物资采购管理办法

物资采购管理办法

为规范公司的物资采购行为，降低物资采购成本，确保所采购的产品符合规定要求，特制定《物资采购管理办法》。

附件：集中采购（原材料、设备）设备列表

采购流程图

江苏八达园林建设股份有限公司

物资采购管理办法

第一章 总 则 第二章 职责及权限

第三章 采购管理申请程序、内容及计划 第四章 供应商管理制度 第五章 验收与验证，以及索赔 第六章 采购合同 第七章 招标采购制度 第八章 责任与奖罚 第九章 附 则 第十章 表格流程

第一章 总则

第一条 为了规范公司的物资采购行为，降低物资采购成本，堵塞采购环节中的漏洞，

防止国有资产流失，抵制不正之风，对采购产品及其供方进行控制，确保所采购的产品符合规定的要求，特制定本办法。

第二条 本规定适用于总公司、各下级、二级分公司、项目部对公司生产经营活动所需各类物资、设备采购行为的控制。

第二章 职责及权限

第三条 采购部职责及权限

（一）负责收集采购物资、设备的质量、价格等市场信息，掌握主要采购物资信息变化，建立统一、高效的物资采购管理体系、采购标准和信息系统。

（二）负责公司主要施工原材料、大型设备、其他设备的供方考察、评价和采购工作。

（三）负责公司主要施工原材料、大型设备、其他设备配件的统一采购和供应工作。

（四）负责公司单次采购价值 万元（含）以上的大宗材料、单件价值 元（含）以上的原材料、设备工具的统一采购和供应工作。

（五）负责具备招标采购条件的原材料和设备的招标、评标及采购工作。 （六）协助总公司、各下级、二级分公司、项目部对供方的考察和评价工作，对其采购工作进行指导。

（七）负责对总公司、各下级、二级分公司、项目部采购物资的价格、质量、数量的监督。

第四条 总公司、各下级、二级分公司、项目部采购部门职责及权限

(一)

负责建立健全所属公司物资设备采购管理制度，统计物资、设备

采购信息，向总公司物资采购部或者本部上报有关报表。 (二)

负责原材料、使用设备的供方考察、评价和采购管理工作，协助

总公司采购部对主要重点项目施工原材料、大型设备的供方进行考察和评价。 (三)

负责工程项目物资供方的考察、评价和持续监督工作，确保采购

物资质优价廉。 (四)

负责工程常用物资及单件价值小于 元的物资采购和供应

管理工作。 (五)

施工项目部的采购实行严格控制，月采购金额低于 万元由各

级公司公司部门负责人审批， 万元至 万由总公司物资采购

部上报总经理办公室审批， 万元以上必须报董事会审批。 (六)

第三章 采购管理申请程序、内容及计划

第五条 采购申请程序旨在所有生产性物料、设备、样件、小批量试制用物料的管理要求，旨在规范公司执行采购申请的具体工作，提高采购效率，防范采购申请过程中的潜在经济风险。

i.

公司物资采购部应当根据公司管理制度要求，结合公司实际采购管理条件制定采购申请管理制度。采购申请管理制度应当对公司采购申请表格的制定、各部门填制采购申请的具体内容、授权审批、紧急采购申请的批准、监督检查等各项工作予以明确的规定。

ii.

公司财务部应当对各部门执行采购申请制度的情况进行监督检查，发现问题立即提出整改意见并限期更改。

iii.

行政部应当和采购部一起，共同组织各部门管理人员和有关业务人员进行采购申请管理制度的培训。

第六条 采购分类申请必须明确。 i.

项目施工当前产品所需的物料，由采购部按项目部汇报的施工需求计划制订采购计划，并且填写物料的采购申请单。

ii. iii. iv.

为开发新的苗木品种产品所需要物料，由需求部门提出采购申请。 机器设备、辅料等由具体实施部门提出采购申请。

办公用大型固定资产由公司行政部或具体使用部门提出采购申请；日常办公用品由使用部门提出申请，行政部负责采购。 v.

施工现场紧急需用物资由该项目负责部门提出采购申请。

负责收集并上报采购物资的质量、价格信息。

第七条 采购申请单的准备

i. ii. iii.

采购申请单必须由请购部门、请购人书写清楚。 采购申请单一式四联，空白请购单可从采购部门得到。 如有特殊需要时，请购人要在递交申请单时附上说明或者由于紧急采购未填写单据者，应事后及时补齐。

iv. 请购人应清楚、完整地填写申请单的内容，包括：产品名称、型号／规格、单位、数量、要求到货日期；请购人／采购物流部门／日期；库存量。

v. 若申请紧急采购，则请购人需注明加急、加急原因，并由请购部门经理签字确认。紧急采购时请购人可在申请单上配合附件／备忘录形式推荐供应商，但这并非决定采购部门必须选择该供应商。

第八条 采购申请单的发放——经物资采购部门核准后一式四联，第一联申请部门留存，第二联交采购部，第三联交仓库，第四联财务部。 第九条 申请单在采购部的处理过程 i.

请购人将填写清楚、完整的并得到批准的申请单送交物资采购部，如果是采购固定资产，可直接交采购部办理采购，如果是其他物料，则送交采购部编制采购计划，再由采购部将经批准的采购计划交采购员办理采购。

ii.

由采购部采购员评审申请单的完整性并记下接单日期，不完整的、字迹潦草看不清楚的或没有签字批准的请购单可退给请购人重填，以确保采购时能符合所有的规定要求。

iii.

采购物流部采购员应将申请单的信息在采购申请跟踪表上记录下来以便跟踪。

iv.

根据采购部内部分工，由采购部经理指定某采购员负责实施该请

购单的采购。

第十条 采购申请单的取消 i.

不论由于什么原因需要取消请购时，应填写取消请购通知单，由原请购人签字后将通知分发到所有已接到原申请单的部门，取消请购通知单上需注明原请购单编码。

ii.

取消请购通知单须由各部门人员签字并在采购申请跟踪表上注明。

iii.

取消请购通知单以及至此已接到的报价资料应与原申请单一起存档。

iv.

如果在通知取消之前采购员已签订采购合同，则采购员必须尽快与供应商联系，通知其停止生产或发货。 v.

若由于取消请购的时间太迟导致货物已移交购货人的，应由请购人和采购员在取消请购通知单上注明处理对策，并经原请购部门的经理及采购部经理签字确认。

第十一条

采购物资过程中应填写采购申请跟踪表。所有传递到采购部的采

购申请应由采购员在采购申请跟踪表上进行登记，下达采购订单后，应在该跟踪表上登记采购订单起止日期。 第十二条

申请单格式——建议使用无碳复写纸，并预先编号，一式四份，

每份注明留存部门。 第十三条

工作流程：项目原材料、机器设备采购流程见附件十八、十九图

1、2；此流程作为项目物资及设备采购工作程序的指导，物资管理部门及采购员应熟悉并完善物资设备采购程序，采购各环节严格控制，确保采购工作规范有序进行。

第十四条 采购计划的编制 (一)

物资采购部门根据公司经营活动需要编制物资、设备购置申请及采购计

划，并负责实施。 (二)

总公司、下级、二级分公司、项目部或采购员根据项目合同、实际应用

所需物资填写表单单，或其他信息编制原材料、物资设备追加购置单、采购申请单，根据审批情况实施。 (三)

物资采购部门或采购员在编制物资采购计划时，要充分考虑现有库存、

供货周期、和预期的市场价格趋势等因素。 (四)

采购计划必须由单位负责人批准后方可实施。公司采购物流部应当根据

公司管理制度，结合本公司项目建设实际、仓储等具体情况，制定公司采购计划管理制度。采购计划管理制度应当对计划编制的人员、计划内容、计划复核审批、计划执行和反馈检查等具体工作予以明确的规定。 (五)

采购计划制度应当经过采购部、财务部、项目部等有关部门提出意见后，

由采购部提交明细表给公司总经理，报总经理办公会议批准后执行。公司采购计划管理制度应当报董事会、公司采购物流部和财务部备案。 (六)

采购部负责编制公司采购计划。为此，采购物流部应当指定专人负责编

制采购计划。财务部、项目部、经营部、仓储部等部门有关业务人员应当对物资采购部予以必要的支持。 (七)

对于供应商开设现场临时提供服务的，公司在编制采购计划时，应当将

供应商已到货、但尚未办理检验入库的货物，即：尚未记录到公司存货账上的存货，纳入采购计划中，防止重复采购。 (八)

行政部和物资采购部应当组织相关部门的相关业务人员定期或者不定期

参加采购计划管理培训。 (九)

编制采购、租用计划时应注意到编制采购计划的范围（所有生产性物料、

施工组件、种苗等园林种植小批量试制用品种、单件金额在 元以上的办公用品、其他），编制计划内容和依据（项目计划和项目材料使用预测、项目进度计划和中途增加材料使用计划、库存量、紧急采购申请单和追加购置单、采购物品的规格、型号、数量、单位、价格、预计物资到货时间、配送现场日期和种苗成活概率、其他）。 (十)

采购计划调整时应填写取消采购申请单、如已经同供货方签订采购合同

应向供货方递交采购合同的更改与取消申请表，其调整重大变化包括：客户

发生变化、项目进度变化、物资需求变化等。

第四章供应商管理制度

第十五条 供应商考察及评价 （一）释义： i.

合格供应商名单：通过了《供应商评审、选择、开发制度》的一系列过程、现可为公司正常批量供货的所有供应商名单的汇总。合格供应商名单是一个受控文件，应形成记录，经过适当的批准并及时更新。

ii.

评审小组：由物资采购部、财务部、项目部等多个功能部门的人员组成的横向协调小组，它对供应商的评审、选择和开发中的一系列重要问题进行讨论。

iii.

黑名单：由物资采购部和有关部门联合制定，公司不得采购已列入黑名单的供应商提供的产品。

iv.

采购检验小组：对于采购物资的检验根据不同的采购对象由不同的部门负责检验。例如办公用品由行政部检验。本制度中涉及的采购检验小组以下统称为对应检验小组。

（二）物资采购部和各下级、二级分公司、施工目部物资采购部门分别对其所购置原材料、设备（对最终工程质量有直接和间接影响的物资；对环境和安全有较大影响的物资）的供货方进行考察，并且制定供应商管理制度。

i.

公司物资采购部应当根据本公司具体情况，制定符合公司实际条件的供应商管理制度。公司供应商管理制度应当对供应商的业务主管部门、对供应商的资格评审、供应商供货质量的监控、供应商损失索赔、供应商黑名单管理、执行供应商管理制度的检查等具体业务予以明确。

ii. 供应商管理制度经过采购委员会讨论，报总经理办公会议批准后执行。

iii. 物资采购部是供应商管理的业务主管部门，其他涉及或相关部门协助物资采购部执行供应商管理制度。

（三）所遇问题的反馈及解决——5步骤法 i.

确定问题——当物资采购部接到各部门反馈的问题后，首先由相关采购员和相关部门针对具体问题进行考察、核实，保证确实是由于供应商的原因造成的问题，当确定问题后，由物资采购部视问题的严重程度向供应商反馈。对于较严重的问题，应填写问题反馈与解决单。若为轻微、偶尔发生的问题，则可不发问题反馈与解决单，而以方便的方式与供应商联系解决。填写问题反馈与解决单时应在问题描述一栏中对发现的问题进行清晰的描述，包括：是什么问题？在哪里发现这个问题？何时发现？有哪些影响等。

ii.

应急措施和初步整改计划——供应商接到公司反馈的问题后，必须在48小时内给公司做出书面答复，说明应急措施和初步整改计划，填在问题反馈与解决单的供方解决意见一栏中，如果供应商未能如期作出答复，则由采购部做好记录，作为供应商供货业绩考评。

iii.

问题的根本原因分析——对问题反馈与解决单中的问题，供应商必须确定造成该问题的根本原因。

iv.

纠正措施——供应商应针对问题的根源采取相应的纠正措施，防止问题的再次发生，并在 天内就纠正措施实施过程做出书面答复，传真、邮件等回复公司采购部。 v.

效果验证——由对应检验小组经理对反馈问题的解决情况进行跟踪、验证，问题得到解决后，将问题反馈与解决单存档。若问题

仍未解决，则继续监督促进供应商改进，直至问题解决。

（四）供方考察应收集的市场及供方信息：

? 营业执照（有效期） ? 产品生产许可证（有效期） ? 质量体系认证证书

? 产品质量状况和质量保证能力 ? 生产能力和服务水平

? 本公司或同类企业对其产品实际应用效果

? 供方价格水平与供货能力、市场同类产品的价格水平和质量状况 ? 质量管理水平

? 供应商供货业绩考评——根据采购部、仓储部提供的供应商交货

期信息、对应检验小组提供的一次交验合格率对供应商进行定期考评，每年度的考评次数不得少于1次。

物资采购部根据收集的供方和市场信息资料，实施评价并对评价结果形成记录，对合格供货方进行汇总，并且上报有关部门。

（五）供方的考察和评价应该包括顾客（业主）提供财产的供方，对考察合格的应列入合格供货方名单。

（六）供应商黑名单——当公司供应商出现以下情况时，将其列入供应商黑名单：

i. ii.

连续 次以上出现严重供货质量问题、延期交货；

对于因为质量、服务问题给公司造成质量和经济损失，按照合同规定应当向公司赔偿损失，但拒绝赔偿的供应商；

iii.

当公司各部门业务人员发现供应商具有上述情况者，所有业务人员有权向公司采购部经理提出。采购部和有关部门应当组成联合调查组对该供应商的上述行为进行调查核实，如果查证属实后填写问题反馈解决单递交供货商，未果者向供货商提交赔偿通知单，再次未果者通过司法程序解决，并且上报总经理办公室，总经理

批准后，采购部应当立即将该供应商列入黑名单。

财务部对列入黑名单的供应商的欠款，应当在扣除该供应商给公司造成全部损失后，予以结清。

第十六条 比质比价采购

（一）采购员应当广泛收集采购物资的质量、价格等市场信息，掌握主要采购物资信息变化，物资采购部门和采购员应当根据市场信息做到比质、比价。

（二）除仅有唯一供货单位或公司生产经营有特殊要求外，主要物资的采购应当选择两个以上的供货单位，从质量、价格、信誉等方面择优进货。

（三）主要物资及有特殊要求的物资采购，应当审查供货单位资格；对已确定的供货单位，应当及时掌握其质量、价格、信誉变化情况。

（四）大宗材料的采购、施工原材料等主要物资的采购以及其他金额较大的物资采购等，具备招标采购条件的，应尽量实行招标采购。

（五）对于常规材料的采购可根据考察情况或地理条件确定供应商进行定点采购，但对其可供产品的价格水平及质量要进行定期评价，对以次充好、无故抬高物价的应予以纠正或取消定点采购资格。

（六）原则上不允许由定点供应商代购其本身不经营的物资尤其是对大宗材料，如在项目资金严重匮乏时，为满足工程施工进度的要求需定点供应商垫付资金代购其他物资的，经有关领导批准可以由其代购，但对其代购物资的价格要予以协商和控制。

（七）物资采购部门要对采购原材料物资及设备的价格和质量进行定期审核和监督，控制采购成本，保证采购物资的质量。 第十七条

对原材料物资及设备的采购，都应签订采购合同，合同应明确规

定产品的名称、规格、采购数量、质量标准及验收标准；付款方式、交货地点、双方义务及责任等。

第十八条 物资采购部门应按照合同管理有关规定对采购合同进行签订、汇

总和保管。

第五章 验收及验证及索赔

第十九条 物资采购部应设专人对采购物资及设备进行验收和验证，必要时

可到供方处进行验证。

第二十条 对物资设备的验收和验证内容包括：

? 数量（方量） ? 外观 ? 标识 ? 批号 ? 原材料说明 ? 设备工具、配件 ? 送货单 ? 取样检查 ? 其他 第二十一条

对收到的原材料物资及设备要做好详细记录，对验收及验证

结果要做好相应的标识，尤其是顾客（业主）提供的物资、设备。

第二十二条 对验证不和格的原材料物资和设备应填写退料单。 第二十三条 质量（损失）索赔 i. ii.

入库检验不合格、生产过程中由于供应商产品质量造成的经济损失； 供应商在交付货物过程中出现：供货不准时、质量、规格等出现问题造成公司项目实施停产的经济损失，相关部门要及时通知供应商并在公司内部通报。

iii.

若供应商对公司验收结果持有异议，可在接到验收结果后 天内向公司提出，双方协商解决办法；若逾期，公司对异议可不予受理，由此产生的不良后果，由供应商承担。

iv.

公司需提出相应的证据，如：检验结果、生产计划／采购计划／订单、公司的客户出具的产品失效分析报告等，并须经供应商确认。 v.

由公司采购部填写赔偿通知单，经供应商确认后，报采购部经理、

财务部经理批准，从供应商货款或下次供货数量中等其他方式扣除。

第六章采购合同

第二十四条 采购合同制度旨在规范签订采购合同的各项具体工作，提高采购效率，维护公司信誉，降低采购管理中潜在的经济风险。 第二十五条 制定采购合同制度要求 i.

采购部应当根据公司合同管理制度规定，结合本公司实际采购情况制定公司采购合同管理制度。公司采购合同管理制度应当对采购合同的业务主管部门、合同谈判、签订起点、金额、采购合同的批准制度、合同修改、采购合同的执行检查、采购订单的下达等各项具体工作予以明确。采购合同管理制度经采购部会议讨论后提交法务部修改审查，最后报总经理办公室批准后执行。

ii.

采购部是公司采购合同的业务主管部门。采购物流部门业务人员根据授权签署采购合同和采购订单。

iii.

公司法务部或者法律顾问应当对公司制定的采购合同和采购订单的具体格式，依据国家有关合同法规进行审查，合同的审查要点是：合法性、严密性、可行性。

iv.

公司行政部、法务部和采购部应当组织对全体采购人员和各部门经理以上管理人员进行采购合同管理制度和业务知识的学习培训。

第二十六条 采购合同的准备 i.

采购的物资经相关审核小组的批准后，采购部要准备好合同，并作好准备与被批准的供应商签订合同。

ii.

采购员取得空白的合同，在合同登记表上登记，登记内容包括：合同编号、签发日期、供应商名称、合同签订日期、办理人员签字等。只有采购员才能用此登记表，登记时要用一定的编号规则。

iii. 采购合同一式两份，第一份（原件）：供应商；第二份（原件）：行政部；第三份（复印件）：采购部；第四份（复印件）：财务部；第五份（复印件）：仓储部。

第二十七条 采购合同包含的信息 i. ii. iii. iv. v. vi. vii. viii. ix. x. xi. xii. xiii. xiv. xv.

合同编号；

申请单号（若有）； 询价单号（若有）； 合同更改号（若有）； 签订日期； 供应商名称； 供应商地址；

供应商联系人、电话、传真； 供应商账号、税号； 付款条件； 交货地点； 供应商代号； 合同生效日期； 产品型号；

采购物品或材料／售后服务的详细描述，适当时，可包括品名、技术规范、参考验收标准、采用的质量体系标准的名称及其他必要的说明；

xvi.

计量单位；

xvii. xviii. xix.

单价及币种，注明是否含增值税； 标准条款及补充条款。

若为分期付款，则要写清分期付款的比例、分阶段应完成的工作、预计完成日期等。

xx. 有效期在一年以上的合同必须在合同的“其它约定事项” 一栏中注明，并由采购部经理、法务部、采购小组审阅后报总经理批准。

xxi. 对样品用件，采购部在签订采购合同之前要确定供应商已完全了解公司的要求并已得到所有的相关资料，采购部门应要求供应商在物资上特殊标明“样品用件”。

第二十八条 合同签署 i.

所有待签的合同、采购条款以及所有的采购选点信息都要交采购部经理审阅。

ii. iii.

合同须经采购部经理授权管理人员签署后才能发给供应商。 合同签订时，采购员应详细填写采购单，然后由采购员将合同的各份与采购单一起分发到不同的部门：财务部联，作为付款凭证；采购部联，由采购部保存；仓储联，作为收货依据，然后再将合同交一份与供应商，由供应商保存。

第二十九条 合同的更改 i.

采购合同一旦经采购部签订后，对其内容的任何更改（如价格、名称、供应商信息、增加／删除采购项等）必须通过合同更改的方式进行。

ii.

更改申请人需填采购合同的更改与取消申请表，更改后的合同编码不得与原合同编码相同，并且再合同登记表中记录，另附采购

合同的更改与取消申请表。

iii.

更改后的合同需要经过本条以上所述制度的认可并得到批准，而且更改后的合同的最终批准人必须为原合同的最终批准人。

iv.

由物资采购部负责将更改后的合同发放到相关部门，并将原合同从财务部、仓储部等相关部门收回。 v. vi.

采购合同的更改与取消申请表要与修改后的合同一起存放。 若合同上的所有项目都被取消后，则原合同取消。取消合同须经采购部经理的批准，由物资采购部与供应商联系有关取消的事宜，并在合同登记表上注明，要在被取消的合同上盖取消章，并单独存放。

第三十条 i.

其他政策与规定

所有采购合同统一由采购部对外签发，未经采购部授权，其他业务部门不得对外签发采购合同。

ii. 禁止采购员擅自修改经授权人员批准的采购合同，未经原授权人员书面批准，采购员不得执行修改后的采购合同。

iii. 签订重大关联交易采购合同前，必须得到相关部门、董事会和独立董事的审核批准。重大关联交易是指交易金额在 万元以上，且占公司最近一期经审计净资产绝对值 %以上的关联交易。

iv. v.

公司签订重大采购合同前，应当经法律顾问或律师的法律审查。 批准和签订采购合同的人员，如果与合同对方人员有利益冲突关系时，必须采取包括回避在内的措施，防止产生损害公司利益的行为。

vi. 公司行政部、财务部应当定期对采购部执行采购合同管理制度情况进行监督检查。采购合同的所有原件资料交行政部档案室归档管理。

vii. 出现合同纠纷后，以双方协商解决为基本原则。纠纷发生后，应及

时与对方当事人友好协商，在既维护本公司合法权益，又不侵犯对方合法权益的基础上，互谅互让，达成协议，解决纠纷。

第七章招标采购制度

第三十一条 详见江苏八达园林建设股份有限公司招标采购制度。

第八章责任和奖罚

第三十二条 总公司、各下级、二级分公司，以及项目部应当对采购管理全过程建立责任制度，明确各有关部门和个人的责任，制定考核奖惩办法并严格执行。

第三十三条 公司员工有权对违反本规定损害公司利益的行为向公司有关部门举报。对举报人应当保护，任何人不得打击报复。

第三十四条 禁止物资采购人员不经授权管理人员批准，擅自将潜在供应商列入合格供应商名单。

第三十五条 禁止采购部业务人员向列入黑名单的供应商订货。

第三十六条 禁止相关人员利用评审供应商的权力，随意打压合格供应商，对供应商采取不公平的待遇。

第三十七条 总公司、各下级、二级分公司、项目部应当对以下部门或人员予

以奖励：

? 降低采购成本贡献突出的采购人员； ? 严格履行职责成绩显著的监督部门和人员； ? 举报违反本规定的采购行为经查属实的人员； ? 为降低采购成本做出突出贡献的其他人员。

第三十八条 对违反本规定，弄虚作假、以权谋私、收受回扣和贿赂的人员，公司应根据情节轻重给予通报批评、记过、调离岗位、解聘、除名等处分；给公司造成直接经济损失的，应依法赔偿；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

第九章 附 则

第三十九条 本制度经公司总经理办公室审议通过后实施，修改亦同。

第十章 表格流程

第四十条 附表

1. 物资（设备）采购流程

2. 物资（原材料、苗木）采购流程 3. 采购申请单 4. 物资采购计划

5. 原材料、物资设备追加购置单 6. 供货方调查单

7. 合格供货方考察评价表 8. 采购招标文件 9. 采购合同

10. 中标合同材料情况表 11. 取消采购通知单 12. 采购申请跟踪表 13. 问题反馈解决单 14. 退料单 15. 赔偿通知单 16. 合格供货方总名单 17. 合同登记表 18. 采购流程图 19. 询价流程图 20. 供货商评选流程

附件一：设备采购流程

环境因素识别及评价 危害因素识别及评价 进货检验记录 按设备招标规定进行 签订采购合同 记录备案 设备 工程项目确立 施工组织设计物资需求计划 设备需求 论证采购 否 是否已拥有设备 是 否 设备(追加)购置申请 是否有闲置设备 部门、总经理 审 批 是 生产厂家情况调查 否 供货方评价 调拨、转运（物资管理控制程序有关搬运的控制） 否 是否招标采购 采购、运输 安装、试运转 是否符合要求 不符合控制程序 是 否 原始资料归档 是 是否监视测量设备 否 投入设备使用管理 监视和测量设备控制程序

附件二：原材料采购 甲方或业主提供财原材料（苗木） 是否有库存或满足要求 施工组织设计物资需求计划 工程项目确立 是 是 是否业主提供财产 否 采购计划编制 物资调拨 供货方情况调查 采购负责人审批供货方评价 否 记录备案 是 否 是否招标采购 是 按原材料招标规定进 采购部门负责人审批 单位仓储库管人员 签订采购合同 物资验收 B类物资 单位有经验的实验人员自检 单位采购人员验收 是否合格 否 不符合控制程序 是 进货检验记录 环境因素识别及评价 危害因素识别及评价 是 是否监视测量设备 否 入库、标识 监视和测量设备控制程序 19

附件三： 采购申请单

规格/型号 部门经理数量 金额 采购部经理 用途 总经理需用日期 备注 编号： 申请部门： 年 月 日序号 物品名称 申请人 本单一式四联，第一联申请部门留存，第二联交采购部，第三联交仓库，第四联财务部。备注填写到货日期

附件四

20

物资采购计划

填写单位： 编号： 序 号 编制部门 物资名称 规格型号 供货方 单 位 数量 采购价格 单价 复价 审批人/日期 技术要求 交货期 备注 编制人/日期 21

附件五： 原材料、设备追加购置申请

编号： 申请部门 名称 规格型号 建议生产厂 申请理由： 采购单位 需求时间 申请数量 参考价格 采购部 部门自购 部门负责人： 年 月 日 公司财务部： 年 月 日 总经理： 年 月 日

22

附件六： 供货方情况调查表

购货单位： 编号： 供方名称 地 址 法人代表 可供产品 企业资质等级 营业执照号码 企业生产能力 电 话 邮 编 员工人数 单位性质 技术能力 管理能力 质量检验能力 售后服务能力 社会信誉 联系人 填写日期 年 月 日(单位盖章)

23

附件七： 合格供货方考察评价表

填写单位： 编号：

单位名称 供货方 概 况 单位地址 单位性质 员工人数 物资名称 采购 物资 技术质量要求 及种类 型号 规格 邮政编码 电话号码 法人代表 技术人员数 供方介绍 产品 质量 我方检验 样品情况 质保措施 质量 保证 能力 承诺 信誉 评语 结论 考察人/日期 评价负责人/日期

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附件八：物资采购招标书

设备/物资采购招标书

第一部分：招标邀请书

江苏八达园林建设股份有限公司就XXXX项目进行招标采购，欢迎XXXX专业生产的厂商积极参与投标。

一、招标编号： 二、招标项目： 三、投标截止时间

XXXX年XX月XX日XX时。 四、投标文件递交地点

五、开标时间

XXXX年XX月XX日XX时。 六、开标地点 地址： 邮编： 电话： 传真： 联系人： Email:

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第二部分：投标方须知

一、投标方

1、合格投标方的范围

凡具有法人资格注册资金XXX万以上，XXX专业厂商均可参加投标。 2、投标委托

如投标方代表不是法人代表，须持有《法人代表授权书》（统一格式）。 3、投标费用

投标方承担所有与参加投标有关的全部费用。 4、招标文件的阅读

投标方应详细阅读招标文件的全部内容，不按招标文件的要求提供的投标文件和资料，招标方有权拒绝投标方投标。

5、招标文件的修改

（1）在投标截止时间前，招标方无论出于自己的考虑，还是出于对投标方提问的澄清，均可对招标文件用补充文件的方式进行修改，并以书面的形式通知投标方。

（2）对招标文件的修改，将以书面或传真的形式通知已领取招标文件的每一投标方，补充文件将作为招标文件的组成部分，对所有投标方有约束力。

（3）若招标方认为需要推迟投标的截止日期和开标日期，将把此变更通知上述每一投标方。

二、投标文件 6、投标文件计量单位

投标文件中所使用的计量单位，除招标文件有特殊要求外，应采用国家法定计量单位。

7、投标文件的组成（装订成册，一式四份） 投标书（统一格式），包括： （1）目录；

（2）开标一览表（单独一份，用于唱标）； （3）投标函；

（4）法人代表授权书；

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（5）营业执照（副本）、主要设备产品代理证书（复印件）、经营许可证（复印件）、施工资质证明文件。

（6）详细的交货清单、数量、价格表及交货日期（交货日期是指签订合同后几日内到货并安装完毕）。

（7）产品组成说明，主要技术数据和设备性能、规格型号，性能参数指标、品牌等的详细描述提供产品样本。

（8）投标方提出的合理化建议。

（9）交货后的产品保修和售后服务的内容等。

（10）投标书附件（投标方视需要自行编写）。投标书附件可以包括以下内容：投标方情况表如公司简介、经营情况等；产品鉴定证书（复印件）；投标产品获优、奖励等证书（复印件）等；出具仅两年来在杭客户名单。

8、投标报价说明

（1）所有投标均以人民币报价； （2）最低报价不能作为中标的保证；

（3）所报价格为所提供产品的第一次报价，作为入围投标的主要依据之一，招标方根据评审结果，由主持人公布入围投标单位。然后评标委员会对入围投标单位进行询标，根据询标情况，投标单位作最终报价。

9、投标文件的签署及规定

（1）投标方应填写全称，同时加盖公章； （2）投标文件必须由法人代表或授权代表签署； （3）投标文件的正本必须打印或用不褪色的墨水填写；

（4）投标文件因字迹潦草或表达不清所引起的后果由投标方负责。 三、投标文件的递交 10、投标文件的密封及标记

（1）投标文件和资格证明文件应分别装袋并密封，封口处应有投标全权代表的签字及投标单位公章。

投标文件内装投标函、开标一览表和投标书附件。封皮上写明招标项目名称、投标方名称，并注明“开标时启封”字样。

资格证明文件内装资格证明文件。封皮上写明招标项目名称、投标方名称，并注

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明“资格证明文件”。

（2）将投标文件袋和资格证明文件袋同装一袋，封皮上写明招标方邮政编码、名称、地址和投标方名称，地址、邮政编码、投寄人。

（3）如果投标方未按上述要求密封及加写标记，招标方对招标文件的误投和提前启封不负责任。

11、投标截止时间：

（1）投标文件必须在投标截止时间前送达指定的投标地点；

（2）招标方推迟投标截止时间，招标方和投标方的权利和义务将受到新的截止时间的约束；

（3）招标方对投标方文件在邮寄过程中的遗失或损坏不负责任。 12、投标文件的修改和撤回

（1）如果投标方提出修改或撤标要求，在投标截止时间前书面送达招标方，招标方可以予以接受，但不退还投标文件；

（2）投标方修改投标文件的书面材料，须密封送达招标方，同时在封套上标明“修改投标文件”和“开标时启封”字样；

（3）撤回投标应以书面或传真的形式通知招标方。撤回投标的时间以送达招标主或邮件到达日戳为准。

四、开标及评标 13、开标

（1）招标方按招标文件时间、地点主持公开开标。开标仪式由招标方主持。 （2）投标方派代表参加开标仪式 14、对投标文件的初审

（1）初审内容为投标文件是否符合招标文件的要求、内容是否完整、价格构成有无计算错误、文件签署及验证是否齐全。

（2）招标方将允许修改投标中不构成重大偏离的微小的、非正规、不一致或不规则的地方。

15、评标

（1）招标方组成评标委员会，对投标文件进行评估和比较，入围单位在规定的时间内介绍相关投标产品的说明。

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（2）评标原则：

评标严格按照招标文件的要求和条件进行，比较报价，同时考虑以下因素： （A）厂家的规模、实力、信誉；

（B）产品所有的材料质量、工艺等是否符合使用要求； （C）技术力量及后续维修服务； （D）交货及安装时间；

（E）了解近年来为其他用户的配置情况及设备的质量和售后服务情况。 五、授予合同 16、最终审查

最终审查的内容是对预中标方的产品质量、生产工艺，投标方的技术力量进行必要的了解，对有关问题作进一步考察。接受最终审查的预中标方，须如实回答和接受招标方的询问和技术考察，并提供所需的有关资料。

17、中标通知

最终中标单位将在投标有效期内，招标方以书面的形式通知所选定的中标方。宣布中标结果后投标方如有毁约或转包者，一切责任由投标方负责。

18、签定合同

（1）中标方应按中标通知书规定的时间、地点与招标方签订合同。

（2）招标文件、中标方的投标文件及评标过程中有关澄清文件均应作为合同附件。

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报价清单 编号 设备/物资名称 规 格 单数位 量 单合价 计 备注

实际规格尺寸以最终合同要求为准。

技术要求与材质说明

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附件九： 物资材料采购合同

合同编号：

签订合同时间：××××年××月××日。 签订合同地点： 甲方：（需方）。 乙方：（供方）。

在参考国家《合同法》以及其他法律的基础上，经双方协商一致，特制定本合同，具体条款如下。

一、所购材料的名称、规格、数量、金额

所购材料的具体情况

序号 1 2 3 4 5 合计 产品名称 规格/型号 数量 单位 单价 总价（元） 备注 合计人民币金额（大写）： 二、质量技术要求及验收方法

1. 乙方提供《产品合格证》、《质量保证书》、《质量检验报告》及经设计师确认的材料封样样板。

2. 特殊材料还要提供当地政府部门允许使用该项材料的文件。 3. 验收标准及验收方法。按产品质量标准或封样样板验收。

三、供货方式

1. 交货时间：××××年××月××日。 2. 交货地点：

3. 送货人：××××；电话：××××××××；传真：××××××××。 4. 收货人：××××；电话：××××××××；传真：××××××××。 5. 运输方式及费用：货到工地后由甲方组织人员卸货。 6. 包装要求及费用：

四、付款方式及时间

五、乙方要为甲方提供最优惠的价格，不得对甲方有关人员给予回扣或变相回扣，如违背本

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条，甲方将取消合同或不支付材料余款。

六、供货方必须取得收货方数量、质量双签字的有效单据（即《入库单》）。

七、双方责任 （一）甲方责任

1．甲方按规定时间及方式向乙方付款。 2．甲方按合同规定接受材料，组织卸货。 （二）乙方责任

1．所供材料的品种、规格不符合本合同规定时，乙方应负责退、换，由于上述原因延误交货时间，每延期一日，乙方应按延期交货部分货款总值的5‰向甲方支付违约金。

2．产品包装不符合合同规定时，乙方应负责返修或重新包装，并承担返修或重新包装费用。 3．如果乙方不能按合同规定的产品数量交货，则乙方付给甲方不能交货部分货款总值的5%的违约金。

4．乙方不能按合同规定时间交货时，每延期一天，乙方应按延期交货部分货款总值的5‰向甲方支付违约金。

八、纠纷解决方法

甲乙双方出现合同纠纷时，应首先通过充分协商解决，协商不成的，交甲方所在地的仲裁部门仲裁解决。

九、本合同一式两份，经双方法定代表人或法定代表人授权的委托代理人签章后生效。（若此合同为法定代表人授权的委托代理人，必须将授权书附后，方可签订合同。）

甲方： 乙方： 法定代表人： 法定代表人： 委托代理人： 委托代理人： 地址： 地址： 电话： 电话： 传真： 传真： 十、附件

1. 双方签认的材料样板。

2. 供应商营业执照复印件、法人委托书、供应商代理人身份证复印件。

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附件十：

中标合同材料情况表

工程名称 工程地址 施工单位 项目经理 联系方式 合同编号 工程概况 (含主要实物工程物资需求) 工程起止时间 各关键性节点 （对物资的特别需求） 备注 填报部门： 填报时间：2010 年 月 日

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附件十一

江苏八达园林建设股份有限公司

取消请购通知单

年 月 日

申 请 人 请 购 部 门 型 号 规 格 采 购 人 财务总监 备 注： 产 品 名 称 单 位 数 量 请购单编号 部门经理签字 总经理签字

注：此单一式三联，第一联交请购部门，第二联交财务部，第三联交采购部。

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附件十二 采购申请跟踪表

产品 名称 记录日请购申请单价 期 日期 单编码 总价 订购验收供应备注 时间 时间 商 规格 数量 负责人： 记录人：

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附件十三

问题反馈与解决单

日期：

采购公司名称 采购部门联系人 联系方式 供货公司名称 供货公司联系人 联系方式 采方问题描述 采方解决意见 供方解决意见 采购经理 备注

总经理 36

附件十四

退料单

编码： 退料部门： 日期： 序号 退料名称 规格 实收数量 退料数量 退料原因 1、 2、 3、 备注 其他 部门主管： 填写人：

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附件十五

江苏八达园林建设股份有限公司

赔偿通知单

公司：

本公司于 年 月 日从贵司采购下列物品：1、 2、

现因贵司提供之货物出现： 品质不良 交货延期，造成我司蒙受 元，（大写： ）经济损失。兹简附经济损失计算表、质量检验报告、公司索赔函、采购合同复印件等相关文件提交贵司，望贵公司给予谅察赔偿。赔偿金额请贵公司商榷。 付款方式：

1、以 个月期票支付 2、其他货款中扣除 3、现金支付 敬祝 商祺

江苏八达园林建设股份有限公司 采购部

20XX年XX月XX日

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附件十六 各类物资合格供货方总名单

编辑部门： 编号： 序号 物资负责人/日期 供货方名称 单位地址 部门负责人/日期 单位 性质 可供物资 名称、规格 法人代表 编制人/日期 电话 邮编 信备注 誉 39

附件十七

合同登记表

序号 备注 合同编号 1、 2、 3、 供应商名称 签发日期 签订日期 签字

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采购流程图（1）

项目部 财务部 物资采购行政部 各级公司 部 填写请购单 责任人审批 采购物流部 考察或询价 确定供应商 采购 检验、入库 41

投入使用

附件十九 询价流程图（2）

谈判或者进行投标

责任部门审批

推荐 是 评价 否 是 确定初始目标或者发布招标信息 否 供应商书面报价 潜在供应商评审 确定候选供应商 整理询价资料 42

附件二十 供货商评选流程

组织现场评审 相关部门参与评审 采购物资分类 进行比质与比价 相关部门参与评审 收集供应商信息 发放、回收调查表 采购部经理审核 评审报告编写 实地考察供货方 采购部经理审核 评审报告编写 确定供应商名单 总经理审核 采购部经理审核 录入合格供应商信息并且保存 43

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