添加附件、暂存待办、后续节点、继续并提交、继续并归档、继续并删除

知会—常用语、当前会签、转发、回退、终止、知会、加签、态度、意见、意见隐藏、跟踪、添加附件、暂存待办、后续节点、继续并提交

发起—常用语、当前会签、转发、回退、终止、知会、加签、态度、修改正文、意见、意见隐藏、跟踪、添加附件、暂存待办、后续节点、继续并提交、继续并归档、继续并删除

归档—知会、后续节点、继续并提交、继续并归档

提交—常用语、当前会签、转发、回退、知会、加签、减签、撤销、修改正文、意见、意见隐藏、添加附件、后续节点、继续并提交

批示—常用语、当前会签、回退、知会、态度、意见、意见隐藏、跟踪、添加附件、暂存待办、后续节点、继续并提交

审批—常用语、当前会签、转发、回退、知会、加签、态度、修改正文、意见、意见隐藏、跟踪、添加附件、暂存待办、后续节点、继续并提交

审核—常用语、转发、回退、知会、加签、态度、修改正文、意见、意见隐藏、跟踪、添加附件、暂存待办、后续节点、继续并提交

承办—常用语、回退、知会、态度、意见、添加附件、后续节点、继续并提交 终止—终止、后续节点、继续并提交

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6.3 公文管理：

6.3.1 公文格式要求：

参照国资办[2006]52号文《关于省政府国资委系统公文处理规划化有关要求的通知》中公文格式要求。 1.1.1 公司发文：

发起人拟文—发起者部门主管审核—相关部门领导会签—行政机要秘书提交—办公室主任审批—公司领导签发—办公室主任提交—行政机要秘书编号、套红—行政机要秘书清稿—办公室主任复核—行政机要秘书盖章—行政机要秘书封发 1.1.2 公司收文：

行政机要秘书登记—办公室主任拟办—公司领导批示—办公室主任提交—公司领导批示—办公室主任提交—行政机要秘书提交—相关部门领导阅办—行政机要秘书归档 1.1.3 部门发文：

发起人拟文—发起者部门主管审批—（发起者部门）部门一把手领导审批—发起者部门公文收发员编号、套红—发起者部门公文收发员清稿—发起者部门公文收发员封发 1.1.4 部门收文：

发起者部门公文收发员登记—发起者部门主管审批—发起者部门公文收发员提交—（发起者部门）承办人阅办—发起者部门公文收发员归档 1.1.5 党委发文：

（授权党委工作部）发起人拟文—党委工作部主任审批—公司领导签发—党委工作部主任提交—党委机要秘书编号、套红—党委机要秘书清稿—党委工作部主任复核—党委机要秘书盖章——党委机要秘书封发

1.1.6 党委收文：

党委机要秘书登记—党委工作部主任拟办—公司领导批示—党委工作部主任提交—公司领导批示—党委工作部主任提交—党委机要秘书提交—相关部门领导阅办—党委机要秘书归档

6.4 表单管理

6.4.1 在OA内设置表单的功能，将业务中的固定表格、固定流程设置在系统中，由发起人调用，进行

事务的发起。

6.4.2 已经在OA系统中设置表单模板的业务，均要求通过OA表单管理功能进行业务处理，如有特殊原

因，经公司主管领导同意方可办理。

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举例：（文件评审记录应用流程）

发起人发起—发起者部门主管审批—公司办公室文件管理员审核—（公司）承办人审核—公司办公室行政管理员审核—相关部门领导审批—办公室主任审。

6.5 协同模板

6.5.1 OA系统内预设协同模板，将固定流程处理的办公或其它事务固化在系统中，由发起人直接调用，

进行事务的发起；

6.5.2 已设置协同模板的业务，均要求通过OA协同模板管理功能进行业务处理。

举例：（电子公告审批流程）

发起人发起—发起者部门主管审批—公司领导批示—公告管理员组承办

6.6 签报管理

6.6.1 签报管理适用于公司各部门间或向公司提出的各类申请，请示、函等文件。

6.6.2 签报管理由签报发起人直接调用模板来完成，不允许通过新建个人协同事务来发起签报。 6.6.3 签报管理流程：

发起人拟文——发起者部门主管审批—相关部门领导会签—发起者部门公文收发员提交—（发起者部门）部门一把手领导审批—办公室主任办理—公司领导批示—办公室主任提交—发起者部门主管承办—发起者部门公文收发员编号、套红—发起者部门公文收发员清稿—发起者部门公文收发员封发。

6.7 项目管理

6.7.1 由固定人员组成，能够持续一定时间的事项，视为项目管理，要求在OA系统内通过项目管理

能来管理项目计划，项目会议纪要，项目重要事项处理等工作；

6.7.2 项目的创建授权二级单位领导，由二级单位领导进行项目创建；

6.7.3 项目负责人、项目领导、项目成员均由项目创建者负责建立完成，建立完成后，项目涉及人员可

以查询所有项目工作内容；

6.7.4 所有涉及项目的工作，必须通过新建项目协同来完成工作创建，以利于项目工作统一归档管理；

如有需要使用协同模板或表单模板的，在调用模板后应选择关联项目。

7 考核

7.1 OA系统用户的人员编码、用户名称和登录名称均是某某员工在系统内进行操作的标识，用户要妥

善保管用户密码并不定期更新，禁止将用户账号提供外来人员登录系统进行操作，发现一次考核责任单位1000元；同时建议由公司给予其它处分。

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7.2 所有OA用户应按本管理规定完成协同模板、表单模板、公文、签报、项目管理，未按时间或业

务处理要求完成的，每项业务考核责任单位500元。

7.3 流程中的上一节点处理人员有催办的义务，下一节点处理人员有审核是否按本流程执行的义务，

并应互相监督，出现问题两者负相同责任，同时考核。

8 绩效指标

无

9 相关程序、支持文件

冀国资办[2006]52号文

10 记录

无

更改状态

日 期 2006.9.1 2007.12.12 章 节 ―― ―― 更改内容 新订 全部更新 版本号 2006/0 2007/0 更改人 王良臣 陈沁华 批准人 袁世臻

附1：OA系统流程表及责任单位 流程 分类 分类序号 1 2 3 招待类 4 5 6 7 8 1 行政类 2 3 流程名称 ____（处室）客饭申请单 ____（分厂）客饭申请单 ____客饭报销单 免费住宿申请单 用车使用申请单 ____（处室）招待费使用申请单（非新光酒店就餐） ____（分厂）招待费使用申请单（非新光酒店就餐） 招待费用月结审批（分公司、子公司） ____（个人）小车进厂出入证申请单 印章使用申请单 进厂考察参观审批表 责任单位 公司办公室 公司办公室 公司办公室 公司办公室 公司办公室 公司办公室 公司办公室 公司办公室 物业治安科 公司办公室 公司办公室 北京致远协创软件有限公司 8 www.seeyon.com

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流程 分类 分类序号 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 1 2 3 4 出差申请单 请假单 科技单项奖审批 流程名称 责任单位 公司办公室 人力资源部 技术中心 安全生产部 安全生产部 公司办公室 公司办公室 北京科技中心 销售部 销售部 技术中心 信息评价部 公司办公室 北京焊网 纪委审计监察部 纪委审计监察部 纪委审计监察部 纪委审计监察部 纪委审计监察部 纪委审计监察部 纪委审计监察部 纪委审计监察部 纪委审计监察部 纪委审计监察部 群团工作部 群团工作部 群团工作部 群团工作部 群团工作部 财务部 每月新光物业公司包干费用情况反馈卡 办公楼物业综合服务工作考核表 档案查/阅审批单 复印晒图审批单 外委实验费用审批 小汽车行车任务结算单 小汽车费用报销单 标准审批 电子公告审批 新闻发布审批 档案查/阅审批单（分公司档案馆） 效能监察立项表（临时立项） 效能监察立项表（报国资委） 效能监察终结表（报国资委，一年一次） 财务审计立项审批表 对***（人员）审计报告 对***（部门）审计报告 对***（工程）审计报告 监察建议书 月度资金计划审批表 调查报告（对应临时立项效能监察立项表） 某某慈善基金会关于为_____献爱心的请示 群团工作部发起的通知（请示、函） 群团工作部发起的通知（需相关部门会签）（请示、函） 群团工作部发起的通知（需公司领导批示）（请示） 女工计生普查审批单 借款单（OA流程和纸制单据并存，纸制借款单据和报销单据财务走账时签名为实际借款人，OA表单中借款人为实际借款人，要求发起人填写，不是与发起人绑定） 付款单（要求有付款计划单可查）（OA流程和纸制现金支付凭证并存） 月付款计划审批单 追加月付款计划审批单 日付款单 全面预算管理 采购质保金支付申请 月度资金计划审批表 **年**月月度资金支付计划审批单 审计监察类 5 6 7 8 9 10 1 2 群团类 3 4 5 1 2 财务类 3 4 5 6 7 8 9 财务部 财务部 财务部 财务部 财务部 财务部 北京焊网 北京焊网 北京致远协创软件有限公司 9 www.seeyon.com

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流程 分类 分类序号 10 11 1 2 检定费请示 专项费用请示 月度工资总额审批 临时用工审批表 流程名称 责任单位 财务部 质量控制部 人力资源部 人力资源部 人力资源部 人力资源部 人力资源部 人力资源部 公司办公室 公司办公是 人力资源部 公司办公室 人力资源部 采购部 采购部 采购部 采购部 采购部 物业公司 信息评价部 公司办公室 北京焊网 北京焊网 北京焊网 采购部 投资管理部 采购部 投资管理部 投资管理部 销售部 销售部 销售部 销售部 线材精制厂 投资管理部 采购部 采购部 采购部 线材精制厂 线材精制厂 人力资源类 3 4 5 6 1 2 ___工资发放单（包括分类汇总表） ____（单位）处级人员考勤表 ____（单位）员工考勤表 员工月度培训计划 体系文件多功能小组评审表 三体系绩效指标报表 职能处室月份专业考核结果通知单 各部门月度履责情况报告 专业考核落实表 供应商业绩评价表 采购质量异议处理审批单（综合类物资） 紧急采购计划流程 采购计划问题反馈 大宗类日报表（原燃料日进统计表、欠款台帐、付款明细表、付款汇总表） 出厂物资报表 ___进厂原料统计汇总表、进厂原料明细统计表 进出厂物资汇总表 合同条款变更申请 价格审批表 销售合同审批 综合类价格审批单 某某合同（协议）会签/审批表 大宗原燃料价格审批表 大宗原燃料合同管理 综合类物资合同管理 价格变动申报表 （出口线材）价格申请表（带附表）、合同审批表 出口合同更改 钢材买卖合同 线材精制厂___年____月价格审批单 合同（协议）签订 采购合同 组价价格申请表 物资采购价格调整申请表 北方区域精制线材合同签订价格表 南方区域精制线材合同签订价格表 文件类 3 4 5 1 2 3 4 5 采购类 进/出厂类 1 3 4 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 合同价格类 北京致远协创软件有限公司 10 www.seeyon.com

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