灵智企业行政管理制度

灵智企业行政管理制度

目 录

第一章 总则…………………………………………………………….1 第二章 会议管理………………………………………………………..1 第三章 外事接待管理…………………………………………………..4 第四章 文书管理………………………………………………………..8 第五章 印章管理………………………………………………………16 第六章 合同管理………………………………………………………19 第七章 档案管理………………………………………………………25 第八章 图书管理………………………………………………………29 第九章 物品管理………………………………………………………32 第十章 车辆管理………………………………………………………33 第十一章 公共关系管理………………………………………………40

灵智企业行政管理制度 第一章 总 则

第一条 为加强企业行政事务管理，明确企业内部关系，使各项管理标准化、制度化、提高办事效率，特制订本制度

第二条 行政管理制度由行政部负责实施并解释 第二章 会议管理

第三条 会议种类及定期召开时间 2.3.1 企业设立四级例会制度：

2.3.1.1 企业董事会议（每半年召开一次） 2.3.1.2 总经理办公会议（每周一上午8：30） 2.3.1.3 部门工作会议（每周五下午2：30）

2.3.1.4 全体员工会议（每年一月第二周周五下午2：30及春节放假前一天） 2.3.2 企业设立的其他会议制度（不定期召开） 2.3.2.1 投资决策（审议）会议 2.3.2.2 鉴定、评审、论证会议 2.3.2.3 计划调度会议 2.3.2.4 工作汇报会议 2.3.2.5 新闻发布会议 2.3.2.6 研讨会议 2.3.2.7 专题会议

2.3.3 企业会议除定期召开的外，临时会议临时召开，如遇时间冲突，按小会服从大会、次要服从主要的原则

第四条 会议管理体制

2.4.1 企业行政部统一管理会议制度，所有会议均需在行政部备案 2.4.2会务工作主要由行政部承办，其他部门承办的会议，行政部应予协助

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2.4.3 除其他部门主办的会议资料各自整理（将整理成文的会议纪要交行政部备案）、立卷、存档外，会议资料均由行政部整理、立卷、存档

第五条 会议程序

2.5.1 对定期的常规会议，在会前应明确该次会议主题和临时出席或列席人员 2.5.1.1 董事会议参加人员：公司董事、临时出列席人员

2.5.1.2 总经理办公会议参加人员：总经理、副总经理、部门经理、各分公司经理、临时出列席人员

2.5.1.3 部门工作会议参加人员：部门所有人员、临时出列席人员 2.5.1.4 全体员工会议参加人员：全体员工（临时用工除外）

2.5.2 对不定期的重要会议（指投资决策（审议）会议；鉴定、评审、论证会议；新闻发布会议；研讨会议），承办人应提出会议企划报告，该报告须经总经理批准后执行，报告内容包括：

2.5.2.1 会议名称 2.5.2.2 会议主旨和目标 2.5.2.3 会议议项 2.5.2.4 会议时间 2.5.2.5 会议地点 2.5.2.6 会议议程 2.5.2.7 会议主持人 2.5.2.8 出席人员名单 2.5.2.9 会议经费预算 2.5.2.10 接待工作说明

2.5.3 根据会议要项拟定会议通知，并提前张贴或发送，对重要会议需发几轮通知的应做好每轮工作

对出席会议的重要和主要人员，应通过电话等方式确定是否能如期出席，并作出相应安排

2.5.4 会议承办人应及时准备场所、会议文件或资料。必要时进行会场布置，设备调试，

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对重点发言对象须确保其发言

2.5.5 在会议进行中做好记录，必要时可采用录音、录像，妥善保存记录材料 第六条 会议流程

确定议题→ 安排议程→ 发出通知→ 会务准备→ 会议签到→ 会议记录→ 撰写纪要→ 上级阅改→ 印发相关人员→ 归档

第七条 会议室管理规定 2.7.1 会议室由行政部负责管理

2.7.2 会议室只限本公司相关职能部门使用，外单位借用会议室须经行政部经理批准，并到行政部办理借用手续，各部门无权将会议室借给外单位使用

2.7.3 企业各部门使用会议室须经行政部同意后办理相关手续，领取会议室钥匙 2.7.4 任何部门和个人未经行政部同意，不得将会议室的各种设施拿出会议室或转做他用

2.7.5 使用会议室的部门用后应负责及时清洁会议室，锁好门窗将钥匙交回行政部 第八条 会议纪要的办理

2.8.1股东会会议、董事会会议和由董事长主持召开的其他会议，会议于上午12点前结束的，董事长秘书在下午6点以前拟发会议纪要；会议于下午4点以后结束的，在第二天上午12点以前拟发会议纪要。

董事长秘书拟督促各部门按会议纪要办理相关事项，并将办理情况整理报董事长。 2.8.2总经理办公会议，办公例会和由总经理主持召开的其他会议。会议于上午12点前结束的，总经理秘书在下午6点以前拟发会议纪要。会议于下午4点以后结束的，在第二天上午12点以前拟发会议纪要，总经理秘书拟督促各部门按会议纪要办理相关事项，并将办理情况整理报总经理。

2.8.3公司各部门主持召开的会议，会议在上午12点前结束的，部门文档（资料）员（或负责人）在下午6点以前拟发会议纪要；会议于下午4点以后结束的，在第二天上午12点以前拟发会议纪要。

会议纪要送一份给行政部行政管理员，由行政管理员督促各部门按会议纪要办理相关事项，并将办理情况整理报行政部经理，行政部经理将督办情况报董事长、总经理。

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2.8.4各种会议纪要送一份给行政部档案管理员归集存档。 第三章 外事接待管理 第九条 对外接待范围

3.9.1 接待范围主要是企业及所属各部门，以及各子（分）公司经营管理活动所涉及的宴请、接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作

3.9.2 接待对象分为内宾和外宾 第十条 对外接待部门

3.10.1 企业行政部为企业负责接待的职能部门

3.10.2 遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有关部门要积极主动配合

第十一条 接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则

3.11.1 平等原则：对来宾无论职务高低，都要平等对待，不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面。特殊情况高规格接待

3.11.2 对口原则：各职能部门对口接待。综合性接待时，各部门应予以协调，谁为主出面接待谁结账

3.11.3 节约原则：内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费、不重复宴请、主方人数一般不多于宾客人数

3.11.4 周到原则：接待程序应衔接周密，接待方式应完善

3.11.5 保密原则：向不定期来宾介绍情况，注意保守企业机密。重要会议要有记录。巧妙回避不易回答的问题

第十二条 接待规格的确定

3.12.1 高规格接待：适用于上级机关派员来人，其他企、事业单位派员来人洽商重要事宜，下属企业领导来访和汇报工作

3.12.2 对等接待：适用于一般性接待活动

3.12.3 低规格接待：陪客比来宾职务低一些，适用于经常性业务往来 第十三条 接待礼仪

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3.13.1 见面：原则为主动、热情、礼貌，但要注意适度 3.13.2 接待：主动起迎，问明来意 3.13.3 安排交谈地点

3.13.3.1 根据来客来意和身份，安排适当地点进行交谈

3.13.3.2 手头正忙，一时难以抽身时，应向来客说明暂请他人代接待或另商时间 3.13.3.3 切忌让客人久候而无人问津

3.13.3.4 客户提出与领导或他人交谈，应及时联络，并将客人引至会谈地点等候会面，介绍后再行离开

第十四条 引见

3.14.1 首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名） 3.14.2 引见顺序

3.14.2.1 把职务低、年纪轻的介绍给职务高、年纪大的人 3.14.2.2 按职务高低依次介绍一行来客 3.14.2.3 职务相同先介绍年纪大的

3.14.2.4 领导与来客交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排 第十五条 行路

3.15.1 陪同客人行路，请客人行于自己右侧

3.15.2 乘坐车辆，上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门 3.15.3 自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要置于前或后 第十六条 其他

3.16.1 穿着不得过于随便，衣着整洁

3.16.2 主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士 3.16.3 尊重不同来宾的风俗习惯和礼节

3.16.4 因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当方式致歉 第十七条 接待内容和程序 3.17.1 接待内宾

3.17.1.1 接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务、使命、抵

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离时间、乘坐交通工具及车次或航班

3.17.1.2 布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准

3.17.1.3 迎接安排。根据来宾身份、人数、性别、预定招待所或宾馆，安排好伙食标准，进餐方式、时间、地点，按抵达时间派人派车迎送

3.17.1.4 看望、商议日程。来宾住下后，企业有关人员前往看望，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门

3.17.1.5 安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导前往，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员

3.17.1.6 组织活动实施。按参观考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报座谈会

3.17.1.7 送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿账目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场

3.17.2 接待外宾

接待内容与程序基本相同，主要注意点为 3.17.2.1 迎送

3.17.2.1.1 安排迎送陪同人员和译员，要由与外宾身份相当的对口、对等人员迎送 3.17.2.1.2 对身份较高的外宾，事先应在机场、车站或码头安排贵宾休息室并备有饮料 3.17.2.2 会见、会谈

3.17.2.2.1 会见、会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前一天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等

3.17.2.2.2 我方人员应提前到达，并在门口迎送

3.17.2.2.3 对会见、会谈场所、座位事先精心安排，留定座位；双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中、外文座位卡

3.17.2.2.4 会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边；团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座

3.17.2.2.5 会谈时用长桌的，主宾各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中

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间位置

3.17.2.2.6 如有合影，事先安排合影图。合影人员主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主宾双方间隔排列

3.17.2.3 宴请标准

3.17.2.3.1 重要官员、关系户100~120元/人·每餐 3.17.2.3.2 较重要的官员、关系户80~100元/人·每餐 3.17.2.3.3 地方一般干部、外单位来人50~80元/人·每餐 3.17.2.3.4 企业分支机构来人30~50元左右/人·每餐 3.17.2.3.5 其他特殊情况特殊处理 3.17.2.4 住宿标准

3.17.2.4.1重要官员、关系户150~300元/人·天 3.17.2.4.2较重要的官员、关系户100~200元/人·天 3.17.2.4.3 外地外单位来人100~200元/人·天 第四章 文书管理

第十八条 组织管理

4.18.1 企业各部门与外界来往文书的收发，由行政部统一办理。各分公司所在地的总收发，由其所属部门办理，行政部负责文书的收受及发送

4.18.2 管理部门应制定人员负责来往文书的核稿、收发、拆封、登记、分发、稽催、校对、监印、档案管理等事宜

第十九条 公文的种类 4.19.1 企业的通用公文种类

4.19.1.1 请示。向上级部门请求、请示批准的事项

4.19.1.2 报告。向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议、答复下级的请示事项 4.19.1.3 决定。对企业重要事项或重大活动作出安排 4.19.1.4 决议。经过会议讨论或议定，要求贯彻实行的事项 4.19.1.5 批复。上级答复下级的请示事项

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4.19.1.6 通告。在企业范围内公布应当遵守或周知的事项

4.19.1.7 通知。传达、批转上级、同级、不相属部门的公文；传达要求下级部门协助或需要周知或公共执行的事项；发布规章、任免聘用事项

4.19.1.8 通报。表彰先进、批评错误、传达重要情况

4.19.1.9 函。对同级或不相属单位间相互介绍、商洽、询问、催办、答复某些问题、请有关部门批准

4.19.1.10 会议纪要。记载和表达会议重要精神和议定事项，要求与会单位共同遵守执行

4.19.2 企业的专用公文包括：备忘录、意向书、协议书、合同书、契约、各种报告、广告书、说明书、请柬、贺词、新闻稿、启事等

4.19.3 文书的类别

4.19.3.1 绝密。指极为重要并且不得向无关人员泄露内容的文书 4.19.3.2 秘密。指次重要并且不得向无关人员透露内容的文书 4.19.3.3 机密。指不宜向企业以外人员透露内容的文书

4.19.3.4 普通。指非机密文书。如果附有其他调查问卷之类的重要内容，则另当别论 4.19.3.5 传阅。指在本企业内部传阅或传达的文书 第二十条 文书的制作要领 4.20.1 公文格式 4.20.1.1 公文内容

4.20.1.1.1 发文号：字体为黑体，字号为五号。由企业的代字、发文年度、发问顺序号组成，位于问头与界栏线上，

凡对外公文统一发文号为：

灵智农科[20××]第×××号（如1号须编写为第001号，以下类同） 毛尖集团[20××]第×××号 灵智房产[20××]第×××号 凡对内公文统一发文号为： 企业总部

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董事办： 灵智董字[20××]第×××号 总经办 灵智总字[20××]第×××号 行政部 灵智行字[20××]第×××号 人力资源部 灵智人字[20××]第×××号 企划部 灵智企字[20××]第×××号 财务部 灵智财字[20××]第×××号 房开公司

综合开发部 灵智房综开字[20××]第×××号 总工办 灵智房总工字[20××]第×××号 物管部 灵智房物管字[20××]第×××号 营销部 灵智房营销字[20××]第×××号 农科公司

综合开发部 灵智农综开字[20××]第×××号 总工办 灵智农总工字[20××]第×××号 经营部 灵智农经营字[20××]第×××号 信息部 灵智农信息字[20××]第×××号 物流部 灵智农物流字[20××]第×××号 物管部 灵智农物管字[20××]第×××号 农科所 灵智农农科字[20××]第×××号 检测中心 灵智农农检字[20××]第×××号 信息结算中心 灵智农信算字[20××]第×××号 毛尖集团

茶场 毛尖茶场字[20××]第×××号 商标管理中心 毛尖商标字[20××]第×××号 茶科所 毛尖茶科字[20××]第×××号 茶艺厅 毛尖茶艺字[20××]第×××号 检测中心 毛尖茶检字[20××]第×××号

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4.20.1.1.2 标题：字体为宋体加粗，字号为小二号。对公文主要内容的概括和反映，是公文的眉目。文字需简明扼要，注明公文种类（按第十八条执行）。4.20.1.1.3 收文机关：字体为宋体加粗，字号为四号。在标题下方左上侧，向上级的请示、报告，一般只写一个主送单位；须同时报送另一个上级部门的，用“抄报”；对同级或下级则用“抄送”；对下级的决定、决议、批复、通知、通告、通报等可同时列举收文单位。

4.20.1.1.3 正文：字体为宋体，字号为四号。公文的主体部分。应简练准确，不能用大概、可能及不准确的数字反映真实事件

4.20.1.1.4 发文机关：字体为宋体，字号为四号。制发文的单位，位于正文右下侧，应写全称

4.20.1.1.5 公文日期：字体为宋体，字号为四号，数字部分须用大写。包括年、月、日，写在公文末尾，一般以印制日期为准，重要公文以签发日期为准

4.20.1.1.6 公文签发：“签发”两字字体为宋体加粗，字号为四号；签名字体为楷体，字号为四号。公司发文由法定代表人或其授权委托人办理签发手续；内部发文由部门负责人办理签发手续；签发文件原稿签发处签名为签发人手写签名（留存备查），正式发文签发处签名为打印体

4.20.1.1.7 公文印章。加印在发文日期中间，上不压正文，下压日期。 说明：1、对外发文加盖公司印章 2、对内发文：

① 企业集团公司正式成立前，总部发文均加盖“灵智企业×××部（办公室）”印章 ② 企业集团公司正式成立后，以正式成立后启用的印章为准

③ 各分公司内部发文，均加盖“×××公司×××部（办公室）”印章 4.20.1.1.8 密级。保密文件应注明密级

4.20.1.1.9 附件。位于正文之后，印章之前，注明附件的序号、标题 4.20.1.2 用纸格式。发文统一用A4型纸张打印 4.20.1.3 印装格式

4.20.1.3.1 公文均采用横书横排 4.20.1.3.2 印刷须在左端装订

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4.20.1.3.3 装订办法可为：线装、订装、孔装、胶装

4.20.1.4 版面格式：首页采用文头，末尾须注明主题词、抄报、抄送（均加下划线）及印制份数，字体为黑体，字号为四号

4.20.2 行文原则 4.20.2.1 上行文原则

4.20.2.1.1 逐级行文：即下一级行文给直接上级

4.20.2.1.2 多级同时行文：即下级向上级和更高上级同时行文

4.20.2.1.3 越级行文：遇特殊、紧急情况时；对直接上级的检举和控告 4.20.2.2 下行文原则：逐级行文、多级同时行文、直贯到底行文 4.20.2.3 平行文原则：相互没有隶属关系的部门之间的相互行文 第二十一条 文书制作流程 4.21.1 对外行文操作流程 4.21.1.1 拟稿

4.21.1.1.1 由具体承办人员起草，并由部门负责人审核

4.21.1.1.2 承办人起草的文件应由承办人手写签名报送并向被送达人办理签收手续 4.21.1.2 核稿

4.21.1.2.1 拟稿完毕后填写发文拟稿单一并送各级领导审核

4.21.1.2.2 审核有问题时，与有关当事人沟通，统一意见后进行修改 4.21.1.3 签发。有关领导审核签发，明确签署意见、姓名、日期 4.21.1.4 编号。由行政部统一编排发文字号 4.21.1.5 缮印校对 4.21.1.5.1 急件应先行处理 4.21.1.5.2 保密件应由专人打印

4.21.1.5.3 打印后的校样、废纸等应妥善处理

4.21.1.5.4 校对应由专人负责，以原稿为准，重要文件多人校对 4.21.1.5.5 打印、校对责任人签名

4.21.1.5.6 办理请印手续后在校对完毕无误、规范的文件上盖印。最终请印审核权归属

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企业法定代表人或其指定的授权委托人

4.21.1.5.7 填写发文登记簿 4.21.1.5.8 分（封）发

4.21.1.5.8.1 发文工作由行政部负责

4.21.1.5.8.2 行政部在发文时须同时带上发文登记簿，被送达人须在发文登记簿上签字。如遇用邮政邮件、传真及网络等方式发送的文件，须在发送前通知对方，并在确认对方收到后办理收到回执手续

4.21.1.5.8.3 对须封发的文件，在查验无误后信件封口，并准确注明急件和密级 4.21.2 对内行文操作流程

4.21.2.1 对内行文一般按对外行文操作程序参照执行

4.21.2.2 特殊情况下，各级部门、下属公司对企业行文可不必经缮印程序 4.21.2.3 对内行文由各部门、下属公司负责人、企业领导签发 第二十二条 收文操作流程

4.22.1 签收。一切外来信件、电报、传真统一由行政部门签收（如遇下班后或规定工作时间以外到达的文书，一律由值班人员接收，于此后第一个工作日早晨移交至行政部），填写登记在企业收件登记簿上。写明企业或行政部收启的，统一由行政部拆封处理；内部信件、电报、传真由各收文部门签收，填写登记在部门收件登记簿上

4.22.2 写明各部门或个人收启的，如系公文，在收到后应主动送行政部登记处理 4.22.3 文书处理与分发

4.22.3.1 行政部根据公文性质、要求，确定具体办理和阅批对象，填写公文阅办单 4.22.3.2 文书的处理

4.22.3.2.1 普通文书的处理原则

4.22.3.2.1.1 由部门经理以上的主管负责对文书进行审阅、回答、批办以及其他必要处理，或者由其指定的下属对文书进行具体处理

4.22.3.2.1.2 如果遇到重要或异常事项，必须及时与上级主管取得联系，按上级指示办理

4.22.3.2.1.3 各种有关联的事项，必须与各部门商议后方能予以处置

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4.22.3.2.2 机密文书的处理原则

4.22.3.2.2.1 机密文书原则上由责任者或当事者自行处理

4.22.3.2.2.2 指名或亲启文书，原则上应在封面上注明文书所涉及事项的要点和发文者姓名，并由发文者封缄

4.22.3.2.2.3 到达的指名或亲启文书，原则上由信封上所指名的人开启，其他人不得擅自启封。

4.22.3.3 分发去向

4.22.3.3.1 重要来文，由行政部提出初步意见（拟办），再由企业领导批示（批办） 4.22.3.3.2 一般文件，直转有关职能部门处理（承办）。具体承办务求实效，分清主办、协办、复文与不复文

4.22.3.3.3 参阅性文件，直接组织传阅

4.22.3.3.4 催办。分对内催办与对外催办，包括发函、派专人打电话等方式，要使用“工作催办单”，对来文做到事事有交待、件件有着落，对需回复的文件必须催促主办人对文件在规定时间内进行回复，防止漏办、延误

4.22.3.3.5 结办。文件传阅完毕，已答复发文单位，有处理意见的文件，均视为结办 第二十三条 文书的整理与保存

4.23.1 全部完结的文书，，在结办后3天内交行政部，由行政部按“完整、有序”原则对文件进行整理、检查，按类别、年代立卷，按所属部门、编号、文件机密程度和保存年限进行编辑，并在“文书保存簿”上做好登记、归档保存

4.23.2 企业个人不得保存其企业公文，凡参加会议带回的文件，应及时交行政部登记保管，调离企业的员工应将文件和记录本清理移交

4.23.3 分公司或分支机构的文书分为两类：一类是特别重要的文书，原件送行政部保存，复印件归分公司或分支机构办公室保存，另一类是一般的文书，留存各部门保管

第二十四条 文书的保存年限

4.24.1 永久保存文书包括：章程、股东大会及董事会议事记录、重要的制度性规定；重要的契约书、协议书、登记注册文书；股票关系文书、重要的诉讼关系文书；重要的政府许可证件；有关企业历史的文书；工程竣工备案资料；决算书和其他重要的文书

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4.24.2 保存10年文书包括：请求审批提案文书；人事任命文书；奖金工资与津贴有关文书；财务会计账簿、传票、会计分析报表以及永久保存以外的重要文书

4.24.3 保存1年文书，指无关紧要或者临时性文书。如果是调查报告则由所在部门主管负责确定保存年限

第二十五条 注意事项

4.25.1 重要的机密文件，一律存放在保险柜或带锁的文件柜中，钥匙交由行政部经理保管

4.25.2 保存期满及没必要继续保存的文书，经主管决定，填写销毁的理由和日期之后，予以销毁。机要文书一律以焚毁的方式销毁。任何个人不准擅自销毁文件，或以废纸出售。不需立卷的文件材料逐级登记报企业领导批准销毁

4.25.3 销毁秘密级以上文件要进行登记，其销毁过程由董办主任、总经理秘书、行政部经理共同监督执行，保证不丢失、不遗漏

4.25.4 如果个人因职务或部门划分发生变更或者做出调整，在变更或调整前须办理文书移交手续，将相关文书移交至继任者

4.25.5 必须做好重要文书的借阅登记工作，并注明归还日期。一切借阅都必须出具借阅证

第五章 印章管理

第二十六条 印章的种类

5.26.1 印鉴：企业向主管机关登记使用的企业印章（公章）或指定业务专用的企业印章（如：财务专用章、合同专用章等）

5.26.2 个人章：企业法定代表人的个人印章

5.26.3 职衔签字章：刻有企业董事长和总经理等职衔及签名的印章 5.26.4部室章：刻有企业部门名称的印章 第二十七条 印章的刻制

5.27.1 企业印章刻制均须报总经理批准，由行政部凭企业介绍信统一到公安机关办理刻制手续

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5.27.2 印章的形体和规格，按国家有关规定执行

5.27.3 下属企业和部门根据需要可以申请刻制内部或对外用章，但须经总经理批准 第二十八条 印章的启用

5.28.1 新印章要做好戳记，并留样保存，以便备查

5.28.2 印章启用须事先发启用通知，注明启用日期、发放单位和使用范围。启用印模应用蓝色印油，以示首次使用

第二十九条 印章的保管、交接和停用 5.29.1 企业各类印章必须有专人保管

5.29.1.1印鉴（除财务专用章由财务部负责人保管外）、钢印应由董事办保管 5.29.1.2 法定代表人印章由董事长保管 5.29.1.3 职衔签字章均由个人保管 5.29.1.4 部室章由各部门负责人保管

5.29.1.5 印章保管须有记录，注明印章名称、颁发机关、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息

5.29.2 印章保管必须安全可靠，须加锁保存。印章一般放在办公室，特制印章要放在保险柜。如遇印章保管人长期外出时须将印章妥善移交，并办理移交手续，以免贻误工作，不得无手续委托他人代管

5.29.3 印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，及时汇报，配合安保部门查处 5.29.4 印章移交须办理手续，签署移交证明，注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息

5.29.5 有下列情况，印章须停用 5.29.5.1 机构变动或机构名称改变 5.29.5.2 上级部门通知改变印章图样 5.29.5.3 印章使用损坏

5.29.5.4 印章遗失或被窃，声明作废

5.29.6 印章停用，各印章保管人要提出处理办法，并报经领导批准，及时将停用印章送制发机关封存或销毁，建立印章上交、清退、存档、销毁的登记档案

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第三十条 印章的使用 5.30.1 印章的使用范围 5.30.1.1 印鉴的使用范围

5.30.1.1.1 以公司名义上报企业总部的报告和其他文件

5.30.1.1.2 以企业名义向上级国家机关、各省市、自治区党政机关发出的重要公函和文件

5.30.1.1.3 以企业名义与有关同级单位的业务往来、公函文件和联合发文等 5.30.1.1.4 财务专用章：就有关计划、财务等方面业务代表企业用章 5.30.1.1.5 合同专用章：以企业名义签订的协议、合同等

5.30.1.2 个人章的使用范围：用于支票及合同盖印以及其他需加盖法定代表人印章的企业文书

5.30.1.3 部室章：凡属企业部门业务范围内相关文书盖部室章 5.30.2 印章的使用手续

5.30.2.1 使用印章，一律实行登记审批制度。请印前，须填写“用印申请单”，注明用印事由、数量、申请人、用印日期报领导审批。凡对外行文须加盖印鉴、个人章的均须总经理在法定代表人授权的情况下签字批准方可盖章。部室章的使用由部门负责人审批。凡不符合用印规定的，均应拒绝盖印

5.30.2.2 申请人将文件及已审批的“用印申请单”一并交与印章保管人盖印，盖印时，保管人应对盖印的文书内容、手续、格式把关检查，发现问题及时请示领导，妥善解决。盖印完毕由监印人在“用印申请单”上签字

5.30.2.3 印章的使用必须限定在办公室内，不得带到办公室以外使用。如确需带出使用，须填写“印章借印单”，注明用印事由、申请人、用印日期及归还日期，经总经理签字批准后方可带出使用，并在归还日期交回，保管人收回印章后应在“印章借印单”单上签字

5.30.2.4 严禁在空白的信笺、介绍信、合同上用印，特殊情况必须经总经理批准后，监印人根据根据批准的数量盖印，不得多盖，盖印的空白信笺、介绍信、合同如果未使用的，监印人要负责收回，登记注销。

5.30.3 印章的监印：印章保管人为印章监印人，监印人对没有用印手续或手续不全的文

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件，不得擅自用印。如因监印人个人原因，造成印章的遗失或误用，由监印人全权负责

第六章 档案管理

第三十条 组织实施

6.31.1 企业档案工作，要实行集中与分散管理相结合的体制。由行政部负责主体档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。行政部设立专门档案室，配备专职档案管理员

6.31.2 根据有关档案法规规定精神，各部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷归档，并定期向企业档案室移交保管。各分公司档案分类目录及编号原则，由各分公司经理或行政部经理统一制定

7.31.3 企业应设立专门的档案室保管档案，确保档案的安全。暂不具备档案安全保管条件时，要委托有关档案部门代为保管

第三十二条 企业档案范围 6.32.1 企业档案范围确立为：

6.32.1.1 企业设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料 6.32.1.2 企业股东会、董事会、监理会形成的文件材料 6.32.1.3 财务、会计及其管理方面的文件材料

6.32.1.4 劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料 6.32.1 5 经营管理方面的文件材料 6.32.1.6 生产技术管理方面的文件材料

6.32.1.7 产品生产、能源消耗、安全生产方面的文件材料 6.32.1.8 仪器、设备方面的文件材料

6.32.1.9 基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料 6.32.1.10 科研、技术引进、转让方面的材料 6.32.1.11 教育培训方面的文件材料 6.32.1.12 信息、情报方面的文件材料

6.32.1.13 党群（工、青、妇）组织方面的文件材料

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6.32.1.14 其他具有利用和保存价值的文件材料

6.32.1.15 以上文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划和工作总结

6.32.1.16 企业档案还包括声像资料：

6.32.1.16.1 照片档案：新闻、科技、艺术照片，由原版、翻版底片、照片、文字说明构成

6.32.1.16.2 影片档案：原版底片、拷贝及文字说明 6.32.1.16.3 录音档案：唱片、录音带

6.32.1.16.4 录像档案：政治、经济、科技、文娱、广告活动 第三十三条 档案立卷、归档程序 6.33.1 文件点收

6.33.1.1 检查文件的文本及附件是否完整，如有缺失应立即追查归档 6.33.1.2 文件如已抽查，应有主管部门主管的签字确认

6.33.1.3 文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门补全 6.33.1.4 与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门

6.33.1.5 有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门送指定保管部门签收后，将文件归档处理

6.33.1.6 建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限 6.33.1.7 对遗缺不全的档案，采取不同措施，积极收集齐全

6.33.1.8 及时催办已办理完毕的文件上交回收，在次年检查齐全后整理立卷归档 6.33.2 档案分类

6.33.2.1 档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按子公司、大类、小类三级分类。先以子公司区分，子公司区分之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类

6.33.2.2 同一小类（或细类）的案件以装订于同一档夹为原则

6.33.2.3 每一档夹封面内首页应设“卷内目录”，案件归档时依序编号、登记，并以每一案一个编号为原则

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6.33.3 文件整理归档

6.33.3.1 中文竖写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则 6.33.3.2 右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角，整齐钉牢 6.33.3.3 文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一

6.33.3.4 对所有公司档案系统排列，确定保管期限，编制档案目录，按一定次序排列和存放

第三十四条 档案的保管

6.34.1 永久保存。包括：公司章程、股东名册、组织规程及办事细则、董事会及股东会记录、财务报表、政府机关核准文件、不动产所有权及其他债权凭证、工程设计图、其他需要永久保存的文书

6.34.2 10年保存。包括：预算、决算书类、会计凭证、事业计划资料、其他经核定须保存10年的文书

6.34.3 5年保存。包括：期满或解除的合约、其他经核定需要保存5年的文书 6.34.4 1年保存。结案后无长期保存必要者

6.34.5 各种规章由行政部永久保存，使用部门视其有效期间予以保存 6.34.6 防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全 6.34.7 企业设立专门地点或专用库房或专用文件库保存档案

6.34.8 做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固

6.34.9 每年对档案进行一次清理，清除不必要保存的材料，对破损和褪色的材料进行修补和复制

第三十五条 档案借阅程序

6.35.1 各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填写“调卷单”，经其部门主管核准后向档案管理人员调阅

6.35.2 档案管理人员接到“调阅单”，经核查后，取出该档案，并在“调卷单”上填注借出日期后，将档案交给调卷人员

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6.35.3 在档案室当场借阅者，免填“调卷单”

6.35.4 档案归还时，经档案管理人员核查无误后，档案即归档。“调卷单”由档案管理人员留存备查

6.35.5 “调卷单”以一单一案为原则，借阅时间最长以一周为限，特殊情形应延长调阅期限时，应按调阅程序重新办理

6.35.6 调卷人员对于所调档案，不得抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明原因，请档案管理人员负责处理

6.35.7 调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅统一档案时，应变更调卷登记，不得私自授受

6.35.8 调阅档案限与经办业务有关，一般不得调阅与经办业务无关的档案，如确需调阅，需经总经理批准方可调阅

6.35.9 借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导

6.35.10 外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离档案室。其抄摘内容也须总经理同意且审核后方能带出

6.35.11 政府有关部门依法执行公务，需要查阅企业档案，企业予以配合、协助 第三十六条 档案的销毁

6.36.1 对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存 6.36.2 办理销毁手续，经董事会或总经理批准，方可销毁 6.36.3 销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字 第三十七条 声像档案管理制度

6.37.1 企业的声像档案是指企业各子公司、部门或个人在社会实践活动中直接对企业有保存价值的录音、录像、照片、影片等。声像档案一般由录音带、录像带、摄像带、影片、照片（含底片）和文字说明两部分组成

6.37.2 声像档案是企业全部档案的重要组成部分，必须由档案室实行统一管理 6.37.3 声像档案资料的收集

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6.37.3.1 反映企业主要职能活动、工作成果和存在问题的声像资料 6.37.3.2 各级领导人和著名人物参加的与公司有关的重大活动的声像资料 6.37.3.3 企业有关人员组织或参加的重要会议、会见以及外事活动的声像资料 6.37.3.4 其他公司形成的与本公司有关的重要声像资料 6.37.3.5 其他具有保存价值的声像资料

6.37.3.6 声像档案资料应在形成后一个月内，随档案室其他载体形态的档案同时归档。如有特殊情况可以适当延长归档时间

6.37.3.7 录音带、录像带、摄像带、影片、照片（含底片）和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。凡未按规定归档的，其形成费用不予报销

6.37.3.8 接收原件，特殊情况下也可以接收复印件 6.37.4 声像档案的整理

6.37.4.1 声像档案的整理由摄录人员负责，档案部门协助

6.37.4.2 照片档案按年代、主题分类，同属一类的照片按时间顺序同时填写其底片号、底片在卷宗内编流水号

6.37.4.3 录音带、录像带、摄像带按年代、主题分类、按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编同一案卷号，然后每盘再依次编排序号

6.37.4.4 编注与其他载体档案有联系的用参照号

6.37.4.5 保管期限。应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠度、有效性等因素，划定保管期限

6.37.4.6 文字说明的基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者（摄制者）等

6.37.4.7 照片编制采用横写格式。其格式为照片/底片号—文字说明—参见号—摄制时间—摄制者

6.37.4.8录音带、录像带、摄像带的编制要在盒套上标注页码，然后按要求逐项填写 6.37.5 声像档案的保管

6.37.5.1 声像档案入库前要进行检查，对已被污损的要进行必要的技术处理

6.37.5.2 底片、胶片库温度应保持在13℃~15℃之间，相对温度应在35%~45%之间。

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照片库温度应保持在14℃~24℃之间，相对温度应保持在7.5%~67.5%之间；录音、录像带库温度应保持在18℃~24℃之间，相对温度应保持在40%~60%之间

6.37.5.3 底片册、录音、录像带、摄像带应立放，磁带库必须避开30奥斯特以上的磁场，磁带盒与盒的间距不小于3毫米，存放磁带最好不用铁皮柜

6.37.5.4 对库存的照片档案，每半年检查一次

6.37.5.5 归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改，销毁声像档案必须经过鉴定，征得同意后，报主管审批并登记造册

6.37.5.6 建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项的统计工作

第三十八条 附则

6.38.1 档案部门积极采用电脑信息系统对档案进行管理，提高管理效率 6.38.2 企业终止、解散时，档案应移交控股股东或主管部门或当地国家档案馆 6.38.3 企业应采取严密管理措施，防止档案失密和泄密 第七章 图书管理 第三十九条 目的

企业购进图书资料的目的，在于为企业经营业务、科学研究提供资料以及提高员工的素质

第四十条 组织实施

7.40.1 企业图书资料管理由行政部设立专门的图书资料室，由专职人员负责管理 7.40.2 企业图书资料的购进、保管、整理、外借与归还等管理按本规定办理 第四十一 图书资料的分类

7.41.1 图书资料（单行本、辞书等） 7.41.2定期刊物（报刊、杂志等） 第四十二条 图书资料购买流程

7.42.1需要购买资料时，首先填写“资料购买申请书”，经主管审批交行政部经理，再由行政部经理决定、发出订购单

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7.42.2行政部经理在受理“资料购买申请书”之后，把受理要点填写在“资料购买簿”中

7.42.3资料室在购进资料后对新进的资料贴上标签，进行编号 7.42.4资料购进并编号后，由资料员发出通知，告知申请购买者 7.42.5在资料购买的申请期间希望终止购买时，应立即通知行政部经理

7.42.6资料室的资料员应经常就资料购买的情况，尤其是开支状况，作出统计，并且对计划内购买的资料、金额与数量作出调查，在月末及年末，向行政部经理作出报告，便于行政部经理掌握资料购买的开支状况

7.42.7行政部经理在前条规定基础上，于年度购买金额或开支内，按照经营业务的要求，分配购买各类资料的金额比例。如果超支须经财务部经理向总经理提出报告，按总经理指示办理

第四十三条 图书资料整理

7.43.1新进的图书资料要进行分类整理，并贴上标签 7.43.2资料保管员对图书资料进行分类、整理与借阅工作

7.43.3所有图书资料都必须按要求进行登记、注明购入时间、著作名称、作者姓名、出版社名称、出版年以及必要的项目

7.43.4图书资料都必须附上借阅卡及装卡纸袋，并把装卡纸袋贴在封底内侧

7.43.5所有图书都必须在封面、目录和第一页上以及在图书中间的两三处加盖企业印章 7.43.6每年按图书资料管理卡，对资料室中的全部图书资料进行一次清点与核对 7.43.7 如果图书资料丢失，或者需要捐赠与处理，必须填写报废单，向主管作出报告，按指示办理

7.43.8必须经常整理图书管理卡，把那些已经不存在或被清理掉的图书资料管理卡剔除出来保存

7.43.9资料室必须每年整理出一份图书资料总目录，提供给各部门主管，并且按月把新进图书资料情况通知各部门

第四十四条 图书资料借阅流程

7.44.1图书资料原则上只借给企业员工，除行政部经理允许的情况外，不得转借其他人

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员

7.44.2员工如果因业务工作上的需要，可以申请借出资料，但必须填写“资料借出卡”，按借出卡的有关栏目要求填写完毕后，交给资料管理员。资料管理员必须在“借出资料登记簿”上做好登记

7.44.3员工借阅完毕后，及时把所借出资料归还给资料室，资料室同时把“资料借出卡”退还借阅者本人

7.44.4资料在原则上不得外借，只允许在阅览室中阅览。凡借阅资料、在阅览室进行阅读者，都必须登记

7.44.5资料借出应设置一定期限，期限一满，立即归还给资料室。如有特殊情况可以续借

第四十五条 资料室管理规定

7.45.1为提供技术人员进修、研习、修护等应备之技术资料，特实施资料管理 7.45.2凡有关技术方面之资料，如“技术手册”、“零件手册”、“零件价目表”、“技术通报”、“技术图表”、“技术性刊物”、“参考书籍”及“技术性说明书”等悉依本章之规定处理，但不包括本企业之藏书

7.45.3前条所指各项资料，统由行政部列册管理，行政部应备妥一套完整的资料，不得外借，并宜另加标印识别之

7.45.4行政部除自存资料列册管理外，并应依各服务单位之工作性质及其需要，适量供给。资料发给后，各单位应指定人员负责保管

7.45.5凡已失时效或内容经大幅修改的资料，不宜再使用时，行政部应予收回销毁，各单位不得自行处理或遗赠他人

7.45.6凡应予继续保存的资料，行政部应依资料的性质，予以分类后归档

7.45.7各单位保存的资料，如破损不堪使用，应缴旧换新，旧资料由行政部负责销毁，如果遗失，遗失人应提书面报告送交行政部研惩后补发

7.45.8遗失如为参考书籍，应依时价赔偿，如是厂商提供资料，应予行政处分 7.45.9所有技术资料，除因工作需要，应分发各单位使用者外，视资料的重要性而借阅或借出研读

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7.45.10技术资料如欲借出，应于“借出卡”上签名，并应依据限期归还，借阅对象，限企业技术人员，一旦遗失应依8.44.8条规定论处

7.45.11如各单位资料遗失而无法确定遗失人时，负责保管人员应依7.45.8规定论处 7.45.12行政部每年至少应实施两次不定期检查 第八章 物品管理 第四十六条 目的

为加强低值易耗物品的管理，严格控制行政费用开支，杜绝浪费，统一供应 第四十七条 低值易耗物品分类

8.47.1本办法管理所指低值易耗物品范围为公司办公用品、印刷品及劳动保护品等 8.47.2其他物品根据企业管理需要可列入管理范围 第四十八条 组织实施

8.48.1企业行政部为低值易耗品采购、管理部门，设置库房，并设专门保管人员管理，财务部为核算监督部门

8.48.2企业设立低值易耗品明细账和库存统计表进行管理 第四十九条 物品的采购、入库程序

8.49.1低值易耗品原则上由行政部根据企业核定标准统一购买后按标准分发给各部门 8.49.2遇到特殊情况，各部门需采购的物品，均须填写购物申请，经行政部汇总编制计划，经财务部审核，主管领导、分管副总或总经理批准后方可购进

8.49.3采购本着节省成本、价廉物美、急需办原则，统一向正规、标准厂商购买，严禁拿取回扣等谋私利

8.49.4采购物品后，办理入库手续，填制有关物品账目；凭发票和入库单向财务部报销 第五十条 物品管理

8.50.1所有入库用品，都必须一一填写台账

8.50.2必须清楚地掌握低值易耗用品库存情况，经常整理与清扫，实行防虫等保全措施 8.50.3在库物品，按月或按季节定期盘点，填写库存统计表，注明盈亏值，说明原因，报财务检核。盘点工作由管理部门主管负责。盘点要求做到账物一致，如果不一致必须查明

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原因，调整台账，使两者一致

8.50.4印刷制品与各种用纸的管理按照盘存的台账为基准，对领用的数量随时进行记录并进行加减，计算出余量。一旦一批消耗品用完应立即写报告递交管理部门主管

8.50.5必须对企业各部门所拥有的低值易耗品定期调查。调查方式是，每月对前一月领用量、使用量以及余量作出统计。管理部门对报告进行核对，检查各部门所批统计数据是否与仓库的各部门领用台账中的记录一致

8.50.6在库物品由行政部负责保管，指定人员管理 第五十一 低值易耗品领用流程

8.51.1企业行政部制定各级人员低值易耗品的须用标准和使用期限，并定期改进，依据各部门的工作特点适当倾斜、变通

8.51.2企业发放物品可分定期（月初）一次性领用和随时领用。领用人填写办公用品领用簿。企业对员工领用费用进行内部财务核算，并与成本效益综合评价

8.51.3贵重办公用品（如计算器、设计测量工程用具）等，须经企业主管领导批准后才能领用

8.51.4物品报废时应由使用部门填写情况说明，交行政、财务部门审核注销；员工调离，须归还物品的应交回原物，否则按规定折价赔偿

8.51.5企业行政部制定劳保用品发放标准和使用期限，定期向有关员工发放

8.51.6行政主管应定期统计物品采购、库存、发放、使用情况。在满足保证办公效率情况下，使库存资金最小化，压缩行政费用

第五十二条 通讯设备管理制度 8.52.1 管理部门

8.52.1.1 通讯设备使用由行政部负责统一管理，各部门主管负责监督与控制使用 8.52.1.2企业根据实际情况配置通讯设备

8.52.1.3 企业各部门根据业务需要须配备通讯设备时，报行政部审核，总经理批准办理 8.52.2电话使用管理

8.52.2.1 打电话坚持长话短说、不聊天占线 8.52.2.2 禁止因私拨打长途电话

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8.52.2.3 员工使用电话要注重礼貌，体现企业的良好形象

8.52.2.4对占用电话吹牛、谈天、泡机，经批评教育屡不改正者，处以罚款20~30元 8.52.3 电传机及传真机使用管理

8.52.3.1 电文、传真件的接收纳入企业收发管理办法范围内，由行政文员统一接收 8.52.3.2 电文、传真件接收后，填写收件登记簿，并及时分发收件部门和人员。涉及企业事务的原件在行政部留存，业务部门留复印件

8.52.3.3 企业电传、传真机应随时处于开机接收状态

8.52.3.4 各部门和人员发送电文、传真件，由部门文员统一发送。重要文件可由当事人亲自发送

8.52.3.5发送文件，须经领导批准，填写发文登记簿，并及时发送出去。因故不能发送，应及时通知有关当事人迅速另行处理

8.52.3.6 电文、传真原件留存行政部

8.52.3.7 电传机、传真电话不能被占为普通电话使用，以免延误文件收发 第九章 车辆管理

第五十三条 组织管理

9.53.1所有车辆均由企业行政部统一管理（包括车辆随车手续及清洁）

9.53.2车辆（含专用车辆）的其他相关手续（使用说明书、保养手册、登记证书、完税证、保险单）应由行政部分别建档管理，按期办理车辆各项年检手续

9.53.3行政部应对车辆使用情况进行登记、统计，记录车辆每月行驶里程、油耗费用、保养时间、年检时间以及维修维护方面的信息

9.53.4企业车辆既有按部门使用，又有行政部门统一计划使用时，各部门和驾驶员应顾全大局，听从指挥调度

9.53.5企业车辆必须停放在企业停车场，一般不允许在外过夜。如遇因公出差或其他特殊情况，需在外过夜，须经行政部经理批准

9.53.6驾驶员在因公用车期间，发生违章所产生的罚款由驾驶员承担，发生交通事故产生的费用，在保险公司赔付金额不足时，所产生的差额部分由个人和公司各承担一半，如遇

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致人伤、亡的特殊情况经企业研究一事一议

9.53.7车辆所遇到的不可预见事故，如：人为刮伤、他人撞伤后逃逸、高空掷物砸伤的情况，驾驶员应及时上报行政部，经行政部经理调查、核实后方可报销维修费用

9.53.8如遇驾驶员不足，其他个人因公驾驶车辆的情况处理同第八条第九条，如不愿自行驾驶车辆所产生的交通费用企业予以报销

9.53.9如个人因私事需借用企业车辆时，须经部门经理、行政部经理、总经理批准后方可借用，期间所发生的费用及造成的事故责任均由个人承担

第五十四条 使用范围

9.54.1企业员工在本地或短途（企业所在地300公里范围内）外出开会、联系业务 9.54.2接送企业宾客或到企业办事人员 9.54.3 员工健康用车、因私用车 9.54.4其他紧急和特殊用车 第五十五条 车辆使用流程

填写用车申请（可预见的提前半日）→ 行政部批准 → 填写派车单 → 使用情况记录 → 将车辆交回行政部

第五十六条 车辆保养、维修流程 9.56.1车辆保养流程

填写保养申请 → 行政部经理审批 → 执行保养过程 → 费用报销 9.56.2车辆维修流程

填写车辆维修申请 → 行政部经理审批（维修费用500元以内） → 总经理审批（维修费用500至1500元）→ 董事长审批（维修费用1500元以上）→ 执行维修过程 → 费用报销

第十章 公共关系管理

第五十七条 媒介关系处理办法 10.57.1媒介联系的原则

10.57.1.1诚布公原则。与新闻界打交道，最佳的策略是诚实。如果公关人员在坏消息上

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是诚实的，那么在好消息上就更有可能得到信任

10.57.1.2 公平对待原则。公关人员不能偏爱某个新闻渠道，而以忽略其他新闻渠道为代价，同时，现场新闻应该尽可能迅速地发布出去，让媒介来决定要公开哪些部分

10.57.1.3提供服务原则。获得新闻记者合作的最迅速、最有把握的方式就是在他们需要的时候，以他们可以方便使用的形式，为他们提供有新闻价值的、具有趣味性和及时性的资料

10.57.1.4理解支持原则。新闻界的工作有自己的原则和方式，不能把企业愿望强加于新闻工作者

10.57.1.5适度原则

10.57.1.5.1尊重新闻记者的新闻标准 10.57.1.5.2保证媒介新闻及时发送 10.57.2与媒介合作的要求

10.57.2.1从公众利益的角度处理问题

10.57.2.2公关人员提供给媒介的新闻、应做到标题简短、醒目，避免使用过多的专业术语及省略语，以增强稿件的可读性

10.57.2.3 新闻稿先讲重要内容。对于记者提问，要首先宣布一下最有新闻价值的内容，然后列举支持企业的最初生命的具体例子或者证据

10.57.2.4 与记者谈话应谨慎并注意保持气氛，要理解新闻记者所处的地位及职业心理 10.57.2.5 如果记者问的是直截了当的问题，回答也应该是直截了当的 10.57.3 与媒介联系的方法

10.57.3.1 举行记者招待会。记者招待会便于更好地进行双向沟通，是企业处理好与媒介关系的重要办法。要使记者招待会取得成功，必须做好以下几项准备工作：

10.57.3.1.1 确定记者招待会的主题。一般是企业的重大事件 10.57.3.1.2 选择合适的时间、地点

10.57.3.1.3 确定邀请范围、对象和名单，提前发出请柬

10.57.3.1.4 选择主持人或发言人，提前准备好发言稿及有关图片、文字、音像资料、实物模型等，为记者准备报道资料

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10.57.3.1.5 准备录音、录像、摄影等工具，便于记者采访 10.57.3.1.6 安排足够的接待、服务人员，为记者提供后勤服务

10.57.3.1.7 会后注意总结经验教训，分析招待会的得失，建立起档案资料。同时，注意收集记者们登载的消息和报道，评估招待会的成果

10.57.3.2 邀请新闻界人士参观访问。邀请新闻界人士参观访问，是与新闻媒介建立良好关系的有效方法。通过参观访问，实地观察，新闻界人士可增加对企业的感性认识，获得宣传报道的第一手资料

第五十八 开业典礼操作流程 10.58.1 操作流程

10.58.1.1 精心拟定邀请宾客名单。该名单由企业领导增删核准，提前送达。对重要贵宾须个别关照，确保与会

10.58.1.2 拟定典礼程序，一般为宣布开始、宣读贵宾名单、贵宾致贺词、致答谢词、剪彩、揭牌几项

10.58.1.3 事先确定致贺词人、致答谢词人，草撰贺、答词文稿 10.58.1.4 事先确定剪彩人员名单

10.58.1.5 安排一些余兴节目，如题词，以及锣鼓、舞狮耍龙、秧歌等民俗活动 10.58.1.6 典礼仪式后，组织参观生产、经营、服务现场，或进行优惠、义卖活动 10.58.1.7 座谈、留言、个别拜访，广泛征求意见和建议，整理留言薄荷摄像、录音资料

10.58.2 注意事项

10.58.2.1 体现热烈、隆重（或简朴）、喜庆、欢快的气氛 10.58.2.2 精心组织，确保万无一失，多制定几套后备应急方案

10.58.2.3 所有宾客无论地位高低，均不得懈怠。对围观群众也以礼相待 10.58.2.4 公关人员应准备充分、善于鼓动、周到热情、指挥有序 第五十九条 新闻发布会操作流程 10.59.1 新闻发布会的筹备

10.59.1.1 确定会议主题。首先要从新闻媒介和社会公众的角度出发，确定会议的主题

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和信息发布的最佳时机。然后再进一步考虑这个主题是否非常重要，是否具有新闻价值，能否对公众产生重大影响，此时召开信息发布会是否适宜等

10.59.1.2 选择会议主持人和发言人。主持人和发言人必须具有较高的文化修养和口头表达能力，对提问能做到头脑清醒、反应机敏。会议的主持人一般应由具有较高专业技巧的人担任。会议的发言人一般应是企业董事长或总经理，招待会前应进行必要的模拟训练

10.59.1.3 准备发言稿和报道提纲

10.59.1.3.1 必须先在企业内部统一口径，然后组织专门小组负责起草发言稿，全面、认真地收集有关资料，写出准确、生动的发言稿

10.59.1.3.2 应围绕主题，准备好宣传辅助材料，包括文字、照片、实物、模型等材料，以便在会上分发、展示或播放，以增强发言效果

10.59.1.4 选择会议地点和举办时间

10.59.1.4.1 举行新闻发布会要选择一个方便的地点，但不宜在办公室举行。会场要具备必要的照明设备、视听设备和通讯设备等。会场要安静，不受电话干扰，要有舒适的座椅

10.59.1.4.2 选择会议的时机，应尽量避免节假日、重大社会活动和其他重大新闻发布会的日子。时间安排要考虑到媒介的截稿时间、会议程序安排紧凑、避免冷场或混乱局面

10.59.1.4.3 会议时间一般应控制在1小时以内，对无关或过长的提问应予以制止，会议应有正式结尾

10.59.1.5 选择邀请记录的范围

邀请的记者覆盖面要广，都要照顾到，对所有记者要一视同仁 10.59.1.6 组织参观和宴请的准备

10.59.1.6.1 发布会前后，可配合主题组织记者进行参观活动，请记者作进一步的深入采访，有关参观活动事宜应在会前就安排好，并派专人接待介绍情况

10.59.1.6.2 会后可邀请当地记者共进工作餐，利用非正式交谈，相互沟通，融洽与新闻界的关系，解决有关发布会没有解决的问题

10.59.1.7 制定会议费用预算

应根据所举行新闻发布会的规格和规模制定费用预算，并留有余地，以备急用 10.59.8.2 新闻发布会的召开

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10.59.8.2.1 会议主持人要充分发挥主持和组织作用

主持人言谈要庄重，有涵养、有幽默感，要尊重别人的发言和提问，同时，要控制好会场气氛，把握主题范围，维持会议秩序，掌握会议时间

10.59.8.2.2 所发布的消息必须准确无误，如有错误应及时予以更正

10.59.8.2.3 应安排足够的接待员，设立签到处，并派专人引导记者前往会场。会议组织人员应配戴胸卡，与会记者应发给写有姓名和新闻机构名称的胸牌，会议桌与餐桌要分清主次，排好顺序，避免混乱或不愉快的情况出现

10.59.3 新闻发布会后的工作

10.59.3.1 整理出新闻发布会的记录材料，总结经验和不足，并作为资料保存 10.59.3.2 收集到会记者在新闻媒介上所作的报道，进行归类分析，总结经验得失 10.59.3.3 收集与会者的反应，了解记者及所属媒介对企业的所发稿中的内容及倾向性等

10.59.3.4 对于因故未能参加发布会的新闻机构，可提供有关背景资料、会议记录材料与图片、报道提纲等

第六十条 展览会操流程

10.60.1 确定展览会的主题和目的。展览会的主题和目的决定着在展览会中使用的沟通方法和接待形式等，故展览会筹备应确定总编，构思总设计，使各部分有机衔接

10.60.2 确定参展单位、参展项目和展览会的类型。采用广告或发出邀请的形式来吸引参加展出的单位。广告和邀请信应写清楚展览会的宗旨、展览会项目类型、估计参观者的人数和类型、展览会的要求及费用预算等，给潜在参展单位提供决策所需的资料

10.60.3 明确参观者类型。根据参观者对展出项目的了解程度，分别提供较为专业化得和普及性的资料

10.60.4 选择展览的地点。选择展览地点要考虑到参观者方便、环境适宜、辅助设施易配置等因素

10.60.5 培训展览会的工作人员。必须对展览会的工作人员即讲解员、接待员和服务员等进行良好的公共关系培训，并就展览内容进行必要的专业知识培训

10.60.6 准备展览会的辅助设施和相关服务

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10.60.7 成立专门对外发布新闻的机构，负责和新闻界进行联系。要制定新闻发布会的计划，充分发掘展览会中有新闻价值的东西，写成稿件予以发表，扩大展览会的影响

10.60.8 准备展览会所需的各种辅助宣传资料

10.60.9 确定展览会的费用预算。具体列出展览会的各项费用，进行核算，有计划地分配各项资金

10.60.10 应设计展览会的标志，准备展览会的纪念品，为宣传提供方便的工具 10.60.11 搞好展览会效果的评估

10.60.11.1 在展厅内放置公众留言薄，主动征求意见 10.60.11.2 当场召开观众座谈会，收集观众的意见和想法

10.60.11.3 当场举办有关展览内容的知识竞赛，当场发题，当场解答，当场发奖 10.60.11.4 会后发放调查问答或登门访问，了解展览会的实际效果 第六十一条 参观活动操作流程

10.61.1 公关策划人员应通过开放参观活动向公众开展宣传，以扩大企业的知名度和美誉度，提高企业经营管理的透明度，提高员工士气和凝聚力

10.61.2 开放参观接待对象 10.61.2.1 员工家属和社区居民

10.61.2.2 营业团体。生产协作者、原料供应商、经销商、运输公司等 10.61.2.3 股东公众。股东、股票经纪人、金融评论专家

10.61.2.4 其他职业集团。金融机构、律师协议、新闻界团体、保险公司、卫生检查机构、环境保护机构

10.61.2.5 行政机关。各级政府部门、上级主管部门等，舆论领袖。科技教育文化单位。研究所的研究人员、高等院校的师生、各类学术团体及文化机构

10.61.2.6 各种慈善机构与社会福利团体 10.61.2.7 海外人士

10.61.3 对外开放参观的内容，要服从于参观的目的与要求，实事求是，结合参观者的特点和需求，视参观者的需求与兴趣而定

10.61.4 开放参观的实施流程

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10.61.4.1 制定计划。制定计划在一年前就应该准备，或至少应该提前3个月着手筹备，不能仓促开放，策划时要考虑制定出活动计划的纲要，推行该计划的详细时间表和具体工作人员的指派任命

10.61.4.2 成立专门机构。建立各种专门机构，尽可能让更多的员工承担部分工作，以增强员工的参与意识，激发员工的工作积极性

10.61.4.3 准备参观项目。企业实现准备好计划中预定参观的项目，以给参观者一个良好的企业形象，公关策划人员也可以适当安排一些节目，以激发参观者的兴趣

10.61.4.4 安排交通路线。在发请柬时应另附详细说明，指明停车场和具体的交通路线。此外，还应设立交通标志，对主要的设施用标志牌予以说明，整个参观路线要有统一的布置设计，以显示出良好的管理素质

10.61.4.5 安排引导人员。对引导人员或者解说人员事先要进行认真选择、培训，引导人员应该配戴印有企业名称和个人姓名的标牌，应由礼貌地介绍参观的内容，认真回答来宾提问

10.61.4.6 实施宣传、策划人员应该充分重视宣传工作，一方面用新闻媒介来扩大影响和知名度，一方面对企业内部员工作宣传工作，使每个人都自觉参与宣传

10.61.4.7 准备纪念品。纪念品不要太贵重，关键是要精美

10.61.4.8 结束后的答谢工作。活动结束以后，要及时对所有参加的员工致谢，采用书面答谢形式，感谢大家辛勤劳动，积极配合

第十一章 后勤服务管理

第六十二条 安全保卫管理 11.62.1 安全保卫管理纲要 11.62.1.1总则

11.62.1.1.1为了加强企业的安全防范工作，规范企业治安，消防和其他安全工作，保护企业财产和员工人身安全，保障各项工作的顺利进行，特制定本纲要

11.62.1.1.2 企业的安全保卫工作以“百年大计，安全第一；安全就是效率，安全就是效益”为原则，全方位实施安全管理

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11.62.1.2 组织管理

企业的安全保卫工作由行政部统一负责。主要工作有安全教育、安全检查，事故处理等 11.62.1.3 安全制度规定

11.62.1.3.1 员工自觉接受安全教育，增强安全防范意识。防火、防盗、防灾、防破坏、防恶性事故为每个员工应尽的义务，要敢于与坏人坏事做斗争

11.62.1.3.2 员工上下班、外出公干、出差，严格遵守道路交通管理法规、条例，确保人身、财务安全

11.62.1.3.3 员工不得将贵重、大件私人用品存贮于企业办公场所或仓库

11.62.1.3.4 员工下班前认真检查本岗位办公场所，消除水、电、器等设备存在的隐患，如本人不能解决，下班前应立即报告主管领导

11.62.1.3.5 上班时间外出应及时所锁好抽屉、橱柜，钥匙随身携带，最后离开者关窗锁门。下班午休时间文件、现金妥善存放，锁好各类门锁，由保险的加锁保险，开启报警系统

11.62.1.3.6 发现事故苗头、可疑或不法行为的人或事应立即报告主管或保安部 11.62.1.3.7 做好交接工作，班次之间无缝衔接

11.62.1.3.8 不得将亲友或无关人员带入工作场所，不得在值班场所留客人 11.62.1.3.9 不准私接电源或使用电炉，不准在禁烟区抽烟 11.62.1.3.10 不得偷窃个人或企业财务，拾到遗留钱物一律上交 11.62.1.3.11 财务部门之重要票据、支票等一律入保险箱随时上锁 11.62.1.3.12 现金一般不要存入过夜，应及时押解银行

11.62.1.3.13 未经许可，不得擅自安排企业或外来人员在企业内住宿 11.62.1.3.14 保安人员按时到岗，门卫值班、值日、领导值班制度正常运作 11.62.1.3.15 实用明火或高空作业，必须经保安或政府有关部门批准才能进行 11.62.1.3.16 员工积极参加防火演习，了解有关消防知识，熟记火警电话，熟悉电源开关、出口通道、灭火器具位置及使用方法

11.62.1.4 安全生产教育

11.62.1.4.1 思想教育。主要是正面宣传安全生产的重要性，选取典型事故进行分析，从事故的政治影响、经济损失、个人受害后果等几个方面进行教育

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11.62.1.4.2 法规教育。学习有关的法律、法规、条例及企业的具体规定、制度和纪律条文

11.62.1.4.3 安全技术教育。包括生产技术、一般安全技术和专业技术教育训练 11.62.1.5 安全检查

11.62.1.5.1 检查有无进行安全教育

11.62.1.5.2 检查安全操作规程是否公开张挂

11.62.1.5.3 检查在布置生产任务时有无布置安全工作

11.62.1.5.4 检查安全防护、保险报警、急救装置或器材是否完备 11.62.1.5.5 检查个人劳动防护用品是否齐全及正确使用 11.62.1.5.6 检查工作衔接是否配合合理 11.62.1.5.7 检查事故隐患是否存在 11.62.1.5.8 检查安全计划措施是否落实 11.62.1.6 安全事故处理流程

11.62.1.6.1 如遇意外伤害事件，应照顾伤者或协助转送医院 11.62.1.6.2 及时通报公司主管或值班人员

11.62.1.6.3 对危险区加设标志，警告别人勿靠近或指派专人看护 11.62.1.6.4 对突发事件保持镇静 11.62.1.6.5 迅速通知有关部门和领导 11.62.1.6.6 在自身安全的情况下，适时处置 11.62.1.6.7 无关人员不得进入事故现场

11.62.1.6.8 对外界暂行封锁消息，统一对外发布口径 11.62.1.7 火警事故处理流程 11.62.1.7.1 保持镇静，力戒惊慌

11.62.1.7.2 拨打火警电话，准确报告起火部位、燃烧品等情况 11.62.1.7.3 按动附近火灾报警器

11.62.1.7.4 关掉一切电源开关，关闭火警现场的门窗 11.62.1.7.5 迅速呼唤同事援助

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11.62.1.7.6 利用附近灭火设备，尽力将火扑灭

11.62.1.7.7 防止用水或泡沫灭火器灭火引起漏电导致火灾 11.62.1.7.8 服从现场主管指挥，见义勇为，身先士卒，奋力施救 11.62.1.7.9 接到疏散通知，切勿搭乘电梯，由安全楼梯转移 11.62.2 消防管理守则 11.62.2.1总则

为加强企业安全消防意识，做好企业安全消防工作，保障企业正常、稳定的工作环境，制定本办法

11.62.2.2 责任划分

11.62.2.2.1 企业法定代表人为企业安全消防第一责任人。履行下列职责：

11.62.2.2.1.1制定并落实安全消防责任制和防火、灭火方案，以及火灾发生时保护人员疏散等安全措施

11.62.2.2.1.2配备安全消防器材、落实定期维护、保养措施，改善防火条件，开展消防安全检查，及时消除安全隐患

11.62.2.2.1.3 管理本企业的专职或群众义务消防队 11.62.2.2.1.4 组织对员工进行消防安全教育和灭火训练 11.62.2.2.1.5组织火灾自救，保护火灾现场，协助火灾原因调查

11.62.2.2.2 企业层层分解、落实，建立企业安全消防体系和分层责任制，横向到边，纵向到人

11.62.2.2.2.1 各部门应确立各自的责任人，并制定相应的安全消防制度的措施 11.62.2.2.2.2 各部门确立各自的防范重点部位和防范对策 11.62.2.2.2.3 各部门定期或不定期进行安全检查，并备有记录

11.62.2.2.2.4 公司普及安全消防知识，进行培训和示范教育，有条件的应举办模拟演习 11.62.2.2.2.5 公司所有员工遵守安全守则 11.62.2.3 消防管理规定

11.62.2.3.1 每天下班、节假日应关好门窗、电灯、开关、水龙头或其他用电、用水设施 11.62.2.3.2上班时间外出应及时所锁好抽屉、橱柜，钥匙随身携带，最后离开者关窗锁

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门。下班午休时间文件、现金妥善存放

11.62.2.3.3 财务部门之重要票据、支票等一律入保险箱随时上锁 11.62.2.3.4 企业制定的详细的防火、灭火管理制度以及实施细则

11.62.2.3.5 企业建筑工程和内装修防火设计，须符合国家和当地消防技术规范。建筑工程和内装修防火设计，送公安消防监督机构审核批准后组织实施。且不得私自改动。施工完成后，和公安消防监督机构申请消防验收

11.62.2.3.6 企业施工应落实防火安全制度，配备必要的灭火器，指定专人负责施工现场第的消防工作

11.62.2.3.7 企业内下列场所应当设置疏散指示标志，紧急照明装置和必要的消防设施 11.62.2.3.7.1 易燃易爆危险品的的生产房、储存场地 11.62.2.3.7.2 高层建筑、地下人防工程、原料及成品仓库 11.62.2.3.7.3 车队、油库（加油站）、液化气站、变电站 11.62.2.3.7.4 医务所、子弟学校、招待所、饭店

11.62.2.3.7.5 临时搭建的房屋、商店、农贸市场、展销会场

11.62.2.3.8 企业使用的消防器具和设备，必须是有国家生产许可证和产品质量认证证书的产品。使用的电器设备的质量，必须符合消防安全要求。电器设备的安装和电器线路的设计、敷设，必须符合安全技术规定定期检修

11.62.2.3.9 禁止在火灾危险场所擅自动用明火。需要使用明火器具应该事先提出申请，说明安全措施，经安保部批准后才予以使用

11.62.2.3.10 作业人员应当持证上岗，对电焊、气割、砂轮切割、煤气燃烧以及其他具有火灾危险作业的，必须依照有关安全要求操作

11.62.2.3.11 禁止在办公地区和宿舍使用自制或外购电路取暖或饮事。员工不得在禁烟区吸烟

11.62.2.3.12 企业根据现有消防状况和财力状况，合理配置消防器材，不得擅自移动、损坏、挪用，并定期检查和更换

11.62.2.3.13 企业下列人员须接受消防安全培训 11.62.2.3.13.1 各级防火安全第一责任人或分管负责人

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11.62.2.3.13.2 消防安全管理人员

11.62.2.3.13.3 消防设备的安装、操作、维修人员

11.62.2.3.14 各部门、下属企业的工作、按安全操作规程进行 11.62.2.3.14.1 使用电梯，须专人管理，定期检修，电梯工凭证上岗 11.62.2.3.14.2 使用机电设备后，每次清洁机器，切断电源，确保安全可靠 11.62.2.3.14.3 登高作业时，现场须有安全保护，使用合适的架梯工具 11.62.2.3.14.4 只有电工或专业人员才能安装电线、维修电器设备

11.62.2.3.14.5 各部门、下属企业进行新建、改建、扩建工程项目时，要由安全、消防部门审查，评估安全消防可靠性

11.62.2.4 责任与考核

11.62.2.4.1 企业制定安全消防考核指标体系

11.62.2.4.2 企业应按有关规定为公司财产投保火灾险和公众责任险

11.62.2.4.3 企业任何人发现火灾或其他安全问题都应迅速报警，各部门或员工应为报警无偿提供方便，有为扑救火灾提供帮助的义务

11.62.2.4.4 企业在消防队到达前应迅速组织力量扑救、减少损失；火灾后及时向投保的保险公司报案，并保护好现场及协助查清火灾原因

11.62.2.4.5 企业对因扑救火灾训练、制止安全事故、见义勇为而受伤、致残、死亡的，其医疗、抚恤费用按照国家有关规定办理

11.62.2.4.6 企业定期或不定期地对企业各部门安全、消防管理工作进行考核，决定相应的奖励或处罚

11.62.2.4.7 对各种安全消防事故的责任人和违反本办法的，将从严处罚，分别给予罚款降级乃至辞退，严重者送交司法部门追究法律责任

11.62.3警卫人员值勤准则

11.62.3.1 本企业为使警卫人员值勤执行任务有所依据，特制定本准则 11.62.3.2 警卫人员的服勤，系代表本公司执行职务

11.62.3.3 警卫勤务应每日24小时执行不辍，其各班服勤时间，由警卫科制定呈准公布实施

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