金算盘8E - ERP应用指南 - 01总分类账

总分类账

总分类账

目 录

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第一章 第二章

系统简介 ............................................................................................................... 1 基础设置 ............................................................................................................... 2

第一节 币种汇率 ........................................................................................................... 2 第二节 会计科目 ........................................................................................................... 3

一、 如何设置会计科目 ....................................................................................... 3 二、 如何合并科目 ............................................................................................... 5 三、 如何复制科目 ............................................................................................... 5 第三节 现金项目 ........................................................................................................... 6

一、 如何设置现金项目 ....................................................................................... 6 二、 如何使用现金项目 ....................................................................................... 7 第四节 凭证类型 ........................................................................................................... 7 第五节 科目期初 ........................................................................................................... 7

一、 如何录入科目期初数据 ............................................................................... 7 二、 如何试算平衡 ............................................................................................... 9

第三章

日常业务 ............................................................................................................... 9

第一节 凭证填制 ............................................................................................................. 9

一、 如何增加凭证 ............................................................................................... 9 二、 业务资料 ..................................................................................................... 10 三、 往来核销 ..................................................................................................... 10 四、 现金流量 ..................................................................................................... 11 五、 合同结算 ..................................................................................................... 11 六、 右键菜单功能 ............................................................................................. 12 七、 错误凭证 ..................................................................................................... 15 八、 作废记账凭证 ............................................................................................. 16 九、 如何使用外部数据接口 ............................................................................. 16 第二节 凭证复核 ........................................................................................................... 19 第三节 凭证记账 ........................................................................................................... 19

目 录

一、 如何凭证记账 ............................................................................................. 19 二、 如何冲销记账凭证 ..................................................................................... 19 第四节 出纳签字 ........................................................................................................... 21

一、 如何出纳签字 ............................................................................................. 21 二、 出纳签字的途径 ......................................................................................... 21

第四章

期末业务 ............................................................................................................. 21

第一节 通用转账 ......................................................................................................... 21

一、 如何定义通用转账凭证 ............................................................................. 21 二、 如何执行通用转账 ..................................................................................... 24 第二节 科目计息 ......................................................................................................... 25

一、 计息日期 ..................................................................................................... 25 二、 利息结转 ..................................................................................................... 25 三、 计算结果 ..................................................................................................... 26 四、 预览凭证 ..................................................................................................... 26 第三节 计提坏账 ......................................................................................................... 26

一、 应收款项余额百分比法 ............................................................................. 27 二、 账龄分析法 ................................................................................................. 28 三、 销售百分比法 ............................................................................................. 30 第四节 减值准备 ......................................................................................................... 30 第五节 期末调汇 ......................................................................................................... 32 第六节 科目清理 ......................................................................................................... 34 第七节 分摊基数 ......................................................................................................... 35 第八节 归集分摊 ......................................................................................................... 38

一、 分摊定义 ..................................................................................................... 38 二、 基础设置 ..................................................................................................... 39 三、 分配数据 ..................................................................................................... 42 四、 凭证设置 ..................................................................................................... 45 五、 凭证预览 ..................................................................................................... 45 第九节 损益结转 ......................................................................................................... 45

目 录

第十节 期末结账 ......................................................................................................... 46

一、 如何执行结账 ............................................................................................. 47 二、 如何取消结账 ............................................................................................. 48

第五章

账册报表 ............................................................................................................. 48

第六章 财务报表 ................................................................................................................... 49

第一节 资产负债表 ..................................................................................................... 49 第二节 损益表 ............................................................................................................. 50 第三节 现金流量表 ..................................................................................................... 51

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第一章 系统简介

第一章 系统简介

总账模块是财务系统的核心。会计凭证是记录经济业务、明确经济责任的书面证明，填制和复核会计凭证是对经济业务进行日常监督的重要环节。本系统中大量的凭证可以通过相关功能模块数秒钟自动生成，并且复核、记账、结账、查询和生成会计报表均可由系统自动完成。

凭证的来源主要有三种方式：一、是业务单据自动生成，如应收单、收款单、固资变动、固资费用等业务单据生成的自动凭证；二、是由总账期末业务科目计息、期末调汇、减值准备、计提坏账、损益结转、通用转账、归集分摊生成的自动凭证；三、是手工填制的凭证。

第二章 基础设置

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在凭证中可以对“现金或现金等价物”科目分配现金流量以及对“应收应付”性质科目进行往来核销，对有“现金银行”性质科目的凭证进行出纳签字，并可以对凭证进行“复核”检查和“记账”，一旦录入或生成了凭证，在账册报表中就可以查询相应的数据。在期末，可根据财务报表向导在电子表中轻松完成“资产负债表”、“损益表”、“现金流量表”等财务报表的制作。

第二章 基础设置

总账模块的基础设置包括的内容有币种、会计科目、凭证类型、以及会计科目所涉及辅助核算如部门、职员、统计、项目等设置，在这里只讲述与总账业务密切相关的币种、会计科目、现金项目、凭证类型的设置。

第一节 币种汇率

当企业发生以记账本位币以外的其他货币进行款项收付、往来结算等业务时，需设置相应的币种汇率进行外币业务核算。

1、汇率的匹配方式：即设置了某日的汇率以后，填制凭证时系统默认汇率的方法。 当日：系统根据单据的日期自动选择当天的汇率。

向前：系统根据单据的日期自动查找当天的汇率，如果没有找到，系统将选择小于该日期的最近日期的汇率。

向后：系统根据单据的日期自动查找当天的汇率，如果没有找到，系统将选择大于该日期的最近日期的汇率。

2、折算方式：原币折算为本位币所使用的方式。系统提供直接标价和间接标价两种方法：

直接标价：原币×汇率=本位币

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第二章 基础设置

间接标价：原币÷汇率=本位币

注意：对于已经使用的币种，系统不允许修改折算方式。

已经使用的币种不允许被删除，只能修改或停用。

第二节 会计科目

会计中最基本的汇总工具就是账户。它是在一定时期内详细登记某项资产、负债或所有者权益变化的相关科目。为了获得更详细的会计信息，科目往往分为多级，我们常常所说的分类账就是这些账户集中起来的统称。我们在使用系统时，首先要对科目进行统一规划。

一、 如何设置会计科目

在会计科目列表中，系统除所有的科目列示外，还按照科目类别进行列示。本系统可以根据不同行业划分账户的类型，比如我们在建账时选择行业为企业会计制度，系统自动将会计科目划分为资产、负债、权益、成本和损益五类。您可以根据实际情况在此基础上进行增加、修改，以满足本单位核算的需要。

总账科目在系统建立账套时就已经预先设置好了。接下来，是规划和设置其明细科目（比如二级科目、三级科目等）。

第二章 基础设置

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输入科目编号、名称，并选择科目类别和科目性质，还可根据核算和管理的要求，选择其他选项。 注意：

可以在已经使用的科目下增加明细科目，系统自动将原科目中的所有数据，转入新增加的明细科目中，包括科目的期初数据、已经填制的凭证中的有关数据、已经记账的有关数据等。

1、合并代码：在基层账套的会计科目卡片的合并代码栏中填写将要合并到集团对应科目的科目编码。该合并代码用于集团账套合并。为确定基层账套的会计科目与集团账套会计科目的对应关系。

２、科目性质：系统约定科目性质分为：现金、银行、应收、应付、其它五种属性。 事实上，现金科目必须设为“现金”属性，才可能产生现金日记账。银行科目必须设为“银行”属性，才可能产生银行日记账和进行银行对账。应收（应付）科目设置了应收（应付）属性，才可以对往来账进行核销。

３、余额方向：当前科目的余额所登记的借贷方向。如科目余额方向为借方时，计算公式为：期末余额=期初余额＋本期借方发生额－本期贷方发生额。科目余额方向为贷方时，计算公式为：期末余额=期初余额＋本期贷方发生额－本期借方发生额。

４、多币种核算：当企业的业务涉及非本位币核算时，需设置多币种属性和指定多币种核算方式。可选的方式有：核算所有币种（核算系统已设置的所有币种）；核算指定币种（即核算用户指定的币种）。

５、期末调汇：选定期末调汇后，系统将在期末按照指定的汇率自动进行调整并产生汇兑损益凭证。

６、数量核算：如果需要账册上反映某个科目所涉及到的数量时，可以选择数量核算，并确定数量的计量单位。这样，凭证输入和账册查询时，就可以看到相应的数量及其变化。

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第二章 基础设置

７、辅助核算：系统共设置了单位、部门、职员、统计、项目共五个辅助核算属性。合理使用这些属性，一方面可以简化科目体系，另一方面可以对同一个数据，提供多个分析入口、统计口径，还可实现多重关系下的数据查询。

假设某个科目使用了单位、部门、职员三个属性，在凭证输入时，系统自动弹出单位、部门和职员栏目要求用户输入。凭证复核记账后，在进行账册查询时，无论您是按照具体的单位、部门或职员查询，都可以找到该数据。如果需要，您可以指定更详细的参数进行查询。比如单位，还具有单位性质（客户、供应商等）、所属类型（用户自定义）、所属地区、信用额度、折扣率等众多的详细参数，在进行账册查询时，均可以利用上述条件进行筛选，以满足您的查询需要。因此，设置辅助核算属性，并不是简单地简化科目内容，而是从管理的角度来对数据进行深化和加工。

８、现金或现金等价物：为方便现金流量表的编制，需要指定现金或现金等价物科目，凡是现金流量表所涉及到的科目必须预先设置该属性。

９、计算利息：选中此标志后，系统可以自动按照余额积数进行利息计算，并自动生成凭证。

１０、资金中心结算：选中此标志后，系统可以在资金中心模块对该科目设置对应的银行账号，并可以根据凭证中该科目借贷方发生额自动生成资金申请单据。

二、 如何合并科目

若需要将两个存在的科目合并，只需将一个科目的编号更改为另一个科目的编号即可。系统在合并前将提示用户，并需要用户确认。

合并之后，被合并科目的所有数据（包括期初数据、凭证数据和账册数据）将全部转到修改后的科目中。当遇到会计制度改革，需要更新某些科目时，科目合并功能便很有用。

注意：

科目合并后，不仅仅是数据的转移和合并，原有科目的核算属性也会转到合并后的科目中。科目之间的合并，仅限于最末级科目。

三、 如何复制科目

系统提供了对明细科目进行复制的功能，方便用户快速输入经常重复的明细科目。在科目列表中单击鼠标右键（或单击“编辑”按钮），出现“科目复制”对话框。

确定来源科目（必须是非明细科目）和目标科目（可以是明细科目或非明细科目），并且可以指定复制的级次，然后选择是否复制科目性质、多币种核算、数量核算及辅助核算，

第二章 基础设置

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再单击“确定”按钮。

科目性质：选择该项目，系统将保证复制后的目标科目的科目性质同来源科目的科目性质保持一致。

多币种核算：选择该项目，系统将保证复制后的目标科目的多币种核算属性同来源科目的多币种核算属性保持一致。否则，复制后的科目将没有多币种核算属性。

数量核算：选择该项目，系统将保证复制后的目标科目的数量核算属性同来源科目的数量核算属性保持一致。否则，复制后的科目将没有数量核算属性。

辅助核算：选择该项目，系统将保证复制后的目标科目的辅助核算属性同来源科目的辅助核算属性保持一致。否则，复制后的科目将没有辅助核算属性。

注意：

除了以上的选择外，对于科目的类别（资产、负债等）系统会自动判断，科目性质（如现金、银行、应收、应付、其它）和“现金或现金等价物”属性将同源科目保持一致。

第三节 现金项目

现金项目用于定义现金流量表数据来源。

一、 如何设置现金项目

如图，首先确定项目大类（经营活动产生的现金流量、投资活动产生的现金流量、筹资活动产生的现金流量），然后确定项目编号和项目名称，以及现金流向。需要注意正确指定流入流出方向，它关系到实际取数的方向（正负值）。

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第二章 基础设置

二、 如何使用现金项目

现金项目使用主要在两个方面，一方面主要在录入凭证时直接分配现金流量，以便在期末系统汇总形成现金流量表的内容；另一方面也可能在期末通过电子表——现金流量表向导进行现金流量项目的分配，生成现金流量表。

第四节 凭证类型

对凭证进行分类管理是一种良好的习惯，也是会计电算化的基本要求。本系统预设了4种常见的类型供用户选择，当然，用户也可根据自身的需要定义。

设置凭证类型：

如果用户需要在录入凭证时检查对应科目的合法性，可以选择借贷方必有、必无科目，以及凭证必有、必无科目。如果要停用该凭证类型，可选择“停用”标志。

格式：指凭证的打印格式，提供记账凭证、收款凭证、付款凭证三种类型。

借方必有科目：该类凭证借方必须有的科目。一旦指定，系统将在凭证录入时自动进行检查，如果借方没有输入指定的必有科目，系统将视该凭证为非法。

贷方必有科目：该类凭证贷方必须有的科目。一旦指定，系统将在凭证录入时自动进行检查，如果贷方没有输入指定的必有科目，系统将视该凭证为非法。

凭证必有科目：该类凭证中必须具有的科目（无借贷方限制）。一旦指定，系统将在保存凭证时自动进行检查。

凭证必无科目：该类凭证中无论借贷方都不应该有的科目。一旦指定，系统在保存凭证时自动进行检查。

第五节 科目期初

一、 如何录入科目期初数据

对于账套启用前科目余额的数据，可以通过录入科目期初来完成。

第二章 基础设置

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１、窗口介绍

窗口中的黄色、蓝色和白色代表着不同的意义。

白色：为末级且没有辅助核算性质的科目所显示出的颜色，您可在该行中直接录入数据。 黄色：有辅助核算性质的科目所显示出来的颜色，其中的数据，您不能直接填入，双击该行，系统弹出新的输入窗口，按照辅助核算项目进行期初数据输入。

蓝色：非末级科目，其数据由系统自动汇总计算填写。

如果账套建立时确定的启用日期是会计年度的第一个期间启用的，在科目期初数据输入时仅有年初余额一栏，如果启用日期不是会计年度的第一个期间启用的，除年初余额外，系统还提供输入期初借方累计、期初贷方累计，自动算出期初余额。

２、数据录入

在科目期初数据输入时，对于没有辅助核算属性的科目，只需要输入最末级科目的有关数据（原币、本位币、数量），系统自动汇总到上级各汇总科目中。将光标定位到该项目后，直接录入有关数据。

对于有应收、应付性质的科目，系统不允许直接输入期初数据，需要在该科目上双击鼠标，待出现“科目期初明细”窗口后录入明细数据。

需要注意的是，对于应收应付性质的科目，在上述窗口中录入的仅仅是某个往来单位的总的往来账数据，在 “往来期初”中可录入各个单位的每一笔往来明细账。

按照辅助核算属性将期初数据输入完毕返回后，系统自动将所有的明细数据汇总到一级科目中。

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第三章 日常业务

二、 如何试算平衡

录入完期初余额后，可单击“试算平衡”按钮，来检查录入的数据是否平衡。如果系统显示期初余额不平衡，可以修改数据，结账以前均可修改期初余额。

第三章 日常业务

第一节 凭证填制

在日常的财务处理中，工作量最大的就是凭证填制，如果使用本系统相关的功能模块，就可轻松完成填制凭证的工作了。

一、 如何增加凭证

凭证录入：在凭证填制页面录入表头和摘要、科目、借（贷）方金额等，即可完成凭证的填制。

１、凭证来源：凭证来源分为手工录入和自动生成两大类，系统将自动识别各凭证的来源。如果凭证是手工填制的，其凭证来源为“手工录入”；如果凭证是由系统根据具体业务单据自动生成的，其凭证来源为具体的单据名称。

２、摘要：录入记账凭证的摘要有两种方法。不常用的摘要，可直接输入；常用摘要，

第三章 日常业务

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可通过新增功能将其保存到摘要词典中，以后需录入该摘要时直接选择即可。

在日常操作中通常需要录入部分变动而大部分不变的摘要，如：“张庆报差旅费”、“李明报差旅费”等，为了减少重复录入，可以将摘要变为“XXX报差旅费”，而“XXX”为变动部分，如“职员”，这样，以后录入这类摘要时就只需录入变动部分的信息，不必每次重复录入那些不变的摘要内容，从而提高了效率。

３、科目：在系统初始化时已经设置了科目，因此，录入科目时可直接选择。为方便用户快速选择科目，系统提供了多种录入科目的方法，同时用户也可以动态增加新科目。

４、金额：录入金额时，系统支持计算器的功能，可以直接录入数值进行加、减、乘、除；对于最后一笔分录的金额，可以不用手工录入，系统提供了自动补平的功能，直接敲回车键即可。

二、 业务资料

如果凭证是通过其他业务单据或卡片（如：收付款单、采购单、销售单、固资变动卡片等业务）自动生成的，那么在查询该凭证时单击凭证右侧“业务资料”按钮，可以查看到相关的具体业务单据的内容，且可以关联。

三、 往来核销

凭证中有应收、应付性质的科目时可进行往来核销，选定应收性质科目的贷方分录或应付性质科目的借方分录，然后单击“往来核销”按钮即可进行核销。

在账套属性“核算选项”页面“提示往来冲销业务必须核销”选中，应收性质科目在贷方或应付性质科目在借方的凭证保存时，会出现如图提示 ：

具体核销操作请参考应收模块说明。

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第三章 日常业务

四、 现金流量

会计科目设置时选中“现金或现金等价物”选项，在录入或浏览记账凭证单据时将光标定位到现金或现金等价物科目所在的分录，并单击凭证右侧“现金流量”按钮，出现“现金流量明细”对话框，可进行现金流量分配；在记账凭证列表中将光标定位到现金或现金等价物科目所在的分录，然后单击“编辑”按钮或鼠标右键，在弹出菜单中选择“现金流量”也会弹出“现金流量明细”对话框可进行现金流量分配。

用户可以根据当前凭证的业务内容，确定凭证中的分录金额属于现金流量表中的哪个项目。如果需要进行多次分配（拆分），可以单击“新增”按钮，增加新的分配项目并分配相应的金额。

在账套属性的“核算选项”页面选中“凭证提示现金流量分配”，凭证保存时自动弹出“现金流量明细”对话框。

建议用户在日常的凭证处理过程中预先对现金流量进行分配，这样操作之后，可以快速、简单地编制现金流量表。但如果在日常操作中没有分配现金流量，也可以通过电子报表模块中的现金流量表编制向导来集中进行分配。

五、 合同结算

为了记录支付工程项目款项或反映购销合同的收付款情况，记账凭证中提供了“合同结算”功能。

第三章 日常业务

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1、当支付在建工程工程项目款项时，记账凭证分录中包含有“在建工程”卡片中的会计科目、统计核算、项目核算其中之一时，进入“合同结算”卡片后，即可指定本次支付款项对应的工程项目和合同号，并填写“本次付款金额”。

当合同大类为“在建工程”时，只能记录工程项目的付款金额。

“发票已到金额”：记录本次开票金额。同时登记到在建工程的“开票资料”中。 “累计已付款”：该工程项目的已付款金额。包含在“在建工程”工程合同中输入的该工程项目期初已付款金额和记账凭证中记录的该工程项目累计已付款金额。

“累计已开票金额”：在建工程“开票资料”中记录的累计已开票金额。

注：“累计已付款”不包含本次付款金额；“累计已开票金额”不包含本次开票金额。 2、当结算采购合同或销售合同款项时，填制凭证并保存后，进入“合同结算”，合同大类选择“购销合同”，“收款”时，合同号可以选择生效的销售合同。“付款”时，合同号可以选择生效的采购合同。

在记账凭证中进行“合同结算”后，系统自动将收付款记录登记到供应链管理合同卡片的“收付款信息”页面供查询。

六、 右键菜单功能

在本系统的记账凭证中，当鼠标所处位置变化时，鼠标右键所提供的菜单功能也会随着变化。例如：在单据头中单击鼠标右键，弹出的是单据编辑菜单（如左图）所示，提供新增、删除和复制凭证等功能；在单据体中单击鼠标右键，弹出的是行编辑菜单（如右图）所示，提供插入行、删除行和复制行等功能。

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第三章 日常业务

下面介绍几个菜单项的功能。

１、语音报数

当计算机配备有多媒体部件时，填制凭证时您可以在凭证体内单击鼠标右键，在弹出菜单中选择“打开语音报数”，打开语音报数功能，系统就会根据您录入的借贷方金额为您自动报数。

２、预算报警

当凭证中的会计科目进行了预算编制，且其预算方案选择了“自动报警”，点击“打开预算报警”使预算报警功能为打开状态。这样该科目的实际发生数超过了所设置的预算数时，系统便会自动给出报警提示，以方便用户采取相应的措施。

３、快速录入

单据头或单据体点击鼠标右键出现“打开快速录入”，单击此项，在录入一条分录后，敲击回车键上条分录自动进行复制，下条分录只需录入金额即可。

４、样板凭证

一张凭证制作完毕后，如果觉得该凭证会经常用到，包括摘要、科目都不会变动，只是每次的发生额产生变化，就可以使用样板凭证功能，将该凭证保存为样板凭证，以便下次制作类似凭证时，不用输入重复部分，只须输入分录金额即可。

在凭证头的任意位置单击鼠标右键，选择“生成样板凭证”，录入样板凭证的编号和

第三章 日常业务

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名称，然后保存。

调用样板凭证时，先进入凭证输入窗口，在凭证头的任意位置单击鼠标右键，选择弹出菜单中的“调用样板凭证”，并选择具体的样板凭证名称，系统会自动将样板凭证的所有分录（包括摘要、科目）自动复制到新的凭证窗口中，用户只须填入各笔分录的金额即可完成该张凭证的录入操作。

５、查询、整理凭证编号

编号查询功能，可查询各类凭证的最大编号、实际张数、缺号以及作废的张数。 在凭证头区域单击鼠标右键，选择“编号查询及整理”，可查询到有关凭证编号的详细信息。其中总单数指某一会计期间内凭证的总数，包括作废数，但不包含缺号数。

使用“编号整理”功能可以对当前所有凭证重新编号，保证其编号的连续性，消除因多次删除凭证或网络并发操作情况下可能产生的缺号现象。

６、查询预算功能

该功能可随时按预算方案查询预算指标的预算金额、实际金额以及完成情况。单击记账凭证单据体右键菜单中的“预算查询”选项，然后选择需要查询的预算方案，币种以及年度，系统就会自动的显示对应的预算和实际数信息。

７、资金结算申请资料

该功能是核算现金银行类科目的资金变动，借贷方金额发生变化意味着资金的流动，系统依据记账凭证中科目金额的变动自动生成资金结算类申请单据。

当第一次使用资金中心接口时，需配置金算盘的8e/ERP系统和VPS.TM资金管理系统的数据接口。如图：

说明：

连接串：选择连接VPS.TM资金管理系统oralce数据库的服务名。 ODBC驱动程序：系统提供了驱动程序供选择。

Oracle用户：录入VPS.TM资金管理系统在Oracle数据库中建立的用户名。 连接口令：Oracle用户对应的连接口令。

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第三章 日常业务

当进行了以上设置后，单击连接，就可以进入下一步“系统登录”的设置了。

说明：

资金中心开户单位：录入需要登录的VPS.TM资金管理系统中的机构编码。 开户单位口令：录入对应机构编码的机构口令。

资金中心登录账号：录入需要登录的VPS.TM资金管理系统中机构人员对应的账号。 登录账号口令：录入对应机构人员的账号口令。

以上设置完成后，对于凭证中会计科目有“资金中心结算”标志的，点“资金中心”按钮会调出资金中心结算资料窗口，如图所示：

选择需要生成资金单据的凭证分录，点“生成单据”按钮生成相应的业务单据。

七、 错误凭证

在复核时，对错误的凭证可注明错误信息。待填制凭证的操作员修改凭证后，可清除错误标记，使之成为正确的凭证。

在凭证中单击“错误”按钮，系统进入“记账凭证错误信息”对话框。

第三章 日常业务

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录入有关的错误信息即可。制单人一旦根据错误信息修改凭证后，复核人员可以再次进行检查，如果没有错误，可以重新进入“记账凭证错误信息”对话框，并单击“清除错误信息”按钮，这样，该凭证将去掉被打上“错误”标记而成为正确凭证。

八、 作废记账凭证

在需要保存原错误凭证单据但不允许其数据参与各账册或报表的汇总计算的情况下，可使用本系统提供的“作废”单据功能。

当操作员有“作废他人凭证”权限时，可以对没有复核的其他操作员制单的凭证进行作废操作，否则只能作废本人填制的凭证。

九、 如何使用外部数据接口

外部数据接口主要用于对其他软件的会计数据导入生成记账凭证。单击凭证列表编辑菜单或右键菜单的“外部数据记账接口”；或在凭证头单击右键，选择“外部数据接口”都可以进入外部数据导入界面。但使用外部数据接口功能必须先进行接口配置，具体配置步骤如下：

１、修改接口配置文件Iei.ini

在程序的安装目录8eERPWKS文件夹下，可以找到Iei.ini，用记事本格式可以打开该文件。文件前部分文件是对文件配置的说明，我们一般只修改“接口标准”以下的部分，例如，如图修改接口名、文件名和字段及类型，删除不用的字段。

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第三章 日常业务

整理要导入的文件。把其他软件的会计信息文件保存为txt纯文本格式的文件，修改文件信息与系统基础设置保持一致，如会计科目、凭证字号的设置等，文件名与Iei.ini中的接口数表名一致。例如：准备导入的文件1.txt，文件内容如图：

２、配置ODBC驱动程序

打开控制面板管理工具中的ODBC数据源，然后选择System.DSN页面，单击“Add”按钮，选择Microsoft Text Drive，然后单击完成。

在ODBC安装界面中，在数据源名称中录入Iei.ini中设置的接口名，取消“使用当前目录”的选择标志，就可以单击“选择目录”按钮，找到1.txt文件，确定存盘。

单击“选项”，选择文件扩展名为*.txt的，然后单击“定义格式”按钮。

第三章 日常业务

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在定义TEXT格式界面中，选择表中的1.txt，把“列名标题”作上选择标志，在“格式”选项中选择Tab分隔符，再单击“猜测”按钮，选择WY、KMBH、II、PZH，修改数据类型为Char，宽度为60，一般汉字及“001”类编号性质的字段都要设为char类型，其他都为猜测默认值（整型），然后单击“确定”存盘，再保存ODBC Text 安装信息后，在System.DSN页面中就会显示出所配置的记录。

３、选择导入数据

当配置好前面的步骤后，在“外部数据接口”窗口，选择接口标准，选择文本中录入的分录，点击“确定”按钮，即可完成导入。

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第三章 日常业务

导入后将按文本的格式生成凭证。

第二节 凭证复核

在凭证单据中通过 “复核”按钮或通过记账凭证列表右键菜单中复核功能对凭证进行复核。

系统默认状态只能对凭证进行单张复核，如果要多张复核，可以取消账套属性中“禁止成批复核记账凭证”选项的控制，这样即可以一次性复核多张凭证。

在复核过程中发生操作失误时，可以选择“取消复核”功能取消该项复核操作。 注意：不能复核或取消复核本人填制的凭证；不能复核有“错误”标志或有“作废”标志的凭证。

第三节 凭证记账

一、 如何凭证记账

凭证复核后，就可以对凭证进行记账。系统提供了单张记账和多张记账，可在凭证或凭证列表中，进行操作。如果记账后发现凭证有误，可以取消记账，待将凭证修改后再重新记账。

二、 如何冲销记账凭证

系统提供冲销记账凭证的功能，自动生成指定被冲销记账凭证的红字凭证，但只能冲销手工录入、并且已经记账的凭证。在凭证录入窗口中单击“冲销”按钮，即可弹出冲销凭证

第三章 日常业务

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对话框。

指定需要冲销的已记账的凭证（包括确定会计年度、会计期间、凭证类型和凭证编号），单击“确定”后，系统在当前会计期间自动生成一张与所指定记账凭证对应的红字冲销凭证，并在该凭证中记载被冲销的凭证的相关信息（冲销××年度××期间××字××号凭证），同时，被冲销凭证也将记载将其冲销的凭证的相关信息，系统还会在被冲销的凭证上作上“已冲销”的红字签章。

通过凭证列表右键菜单的“冲销关联凭证”命令可查询当前凭证的冲销关联凭证，使用该菜单，如果当前行凭证是一张冲销凭证，系统就调出与之对应的被冲销的凭证界面；相反，如果当前行凭证是一张被冲销凭证，系统就调出与之对应的冲销凭证界面；如果当前行凭证既不是冲销凭证，也不是被冲销凭证，系统将弹出提示提醒用户“该凭证没有冲销关联凭证”。

冲销凭证删除后，被冲销的凭证自动取消冲销标志。 注意：

在凭证冲销执行之前，系统将检查所选凭证是否已经冲销，如果已经冲销，系统将给予提示，不允许用户对同一张凭证进行反复冲销。被冲销的凭证不能取消记账，不能删除。

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第四章 期末业务

第四节 出纳签字

出纳签字是指对涉及现金及银行类科目的凭证的确定行为，通过在凭证中进行签字，确保凭证在未经出纳同意前不得修改。以此来表示该凭证已得到出纳认可。

一、 如何出纳签字

对于凭证中，涉及现金或银行性质的科目，出纳人员可对该张凭证进行签字。 系统提供了出纳凭证是否必须进行出纳签字的控制。在账套属性中“出纳凭证须进行出纳签字”选项被选中，则可选择“凭证复核前出纳签字”或“凭证记账前出纳签字”，表示如果凭证分录中有现金或银行性质科目，则该张凭证必须进行出纳签字后才能进行复核或记账。账套属性中“出纳凭证须出纳签字”选项没有选中，则表示出纳凭证可以不进行出纳签字。

二、 出纳签字的途径

在记账凭证列表或凭证单据中，可对凭证进行出纳签字。在凭证列表选择“多张签字”菜单项可进行多张凭证出纳签字。当出纳签字过程中发生操作失误时，也可以选择“取消签字”功能取消该项出纳签字操作，通过凭证列表中“多张取消”菜单项可以多张取消签字。具体操作方法与出纳签字和多张签字类似。

注意：已进行出纳签字的凭证不能修改。

第四章 期末业务

第一节 通用转账

“通用转账”也称自动转账，主要用于数据来源有一定规律、在一定时期重复使用的转账凭证的制作。系统根据用户定义的数据来源、转账方向、计提或分摊的比例等内容自动生成会计凭证。

一、 如何定义通用转账凭证

如何来定义一张通用转账凭证呢？如下图：通用转账凭证的填制和记账凭证差不多，只是不需录入金额而是定义公式。

第四章 期末业务

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转账名称：不能与已有通用转账名称重复。

执行周期：根据转账业务的转账周期，系统将其分为每期一次和每年一次，表示该通用转账凭证一个会计月度或一个会计年度只能执行一次且必须执行一次；也可以不选择则该通用转账业务执行周期，则一个期间可以不执行转账或多次转账。

科目：根据转账业务的经济内容来确定通用转账凭证的转出、转入科目。转出科目即原数据科目，转入科目即目标数据科目。系统允许转出科目是一个非末级的科目。但当转入科目和转出科目都是非末级科目时，系统要求该转入科目的结构与转出科目完全相同，即这两个科目的辅助核算相同，并且其下级科目的个数、层数、编码及辅助核算也都相同。例如：科目501有501-01和501-02两个明细科目，辅助核算部门，科目321-01有321-01-01和321-01-02两个明细科目，也有辅助核算部门，则科目501与科目321-01的结构相同。

方向：指通用转账凭证分录的数据方向，一般根据科目的转账内容设置。若设置该方向为借方，则生成转账凭证时该笔分录的数据就在借方。

性质：系统将其分为转出和转入两类。它决定数据的来源及去向，决定系统取数的先后顺序和公式定义位置。系统先将性质为“转出”的分录的数据取出，然后将取出的数据转到性质为“转入”的分录。

注意：系统要求一张通用转账凭证必须有转出和转入分录。一张通用转账凭证可以有多笔转出分录，但只能有一笔转入分录。如果性质为“转入”的分录中的科目是非末级科目时，系统只允许有一笔性质为“转出”的分录。

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第四章 期末业务

定义公式：性质为“转出”的科目，必须定义本币公式，如果该科目有外币核算且币种选择了外币，还须设置原币公式，数量公式则根据需要可录可不录。如上图所示：一个取数公式主要包括取数模块、取数条件、数据类型、币别和数据项目五个要素。现以定义本币公式讲解定义取数公式的具体操作步骤：

选择公式取数模块，具体取数模块与当前操作员权限有关。

“总账”和“明细账”页面差不多，都提供了“可选项目”，我们可以选择项目设置条件，不同的是“总账”中可选项目，可以取出该科目下任意级次科目账册中的有关数据（包括期初、期末余额），而在“明细账”中，系统仅针对凭证取数，即只能取出凭证中涉及到的借方或贷方的发生额数据。

如果选择“电子表”标签，就可以从金算盘的电子表文件中某个（或多个）单元格中取到数据。实际上，电子报表本身可以从财务管理系统取到数据，通过定义电子报表本身的运算关系，可以得到所需要的结果，而通过定义通用转账凭证又可以自动将电子报表的运算结果取出用以生成记账凭证。因此，从一定意义上说，电子报表和通用转账的结合，补充和加强了本系统的财务核算功能。

定义取数公式：选择可选项目，定义取数条件，设置数据类型、币别和数据项目，加入公式。 注意：

若将一个非末级科目转入一个末级科目，在设置取数公式时，科目条件的设置为“当前科目”和指定为分录中的非末级转出科目取数结果不同。例如：551科目下有551-01、551-02和551-03三个明细科目，如果在“通用转账凭证”分录中指定转出科目为551，系统就会自动产生三笔分录，分别对应三个明细科目（因为凭证中所涉及到的科目必须是明细科目），而每个分录具体的数据，取决于在取数公式中所确定的科目。如果在取数公式中将科目定为

第四章 期末业务

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“当前科目”，系统会取出所指定的各个明细科目的有关数据（如期末余额），并依次填入对应的三笔明细科目分录中，即“当前科目”是一个可以变化的科目，系统会根据凭证产生时的具体情况进行调整，分别变成551-01、551-02等各个明细科目。如果在取数公式中将科目定为551，系统仍然会产生三笔明细科目分录，但各个分录的数据被确定为总账科目551的数据。

如果将一个非末级科目转入一个与其结构完全相同的转入科目，那么，在设置转出科目的取数公式时，科目应设为“当前科目”。此时如果转出和转入科目还设有部门和单位等辅助核算，则在取数条件中，还应将部门和单位设为“当前部门”和“当前单位”。这样，系统在生成记账凭证时就会将转出科目的每个明细科目的数据转到转入科目的相应的明细科目中去。

公式定义完毕，单击“公式校验”按钮校验公式，系统会给出校验报告。若公式有错或为空，不允许存盘退出，若需清除错误公式重新定义公式，可单击“清除公式”按钮，系统会将原定义公式全部清除；若公式校验无误，可单击“确定”按钮存盘退出“取数公式”对话框。

二、 如何执行通用转账

定义通用转账凭证后，在“通用转账列表”中选择需要进行“执行转账”操作的通用转账凭证，可以选择单张或多张，然后单击“通用转账列表”左下角的“转账”按钮，选择“执行转账” 菜单项，在系统提示信息下确定是否确实需要执行转账。如果您在提示信息对话框中选择了“是”，系统自动根据通用转账凭证所定义的项目和公式生成记账凭证，并在通用转账列表中的“最近转账时间”及“执行”栏填入当前执行转账的时间及执行转账的操作员。

１、执行周期检查

如果需要执行转账的通用转账凭证的执行周期为每期一次或每年一次，系统将检查该通用转账凭证在本期是否已经执行过转账。如果已经执行转账并且生成的记账凭证已经复核或记账，系统将给出相应提示并退出转账操作；如果生成的记账凭证没有复核，再次生成的凭证将覆盖原有凭证。

２、多张转账顺序调整

存在多张通用转账凭证时，若对全部转账凭证同时执行转账，考虑到各转账业务之间可能须遵循一定的先后顺序，需要在执行转账之前对各转账凭证的执行顺序进行适当的调整。

在“通用转账列表”窗口中的通用转账凭证的排列顺序即为转账的顺序，如果需要对某一通用转账凭证的转账顺序进行调整，只须先将蓝色光条移到该通用转账凭证，然后单击窗口右边的上移按钮

３、取消转账

或下移按钮

，移动该通用转账凭证在列表中的顺序即可。

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第四章 期末业务

在实际工作中，有时需要取消已经执行的转账操作，使系统自动删除已经生成的记账凭证。本系统为用户提供了取消转账功能，其具体操作方法与执行转账差不多。取消转账后，由该通用转账凭证生成的记账凭证同时被系统自动删除，通用转账凭证列表中的“最近转账时间”栏也已经修复为上一次的转账时间，“执行”栏自动调整为上一次执行转账的操作员。

如果由通用转账业务生成的记账凭证已经复核或已经记账，则无法取消转账。 ４、预览凭证

在通用转账列表，选择通用转账凭证，单击“预览凭证”按钮，在有数据的情况下，可以即时查看由本张通用转账凭证生成的记账凭证。

第二节 科目计息

如果在对某会计科目进行设置时选择了“计算利息”，则可以使用科目计息向导自动计算该科目设定期间的应计利息，并生成相应的记账凭证。

进入“科目计息”向导。跟随向导一步步设置即可顺利完成科目的计息，并生成计息凭证。

如图：科目计息分为五个步骤，下面分步讲述各步的注意点。

一、 计息日期

在“计息日期”标签页中指定“上次计息日期”、“本次计息日期”以及“适用月利率”。 注意：本次计息日期必须大于上次计息日期，上次计息日期必须不小于账套启用日期。

二、 利息结转

在“利息结转”页标签，选择需要计算利息的本金科目，并设置计息凭证的借贷方科目。

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注意：所选择的本金科目与对应设置的借方科目和贷方科目必须有相同的外币辅助核算。

三、 计算结果

在“计算结果”页标签，系统按币种分开显示所选科目在设定期间内的应计基数及应计利息结果。 注意：

“基数”是日基数，例如，计算日期为6月1日到6月30日（30天），科目余额在借方，5月31日的余额为1000，在6月10日借方发生100，6月10日到6月30日有20天。则基数=1000*30+100*20=32000

“利息”计算是先把月利率换算成日利率，然后乘以日基数所得结果。

四、 预览凭证

在“预览凭证”页标签，可以预览到该科目计息业务即将生成的凭证的有关数据信息，借贷方科目为“利息结转”页标签中设置的借贷方科目，发生额为“计算结果”页标签的“利息”，外币发生额根据汇率换算成本位币了，如未设置截止计息日的汇率，则汇率取1。

最后点击“完成”按钮，生成记账凭证。凭证字和模板采用“凭证选项”页标签中的设置。

第三节 计提坏账

《企业会计制度》规定企业应于期末时对应收款项（不包括应收票据）计提坏账准备。本系统提供了计提坏账准备向导，自动完成坏账的计算及计提凭证的生成。

进入计提坏账向导，如下图：

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第四章 期末业务

向导提供了三种计提坏账的方法：应收款项余额百分比法、账龄分析法、销售百分比法。下面分别讲述如何使用这三种方法进行坏账的计提。

一、 应收款项余额百分比法

应收款项余额百分比法是根据会计期末应收账款的余额乘以提取坏账比例计算当期应提取的坏账损失，据此提取坏账准备。下面分别讲解。

１、计提方法

选择应收款项余额百分比法后还需确认“计提日期”和“截止日期”。

计提日期指生成坏账准备凭证的日期。截止日期决定计提基数的取值，按截止日的应收账款的余额。

２、基础设置

如下图，设置需计提坏账准备的应收款项科目，系统默认列出所有“应收”性质的科目，用户可以根据实际情况增加、删除，还可以通过“新增”按钮添加其他需要计坏账“非应收”性质的科目。

设置应收科目的坏账准备科目和对方科目有两种方式：一、是在页面上端指定坏账准备科目和对方科目，系统自动将指定的科目填入所有应收科目对应的坏账准备栏和对应科目栏内。二、是用户根据实际情况填写、修改列表中各个应收科目对应的坏账准备科目和对方科目。

注意：当坏账准备科目相同的记录，对方科目也必须相同。

设置计提比例，用户根据企业的历史数据和经验确定坏账准备的提取比例。不同的应收款项科目可设置不同的计提比例。

３、计算结果

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如图，计算结果页标签，系统分别显示计算结果和计提结果。计算结果是用截止日的应收款项借方余额乘以计提比例计算出坏账准备金额。计提结果是按计算出的坏账准备金额减去坏账准备科目截止日的期末贷方余额，计算出本次应提坏账准备。

注意：坏账准备金额和本次应提坏账准备金额允许修改，但如果坏账准备科目或对方科目有单位核算属性时，则系统自动计算出的本次计提坏账准备金额是不允许修改的。这一限制也适用账龄分析法。

应收借方余额是应收科目的科目余额，不包括应收单据中未生成凭证的应收数据。 ４、凭证设置、凭证预览

在凭证设置页面选择所需凭证类型，凭证模板，凭证摘要。预览凭证页面，可浏览所生成的凭证，确认无误后，点“完成”即可生成凭证。这两个页标签，三种计算方法的设置一致，下面不再详述。

二、 账龄分析法

账龄分析法是根据应收账款入账时间的长短来估计坏账损失的办法。系统中先对应收款项按账龄划分，然后对各账龄区间应收款项确定不同的估计坏账的百分比，据以确定各账龄区间应收款项中无法收回的坏账金额，最后将各账龄区间应收款中估计坏账金额汇总，求得全部应收款项中的坏账金额。

１、计提方法、基础设置

账龄分析法和应收款项余额百分比法的计提方法、基础设置的设置基本一致，请参看上面的讲述。

注意：账龄分析法中应收科目只能是“应收”性质的科目。 ２、账龄区间

系统根据录入的天数自动生成账龄分析区间。用户根据企业的实际情况设置每个账龄区

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第四章 期末业务

间的估计坏账率。

账龄分析日期：用户可以选择按应收款项的开票日或到期日计算应收款项的账龄。 分析数据范围：系统提供了以下三种分析数据范围，这里的往来明细包括的数据范围比“应收款项余额百分比法”的要广，除应收科目期初、凭证发生额外，还包括已审核但未收款的销售单、应收款项等。

分析所有往来明细：各账龄区间的应收金额包含所有往来明细。 分析未核销往来明细：各账龄区间的应收金额只包含未核销的往来明细。

多付款项单列分析：各账龄区间的应收金额只包含借方未核销往来明细，而应收贷方未核销数据在“多付款项”栏单独列示，“多付款项”不计提坏账准备。

３、计算结果

计算结果框，系统按设置分析数据范围统计出各账龄区间的应收金额、坏账率自动计算出各账龄区间的坏账准备金额，并把各账龄区间的坏账金额汇总。计提结果框是计算本次应提坏账准备金额，也是坏账准备减去坏账准备科目余额。

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三、 销售百分比法

销售百分比法是按着当期销售金额的一定比例估算坏账准备的一种方法。 １、计提方法

当选择方法为销售百分比法时，需要录入计提日期，起止日期，计提日期默认为系统登录日期，计提日期为生成坏账准备凭证的日期，起止日期默认为当前期间的起止日期，可重新录入日期决定计提范围。

２、基础设置

此处需要录入坏账准备科目、对方科目、销售收入科目和需要计提的比例，录入的坏账准备科目和对方科目不能是现金、银行、应收应付、存货性质科目且不能有辅助核算项目。

３、计算结果

完成基础设置后，点击下一步可以得到计算结果，得到本次应提坏账准备，本系统提供了修改功能，可以对坏账准备和本次应提坏账准备的数据进行修改。

销售收入：起止日期范围内，销售收入科目的贷方累计发生额。 坏账准备：销售收入乘以计提比例。

坏账准备余额：截止日期范围内坏账准备科目的余额。 本次应提坏账准备：坏账准备减坏账准备余额。

第四节 减值准备

《企业会计制度》要求对流动资产、长期投资、固定资产、无形资产和在建工程计提减值准备。计提坏账准备、存货跌价准备、固定资产减值准备在相应章节均作了介绍，对于短

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第四章 期末业务

期投资跌价准备、长期投资减值准备、委托贷款减值准备、在建工程减值准备和无形资产减值准备我们可以在本系统中“减值准备”来实现。

如何进行减值准备的计提或转回？减值准备向导共分为五个步骤，下面结合例子来讲解如何使用减值准备向导计提减值准备。

实例：某公司于2005年6月5日自行研制并申请成功一项专利，入账价值为4500元。8月已提减值准备50元，由于受假冒伪劣市场的冲击，在2005年末，其市价大幅度下跌，可收回金额为2500元，应再次提减值准备。

１、计提准备日期

设置计提减值准备的计提日期，计提日期，确定录入市价页面的取数截止日期，也是生成计提凭证的日期。

２、设置资产科目

在这个页面选择计提减值准备资产科目，可以选择多个科目，也何以选择末级科目和非末级科目。但不能同时选择具有上下级关系的非末级科目和末级科目如：1101与1101－01就不能同时选择。按例子，选择“1801无形资产”科目。

３、录入市价

对应资产科目录入减值准备科目和损益科目，按例选择减值准备科目为“1805无形资产减值准备”，损益科目为“5601营业外支出”。然后在可收回金额处录入该资产科目现在的市价2500.00后，系统将自动算出本次计提减值准备1950.00。

账面成本：系统会根据录入的计提日期为截止日期取当前资产科目期末余额。 已提减值准备：系统会根据当前计提日期取减值准备科目的余额。

计提前净额：等于本页面中“账面成本”项目数据减去“已提减值准备”项目的数据。 可收回金额：即现在资产可变现的金额，市价。

本次计提后净额：等于“计提前净额”减去“本次计提减值准备”。 本次计提减值准备：分如下两种情况。

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当“计提前净额”大于“可收回金额”，本次计提准备金额即等于“计提前净额”减去“可收回金额”。如上例，4450>2500，本次计提准备金额=4450-2500=1950。

计提减值准备生成的凭证为：

借：营业外支出 1950

贷：无形资产减值准备 1950

当“计提前净额”小于“可收回金额”时，这时“本次计提减值准备”为负数表示转回已计提的减值准备。这也分两种情况，一是 “可收回金额”减“计提前净额”小于“已提减值准备”，则“本次计提减值准备”还是等于“计提前净额”减去“可收回金额”；而第二种情况则是“可收回金额”减“计提前净额”大于“已提减值准备”，则“本次计提减值准备”等于负的“已提减值准备”。修改实例，若2005年末市价为4480，因4480-4450=30<50，则“本次计提减值准备”为30-50=-20。若2005年末的市价为5000，因5000-4450=550>50,则“本次计提减值准备”为-50。

转回减值准备生成的凭证为:

借：无形资产减值准备 50 贷：营业外支出 50 ４、凭证设置

录入凭证类型、凭证模板以及摘要，根据需要选择凭证生成方式。

按相同资产一级科目生成一张凭证：指如果有多行资产的一级科目相同，则将这几行的计提数生成一张凭证。

按相同资产明细科目生成一张凭证：只要资产的明细科目相同，则生成一张凭证。 汇总生成一张凭证：按本次提取的准备全部生成一张凭证。 ５、凭证预览

在凭证预览页面可查看凭证的科目和数据，点击完成后自动生成凭证。

第五节 期末调汇

按照企业会计制度的规定，在会计期间（月度、季度、年度）终了时，应当进行期末调汇，即对外币账户的期末余额以期末汇率进行折算，折算金额与账面金额之间的差额，即为汇兑损益，编制汇兑损益凭证。本系统提供的“期末调汇”向导，可以轻松、自如地完成期末调汇工作。

如何进行期末调汇？

期末调汇一般在期末所有凭证已记账的情况下进行，如果存在未记账的凭证会提示，有

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第四章 期末业务

未记账的凭证是否继续。期末调汇只对在科目卡片中设置了外币核算且选中了期末调汇的科目的期末余额进行调汇，注意这个期末余额不包括未记账凭证的数据。向导分为期末汇率、损益科目、凭证选项、生成方式、预览凭证五个步骤。

１、期末汇率

在“币种”栏中，列出除本位币以外的所有币种。“汇率”栏显示的数值来自“币种汇率”卡片中当前会计期间中最靠近期末日的日汇率，若币种汇率卡片中未输入汇率，汇率则为零，可以对该汇率进行修改。

２、损益科目

指定汇兑损益计入的损益科目。 ３、凭证选项

指定本次调汇将生成结转凭证的凭证模板和凭证类型。 ４、生成方式

选择本次调汇将生成凭证的生成方式，系统提供了三种生成方式：汇兑损失凭证、汇兑收益凭证、汇兑损益凭证，可根据企业的业务特点，选择不同的方式来生成凭证。如果本次调汇产生的是汇兑损失则选择汇兑收益方式不能生成凭证，选择汇兑损失或汇兑损益则能生成凭证且生成的凭证完全一样。

５、预览凭证

可以预先查看本次的调汇凭证，该凭证由系统按照前面指定的期末汇率、汇兑损益科目、凭证模板和类型以及凭证的生成方式自动生成。默认的凭证摘要内容为“汇兑损益”，可重新录入。

凭证的发生额为外币核算科目该币种的原币余额乘以期末汇率减去账面该币种的本位币余额的差额。

确认数据正确无误的情况后，单击“完成”正式生成记账凭证。

注意：有多种外币和多个科目调汇时，所有币种和科目生成一张期末调汇凭证；

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通过期末调汇生成的凭证不能修改；

期末调汇后，如果本期又发生外币业务，可将原有期末调汇凭证记账后，再重新指定期末汇率，再一次生成期末调汇凭证。

第六节 科目清理

科目清理用于对一级科目余额为零但其下级科目余额不为零或辅助核算项目的余额不为0的科目进行清理，将其余额调整为零。

下面举例说明如何进行科目清理。

实例：2005年12月31日其他货币资金科目及下级科目余额如下表。

科目 1009 其他货币资金 1009-01外埠存款 1009-02银行本票 1009-03银行汇票 余额方向 借 借 借 借 余额 0.00 73000.00 12000.00 -85000.00 科目清理向导分为基础设置、凭证设置、凭证预览三个步骤。

１、基础设置

首先确定科目余额截止日期，系统默认当前登录期间的最后一天，可修改，该日期用于计算选择的科目的期末余额。然后选择需要进行整理的科目，可选栏目显示了所有使用过的明细科目及其上级科目，按例选择“1009其他货币资金”科目。

注意：可以选择多个科目，但不能同时选择存在上下级关系的科目。 ２、凭证设置

设置生成凭证的凭证模板，制单日期、凭证类型及摘要，系统默认摘要为“明细科目余

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第四章 期末业务

额清理”，可以进行修改。

３、凭证预览

所选科目的科目余额为0且其下级科目余额不为0或辅助核算项目余额不为0则能生成调整凭证，使其调整后的余额为0。

如果所选科目的科目余额不为0或者没有业务发生，则提示不能生成凭证。

生成的调整凭证来源为手工录入、制单人为当前操作员。可以对生成的凭证进行修改、删除等操作。

按实例生成的凭证为：

借：1009-03银行汇票 85000 贷：1009-01外埠存款 73000 1009-02银行本票 12000 调整后的科目余额如下表：

科目 1009 其他货币资金 1009-01外埠存款 1009-02银行本票 1009-03银行汇票

余额方向 借 借 借 借 余额 0.00 0.00 0.00 0.00 第七节 分摊基数

当归集分摊摊入方式为“按基数摊入”时，需设置“分摊基数”方案，针对不同的归集分摊的需要，设置不同的分配方式及标准，并按分摊基数来计算摊入的金额。如某些费用需要按“部门”进行分摊，就在分摊方式中选择“部门”，并确定各部门相应的分摊基数即可。

如何进行分摊基数方案的设置？ 在“分摊基数”窗口中：

1、方案名称：可以新增、修改、删除分摊基数方案。

选择“新增”，进入“分摊基数方案”卡片。录入方案名称，选择方案“分摊基数设置方式”，系统提供了项目、单位、部门、职员、统计等五种方式，可以选择一种或多种方式。点击“确定”返回到“分摊基数”窗口设置当前方案的具体基数。

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2、自动展开：将指定的一个或多个分摊基数设置方式按选择的展开方式及范围进行交叉组合后自动展开。

例：在新增分摊基数方案时，选择了设置方式为项目和部门，系统中设有项目A、项目B，部门A、部门B。

在“分摊基数”窗口，点击“自动展开”按钮，进行自动展开方式的设置。并可对项目和部门设置条件，选择其中的部分项目或部分部门进行展开。

如：自动展开方式只选择“项目”，则只按“项目”进行展开。展开的结果如下：

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如：自动展开的方式选择了“项目”和“部门”，则展开的结果如下：

3、分摊基数

“分摊基数”可以是常数；也可以通过定义取数公式来实时取值（如：按某个科目的借方发生额或余额来分摊费用）。

“分摊基数”可以直接录入，也可以通过“批量修改”来设置。 4、“批量修改”：对“分摊基数”进行批量修改。

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如果修改的数据是一个常数，那么可以在“修改为”框中直接录入这个常数即可。 如果修改的是一个变化的数据（如：某个科目的借方发生额或余额来分摊费用），可以单击“定义公式”，定义取数公式。系统提供了“账务”和“明细账”两类取数公式，定义公式和通用转账取数公式的定义基本一致，具体请参照“通用转账”部分的讲解。设置取数公式后，在“修改为”框中就会显示出所定义的公式内容。确定退回到“分摊基数”界面时，系统自动将“分摊基数”栏的数据更新为公式定义的取值。

5、条件删除：除了直接运用鼠标右键功能“删除行”删除分摊明细外，可以通过“条件删除”设置相应的筛选条件批量删除分摊明细。

设置相应的条件，“确定”返回分摊基数设置窗口，系统会给出提示“是否删除符合条件的记录”，选择“是”，即可删除所设置的分摊基数明细。

第八节 归集分摊

“归集分摊”是为了满足企业批量转账需求而提供的一个转账向导。该向导可同时满足多科目多辅助核算按预定分摊基数或辅助核算对应关系，将在设定条件下自动计算出的结转值转入到所指定的对方科目中，并形成相应的转账凭证，从而实现转账过程的自动化。通过“归集分摊”将大大减轻工作量同时也保证了数据的正确性。

如何进行归集分摊？共分为分摊定义、基础设置、分配数据、凭证设置、凭证预览五个步骤。

一、 分摊定义

可根据不同归集方案或“是否计提福利费”等因素对归集分摊进行分类，定义不同“分摊归集名称”。

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第四章 期末业务

录入“分摊归集名称”，选择是否计提福利费，每次新增的名称，将会保存到归集分摊类型中，可供再次选择或修改。

是否计提福利费：该选项关系到“基础设置”页面中的相关设置，如果选择“是”，则在“基础设置”页面下方显示“计提科目”框，用于设置计提福利费的科目和比例；如果选择“否”，“计提科目”的内容不可见。

设置了计提福利费及计提比例，系统将按本次分摊金额＊计提比例计提福利费，并生成相应的记账凭证。

对于已执行的归集分摊，系统将会自动记录最后一次执行该归集分摊类型的日期，即显示在“最后执行日期”一栏中。

二、 基础设置

在“基础设置”页面可以设置归集分摊摊入和摊出科目等信息，根据不同的分摊归集的类型，该页面的设置内容也有所不同。

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1、所属日期：设置归集分摊的取数期间段。系统根据日期设置、分摊科目和分摊方式提供分摊金额的参考数值。

2、摊入科目：录入摊入的会计科目和生成凭证方向，摊入科目必须是末级科目。 3、摊入方式：系统提供了“按基数摊入”和“按辅助核算对应关系摊入”两种摊入方式。

“按基数摊入”：须选择分摊基数方案，系统列出所有在“分摊基数”中定义的分摊方案备选。

“按辅助核算对应关系摊入”可以实现什么？

（1）实现一个科目（有辅助核算），向另一个科目（有辅助核算）进行归集。转出科目的辅助核算应包含转入科目的辅助核算。

如：转出科目A，辅助核算有部门和项目，转入科目B，辅助核算有项目。可以实现科目A按项目核算各明细汇总转入科目B的对应项目。

（2）实现多个科目（有辅助核算），向另一个科目（有辅助核算）进行归集。转出科目的辅助核算应包含转入科目的辅助核算。

如：转出科目A有部门和项目辅助核算，转出科目B有单位和项目辅助核算，转出科目C有统计和项目辅助核算，转入科目D，有项目辅助核算。可以实现科目A、B、C按项目核算各明细汇总转入科目D的对应项目。

4、分摊科目：主要设置分摊科目、分摊方式和分摊金额。

选择需进行分摊的会计科目，可以是非末级科目也可以是多个科目。选择多个科目通过“多科目”按钮打开科目选择窗口进行选择。可对所有未停用科目进行选择，选择非末级科目时其下级科目同时被选择。

注意：分摊科目设置，若只选择一个分摊科目，在“分摊科目”栏中将显示该科目；若选择多个分摊科目，“分摊科目”栏显示为空；当设置了多个分摊科目后，重新再选择分摊科目为单个科目时，系统会提示“选择单个科目将清空已设的多科目，是否继续？”

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第四章 期末业务

“分摊条件”：设置分摊科目的分摊条件，定义分摊的范围。实现将转出科目中的部分明细科目或部分辅助核算中的金额转入到指定的转入科目。

分摊方式：系统提供了“按账面余额比例分摊”、“按贷方发生额比例分摊”、“按借方发生额比额分摊”、“指定”四种分摊方式。前三种方式“金额”、“包含未记账凭证”、“本次分摊金额”栏的数据是依据所设置的所属日期，结合分摊条件来取分摊科目的账面余额或借、贷方发生额；指定则是由用户自己指定分摊数据。

金额：指已经记账的科目数据，没有记账的数据信息不显示在内。

包含未记账凭证金额：所显示的金额数据包含了所有的凭证数据，不区分凭证是否记账。 本次分摊金额：根据可供分摊金额自动生成的本次分摊的金额，该金额可以修改。 当分摊科目为多个科目时，各分摊金额显示为各科目金额之合计。

5、计提科目：当分摊定义页中的选项“是否计提福利费”选项=是时，在本页的下方显示的是“计提科目”的设置，在这里可以设置对应的计提科目（系统提供三个计提科目），同时设置分摊的比例，分摊的基础数据以“本次分摊金额”为准。

6、同时结转第三科目：当“是否计提福利费”选项=否时，显示的是“同时结转第三科目”的选项及设置。

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“同时结转第三科目”选中后，须设置具体的结转科目、本次结转金额、生成凭证方向。本次结转金额可以录入负数，支持+-*/的快速计算器功能，并可以通过“取科目余额”自动取出截止“所属日期”的结束日期指定的结转科目的科目余额。

三、 分配数据

“分配数据”页面的数据来源都是依照“基础设置”页面的设置来取值。系统采用上下列表分别显示本次摊入的数据信息和本次摊出的数据信息。根据摊入方式的不同分配数据也有所不同，下面分别说明：

１、在“基础设置”页面的摊入方式选择“按基数摊入”，并选择“同时结转第三科目”。

本次摊入信息：

摊入科目即为“基础设置”页面的摊入科目，系统根据摊入科目的辅助核算信息与所选

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第四章 期末业务

择的分摊基数方案之间的关系分别展开显示，展开时分以下几种情况：

类型 置项目（A） 核算项目（B） 分摊基数方案设摊入科目的辅助展开方式说明 AB相同 部门、职员、 部门、职员 根据方案中的行次结合会计科目自动展开，基数直接取方案中设置的基数。 A包含B 部门、职员 部门 将方案中相同部门的基数汇总后，按部门展开。 B包含A 部门 部门、职员 根据方案中相同部门的基数汇总后按部门展开，职员为空等待录入。 AB无关 部门 项目 不展开，项目为空，等待录入，基数默认100等待修改。 除科目外，辅助核算项目、基数、本次分摊金额都可以修改。 本次分摊金额与“同时结转第三科目”的凭证生成方向有关。 当同时结转科目的凭证生成方向与摊入科目的凭证生成方向相同时，

本次分摊金额=（本次摊出金额-同时结转金额）*分摊基数/分摊基数合计 当同时结转科目的凭证生成方向与摊入科目的凭证生成方向相反时，

本次分摊金额=（本次摊出金额+同时结转金额）*分摊基数/分摊基数合计 单击“计算”按钮系统进行自动计算，本次分摊金额可以修改。 本次摊出信息：根据“基础设置”页面分摊科目信息设置显示。

摊出会计科目显示 “基础设置”页面设置的分摊科目，若科目有辅助核算时，系统会根据该科目的辅助核算进行展开显示。如果在基础设置页面设置了分摊条件，摊出科目的展开应按“分摊条件”中设置的范围进行展开，而不是全部展开。对于多科目情况依次对每一个所设科目按以上方式进行展开。

分摊前金额为按所属日期、分摊方式、分摊条件的设置分摊科目的取值，合计值等于“包括未记账凭证金额”。

本次摊出金额可以修改，带出的参考值来源“基础设置”页面本次分摊金额。若摊出科目有多个或有辅助核算项目，而且“本次分摊金额”不等于“包括未记账凭证金额”，则各科目分项的“本次摊出金额”=（本次分摊金额/包括未记账凭证金额）*各科目分项分摊前金额。

２、“基础设置”页面的摊入方式选择“按辅助核算对应关系”摊入，并选择“同时结转第三科目”。

进入“分配数据”页面前，系统会检查分摊科目的辅助核算口径是否包含摊入科目的辅

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助核算。当分摊科目是非末级科目时，就检查其下属各末级科目的辅助核算项目是否包含摊入科目的辅助核算。如果不存在包含关系，则系统提示：“摊出科目的辅助核算项必须包含摊入科目的辅助核算项，摊出科目没有XX辅助核算，应重新设置！”（XX表示：部门、职员、统计、项目、单位等辅助核算类型）。对于多科目情况也依次对每一个所设科目按上述规则进行校验。

进入“分配数据”页面，系统在摊出科目列表列示出摊出科目现有辅助核算项，汇总后自动生成摊入相同辅助核算明细行，摊入科目独有的辅助核算项目由用户指定。摊出科目信息列表的数据来源和按“基数摊入”方式相同。摊入科目的本次分摊金额的计算与“同时结转科目”的凭证生成方向有关。

当同时结转科目的凭证生成方向与摊入科目的凭证生成方向相同时，则摊入科目各辅助核算对应的摊入金额=摊出科目对应的辅助核算合计金额*(1－同时结转金额/本次分摊金额合计）。同时“平衡检查”中显示：摊入＝摊出－同时结转金额。

当同时结转科目的凭证生成方向与摊入科目的凭证生成方向相反时如下图，则摊入科目各辅助核算对应的摊入金额=摊出科目对应的辅助核算合计金额*（1＋同时结转金额/本次分摊金额合计），同时“平衡检查”中显示：摊入＝摊出＋同时结转金额。

本次分摊金额可以修改。

3、“基础设置”页面未选择“同时结转第三科目”，在“分配数据”页面“平衡检查”中即显示：摊入＝摊出。

注意：填充功能是将对应列表中光标所在单元格的内容复制到其他单元格中。 “平衡检查”平衡后才能进行下一步操作。

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第四章 期末业务

四、 凭证设置

凭证设置页主要设置生成凭证的模板、日期、凭证类型、摘要及生成方式。

系统提供了两种生成方式：“生成一张凭证”和 “按辅助核算XX生成多张凭证”。只有当基础设置页面中设置的摊入方式=“按辅助核算对应关系摊入”时，生成方式才可以选择“按辅助核算XX生成多张凭证”，否则该选项不能用。

当选择“生成一张凭证”，按分摊情况生成一张记账凭证。

当选择“按辅助核算XX生成多张凭证”，生成凭证的方式是根据指定的辅助核算，生成多张凭证，若“同时结转科目”选项选中时，则同时将“同时结转科目”按指定的方向生成凭证。

五、 凭证预览

在“凭证预览”页面，将显示即将生成凭证的内容，可以查看本次归集分摊结果是否正确。如果所需生成凭证不是显示的内容，则可以进行“上一步”操作修改相关设置。

如归集分摊时选择了计提福利费，凭证预览中除显示分摊凭证以外，同时还能预览到计提福利费的凭证。

单击完成按钮，系统自动生成会计凭证，轻松完成期末的归集分摊业务。

第九节 损益结转

期末为核算企业本期间实现的净利润，需要进行损益结转。损益结转自动将各收益类科目的余额转入“本年利润”科目的贷方，将各成本、费用类科目的余额转入“本年利润”科

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目的借方，并生成相关的凭证。

如何进行损益结转？共分为结转科目、凭证选项、生成方式、凭证预览四个步骤。

结转科目：在“结转科目”页面中指定本年利润科目后，选择转出科目（即需要结转的科目），系统自动将指定的本年利润科目填入到转入科目栏内。本年利润科目只需要第一次使用时指定，以后进行损益结转时系统自动记忆上次指定的本年利润科目。

凭证选项：选择损益结转凭证的凭证模板和凭证类型。 生成方式：选择是否生成一张凭证还是多张凭证。

凭证预览：预览将要生成的凭证，单击“完成”生成凭证。 注意：

和手工结转凭证一样，系统自动生成转账凭证的依据是已登记在账簿中的有关数据，因此，在结转损益前必须先将所有的凭证记账，否则，结转出来的凭证将是一张空白或错误的凭证。

行政事业单位的收支结转的操作与此类似，只需要指定有关科目即可自动产生收支结转凭证。

第十节 期末结账

本系统提供分模块结账功能，您只须进入各操作模块并按期末结账向导的提示逐步操作即可轻松对各模块结账。在本系统中，各模块功能相对独立，对一个模块结账后，不会影响到其他模块的正常操作。

各模块期末结账的具体操作步骤基本类似。下面讲述总账模块期末结账。

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