ERP流程与操作说明

ERP流程设计与说明

第一部分 ERP流程的目的

简单地讲，现代企业的所有资源包括3大流：物流，资金流和信息流。ERP也就是对这3种资源进行全面集成管理的管理信息系统。概括地讲，ERP就是建立的信息技术基础上，利用现代企业的先进管理思想，全面集成了企业的所有资源信息，并为企业提供决策，计划，控制与经营业绩评估的全方位和系统化的管理平台。ERP系统是一种管理理论和管理思想，不仅仅是信息系统。他利用企业的所有资源，包括内部资源与外部市场资源，为企业制造产品或提供服务创造最优的解决方案，最终达到企业的经营目标。计划是ERP的主线，它的管理重心是财务，在企业整个经营运作过程中贯穿了财务成本控制的概念。总之，ERP极大地扩展了业务管理的范围及深度，包括质量，设备，分销，运输，多工厂管理，数据采集接口等。ERP的管理范围涉及企业的所有供需过程，是对供应链的全面管理和企业运作的供需链结构，如下图所示：

物料流入 整个 供应 信息流 物流过程 物料流出 采购 加工销售 需求市场 资金流出 市场 资金流过程 信息流 资金流入 1

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完整的ERP系统模块众多，模块间的关系错综复杂，从软件的角度看，流程体现了功能模块之间信息的传递，控制的转移。在现实世界中，流程体现了企业中各个部门间的协调运作。一个典型的ERP系统的流程总图如下：

经营预测 分销管理 质量采购管理 生产管理 应付管理 库存管理 成本管理 总账管理 销售管理 运输管理 应收管理 管理 设备 管理 固定资产

预算会记 工资管理 人力资源管理 管理 在图中，可以看到财务管理处在ERP的中心地位。生产，库存，销售，采购等模块互相协作，使得整个企业的运作处于一种高效和谐的状态。所以基本功能模块的构建是ERP流程得以实现的基础，流程的构建应该在关键功能模块具备的情况下才可以逐步实现。一般来讲，流程的实施是ERP实施中的难点，耗时较长，企业的管理需要经过一个重要的转变过程，这个过程通常需要企业一把手的主导才能得以顺利实现。典型的流程往往也需要经过相应的调整，裁剪，才能适应企业的实际需要。在具备了各个基本功能模块之后，我们可以考虑有选择，有调整的实施ERP的各个流程。下面逐一介绍ERP流程的通常做法。

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第二部分 ERP工作原理

一、系统管理界面：基础的信息建档与编号产生、及数据产生

1、 2、

部门信息：部门负责人基础信息录入。

物料信息：物料信息与公司产品信息的新建与修改，保证每个物料或产品唯一物料编号与公司产品编号，并建有公司产品BOM结构。

3、 4、 5、 6、

工艺工序：生产过程中在制品的每道产品工艺的工序录入。 用户信息：客户信息的建档、查询，每位客户产生唯一客户编号。 供应商信息：供应商基础信息的建档、查询，产生供应商编号。 部门信息与班组信息：公司与部门的基础信息录入、班组基础信息的录入。

7、 8、 9、

权限管理：针对ERP系统各用户的权限添加、修改与删除。 基础信息1：付款形成模式、运费形成价格等信息录入。

基础信息2：包含ERP中其它基础信息的建档，包括唛头信息录入、资金控制建档、交货方式建档、付款方式建档、质量信息建档等等

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二、原辅采购与仓库系统的工作原理

2．1 ERP系统原辅材料的采购、入库、报批、付款入账、应付出库的管理流程原理：

采购流程控制图：(MRP:物料需求计划)

入财务账 库存 材料账入库 批准 各种浏览报仓库接收 审核，入库单 采购单打印 送货单 退货单 询价单 采购单 供应商 供应商合同 供应商／物料对照 MRP 客户订单 生产单 手工 请购单 4

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2.1.1 控制程序

1) 各部门申购由书面网上申购。

2) 然后由仓储部汇总形成书面申购单（设计符合我公司情况的申购单） 3) 采购合同审批由主管副总审批，然后采购部电脑输入，财务部核对，最后确定电脑系统中合同成立。

4) 采购订单审批由主管副总审批，然后采购部电脑输入，仓储部核对，最后确定电脑系统订单成立。

5) 如有一些合同与采购订单合二为一的，需设计合同号、订单号在一张合同上显示；采用供方合同时，在合同上自己编上合同号和订单号。 6) 送货单、发票的控制要求 a)

采购人员要求用户送货单上应注明我公司订单号，如无订单号应注明合同号。送货单上名称规格必须和合同或订单完全一致； b)

要求供应商一张订单可以由若干张送货单组成，不允许一张送货单上有二个订单或二个以上订单的货； c)

一张发票可以由一张或若干张送货单（必须在同一订单下）组成并同时结算，不允许一张发票由若干张送货单和某张送货单的部分货款组成结算。 d)

一张送货单可以由一张或若干张发票同时结算，不允许一张送货单由若干张发票和某张发票部分金额同时结算； e)

若干张发票同时结账时可以由若干张送货单（必须在同一订单下）组成，但不允许若干张发票同时结账时由若干张送货单组成外另有某送货单的部分货款组成。

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7) 采购人员直接采购回的商品，没有供应商的送货单的业务处理 a) b) c) d) e)

设计一张“采购人员自购原料进库通知单”；

采购人员填写“采购人员自购原料进库通知单”通知仓储部进库； 仓储部人员在“采购人员自购原料进库通知单”上签收；

采购人员凭发票和“采购人员自购原料进库通知单”到财务部报支； “采购人员自购原料进库通知单”和发票关系的控制也按照上述第6条中的各条规定进行。

8) 采购物资发票到公司后由财务部建立入库界面，经仓储部确认并打印签字后送交财务部，财务确认后入库完毕。

9) 开展远程领料，设定可领料人、部门，设计功能较好的领料单界面。 a) b)

设计大领料单处理，并经电脑远程通知仓储部，仓储部做流水登记 也可以个案一单处理

10) 入库单的设计要合理：合同号，库位，单位，代码 11) 要设计供应商的代码，以区别与销售

12) 出具财务需要的“出库资金表”和“库存资金表”

13) 输出 a) 库存表、库存资金表（已进库但未入库表、已入库表）

b )当月进库表（已进库未入库、已入库） c）当月出库表

14) 入库单输出能标明财务账一致的分类名称。 15) 出库单输出能标明材料账一致的分类名称。

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2． 2 ERP系统付款管理程序

1） 所有付款追踪订单，无订单不得支付货款、工程款及服务费等。 2） 常规付款流程如下：订单 送货 进库 入库 发票 付款 付款需追踪发票 入库单 送货单 订单。

3） 同一订单可以由多张入库单，同一订单下的一张或多张入库单允许生成一张付款单，不同订单下入库单不允许生成同一张付款单，付款单追踪订单或类似订单支付。

4） 付款单一经确认打印出来即自动勾销相应的入库单。

5） 如果没有发票但需要付款即为预付款，付款单要打出则仅能出具预付款单。 6） 每次付款单打印出来时，自动显示预付款提示，并在追踪入库单付款时自动去除预付款。

7） 付款单上要注明预付款、单位、物料名称、物料代号、合同号、订单号、发票号、各物料单价、数量、其他费用、付款方式、付款支票记录等票据的号码。

供应商往来账分二块组成

一、

（1）采购订单一 （2）采购订单二

二、 （1）销售订单一

（2） 销售订单二

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2．3 ERP原辅材料系统购货发票、退票处理流程

2.3.1 购货发票入库流程

采 购 ERP完成进库 采购发票入库界面建立 仓库审核输出入库单，ERP完成入库 财务材料账入库 总经理批准报支 财务入账

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2.3.2 购货发票入账传递流程

供应商 采购部经办人 财务部材料账入库输入人 财务部入账输入人 3.2.3 购货发票退票传递流程

财务入账输入人 材料账入库输入人 采购部经办人 供应商 3.2.4 退票程序

(一) 购货发票处于未进库状态

1) 采购人员将所需退的发票退给供应商；

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2) 要求供应商收票人在登记簿上签字确认；邮寄的应在封面上标明所退发票号并交档案室存档，开具退票单由供应商签收确认；其他方式交付均要保留相关证据入档。。

(二) 购货发票处于已进库未建立入库界面状态 A、发票采购经办人保管状态

1采购人员将所需退的发票退给供应商； ○

2要求供应商收票人在登记簿上签字确认；邮寄的应在封面上标明所退发票号并○

交档案室存档，开具退票单由供应商签收确认；其他方式交付均要保留相关证据入档。

B、发票由财务材料账入库人保管状态

1采购经办人向财务材料账入库人提出购货发票退票申请； ○

2财务材料账入库人确认该发票处于未建立入库状态后退给采购经办人，办理相○

应签收手续；

3采购人员将所需退的发票退给供应商； ○

4要求供应商收票人在登记簿上签字确认；邮寄的应在封面上标明所退发票号并○

交档案室存档，开具退票单由供应商签收确认；其他方式交付均要保留相关证据入档。

(三) 购货发票处于入库界面已建立，仓库未审核输出入库单状态

1采购经办人向财务材料账入库人提出购货发票退票申请； ○

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2财务材料账入库人确认该发票处于已建立入库界面，未经仓库审核输出，ERP○

系统未完成入库后启动退票程序，使该发票下入库单状态退到进库状态；

3发票退给采购人员，办理相应签收手续； ○

4采购人员将所需退的发票退给供应商； ○

5要求供应商收票人在登记簿上签字确认；邮寄的应在封面上标明所退发票号并○

交档案室存档，开具退票单由供应商签收确认；其他方式交付均要保留相关证据入档。

（和该所退发票一并入库的其他发票也需一并处理）

(四) 货发票处于仓库已审核入库单输出状态，财务材料账入库尚未完成状态

1采购经办人向财务材料账入库人提出购货发票退票申请； ○

2财务材料账入库人确认该发票处于仓库已审核入库单输出状态，ERP已完成入○

库后，启动退票程序，使该发票下入库状态退到进库状态，ERP系统输出红冲入库单，由仓库人员签字确认交付财务材料账入库人；

3财务材料账入库人凭红冲入库单办理红冲入库或抽出相对应入库单附在一起不○

办理入库；

4发票退给采购人员，办理相应签收手续； ○

5采购人员将所需退的发票退给供应商； ○

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6要求供应商收票人在登记簿上签字确认；邮寄的应在封面上标明所退发票号并○

交档案室存档，开具退票单由供应商签收确认；其他方式交付均要保留相关证据入档。

（和该所退发票一并入库的其他发票也需一并处理） (五) 购货发票财务材料账入库已完成，尚未入财务账状态

1采购经办人向财务材料账入库人提出购货发票退票申请； ○

2财务材料账入库人确认该发票处于购货发票财务材料入库已完成，尚未入财务○

账状态后，启动退票程序，使该发票下入库状态退到进库状态，ERP系统输出红冲入库单，由仓库人员签字确认交付财务材料账入库人；

3财务材料账入库人凭红冲入库单办理红冲入库； ○

4发票退给采购人员，办理相应签收手续； ○

5采购人员将所需退的发票退给供应商； ○

6要求供应商收票人在登记簿上签字确认；邮寄的应在封面上标明所退发票号并○

交档案室存档，开具退票单由供应商签收确认；其他方式交付均要保留相关证据入档。

（和该所退发票一并入库的其他发票也需一并处理） (六) 购货发票财务入账已完成

1采购经办人向财务材料账入库人提出购货发票退票申请； ○

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2财务材料账入库人确认该发票处于购货发票财务入账已完成状态后，启动退票○

程序，使该发票下入库状态退到进库状态，ERP系统输出相应红冲入库单，仓库人员签字确认交付财务材料账入库人；

3财务材料账入库人凭红冲入库单办理红冲入库； ○

4财务材料账入库人将红冲入库单其中一联交付财务入账人； ○

5财务入账人凭红冲入库单红冲入账，○并将需退发票抽出交付财务材料账入库人，

并办理相应手续；

6发票退给采购人员，办理相应签收手续； ○

7采购人员将所需退的发票退给供应商； ○

8要求供应商收票人在登记簿上签字确认；邮寄的应在封面上标明所退发票号并○

交档案室存档，开具

退票单由供应商签收确认；其他方式交付均要保留相关证据入档。 （和该所退发票一并入库的其他发票也需一并处理）

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2．4 ERP原辅材料采购仓库估价入库系统

2.4.1 路径

财务账入账 财务账入账 财务材料账入库 财务材料账入库 确认生成 确认输出 估价入库单生成 生成红冲估价入库单 估价入库单界面 2.4.2 集团公司总库存负数调整

四方制桶仓库库存数

1) 四方集团仓库库存数= 四方真空仓库库存数 之和； 真空炉业仓库库存数 南京四方仓库库存数

2) 在月末结账之前先要对四方集团仓库库存数负数商品进行自动汇总、列表。 3) 对集团公司某一负数库存的商品进行四个公司本商品仓库库存数盘库，并根据盘库情况进行调拨和盘盈处理调整。

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4) 月末结账前仓库库存数为：已进库未入库数+上月末入库数+本月入库数—至本月估价入库前以前的估价入库数—本月出库数

月末结账前的概念是指盘盈、调拨、估价入库之前的概念。

2.4.3 集团公司库存负数调整处理后进行各公司仓库库存数负数商品的调拨调

整处理。 四方制桶

1) 对 四方真空 四个公司各自某一商品负数库存数在月末结账之前 真空炉业 南京四方 要汇总列表。

2) 进行本商品四个公司各自仓库库存数盘库和ERP账比对后进行调拨处理。 2.4.4 在以上调整处理后对四个公司财务库存数负数商品进行估价入库调整处理。四个公司财务库存数列表汇总逐一进行估价入库处理。

2.4.5 至以上估价入库处理确认不再有财务库存数为负数商品后，本月库存、入库、出库工作已能正确出具“出库商品汇总表”。 2．

5 ERP原辅材料采购仓库系统盘库记录功能

2.5.1 本系统可以逐一商品随时进行盘库处理。

2.5.2 在某时对系统仓库库存数和仓库实物库存数比对盘库，并在电脑有记录、相关人员确认。

2.5.3 在已进库商品全部经ERP进库、已领用商品全部ERP输出领用清单、ERP

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仓库库存数应和仓库实物数一致。

2.5.4 可以设立盘库监控，规定每年、每季、每月盘库次数，然后自动汇总未 按要求盘库的商品，以便监管。

2.5.5 每次盘库记录数据输入、盘库应有相应措施不走过场，由谁盘、谁入电 脑，要有管理程序。

2．6 ERP原辅材料采购、仓库系统查询、统计功能

2.6.1 a、某一时间段所有合同；

b、某一时间段某一供应商的合同； c、某一供应商某一合同下订单及订单内容。

2.6.2 a、所有执行中合同；

b、某一供应商执行中合同；

c、某一执行中合同订单状态，及订单的内容，完成状态。 2.6.3 a、所有执行中订单；

b、某一供应商执行中订单； c、某一执行中订单完成状态。 2.6.4 a、某一订单送货情况；

b、某一订单入库情况； c、某一订单付款情况。

2.6.5 库存情况：库存数、已进库未入库数、入库数 2.6.6 月末报表

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a、上月末库存数；b、本月末库存数；c、本月末入库数；d、本月进库数；e、本月进库未入库数；f、本月入库数。 2.6.7 货位余额表

期初数量、期初余额，本期收入数、本期收入资金、本期加权平均价、本期发出余额、本期发出数量、期末结存数量、期末结存金额 2.6.8 逾期订单情况

2．7 ERP原辅材料采购仓库系统设计的其他要求

2.7.1 产成品销售系统不负责进行应收管理。

2.7.2 但，a、采购仓库系统；b、外协系统；c、基建系统；d、设备采购系统；e、设备外包系统则要进行应付款管理。

2.7.3 销售系统向供应商销售，能将应收应付自动转入采购系统，每次开具销 售清单时，在采购往来中搜寻、比对，如有则转入，如果没有则每月显示有多少笔供应商产生购买业务，然后手工输入。

2.7.4 为配合采购系统、销售系统，在开具需开发票的原辅料、自制件时应独 立成行的送货单，不能在附件栏中体现，而不需开具发票的原辅料、自制件则在附件栏中表明。

仓库凭独立开具有原辅料送货单输入采购仓库系统，生成“其他支出”清单出库，财务材料账凭附送货单的“其他支出”清单出库其他支出清单（要逐项经办人签字确认），该清单和相应送货单要一一对应，以便销售领导核准。

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仓库凭在附件栏中表明随货附件输入采购仓库系统，生成“销售费用”清单出库，财务材料账凭附送货单的“销售费用”清单出库，销售费用清单要一一对应反映送货单，及送货单载明的原辅料。

也可以设计成：

a、一旦原辅材料送货单 减少仓库库存 销售清单输出 出库单界面生成 核准输出“其他输出”出库单。

b、设立附件栏功能 一是开具送货单 减少仓库库存数 销售清单输出 出库单界面生成 核准输出“销售费用”出库单，价格是“零”自动识别，随产品附件输出“销售费用”。

2．8 ERP原辅材料采购仓库系统、财务库存数以及应付款数据交接的说明 2.8.1 财务库存数交接

a、这一商品不再有未经ERP进库未入库的情况； b、不再有未经ERP进库入库的发票未入账；

c、截止到这一商品ERP进库入库的每一张发票全部财务入库；

此三个条件满足即可进行财务库存数交接。

交接时进行这一商品的盘库，从而调整财务库存数和ERP入库数（可以调整数字，不能调整库存资金），在此时ERP运行承接下来的进库未入库数可以承接。

2.8.2 应付款数据的交接

a、某一供应商不再有未经ERP进库未入库的商品；

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b、不再有未经ERP进库入库的发票财务未入账；

c、截止到某一供应商经ERP进库入库的每一张发票财务全部入账； 在此时可以承接ERP运行累计下来某一供应商已进库未入库的应付款。 2．9 采购系统退发票、及退货功能设置 2.9.1 退发票的功能的要求 1如果相应发票已完成ERP入库 ○

A、 启动该功能能够使相应入库单退回到进库状态； B、 能够输出相应红冲入库单； C、 并有相应记录。

2如果相应发票已完成入库界面建立，尚未完成ERP系统入库，启动该功能能够○

使相应入库单状态退回到进库状态，并有相应记录。 2.9.2 已完成进库手续退货功能的要求 1可以追踪送货单的送货退货功能 ○

A、 该功能须在相应发票按退票流程处理使相应送货单退回到进库状态后方能启动；

B、 启动后能够输出相应送货单的退货单，退货单要注明所追踪的送货单、退货原因；

2无法追踪相应送货单退货功能（且退货要求补货） ○

A、 启动该功能能生成退货需补货的订单界面，向客户下达退货补货订单； B、 允许输出退货单；

C、 相应补货送货单注明所对应的退货补货订单号办理进库，勾销退货单 3无法追踪相应送货单退货功能（不需要补货） ○

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D、 启动该功能生成退货订单界面，向客户下达退货订单； E、 允许输出退货单； F、 凭退货单开具红冲发票； G、 凭红冲发票办理入库、入账。 2．10 三厂原料、辅料调拨流程

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调出单位成调拨拨货单 调入单位制订调拨调入订单 销售单 调入单位仓库生成允许调拨调入界面 拨货通知单 进库 拨货单输出 建立调拨调入入库界面 拨货单回填 财务材料账入库 财务入账 财务入账 出库界面建立 出库单输出

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1）调入单位允许调入订单当月内可无限拓展； 2）拨出单上自动生成调入单号；

3）拨出单输出后自动扣减调出单位库存数，拨出单回填后仅起校正确认数量而已；

4）销售清单输出后自动扣减调出单位的财务库存数；

5）当前可以先设计手工开具调拨用拨出单，月底凭拨出单统一一一对应办理调入单位调入订单，从而输出一一对应调入的入库单。

调出单位凭手工开具拨出单及ERP输出拨出清单、销售清单出库，调入单位凭手工开具拨出单及相应调拨入库单入库；

调出单位也可以暂时不经ERP销售系统自动完成出库，而凭手工开具调出单位拨货单开具发票的出库联，相附在一起，输入采购库系统，而输出一个拨货销售出库清单，而完成拨出单位出库凭拨货销售出库清单，附手工开具拨货单进行拨出单位出库（类似于凭领料单输入系统后输出领料清单）。

6）设计调拨单用于三个厂之间的调拨。 设立退货处理，供应商销售独立系统

送货单或退货减少仓库库存 销售单 采购订单 销售订单 供应商往来 仓库库存 退货单或送货通知装货通知回填 销售清单 建立出库界21 核准输出

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2．11 ERP外加工系统 2.11.1 流程：

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仓库申请外加工 形成外加工通知单 仓库输出外加工物资送货单 回 填 外加工件完工进库 报批界面建立 报批单输出 批 准 入 账

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2.11.2要设计外加工通知单，外加工物资送货单、外加工报批单、外加工付款单。 2.11.3退票功能和原辅材料ERP退票功能一致。

2.11.4查询功能 1)已发出未完工物件名称、数量、发出日期； 2)已申请外加工未发出情况； 3)已完工未报批情况； 4)已报批未付款情况； 5)各外加工单位应付款情况。 6)执行外加工通知单 7)逾期外加工通知单 2.11.5统计功能

2.11.6外加工单位外加工完工单要注明四方公司外加工通知单号。

一张外加工通知单对应多张用户外加工完工单，一张完工单不能有二张外加工通知单的物资。

一张报批单对应一张外加工通知单下的多张完工单。

一张发票或多张发票对应同一外加工通知单下一张或多张完工单。 一张付款单对应同一外加工通知单下一张或多张完工单。

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2．12 ERP系统设备采购流程 2.12.1 控制流程图

2.12.2 控制程序 1) 2) 3)

采购部门根据相关指令向上申购，总经理批准。 订单批准后形成设备部门允许进库验收界面。

设备进厂后，设备部门办理设备进库验收单，给采购经办人提供供应商

入财务账 批 准 设备部门审核，输出设备入库单 采购合同订单 送货或提货 设备部门验收进库，输出验收单 入库界面建立请求入库 24

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开具发票。（如果供方有送货单，则在验收单上注明供应商送货单号） 4)

发票来后，附上相应设备验收单，由采购人员在发票上签字后交付财务办理入库报批手续，办理相关发票签收手续。 5) 6)

财务人员收到发票后，根据验收单建立入库单界面，请求设备部门入库。 总经理批准后，入账。

2.12.3 1)、一份订单下可以由多张设备验收单构成；

2)、一张发票可以由一张或同一订单下多张验收单组成并同时结算； 3)、一份验收单可以由一张或多张发票同时结算；

4)、若干张发票同时结账时可以由同一订单下多张验收单组成。

2.12.4 设计设备验收单，设备入库单，设备付款单。 2.12.5 退货、退发票功能流程和原辅料采购系统一致。 2.12.6 查询功能、统计功能和原辅料采购一致。

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2.13 ERP系统非标设备采购

2.13.1 操作流程

结 案 26

非标设备采购合同订立 审核批准 合同价 决算价 允许多次输出非标设备 预付款 进库验收、输出非标设备验收单 入库界面建立、请求入库 允许输出非标设备退款 进账单 设备部门审核，输出入库单 批 准 财务入账

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2.13．2 1）、合同订立，应设立非标设备名称、台套数、合同单价、合同总价、订立日期、要求完工日期、合同编号；

2）、合同批准后，允许多次输出本非标设备名称下的预付款，但预付款总额小于合同总价，每次本项目下付款单输出时，会显示本项目下以前的付款情况下，合计付款情况，本项目合同总价、决算总价。

3）、a输入决算单价后，付款总额小于等于合计决算价； b输出决算价后，允许输出本非标设备的验收单；

c设备发票办理一张入库单时，可以由一张或多张发票组成，但总额只能小于或等于验收单注明的台套数合计决算价，方能审核输出。

d 同价同样的非标设备若干台同时采购时，可以以一个订单来操作同一订单中有同时采购同样同价的设备。

e 决算价输入后，进库验收单可以按台套数多次输出，总数等于合同数。

f入库单可以由一张或多张验收单组成。

2.13.3 相应退货、退发票功能和原辅材料采购系统流程方法一致。 2.13.4 查询、统计功能和原辅料采购一致。

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2.14 基建合同建立

2.14．1 流程图

基建合同订立 审核批准 预算价 决算价 允许多次输出基建付款单 多次输出发票报批单 允许输出基建退款进账单 结案 2.14．1 合同订立，应设立建设项目名称、合同预算价、合同项目简述、订立日期、要求完工日期、合同编号。

2.14．2 合同批准后，允许多次输出本合同建设项目下的预付款，但预付款总额小于等于预算价，每次本项目下付款单输出时，会显示本项目下以前的付款情况、合计付款情况、本项目预算总价、决算总价。

2.14．3 1）输入决算价后，付款总款小于等于决算价；

2）输入决算价后，允许输出本合同建设项目的发票报批单；

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4） 输出报批单自检本项目下付款情况如果大于决算价，必须办理本建设项目退款进账单，凭退款进账单，总经理批准输出发票报批单。

2.14.4 付款总和决算价一致，发票报批单输出后，本案结案。 2.14.5 设计基建项目付款单，退款进账单，发票报批单。 2.14.6 设计控制管理流程。 2.14.7 查询统计功能

1) 能查询基建单位应付款情况；

2) 能查询每个基建单位每一个项目应付款情况，合计应付款；

3) 能查询每个项目的预算价、决算价、每笔付款情况、结算情况、合计应付款情况；

4) 能统计某一时段所有建设单位 a、合同总额 b、付款总额 c、结算总额 d、决算总额

5) 能统计某建设单位某一时段 a、合同总额 b、付款总额 c、结算总额 d、决算总额

2.15 ERP系统采购、入库的界面操作说明

2.15.1 申购作业

(一) 申购作业功能：仓库根据各部门的请领单汇总，以及物料需求计划（MRP），填写申购作业，待部门审核人审核通过后，形成申购单，提交给采购部。

29

ERP流程设计与说明 查询 保存 添加 添加新物料

(二) 主要步骤：

1)点击“采购管理—请购管理—申购作业”菜单项，系统会弹出如上图所示“采购管理”的对话框。

2）添加一个新的申购单，点击“所属公司”下拉菜单中选择申购单所属的公司名，在“申购仓库”中选择对应操作的仓库；在“物料编码”下空白行中，点击鼠标右键，会弹出一个查找物料的窗口，然后“双击”鼠标左键，添加到新物料中，填写申购数量。如有多项物料需添加，点击删除行。“申购单编号”与开单日期系统会自动生成。

3）输入正确后，点击保存。经审核人审核后，不可再修改些“申购单”。 2.15.2 订单作业

(一) 订单作业功能：采购部根据各仓库提交的申购单，以及生产单、客户订单中涉及到需提前申购的计划、以及其它的一些手工的申购单形成订单。订单作业时，将提供同类物料的所有供应商列出进行比价、对照，确定最适合的供应商，如果是新的物料，需询价确定供应商，并制订新的合同。订单中可参考合同中的

进行行增加，否则

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ERP流程设计与说明

单价与数量，付款方式、交货方式以及品质要求、交货地点等，也可根据具体情况进行调整。

订单形成后，需等待审核人审核后，采购员根据查询到的已审核订单进行采购。采购部订单发出时，需请供应商将订单编号注明在送货单上，以方便仓库入库时的操作。

(二) 主要步骤:

1）点击“采购管理—申购管理—订单作业”菜单项，系统弹出如上图所示的“采购管理”的对话框。

2）a 订单公司：在下拉菜单选择采购订单的公司；

b 编号：编号系统自动根据日期顺序生成。

c 供应商：点击供应商右键，弹出供应商查询窗口，选择供应商，该供

应商下对应的合同编号后，会弹出“相关采购合同内容”的窗口（包括物料名称、规格、数量、单位、单价）作为参考窗口。

d 请购仓库：在下拉菜单选择请购的仓库。点击“申购单号”，会弹出

对应申购仓库所有申购单已审核未做订单的物料（包括申购单号、物料名称、规格、数量），制单员根据所选物料点击后产生订单明细，会将申购单中对应的数量显示在订单中或可修改，“单价”参照合同中的单价或可修改，填写“要求到货日期”。

3）

录入正确后，点击“保存”。经审核人审核后，此订单不可修改。

2.15.3 合同作业

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ERP流程设计与说明

(一) 合同作业：采购部进行一番询价后，与最终确定的供应商签订合同。将供应商的基本资料在“系统管理”界面下的供应商信息中录入（包括税号，开户行，公司全称，联系方式等）。然后打开合同作业，将双方协定的事项逐一填入合同表格中。

(二) 主要步骤:

1）点击“采购管理—合同管理—合同作业”菜单项，系统弹出如上图所示的“采购合同输入”的对话框。

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ERP流程设计与说明

2）合同内容：

供方：即供应商，点击右键，弹出供应商查询窗口，双击选择。 需方：即签订公司名称，下拉菜单项中选择。

供应商合同号、采购合同号、签约地点：根据具体情况填入。签订时间为默认当前电脑时间。

合同产品内容：在“产品编号”下的行中，点击鼠标右键，弹出物料查询添加对话框，找到对应物料选择录入，如果查找无该物料名，将供应商的产品名称在物料基础信息中添加，生成唯一产品编号后，再重复之前操作添加合同产品内容。约定商品牌号商标、生产厂家、数量、单价、金额、供方产品编码、供方产品名称等。如有多个产品，点击

进行行增加，否则

删除行。

合计：合计所有合同产品的金额，大写。

按双方协定情况填写“质量要求应达到的标准”、“交货地点”、“交货方式及费过承提”、“检验标准、方法及提出异议期限”、“随机备品、配件、期盼数量”、“包装标准”、“货款结算方式”、“成套设备的安装和调试的约定”、解决合同纠纷方式“、”合同订立方式“、”违约责任“、”其他约定“、”交货时间“以及”合同有效期“等等。

其中交货方式有以下几种情况可以选择:a、送货；b、自提；c、自提（运费由需方承担）；d、自提（运费由供方支付给承运司机）；e、送货（运费由供方承担）；f、送货（运费由需方承担，货款内支付给供方）；g、送货（运费由需方承担，货到需方后需方将运费结算给承运司机）；h、配载（运费包含在桶价内，配载公司与供方结算运费）；i、配载（运费由需方根价外付给供方，配载公司与供方结算运费）；j、配载(运费由需方承担,供方代收后转付给配载公司)；k、配载(运费由需方承担,货到需方后,需方将运费结算给承运司机)；l、配载(运费由需方承担,装货时需方将运费支付给承运司机,货到需方,司机不再向需方收取运费)；m、托运(运费包含在桶价内)；n、托运(运费由需方桶价外支付给供方)。

其中货款结算方式由以下几种付款模式合同情况选择：a、收货后付余款定金合同；b、入库后付余款定金合同；c、余款支付后发货定金合同；d、收货后付余款预付款合同；e、入库后付余款预付款合同；f、余款支付后发货预付款合同；g、收货后付款合同；h、入库后付款合同；i、收货后付余款电汇传真发货

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定金合同；j、入库后付余款电汇传真发货定金合同；k、收货后付余款电汇传真发货合同；l、入库后付余款电汇传真发货合同；m、收货后当天付款合同；n、收货后当天付款后缺货合同；o、收货后会余款合同；p、入库后付余款合同；q、金额定金合同；r、全额预付款合同；s、全额货款支付后发货合同。 2.15.4 入库作业

(一) 入库作业：仓库根据供应商的送货单及送货单上我司的订单号，在查找相应的订单，核对正确后按实际数量进行入库作业。

(二) 主要步骤:

1）点击“库存管理—采购管理—采购入库”菜单项，系统弹出如上图所示的对话框。

2）点击“新建”后，会弹出订单查找窗口，根据查找条件及送货单上的订单号，找到相应的订单做点击。

3）接着会切换到“相关采购单信息”，显示该订单下的物料明细，对照送货单的实际物料与数量进行入库或修改，但入库数量不得多于订单数量。

34

ERP流程设计与说明

4）入库时，“实物进库单”中的供应商、订单号会自动读取订单上的信息。 5）根据送货单，输入“供应商送货单号”。 6）单据编号根据日期顺序自动生成。

7）输出正确，点击“保存”，由审核人员审核后提交数据库。

8）打印入库单，并将供应商送货单附在后面，由财务材料员进行核对后附在发票后面。 2.15.5 财务入库

(一) 财务入库：财务材料员根据发票与仓库入库数量进行核对，将核对正确的发票做相对应的财务入库，形成财务材料账及报表。

(二) 主要步骤:

1）点击“财务管理—采购财务管理—入库凭证”菜单，系统会弹一个如上图所示的对话框。

35

ERP流程设计与说明

2）点击 “新建”，单据编号根据日期产生流水号。

3）输入发票号、财务会计期、下拉菜单选择作业公司、查询选择供应商。 4）鼠标右键点击订单号后横线，会弹出订单查询窗口，根据发票后所附的订单号选择。核对订单数量、实际送货数量及发票数量，根据发票查看或修改单价（去税价）。

5）输入结束后，核对货物金额是否与发票总金额，保证符合以下公式金额一致。

货物金额+制造费用+管理费用=发票总金额

6）确定正确后保存，由审核人审核后提交数据库，此单不能用修改。 7）月末结转后，形成报表。

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三、产成品系统的销售、入库、出库、送货工作原理与操作主界面

3．1 销售送货管理流程设计原理 流程图

客户主文件 合同 客 户 客户／物料对照

生产计划单 销售订单 客 户 报价单 ＭＲＰ 送货单 出库单（装车单） 退货单 成品仓库 工作中心 37

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销售部门在企业的供需链中处于市场与企业的供应接口位置，主要职能 是为客户与最终用户提供产品及服务，从而实现企业的资金转化并获取利润，为企业提供生存与发展的动力之源，并由此实现企业的社会价值。销售规划是ERP的第一个计划层次，属于决策层，其业务包含生产规划。销售计划是根据市场的信息与情报，同时考虑企业的自身情况如生产能力，资金能力等制订的产品系列生产大纲。综合来说，ERP的销售管理提供的销售预测，销售计划和销售合同(订单)是主生产计划的需求来源。销售管理模块与库存、成本、应收帐管理和生产管理等模块有着紧密的联系。概要地说，销售的产品从成品库发出，销售成本及利润由成本会记核算，销售产品的应收账款由应收帐管理来结算，销售订单(合同)为生产提供了各类产品的计划数据。

38

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3. 2 销售送货中出现的几种情况

(一) 送货给客户，随货带发票给客户，并每次货款、发票三清的业务。

1） 、当批退回部份货物，处理措施：

a、送货人员通知生计部 生计部通知经办人，会同质管协商解决方案， 收取未退回货物，在送货单上填写实发数量，按实际数结算货款，发票退回，实收数重开，不再补货；

b、送货人员通知生计部 生计部通知经办人，会同质管协商解决方案， 收取未退回货物，在送货单上填写实收数量，按发票数结算货款，收取发票，退回数由供方补足，补货后不再开具发票和收取货款。

C、送货人员通知生计部 生计部通知经办人，会同质管协商解决方案收取未退回货物，在送货单上填写实收数量，发票收取，退回数由供方补足，余款在补后支付给供方。

2）、当批退回全部货物，处理措施：

a、送货人员通知生计部 生计部通知经办人，会同质管协商解决方案，退回全部货物，不补货，开具发票带回。

b、送货人员通知生计部 生计部通知经办人，会同质管协商解决方案，退回全部货物，开具发票带回 补货随原发票给用户。 c、送货人员通知生计部 生计部通知经办人，会同质管协商解决方案， 退回全部货物，收取发票 补货并收取货款。 d、发票带不回，开负数发票。 3）客户要求退回以前送货不合格品。

a、单独拉回的 根据用户不同用户产品分别补货（由经办人会同相关部门协商）

b、如退回产品和本次送货一致时，参照1、1）2）方法执行，在本次收货数扣减。

39

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c、单独拉回，不要求补货，要求用户开具退货证明，并开具负数发票。 4）、收货单数和发票数不符。 a、在公司内纠正好，不予出厂。

b、承运人员装货时应验查发票数和送货数是否一致，如发现不一致，因晚上联系不到人，到公司上班时间应迅速联系生计部，并将发票随货带上 生计部联系经办人 和用户协商 按实数付款，发票带回重开，不再补货。

c、承运人员装货时应验查发票数和送货数是否一致，如发现不一致，因晚上联系不到人，到公司上班时间应迅速联系生计部，并将发票随货带上 生计部联系经办人 和用户协商 按实收数收货，按发票数付款，收取发票，下次补货。

d、承运人员装货时应验查发票数和送货数是否一致，如发现不一致，因晚上联系不到人，到公司上班时间应迅速联系生计部，并将发票随货带上 生计部联系经办人 和用户协商 按实收数收货，收取发票，但按实际数付款，下次补货后，收取余款。

(二) 随货带发票给客户，但不每批收取货款的用户业务发货数和发票数不一致，参照(一)（4）a、b、c、d办法执行，仅是没有相应收款任务而已。

(三 )随货不带发票，也无当日收款任务的用户，即往来记账，定期付款用户。

1）、实收数少于送货单数 按实收数填写即可； 2）、实收数为零 送发货实数为零。 3）、退回以前所送货物 a、单独拉回的 补货

b、和本次送货产品一致时，且退货数小于本次送货数时，本次送货单实收数扣去退货数即可。

c、和本次送货产品不一致，产品一致但退货数大于本次送货数时，请用户开具退货单，本次送货按正常操作，按二个业务手操作。

40

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(四) 发票退回（货在交付，并完成交割）

（应该是发票各种原因错误需重开）应追踪原相应销售清单，作废等手续。

退票程序：

1）销售发票处于送货单已回填，销售清单尚未输出状态。

1销售清单中作废发票号删除。 ○

2重新输入重新开具发票的号码。 ○

3作废发票，交付财务并签收。 ○

2） 销售发票处于销售清单已输出、尚未入账状态。

1相应销售清单注明作废。 ○

2电脑作回滚处理。 ○

3作废发票附作废销售清单交财务并签收。 ○

3） 销售发票已经入账。

1开具相应负数销售清单供财务红冲处理。 ○

2相应发票作废。 ○4）

销售发票处于凭装货单销售清单尚未输出状态。 ○1装货单销售清单中作废发票号删除。 ○2重新输入重新开具的发票的号码。 ○3作废发票交付财务并签收。 5）

销售发票处于凭装货单销售清单已输出，尚未入账状态。 ○1相应装货单销售清单作废。 ○2电脑回滚处理。

○3作废发票附作废装货单销售清单交财务并签收。

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3．3关于送货数和实收数不附、实收数和发票数不附以及客户要求退回以前所送货的处理方案流程选择，及业务处理单模式

（一）当批送货有部份退货的业务

1）合作方式：送货：当批货的发票随货交付给用户。

处理方案： a、

1送货单由用户按实收数填写， ○

2退回当批所退货， ○

3发票带回作废， ○

4按实收数重新开具发票交付用户， ○

5本送货单不足数不再续送。 ○

b、

1送货单由用户按实收数填写， ○

2退回当批所退货， ○

3发票交付用户， ○

4本送货单不足数续送， ○

5续送送货单注明：本送货单为（不足数送货单号）送货单不足数的○

续送。 c、

1送货单由用户按实收数填写， ○

2退回当批所退货， ○

3发票带回， ○

4随本送货单不足数续送时交付用户， ○

5本送货单不足数续送， ○

42

ERP流程设计与说明

6续送装货通知单随车发票栏注明：退回的发票号、张数； ○

7续送送货单注明：本送货单为（不足数送货单号）送货单不足数的○

续送。

3） 合作方式：送货，当批货的发票不需要随货交付用户，处理方案： 1送货单由用户按实收数填写， a、 ○

2退回当批所退货， ○

3本送货单不足数不再续送或允许另外下订单补足。 ○

1送货单由用户按实收数填写， b、 ○

2退回当批所退货， ○

3本送货单不足数续送， ○

4续送送货单注明：本送货单为（不足数送货单号）送货单不足数的○

续送。

（二）当批送货全部退货的业务 1）

合作方式：送货，当批货的发票随货交付给用户。 处理方案： a、

1送货单由公司仓库保管员确认全部退货， ○

2发票带回作废， ○

3本送货单不再续送。 ○

b、

1送货单由公司仓库保管员确认全部退货， ○

2发票带回， ○

3随本送货单续送时交付用户， ○

4本送货单要续送。 ○

5续送装货通知单随车发票栏注明：退回的发票号、张数； ○

43

ERP流程设计与说明

6续送送货单注明：本送货单为（不足数送货单号）送货单不足数的○

续送。

2）合作方式：送货，当批货的发票不需要随货交付用户。

处理方案： a、

1送货单由公司仓库保管员确认全部退货， ○

2本送货单不再续送或允许另下订单补足， ○

b、

1送货单由公司仓库保管员确认全部退货， ○

2本送货单续送， ○

3续送送货单注明：本送货单为（不足数送货单号）送货单不足数的○

续送。

（三）当批送货实装数少于送货单开具数的业务

1）

合作方式：送货，当批货的发票随货交付用户。

处理方案： a、

1送货单由用户按实收数填写， ○

2发票带回作废， ○

3按实收数重新开具发票交付用户， ○

4本送货单不足数不再续送。 ○

b、

1送货单由用户按实收数填写， ○

2发票交付用户， ○

3本送货单不足数续送， ○

4续送送货单注明：本送货单为（不足数送货单号）送货单不足数的○

续送。 c、

1送货单由用户按实收数填写， ○

2发票带回，随本送货单不足数续送时交付用户， ○

44

ERP流程设计与说明

3本送货单不足数续送， ○

4续送装货通知单随车发票栏注明：退回的发票号、张数， ○

5续送送货单注明：本送货单为（不足数送货单号）送货单不足数的○

续送。

2） 合作方式：送货，当批货的发票不需要随货交付用户。

处理方案： a、

1送货单由用户按实收数填写， ○

2本送货单不足数不再续送，或允许另行下订单补足。 ○

b、

1送货单用户按实收数填写， ○

2本送货单不足数续送， ○

3续送送货单注明：本送货单为（不足数送货单号）送货单不足数的○

续送。

（四） 当批送货实装数大于送货单开具数的业务 1）

合作方式：送货，当批货的发票随货交付用户。

处理方案： a、

1送货单由用户按送货单开具数填写实收数， ○

2多余货拉回。 ○

2）

合作方式，送货，当批货的发票不需要随货交付用户。 处理方案： a、

1送货单由用户按送货单开具数填写实收数， ○

2多余货拉回。 ○

b、

1送货单由用户按实收数填写， ○

2多余货不拉回。 ○

45

ERP流程设计与说明

（五）客户要求退回以前送的货，且退回同时，供方又有送同样的货，退回以前的货及本批退货数合计小于等于本批送货单开具数的业务 1）

合作方式，送货，当批货的发票随货交付给用户。 处理方案： a、

1送货单由用户按本批实装数扣去退货总数后填写实收数， ○

2退回钢桶拉回， ○

3发票带回作废， ○

4按实收数重新开具发票交付用户， ○

5本送货单不足数不再续送。 ○

b、

1送货单由用户按本批实装数扣去退货总数后填写实收数， ○

2退回钢桶拉回， ○

3发票交付用户， ○

4本次送货单不足数续送， ○

5续送送货单注明：本送货单为（不足数送货单号）送货单不足数的○

续送。 c、

1送货单由用户按本批实装数扣去退货总数后填写实收数， ○

2退回钢桶拉回， ○

3发票带回随本送货单不足数续送时交付用户， ○

4本送货单不足数续送， ○

5续送装货通知单随车发票栏注明：退回的发票号、张数； ○

6续送送货单注明：本送货单为（不足数送货单号）送货单不足数的○

续送。

2） 合作方式：送货，当批货的发票，不需要随货交付用户。

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ERP流程设计与说明

处理方案： a、

1送货单由用户按本批实装数扣去退货总数后填写实收数， ○

2退回钢桶拉回， ○

3本送货单不足数不再续送。 ○

b、

1送货单由用户按本批实装数扣去退货总数后填写实收数， ○

2退回钢桶拉回， ○

3本送货单不足数续送， ○

4续送送货单注明：本送货单为（不足数送货单号）送货单不足数的○

续送。

（六）客户要求退回以前送的货的业务 1）

合作方式，送货，当批货的发票随货交付用户。 处理方案： a、

1所退钢桶拉回， ○

2退回数补货。 ○

b、

1所退钢桶拉回， ○

2退回数不要补货， ○

3要求客户开具符合税务要求的退货证明。 ○

2）

合作方式，送货，当批货的发票不需要随货交付用户。

处理方案： a、

1所退钢桶拉回， ○

2退回数补货。 ○

b、

1所退钢桶拉回， ○

2退回数不要补货， ○

3要求用户开具符合税务要求的退货证明。 ○

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ERP流程设计与说明

（七）客户要求退回以前所送的货的业务处理（不要求补货，且供应商或用户有和所退货一致的发票，发票数大于等于退货数。发票双方均无入账）

处理方案：

1发票作废， ○

2追踪发票送货单销售清单作废， ○

3扣去退回数重新回填作废销售清单所附送货单的实收数， ○

4重新开具发票附用户开具的退货单（或公司仓库出具的退货入库证明）○

交付用户。（退货单至少一式二联）

（八）客户要求退回以前所送的货的业务，不要求补货，供应商保管有尚未开具发票的送货单，该送货单标明的货和退货一致，数字大于等于所退的货。

处理方案：

1凭用户开具的退货单（或凭公司仓库出库退货入库证明）重新回填该○

送货单，送货单附上退货单后开具发票。（退货证明至少一式二联） （九）预先知道用户有以前货要求退回并要求补货的业务 1) 合作方式，当批货的发票随货交付给用户。 处理方案：

1凭业务处理单开具补货单送货交付用户， ○

2用户确认补货数量， ○

3退货桶拉回。 ○

2) 合作方式，当批货的发票不需要随货交付用户。 处理方案： a、

1凭业务处理单开具补货单交付用户， ○

2用户确认补货数量， ○

3退货拉回。 ○

b、

1凭业务处理单在下一个送货计划中增加该数量作为送货开具数， ○

2用户按送货单实装数扣去退回数，作为实收数， ○

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ERP流程设计与说明

3退回货拉回， ○

4本送货单不足数不再续送。 ○

3．4 产品出库说明与流程图

其他入库主要是退货、采用用户开具发票来处理，相当于采购，也要入数量、入资金，本入库资金按相应规格单列输入。

在月末产成品有一栏本月收入数，本月数入资金，其中本月收入数为自动输入而收入资金分二部份合计而输入。

当月产成品出库不光是销售，还有盘盈、盘亏、补货出库。

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ERP流程设计与说明

出库流程图

月底列出销售总清单以及其他

减少财务库存数

本月库存数、存货余额

备注：有盘盈、盘亏、领用的出库窗口，补货出库要在其他出库中给予统计。

减少相对应规格产成品库存余额资金 月末销售总清单和财务软件比对后调整输出产成品销售总清单加其他出库 出库汇总 销售清单开具 调整仓库库存数 送货单回填 其他出库 减少仓库库存数 送货单开具输出 50

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