计算机软硬件采购制度建设(V1.0)

采购流程管理制度

为推进区XX委及其管辖企业单位落实软件正版化工作主体，加强正版化软件管

理，保障信息安全，提高使用效率，降低使用成本，推荐软件正版化工作规范化、标准化，制定《正版软件管理工作制度》（以下简称制度）。

《制度》主要包括计算机软硬件采购制度、正版化软件管理工作、考核评议制度、

正版软件目标、督促检查。

《制度》主要内容如下：

一、 建立健全计算机软硬件采购制度。完善计算机软硬件采购制度，规范计算

机软硬件采购流程，严把计算机软硬件采购关，从源头防止盗版软件流入政府机关。

二、 规范正版软件管理工作。推进政府机关完善正版软件使用管理制度和正版

软件管理台账。注重应用技术手段加强监管，推动政府机关落实正版软件管理工作主体责任，落实奖惩措施，强化责任人的责任意识，推进政府机关软件使用管理规范化、标准化。

三、 建立健全考核评议制度。建立考核评议制度和责任追究制度，定期对使用

正版软件工作进行考核、评议，结合区XX委实际情况，建立健全政府机关使用正版软件工作考核评议和责任追究制度。

四、 明确推进企事业单位使用正版软件目标任务。认真梳理区XX委及其管辖企

业使用正版软件工作进展情况，加大推进企事业单位使用正版软件工作力

度。

五、 进一步强化督促检查。加强督促检查，压紧压实各部门责任，确保各项政

策措施落地生效。

计算机软硬件采购制度

为了提高单位采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足单位对优质资

源的需求，进一步规范计算机软硬件采购流程，加强与各部门间的配合，特制定本制度。 一、 总则

第一条 为了规范单位的采购行为，加强单位采购的监督管理，防止资产流失，

特制定本制度

第二条 本制度是单位购买服务器、电脑、办公用品及其他物资过程中的决策、

价格监督、质量检测等行为的基本规范。

第三条 单位应当按照科学有效、公正公开、比质比价、监督制约的原则，建

立健全采购管理的各项制度，防止采购过程中的不正当行为发生。

二、 请购及其规定

1. 请购的定义

请购是指某人或某部门根据生产需要确定一种或几种设备，并按照规定的格式填写一份要求获得这些设备的单子的整个过程。

2. 请购单的要素

完整的请购单应包括以下要素： （1）请购的部门； （2）请购物品所属项目； （3）请购的用途； （4）请购的物品名； （5）请购的物品数量； （6）请购的物品规格；

（7）请购物品的样品、图纸或技术资料等； （8）请购的物品的需求时间； （9）请购如有特殊需要请备注； （10）请购单填写人； （11）请购部门领导； （12）请购单审核人； （13）采购领导审核； （14）财务审核人； （15）委领导。 3.请购单及其提报规定

（1）请购单应该按照要素填写完整、清晰，由单位领导审核批准后报信息中心；

（2）固定资产申购按照附表一（固定资产购置申请表）的格式进行填写提报；

（3）日常零星采购按照单位印制的附表一（固定资产购置申请表）的格式填写提报；

（4）请购部门在提报请购单时应要求信息中心签字并备份该请购单； （5）涉及的请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交，为提高效率该清单的电子文档也需一并提交；

（6）遇单位生产急需的设备，单位领导不在的情况，可以电话或其他形式请示，征得同意后提报信息中心，签字确认手续后补。

（7）如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，请购部门必须作出书面说明。

（8）请购单的更改和补充应以书面形式由单位领导签字后报信息中心。

二、请购单的接收及分法规定

1、请购的接收要点

（1）信息中心在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查请购单是否经过公司领导审批；

（2）接收请购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购，图纸及技术资料不全不采购，库存已超储积压的设备不采购的原则； （3）通知信息中心人员核查请购物资是否有库存；

（4）对于不符合规定和撤销的请购设备应及时通知请购部门。

2、请购单的分发规定

（1）对于请购单信息中心应按照人员分工和岗位职责进行分工处理； （2）对于紧急请购项目应优先处理；

（3）无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门； （4）重要的项目采购前应征求单位相关领导的建议。

3、采购周期的规定

（1）单次采购金额预算在1万元以下的零星采购项目及产品的采购周期不应超过5天；

（2）单次采购金额预算在1万元以上的项目比价采购，采购周期不应超过15天；

（3）单次采购金额预算在20万元以上的项目由信息中心自行招标采购，采购周期不应超过40天；

（4）单次采购金额预算在100万元以上的项目可委托代理招标公司代理招标，采购周期不应超过60天；

（5）请购部门应按照以上（1）-（4）条中规定的时间提前提包请购单采购部如未能按时完成采购任务时应向单位领导说明原因； （6）遇到紧急采购应汇报单位领导采取快速优先采购的策略； 4、询价及其规定

（1）询价请应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称； （2）属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购； （3）对于紧急请购项目应优先处理；

（4）所有采购项目上必须向生产厂家或服务商直接询价，原则上不通过其代理或各种中介机构询价；

（5）对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以推荐采购替代品；

（6）遇到重要的物资、项目或预估单次采购金额大于10万的采购情况，询价前应先向单位相关领导汇报拟邀请报价或投标单位的基本情况。 （7）询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价； （8）除固定资产外单次采购金额在1万元以下项目可以自行采购；单次采购金额预算金额在1万元以上的所有项目都应要求至少三家上的供应商参与比价或招标采购，比价或招标项目应至少邀请四家以上单位参与；单次采购金额预算价格在20万元以上的项目应由采购部组织招标，公司相关领导参与监督；单次采购金额预算价格在100万元以上的项目由公司领导决定是否委托第三方机构代理招标；

（9）比价采购或招标采购所邀请的单位均应具备一定资质和实力，具有提供或完成我公司所需物资和项目的能力；

（10）在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。 5.到货验收

（1）购的软硬件到货后，必须经过验收，才能正式投入使用。 （2）设备到货后，验收工作按照合同要求执行，信息中心根据合同规定当场验货，有条件的须检查设备是否有损坏，备品、配件、资料、软件等是否齐全。软件到货后，验收方须检查软件介质是否有损坏，相关资料是否齐全等。

（3）到货验收合格后，签收到货单，并复印存档；若不合格，则拒绝签收。

（4）采购的设备和软件到货签收后，根据机关相关规定办理出入库手续。

附件一：采购流程图

附件二：采购需求表

采购需求表

编号：

采购需求部门： 申请采购内容 需求提出时间： 申请采购原因 意见： 需求部门 负责人意见 签字（章）年月日 意见： 信息中心 负责人意见 签字（章）年月日 意见： 财务部们 负责人意见 签字（章）年月日 意见： 主管领导 意见 签字（章）年月日

附件三：采购评估表

采购评估表 编号：

采购需求部门： 采购意向 联系人： 提示： 评估侧重于针对要采购的设备的技术参数是否能满足或者超出用户需求； 功能技术指标的评估结果 审评人： 评估人： 评估时间： 提示： 评估侧重于针对要采购的设备在技术和安全方面是否对当前基础架构产生影响，是否是以前使用过的设备等。 对当前基础架构的影响 审评人： 评估人： 评估时间： 提示： 根据当前市场行情，估计采购资金，评估采购成本 采购成本的评估 审评人： 评估人： 评估时间：

附件三：设备档案

设备档案

设备名称 型号 序列号 设备编码 基本配置 供货商 数量 领用部门 领用人 领用日期 备注

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