常用公文写作基础知识

常用公文写作基础知识

第一节 通 知

通知是批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员时使用的公文。

通知具有使用范围广泛、使用频率高、种类多等特点。通知按其用法可以分为:转发性通知、发布性通知、部署性通知、任免性通知、事务性通知、会议通知等。转发性通知适用于批转或转发文件，包括批转下级机关的公文、转发上级机关或不相隶属机关的公文，如《国务院批转国家体改办关于深化经济体制改革总体方案的通知》。发布性通知适用于向所属下级机关发布有关行政法令和规章制度，如《国务院办公厅关于发布〈国家行政机关公文处理办法〉的通知》。部署性通知适用于部署工作、传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项，如《国务院关于禁止犀牛角和虎骨贸易的通知》。任免性通知主要用于任免和聘用干部，如《关于x x x等同志任免的通知》，事务性通知用于处理日常工作中带事务性的事项，如《国务院办公厅关于成立国家信息化工作领导小组的通知》。会议通知主要用于上级机关或 有关部门通知会议的召开，以保证预定的会议能有准备地如期进行，如《关于举行x x研讨会的通知》。

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[例文一]

国务院办公厅转发信息产业部关于解决计算机 2000年问题工作进展情况及意见的通知

各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委，各直属机构:

及各单位要进一步提高认识，高度重视，认真负 责地解决好本地区、信息产业部《关于解决计算机2000年问题工作进展情况及意见》已经国务院同意，现转发给你们，请认真贯彻执行。

随着2000年的临近，解决计算机2000年问题迫在眉睫，刻不容缓。各地区、各部门及各单位要进一步提高认识，高度重视，认真负 责地解决好本地区、本部门及各单位的计算机2000年问题。信息产 业部要继续加强对这项工作的组织协调、宣传指导和督促检查，国家 计委、国家经贸委、科技部、财政部、人民银行、国家质量技术监督 局等部门要积极配合，相互支持，共同努力，进一步做好技术服务和 指导工作，积极协助落实经费，确保计算机立即0年问题如期解决。 对因未能及时妥善解决计算机20年问题而造成不良后果或重大损 失的，将追究主要负责人的责任。

国务院办公厅(印章) x x x x年×月x x日

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这是转发性通知。

第一段写表示同意 转发文件的内容。

第二段说明文件涉 及的背景或实际情况， 对受文单位如何贯彻落 实文件提出具体要求。 有时如没有新的意见，第二段可以不写。

①参见《最新应用文写作大全)，李孝华、张玲燕编著，浙江古籍出版社2001年第2版，此处略有改动。

[例文二]

关于开展消防安全工作检查验收的通知

各区、县(市)人民政府，市府直属各单位: 为切实做好我市的消防安全工作，市政府决定对各系统、各单位 的消防工作进行检查验收。通过检查验收，总结经验，找出差距，进 一步推动安全防火工作责任制的落实，强化消防安全的基础工作，提 高抗灾能力，认真贯彻\谁主管，谁负责\原则，以确保国家和人民 生命财产的安全。现就检查验收的事项通知如下:

一、检查内容和验收标准

这次检查验收，主要是检查各单位安全防火工作责任制的贯彻落 实情况，具体以防火责任制、消防安全制度、消防安全承包、消防知 识宣传、培训、消防设备、火险隐患整改、消防档案和火灾事故等八 个方面进行检查验收。验收时，将按《杭州市消防安全工作验收标 准) (以下简称《标准 )进行。

二、检查方法

各局和区、县(市)可组织检查组，参照《标准)，对下属单位|称? 进行检查验收;市公安消防监督部门对上述单位、部门和市一级防火 重点单位进行抽查。这次检查验收采取学、昕、看、议、查、找、定 的做法。即:学《标准》、昕介绍、看现场、小组议、对照查、找差 距、定措施。在检查验收的基础上进行评分。评分可作为全年消防工 作先进评比和企业上等级的参考。

三、检查时间

今年的检查时间，从1月1日至30日为各系统自行组织检查验 收时间; 12月1日至15日，由市公安消防监督部门进行抽查和验收。 以后每年的验收时间，由市公安消防部门另行确定。 这次检查验收，涉及面广，上至机关，下至基层，既检查工厂、 仓库，也检查宾馆、酒家和企事业单位。因此，各单位接此通知后， 要认真做好宣传发动工作，按照《标准》搞好自查，迎接检查组的检 查验收。

x x市人民政府办公厅(印章) x x x x年×月x x日

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这是部署性通知。

第一段写发通知的原因。

段末常用\现通知如下\、\特作如下通知\引出下文。

通知的具体内容应分条或分段叙述，使人 一目了然。

这里为什么要用简称？

最后一段写执行要求。有的只写\以上通知，望认真执行\，有的不写结尾这一段。

[简 析]

无论什么类型的通知，都要做到事项明确，用语得体。例文一是转发需要下属单位知晓的同级单位的公文，既写转发单位的意见，又对受文单位提出了具体要求;例文二是向所属下级 布置工作，通知的主体部分具体明了。

[写作方法指南]

通知因为适用范围广，不同类型的通知作用不尽相同，因而在写法上也不完全一样，要根据实际情况灵活掌握。但通知的结构一般是由标题、上款、正文、落款等几个部分组成的。

标题

通知的标题多采用\发文机关名称+事由+文种名称\或\事由+文种名称\两种形式。 如《国务院关于更改新华通讯社香港分社、澳门分社名称问题的通知》、《关于加强中小学收费 管理工作的通知》。

转发性通知，要在标题中标明\批转\或\转发\字样，并要列出原文件起草单位及原文 件名称，如《国务院办公厅转发财政部关于农业综合开发若干政策的通知》。转发性通知标题 往往较长，草拟时要酌情处理，力求精练，碰到两个\关于\、\通知\时要尽量省去一个，如 《浙江省人民政府关于转发国务院办公厅〈关于加强中小学收费管理工作的通知〉的通知)，可 以压缩为《浙江省人民政府关于转发国务院办公厅加强中小学收费管理工作的通知》或《浙江省人民政府转发国务院办公厅关于加强中小学收费管理工作的通知》。

上款

受文单位一般在标题的下一行顶格写，后加冒号。如受文单位有好几个，则在每个受文单 位之间用顿号或逗号隔开。

正文

正文一般分三部分写，即开头、主体、结尾。开头写发通知的原因、依据和目的;主体写 通知事项，内容多的可采用条款式;结尾写要求、希望等，也可因文而异，不写结尾。不同类 型的通知写法不尽相同，下面着重介绍转发性通知、部署性通知、事务性通知正文的写法。 转发性通知一般先用一个独立段，说明转发或批转什么单位的什么文件;接着说明转发单 位的意见，对转发文件作出评价，对受文单位提出执行要求。

部署性通知要把工作来由、工作内容、工作要求三个方面写清楚，多半用条款的形式把内 容和要求结合在一起逐条列出。

事务性通知只把通知事项写清楚即可，不必发表议论;结构上既可用条款式，也可用分

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段 陈述的形式。

落款

在正文未的右下方写明发文机关、发文日期。

第二节 通 报

通报是表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况时使用的公文。

通报由领导机关发出，一般指向具有普遍意义的典型事例、成功的经验和失败的教训，起到表彰、惩戒、指导和宣传教育的作用。通报按其性质和功用，可分为表彰性通报、批评性通 报和情况通报。

通报不同于通告，也不同于通知，它有两大主要特点:一是知照性，即要将有关情况告诉 读者;二是指导性，即通报对读者的思想、行动有指导作用。

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【例文一】

关于我省清理整顿公司工作的报告

国务院: 我省自198年10月清理整顿公司以来，坚持既坚决又稳妥的方 针，抓紧清理整顿方案的拟订和实施，积极查处公司违法违纪案件， 努力加强公司的建设和管理，基本完成了党中央、国务院赋予我们的 任务，达到了预期的目的D现将这项工作情况报告如下: 一、

开头部分写了什么 内容?

撤并了一批流通领域的公司，解决了公司过多过滥的问题。 (略)

二、查处了公司违法违纪案件，整顿了公司的经营秩序。(略) 三、认真做好撤并公司的各项善后工作。(略) 四、加强了公司管理和法规、制度建设。(略) 特此报告。

x x省人民政府(印章) x x x x年×月x x日

【例文二】

x x区人民政府关于解决优质西瓜生产基地

建设资金的请示

x x市人民政府:

近年来，在市科委的帮助支持下，优质西瓜品种在我区x x乡已|正文有几层意思? 试验推广成功，种植面积正逐年扩大。今年我区共种植西瓜1 073 I能否分段陈述? 亩，平均亩产2 15千克，形成了一定的规模，取得了较好的经济效 益和社会效益。西瓜已成为我区重要的经济作物之一。为了进一步发 展地方生产优势，促进农村经济的发展，区政府拟从明年开始，用两 年时间建成以x x乡为中心的5创泊亩(亩产28∞千克以上)稳产、 高产优质西瓜基地。经规模论证，该基地总投入资金需35万元。鉴 于基地建设投入资金较大，区财政解决尚有较大困难，特请求市政府从市科技发展项目资金或水果开发资金中解决基地建设资金7万元和 周转金贴息贷款9万元。

以上请示当否，请批复。

x x区人民政府(印章) x x x x年×月x x日

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- 主体部分内容较 多，因此采用条款式的 结构方式。

正文有几层意思？能否分段阐述？

该文的请示事项时什么？

第四节 会议纪要

会议纪要是记载、传达会议情况和议定事项时使用的公文。 \纪\有综合、整理的意思，\要\指要点。会议纪要就是把会议的主要情况、主要精神加 以综合整理，形成文字A议纪要是在会议记录等材料的基础上整理而成的，但它与会议记录 有很大的区别:第一，马记录是对会议过程及内容所作的实录，是撰写会议纪要的基础材 料;会议纪要是对会议记录内容的整理、归纳和提高o第二，会议记录是存档备查用的内部材 料，一般正式会议都要有;会议纪要是外发公文，具有一定的约束力。第三，会议记录不具有 运行性，无周知性;会议纪要则具有下行为主的多向运行性和周知性。第四，会议记录是顺时 实录式结构;会议纪要则以整理过的总分式结构为基本框架。

会议纪要按会议的形式可分为:工作会议纪要、座谈会议纪要、办公会议纪要、联席会议 纪要、协调会议纪要等。按纪要的内容性质可分为:决议性会议纪要、部署性会议纪要、情况 性会议纪要等。

x x省人民政府办公厅

关于食糖储备工作会议纪要

(xxxx年×月x x日)

x x x x年×月x x日，省政府办公厅召集省计委、经贸委、财 政 厅、工商银行研究了省级食糖储备问题。秘书长x x x同志主持会 议。 参加会议的有x x x、x x等同志。现将会议确定事项纪要如 下: 开头一段交代了

一、为保证我省市场消费和轻工食品生产正常进行，加强对食糖 会议的时间、地的调控能力，一致同意建立省级食糖储备制度。 二、省级食糖储备暂点、内 容、与会安排2吨，由省糖酒茶叶公司落实货源。 三、食糖储备资金6ω万元，人员及主持人等由省糖酒茶叶公司自筹5∞万元， 省工商银行贷款5 500万元，贷款基本情况。 指标近期予以安排。 四、储备费用年需730万元，由省财政厅和代储 纪要事项常采用企业共同承担。 其中，省财政拨付一部分资金作为铺底资金，周转使条 款式陈述。 用。省级储备糖 坚持全年储备和季节性更新相结合，销售差价部分先 抵补储备费用。 如有节余，除适当留给储备单位作留利外，主要用于落款部分可省略， 充实储备资金; 如出现亏损，先从基金中补贴，超过部分由省糖酒茶为什么? 叶公司负担。

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【简析】

这篇会议纪要的导言部分非常简要地介绍了会议的基本情况，主体部分写会议研究确定的 四项主要内容。全文层次分明，任务明确具体。

会议纪要的写法较为灵活，一般由标题和正文两部分组成。 标题

会议纪要的标题由会议名称和文种名称组成，如《全省政法工作会议纪要》。有的还写上 召开会议的单位名称，如《青年学院思想政治工作会议纪要》。

标题下面以会议结束的日期作为成文的时间o 正文

正文通常由导言、主体和结尾三个部分组成。导言一般写会议概况，包括以下内容:会议 的背景、依据和目的;会议名称、时间、地点;与会人员和主持者、领导人出席会议的情况; 会议的议程和议题、结果及评价。主体写会议的主要精神、研究的问题、讨论的意见、提出的 任务要求等。常用的写法有综合归类法、分项罗列法等。结尾-般写指明方向、发出号召、提 出希望等内容。有的会议纪要不写结尾，这要根据具体情况而定。

练习：

1请你谈谈会议纪要与会议记录的关系。 2.请根据以下材料写一篇会议纪要:

上海市创建国家卫生城市领导小组昨天召开第八个卫生月动员会。会议提出，要通过卫生月活动，使中小马路、城乡结合部等展现出崭新的面貌，让市民切身感受到\卫生月\的效 果。副市长x x x、x x x出席了会议并讲话。

会议确定3月31日为卫生月活动宣传日，全市掀起宣传高潮; 4月7日为居住环境整治日； 4月1、18、25日为单位卫生和环境卫生薄弱环节整治日o

市有关单位负责人在会上提出了各自参与卫生月活动的打算:普陀区政府提出，以整治住 宅和环境卫生为重点，将动员、发动工作做到每家每户，努力为居民创造净化、美化、绿化的 环境；共青团上海市委号召全市团员、青年参与\双休日奉献2小时，为您带来环境美\活 动；市工商局要求各级工商部门以\规范市场秩序，整治市场环境\为主题，加强市场监督和执法力度;市建委提出，以直接关系市容环境污染的工地卫生为重点，层层发动，

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做到文明施 工2市教委号召全市20万大中小学生人人动手整治校园、居室内外环境;市环卫局要求广大环二职工规范作业，重点将中叫路和城乡结合部的积存垃圾清除干净;市巡警总队提出，对卫生状况差的中小道路或路段进行集中整治，加大执法力度，确保一方环境整洁。 会议要求各地区和系统对卫生月活动要精心组织、周密安排，落实卫生整治工作;要动员广大群众以主人翁的姿态投入环境整治活动。各地区和部门要强化监督检查，对后进单位要严 肃批评，对违章者要依法处罚。卫生月后，要落实长效管理措施，尤其要完善制度，健全机 制，提高管理水平。

第五节 规 定

规定是由机关、社会团体和企业事业单位对某一方面工作或行为做出具体规约的文件。 一、标题：地域＋内容＋文件种类（规定、管理办法、细则、规则等）。 二、正文：

（一）正文的内容通过“条”的形式表述，按顺序依次排列。“条”是法规的基本单位。 （二）“条”的内容较多时可分为“款”，“款”的内容较多时可分为“项”。 （三）根据内容的需要，可以在“条”上设“章”。

规约性公文的结构包括：依据与目的、适用范围、主管机关、行为规则、违法处理、解释机关、施行时间、其他条款。某一文件不一定全部包括上述各部分。

【例文一】（行政法规类规定）

北京市关于禁止燃放烟花爆竹的规定

（一九九三年十月十二日北京市第十届人民代表大会常务委员会第六次会议通过） 第一条 为了保障国家、集体财产和公民人身财产安全，防止环境污染，维护社会秩序，根据国家有关法律、法规，结合本市情况，制定本规定。 第二条 本规定由各级人民政府组织实施。

??

第十一条 本规定具体应用中的问题，由市人民政府负责解释。

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第十二条 本规定自一九九三年十二月一日起施行。 【例文2】

xx市交通安全责任制暂行规定

第一条 为贯彻“安全第一，预防为主”的方针，保障交通安全，根据《国务院关于加强交通运输安全工作的决定》精神，结合本市实际情况，制定本规定。

第二条 凡在本市行政区域内的机关、部队、团体、企业事业单位和其他组织(以下统称单位)，均须按本规定建立交通安全责任制(以下简称安全责任制)。

安全责任制实行单位负责，逐级履行，目标管理，奖优罚劣。

第三条 市公安交通管理局是全市交通安全管理工作的行政主管机关。各级公安交通管理机关在上级公安交通管理机关和本级人民政府领导下，监督检查安全责任制的实施情况，具体执行安全责任制的奖励和处罚。

第四条安全责任制由各级人民政府组织实施。各级人民政府的交通安全委员会(以下简称安委会)，在本级人民政府领导下，协调本行政区域内的交通安全工作；确定安全责任指标，按期考核、评比、验收；提出奖励和处罚的意见，经本级人民政府批准后，由公安交通管理机关执行

市、区、县人民政府各部门要按照隶属关系督促本系统各单位执行安全责任制。 中央在京机关及驻京军事机关的交通安全主管部门，负责督促本系统各单位执行安全责任制。

第五条 单位安全责任制须按下列规定建立。

一、单位的法定代表人全面负责本单位安全责任制的组织实施，实行目标管理，逐级落实，与本单位的工作、经营、生产和劳动安全同计划、同布置、同落实、同检查、同总结、同评比。

二、确定一名单位的领导人具体负责交通安全工作，设有或指定一个部门负责交通安全工作，确定交通安全员。

三、认真贯彻道路交通法规、规章，根据当地安委会和公安交通管理机关的要求，制订、履行本单位交通安全制度和具体措施，制定交通违章行为控制指标，保证实现安全目标。

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本文来源：https://www.bwwdw.com/article/fmb.html