公文写作技巧及公文的基本特点和一般格式Microsoft Word 文档

公文写作技巧及公文的基本特点和一般格式

主讲 王明友

培训目的：使受训学员了解公文的基本特点和一般格式，掌握常用快速的写作方法及其变化提高日常公文的写作能力。 培训内容： 1、公文的概念 2、日常公文的分类 3、公文拟写的步骤与方法 4、电子公文 5、公文范例 6、尝试写作 课程长度：6时

培训方式：讲解法+范文欣赏+模拟练习 教材内容：

一、引言

在科学技术突飞猛进，经济竞争日趋激烈，人类社会快步走向信息时代的今天，公文在为党政机关、人民团体和企事业单位实施领导、处理公务、沟通信息、联系事务、传达企业决策中发挥着越来越重要的作用，公文的写作也正在从旧模式中解放出来，逐步走向科学化、规范化、制度化。

什么是公文？

所谓公文，它是公务文书的简称，它是国家机关在行政管理过程命令、

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议案、决定、公告、通告、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

在各类企业中，所指的公文一般为商务公文，主要分为介绍报告、请示、会议纪要、工作计划要点、公司及产品介绍、信函、讲话稿、可行性报告、工作总结、市场调查报告、说明等

公文的分类

（一）按性质和作用划分

1、指令性公文。内容要明确，格式要规范，行政约束力极强，下级必须严格贯彻执行。主要文种有：命令、指令、指令性的通知、通告等。

2、指示性公文。指导下级机关工作，阐明工作原则、方法和措施，是下级机关开展工作的依据。主要文种有：指示、批复、通知、函等。

3、呈请性公文。下级向上级机关汇报工作，反映情况，请求批准答复时使用的文件。主要有报告、请示等。

4、决策性公文。对于重大问题，重要事项作出决断性的结论和安排，下级机关受文后必须严格遵守和执行。主要有决定和决议。

5、公布性公文。向群众公布应当遵守的事项。布告、公告、通告。 6、记录性公文。会议纪要。 （二）按引文关系划分

1、下行公文。是指上级机关向下级所属机关发送的各种公文。如命令、指令、指示和批复等。

2、上行公文。下级机关向上级领导机关呈送的各类公文。如请示、工作报告和上行函等。

3、平行公文。同级机关或者不相隶属的机关之间来往的文件。如公函、通知等。

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（三）从文件的来源划分

两大类：一类是由外机关发送到本机关的文件，叫收文。另一类是由本机关制成的文件，叫发文。（包括内部使用的文件，如工作计划、总结、规章制度等）

（四）从文件的制发机关及其性质划分 三类：法规文件、行政文件、党的文件 （五）从文件的阅读范围和机密程度划分 三类：公布文件、机密文件、内部文件

二、公文拟写的步骤与方法

公文拟写的步骤与方法大体同一般文章的写作方式相似，但是由于公文在性质、作用上及其写作要求上的不同，拟写时也有一些需要特别注意的问题。

公文的拟写通常按以下步骤进行： （一）、明确发文主旨

任何一份公文都是根据工作中的实际需要来拟写的。因此，在动笔之前，首先要弄清楚 发文的主旨，即发文的主题与目的，包括以下几项内容： 1、文件的中心内容是什么？比如相关工作的改善，主要提出目前情况怎样？存在哪些问题，解决方式、需协助事项；再如请求事项，拟请上级机关答复或解决问题等。

2、根据文件内容，准备采用什么文种？比如，汇报工作情况，是写专题报告还是写情况简报；针对下级来文所反映的问题，是写一个指示或复函，还是一个带规定性质的通知等。

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3、明确文件发送范围和阅读对象。比如，向上级汇报工作，还是向有关单位推广、介绍经验；是给领导、有关部门人员阅读，还是向全体人员进行传达。

4、明确发文的具体要求。例如，是要求对方了解，还是要求对方答复，是供收文机关贯彻执行，还是参照执行、研究参考、征求意见等。 总之，发文必须明确采取什么方式，主要阐述哪些问题，具体要达到什么目的，只有对这些问题做到心中有数，才能够落笔起草。

（二）、收集有关资料，进行调查研究

发文的目的和主题明确之后，就可以围绕这个主题搜集材料和进行一定的调查研究当然，这也要根据具体的情况，并不是拟写每一份公文都要进行这一步工作。例如，拟写一份简短的通知、公告，一般来说不需要专门做搜集材料和调查研究工作，在明确发文主旨之后，稍加考虑就可以提笔写作了。但对于问题较为复杂，还要进行具体的分析和归纳；如拟订篇幅较长的文件，拟订工作计划、进行工作总结、起草规章、条例、拟写工作指示等，往往都需要搜集有关材料和进行进一步调查研究工作。

怎样为拟写公文搜集材料和进行调查研究呢？一是收集和阅读有关的文字材料；二是到实际当中搜集活材料。例如，要草拟本部门的年度工作计划，首先需要查阅去年的工作计划及工作总结，以及参考有关先进企业的同类工作计划等，还要研究本部门今年所面临的形势，今年的中心任务上级要求等。

总之，收集材料及调查研究，是一个酝酿的过程，是为了掌握全面的、大量的素材了解问题的各个方面，然后经过分析思考产生一个认识的飞跃。

（三）、拟出提纲，安排结构

在收集材料的基础上，草拟出一个写作提纲。提纲是所要拟写的文件的

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内容要点，把它的主要框架勾画出来，以便正式动笔之前，对全篇做到通盘安排、胸有成竹，使写作进展顺利，尽量避免半途返工。

提纲的详略，可以根据文件的具体情况和个人的习惯、写作的熟练程度而定。篇幅不长的文件，可以大致安排一下文件的结构，先写什么问题，依次再写什么问题，主要分几层意思等。篇幅较长、比较重要的文件，往往需要拟出比较详细的提纲，包括文件共分几个部分，每一个部分又分作几个问题，各个大小问题的题目和要点及使用什么具体材料说明等。提纲的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。当然，需要集体讨论或送给领导审阅的提纲除外。

拟写提纲是一个很重要的构思过程，文件的基本观点，可以召集相关人员进行集体讨论研究和修改，使提纲日益完善。由两人以上分工合写的文件，更需要共同研究写作提纲，以免发生前后重复、脱节或相互矛盾的现象。

（四）、落笔起草、拟写正文

结构安排好后，要按照要求所列顺序，开宗明义、紧扣主题、拟写正文。写作中注意两点：

1、要观点鲜明，用材得当。也就是说要用观点来统帅材料，使材料来为观点服务。运用材料要能说明问题，做到材料与观点统一。

在写作当中，要注意明确观点，用语不能含糊不清，模棱两可、词不达意，似是而非。如果观点不明，令人不知所云。有些文件，只讲观点没有实际材料，就会使人感到抽象空洞、缺乏依据，不易信服。而只罗列材料没有鲜明的观点，则会使人弄不清要说明什么问题，不了解发文的意图，特别是情况汇报、工作汇报介绍。

2、要语句简练，交代清楚。拟写文件既要尽量节省用字、缩短篇幅、简

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洁通顺，又要注意交代的问题清楚明了。

（五）、反复检查，认真修改

初稿写出后，要认真进行修改。写文章，需要下功夫。自古以来，好文章都要经过反复修改的，写文件也同样，尤其是重要的文件，往往要经过几稿才能通过。

1、关于主题的修改。看主题是否明确，主题论述是否集中，主题挖掘是否深刻。

2、关于观点的修改。修改公文要考虑到观点是否正确，表达有无问题。 3、关于材料的修改。材料是文件的基础，有了正确的观点，还要通过适当的材料表现出来。

4、关于结构的修改。修改文件的结构，包括文件总体结构的修正，使全文更加严谨。

5、关于语言的精练。主要是修改不通顺的语句，不规范的字及标点符号。 修改工作要做到认真仔细，必须有足够的耐心和精益求精的精神。

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三、公文的文面格式、用纸格式、排印格式、装订格式

编号 文件名称

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NO 00ｘｘ

秘密 缓急

X X X 文件

X X字〔2006〕X号 签发人：X X X ??X X X

省人民政府

??X X X

省人民政府

X X X省人民政府

关于开展X X活动的通知

各市县、自治县人民政府： （正文）

附：《宣传提纲》3份

1、（一份） 2、（一份）

3、（一份）

X X X省人民政府

年 月 日 （公章）

（此件发至XX级）

主题词：????抄报：

??抄报：

抄报：

抄送：????X X X 省政府办公厅 ??X X X 省政府办公厅

X X X 省政府办公厅

年 月 日印发 ??????

发文字号

文件标题

主送单位

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室与其他任何一个同级机关联合行文，均只用党委或党委办公室的公文版头。这是由党的机关的领导地位决定的。

发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准；规范化简称应由该机关的上级机关规定，由本机关自定的，一定要明示其他机关，不能只是自己使用而别人不认同。

2．份号

份号，即份数序号，是同一件公文印制份数的顺序号。在党的机关，用特定版头印发的秘密公文均应标注份号，不是用特定版头印制的秘密公文，有条件的也应标注份号。份号从NO.000001号开始，用6位阿拉伯数字标注于公文首页左上角。

秘密公文印制份号的目的是：便于对秘密公文进行管理和利用。凡是秘密公文，一定要做好保密工作，防止失泄密事件发生。

3—4．密级与保密期限

密级，即公文的秘密等级。公文中的密级分为绝密、机密、秘密3个等级。秘密可划分为国家秘密和商业秘密，其中，国家秘密划分为绝密、机密、秘密3个等级，商业秘密划分为“商业机密”、“商业秘密”2个等级。有秘密事项的公文应确定密级。用特定版头印发的公文，密级用3号黑体字标注。党的机关的公文，密级标注在份号下方，两字之间空1字；行政机关的公文，密级标注在公文首页右上角。如需同时标注秘密等级与保密期限，党政机关的公文，都用3号黑体字顶格标注在版心右上角第1行，秘密等级中间不空格，并与保密期限之间用“★”隔开。比如：“机密★3年”。

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5．紧急程度（等级）

紧急程度（等级），是对公文送达和办理的时间要求。用特

种公文不标注主送机关；通报可标注可不标注主送机关，即一般情况下不标注主送机关，但表彰先进、批评错误、通报人大和政协选举结果，可标注主送机关。

10．正文

正文：也就是公文的主体，用四号宋体固定行距25磅，正文采用的格式可以是条款式，也可以是小标题式，还可以是图表式，无论什么样式，都是为内容服务。

正文是公文的主体，用来表述公文的内容，位于主送机关下方；不标注主送机关的公文，正文位于成文日期下方。县级及基层党的机关不标注主送机关的公文，正文在标题之下空1行排印。数字、年份不能回行。

正文中的结构层次序数应准确掌握和使用，即：第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。常见的错误有：①第一层次用“（一）”；第三层次的“1.”写成了“1、”，把小圆点写成了顿号。②第一层次用“一、”，第二次用“（1）”，跳跃了两级。在正文层次不多的情况下，第一级用“一、”，第二级可用“1.”，但不能用“（1）”。为简化层次，正文中尽量不用多层次结构。

11—12．附件及附件名称

附件，是公文的组成部分，对主件正文起说明、注释、补充、证实、参考等作用的文字材料或图表，置于主件之后，另起一页开始排印，并与主体装订在一起。

公文如有附件，应在正文之后、发文机关署名之前排印附件

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名称。党的机关的公文附件不空行、行政机关的公文附件空1行，左侧空2字，用3号仿宋体字排印“附件”2字或“附”字，

当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。

当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

特殊情况说明

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

16．印发传达范围（附注）

公文的印发传达范围（附注），用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标注在成文日期下一行，如果一行排不下，从第二行起可以顶格。

在党的机关的公文中，这一要素叫印发传达范围。它一般用于普发性公文。对于有主送机关的公文，对印发传达范围另有要求的，在印发传达范围处加以说明；对于没有主送机关的公文，起到标注主送机关的作用，并可对印发传达范围提出要求。

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在《国家行政机关公文处理办法》中这一要素叫附注，其作用同党的机关的公文的印发传达范围，并可说明其他需要说明的

空1字，印发时间右空1字，用3号仿宋体字排印。

印发时间都用阿拉伯数字，均以付印日期为准，年份不能简写。上行文的，印发日期后接着排印“印”字；下行文、平行文的，排印“印发”2字。

用特定版头印发的公文的印发日期，必须在成文日期之后或与成文日期同一天。

翻印上级机关的公文，应把印发单位改为翻印单位，印发日期改为翻印日期，用圆括号标注共印××份。

（二）：公文格式的排版要求，字体要求

公文用纸一般采用国内通用的16开型，推荐采用国际标准A4型，供张贴的公文用纸幅面尺寸可以根据实际需要确定。

保密等级字体：一般用3号或4号黑体字。 紧急程度字体：与保密登记相同，3-4号黑体

文头字体：大号黑体字，黑变体或标准体。套色一般为红。 发文字号字体：一般采用3或者4号‘宋体。 签发人字体：3或4号仿宋体。

标题字体：一般为黑体字，宋体，字号要大于正文字号。 主送机关字体：3或4号仿宋体。 正文字体：3-4号仿宋体 附件字体：3-4号仿宋体

作者字体：3-4号仿宋体 正文的排印只能用宋、黑、楷、仿宋4种字体，均用3号字印制。正文中只有一级小标题的，小标题用黑体字排印；有两级小标题的，第一级小标题用黑体字排

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印，第二级小标题用楷体字排印；有多级小标题的，第一级小标题用小标宋体字排印，第二级小标题用黑体字排印，第三级小标

行。

9 页码

用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行,数码左右各放一条4号“一”字线，“一”字线距版心下边缘7mm。单页码居右空l字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。

10 公文中表格

公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

四、几种常用的商务公文 通知

通知格式：（指示性通知）

北京积水潭医院关于××××××的通知 各科室：

××××××××××××××××××××××××××××××××

××××××××××××××××××××××××××××。

北京积水潭医院 二○○五年三月十日

例文(指示性通知)

国务院关于调整证券交易印花税 中央与地方分享比例的通知 国发 (1996)×号

各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构:

改革开放以来，我国证券交易市场有了很大发展，证券交易规模不断扩大，证券13 交易印花税也有了较大幅度的增长。为进一步规范证券交易市场，妥善处理中央与地方的合配比例，增强中央宏观调控能力，国务院决定，自1997年1日1日起，将证券交易印花税分享比例由现行的中央与地方各50%，调整为中央80%、地方20%。

下级机关在工作中遇到人力、物力、财力等方面难于解决的事项，用请示请求上级机关给予帮助、支持的请示，也是事项性。

（二）政策性请示。下级机关往往会在工作中碰到某一方针、政策等不明确、不理解的问题，或者碰到新问题和情况。要弄清楚和解决这些问题，可用请示行文，并提出解决的意见，请求上级机关给予明确的解释和指示。

（三） 请求批转性请示。 四、请示的结构、内容和写法

请示由首部、正文和尾部三部分组成，其各部分的格式、内容和写法如下：

一、 首部。主要包括标题和主送机关两个项目内容。 1、 标题。请示的标题一般有两种书写方式：一种是有发文机关名称、事由和文种构成。如《***组关于********的请示》；另一种是由事和文种构成，如《关于*******的请示》 2、 受文领导。每份请示只能写一个受文领导，不能多头请示。

二、 正文，其结构一般由开头、主体、结语构成。 1、 开头。主要交代请示的理由。

2、 主题。主要说明请示事项，它是向上级机关提出的具体请求，这部分内容要单一，只宜请求一件事。

3、 结语。另起一段，其习惯用语有\当否，请批示\、\妥否、请批复\、\以上请示，请予审批\、\以上请示，呈请核准\或\以上请示如无不妥，请批转各部门予以执行\。

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三、 尾部，其主要结构为落款与成文时间两部分。 五、请示应注意的问题

计师”。

以上意见是否妥当，请指示。

××省财政厅（盖章） 一九××年×月×日

【例文简析】这则请示实遇到具体工作且又自己无权决定而请求指示的。该指示先阐明缘由和问题，然后再拿出处理意见，请求批复。

2．请求批准性请示【例文】

关于申请对外承包劳务经营权资格的请示

××建工集团：

我公司是经国家建设部核定的工业与民用建筑工程施工一级资质企业，成立于19××年×月。公司注册资本××××万元，现有职工××××多人，其中高级职称××人，中级职称×××人，机械设备1000多台，总功率2.2万千瓦。公司在区内外设有土建、设计、装饰、机械施工、设备水电安装、房地产、建筑工程监理、电脑软件开发等10多个分公司。在几内亚、冈比亚等国家设有经理部和全合资企业。20世纪90年代以来，公司生产经营实现跨越式发展，主要经济技术指标位居××省同行业前列，被评为我省最大经营规模建筑企业十强第一名、中国500家最大规模和最佳经济效益施工企业，连续9年被评为“省重合同守信用企业”，荣获“全国先进建筑施工企业”、“全国施工技术进步先进企业”、“全国工程质量管理先进单位”、

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“全国建设系统精神文明建设先进单位”等光荣称号，两次荣获中国建筑工程质量最高奖“鲁班奖”。公司现年施工能

出的报告。这种报告要求问 什么答什么，不涉及询问以外的问题或情况。 三、 呈报性报告

呈报性报告主要用于下级向上级报送文件、物件随文呈报的一种报告。一般是一两句话说明报送文件或物件的根据或目的以及与文件、物件相关的事宜。

四、 例行工作报告

例行工作报告是下级向上级，因工作需要定期向上级所写的报告。如，财务报告、费用 支出报告等。报告格式：（建议报告）

关于××××××的报告 院领导：

根据×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××现将主要情况报告如下：

一、×××××××××××××××××××××××××××××。 二、××××××××××××××××××。

以上意见如无不妥，请批转各部门执行。

北京积水潭医院××处 ××××年×月×日

例文(建议报告)

关于开展强化免疫活动消灭脊髓灰质炎的报告 国务院：

脊髓灰质炎(俗称小儿麻痹)是一种不能有效治疗，却可用疫苗彻底预防的急性传染病。

为实现《九十年代中国儿童发展规划纲要》规定的一九九五年消灭脊髓灰质炎的目标，国家决定开展强化免疫活动。现将有关情况报告如下：

一、自我国开展计划免疫工作以来，脊髓灰质炎疫苗接种率提高，发病率显著下降，取得了可喜的战绩。

二、在冬季，脊髓灰质炎病毒传播能力最弱。为此，决定从现在起至一九九五年一月期间，每年的十二月五日和一月五日，对全国四岁以下儿童各加服一次疫苗。 以上意见如无不妥，请批转各地区、各部门执行。

卫 生 部 一九九三年十月二日

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中国银河证券有限责任公司

2004年10月16日

规定格式：

北京积水潭医院××××的规定 （××××年×月×日）

第一条 ××××××××××××××××××××××××××××××××××××。 第二条 ×××××××××××××××××××××××。

例文（行政法规类规定）

北京市关于禁止燃放烟花爆竹的规定

（一九九三年十月十二日北京市第十届人民代表大会常务委员会第六次会议通过） 第一条 为了保障国家、集体财产和公民人身财产安全，防止环境污染，维护社会秩序，根据国家有关法律、法规，结合本市情况，制定本规定。 第二条 本规定由各级人民政府组织实施。 ……

NO 00ｘｘ

秘密 缓急

X X X 文件

X X字〔2006〕X号 签发人：X X X ??X X X

省人民政府

??X X X

省人民政府

X X X省人民政府

关于开展X X活动的通知

各市县、自治县人民政府： （正文）

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附：《宣传提纲》3份

1、（一份）

美观、庄重、大方。版头一经确定，必须长期固定使用，一般情况下不作变动，更不得随意变动。

党的机关使用公文版头应注意4个问题：一是以党委或以党委办公室名义制发的公文，分别应与版头一致，即党委的文件使用党委文件的版头，党委办公室的文件使用党委办公室文件的版头，两者不能混淆；二是发文字号特别是发文机关代字与对应的版头应一致，如“益资发”用“中共益阳市资阳区委文件”的版头，“益资委”、“益资委干”用“中国共产党益阳市资阳区委员会（××）”版头；三是版头圆括号中标注的文种应与标题中的文种和最后一个主题词一致，即三者同一；四是党委、党委办公室与其他任何一个同级机关联合行文，均只用党委或党委办公室的公文版头。这是由党的机关的领导地位决定的。

发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准；规范化简称应由该机关的上级机关规定，由本机关自定的，一定要明示其他机关，不能只是自己使用而别人不认同。

2．份号

份号，即份数序号，是同一件公文印制份数的顺序号。在党的机关，用特定版头印发的秘密公文均应标注份号，不是用特定版头印制的秘密公文，有条件的也应标注份号。份号从NO.000001号开始，用6位阿拉伯数字标注于公文首页左上角。

秘密公文印制份号的目的是：便于对秘密公文进行管理和利用。凡是秘密公文，一定要做好保密工作，防止失泄密事件发生。

3—4．密级与保密期限

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密级，即公文的秘密等级。公文中的密级分为绝密、机密、秘密3个等级。秘密可划分为国家秘密和商业秘密，其中，国家

主送机关，即主要受理公文的机关，应当用全称，或规范化简称，或同类型机关统称；在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字排印，回行时顶格；最后一个主送机关名称之后用全角冒号。国家标准规定：“如主送机关过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送机关之上，标识方法同抄送。”

普发性公文，主送机关名称用统称，并做到规范、稳定。在党政机关常用的公文中，只有通知、报告、请示、批复、议案、函6种公文标注主送机关；决议、决定、指示、命令（令）、意见、公报、公告、通告、规定、细则、会议纪要、工作要点12种公文不标注主送机关；通报可标注可不标注主送机关，即一般情况下不标注主送机关，但表彰先进、批评错误、通报人大和政协选举结果，可标注主送机关。

10．正文

正文：也就是公文的主体，用四号宋体固定行距25磅，正文采用的格式可以是条款式，也可以是小标题式，还可以是图表式，无论什么样式，都是为内容服务。

正文是公文的主体，用来表述公文的内容，位于主送机关下方；不标注主送机关的公文，正文位于成文日期下方。县级及基层党的机关不标注主送机关的公文，正文在标题之下空1行排印。数字、年份不能回行。

正文中的结构层次序数应准确掌握和使用，即：第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

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常见的错误有：①第一层次用“（一）”；第三层次的“1.”写成了“1、”，把小圆点写成了顿号。②第一层次用“一、”，第二次

机关的文种，先改变其格式，然后才能在其署名和成文日期处加盖印章。

单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文l行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。

当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；

当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。 联合行文印章

当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。

当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

特殊情况说明

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采

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取标识“此页无正文”的方法解决。

机关名称之间用顿号隔开，末尾用句号；如主送机关移至主题词之下，标注方法同抄送机关。

19．印制版记

印制版记是印制公文的标记，由公文印发机关名称、印发日期和印制份数3部分组成，位于公文末页主题词或抄送机关名称下方、页码上方，与公文页码不空行。党的机关的公文，两条横线之间的左右侧各空半个4号字，分别标注公文印发机关名称和印发日期，底线下边右侧离字边空两个5号字，加圆括号用5号宋体字标注印制份数，即“（共印××份）”。

行政机关的公文，只有印发机关和印发时间，印发机关左空1字，印发时间右空1字，用3号仿宋体字排印。

印发时间都用阿拉伯数字，均以付印日期为准，年份不能简写。上行文的，印发日期后接着排印“印”字；下行文、平行文的，排印“印发”2字。

用特定版头印发的公文的印发日期，必须在成文日期之后或与成文日期同一天。

翻印上级机关的公文，应把印发单位改为翻印单位，印发日期改为翻印日期，用圆括号标注共印××份。

（二）：公文格式的排版要求，字体要求

公文用纸一般采用国内通用的16开型，推荐采用国际标准A4型，供张贴的公文用纸幅面尺寸可以根据实际需要确定。

保密等级字体：一般用3号或4号黑体字。 紧急程度字体：与保密登记相同，3-4号黑体

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文头字体：大号黑体字，黑变体或标准体。套色一般为红。 发文字号字体：一般采用3或者4号‘宋体。

开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。

3 印发机关和印发日期

位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占l行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空l字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

4 版记中的反线

版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。 5 版记的位置

版记应置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。

9 页码

用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行,数码左右各放一条4号“一”字线，“一”字线距版心下边缘7mm。单页码居右空l字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。

10 公文中表格

公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

四、几种常用的商务公文 通知

通知格式：（指示性通知）

北京积水潭医院关于××××××的通知 各科室：

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（四）单一性。请示事项具有单一性，要求一文一事。而报告可以一文一事，也可以一文数事。

三、类型

请示的分类主要是根据行文的目的和内容的不同来进行的。通常可分为两种。

（一）事项性请示。这种请示是下级机关请求上级机关审核批准某项或者开展某项工作的请示，属于请求批准性的请示。这种请示多用于机构设置、审定编制、人事任免、重要决定、重大决策、大型项目安排等事项。这些事项按规定本级机关无权决定，必须请示上级机关批准。

下级机关在工作中遇到人力、物力、财力等方面难于解决的事项，用请示请求上级机关给予帮助、支持的请示，也是事项性。

（二）政策性请示。下级机关往往会在工作中碰到某一方针、政策等不明确、不理解的问题，或者碰到新问题和情况。要弄清楚和解决这些问题，可用请示行文，并提出解决的意见，请求上级机关给予明确的解释和指示。

（三） 请求批转性请示。 四、请示的结构、内容和写法

请示由首部、正文和尾部三部分组成，其各部分的格式、内容和写法如下：

一、 首部。主要包括标题和主送机关两个项目内容。 1、 标题。请示的标题一般有两种书写方式：一种是有发文机关名称、事由和文种构成。如《***组关于********的请示》；

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另一种是由事和文种构成，如《关于*******的请示》 2、 受文领导。每份请示只能写一个受文领导，不能多头请

国务院1987年国发〔1987〕××号通知颁发的《会计人员职权条例》规定，会计人员技术职称分为总会计师、会计师、助理会计师、会计员四种；其中“总会计师”既是行政职务，又作为技术职称。在执行中，工厂总会计师按《条例》规定，负责全厂的财务会计事宜；可是每个工厂，尤其大工厂，授予总会计师职称的人有四五人，究竟由哪一位负责全厂的财务会计事宜，执行总会计师的职责与权限呢？我们认为宜将行政职务与技术职称分开。总会计师为行政职务，不再作为技术职称，比照最近国务院颁发的《工程技术干部技术职称暂行规定》将《条例》第五章规定的会计人员职称的“总会计师”改为“高级会计师”。

以上意见是否妥当，请指示。

××省财政厅（盖章） 一九××年×月×日

【例文简析】这则请示实遇到具体工作且又自己无权决定而请求指示的。该指示先阐明缘由和问题，然后再拿出处理意见，请求批复。

2．请求批准性请示【例文】

关于申请对外承包劳务经营权资格的请示

××建工集团：

我公司是经国家建设部核定的工业与民用建筑工程施工一级资质企业，成立于19××年×月。公司注册资本××××万元，现有职工××××多人，其中高级职称××

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人，中级职称×××人，机械设备1000多台，总功率2.2万千瓦。公司在区内外设有土建、设计、装饰、机械施工、

汇报性报告主要是下级向上级汇报工作、反映情况的报告，一般分为两类：

1、 综合报告。这种报告是本单位工作到一定的阶段，就工作的全面情况向上级写的汇报性报告。其内容大体包括工作进展情况，成绩或问题，经验或教训以及对今后工作的意见或建议。这种报告的特点全面、概括、精练。

2、 专题报告。这种报告是针对某项工作中的某个问题，向上级所写的汇报性报告。 二、 答复性报告

这种报告是针对上级或管理层所提出的问题或某些要求而写出的报告。这种报告要求问 什么答什么，不涉及询问以外的问题或情况。 三、 呈报性报告

呈报性报告主要用于下级向上级报送文件、物件随文呈报的一种报告。一般是一两句话说明报送文件或物件的根据或目的以及与文件、物件相关的事宜。

四、 例行工作报告

例行工作报告是下级向上级，因工作需要定期向上级所写的报告。如，财务报告、费用 支出报告等。报告格式：（建议报告）

关于××××××的报告 院领导：

根据×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××现将主要情况报告如下：

一、×××××××××××××××××××××××××××××。 二、××××××××××××××××××。

以上意见如无不妥，请批转各部门执行。

北京积水潭医院××处 ××××年×月×日

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列和标识规则，包括版面安排、字体型号、各要素的标识排序等。目前，各类机关的通用公文的格式大体相同。党政机关通用公文的文面格式由版头、份号、密级、保密期限、发往地址、紧急程度、发文字号、签发人、收发报序号、公文标题、主送机关、正文、附件名称（附件说明）、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围（附注）、附件、主题词、抄送机关、印制版记21个要素组成。这21个要素按其所在的位置，又可分成眉首（文头）部分（前9个要素）、主体部分（中间9个要素）、版记（文尾）部分（最后3个要素）。

眉首部分，位于公文首页上部，一般占整个页面的1/3左右。党的机关用特定版头制发的公文，眉首部分与主体部分用两条各长60.5mm、宽0.7mm的红色横线中间加2号实体五角星隔开；行政机关的公文用一条长159mm、宽0.7mm的红色横线隔开，中间没有五角星；用电报传送的公文，眉首部分与主体部分用两条平行的黑色横线（密码电报为红色）隔开。用A4型公文纸，国家标准规定上报公文的眉首部分占55.89%，即166毫米。

主体部分位于眉首部分以下，版记部分之上。

版记部分位于公文最后一页下端，其中，印制版记包括印发机关、印发时间和印发份数3项内容（行政机关的公文只有前两项内容）。

1．版头

版头，又叫发文机关标识，即人们通常所称的“红头”。由发文单位全称或规范化简称加上文件两字组成，[公司现行公文

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一般省略文件两字]，用大字套红标注秘密等级下放的中央位置。以公司名义发出的公文，其样式已经同意印刷，公司系统其他各

号起，按公文的签发时间的先后依次编号，不能跳号，不留有空号，不随意编号，不编虚位（即“1”不编为“001”），不加“第”字。

使用发文字号，应注意3个问题：一是发文字号一经确定，应长期固定使用。二是联合行文，一般只标注主办机关的发文字号。三是用特定版头印制的公文的发文字号，党的机关的用4号仿宋体、行政机关的用3号仿宋体字标注于版头（发文机关标识）下空2行红色横隔线之上。下行文、平行文的居中标注；上行文的标注于左侧，与右侧的“签发人”对称，左右边各空1字排印。

7．签发人

公文签发人：签发人在下行文和平行文的文面上一般看不到，上报的公文应当在首页注明签发人姓名。其书写位置与发文字号在同一水平线。

上报公文（主要指请示、报告）应标注签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人由“签发人”3字加全角冒号与签发人姓名组成，标注于公文发文机关标识（版头）下空2行红色横隔线之上。党的机关的公文用4号仿宋体字标注。某些重要的公文有会签人的，还应在签发人右侧用4号仿宋体字标注会签人及其姓名。

上报公文标注签发人的目的，是为了加强单位领导人对公文所负的责任，使之认真把好公文关。

标注公文签发人应注意2个问题：一是联合行文，有多个签

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发人，一般是主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺

为标准。

14．成文日期

成文日期，一般以领导人最后签发的日期为准；经会议讨论通过的决议、决定等，以会议通过的日期为准；联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准。成文日期应当写明年、月、日，年份不能简写。

党的机关的公文成文日期用阿拉伯数字标注。有主送机关的文种，成文日期标注于发文机关署名右下方，低两个字用3号仿宋体字排印；对于决定、决议、规定等不标注主送机关的公文，成文日期加括号用3号楷体字标注于标题之下居中位置。县级及基层党的机关发文，对于决定、决议、规定等不标注主送机关的公文，成文日期标注在发文机关署名右下方。

行政机关的公文成文日期用汉字标注，“零”写“O”。单一机关行文，成文日期在正文之下一般空4行、右空4个字、用3号仿宋体字排印。联合行文，将成文日期拉开，左右各空7个字排印；成文日期与正文的距离，从实际出发确定，以方便盖章为准。

公文经领导人签发后因故不能及时发文时，成文日期可请示签发人重新确定，或由办文者提出意见报领导确定。

15．印章

县市区党的机关和基层党组织的公文，均应加盖发文机关印章。联合上报的公文，联署机关都应当加盖印章。

在行政机关，公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，

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均应加盖发文机关的印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。

(文种)的主题词在后的次序排列。

2．《江泽民同志在中央计划生育和环境保护工作座谈会上的讲话》(1997年3月8日)

主题概念：计划生育工作环境保护工作 座谈会江泽民讲话 1997年

主 题 词：计划生育工作环境保护工作座谈会 1997年 江泽民 讲话

说 明：①多主题公文；概括标引。

②直接转换。“计划生育工作”、“环境保护工作”、“座谈会”、“讲话”分别直接转换为《公文主题词表中的正式主题词“计划生育工作”、“环境保护工作”、“座谈会”和“讲话”。

③人物名称和年代作为自由词标引，不加“△”标记。 3．《中共中央办公厅国务院办公厅关于做好1998年元旦、春节期间有关工作的通知》

主题概念：元旦、春节工作关心群众生活 精简会议制止铺张浪费

双拥工作 1998年 通知

主 题 词：元旦 春节 工作安排关心群众生活精简会议 制止

铺张浪费 双拥工作 1998年 通知 说 明：①多主题公文；重点标引。

②直接转换。“元旦、春节工作”、“关心群众生活”、“精简会议”、“双拥工作”、“通知”分别直接转换为《公文主题词表》

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中的正式主题词“元旦”、“春节”、“工作安排”、“关心群众生活”、“精简会议”、“双拥工作”和“通知”。

《国家行政机关公文处理办法》明确规定：“文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写、排版）。”行政机关的公文除发文机关标识、标题、主题词目用小标宋体字，密级、保密期限、紧急程度、“主题词”3字用黑体字，份数序号用2号全身黑正体字外，其余文字都是用3号仿宋体字。

用16开型公文纸排印公文，党的机关的公文，正文一般每页排20行，特殊情况，最多只能排22行，每行25个字。行政机关的公文，正文一般每页排19行，每行25个字。

用国际标准A4公文纸排印公文，正文用3号仿宋体字，一般每页排22行，每行排28个字。

特殊情况下，为了防止出现“此页无正文”字样，调整行距、字距时，每页既可减少1行、每行可减少1-2个字，也可每页增加1-2行、每行增加1-2个字。

公文要求双面印刷，页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色普所标BL100%，红色油墨应达到色普Y80%，M80%。印刷品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。

公文页码用4号半角白体阿拉伯数字标注，置于版心下边缘之下一行，数字左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。空白页和空白页以后的页不标注页码。

公文装订与公文排印应一致，并考虑人们的阅读习惯。根据不同装订方法的要求，分别用骑马钉、平订或胶粘，左侧装订，不掉页。

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秘密等级、紧急程度 黑体 三号

发文机关标识 小标宋体 一般初号 不得大于22mm*15mm

（三）请各市委宣传部、柳铁党委宣传部于9月5日下午下班前将参加会议人员名单报到自治区党委宣传部办公室。

联系人：×××，电话：××××，传真：××××××。

中共广西壮族自治区委员会宣传部

二○○三年九月四日

《通知》写作要点

通知是下行文，要求下级机关办理、执行或服从安排的文种。通知讲究时效性，是告知立即办理、执行或周知的事项。 一、标题：制发机关＋事由＋通知。 二、正文：

一通知前言：即制发通知的理由、目的、依据。例如“为了解决×××的问题，经×××批准，现将×××，具体规定通知如下。

二通知主体：写出通知事项，分条列项，条目分明。 三、结尾：三种写法： 一意尽言止，不单写结束语。

二在前言和主体之间，如未用“特作如下通知”作为过渡语，结尾可用“特此通知”结尾。 三再次明确主题的段落描写。

请示

请示是机关单位经常使用的一种陈请性上行文。本节着重介绍请示的概念、特点和类型，并与报告作比较。

一、概念

办法规定：“请示适用于向上级机关请求指示、批准。” 1987年国务院办公厅正式发布《国家行政机关公文处理办法》之前，请示和报告在工作实践中经常出现混淆不清的错误。其后，尽管国家已有权威的规定，但在实际中还是出现不少错误。应当指出，自国务院提高发文机关规格于2000年8月24日发布《国家行政机关公文处理办法》后，就不能再现出现上述的错误了。

二、特点

请示的特点可以在与报告的比较中看出。

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此文是否提交院办公会讨论，请指示。

积水潭医院××处 ×年×月×日

《请示》写作要点

请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的呈请性、期复性公文。 一、标题：制发机关名称＋事由＋请示。 二、正文：

一请示的原因：陈述情况，阐述理由，讲情必要性和可能性，最后用“为此，请示如下”。

二请示的事项：写明请示要求，如请求物资要写明品名、规格、数量，请求资金要写明金额。

三、结尾语：多用“上述意见，是否妥当，请指示”。“特此请示，请予批准”，“以上请求，请予审批”，“以上请示，请予批复”，“以上请示，如无不妥，请批转各部门执行”等语。

注意事项：一文一事；一个主送机关；逐级请示。

请示例文

中阳县城乡建设局

关于请求批准成立“中阳县供热公司”的请 示 县编委:

为了进一步提升城市品位，实现节能、减排、降耗，达到减少污染的目的，按照县政府的安排，县城除中钢集中供热的区域外，从今年开始逐步分期实施旧城区、二郎坪开发区等区域的集中供热，热源厂选在县城东苍湾村340省道南侧，采用燃煤热水链条锅炉供热。设计规模为160万m2，当年必须供上热的有滨河小区、聚安小区、金鼎商住楼、城关镇等单位约80万m2，上二台40吨的热水锅炉。鉴于此，急需成立供热公司，初步设想为正科级自收自支单位，隶属县城乡建设局，内设机构

及人员编制参照其他县（市）初步拟定为：

? 经理1人

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以上暂行办法如无不妥，请批转发布执行。

国家旅游局（盖章） 公安部（盖章） 一九九七年二月二十八日

【例文简析】这则请求批转的请示分三

层，一是请示的缘由，二是请求批转的对象，三是请求批转的尾语。

报 告

报告是下级向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复询问的陈述性上行公文。

\报告\是陈述性文体。写作时要以真实材料为主要内容，以概括叙述为主要的表达方式.\报告\是行政公文中的上行文种，撰写\报告\的目的就是为了让上级掌握本单位的情况，了解本单位的工作状况及要求，使上级领导能及时给予支持，为上级机关处理问题，布置工作或作出某一决策提供依据。\下情上达\是制发报告的目的。所以报告的内容要求以摆事实为主，要客观的反映具体情况，不要过多的采用议论和说明，表达方式以概括为主，语气要委婉、谦和、不宜用指令性语言。 报告的特点：

一、报告的目的为了向上级汇报工作、情况、建议、答复等，它不直

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接请求上级机关正面回答报告中的问题，所以不带请示事项，这是它与请示的重要区别之一。

公文格式，一般由公文的文面格式、用纸格式和排印装订格式3部分组成。

（一）公文的文面格式

国家的标准GB/T9704-1999《国家行政机关公文格式》是我国现行的公文格式标准。该标准对公文用纸，幅面，版面尺寸，图文颜色，排版规格以及印制装订等都做了具体的规范，另外还对公文各要素[眉首，主体，版记]的标识规划了极其详细的描述。现在我们一起来学习一下：

公文文面格式是指公文中各要素（各组成部分）的搭配、排列和标识规则，包括版面安排、字体型号、各要素的标识排序等。目前，各类机关的通用公文的格式大体相同。党政机关通用公文的文面格式由版头、份号、密级、保密期限、发往地址、紧急程度、发文字号、签发人、收发报序号、公文标题、主送机关、正文、附件名称（附件说明）、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围（附注）、附件、主题词、抄送机关、印制版记21个要素组成。这21个要素按其所在的位置，又可分成眉首（文头）部分（前9个要素）、主体部分（中间9个要素）、版记（文尾）部分（最后3个要素）。

眉首部分，位于公文首页上部，一般占整个页面的1/3左右。党的机关用特定版头制发的公文，眉首部分与主体部分用两条各长60.5mm、宽0.7mm的红色横线中间加2号实体五角星隔开；行政机关的公文用一条长159mm、宽0.7mm的红色横线隔开，中间没有五角星；用电报传送的公文，眉首部分与主体部分用两

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条平行的黑色横线（密码电报为红色）隔开。用A4型公文纸，国家标准规定上报公文的眉首部分占55.89%，即166毫米。

文机关所在行政区地方代字不能省略。例如，“益资发”，用“益资”做发文机关所在行政区代字，省略了发文机关代字“委”，“发”是文件类别字；“益资委”中的“委”是发文机关代字，即“中国共产党益阳市资阳区委员会”，省略了文件类别代字。发文机关代字不能与同级机关的机关代字相同，例如，同级统战部与统计局，不能都用“统”字做机关代字，应分别用“统战”、“统计”做机关代字。发文年度和发文顺序号用阿拉伯数字书写，发文年度号标注在六角括号内。发文年度应标全称，不能简称，例如，“〔2005〕”不能简写为“〔05〕”。发文顺序号分年度从1号起，按公文的签发时间的先后依次编号，不能跳号，不留有空号，不随意编号，不编虚位（即“1”不编为“001”），不加“第”字。

使用发文字号，应注意3个问题：一是发文字号一经确定，应长期固定使用。二是联合行文，一般只标注主办机关的发文字号。三是用特定版头印制的公文的发文字号，党的机关的用4号仿宋体、行政机关的用3号仿宋体字标注于版头（发文机关标识）下空2行红色横隔线之上。下行文、平行文的居中标注；上行文的标注于左侧，与右侧的“签发人”对称，左右边各空1字排印。

7．签发人

公文签发人：签发人在下行文和平行文的文面上一般看不到，上报的公文应当在首页注明签发人姓名。其书写位置与发文字号在同一水平线。

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上报公文（主要指请示、报告）应标注签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1

县级和基层党的机关，公文印数较少，所发公文都要加盖发文机关印章；对于在正文之后不需署名的文种，采取变通的形式，即在正文之后用3号字署名，以便于盖章，但在正文之前仍不标注主送机关，只把印发传达范围由正文之后移至成文日期下一行排印。

行政机关的公文，单一机关和两个机关的联合行文不署名，3个以上机关联合行文，应署名。署名时，将发文机关名称排在成文日期和正文之间，主办机关排在前面，每行最多排3个发文机关名称，最后一排如余一个或两个，均居中排印，以方便盖章为标准。

14．成文日期

成文日期，一般以领导人最后签发的日期为准；经会议讨论通过的决议、决定等，以会议通过的日期为准；联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准。成文日期应当写明年、月、日，年份不能简写。

党的机关的公文成文日期用阿拉伯数字标注。有主送机关的文种，成文日期标注于发文机关署名右下方，低两个字用3号仿宋体字排印；对于决定、决议、规定等不标注主送机关的公文，成文日期加括号用3号楷体字标注于标题之下居中位置。县级及基层党的机关发文，对于决定、决议、规定等不标注主送机关的公文，成文日期标注在发文机关署名右下方。

行政机关的公文成文日期用汉字标注，“零”写“O”。单一机关行文，成文日期在正文之下一般空4行、右空4个字、用3

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号仿宋体字排印。联合行文，将成文日期拉开，左右各空7个字排印；成文日期与正文的距离，从实际出发确定，以方便盖章为

1．《中共中央国务院关于中央党政机关干部教育工作的决定》

主题概念：干部教育工作党政机关 决定 主 题 词：干部教育 党政机关决定 说 明：①单主题公文；概括标引。

②直接转换。“干部教育工作”、“党政机关”、“决定”分别直接转换为《公文主题词表》中的正式主题词“干部教育”、“党政机关”和“决定”。

③主题词按反映公文内容的主题词在前，反映公文形式(文种)的主题词在后的次序排列。

2．《江泽民同志在中央计划生育和环境保护工作座谈会上的讲话》(1997年3月8日)

主题概念：计划生育工作环境保护工作 座谈会江泽民讲话 1997年

主 题 词：计划生育工作环境保护工作座谈会 1997年 江泽民 讲话

说 明：①多主题公文；概括标引。

②直接转换。“计划生育工作”、“环境保护工作”、“座谈会”、“讲话”分别直接转换为《公文主题词表中的正式主题词“计划生育工作”、“环境保护工作”、“座谈会”和“讲话”。

③人物名称和年代作为自由词标引，不加“△”标记。 3．《中共中央办公厅国务院办公厅关于做好1998年元旦、春节期间有关工作的通知》

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主题概念：元旦、春节工作关心群众生活 精简会议制止铺张浪费

《国家公正机关公文处理办法》规定，从2001年1月1日起，国家行政机关的公文用纸，一般采用国际标准A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm。版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）。

（四）公文排印、装订格式

《中国共产党机关公文处理条例》明确规定：“公文的汉字从左至右横排；少数民族文字按其书写习惯排印。”用汉字排印公文，除版头用长牟或长宋体字排印外，一般使用宋、楷、仿宋、黑4种字体。

《国家行政机关公文处理办法》明确规定：“文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写、排版）。”行政机关的公文除发文机关标识、标题、主题词目用小标宋体字，密级、保密期限、紧急程度、“主题词”3字用黑体字，份数序号用2号全身黑正体字外，其余文字都是用3号仿宋体字。

用16开型公文纸排印公文，党的机关的公文，正文一般每页排20行，特殊情况，最多只能排22行，每行25个字。行政机关的公文，正文一般每页排19行，每行25个字。

用国际标准A4公文纸排印公文，正文用3号仿宋体字，一般每页排22行，每行排28个字。

特殊情况下，为了防止出现“此页无正文”字样，调整行距、字距时，每页既可减少1行、每行可减少1-2个字，也可每页增加1-2行、每行增加1-2个字。

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公文要求双面印刷，页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色普所标BL100%，红色油墨应达到色普Y80%，

定于9日9-10日召开全区宣传部长座谈会，现将有关事项通知如下： 一、会议议题

传达学习中宣部召开的部分省区市宣传部长座谈会精神；总结交流我区前八个月宣传思想工作；研究部署下一步工作。 二、参加人员

各市委宣传部长、柳铁党委宣传部长。 三、会议时间

9日9-10日(会期一天半，9日8日下午报到)。 四、会议地点

报到及住宿地点：南宁市七星路广西宣传干部培训中心。 会场：区党委办公楼三楼会议室。 五、有关事项

（一）请参加会议人员准备约15分钟的发言。请将发言材料打印50份，在报到时交会务组 (打印要求：16开幅面，在左上角用四号楷体注明“全区宣传部长座谈会发言材料”)。

（二）请各市委宣传部长、柳铁党委宣传部长安排好会议期间的各项工作，准时出席会议。在外出差、学习的，加无特殊情况，务请回邕参加会议。

（三）请各市委宣传部、柳铁党委宣传部于9月5日下午下班前将参加会议人员名单报到自治区党委宣传部办公室。

联系人：×××，电话：××××，传真：××××××。

中共广西壮族自治区委员会宣传部

二○○三年九月四日

《通知》写作要点

通知是下行文，要求下级机关办理、执行或服从安排的文种。通知讲究时效性，是告知立即办理、执行或周知的事项。 一、标题：制发机关＋事由＋通知。 二、正文：

一通知前言：即制发通知的理由、目的、依据。例如“为了解决×××的问题，经×××批准，现将×××，具体规定通知如下。

二通知主体：写出通知事项，分条列项，条目分明。 三、结尾：三种写法： 一意尽言止，不单写结束语。

二在前言和主体之间，如未用“特作如下通知”作为过渡语，结尾可用“特此通知”结尾。 三再次明确主题的段落描写。

请示

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请示是机关单位经常使用的一种陈请性上行文。本节着重介

绍请示的概念、特点和类型，并与报告作比较。

各地区、各部门执行。

国家土地管理局 一九九一年一月二日

院长办公会请示格式： 主管领导批示：

关于××××的请示 院领导：

×××××××××××××××××××××××××××××××× ××××××××××××××××。

此文是否提交院办公会讨论，请指示。

积水潭医院××处 ×年×月×日

《请示》写作要点

请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的呈请性、期复性公文。 一、标题：制发机关名称＋事由＋请示。 二、正文：

一请示的原因：陈述情况，阐述理由，讲情必要性和可能性，最后用“为此，请示如下”。

二请示的事项：写明请示要求，如请求物资要写明品名、规格、数量，请求资金要写明金额。

三、结尾语：多用“上述意见，是否妥当，请指示”。“特此请示，请予批准”，“以上请求，请予审批”，“以上请示，请予批复”，“以上请示，如无不妥，请批转各部门执行”等语。

注意事项：一文一事；一个主送机关；逐级请示。

请示例文

中阳县城乡建设局

关于请求批准成立“中阳县供热公司”的请 示

县编委:

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为了进一步提升城市品位，实现节能、减排、降耗，达到减

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