档案全宗卷

全宗号

件号 1 全宗指南 时 间： 责任者： 全宗指南。它是以本机关形成的档案为对象范围，以文章叙述形式对立档单位及其档案的内容、成分和利用价值等情况进行介绍和揭示的一种报道型参考工具。

档案全宗指南的内容结构包括：

（一）全宗名称：全宗是一个独立的机关、组织或重要人物在社会活动中形成的全部档案所构成的有机整体。全宗名称就是形成这个有机整体的机关名称。

（二）立档单位历史沿革简介（或称“立档单位简要历史”） 1、立档单位名称及其变更情况。

2、立档单位成立的时间、地点及相关背景、成立的依据。 3、立档单位的性质、隶属关系。

4、立档单位的组织机构设置及演变情况。 5、立档单位的职能、权限及任务情况。

6、立档单位发展的历史阶段及各阶段的主要工作活动和主要业绩介绍（包括经历的重大事件、执行的特殊任务等）。

（四）全宗历史概况 1、档案的来源。 2、档案数量。

3、本全宗档案材料的整理指导思想、分类原则、分类标准的选择和分类结果及相应的演变情况。

4、档案的完整齐全情况及准确可靠程度，要说明是否有缺类、缺年底的现象、档案是否为原件。

5、本全宗档案的鉴定情况。

6、机关档案的保管条件和保管完好程度及档案损毁情况（含损毁原因、损毁结果及处理对策和效果）。

7、档案编目情况，特别是要说明检索工具体系的构成种类、建设质量和利用情况。

8、档案信息资源的开发利用情况介绍。 9、本全宗档案管理现代化建设情况。 10、其他需要说明的问题。 （四）全宗内档案内容和成份介绍：其结构一般应与全宗档案的实体分类体系结构相一致。可采用“问题结构形式”、“组织机构结构形式”或其他形式。不论采用何种结构形式，一般均需具体指明各类档案的来源、说明的内容、主要文种、各种保管期限的案卷数量及相应卷号、载体类型、形成时间、可靠程度、完整状况、利用价值等。

档案全宗指南的编写方法：

1、立档单位历史沿革和全宗历史概况的编写方法：占全宗介绍篇幅的三分之一左右，可以采用文字叙述的方法进行介绍，也可以对以下方面的内容采用表格进行反映；立档单位的领导人员、内设机构及其负责人的沿革，全宗内档案的来源，档案数量，本全宗编研成果的种类、名称、数量等，本全宗档案公布出版情况，本全宗档案检索工具的类型、名称、数量，本宗控制阅读范围的档案名称、形成时期、数量、控读范围、查阅手续。

2、全宗内档案内容和成分介绍的方法：采用“问题结构形式”、“组织机构结构形式”或其他形式，要注意突出重点，详细得当。

档案全宗介绍编写要求：

（一）尊重历史、准确无误。 （二）结构严密、具有逻辑联系。 （三）内容完整。

（四）语言文字通顺、简炼、精确。 （五）保守机密。

全宗号

件号 2 大 事 记 时 间： 责任者： ??

档案大事记的编写原则和要求，坚持实事求是的原则，在具体编写时的要求主要有：一是观点明确，取材真实；二是大事突出，要事不漏，小事不记。

大事记一般由题名、前言、目录、正文、附录等五部分组成。 大事记的编写方法： （一）大事时间的写法： 1、大事时间的记录要求：

（1）时间应当准确、具体。一般应准确记明具体的年、月、日，必要时还应具体到时、分甚至秒。

（2）时期选择恰当。一般以事件发生日期为准。 （3）大事时间一般采用公元纪年。

（4）大事时间书写恰当。大事时间一般应一律使用阿拉伯数字书写；年份应写全数；力求醒目。

2、大事时间状况对大事、要事条目排序的影响

（1）大事记内容只反映一个年度的，按年内的月、日甚至时、分、秒自然顺序排列。

（2）大事记反映年度较长的，可分为几个阶段（一年或若干年一段），各阶段设一小标题并标明本阶段的起止时间，然后在各阶段内按时间自然顺序逐条记录大事、要事。

（3）按照具体、准确的原则，对于年月日俱全的严格依时间先后自然顺序排列；对于日不清者列于月末，标“是月”；月不清者列于年末，标“是年”；年不清者一般不予记述。

（二）大事记述的写法

进行大事记述应符合以下要求：

1、大事、要事取材要真实、准确、记述客观。 2、每条大事记述内容要完整。

3、记述应一事一条，不能一条多事。

4、对持续时间较长的事件，可在结束时作一次性记述，不必追踪全过程分散记述；对大事记述中涉及的重要人物一般应写全姓名、职务、工作单位，必要时应注明性别、国别等；涉及的机构最好采用全称，若用简称则应是通用简称；涉及数字的应做到科学、准确、具体，并按国家规定的图书、报刊中数字的书写形式书写。

5、分专题记述的大事记中，各专题应根据内容设一恰当的小标题。

6、大事记述的文字应简洁明了，概要记述，做到文约而事丰，不可太详细，切忌冗长拖沓和含糊笼统。

（三）大事记的编排方法

机关大事记可以采用“以时系事的时序法”或“以事系时的分类时序法”或“时事结合法”。

1、以时系事的时序法：是说严格按照大事、要事发生的时间先后顺序依次逐条地记述大事、要事。即以时为经，系事于时，编年叙事。

2、以事系时的分类时序法：是事以类从，将重要史事依一定标准分类集中，然后在类内按事件发生的时间先后顺序逐条记述。

3、时事结合法：是以时序为主兼顾相关事件集中记述的方法。

全宗号

件号 3 档案收集 时 间： 责任者：

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