文件管理的职责及其重要性

文件管理的职责及其重要性

摘要：本文主要论述了文件管理的种类、鉴定、制度，维护文件管理的真实性、完整性。先进的管理理念、管理技术的支持是关键，严格的管理和完善的制度是保障，二者必须协调发展，缺一不可。

关键词：文件、种类、鉴定、制度

文件管理是一个公司管理的重要联系枢纽。不论公司规模大小，都需要有一套完善的文件管理体系，才能更好地为公司业务的发展服务。公司的规章制度、业务往来都离开文件管理。文件管理分许多种类，本文结合作者多年从事文件管理的经验，主要探讨一下文件管理的职责及其重要性。

种类

1．按性质类别分为：行政类〈有关规章制度、事项决策、通知等〉，业务类〈有关业务合同、客户函件等经营事项〉，人事类〈有关人员招聘、安排、奖惩等〉，技术类〈有关技术标准、发展动态、同行业资料等〉，其它类〈不宜归入上述各类的〉。一般，公司会分派相关人员对这些文件进行分类管理。

2..按文件内容分为:中文类和英文类。随着公司的业务范围不段扩大，已经不单单仅限于国内市场，公司开始迈步走上国际市场的竞争与发展，与国外公司的业务往来与日俱增。英文，作为国际交流的基本语言，发挥着重要作用，英文文件的往来也越来越多。

3. 按存档类别分为：纸版文件和电子文件。做为传统的文件管理方法来说，纸版文件的存档与管理是极其重要的，纸版一般以存留原版文件为原则，通常是指盖有公司印章的具有效力的文件。纸版文件存档的优点是留有原版纸版文件，一旦有合同冲突时，更具有说服力。缺点是容量较大，保存麻烦，查阅复杂，需要一页页过目。随着计算机信息技术的飞速发展和普遍应用，电子文件大量涌出，并有取代纸版文件的发展趋势。为了保护好这些电子文件，维护其完整性、真实性和长期可读性，使社会记忆得以传承，国内外众多的档案学者对如何管理好电子文件进行了全方位的研究，取得了可惜的研究成果。电子文件的出现，给传统的档案管理理念带来了冲击和挑战，这种冲击和挑战促使档案管理理念的革新以及思维方式的转变。与传统档案相比，电子文件具有信息的非人工识读性、系统的依赖性、信息与载体的易分离性、信息的易更改性等特点，要确保其真实性、完整性和长期可读性，传统文档的管理技术与手段都已无法满足其需求。这不仅需要对传统的档案管理理念进行变革，而且要在管理手段和技术进行全方位的提升，实现电子文件的管理现代化、科学化。

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