复习资料（文书学）

《文书学》复习资料

课程代码：00524

一、名词解释题 1．公文 2．文件 4．专用公文 6．正式通用公文 8．下行文 10．定稿 12．发文机关标识 13．签发人 14．发文字号 15．主送机关 16．成文时间 17．主题词 18．公文处理 19．公文处理制度 20．公文撰写制度 参考答案：

1．指公务文书的简称，现代公文是指社会组织在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的凭证性信息记录。是文件管理的主要对象。

2．指国家机关、社会组织、企事业单位或个人在社会活动中为处理事务、交流信息而使用各种载体的文字、图表、声像等记录材料。它是人们进行社会交往的工具，也是档案的前身。文件有广义和狭义之分。

4．也称专用文书，指某一业务系统、某一行业根据专门工作的特殊需要而使用的，具有该业务系统或该行业特定内容和体式的公务文书，使用范围有极强的专门性和限制性。

6．指根据有关规定在各类社会组织共同使用的正式公文，具有法定性、规范性和通用性特点，是公文文种的主体。

8．指上级机关向所隶属的下级机关或基层组织和人民群众的行文。

10．指发文机关对所发文件，经过拟稿、会商、审核、签发和复核程序完毕后形成的用于印发正式公文的稿件，是正式公文印制的依据。

12．指公文作者的标志。作用在于表明公文的责任者，显示公文的权威性和郑重性。

13．指代表机关最后核查并批准校外发出公文的领导人姓名。作用在于表明机关发文的具体责任者。签发人标识只用于上行文，位于发文字号右侧，与发文字号平行空一个字，用三号仿宋体标注，签发人后应标全角冒号，冒号后用三号楷体字标识签发人姓名。

14．又称发文编号，指发文机关对其所制发的公文依次编排的顺序代码。发文字号由发文机关代字、年份和顺序号组成。发文字号也可以用来引用和检索之用。 15．指公文的主要受理机关，即对公文承担办理或答复的责任机关。

16．通常指公文的生效时间。一般情况下，以领导人签发公文的日期作为成文时间。但也有不同，联合行文时，以最后领导签发的日期为准；经会议讨论的公文以会议通过的时间为准等。 17．指揭示公文内容并经规范化处理的词组。用在与标题配合进一步简要而精确地揭示公文内容，主题检索提供标识，为公文处理标准化、现代化奠定基础。

18．指社会组织内部公文的拟制、传递、办理和整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

19．指在公文撰制、传递、处理和管理活动中，有关工作人员应共同遵守的一系列工作规范。 20．指公文撰写应遵循的原则、技术规则和操作程序的规定。

二、简答题

21．如何理解公文格式的特点？

22．公文格式中各要素是怎样划分的？分别包括哪些要素？ 23．行政机关公文有哪些特点？ 24．行政机关公文的作用主要有哪些？ 25．简答会议记录的结构。 26．简述收文处理的一般程序。 27．简述分办环节的工作要求。 28．简述网络环境中公文流转的特点。 29．公文常用的修辞手法有哪些？ 30．简述机关文件归档范围的主要内容。 31．编制分类方案时，需要做哪些调查研究工作？ 32．简述机关之间的行文规则？ 参考答案：

21．答：为保证公文的严肃性、完整性和有效性，我国政府曾两度颁布了行政公文格式的国家标准，其特点是规范性、相对的固定性和稳定性。

22．答：公文格式要素的划分，是根据1999年12月正式批准发布、2000年1月1日正式实施的《国家行政机关公文格式》作为依据的。

将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三个板块。置于公文首页红色反线以上的统称为眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。

眉首要素包括：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人；

主体要素包括：公文标题、主送机关、正文、附件、成文时间、印章、特殊情况说明、附注； 版记包括：主题词、抄送机关、印发机关和印发时间。 23．答：行政机关公文也称规范性公文。其特点主要有五点： (1)制定主体具有广泛性与限定性； （2）效用具有限制性和等级性； （3）总体构成具有规范性和严密性； （4）生效周期具有相对的稳定性； （5）制定具有程序性和特殊性。 24．答：公文的作用主要包括： (1)行为规范作用； (2)书面领导与指导作用； (3)联系与处理公务作用； (4)宣传教育作用； (5)凭证依据作用。

25．答：会议记录的结构通常由标题、正文、文尾构成。标题通常由召开会议的机构或组织的名称加文种（会议记录）构成；正文通常分两个层次。即：一是，开会时间、地点、与会人（出席人、列席人）、缺席人员名单，人员较多时，只写人员范围或人数，同时写明主持人（姓名、职务）、记录人。这些一般在开会之前写好。二是，记录会议过程及相关内容。包括：议项——主持人的开场白，主要是记录会议的目的、意义及议题、议程等；讨论发言的情况，议定事项，未决事项等，正文的内容有两种记录方法：一般性会议可做摘要式记录，只记录发言要点、议题、结论、决定等；重要会议要做详细记录，即有言必录，不仅记下原意，还要记录原话甚至语调、语气等。文尾，主要根据会议情况，标注“散会”、“休会”等字样，有时还要将会议结束的时间一并标明，在会议结束的时间下，注明“主持人：”、“记录人：”字样，并让主持人、记录人签字以示负责。

26．答：包括签收、收文登记、收文审核、分办（拟办、批办）承办（催办）、办理公文的处理等。

27．答：分办的环节主要是公文处理机构或人员，对收文筛选分类后，根据规定和常规，将收文分送各有关部门或人员阅知班里的环节。主要包括确定分办依据、遵循分办原则、形成分办程序、制定工作制度等。 28．答：主要特点是：

(1)公文处理标准化程度更高； (2)公文信息资源共享更加便捷； (3)公文流转不受时空限制； (4)公文处理成本更加经济；

(5)公文流转对网络环境的依赖性更强。

29．答：公文语言应当“重实用、少文饰”，但并不是说公文语言就不需要修饰。恰恰相反，为了准确地表达公文内容，公文在遣词炼字、修辞手法等方面更具自己的特色。

(1)以消极修辞方法为主。所谓消极修辞是指以说明事物而使人理解为目的的修辞，它试概念的、抽象的、理性的表达方式，以内容上的明确、通顺、形式上的平均、稳密为标准。

(2)适当实用积极修辞中的某些辞格。所谓积极修辞是以表达人们的生活体验、感情而令人感受为目的的修辞；它是形象的、具体的、感性的表达方式。 30．答：关文件归档范围的主要内容有：

(1)反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；

(2)机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的重要文件材料；

(3)本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料； (4)其团队本机关工作具有查考价值的文件材料；其工作形成的文件材料，如人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围按国家相关规定执行。 31．答：需要调查研究：

(1)机关的组织情况，包括内部机构的数量、层次、职能分工、办公地点等等； (2)机关的工作情况，包括工作性质内容、主要和次要的业务活动等等；

(3)机关的文件情况，包括常用文种、文件数量、利用频率、与其他机关的行文关系以及文件的来源、价值、归档范围、文书工作情况等等。

32．答：（1）党委和政府的各部门在自己的职权范围内，可以相互行文。 （2）党委和政府的各部门之间，对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文

（3）向上级机关的请示，一般应主送一个上级机关，如需报送其他相关的上级机关，可用“抄报”形式。

（4）“请示”应当一文一事。

（5）向下级机关的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。

（6）受双重领导的机关向上级请示，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复；上级机关向受双重领导的下级机关行文，应当抄送受文单位的另一上级机关。 （7）同级机关可以联合行文。

（8）经批准在报刊上全文发布的行政法规和规章，应当视为正式公文依照执行，可不再另外行文。

三、论述题

33．阐述文件核稿工作的“六查”。

34．与纸质文件流转相比较，网络环境中公文流转具有哪些特点? 35．阐述领导群体在公文处理中重要责任的具体体现。

36．阐述文书工作人员的层次。 37．阐述文书工作标准化的意义。 38．阐述文书工作现代化的含义。 参考答案：

33．答：一查矛盾抵触，主要审核所发文件内容，同党和国家及上级主管部门的方针政策、法律、法令是否有抵触。二查政策界限，主要审核所发文件内容，表述的政策界限是否确切恰当、严谨周密，同党和国家的方针政策精神相一致。三查措施落实，主要审核所发文件内容，所提要求是否符合实际，所提任务、分工、做法、时限等措施是否清楚明确，科学可行。四查程序手续，主要审核所发文件的审批签发手续，是否合理完备，是否与相关机关、部门进行了协调洽商。五查文字表达，主要审核所发文件的文字使用，时候恰如其分、通俗易懂，逻辑清楚、简明扼要。六查公文体式，主要审核所发文件的规格尺寸、结构组成、标记符号，是否符合国家规定。 34．答：公文处理标准化程度更高。只有统一标准，各个信息源所提供和发出的信息才能被各种组织或个人所接收；电子公文处理系统的标准化功能是电子公文处理与流转电动化、智能化的重要保证。

公文信息资源共享更加便捷。提高了公文办理流转过程中信息收集、处理和应用安全共享的能力与效率；实现了网络环境下公文处理与档案管理信息资源的共享。

公文流转不收时空限制。网络克服了信息传递上的物理距离和时间约束；电子公文具有存储体积小、远距离传递快速、检索速度快等特点，可以跨越办公时间与空间场地的阻碍，轻松实现不同时空范围内公文的快速传输、交换和办理。

公文处理成本更经济。如果公文处理全程实现了电子化和无纸化，将不再耗费大量纸张、油印材料、邮寄费用等资源，节约物资，电子公文运转的时间耗费更少，节约大量时间。 公文流转对网络环境的依赖性更强。对网络软硬件设备的依赖性；对数据标准、数据格式、元数据的依赖性。

35．答：公文处理是社会组织实现管理职能的必要手段，贯穿于公务活动的始终。领导群体对于社会组织公文处理工作的开展和质量的保证，负有既特殊又直接的重要责任。具体体现在： （1）对整个公文处理负有总体决策和把关职责。包括其组织形式的选择确定、机构人员的设置配备，工作程序和有关制度的制定修改，以及办公自动化的具体实施等方面的总体决策和把关。 （2）对重要文件负有参与起草或亲自撰拟的职责。对此中共中央在《关于各级领导干部要亲自动手起草重要文件，不要一切由秘书代劳的指示》中早有明文规定，以保证方针政策的准确性和文件的质量。

（3）对公文处理中几个关键环节负有具体操作和把关责任。按照有关规定，各社会组织负责人操作并负责的具体工作环节，包括：批办“一支笔”，把握处理重要公文的决策权；审核“一道关”，对重要发文从内容到文字全面把关；签发“一个口”，公文由此履行法定的生效程序。把

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