票据和印章管理
更新时间:2023-10-15 13:43:01 阅读量: 综合文库 文档下载
票据和印章管理
(一)票据管理 1.票据使用管理
为了满足集中管理的需要,企业的各种发票、收据等原始凭证都由会计部门统一购买或自制,并对凭证的内容进行管理,包括记录凭证的时间、数量、编号等。对于货币资金而言,主要是收入凭证。 领用票据管理内容有:
(1)领用票据要提出申请,并说明用途、数量,经会计部门主管批准后才能办理领用手续;各部门应指定专人负责领取,领用凭证时要签字确认。
(2)领用人员要检查票据的内容是否有误,如有问题应及时更换;票据用完后,领用部门应将收入款项和票据存根交回会计部门,会计人员对票据进行核对无误后才能领取新票据。
(3)会计部门应该按照号码顺序发放票据,同时在备查簿记录发出日期、起讫号码、数量等内容。
票据的填写要规范,首先要按顺序填写,并且保证填写内容的完整,以反映经济活动的全貌。其次,填写错误不得在原处随意修改,而应该用红笔划去并修改后签字,或者盖“作废”章并保留票据,在下一张票据上重新填写。 2.票据保管管理
票据的保管人员、办理货币资金业务的人员、会计部门的审核人员以及出纳人员应进行职务分离,收款票据的安全是货币资金安全的基础,票据保管要做好以下工作:
(1)要实行分类专门管理,票据保管人员之间要形成制衡,防止票据的非法改动、丢失和毁坏,建立保管制度,明确程序和责任。 (2)要保证票据保管地点的清洁、有序。 3.银行票据管理
银行票据管理包括授权管理和使用管理两个方面。授权管理要求银行票据的取得都要经过部门主管的审批,同时执行人员要监督审批人员。使用管理内容包括:
(1)银行票据在结算后要加盖“收讫”、“付讫’’印章,防止重复付款和记账;银行票据不得更改,任何有改动痕迹的银行票据都应该作废,并加盖“作废”印章。
(2)票据转让通过票据背书完成,票据背书应该遵循有关规定进行,背书票据上的内容包括日期、被背书人的具体名称,多次背书时应注明顺序。
(二)印章的管理
企业的印章是明确责任、说明业务执行情况的印记,任何经济业务的审批、执行、监督
都要留下印章的轨迹。
1.印章的保管要贯彻不相容职务分离的原则
例如财务专用章和企业高管人员的名章应该分离保管,这能有效防止印章的乱用。同时,各种印章应该分处设专人保管,委托其他人保管个人印章需要经过审批,印章保管人员要互相牵制,如保管箱设两道锁,钥匙由两个以上的人员持有。 2.印章的使用
(1)制定内部印章使用规则,对印章的使用内容、范围和程序进行规定。
(2)印章离开企业需要经过各部门主管的批准,印章使用者取得印章后要签字证明,印章保管人员要备查登记,及时收回。 案例3 A公司货币资金控制中的漏洞
A公司的出纳人员姚某在工作期间,先后利用23张现金支票编造各种理由提取现金96.94万元,均未记入现金日记账,构成贪污罪。
具体手段如下:第一,隐匿10笔出口结汇收入共计96.94万元:将其提现的金额与其隐匿的收入相抵,使33笔收支业务均未在银行日记账和银行余额调节中反映。第二,伪造11张银行对账单:将提现的整数金额改成带尾数的金额,并将提现的银行代码“11”改成托收的代码“88”或外汇买卖的代码“18”。
A公司的货币资金控制的设计显然存在很多问题,才使得货币资金业务的风险没有得到 有效控制。主要的问题有:
1.缺少对货币资金业务票据、凭证和账簿的审核
这样就导致出纳将实际发生的业务隐藏并转移到自己的账户中,如果审核、复核业务得到有效执行,就能够及时发现类似的问题。 2.对支票、财务印鉴的控制缺失
现金支票业务是重要的风险控制点,要对现金的使用、销毁、保管进行严格管理。但是A公司并未设置相关的控制程序,导致内部存在伪造支票和印章的行为。 3.对现金和银行存款支出管理不善
对于货币资金的支付环节、现金支付业务的职务分离环节都没有相应的控制制度,使得出纳能够控制货币资金支付的所有过程,最重要的现金支出控制点也没有进行控制。 企业在设计货币资金内部控制的过程中还要关注以下内容:杜绝挪用现金行为;收入不入账,设小金库或取得不明来源的现金:交易事项不入账,在账面上制造资金存在的现象;多计或多提取各种费用,将款项挪为己用;客户交来现金不开收据,或开已作废的收据;篡改银行对账单或其他银行凭证;伪造职工人数及加班人数和工时;故意发生现金或银行账加总错误;故意将原来清楚的往来账转来转去,把账搞复杂,以便浑水摸鱼。
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